Công sở hành chính (công sở) là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu khiếu nại của dân. Do đó, công sở hành chính là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÀI KIỂM TRA MÔN: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN TRỊ CÔNG SỞ ĐỀ BÀI: Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến hiệu điều hành công sở hành Theo anh (chị), bối cảnh hội nhập nay, yếu tố có ảnh hưởng quan trọng nhất? Tại sao? Sinh viên: Lớp: Năm học: 2016 – 2017 MỞ ĐẦU Công sở hành (công sở) tổ chức thực chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, nơi soạn thảo xử lý văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ nhà nước giao Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu khiếu nại dân Do đó, công sở hành phận hợp thành tất yếu thiết chế máy quản lý nhà nước Điều hành công sở loại hoạt động thực công sở mà mục đích làm cho hoạt động cá nhân, phận hài hòa với hướng tới mục tiêu chung Điều hành công sở bao gồm hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động cá nhân phòng, ban, tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo kết nối, liên tục hoạt động công sở đạt mục tiêu chung hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn công sở Điều hành công sở hoạt động điều hòa phối hợp cá nhân, tổ chức, đơn vị công sở để hướng đến thực nhiệm vụ chung công sở giải hoạt động cụ thể Chủ thể điều hành công sở cá nhân phận giữ vai trò lãnh đạo, quản lý công sở thực Cá nhân người đứng đầu công sở, cấp phó người đứng đầu người đứng đầu quan, tổ chức, phận bên công sở… Điều hành công sở hành hoạt động vừa khó khăn, phức tạp, lại có ý nghĩa quan xã hội Do đó, nhiệm vụ chủ thể phải điều hành công sở cách tốt nhất, tức biết khơi dậy mặt tích cực hạn chế, giảm dần triệt tiêu mặt tiêu cực trình điều hành Quá trình điều hành công sở hành chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố, song kể đến số yếu tố mà chủ thể điều hành công sở cần phải ý đến, nêu nội dung NỘI DUNG Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu điều hành công sở kể đến là: * Yếu tố bên trong: - Con người - Tổ chức - Mục tiêu tổ chức - Quyền lực - Thông tin - Văn hóa tổ chức - Tài * Yếu tố bên ngoài: - Môi trường trị - Hệ thống sở pháp luật nhà nước - Xu hoạt động giới - Các yếu tố môi trường tự nhiên - Các mối quan hệ tổ chức - Văn hóa hành hệ thống công vụ - Tiến độ phát triển Khoa học công nghệ * Yếu tố có ảnh hưởng quan trọng hiệu điều hành công sở hành chính: Con người I Các yếu tố bên trong: Con người: Để có hiệu điều hành tốt, việc đầu tư thời gian nguồn lực cho việc thiết lập quy trình xây dựng hệ thống văn bản, yếu tố người việc quản lý, điều hành vấn đề tổ chức không xem nhẹ Một tổ chức dù thiết kế tốt xây dựng công phu cán bộ, nhân viên không quan tâm thực nghiêm túc không mang lại kết mong muốn Mọi tổ chức có nguồn lực vật chất người vận hành, nhằm đảm bảo thực nhiệm vụ, đạt mục tiêu chung tổ chức Sức mạnh tổ chức phụ thuộc vào người, người nguồn gốc nguồn lực khác sở cho thành công hay thất bại tổ chức Thực chất điều hành công sở hành quản lý người tổ chức, thông qua sử dụng có hiệu tiềm hội tổ chức Do đó, vai trò người lãnh đạo tổ chức quan trọng: tham gia lãnh đạo việc xây dựng tảng văn hóa giá trị tổ chức; vai trò lãnh đạo quản lý thay đổi thúc đẩy chia sẻ, sử dụng tri thức tổ chức cách hiệu Các chủ thể điều hành công sở cần phải người đánh thức khả tiềm ẩn người, huy động tinh thần đồng tâm hiệp lực khai thác tối đa khả họ, đồng thời nhà quản lý phải tự hoàn thiện để có đủ trình độ, lực hoàn thành nhiệm vụ mình, phát triển, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc người, chế độ đãi ngộ người Trong môi trường công sở, người thông qua giao tiếp để làm việc Và trình điều hành công sở, giao tiếp giúp chủ thể quản lý nắm bắt truyền tải nhiều thông tin, nắm bắt tình hình công việc, tâm lý cán bộ, công nhân viên tổ chức để từ đề xuất giải pháp thích hợp cho phát triển tổ chức Những kỹ năng, kinh nghiệm, tác phong, thái độ, tình cảm,… công việc chủ thể công sở yếu tố cần quan tâm trình điều hành công việc Ví dụ, bạn cảm thấy thoải mái với người làm việc chăm chỉ, có kiến thức, cống hiến công việc người cỏi, lười biếng lại thích làm cao Điểu hành công sở tốt bạn biết cách quản lý người, không biết cách quản lý nhân viên quyền mà chỉnh thân mình; không dừng lại cá nhân mà phải dung hòa đến tập thể, để người xây dựng tổ chức “Cách dùng người hiệu chỗ làm cách để hạn chế nhược điểm, điều quan trọng phải biết cách phát huy ưu điểm họ (Peter Ferdinand Drucker - Nhà quản lý tiếng giới)” Tổ chức: Tổ chức góc độ thiết lập cấu với nhiệm vụ xác định quy định mối quan hệ phận cấu để hoạt động toàn thể cấu đem lại hiệu mục tiêu định Cụ thể, việc thiết lập phận, đơn vị quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị, phận cá nhân phận đó; quy đinh mối quan hệ dọc, ngang phận nhằm hoàn thành nhiệm vụ tổ chức; quy chế làm việc tổ chức Vì vậy, nói, điều hành công sở mà tổ chức điều hành Với vai trò trên, tổ chức giúp công việc điều hành trở nên dễ dàng hơn, cá nhân, đơn vị, phận biết đâu, có nhiệm vụ nào,… tránh trường hợp lạm quyền, sử dụng sai quyền, làm nhiều công việc… Mục tiêu tổ chức: Đây yếu tố giúp nhà quản lý điều hành công việc cách dễ dàng thông qua hệ thống mục tiêu Những mục tiêu thành viên tổ chức cam kết thực kiểm soát Điều giúp cho cá nhân công sở hoạt động thống theo mục tiêu, tạo kích thích tinh thần, nâng cao trách nhiệm thành viên, giúp cho kiểm tra đạt hiệu Công sở cá nhân, tổ chức – mà tổ chức hoạt động cách riêng rẽ cá nhân, phận một, mà kết hợp, thống công việc Vì thế, mục tiêu tổ chức đóng vai trò làm kim nam cho hoạt động, yếu tố thiếu hoạt động điều hành công sở hành Quyền lực: Quyền lực xem phương tiện để chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định trước Đồng thời, đặc điểm để phân biệt chủ thể quản lý với đối tượng quản lý Khi nói đến quyền lực quản lý nói đến quyền huy, điều hành, khả chi phối chủ thể quản lý đối tượng quản lý Quyền lực khả chủ thể quản lý ảnh hưởng tới hành vi suy nghĩ đối tượng quản lý Quyền lực bao gồm thẩm quyền uy quyền Trong hoạt động điều hành công sở, quyền lực đóng góp phần không nhỏ Nó có vai trò vô quan trọng việc phát triển hợp tác nhóm, tổ chức hay tập thể Hiểu điều giúp cho việc phân chia quyền lực, cấu tổ chức nhóm tổ chức tốt Người nắm quyền biết rõ vị trí, vai trò để làm trách nhiệm, bổn phận mình, đồng thời, giúp thành viên nhóm, tổ chức có trách nhiệm hơn, thực quy tắc thực dân chủ tốt Thông tin: Thông tin thực chức sống điều hành công sở Các chức năng: lập kế hoạc, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo kiểm soát thực thiếu thông tin Vì vậy, thông tin coi huyết mạch tổ chức 10 Thông tin liệu thu nhận, cảm thụ, đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ cụ thể công tác điều hành công sở Để công tác điều hành thực có hiệu quả, cá nhân, tổ chức, phận,… cần nắm bắt tình hình xác, kịp thời số liệu cụ thể, muốn cần phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, hoạt động điều hành công sở Thông tin giúp làm tăng hiểu biết người, nguồn gốc nhân thức cở sở định Văn hóa tổ chức: Trong trình tồn phát triển tổ chức, hình thành yếu tố mang lại cho tổ chức sắc riêng, văn hóa tổ chức Vai trò văn hóa tổ chức điều hành công sở thể khái niệm văn hóa tổ chức Văn hóa tổ chức toàn giá trị, niềm tin, truyền thống thói quen có khả quy định hành vi 11 thành viên tổ chức, ngày làm giàu thêm thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổ chức sắc riêng Tài chính: Để đảm bảo cho tổ chức hoạt động bình thường tài lại giữ vai trò quan trọng Một tổ chức muốn hoạt động cần mục tiêu, cấu tổ chức, nguồn nhân lực,… mà cần có đóng góp tài Nó đảm bảo cho hoạt động diễn cách bình thường chí kích thích cá nhân, tổ chức, phận hoạt động hăng say thông qua chế “thưởng” Mặt khác, tài đóng vai trò điều tiết, kích thích, kiểm tra hoạt động tổ chức II Các yếu tố bên ngoài: Môi trường trị: 12 Bất kì tổ chức tồn phát triển môi trường cụ thể, có môi trường trị Môi trường trị chi phối mục tiêu đường hướng hoạt động tổ chức cho dù tổ chức hoạt động lĩnh vực (kinh doanh, nghệ thuật, từ thiện hay quản lý nhà nước…), chế độ trị quy định mục tiêu quốc gia tổ chức tồn tại, định hướng sách, pháp luật Nhà nước với tính cách chủ thể quản lý toàn xã hội Tóm lại, yếu tố trị yếu tố lãnh đạo, định hướng toàn xã hội Nhiệm vụ nhà quản lý hoạt động tổ chức vừa hợp pháp, hợp lý vừa hiệu Môi trường trị nước quốc tế bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, ảnh hưởng tất phương diện hoạt động quản lý nhà nước, không riêng điều hành công sở Việt Nam quốc gia nguyên đảng, có tính ổn định cao trị Do đó, đòi hỏi nhà điều hành cần có phương hướng điều hành với thể chế trị nước ta, phù hợp với tinh thần Hiến Pháp 13 tăng cường chế kiểm soát, kiểm tra, giám sát, tạo hiệu công tác điêug hành công sở Hệ thống sở pháp luật nhà nước: “Sống làm việc theo Hiến pháp Pháp luật” Đề cập tới vấn đề này, tức quy định pháp luật có liên quan đến cá nhân, phận công sở Mỗi ngành nghề có văn pháp luật điều chỉnh riêng Những quy định mang tính chất pháp lý điều chỉnh, quy định định hướng hoạt động tuân theo quy định Hiến pháp Pháp luật Ảnh hưởng môi trường pháp lý đến cá nhân, phận văn quy phạm pháp luật quy định: - Quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ quan - Quan hệ công tác, phối hợp quan giải công việc (quan hệ người bên người bên ngoài) 14 - Đề cá yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại công, nhân viên Xu hoạt động giới: Khi giới ngày bình đẳng hơn, hội cho người Vì mà nhà quản lý cần có cho phương pháp điều hành công tuyệt tất nhân viên có lực nhau; nhà điều hành cần ý xu đại hoá giới, tránh lạc hậu, hiệu làm việc thấp Xu quốc gia “hội nhập quốc tế”, mở cửa giao thương với nhiều quốc gia giới, điều lợi mặt kinh tế, thương mại… mà có hiệu không nhỏ đến phát triển phận hành chính, có công sở hành Nếu nắm bắt xu mà giới theo đuổi, nhà quản lý tìm cho định hướng công tác điều hành công sở, đưa phận vươn lên xứng tầm với quốc gia giới, 15 “mô hình công sở tương lai”, tránh lạc hậu, tránh bước chậm rãi công xây dựng, phát triển đất nước nói chung xây dựng công sở nói riêng Các yếu tố môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, khung cảnh làm việc… công sở Sở dĩ môi trường tự nhiên coi yếu tố ảnh hưởng đến hiệu điều hành công sở Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng cao, kèm theo đòi hỏi cao: Vị trí khung cảnh nơi làm việc cá nhân, phận tổ chức, bao gồm yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc,… ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể chất suất lao động Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý suất, hiệu lao động bị hạn chế, ngược nơi làm việc bố trí hợp lý kích thích tinh thần, thái độ làm việc nhân viên Làm cho cá nhân gắn bó với công sở Các mối quan hệ tổ chức: 16 Việc thiết lập nên mối quan hệ thân thiết với đồng nghiệp, lãnh đạo cấp hỗ trợ quan trọng để tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt nơi công sở khiến thời gian làm việc trở nên thoải mái mà giúp bạn tạo tiền đề để thành công Trong công việc Không đến đỉnh thành công, có lúc bạn cần giúp đỡ đồng nghiệp để giải khó khăn công việc Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp làm cho sống nơi công sở bạn cân Chính yếu tố đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, giúp bạn tiến nhanh đường nghiệp, hiệu điều hành mà đạt kết cao “Một làm chẳng nên non – Ba chụm lại nên núi cao” Văn hóa hành hệ thống công vụ: Công vụ loại hoạt động mang tính quyền lực pháp lý thực thi đội ngũ cán bộ, công chức, viên 17 chức nhà nước người khác nhà nước trao quyền nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Nhà nước trình quản lý toàn diện mặt hoạt động đời sống xã hội Trong việc điều hành công sở hành chính, văn hóa hành đóng vai trò quan trọng, coi mặt hành chính, văn hóa mà tổ chức cần noi theo Theo quan niệm Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Cần, kiệm, liêm, chính”, “chí công vô tư” nội dung cốt lõi giá trị đạo đức cách mạng, đặc biệt cán bộ, đảng viên Cần phải xây dựng đạo đức cách mạng đội ngũ cán bộ, đảng viên,có đầy đủ đức tài, yêu cầu quan trọng công tác cán giai đoạn Mỗi cán bộ, đảng viên phải nêu cao tinh thần tự ý thức Làm ngành gì, lĩnh vực nào, cán bộ, đảng viên phải phải quán triệt nguyên tắc tập trung dân chủ, tránh thái độ lộng quyền, hách dịch, sách nhiễu nhân dân… 18 Tiến độ phát triển Khoa học công nghệ: Toàn cầu hóa diễn mạnh mẽ xu tất yếu phát triển giới ngày Vai trò ngày khẳng định việc thúc đẩy giao lưu kinh tế, trị, văn hóa xã hội an ninh mà không quốc gia nằm xu Như toàn cầu hoá vừa hội to lớn cho phát triển quốc gia, đồng thời tạo thách thức mà không chuẩn bị nội lực bỏ lỡ thời bị tụt hậu xa đường tiến tới văn minh nhân loại Trong tiến trình phát triển kinh tế giới, khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng việc nâng cao xuất lao động hiệu sản xuất hiển nhiên bối cảnh toàn cầu hóa, lĩnh vực chịu ảnh hưởng không nhỏ, nước phát triển Việt Nam Ví dụ: phát triển mạng máy tính đời máy tính tiền đề cho hoạt động công sở đạt hiệu 19 cao hơn: Tìm kiếm thông tin dễ dàng, hội nhập giới, giao lưu văn hóa, trao đổi kinh nghiệm điều hành, quản lý… trở nên dễ dàng Chưa ta lại thấy giới nhỏ đến thông qua phát triển khoa học công nghệ đại Trong bối cảnh hội nhập nay, yếu tố coi có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu điều hành công sở, yếu tố người Tại khẳng định vậy, lẽ: Con người chủ thể lịch sử mục tiêu phát triển xã hội Con người đóng vai trò quan trọng, chủ thể sáng tạo nên giá trị vật chất tinh thần xã hội (khoa học kĩ thuật, sáng tạo nghệ thuật…), động lực cách mạng xã hội 20 Nhu cầu sống tốt đẹp động lực thúc đẩy người không ngừng đấu tranh để cải tạo xã hội Mọi biến đổi xã hội, cách mạng xã hội người thực Từ xuất đến nay, người khao khát sống tự do, hạnh phúc Song thực tế tồn bất công, yếu tố đe dọa tính mạng người Vì vậy, người không ngừng đấu tranh tồn phát triển Con người chủ thể lịch sử nên cần phải tôn bảo đảm quyền đáng mình, phải mục tiêu phát triển xã hội Theo khía cạnh khoa học tự nhiên, người loài động vật bậc cao, đó, người có cảm xúc, tiếng nói, chữ viết, trí tuệ, khả nhạy bén,… yếu tố giúp người khác xa với loài sinh vật khác Trong điều hành công sở hành chính, yếu tố người thể khía cạnh: Từ lãnh đạo, quản lý 21 đến chấp hành hoạt động, nhiệm vụ công việc; từ việc xây dựng mối quan hệ đến việc giải công việc có vai trò người Ta thấy, hội nhập quốc tế trình phát triển tất yếu, chất xã hội lao động quan hệ người Yếu tố người điều tất yếu trình hội nhập, ảnh hưởng không nhỏ đến trình điều hành công sở Nó vừa đối tượng, vừa chủ thể giúp cho việc điều hành trở nên dễ dàng Con người nhân vật trung tâm xã hội, chủ thể chân sáng tạo giá trị vật chất - tinh thần để phục vụ lại đời sống Nhấn mạnh vai trò người trình sản xuất Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “Xã hội có cơm ăn, áo mặc, nhà nhờ lao động người” Trong hoạt động xã hội, đặc biệt hoạt động điều hành công sở thiếu vắng bàn tay khối óc người Nói nhân tố người nói đến phẩm chất, thuộc tính, tri thức, kinh nghiệm, lực, thói quen… 22 người biểu dạng thức hoạt động khác nhau, qua ảnh hưởng đến hiệu điều hành công sở Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, loài người đạt tới trình độ nhận thức tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội phát triển người Trong đó, phát triển người xem thước đo phát triển quốc gia Do đó, phát triển nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nguồn nhân lực chất lượng cao đột phá chiến lược; yếu tố định đẩy mạnh phát triển ứng dụng khoa học, công nghệ, cấu lại kinh tế, chuyển đổi mô hình tăng trưởng lợi cạnh tranh quan trọng nhất, bảo đảm cho phát triển nhanh, hiệu bền vững Tóm lại, hội nhập nghĩa tiến vào kinh tế tri thức khoa học công nghệ trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp, người lao động không giáo dục - đào tạo tốt, không thích nghi với biến động thị trường, với đa dạng hóa ngành nghề dễ dàng bị đào thải Vì vậy, cần quan 23 tâm đến yếu tố người, đào tạo người, phát triển người trở thành chỗ dựa vững cho phát triển, tương xứng với trình hội nhập quốc tế đất nước KẾT LUẬN Tổ chức hoạt động công sở, không phân biệt công sở trung ương hay địa phương, không phân biệt công sở hoạt động lĩnh vực nào, nhằm hướng tới mục đích chung có hiệu Muốn thế, trình điều hành công sở cần đánh giá cách đầy đủ, khách quan nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động hiệu công sở từ tìm biện pháp khắc phục kịp thời Để đánh giá cách xác nhất, cần hiểu rõ yếu tố tác động đến hiệu điều hành, từ đó, tìm biện pháp nâng cao yếu tố tích cực, hạn chế, giảm thiểu cách tối đa yếu tố gây hại cho công sở, tạo ổn định phát triển công sở, 24 góp phần vào công xây dựng xã hội đất nước phát triển 25 ... động công sở đạt mục tiêu chung hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn công sở Điều hành công sở hoạt động điều hòa phối hợp cá nhân, tổ chức, đơn vị công sở để hướng đến thực nhiệm vụ chung công sở giải... hành công sở cá nhân phận giữ vai trò lãnh đạo, quản lý công sở thực Cá nhân người đứng đầu công sở, cấp phó người đứng đầu người đứng đầu quan, tổ chức, phận bên công sở Điều hành công sở hành... hoạt động công sở, không phân biệt công sở trung ương hay địa phương, không phân biệt công sở hoạt động lĩnh vực nào, nhằm hướng tới mục đích chung có hiệu Muốn thế, trình điều hành công sở cần