Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở hành chính

Công sở hành chính (công sở) là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu khiếu nại của dân. Do đó, công sở hành chính là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÀI KIỂM TRA

MÔN:

TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN TRỊ CÔNG SỞ

ĐỀ BÀI: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở hành chính Theo anh (chị), trong bối cảnh hội nhập hiện nay, yếu tố nào có

ảnh hưởng quan trọng nhất? Tại sao?

Sinh viên:

Lớp:

Năm học: 2016 – 2017

Công sở hành chính (công sở) là một tổ chức thựchiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, lànơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ,đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhànước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ đượcnhà nước giao Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu khiếu nạicủa dân Do đó, công sở hành chính là bộ phận hợp thànhtất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước.

Điều hành công sở cũng là một loại hoạt động đượcthực hiện trong công sở mà mục đích là làm cho hoạt độngcủa các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mụctiêu chung Điều hành công sở bao gồm những hoạt độngnhư: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạohoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cánhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo

ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mụctiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn của công sở

đó

Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở

để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.

Chủ thể của điều hành công sở là các cá nhân hoặc bộphận giữ vai trò lãnh đạo, quản lý trong công sở thực hiện

Cá nhân đó có thể là người đứng đầu công sở, cấp phó củangười đứng đầu hoặc là người đứng đầu các cơ quan, tổchức, bộ phận bên trong công sở…

Điều hành công sở hành chính là một trong nhữnghoạt động vừa khó khăn, phức tạp, lại có ý nghĩa quantrong đối với xã hội Do đó, nhiệm vụ của các chủ thể làphải điều hành công sở của mình một cách tốt nhất, tức làbiết khơi dậy những mặt tích cực và hạn chế, giảm dầnhoặc triệt tiêu những mặt tiêu cực trong quá trình điềuhành Quá trình điều hành công sở hành chính chịu ảnhhưởng bởi nhiều yếu tố, song có thể kể đến một số yếu tố

mà chủ thể điều hành công sở cần phải chú ý đến, đượcnêu trong nội dung dưới đây

NỘI DUNG

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở có thể kể đến là:

* Yếu tố bên trong:

- Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước

- Xu thế hoạt động của thế giới

- Các yếu tố của môi trường tự nhiên

- Các mối quan hệ của tổ chức

- Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ

- Tiến độ phát triển của Khoa học và công nghệ

* Yếu tố có ảnh hưởng quan trọng nhất đối với hiệu quả điều hành công sở hành chính: Con người.

I Các yếu tố bên trong:

1 Con người:

Để có hiệu quả điều hành tốt, ngoài việc đầu tư thờigian và nguồn lực cho việc thiết lập các quy trình và xâydựng hệ thống văn bản, yếu tố con người trong việc quản

lý, điều hành là vấn đề tổ chức không được xem nhẹ Một

tổ chức dù được thiết kế tốt và xây dựng công phu nhưngcán bộ, nhân viên không quan tâm và thực hiện nghiêmtúc sẽ không mang lại kết quả như mong muốn

Mọi tổ chức đều có các nguồn lực vật chất do conngười vận hành, nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ, đạtmục tiêu chung của tổ chức Sức mạnh của tổ chức phụthuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc củacác nguồn lực khác và là cơ sở cho mọi thành công haythất bại của tổ chức

Thực chất của điều hành công sở hành chính là quản

lý con người trong tổ chức, thông qua đó sử dụng có hiệuquả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức Do đó, vaitrò của người lãnh đạo trong tổ chức là rất quan trọng: sựtham gia của lãnh đạo trong việc xây dựng nền tảng vănhóa và các giá trị của tổ chức; vai trò của lãnh đạo trongquản lý sự thay đổi và thúc đẩy chia sẻ, sử dụng tri thứctrong tổ chức một cách hiệu quả Các chủ thể điều hànhcông sở cần phải là người đánh thức những khả năng còntiềm ẩn trong con người, huy động tinh thần đồng tâmhiệp lực và khai thác tối đa khả năng của họ, đồng thờichính các nhà quản lý phải luôn tự hoàn thiện mình để có

đủ trình độ, năng lực hoàn thành nhiệm vụ của mình, pháttriển, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc củacon người, chế độ đãi ngộ đối với con người

Trong môi trường công sở, con người còn thông quagiao tiếp để làm việc Và trong quá trình điều hành công

sở, giao tiếp sẽ giúp các chủ thể quản lý nắm bắt cũng nhưtruyền tải được nhiều thông tin, nắm bắt được tình hình

công việc, tâm lý cán bộ, công nhân viên trong tổ chức để

từ đó đề xuất ra được nhưng giải pháp thích hợp nhất cho

sự phát triển của tổ chức mình

Những kỹ năng, kinh nghiệm, tác phong, thái độ, tìnhcảm,… trong công việc của từng chủ thể trong công sởcũng là những yếu tố cần quan tâm trong quá trình điềuhành công việc Ví dụ, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn vớinhững người làm việc chăm chỉ, có kiến thức, cống hiếnhết mình vì công việc hơn là những người kém cỏi, lườibiếng nhưng lại thích làm cao

Điểu hành công sở chỉ tốt khi bạn biết cách quản lýcon người, không chỉ là biết cách quản lý những nhân viêndưới quyền mà cả chỉnh bản thân của mình; không chỉdừng lại ở một cá nhân mà phải làm sao đó dung hòa đến

cả tập thể, để mọi người cùng nhau xây dựng tổ chức

“Cách dùng người hiệu quả không phải ở chỗ làm mọi cách để hạn chế nhược điểm, điều quan trọng hơn chính

là phải biết cách phát huy những ưu điểm của họ (Peter Ferdinand Drucker - Nhà quản lý nổi tiếng thế giới)”

2 Tổ chức:

Tổ chức ở góc độ này là sự thiết lập các cơ cấu vớinhiệm vụ xác định và quy định mối quan hệ giữa các bộphận trong cơ cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ cấuđem lại hiệu quả và mục tiêu đã định Cụ thể, đó là việcthiết lập các bộ phận, đơn vị quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân trong

bộ phận đó; quy đinh mối quan hệ dọc, ngang giữa các bộphận nhằm hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức; các quy chếlàm việc của tổ chức Vì vậy, có thể nói, điều hành công

sở mà không có tổ chức thì không thể điều hành được

Với vai trò như trên, tổ chức giúp công việc điềuhành trở nên dễ dàng hơn, từng cá nhân, đơn vị, bộ phậnbiết mình ở đâu, có nhiệm vụ như thế nào,… tránh đượcnhững trường hợp lạm quyền, sử dụng sai quyền, làm quánhiều công việc…

3 Mục tiêu tổ chức:

Đây là yếu tố giúp nhà quản lý điều hành công việcmột cách dễ dàng thông qua hệ thống các mục tiêu

Những mục tiêu này được các thành viên trong tổ chứccam kết thực hiện và kiểm soát Điều này sẽ giúp cho các

cá nhân trong công sở hoạt động thống nhất theo mục tiêu,tạo sự kích thích tinh thần, nâng cao trách nhiệm của cácthành viên, giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả

Công sở không phải là cá nhân, nó là tổ chức – mà tổchức thì không thể hoạt động một cách riêng rẽ từng cánhân, bộ phận một, mà là sự kết hợp, thống nhất trongcông việc Vì thế, mục tiêu tổ chức đóng vai trò làm kimchỉ nam cho mọi hoạt động, yếu tố không thể thiếu củahoạt động điều hành công sở hành chính

4 Quyền lực:

Quyền lực được xem là phương tiện để chủ thể quản

lý tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêuđịnh trước Đồng thời, nó cũng là đặc điểm để phân biệtchủ thể quản lý với đối tượng quản lý Khi nói đến quyềnlực quản lý là nói đến quyền chỉ huy, điều hành, khả năngchi phối của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý

Quyền lực là khả năng của chủ thể quản lý ảnh hưởngtới hành vi và suy nghĩ của đối tượng quản lý Quyền lựcbao gồm thẩm quyền và uy quyền.

Trong hoạt động điều hành công sở, quyền lực đónggóp một phần không nhỏ Nó có vai trò vô cùng quantrọng trong việc phát triển và hợp tác của một nhóm, một

tổ chức hay một tập thể Hiểu được điều này sẽ giúp choviệc phân chia quyền lực, cơ cấu tổ chức của nhóm và tổchức được tốt hơn Người nắm quyền biết rõ vị trí, vai tròcủa mình để làm đúng trách nhiệm, bổn phận của mình,đồng thời, giúp các thành viên trong nhóm, tổ chức cótrách nhiệm hơn, thực hiện đúng quy tắc hơn và thực hiệndân chủ tốt hơn

Thông tin là những dữ liệu được thu nhận, được cảmthụ, được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặcgiải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong công tác điềuhành công sở.

Để công tác điều hành được thực hiện có hiệu quả,các cá nhân, tổ chức, bộ phận,… cần nắm bắt tình hìnhchính xác, kịp thời bằng những số liệu cụ thể, muốn vậycần phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, cơbản trong hoạt động điều hành công sở Thông tin giúplàm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhânthức và là cở sở của các quyết định

6 Văn hóa tổ chức:

Trong quá trình tồn tại và phát triển của tổ chức, dầndần hình thành các yếu tố mang lại cho tổ chức một bảnsắc riêng, đó là văn hóa tổ chức Vai trò của văn hóa tổchức đối với điều hành công sở được thể hiện ngay trongchính khái niệm văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là toàn bộ giá trị, niềm tin, truyềnthống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi

thành viên trong tổ chức, nó ngày càng được làm giàuthêm và có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổchức một bản sắc riêng.

7 Tài chính:

Để đảm bảo cho tổ chức hoạt động bình thường thì tàichính lại giữ một vai trò hết sức quan trọng Một tổ chứcmuốn hoạt động được không thể chỉ cần mục tiêu, cơ cấu

tổ chức, nguồn nhân lực,… mà còn cần có sự đóng gópcủa tài chính

Nó đảm bảo cho các hoạt động diễn ra một cách bìnhthường thậm chí kích thích cá nhân, tổ chức, bộ phận hoạtđộng hăng say hơn thông qua cơ chế “thưởng” Mặt khác,tài chính còn đóng vai trò điều tiết, kích thích, kiểm tracác hoạt động của tổ chức

II Các yếu tố bên ngoài:

1 Môi trường chính trị:

Bất kì tổ chức nào cũng đều tồn tại và phát triển trongnhững môi trường cụ thể, trong đó có môi trường chínhtrị Môi trường chính trị chi phối mục tiêu cũng nhưđường hướng hoạt động của tổ chức cho dù tổ chức đóhoạt động trên lĩnh vực nào (kinh doanh, nghệ thuật, từthiện hay quản lý nhà nước…), bởi vì chế độ chính trị quyđịnh mục tiêu của quốc gia trong đó các tổ chức tồn tại, và

nó định hướng chính sách, pháp luật của Nhà nước vớitính cách là chủ thể quản lý toàn xã hội Tóm lại, yếu tốchính trị là yếu tố lãnh đạo, định hướng toàn xã hội.Nhiệm vụ của nhà quản lý là làm sao hoạt động của tổchức vừa hợp pháp, hợp lý vừa hiệu quả

Môi trường chính trị trong nước và quốc tế bao gồmnhiều yếu tố khác nhau, ảnh hưởng trên tất cả các phươngdiện của hoạt động quản lý nhà nước, không riêng ở điềuhành công sở Việt Nam là một quốc gia nhất nguyên mộtđảng, có tính ổn định cao về chính trị Do đó, đòi hỏi cácnhà điều hành cần có phương hướng điều hành với thể chếchính trị ở nước ta, phù hợp với tinh thần của Hiến Pháp

như tăng cường cơ chế kiểm soát, kiểm tra, giám sát, tạohiệu quả trong công tác điêug hành công sở.

2 Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước:

“Sống và làm việc theo Hiến pháp và Pháp luật”

Đề cập tới vấn đề này, tức là những quy định củapháp luật có liên quan đến mỗi cá nhân, bộ phận trongcông sở Mỗi ngành nghề đều có những văn bản pháp luậtđiều chỉnh riêng Những quy định mang tính chất pháp lý

sẽ được điều chỉnh, quy định và định hướng hoạt độngtuân theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật Ảnhhưởng của môi trường pháp lý đến từng cá nhân, bộ phậnchính là những văn bản quy phạm pháp luật quy định:

- Quyền và nghĩa vụ của những người đang giữ chức vụtrong cơ quan

- Quan hệ công tác, phối hợp trong cơ quan khi giải quyếtcông việc (quan hệ giữa người bên trong và người bênngoài)

- Đề ra cá yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại công,nhân viên.

3 Xu thế hoạt động của thế giới:

Khi thế giới đang ngày càng bình đẳng hơn, cơ hộicho mọi người là như nhau Vì thế mà các nhà quản lý cần

có cho mình một phương pháp điều hành công bằng tuyệtđối với tất cả mọi nhân viên có năng lực như nhau; nhàđiều hành cần chú ý các xu thế hiện đại hoá của thế giới,tránh lạc hậu, hiệu quả làm việc thấp

Xu thế của các quốc gia hiện nay là “hội nhập quốctế”, mở cửa giao thương với nhiều quốc gia trên thế giới,điều này không chỉ có lợi về mặt kinh tế, thương mại…

mà còn có hiệu quả không nhỏ đến sự phát triển của từng

bộ phận trong nền hành chính, trong đó có công sở hànhchính

Nếu nắm bắt được các xu thế mà thế giới đang theođuổi, các nhà quản lý sẽ tìm được cho mình định hướngđúng trong công tác điều hành công sở, đưa bộ phận củamình vươn lên xứng tầm với các quốc gia trên thế giới, là

“mô hình công sở tương lai”, tránh lạc hậu, tránh đi nhữngbước chậm rãi trong công cuộc xây dựng, phát triển củađất nước nói chung và xây dựng công sở nói riêng.

4 Các yếu tố của môi trường tự nhiên:

Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khíhậu, khung cảnh làm việc… trong công sở Sở dĩ môitrường tự nhiên được coi là một trong những yếu tố ảnhhưởng đến hiệu quả điều hành công sở là vì Môi trường tựnhiên có ảnh hưởng rất cao, kèm theo đó là những đòi hỏirất cao: Vị trí khung cảnh nơi làm việc của các cá nhân, bộphận trong tổ chức, bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí,làm việc,… ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể chất vànăng suất lao động Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lýthì năng suất, hiệu quả lao động sẽ bị hạn chế, ngược nếunơi làm việc được bố trí hợp lý thì sẽ kích thích tinh thần,thái độ làm việc của nhân viên Làm cho các cá nhân gắn

bó hơn với công sở

5 Các mối quan hệ của tổ chức:

Việc thiết lập nên những mối quan hệ thân thiết vớiđồng nghiệp, lãnh đạo và cấp dưới là một sự hỗ trợ quantrọng để tạo môi trường làm việc thoải mái cho các nhânviên Hơn thế nữa, tạo dựng một mối quan hệ tốt nơi công

sở không những khiến thời gian làm việc trở nên thoải máihơn mà còn giúp bạn tạo tiền đề để thành công

Trong công việc cũng vậy Không ai đi một mình đếnđỉnh thành công, sẽ có những lúc bạn cần sự giúp đỡ củađồng nghiệp để giải quyết những khó khăn trong côngviệc Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp còn làm chocuộc sống nơi công sở của bạn cân bằng Chính yếu tố này

sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, giúp bạn tiến nhanhhơn trên con đường sự nghiệp, hiệu quả điều hành cũng vìthế mà đạt kết quả cao hơn

“Một cây làm chẳng nên non – Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”.

6 Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ:

Công vụ là một loại hoạt động mang tính quyền lực pháp lý được thực thi bởi đội ngũ cán bộ, công chức, viên

-chức nhà nước hoặc những người khác khi được nhà nướctrao quyền nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ củaNhà nước trong quá trình quản lý toàn diện các mặt hoạtđộng của đời sống xã hội.

Trong việc điều hành công sở hành chính, văn hóahành chính đóng một vai trò quan trọng, nó có thể coi là

bộ mặt của nền hành chính, là văn hóa mà mọi tổ chức cầnnoi theo

Theo quan niệm của Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Cần,kiệm, liêm, chính”, “chí công vô tư” là nội dung cốt lõicủa giá trị đạo đức cách mạng, đặc biệt đối với mỗi cán

bộ, đảng viên Cần phải xây dựng đạo đức cách mạng độingũ cán bộ, đảng viên,có đầy đủ về đức và tài, đó là yêucầu rất quan trọng đối với công tác cán bộ trong giai đoạnhiện nay Mỗi cán bộ, đảng viên phải nêu cao tinh thần tự

ý thức Làm bất cứ ngành gì, lĩnh vực nào, mỗi cán bộ,đảng viên phải phải quán triệt nguyên tắc tập trung dânchủ, tránh thái độ lộng quyền, hách dịch, sách nhiễu nhândân…

7 Tiến độ phát triển của Khoa học và công nghệ:

Toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ và là một xu thếtất yếu đối với sự phát triển của thế giới ngày nay Vai tròcủa nó đang ngày càng được khẳng định trong việc thúcđẩy sự giao lưu kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội và anninh mà không một quốc gia nào nằm ngoài xu thế đó

Như vậy toàn cầu hoá vừa là cơ hội to lớn cho sự pháttriển của mỗi quốc gia, đồng thời cũng tạo ra những tháchthức mà nếu không chuẩn bị nội lực và bỏ lỡ thời cơ thì sẽ

bị tụt hậu rất xa trên con đường tiến tới văn minh của nhânloại

Trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới, khoa học

và công nghệ luôn đóng một vai trò quan trọng trong việcnâng cao năng xuất lao động và hiệu quả sản xuất và hiểnnhiên trong bối cảnh toàn cầu hóa, lĩnh vực này cũng chịunhững ảnh hưởng không nhỏ, nhất là ở các nước đangphát triển như Việt Nam

Ví dụ: sự phát triển của mạng máy tính và sự ra đờicủa máy tính là tiền đề cho hoạt động công sở đạt hiệu quả