BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Mục lục Lời nói đầu 3 I.Khảo sát 4 1.Mục tiêu 4 2.Phạm vi 4 3.Nguồn khảo sát 4 4.Mục đích của việc khảo sát 5 5. Nội dung khảo sát 5 a. Cơ cấu tổ chức của khách sạn: 5 b. Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng 5 6.Đánh giá hệ thống: 6 7.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: 8 II.Phân tích và thiết kế chức năng : 9 1.Các chức năng chính của hệ thống : 9 a.Quản lý phòng 9 bQuản lý đặt phòng 9 c.Quản lý nhân viên 10 d.Quản lý khách 11 e.Quản lí dịch vụ: 11 f.Quản lí thanh toán hợp đồng: 12 g.Thống kê 12 2.Sơ đồ phân rã chức năng: 13 3.Sơ đồ luồng dữ liệu 14 a.Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 14 b.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0: 17 c.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 20 III.Phân tích và thiết kế dữ liệu 28 1.Mô hình hóa dữ liệu thực thể liên kết 28 a.Hợp đồng thuê phòng: 28 b.Báo cáo tổng thu: 29 c. Báo cáo thu thuế khách hàng 30 d.Báo cáo tổng chi: 31 e. Báo cáo kiểm kê thu chi: 31 2.Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic: 36 3.Thiết kế CSDL vật lí 36 a.Lập từ điển dữ liệu: 36 b.Mô hình cơ sở dữ liệu vật lý 42 IV.Thiết kế giao diện 43 1.Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu 43 a.Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng : 43 b.Biểu mẫu hóa đơn phòng 44 c.Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ 45 d.Biểu mẫu danh sách phòng 46 e.Biểu mẫu thông tin nhân viên 47 f.Biểu mẫu biên lai 48 g.Tìm kiếm nhân viên 49 h.Tìm kiếm thông tin hợp đồng 50 i.Biểu mẫu tìm kiếm biên lai 51 j.Biểu mẫu báo cáo thu hàng tháng 52 k.Biểu mẫu báo cáo tổng chi hàng tháng. 53 l.Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng 54 m.Biên lai thanh toán 55 2.Thiết kế kiểm soát cho hệ thống 55 3.Thiết kế thực đơn 57 V.Kết Luận 58 VI.Tài Liệu Tham Khảo 59

KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN Ệ THÔNG TIN

-** -PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn:

Dương Thị Hiền Thanh

Năm 2016

Sinh viên thực hiện:

Lê Thị Thùy Linh MSSV: 1321050614 Lớp: Tin Kinh Tế B – K58

M c l c ục lục ục lục

Lời nói đầu 3

I.Khảo sát 4

1.Mục tiêu 4

2.Phạm vi 4

3.Nguồn khảo sát 4

4.Mục đích của việc khảo sát 5

5 Nội dung khảo sát 5

a Cơ cấu tổ chức của khách sạn: 5

b Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng 5

6.Đánh giá hệ thống: 6

7.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: 8

II.Phân tích và thiết kế chức năng : 9

1.Các chức năng chính của hệ thống : 9

a.Quản lý phòng 9

bQuản lý đặt phòng 9

c.Quản lý nhân viên 10

d.Quản lý khách 11

e.Quản lí dịch vụ: 11

f.Quản lí thanh toán hợp đồng: 12

g.Thống kê 12

2.Sơ đồ phân rã chức năng: 13

3.Sơ đồ luồng dữ liệu 14

a.Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 14

b.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0: 17

c.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 20

III.Phân tích và thiết kế dữ liệu 28

1.Mô hình hóa dữ liệu thực thể liên kết 28

a.Hợp đồng thuê phòng: 28

b.Báo cáo tổng thu: 29

c Báo cáo thu thuế khách hàng 30

d.Báo cáo tổng chi: 31

e Báo cáo kiểm kê thu chi: 31

2.Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic: 36

3.Thiết kế CSDL vật lí 36

a.Lập từ điển dữ liệu: 36

b.Mô hình cơ sở dữ liệu vật lý 42

IV.Thiết kế giao diện 43

1.Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu 43

a.Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng : 43

b.Biểu mẫu hóa đơn phòng 44

c.Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ 45

d.Biểu mẫu danh sách phòng 46

e.Biểu mẫu thông tin nhân viên 47

f.Biểu mẫu biên lai 48

g.Tìm kiếm nhân viên 49

h.Tìm kiếm thông tin hợp đồng 50

i.Biểu mẫu tìm kiếm biên lai 51

j.Biểu mẫu báo cáo thu hàng tháng 52

k.Biểu mẫu báo cáo tổng chi hàng tháng 53

l.Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng 54

m.Biên lai thanh toán 55

2.Thiết kế kiểm soát cho hệ thống 55

3.Thiết kế thực đơn 57

V.Kết Luận 58

VI.Tài Liệu Tham Khảo 59

Lời nói đầu

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nàothiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống Hơn lúc nào hết các tính năng của máytính được khai thác một cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sảnxuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hìnhquản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tạikhách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khikhách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng đượcnhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanhthu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch

vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việchành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanhchóng

I Khảo sát

1 Mục tiêu

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng pháttriển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước tanhững năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng nhưảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT XH Tuy nhiên, việc áp dụng CNTTtrong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản

lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinhdoanh và chất lượng

Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trìnhquản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tạikhách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính

Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thôngtin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người cónghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:

4 Mục đích của việc khảo sát

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệthống quản lý đồ sộ Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đisâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quanđến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng , thông qua đó phân tích, xem xétnhững ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lýmới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn

5 Nội dung khảo sát

a Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiềungười được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và cácdịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảodưỡng

Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộphận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắmhơi ).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòngHành chính-Tổng hợp Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòngBảo dưỡng

b Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng

Bộ phận này làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua các hoạt độngnhư nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách.

Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồngphòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng

Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kếhoạch

Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầucủa khác

Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết

bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễtân

Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán

khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ Khách sạn nào cũng cần phải

cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý Hệthống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không nhữnglàm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việcquản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lòng giảm chi phí

và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh

Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:

trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng Điều này khiến cho việc cập nhật, tracứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn Công việc liên quan đến xử

lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặpnhiều sai sót nhầm lẫn

lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộphận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phậnbuồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình

thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót

nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách củakhách sạn Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùamỗi cán bộ trong khách sạn

việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thìthông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin.Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không đượcthông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên)lợi dụng

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:

việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quámáy móc Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạnthì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách

là hết sức cần thiết

quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máymóc không thể làm nổi

7 Đề xuất giải pháp cho hệ thống:

tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:

thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn

một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu thôngtin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính

các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và đượckết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)

chóng, chính xác với độ an toàn cao

dụng phần mềm

II Phân tích và thiết kế chức năng :

1 Các chức năng chính của hệ thống :

a Quản lý phòng

Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí Do số lượng phòng trongkhách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản líphòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt độngnghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải cónhững thao tác quản lí như sau:

rộng quy mô cơ sở hạ tầng Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệthống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản línhững phòng này Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mụcphòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng

phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin Tìm kiếm thông tin phòng:

Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhâncủa hệ thống

các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin,thống kê phòng

b Quản lý đặt phòng

Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn Công việcquản lí đặ phòng bao gồm:

 Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêucầu đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ramột mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng Hợp đồngnày được quản lí bởi nhân viên của khách sạn khách hàng chỉ được phép tìmkiếm thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhânviên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.

trong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi

đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó

thông tin hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê

đồng thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũngnhư nhà quản lí khách sạn

c Quản lý nhân viên

Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí Do sốlượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhậtthông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn Kháchsạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có cácthao tác quản lí như sau:

Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng cácloại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu củakhách hàng Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên.Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ

Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lícác thông tin của các nhân viên này.

d Quản lý khách

Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:

Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng

Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cầnthiết, đảm bảo cho sự thuận tiện Do vậy cần phải có “sửa thông tin kháchhàng”

Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì thêm các thông tincuar khách hàng khác

e Quản lí dịch vụ:

Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:

dụng một dịch vụ của khách sạn Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để

Lập danh mục hóa đơn dịch vụ: Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê Hệ thống phải lập một danh mục hóa đơn sử dụng dịch vụ.

vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin các dịch vụ Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng

f Quản lí thanh toán hợp đồng:

Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa dạng về hình thức chi trả Các công việc chính của chức năng này gồm:

bàn lễ tân của khách sạn để thanh toán Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ

đơn thanh toán Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự độngcập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn

được để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào

g Thống kê

Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống:

Thống kê phòng trống: Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng.

hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng

hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích: Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.ống kê tình trạng thu ngân: Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn

Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện các công việc trong hệ thống

2 Sơ đồ phân rã chức năng:

Quản lý dịch vụ

Quản lý thanh toán

Thêm mới hợp đồng

Cập nhật

hết hạn

Tạo mới hóa đơn, dịch vụ

Tạo danh mục thanh toán

Thêm nhân viên

Cập nhật nhân viên

Tìm kiếm nhân viên

Thống kê phòng trống

Tạo biên lai thanh toán

Cập nhật khách hàng

Lập danh mục hóa đơn

Tìm kiếm hợp đồng

Tính tổng thu

Quản lý thông tin dịch vụ

Tìm kiếm khách hàng

Xóa khách hàng

Xóa nhân viên

Xóa hợp đồng

Thống kê tình hình thu ngân

Thống kê danh sách khách

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

3 Sơ đồ luồng dữ liệu

a Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

 Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau:

o Khách sạn gồm các tác nhân là:

khách sạn.Ta có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coiviệc khách đến đặt phòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch

vụ đặc biêt.Khách hàng là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của kháchsạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ Khách hàng được xem làmột tác nhân chính của hệ thống Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phucầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồngđối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng, hay không cònnhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng.Và

hệ thống khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng

gia chính vào việc điều hành hệ thống: nhân viên tiếp tân, nhân viên thungân,nhân viên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin màkhách hàng đưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạtđộng.Và chính nhân viên là người cập nhật thông tin trên máy tính

nhật thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêucầu

Khách hàng

Hệ thống quản lý khách sạn

Yêu cầu cập nhật hợp đồng Yêu cầu sử dụng các dịch vụ Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thanh toán hợp đồng Yêu cầu đặt phòng

Thông tin trả về

Bộ phận quản lý

Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới phòng Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu báo cáo

Nhân viên

Yêu Cầu Thống Kê

Yêu Cầu Tìm Kiếm

Kết Quả Cập nhật

Kết Quả Thanh toán

Nhập Số Liệu Thanh toán

Kết Quả tìm kiếm

Cập Nhật Thông Tin hợp đồng

Biên lai thanh toán Kết quả đăng ký Nhắc đến hạn trả phòng

Thông Tin Khách Hàng Bị xóa

Thông Tin Khách Hàng Thay đổi

Thông Tin Nhân Viên Thêm mới

Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

b Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:

Quản lý dịch vụ

Quản lý thanh toán hợp đồng

Khách hàng

Thống kê

Thông Tin Nhân Viên mới

Thông Tin Nhân Viên Bị xóa

Thông Tin Nhân Viên Thay đổi Thông tin chị tiết kết hợp

Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm

Yêu cầu tìm kiếm thông tin hợp đồng

Kết quả trả

Khách hàng

Biên lai thanh toán

Hợp đồng Hóa đơn dịch vụ

K ế t q u ả đ ă n g k ý

Yêu Cầu Tìm kiếm

Y ê u c ầ u t ì m k i ế m

Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm khách hàng

Yêu Cầu Tìm Kiếm Hợp đồng

Thông tin chi tiết hợp đồng

Yêu cầu cập nhật hợp đồng Đăng ký đặt Yêu cầu tìm kiếm

Nhắc đến hạn trả phòng

Bộ phận quản lý

Khách hàng Quản lý phòng

Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu thêm

Yêu cầu

Danh sách phòng trống Doanh thu trong tháng

Kết Quả Trả về

Yêu Cầu Tìm Kiếm Thông Tin phòng Thông tin phản hồi

Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chứcnăng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhậtphòng, chức năng tìm kiếm phòng Các chức năng này cho phép thựchiện các công việc trên Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộphận quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính.

Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữliệu phòng Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bộ phậnquản lí

Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng

Thông Tin Phản hồi

Thông Tin Trả về

Yêu Cầu Tìm kiếm

Kết quả tìm kiếm

Hình 4 : Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phòng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng

Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống Nhân viên lễtân dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo

ra một cái hợp đồng cho khách hàng Người đại diện cho hệ thống nhập

dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợpđồng

Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng Khách hàngđưa yêu cầu cập nhật cho hệ thống Nhân viên dựa vào đó cũng đưa rayêu cầu hệ thống cập nhật hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ

Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu hợp đồngnhưng không được phép sửa đổi trực tiếp thông tin trong hợp đồng.

Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợpđồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên Nhân viên tiếpnhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách Khi đó kết quả trả vê chokhách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên

sẽ xóa hợp đồng

Nhân viên

Thêm mới hợp đồng

Xóa hợp đồng

Tìm kiếm hợp đồng

Cập nhật hợp đồng

Nhân viên Khách hàng

Yêu Cầu Xóa Hợp đồng

Kết Quả Yêu cầu

Kết Quả Trả Về Cho

Hệ Thống

Yêu Cầu Tìm kiếm

Yêu cầu tìm kiếm Kết quả trả về

Kết quả trả về Khách hàng yêu cầu cập nhật hợp đồng

Kết quả trả về Yêu cầu cập nhật hợp đồng

Nội Dung Sau Khi Cập nhật

Dữ Liệu Cập nhật

Thông

Tin Hợp đồng

Nội Dung Hợp Đồng mới

Kết Quả Trả về Kết quả yêu cầu

Yêu cầu đặt phòng

Kết quả yêu cầu

Yêu cầu tạo mới hợp đồng

Thông tin đã xóa

được đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ Ngoài ra kháchhàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của kháchsạn.

Lập danh sách hóa đơn

Quản lý thông tin dịch vụ Tạo mới hóa đơn

Nhân viên

Khách hàng

Danh Sách Hóa đơn

Hóa đơn Kết quả tìm kiếm Tìm kiếm

Y ê u c ầ u s ử d ụ n g d ị c h v ụ

Thông tin trả lời

Yêu cầu tạo hóa đơn

T h ô n g t i n d ị c h v ụ

Tìm kiếm dịch vụ Hóa đơn dịch vụ

Khách hàng

Yêu cầu lập danh sách

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ

 Quản lý thanh toán

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là:

Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán Hệthống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng vàtiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng

Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục

Tạo danh mục thanh toán

Tính tổng thu ngân sách

Tạo biên lai thanh

toán

Nhân viên

Khách hàng

Kết Quả Tìm kiếm

D a n h s á c h t r ả v ề

Yêu cầu tạo danh sách

Yêu cầu tìm kiếm

Biên lai thanh toán

Báo cáo thu ngân

Thông Tin Hợp đồng

Kết quả yêu cầu Yêu cầu tạo biên lai

Danh Sách Biên lai

Yêu Cầu Tìm kiếm

Hợp đồng

Hóa dơn dịch vụ Biên lai thanh toán

Biên lai thanh toán Thông tin hóa đơn

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thanh toán

Các luồng dữ liệu chính:

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống Hệ thốngkiểm tra kho dữ liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống Kết quả trả

về cho bộ phận quản lí thông qua hệ thống

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn: Hệthống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hếthạn thanh toán

Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng: Hệ thốngkiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng củakhach sạn

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trạng thu ngân Hệthống kiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tìnhtrạng thu ngân cho khách sạn.

Tính tổng thu

ngân sách

Tính tổng thu ngân sách

Tính tổng thu ngân sách

Thống kê danh sách khách

Kết Quả Yêu cầu

Kết quả thu ngân

Yêu cầu tìm kiếm

Thông Tin khách

Kết Quả Tìm kiếm

Yêu Cầu Tìm kiếm

Y ê u c ầ u t ì m k i ế m Kết quả tìm kiếm

Yêu Cầu Tìm kiếm

Thông Tin phòng Yêu cầu thống kế

Danh Sách Hợp Đồng Hết hạn D a n h s á c h k h á c h h à n g

Yêu cầu thống kê phòng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng:

Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của kháchsạn thì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về kháchhàng, qua đó thông tin khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên

Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, cácnhân viên quản lí có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm

rõ về thông tin

Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của kháchsạn thì thông tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợpđồng sẽ được thay đổi mới

Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng vàngừng sử dụng dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tinkhách hàng và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng.

Khách hàng Nhân viên

Thêm mới khách hàng

Y ê u c ầ u t ì m k i ế m t h ô n g t i n

p h ò n g

Kết Quả Trả về

Kết Quả Yêu cầu

Yêu cầu xóa khách hàng

K ế t q u ả t ì m k i ế m

Kết Quả Trả

Về Cho Hệ thống

Yêu Cầu Tìm kiếm Thông tin khách hàng mới

Yêu cầu tìm kiếm thông tin phòng

Kết Quả Trả về

Kết quả trả về Khách hàng yêu cầu cập nhật thông tin Yêu cầu cập nhật hợp đồng

Kết Quả Trả về

Kết quả trả về

Yêu cầu tìm kiếm Nội

Dung Sau Khi Cập nhật

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 quản lý khách hàng

Các luồng dữ liệu chính trong quản lí nhân viên:

Khi nhân viên được tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản

lí nhân viên sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đótiếp nhận các thồn tin nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhânviên của khách sạn

Khi nhân viên có sự thay đổi về vị trí làm việc thì bộ phận quản lí nhânviên sẽ cập nhật mới và có thông tin phản hồi về cho nhân viên

Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên

truy cập tìm kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và

thông tin phản hồi lại cho bộ phận quản lí

Khi nhân viên thôi việc hoặc buộc bị thôi việc, bộ phận quản lí sẽ xóa

phần thông tin nhân viên đó và cập nhật thêm thông tin mới khác

Cập nhật thông tin nhân viên

Tìm kiếm thông tin nhân viên

Xóa thông tin nhân viên

Thêm mới nhân viên

Bộ phận quản lý nhân viên

Yêu cầu xóa

Thông Tin Trả về

Yêu Cầu Thêm Mới Nhân viên

Yêu cầu tìm kiếm

K ế t q u ả t ì m k i ế m Yêu cầu tìm kiếm

Thông tin phản hồi

Y ê u c ầ u c ậ p n h ậ t n h â n v i ê n

Dữ liệu cập nhật

N ộ i d u n g s a u k h i c ậ p n h ậ t

Kết quả tìm kiếm Thông tin nhân viên mới

Nội dung sau khi thêm mới

Nhân viên

Thông tin Phản hồi

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 quản lý nhân viên

III Phân tích và thiết kế dữ liệu

1 Mô hình hóa dữ liệu thực thể liên kết

Sau quá trình khảo sát ta thu được một số các biểu mẫu chứa các thuộc

tính của các thực thể dưới dạng vật lí như sau:

a Hợp đồng thuê phòng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc