Quản trị học Tiến trình kiểm tra trong quản trị

1. Tổng quan về kiểm tra 1.1. Kiểm tra là gì?  Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó. 1.2. Bản chất của kiểm tra Hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động: thông thường cơ chế kiểm tra xây dựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích sai lệch và sau đó thực hiện những điều chỉnh cần thiết. Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động, hệ thống này sẽ giám sát ngay từ đầu và quá trình đó để khẳng định xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình sẽ được thay đổi cho phù hợp. 1.3. Mục đích của kiểm tra Công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:  Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức  Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.  Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.  Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.  Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh

1.1 Kiểm tra là gì? 1

1.2 Bản chất của kiểm tra 1

1.3 Mục đích của kiểm tra 1

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra 2

2 Tại sao phải kiểm tra? 3

3 Tiến trình kiểm tra 3

3.1 Xác định đối tượng kiểm tra 4

3.2 Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra 5

3.3 Đo lường kết quả đạt được 5

3.4 So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra 6

3.5 Làm rõ những sai lệch 6

3.6 Tiến hành điều chỉnh 7

4 Cách thức kiểm tra 8

4.1 Theo quá trình hoạt động 8

4.2 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra 10

4.3 Theo tần suất của các cuộc kiểm tra 10

4.4 Theo mối quan hệ giữa chủ thể với đối tượng kiểm tra 10

4.5 Các công cụ kiểm tra 11

5 Vận dụng chức năng kiểm tra tại các doanh nghiệp 11

5.1 Vận dụng chức năng kiểm tra trong Tuyển dụng nhân sự của các doanh nghiệp 11

5.2 Hoạt động kiểm soát chất lượng sữa tươi nguyên liệu (STNL) của Vinamilk 14

1 Tổng quan về kiểm tra 1.1 Kiểm tra là gì?

 Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó

1.2 Bản chất của kiểm tra

- Hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động: thông thường cơ chế kiểm tra xây dựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích sai lệch và sau đó thực hiện những điều chỉnh cần thiết

- Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động, hệ thống này sẽ giám sát ngay từ đầu và quá trình đó để khẳng định xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình sẽ được thay đổi cho phù hợp

1.3 Mục đích của kiểm tra

Công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

 Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

 Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu

 Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng

 Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính

 Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh

 Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền

hành và trách nhiệm

 Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại

bớt những gì quan trọng hay không cần thiết

 Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra

 Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểmtra cần tuân theo các nguyên tắc sau:

- Kiểm tra phải có trọng điểm

- Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ rang

- Kiểm tra cần chú ý tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

- Bản thân người tự thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra

- Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức

và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

- Kiểm tra phải được thiết kế theo các đặc điểm cá nhân của nhà quản trị

- Kiểm tra phải công khai, chính xác, khách quan

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

- Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

- Kiểm tra phải đưa đến hành động

- Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

 Nhưng trong tác phẩm “ Những vấn đề cốt yếu của quản lý” của Koontz &

Ó Donnell đã chỉ ra 7 nguyên tắc định hướng cho việc xây dựng cơ chế Kiểm tra:

- Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra

- Dựa theo yêu cầu của nhà quản trị

- Thực hiện tại những khâu trọng yếu

- Phải khách quan

- Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

- Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng với chi phí

- Kiểm tra phải đưa đến hành động

2 Tại sao phải kiểm tra?

 Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu hóa của cơ cấu tổ chức quản trị, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình Như vậy các vai trò cơ bản của chức năng kiểm tra như:

- Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơn những nguồn lực này

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề

ra

- Ngoài ra chức năng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với

sự thay đổi của môi trường

3 Tiến trình kiểm tra

 Quy trình gồm 6 bước:

- Xác định đối tượng kiểm tra

- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

- Đo lường kết quả đạt được

- So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

- Làm rõ những sai lệch

- Tiến hành điều chỉnh

3.1 Xác định đối tượng kiểm tra

 Xác định đối tượng kiểm tra thể hiện qua các hình thức kiểm tra:

thường được thực hiện trong quá trình xây dựng và thực hiện chiến lược

- Kiểm tra quản lý: là quá trình kiểm tra hoạt động của các bộ phận

chức năng, nghiệp vụ, nhằm thúc đẩy các bộ phận này hoàn thành các mục tiêu chiến lược và mục tiêu bộ phận Loại kiểm tra này phổ biến nhất là việc kiểm kê sổ sách, thu chi các phòng ban

- Kiểm tra tác nghiệp: là việc kiểm tra mức độ hoàn thành nhiệm vụ

của các nhân viên, thuộc cấp nhằm xác định những thành tích cá nhân, tìm ra những người mẫu điển hình cho doanh nghiệp

 Nội dung kiểm tra được đề ra:

- Thành lập bộ phận tiến hành kiểm tra ( bao nhiêu nguocwf, bao nhiêu đơn vị tham gia)

- Thời gian va không gian kiểm tra

- Xác định phương thức kiểm tra ( kiểm tra gián tiếp hay trực tiếp, kiểm tra thực tế hay qua sổ sách…)

- Các yếu tố kiểm tra (bao gồm định tính và định

lượng)

- Chi phí kiểm tra

- Thời hạn hoàn thành công tác kiểm tra

- Báo cáo quá trình kiểm tra, kết quả kiểm tra, các nhận định và đề xuất của bộ phận kiểm tra

3.2 Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

 Kiểm tra là quá trình nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện kế hoạch để đối chiếu với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, bởi vậy bước đầu tiên trong quy trình kiểm tra là xác định các tiêu chuẩn

 Tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định hình, là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện

 Tiêu chuẩn kiểm tra là những điểm được lựa chọn mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá việc thực hiện kế hoạch

 Tiêu chuẩn kiểm tra có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tế

và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch

 Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng

 Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn:

- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

- Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia

- Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng

- Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm

- Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức

riêng phù hợp

- Dễ dàng cho việc đo lường

3.3 Đo lường kết quả đạt được

 Trong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm bắt được các thông tin thích hợp Do đó, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết

để định lượng và đánh giá kết quả cao

 Các yêu cầu khi đo lường kết quả:

- Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả

- Kiểm tra các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thuyết yếu trên

cơ sở nội dung đã được xác định

- Phải đảm bảo tính khách quan trọng đo lường

- Đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp và cá nhân, bộ phận

3.4 So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

 Trong quá trình so sánh, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các sai lệch giữa kết quả đo lường với các tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá

 Nếu kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần điều chỉnh

 Nếu kết quả không phù hợp với tiêu chuẩn thì nhà quản trị phải tìm ra nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh ngay

3.5 Làm rõ những sai lệch:

 Làm rõ những sai lệch chính là đi tìm những nguyên nhân gây ra những sai lệch đó Nếu không tìm được những nguyên nhân gây ra sai lệch, nhà quản trị phải tiến hành khảo sát sâu hơn, bằng cách đặt thêm các câu hỏi

có liên quan:

- Những tiêu chuẩn có phù hợp với những mục tiêu

và chiến lược đề ra hay không?

- Những mục tiêu và tiêu chuẩn tương ứng còn phù

hợp với tình hình hiện thời không?

- Những chiến lược để hoàn thành mục tiêu có còn thích hợp với tình hình hiện nay không?

- Những hoạt động có thích hợp để đạt tiêu chuẩn hay không?

 Khi trả lời những câu hỏi này, ta sẽ tìm được những sai lệch trong quá trình thực hiện Nếu đó là sai lệch xấu, nguyên nhân do khách quan và nếu

là sai lệch tốt thì nó vẫn gây hại cho doanh nghiệp nguyên nhân dễ tìm hơn sai lệch xấu

3.6 Tiến hành điều chỉnh

 Điều chỉnh các sai lệch có thể coi là mục đích của việc kiểm tra vì điều này đảm bảo cho việc hoàn thành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra

 Sau khi tìm ra nguyên nhân cuả các sai lệch, các nhà quản trị phải tìm hướng khắc phục, có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như:

- Sử dụng các chức năng khác của quản lý như phân công lại công việc,

tổ chức lại cơ cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, để gia tăng hiệu quả của công việc

- Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra trước đó

 Điều chỉnh là cẩn thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác động xấu

- Phải tính đến hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh bỏ lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Tùy điều kiện mà sử dựng phương pháp điều chỉnh

cho hợp lý

 Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm: Trước khi

kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có

những nhận định, đánh giá tổng hợp về các vấn đề như:

- Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng

- Trình bày tổng quát quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra

- Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động

- Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đối tượng, nếu có

- Những biện pháp khắc phục, điều chỉnh

 Ủy quyền kiểm tra: trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, cần ủy quyền cho người khác trên nguyên tắc đảm bảo tương xứng giữa trách nhiệm với quyền hạn được giao

 Trong quá trình kiểm tra cần chú ý them các vấn đề:

- Thời điểm và thời hạn kiểm tra: xác định thời gian & thời hạn hợp lý sẽ giúp phát hiện thêm các sai lệch, giảm tổn thất và tạo môi trường ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp

- Quy định người có trách nghiệm kiểm tra và người có trách nhiệm xử

lý các kết quả kiểm tra

4 Cách thức kiểm tra

 Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như quá trình lao động,theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra

4.1 Theo quá trình hoạt động

4.1.1 Kiểm tra lường trước

 Khái niệm: Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra

được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm tra

lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề

có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

 Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường trước

 Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra này Harold Koontz phân tích rằng thời gian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần có hiệu quả

- Nắm chắc những vấn đề nảy sinh nếu ko tác động kịp thời

- Thông qua những dự đoán cẩn thận và được lập lại khi có những thông tin mới sau đó đối chiếu kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổi

về chương trình để dự đoán tốt hơn

4.1.2 Kiểm tra đồng thời

 Khái niệm: là loại kiểm tra được tiến hành trong hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt động đó đều hướng tới các mục tiêu đề ra

 Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision) Khi một nhà quản lí quan sát trực tiếp các hoạt động của nhân viên dưới quyền, nhà quản lí đó có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên đồng thời điều chỉnh gay gắt nếu có

 Ví dụ, hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi một phép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu là sai Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo cho

ta biết tại sao lệnh đó sai

4.1.3 Kiểm tra phản hồi

 Khái niệm: Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được

thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra

 Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về

thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và

đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những hành động sai lầm

từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó

 Ưu điểm của loại kiểm tra này so với kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời là:

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để cải tiến chất lượng lập kế hoạch

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình từ đó giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn

4.2 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

4.2.1 Kiểm tra toàn bộ

 Là đánh giá thực hiện mục tiêu ,kế hoạch của DN một cách tổng thể

4.2.2 Kiểm tra bộ phận

 Là kiểm tra đối với từng lĩnh vực, bộ phận phân hệ cụ thể của doanh nghiệp

4.2.3 Kiểm tra cá nhân

 Là kiểm tra đối với những con người cụ thể trong DN

4.3 Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

4.3.1 Kiểm tra đột xuất

 Là kiểm tra không báo trước

 Là kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã định

trong từng thời gian và tập trung vào một số chức

năng quản trị

4.3.3 Kiểm tra liên tục

 Là kiểm tra thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp ,mọi khâu,mọi đối tượng,mọi nội dung kiểm tra

4.4 Theo mối quan hệ giữa chủ thể với đối tượng kiểm tra

4.4.1 Kiểm tra

 Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo của doanh nghiệp và cán bộ chuyên nghiệp đối với quản lí

4.4.2 Tự kiểm tra

 Là việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức

kỷ luật cao; có khả năng giám sát bản thân; áp dụng thành thạo các kỹ năng để hoàn thành mục tiêu với hiệu quả cao

4.5 Các công cụ kiểm tra

4.5.1 Các công cụ kiểm tra truyền thống

- Các dữ liệu thống

- Các bản báo các tài chính

- Ngân quỹ

- Các báo cáo và phân tích chuyên môn

4.5.2 Các công cụ kiểm tra hiện đại

- Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình

- Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu

- Các phương tiện kiểm tra:điện thoại, fax, máy tính, công cụ theo dõ đó lường…

5 Vận dụng chức năng kiểm tra tại các doanh nghiệp: