Phương pháp 5s và áp dụng tại các nhà máy việt nam

Tuy nhiên, trong bối cảnh khó khăn, không ít DN đã mạnh dạn làm mớimình bằng cách sử dụng nhiều phương pháp sản xuất và quản lý mới nhằm tănghiệu quả sản xuất kinh doanh và nâng cao chất

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 3

1 Sự cần thiết của nghiên cứu 3

2 Mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

2.1 Mục tiêu nghiên cứu 3

2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

2.3 Kết cấu của đề án 4

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP 5S QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 5

1 Các nghiên cứu về phương pháp 5S trên thế giới 5

2 Các nghiên cứu về phương pháp 5S tại Việt Nam 6

3 Đánh giá chung 7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 8

2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản trị chất lượng 8

2.1.1 Khái niệm quản trị chất lượng 8

2.1.2 Hệ thống quản trị chất lượng 8

2.1.3 Tại sao lại chọn 5S? 9

2.2 Giới thiệu phương pháp 5S 9

2.2.1 Lịch sử phát triển 9

2.2.2 Các thành phần 5S 9

2.2.3 Mục tiêu chung của 5S 10

2.3 Sự cần thiết của áp dụng phương pháp 5S 10

2.3.1 Lợi ích khi áp dụng 5S 10

2.3.2 Tại sao chính phủ đẩy mạnh áp dụng công cụ 5S 10

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO DOANH NGHIỆP 12

3.1 Các bước triển khai 12

3.1.1 Bước 1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng 12

3.1.2 Bước 2 Phát động chương trình 12

3.1.3 Bước 3 Mọi người làm tổng vệ sinh 12

3.1.4 Bước 4 Sàng lọc ban đầu 12

3.1.5 Bước 5 Hàng ngày làm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ 13

3.1.6 Bước 6 Đánh giá 5S theo chu kỳ 14

3.2 Yếu tố đảm bảo áp dụng thành công phương pháp 5S 14

3.3 Áp dụng phương pháp 5S tại các doanh nghiệp ở Nhật Bản 14

3.3.1 Những doanh nghiệp Nhật Bản đặc biệt thành công với hệ thống 5S 14

3.3.1.1 Áp dụng 5S tại công ty Toyota 15

3.3.1.2 Áp dụng 5S tại thành phố Ashikaga 16

3.3.2 Bài học kinh nghiệm rút ra từ những doanh nghiệp thành công 18

CHƯƠNG 4: ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI CÁC NHÀ MÁY Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 19

4.1 Các bước áp dụng 19

4.2 Thực trạng áp dụng tại Việt Nam hiện nay 21

4.3 Lý do 5S chưa được áp dụng rộng rãi 24

KẾT LUẬN 26

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của nghiên cứu

Ngày nay, trong bối cảnh hội nhập kinh tế là xu thế của toàn cầu ViệtNam gần đây đã ra nhập thành công Cộng đồng kinh tế Asean - AEC, và Hiệpđịnh Đối tác xuyên Thái Bình Dương – TPP đã đặt ra những cơ hội và tháchthức rất lớn, cạnh tranh sẽ ngày càng gay gắt hơn Mà các doanh nghiệp tại ViệtNam hiện nay phần lớn vẫn còn quy mô nhỏ, năng suất lao động, chất lượnglàm việc vẫn chưa cao, chưa đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trongkhu vực cũng như trên toàn thế giới Lý do là vì sắp xếp công việc, môi trườnglàm việc chưa hợp lý, dẫn đến không thể tận dụng tối đa các nguồn lực Chính

vì vậy, đòi hỏi cần phải áp dụng những hệ thống quản trị chất lượng hiệu quảhơn Tuy nhiên, trong bối cảnh khó khăn, không ít DN đã mạnh dạn làm mớimình bằng cách sử dụng nhiều phương pháp sản xuất và quản lý mới nhằm tănghiệu quả sản xuất kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm, khẳng định vàcủng cố vị trí của bản thân trên thương trường Trong số đó, có nhiều doanhnghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ đã áp dụng hệ thống 5S vàđạt được những thành công nhất định

Để tìm hiểu rõ hơn về phương pháp 5S và cách áp dụng, em đã chọn tìmhiểu và nghiên cứu đề tài: “Phương pháp 5s và áp dụng tại các nhà máy ở ViệtNam” Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhưng bài tìm hiểu của em không tránhkhỏi những khiếm khuyết nhất định Em mong có thể nhận được những ý kiếnnhận xét và góp ý của thầy

Em xin chân thành cảm ơn!

2 Mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

5S là một công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp phát triển vững chắchơn Hiện nay, phương pháp này được coi là toàn diện nhất trong việc nâng caonăng suất mà không gây ảnh hưởng đến môi trường Vì vậy, bài nghiên cứuđược thực hiện nhằm đưa phương pháp này ngày càng phổ biến trong các doanhnghiệp Việt Nam, đặc biệt ở các nhà máy

2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu sẽ tập trung nghiên cứu vào các nhà máy sản xuất ởViệt Nam để nhằm tìm ra thực trạng về tình hình áp dụng 5S trong các nhàmáy, từ đó phát hiện các vấn đề còn tồn tại, tìm kiếm nguyên nhân của nhữngvấn đề đó.

2.3 Kết cấu của đề án

Ngoài phần mở đầu, kết luận đề án được trình bày trong 4 chương Cụ thể là:Chương 1: Tổng quan nghiên cứu phương pháp 5S quản trị chất lượng

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 3: Mô hình áp dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp

Chương 4: Áp dụng phương pháp 5S vào các nhà máy ở Việt Nam hiện nay

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP 5S

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

1 Các nghiên cứu về phương pháp 5S trên thế giới

5S là một phương pháp quản trị chất lượng bắt nguồn từ Nhật Bản, hiệnnay đang được áp dụng phổ biến ở rất nhiều nước 5S là viết tắt của các từ Seri,Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp,Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng 5S được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển

hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể(TPM)

Osada (1991) cho rằng 5S giống như 5 chiếc chìa khóa để quản lý môitrường tổng thể Thực hiện 5S để loại trừ các vật dụng không cần thiết, tạo rachỗ làm việc sạch sẽ và sắp xếp hợp lý Tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí côngsức Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, an toàn Từ đó, tăng cườnghiệu quả công việc, hạn chế sai sót, đây cũng là bước cơ bản nhất trong việc ápdụng sản xuất tinh gọn Sau đó, các doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu biết và ápdụng 5S nhằm loại bỏ các loại lãng phí trong sản xuất và duy trì vệ sinh trongdoanh nghiệp mình

Ở Nhật Bản thực hiện 5S được khởi xướng từ lĩnh vực sản xuất và sau đó

mở rộng ra các lĩnh vực công nghiệp khác và lĩnh vực dịch vụ Hệ thống sảnxuất Toyota (TPS) là một ví dụ điển hình cho các nguyên lý của 5S trong thựchiện sản xuất, từ phiên bản đầu là 3S và sau này phát triển thành 4S (Ohno,1998)

Sau đó, 5S được lan truyền sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á.Đối với các nước châu Âu, và châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting,Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010) 5Sđược coi như là một triết lý ở Nhật Bản nhưng lại giống như một công cụ ở Anh

và Mỹ (Kobayashi và cộng sự, 2008) Một định nghĩa thông thường của 5S ởphương Tây là housekeeping (tự quản lý công việc) (Becker, 2001; Chin vàPun, 2002) Ở phương Tây cả 5S và TPM vẵn chưa được chấp nhận hoàn toàn,các phương pháp này bị coi là chưa tối đa hóa và không được coi trọng(Douglas, 2002) Tuy nhiên, 5S thường xuyên xuất hiện và được sử dụng trong

triết lý tinh gọn (Hines và cộng sự, 2004) Từ đó 5S thúc đẩy công nhân để cảithiện môi trường làm việc của họ.

Trong quá trình áp dụng tại doanh nghiệp, 5S được kết hợp với các công

cụ cải tiến khác như công cụ cải tiến liên tục Kaizen (Imai, 1997 và Kodama,1959), công cụ quản lý trực quan (Nikkhan Kyogyo Shinbun, 1995) 5S tạiNhật Bản được xem là tiêu chí căn bản để doanh nghiệp có thể áp dụng sản xuấttinh gọn, cải tiến liên tục, TQM, TPM (Ho và cộng sự, 1995; và Ho & và Fung,1995) Phương pháp quản lý 5S đã và đang giúp các doanh nghiệp Nhật Bảnloại bỏ lãng phí hiệu quả, tận dụng tốt hơn vật tư, thiết bị và không gian, đồngthời nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Các nước đang phát triển nhưThái Lan, Malaysia cũng đang áp dụng công cụ hữu hiệu này trong sản xuất

2 Các nghiên cứu về phương pháp 5S tại Việt Nam

5S được đưa về Việt Nam từ năm 1993, và được áp dụng khá rộng rãi.Khi gia nhập vào Việt Nam, 5S trở thành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc,Sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008)

Theo Nguyễn Duy Thành và cộng sự (2015), nghiên cứu về thực hiện 5scủa các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam chỉ ra rằng 5S chắc chắn áp dụngrất tốt trong các môi trường sản xuất và dịch vụ, điều quan trọng cần lưu ý làmức độ áp dụng phương pháp này trong các bộ phận khác của doanh nghiệp, từthiết kế phát triển, văn phòng, kinh doanh,

Nguyễn Danh Nguyên & Nguyễn Đạt Minh (2012) chỉ ra rằng phươngpháp tư duy Lean với cấp độ cơ bản là thực hiện 5S đã chứng minh hiệu quảtrong các ngành công nghiệp sản xuất và các ngành dịch vụ trong đó có dịch vụ

y tế Lợi ích mang lại là giảm chi phí, giảm thời gian chờ đợi, nâng cao giá trịchuỗi phục vụ, nâng cao sự hài lòng và hình ảnh bênh viện trong mắt ngườibệnh Tuy vậy, ở Việt Nam, khái niệm 5S còn khá xa lạ, thậm chí các doanhnghiệp sản xuất cũng chưa thực sự quan tâm nhiều Đối với các bệnh viện thìhầu như không ai biết hoặc quan tâm đến thuật ngữ “sản xuất tinh gọn”, “Lean”hay “5S”

Theo chuyên gia Nguyễn Đăng Minh (2013), bằng phương pháp phântích nhân-quả (5WHYS) để xây dựng sơ đồ cây chỉ ra các nguyên nhân chínhkhiến việc áp dụng, truyền bá và nhân rộng 5S trong các doanh nghiệp vừa vànhỏ của Việt Nam lại rất hạn chế Nguyên nhân là do chúng ta thiếu sự cam kết,ủng hộ của lãnh đạo; việc tuyên truyền và thực hiện 5S chưa thực sự hiệu quả,

thiếu sự hỗ trợ, đào tào bài bản từ các chuyên gia, cũng như thiếu tài liệu hướngdẫn về thực hiện 5S

3 Đánh giá chung

Như vậy, 5S là một công cụ rất hữu hiệu giúp các doanh nghiệp loại bỏlãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và nâng cao năng suất Lợi ích của việcthực hành 5S được minh chứng bằng nhiều nghiên cứu trên thế giới cũng như ởtrong nước Tuy vậy, hiện vẫn chưa có nghiên cứu nào chỉ ra được thực trạng

áp dụng 5S tại các nhà máy Do vậy, nghiên cứu này sẽ phân tích thực trạng ápdụng 5S tại các nhà máy ở Việt Nam, nhằm phát hiện vấn đề và các nguyênnhân chính khiến phương pháp 5S chưa thực sự được áp dụng rộng rãi

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản trị chất lượng

2.1.1 Khái niệm quản trị chất lượng

Quản trị chất lượng là quá trình hoạch định, tổ chức thực hiện, giámsát đánh giá và điều chỉnh (nếu cần) một chương trình cải tiến chất lượng

2.1.2 Hệ thống quản trị chất lượng

Theo TCVN ISO 9000:2007 “Hệ thống quản trị chất lượng là tập hợpcác yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức

về chất lượng” Hiểu một cách đơn giản nhất, hệ thống quản trị chất lượng là

hệ thống quản trị trong đó có sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạn của từngthành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiệntheo những cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của cáchoạt động Hệ thống quản trị chất lượng chính là phương tiện để thực hiệnmục tiêuvà các chức năng quản trị chất lượng

Một số hệ thống quản trị chất lượng phổ biến hiện nay: ISO 9000,quản trị chất lượng toàn diện,

ISO 9000 là một hệ thống quản trị chất lượng có nhiều ưu điểm vàđược áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp Theo bộ tiêu chuẩn này, hoạtđộng quản trị chất lượng phải tuân thủ các nguyên tắc: Tập trung vào kháchhàng, Vai trò lãnh đạo; Toàn bộ tham gia; Quản trị theo cách tiếp cận dựatrên quá trình; Quản trị cách tiếp cận dựa trên hệ thống, Cải tiến liên tục; Raquyết định dựa trên sự kiện; Xây dựng mối quan hệ cùng lợi ích với nhàcung cấp

Quản trị chất lượng toàn diện là một phương pháp quản lý của một tổchức tập trung vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của các thành viên trongtổ chức đó, hướng tới mục tiêu là thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng dựatrên việc đem lại các lợi ích cho các thành viên của tổ chức đó và cho xã hội

Về bản chất, quản trị chất lượng toàn diện là một phương pháp quản trị chứkhông phải là hệ thống tiêu chuẩn như ISO 9000 nhưng vì phương pháp

quản lý này dựa trên cách tiếp cận hệ thống rất chặt chẽ nên người ta vẫn gọi

là hệ thống quản trị chất lượng toàn diện

Một số phân hệ của quản trị chất lượng toàn diện: 5S, Kaizen, Lean 5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ NhậtBản dựa trên cải thiện môi trường làm việc

Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi ngườinhằm không ngừng cải thiện mội trường làm việc

Lean là cách thức sản cuất hàng hóa tối ưu thông qua việc loại bỏ haophí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ

2.1.3 Tại sao lại chọn 5S?

Thực hiện 5S đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong tổchức Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môitrường làm việc và nâng cao năng suất

5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng

và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhânlực và nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí Cóthể nói 5S là một phương pháp giúp doanh nghiệp tăng năng suất mà khôngcần mở rộng quy mô

2.2 Giới thiệu phương pháp 5S

2.2.1 Lịch sử phát triển

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầunhững năm 1980 thế kỷ XX Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước nhưSingapore, Trung Quốc, Ba Lan, Được đưa vào Việt Nam khi Nhật mởrộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm

1993 Hiện nay 5S được áp dụng khá thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn,thành phố Hồ Chí Minh trong nhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn,văn phòng hay một số ngành sản xuất như lắp ráp ô tô, sản xuất nhựa, sảnxuất thép,

2.2.2 Các thành phần 5S

Seri – Sàng lọc: Xác định và phân loại các khoản vật tại nơi làm việcthành hai loại là cần thiết và không cần thiết và loại bỏ những khoản vậtkhông cần thiết ở nơi làm việc

Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp các khoản vật tại nơi làm việc theo một trật

tự tối ưu sao cho đảm bảo hiệu năng sử dụng

Seiso – Sạch sẽ: Giữ sạch sẽ nơi làm việc sao cho không có rác, bụibẩn, các vết bẩn trên trần, sàn nhà, máy móc thiết bị và vật dụng khác

Seiketsu – Săn sóc: là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ,thuận tiện và có năng suất bằng cách duy trì và thực hiện thường xuyên 3Strên

Shistuke – Sẵn sàng: Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác thựchiên các quy định 5S ở nơi làm việc

2.2.3 Mục tiêu chung của 5S

Loại trừ các vật dụng không cần thiết, tạo ra chỗ làm việc sạch sẽ vàsắp xếp hợp lý Tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí công sức Xây dựng môitrường làm việc an toàn, sạch sẽ, an toàn Từ đó, tăng cường hiệu quả côngviệc, hạn chế sai sót

Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm Nângcao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên Nâng cao sự hiểu biết lẫnnhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc nhóm

Góp phần đưa 5S trở thành một phần trong công việc hàng ngày củamọi thành viên trong tổ chức

2.3 Sự cần thiết của áp dụng phương pháp 5S

2.3.1 Lợi ích khi áp dụng 5S

5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quảcao nên 5S đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trườnglàm việc sạch sẽ, khoa học

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, nó sẽ tạo ra sự thay đổi kỳdiệu Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, từ đó mà tâm lý ngườilao động thoải mái tạo điều kiện cho tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến,mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho côngviệc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn Cán bộ công nhân viên tựhào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinhdoanh có hiệu quả hơn

Ðối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này còn cóthể được nhận biết thông qua mô hình PQCDSM: Nâng cao năng suất (P -Productivity); Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality); Cắt giảm chi phí(C - Cost); Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery); Đảm bảo an toàn trong côngviệc (S - Safety); Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Morale).

2.3.2 Tại sao chính phủ đẩy mạnh áp dụng công cụ 5S

Ở Việt Nam, doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ (DNSSVVN) chiếm tỉtrọng rất lớn và đóng một vai trò rất quan trọng trong phát triển kinh tế đấtnước Tuy nhiên, do thị trường đầy biến động, các doanh nghiệp, đặc biệt làDNSSVVN đang gặp rất nhiều khó khăn và đứng bên bờ phá sản Hàng loạtdoanh nghiệp phải ngừng hoạt động và tuyên bố phá sản Qua khảo sát củatổng cục thống kê năm 2012, con số 70% doanh nghiệp đang sản xuất khônghiệu quả và gần 30% doanh nghiệp gặp khó khăn trong huy động vốn đã vàđang cho thấy sự thiếu hiệu quả trong các phương pháp quản lý sản xuất củanhiều doanh nghiệp Do đó, để tồn tại được và phát triển, các doanh nghiệpnày trước tiên cần đổi mới các chính sách và phương pháp quản lý trongkinh doanh sản xuất đặc biệt là quản trị chất lượng (Theo Tổng cục thống kênăm 2012)

Tuy nhiên, trong bối cảnh khó khăn, không ít doanh nghiệp đã mạnhdạn làm mới mình bằng cách sử dụng nhiều phương pháp sản xuất và quản

lý mới tiêu biểu là quản trị tinh gọn Với quy mô nhỏ và linh hoạt, nhiềudoanh nghiệp vừa và nhỏ đã tương đối thành công trong việc thay đổi, giúpdoanh nghiệp không những tiếp tục hoạt động mà còn mở rộng sản xuấttrong giai đoạn kinh tế đang khủng hoảng này Quản trị tinh gọn bao gồmcác công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng 5S được xem là nền tảngcủa việc áp dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của các doanh nghiệp.Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiếnnăng suất và chất lượng

Chính vì vậy, phương pháp 5S hiện nay đang được chính phủ khuyếnkhích áp dụng vào các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa vànhỏ

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO

DOANH NGHIỆP3.1 Các bước triển khai

3.1.1 Bước 1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng.

Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệthống quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp Trong thực hành 5S, bướcchuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiếp cận và phát triểncác hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung chính sau:

• Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S

• Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S

• Cam kết thực hiện 5S

• Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

• Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S

• Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫnthực hiện

• Lập kế hoạch thực hiện 5S

3.1.2 Bước 2 Phát động chương trình

Đây là hoạt động nhằm thông báo chính thức về chương trình thựchiện 5S trong tổ chức, doanh nghiệp Ở bước này, lãnh đạo sẽ trình bày mụctiêu của chương trình 5S đến tất cả mọi thành viên trong tổ chức Công bốthành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm,

cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể Lập ra các công cụtuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin, Tổ chức đào tạo vềcác nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

3.1.3 Bước 3 Mọi người làm tổng vệ sinh

Ngay sau khi lãnh đạo phát động chương trình 5S, công ty sẽ tổ chức

"ngày tổng vệ sinh" Các công việc cần làm là chia vùng, phân công nhómphụ trách từng mảng công việc cụ thể Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết

bị cần thiết cho tổng vệ sinh Thực hiện tổng vệ sinh toàn bộ công ty để sànglọc mọi thứ không cần thiết và chuẩn bị cho thực hiện 5S

3.1.4 Bước 4 Sàng lọc ban đầu

Mọi người tập trung xác định và phân loại những thứ không cần thiết

và loại bỏ chúng Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần đượcđánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí Ban lãnh đạo vàchuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ranhững lời chỉ dẫn cần thiết

3.1.5 Bước 5 Hàng ngày làm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ

Thực hiện Seri - sàng lọc: Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, cácdoanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động này để tận dụng được chỗ làm việchiệu quả hơn Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo nên vận động, triển khaicải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm,tạo nên môi trường làm việc Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàngngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe Huy động mọingười phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc

Thực hiện Seiton - sắp xếp: Sau khi sàng lọc, đến bước thực hiện sắpxếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy, thuận tiệnnhất trong công việc

Thực hiện Seiso - sạch sẽ: Dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc,máy móc, thiết bị Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làmviệc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự thoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc,khuyến khích sáng tạo Khi thực hiện, nhân viên hay người vận hành máylau chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện ra những bấtthường của máy móc ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong những nguyênnhân dẫn đến sự cố máy móc) Từ đó, người vận hành có thể hành động kịpthời nhằm phòng ngừa và khắc phục những bất thường đó

Luyện tập Seiketsu - săn sóc: Khi thực hiện đúng các hoạt động “sànglọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ” nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Điềunày được gọi là Seiketsu (Săn sóc) Để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụngcác phương pháp hiệu quả sau: Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S Tạo ra

sự thi đua giữa các phòng ban về 5S Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về5S

Luyện tập Shitsuke - Sẵn sàng: Tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tựgiác của công nhân viên trong việc thực hiện 3S Khi thực hiện 3S thườngxuyên, làm 3S dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàngngày của nhân viên Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính làđưa triết lý 5S vào trong văn hóa doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh củacông ty trong các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác

3.1.6 Bước 6 Đánh giá 5S theo chu kỳ.

Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớntrong cải tiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết.Nội dung trong bước này cần chú ý:

• Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S

• Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S

• Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về 5S

• Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S

• Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các doanh nghiệp, tổ chứckhác

• Tổ chức thi đua 5S giữa các công ty để hoàn thiện chương trình 5Shơn

Trong mọi quá trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá làvấn đề cần chú ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp,các tiêu chí đánh giá thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp

3.2 Yếu tố đảm bảo áp dụng thành công phương pháp 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thànhcông khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hìnhthành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩacủa 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của