THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Bộ, công tác quản lý tài sản
Trang 1I THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Bộ, công tác quản lý tài sản được thực hiện bởi Phòng Quản trị - Y tế, với nhiệm vụ chính là quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ
Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Phòng Quản trị trước đây được triển khai trên phần mềm quản lý tài sản riêng nhưng do một
số hạn chế nên phần mềm này đã bị gỡ bỏ Hiện tại việc ứng dụng quản lý tài sản được khai thác một phần tính năng của phần mềm MISA Mimosa NET
2012 cho nghiệp vụ kế toán của Phòng, quản lý 2 loại tài sản chính là tài sản
cố định (TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, khi tham gia
vào quá trình sản xuất, nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng.Theo quy định hiện hành TSCĐ có giá trị từ
10 triệu trở lên, thời gian từ 1 năm trở lên, và phải trích khấu hao phải theo quy
định của bộ tài chính (203/2009/TT-BTC) như: Máy tính, máy in, Ôtô… ) và tài sản công cụ dụng cụ (Công cụ, dụng cụ là những tư liệu tham gia vào quá trình hoạt động của một cơ quan nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận thành tài sản cố định.Trước ngày 10/6/2013 công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có
nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu đồng như: văn phòng phẩm; ấm, chén; bàn, ghế…)
Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các
đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công
tác hạch toán kế toán MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá
nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán
Trang 2Phần mềm quản lý tài sản MISA Mimosa.NET 2012 R89
Với tính năng:
- Theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) theo loại, bộ phận sử dụng, nguồn hình thành và TSCĐ thanh toán qua nhiều năm
- Đáp ứng nghiệp vụ tăng tài sản bằng hình thức tự mua sắm hoặc nhận tài sản bằng hiện vật
- Tự động ghi giảm Nguyên giá, Giá trị còn lại, Hao mòn lũy kế của tài sản khi lập chứng từ ghi giảm tài sản
- Đánh giá lại tài sản khi nâng cấp, sửa chữa lớn, đánh giá lại
- Điều chuyển, thanh lý, kiểm kê TSCĐ
- Tự động tính hao mòn, khấu hao TSCĐ theo tháng, quý
- Cung cấp đầy đủ Sổ tài sản, Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản
Trang 3Các phân hệ chính của MISA Mimosa.NET 2012 gồm: Phân hệ kho bạc; Phân hệ tiền mặt; Phân hệ tiền gửi; Phân hệ tiền lương; Phân hệ mua hàng; Phân
hệ bán hàng; Phân hệ thuế; Phân hệ sổ cái; Phân hệ vật tư, hàng hóa; Phân hệ tài sản cố định; công cụ, dụng cụ (CCDC);
- Đối với việc quản lý TSCĐ phần mềm đã giải quyết việc:
Theo dõi chi tiết từng TSCĐ theo từng phòng ban
Tự động lưu nhật ký về sự điều chuyển TSCĐ từ phòng ban này sang phòng ban khác
Tự động tính hao mòn chi tiết đến từng TSCĐ
Nhân tố cơ bản làm thay đổi hiện trạng TSCĐ là sự hao mòn, quá trình hao mòn TSCĐ diễn ra đồng thời với quá trính khai thác sử dụng, nếu sử dụng càng nhiều thì mức độ hao mòn càng tăng bấy nhiêu Hao mòn làm thay đổi hiện trạng tài sản cố định, trong quá trình sử dụng tài sản bị hao mòn dẫn và đến một lúc nào đó không sử dụng được nữa hoặc ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc Vì vậy, cần tính toán, đánh giá đúng mức TSCĐ của cơ quan, đang sử dụng mới hay cũ, hoạt động tốt hay kém và ở mức độ nào để có biện pháp đầu tư, sửa chữa hợp lý
Mỗi tài sản ở các phòng, ban, bộ phận trong Bộ Khoa học và Công nghệ đều được đánh một mã riêng để quản lý Sau đó được nhập thông tin vào phần
tên tài sản; loại tài sản; số lượng; Phòng ban quản lý; ngày mua; năm sản xuất; nguyên giá; giá trị hao mòn…
Cho phép truy xuất báo cáo nhanh về tài sản bất kỳ lúc nào và báo cáo kiểm
kê tài sản cố định về tình hình tài sản hàng tháng, hàng năm
Trang 4Cho phép người sử dụng lọc và kết xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết, công khai TSCĐ của đơn vị như:
- Biểu công khai tài sản nhà nước
- Báo cáo phục vụ đăng ký tài sản
- Báo cáo quản trị nội bộ
Trong mỗi cơ quan, tổ chức việc kiểm kê tài sản nói chung và TSCĐ nói riêng là công tác quan trọng trong việc quản lý sử dụng TSCĐ Căn cứ vào tài liệu của đợt kiểm kê để có tài liệu đối chiếu giữa số thực tế với số trên sổ sách, qua đó xác định nguyên nhân gây ra số chênh lệch, xác định người có trách nhiệm về tình hình mất mát, hư hỏng cũng như phát hiện những đơn vị, cá nhân giữ gìn, sử dụng tốt TSCĐ, đồng thời báo cáo lên cấp trên về tình hình đã phát hiện ra để có những kiến nghị và giải quyết nhất là đối với trường hợp thừa TSCĐ
Như vậy, thông qua công tác kiểm kê TSCĐ đã giúp cung cấp số liệu về chủng loại của TSCĐ vừa tạo điều kiện để nắm vững tình hình chất lượng chung trong cơ quan, tổ chức Các cơ quan phải có kế hoạch cụ thể để tiến hành việc
Trang 5kiểm kê hàng năm Bởi vì nhiều kết quả của việc kiểm tra vào lúc này cho phép cơ quan có tài liệu chính xác trong việc lập ra kế hoạch năm tới
Ngoài việc kiểm kê TSCĐ, doanh nghiệp còn tiến hành việc đánh giá lại TSCĐ Trong quá trình sử dụng lâu dài các TSCĐ có thể sẽ làm giảm giá trị TSCĐ hỏng hóc, cần thay thế, sửa chữa Nội dung của việc đánh giá lại TSCĐ là việc xác định thống nhất theo giá hiện hành của TSCĐ Có như vậy thì mới xác định được hợp lý mức khấu hao nhằm hạch toán và thực hiện việc mua sắm, trang bị các TSCĐ khác cần thiết Công tác đánh giá lại TSCĐ rất phức tạp, nó đòi hỏi trình độ cán bộ, thời gian cần thiết Vì vậy, khi tiến đánh giá lại TSCĐ cần phải thực hiện nghiêm túc, chính xác thì mới đem lại hiệu quả cũng như tiết kiệm các khoản chi
từ ngân sách cơ quan hay các khoản tài chính của nhà nước
Tóm lại, kiểm kê định kỳ TSCĐ và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách hạch toán kế toán và thống kê, xác định giá trị hiện còn của TSCĐ có tác dụng quan trọng đối với vấn đề quản lý TSCĐ
Tìm kiếm thông tin một tài sản một cách dễ dàng
Cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh TSCĐ đã được đăng ký thông tin trong CSDL chương trình như tra cứu tìm kiếm, tra cứu toàn văn, tra cứu nâng cao
Quản lý nghiệp vụ
Phục vụ cán bộ nghiệp vụ tại đơn vị thêm mới, sửa, xóa thông tin đăng ký TSCĐ; theo dõi khấu hao theo TT203 đối với tài sản sử dụng cho mục đích kinh doanh theo phương pháp đường thẳng và khấu hao nhanh, hao mòn tài sản theo QĐ32 đối với tài sản sử dụng cho mục đích Hành chính sự nghiệp; quản lý toàn bộ các biến động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy tài sản
Trang 6 Quản trị hệ thống
Phục vụ cán bộ quản trị của đơn vị thêm mới, sửa, xóa tài khoản người dùng, gán quyền cho người dùng, ghi lại các thao tác của người dùng trên chương trình, thiết lập các thông số đảm bảo cho chương trình vận hành ổn định
- Đối với việc quản lý tài sản là CCDC: do loại tài sản này thường có giá
trị thấp và được mua sắm và trang bị ở các phòng ban là khác nhau, CCDC không
Trang 7có giá trị lớn như tài sản cố định nên cách quản lý cũng đơn giản hơn Thông thường các CCDC có giá trị nhỏ sẽ được tính hết một lần chi phí cho lần xuất dùng đầu tiên, với các CCDC giá trị lớn, thời gian sử dụng dài được phân bổ trong 1 kỳ
kế toán hoặc nhiều kỳ nhưng tối đa không quá 2 năm (Ngoại trừ với các công cụ dụng cụ được chuyển từ tài sản cố định thì sẽ có thời gian phân bổ không quá 3 năm) Chính vì vậy việc quản lý chủ yếu thông qua các báo cáo hàng năm ở các phòng ban gửi về sau đó mới được nhập thông tin vào phần mềm
1 Đánh giá tổng quan về công tác quản lý tài sản tại Bộ Khoa học và Công nghệ:
+ Ưu điểm:
- Trong quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cho cơ quan, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ luôn quan tâm đến nguồn tài chính, ngân sách hàng năm được phân bổ, để đầu tư đúng đắn, tìm hiểu kỹ các loại tài sản cần đầu tư, mua sắm phù hợp với mục đích sử dụng và phù hợp với nguồn ngân sách của cơ quan để lựa chọn phương án đầu tư, mua sắm một cách tối ưu nhất Chính vì vậy đã không làm
dư thừa, lãng phí, đồng thời khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản được đầu tư mua sắm
- Trong quá trình sử dụng Văn phòng Bộ luôn xây dựng và tổ chức bàn giao
sử dụng TSCĐ cho các đơn vị một cách chặt chẽ Việc tổ chức khai thác sử dụng được tuân thủ đúng các quy định về bảo quản, bảo dưỡng Bên cạnh đó là việc sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế TSCĐ do hư hỏng đã được thực hiện tốt do sự liên hệ chặt chẽ giữa đơn vị khai thác sử dụng và đơn vị quản lý đầu tư mua sắm
- Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản đã nâng cao hiệu quả quản lý, giảm bớt thời gian và nguồn lực cho việc quản lý và công tác đánh giá, tính toán khấu hao của mỗi tài sản Qua đó đã mang lại một số ưu việt như:
Hỗ trợ tối đa công tác tin học hóa nghiệp vụ quản lý TSCĐ của đơn vị cũng như hệ thống quản lý TSCĐ của các đơn vị ngành dọc
Trang 8 Tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định của các đơn vị cấp dưới, các bộ phận trong đơn vị
Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiệu cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp
Theo dõi dễ dàng việc đăng ký mới tài sản, đăng ký các thông tin biến động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy TSCĐ của đơn vị
Theo dõi giá trị khấu hao, hao mòn tài sản theo từng tháng trong năm
Tạo lập, kết xuất các báo cáo kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu
Tổng hợp dữ liệu báo cáo về hệ thống TSCĐ theo từng cấp bậc đơn vị quản lý: Báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình tăng, giảm, hiện trạng sử dụng TSCĐ; Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản,công khai quản lý, sử dụng TSCĐ; công khai cho thuê TSCĐ; Công khai điều chuyển, thanh lý, bán, chuyển nhượng, thu hồi, tiêu hủy tài sản nhà nước
+ Nhược điểm:
Bên cạnh nhựng hiệu quả đạt được trong công tác quản lý tài sản Ở Bộ Khoa học và Công nghệ còn chưa chú ý đến việc nhượng bán, thanh lý các TSCĐ
đã quá cũ nát và lạc hậu để thu hồi phần giá trị tài sản còn ứ đọng
2 Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Việc quản lý tài sản cố định đang sử dụng trong các cơ quan hành chính nói chung và đối với Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng là một hoạt động quan trọng hàng đầu ở mỗi cơ quan, tổ chức Chính vì vậy hàng năm các cơ quan, đều tiến hành công việc kiểm kê các tài sản này, để nắm được số lượng, chất lượng, hiện trạng sử dụng Từ đó đưa ra các số liệu thống kê nhằm sử dụng tài sản
cố định một cách hiệu quả, giảm thiểu các chi phí, thất thoát đồng thời có phương
án đầu tư sửa chữa, đổi mới khi cần thiết
Trang 9Nếu như thực hiện công việc này theo cách cổ điển trên giấy tờ, sổ sách thì
sẽ cần đến rất nhiều nhân lực, vật lực cho việc nhập số liệu, tính toán, lưu giữ chứng từ Và cho dù có đầy đủ nhân lực, vật lực, thì công việc trên sẽ tiêu tốn một thời gian rất lớn Khi có nhu cầu tìm kiếm, thống kê, ta không thể tìm kiếm một cách nhanh chóng trong một đống giấy tờ Trong khi đấy, ta vẫn không đảm bảo là
sẽ tránh được các sai sót
Vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý tài sản là điều tất yếu Đặc biệt, khi Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn đồng nghĩa với việc số lượng tài sản phục vụ cho hoạt động của cơ quan cũng rất lớn Phần mềm “Quản lý tài sản” ra đời sẽ khắc phục được các nhược điểm của cách làm việc truyền thống trên sổ sách, giấy tờ Đó là:
- Giảm thiểu nhân lực, vật lực, thời giancho việc thống kê, quản lý tài sản
- Tránh được các do con người gây ra
- Đưa ra các số liệu tìm kiếm, thống kê thời gian nhanh nhất
3 Những giải pháp đề xuất nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Có kế hoạch đầu tư tài sản đặc biệt là TSCĐ tối ưu nhất
- Trước hết phải có kế hoạch khai thác và tạo lập nguồn tài chính thích hợp
để hình thành và duy trì quy mô TSCĐ Đây là một nội dung hoạt động tài chính khởi nguồn cho các hoạt động khai thác sử dụng TSCĐ Do vậy Bộ KH&CN phải xác định được nhu cầu và vốn đầu tư trong những năm trước mắt và lâu dài Đồng thời phải nắm bắt được đặc điểm và thời gian luân chuyển của từng loại TSCĐ Sau đó phải xác định cơ cấu nguồn vốn tài trợ TSCĐ vì mỗi nguồn vốn có những
ưu và nhược điểm riêng biệt cùng với điều kiện khai thác và chi phí sử dụng khác nhau Có rất nhiều nguồn vốn như quỹ khấu hao (chi phí bảo dưỡng, sử chữa hàng năm), quỹ đầu tư phát triển, nguồn đầu tư của Chính phủ hay nguồn vốn đầu tư của các tổ chức, Chính phủ nước ngoài…
Trang 10- Xây dựng và thẩm định lựa chon phương án đầu tư TSCĐ tối ưu.
- Tổ chức thực hiện và quản lý tốt quá trình đầu tư TSCĐ để đảm bảo đúng tiến độ đầu tư, hình thành TSCĐ và tiết kiệm chi phí trong quá trình đầu tư
Bảo toàn và phát triển giá trị đã đầu tư vào TSCĐ
- Xác định và phản ánh nguyên giá và thời gian sử dụng dự kiến của các loại TSCĐ
- Đánh giá đúng giá trị của TSCĐ để tạo điều kiện xác định đúng quy mô vốn hiện có đồng thời điều chỉnh kịp thời giá trị TSCĐ để tạo điều kiện tính đúng, tính đủ hao mòn TSCĐ, thực hiện khấu hao nhanh để thu hồi vốn nhanh Điều này
sẽ giúp cơ quan có điều kiện nhanh chóng đổi mới TSCĐ tránh để tụt hậu…
Quản lý tốt quá trình sử dụng TSCĐ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt quy trình sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng
và sử chữa TSCĐ nhằm nâng cao năng lực phục vụ của TSCĐ và ngăn ngữa hạn chế tình trạng TSCĐ bị hư hỏng trước thời hạn sử dụng Phải thường xuyên đại tu, bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ
- Khai thác triệt để công suất, công dụng của TSCĐ, hạn chế mức thấp nhất TSCĐ bị mất mát, và sử dụng sai mục đích…
Chính sách nhân sự
- Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt quy chế và trách nhiệm của các bộ phận
và cá nhân có liên quan trong quản lý sử dụng, bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ Cần
có chế độ thưởng phạt nghiêm minh đối với những sai sót trong quá trình sử dụng TSCĐ hay những ý kiến đề đạt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ
- Cần có lớp bồi dưỡng, đào tạo, hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị thuộc TSCĐ, và phần mềm quản lý cho các cán bộ CNV để họ có thể vận hành sử dụng hoặc có thể tự thay thể, sửa chữa khi cần thiết
- Đối với cán bộ quản lý cần phải phân cấp quản lý rõ ràng để mỗi người tự chịu trách nhiệm đối với phần việc được giao và đối với các tài sản thuộc Phòng, đơi vị mình quản lý
Trang 11 Ban hành quy chế về quản lý và sử dụng tài sản
Việc ban hành quy chế cần thực hiện theo Quyết đinh số 202/2006/QĐ-TTg
về việc ban hành quy chế quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập
Thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Cơ quan cần có kế hoạch nhượng bán, thanh lý nhanh chóng những TSCĐ không cần dùng và đã hư hỏng hoặc những tài sản không có khả năng sửa chữa hay phục hồi thu hồi phần giá trị bị ứ đọng, tài sản được cho là lạc hậu cần thay thế các loại tài sản mới hiện đại đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc
Đầu tư mua sắm phần mềm quản lý tài sản mới
Hiện tại đã có một số công ty đã phát triển thành công phần mềm quản lý tài sản và đã mang lại hiệu quản tốt ở một số cơ quan, mà phổ biến hiện nay là Phần mềm Quản lý tài sản FA-BigTime - Phần mềm quản lý tài sản là công cụ giúp các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý được đầy đủ, chi tiết các tài sản đã được đầu tư mua sắm theo quy định của nhà nước Phần mềm này có ưu điểm là được chạy hoàn toàn trên nền tảng WEB, dữ liệu được quản lý tập trung và người dùng có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào Cụ thể:
Phần mềm quản lý tài sản cố định FA-BigTime được xây dựng và phát triển theo:
- Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC vàTT203/2009/TT-BTC về quản lý, tính hao mòn và trích khấu hao tài sản cố định
- Thông tư 89/2010/TT-BTC hướng dẫn chế độ báo cáocông khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước
- Thông tư 09/2012/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư 245/2009/TT-BTC quy định thực hiện nội dung của Nghị định 52/2009/NĐ-CP
- Thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 quy định về chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp