Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo

Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 6.2.2 Tên chuyên đề: Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo ĐỀ TÀI: HỌC BẠ ĐIỆN TỬ BÀI TẬP NHÓM MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1 HÀ NỘI 2016 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo MỤC LỤC 2 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo DANH MỤC HÌNH VẼ 3 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Từ/Cụm từ viết tắt Giải thích CNTT Công nghệ thông tin SLLĐT Sổ liên lạc điện tử HBĐT Học bạ điện tử 5 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo MỞ ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng phát triển và tác động mạnh mẽ tới mọi lĩnh vực trong đời sống, đem lại nhiều hiệu quả xã hội như tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, dễ dàng lưu trữ và quản lí thông tin Tuy nhiên, một số hoạt động trong lĩnh vực giáo dục hiện nay vẫn còn áp dụng các phương thức làm việc lạc hậu trong đó phải kể đến công việc lưu trữ thông tin học sinh Hiện tại đa phần các cơ sở giáo dục vẫn áp dụng theo phương pháp lưu trữ trên giấy tờ, hình thức lưu trữ này đã không còn thích hợp bởi: - Bất cập trong việc lưu trữ; - Gây lãng phí thời gian tìm kiếm, chỉnh sửa; - Việc liên lạc giữa nhà trường, gia đình học sinh không được thuận tiện Vì thế, những giải pháp tích hợp công nghệ thông tin vào trong giáo dục, cụ thể là các mô hình học bạ điện tử, sẽ góp phần giúp: - Việc quản lý học sinh dễ dàng, thuận tiện; - Việc lưu trữ, tìm kiếm, sửa xóa học bạ sẽ diễn ra nhanh chóng, không rườm rà; - Việc liên hệ giữa nhà trường, học sinh, gia đình cũng trở nên nhanh chóng, hữu hiệu… Nghiên cứu chỉ ra mô hình hệ thống thông tin trong học bạ điện tử và cho thấy các ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin – học bạ điện tử trong quản lý và đào tạo 6 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TRONG TRƯỜNG HỌC 1.1 Bối cảnh Từ đầu năm học 2007-2008, Bộ Giáo dục-Đào tạo đã thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng Internet đến các sở giáo dục-đào tạo và các trường học Vì vậy, ban lãnh đạo các đơn vị, các cơ sở giáo dục đã từng bước triển khai cơ sở pháp lý, đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ sở giáo dục về ứng dụng CNTT trong giáo dục [4] Ngoài ra, với sự kiện năm học 2008 -2009 được ngành giáo dục chọn là năm học “Công nghệ thông tin”, nhiều sở giáo dục-đào tạo ngay từ đầu năm học này đã triển khai kết nối Internet băng thông rộng, cung cấp địa chỉ e-mail cho mỗi học sinh, mỗi giáo viên của các trường theo tên miền của sở giáo dục và đào tạo Hơn nữa, trong năm học này, nhiều địa phương đã đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đến từng trường phổ thông như: - Các học sinh đã được cấp mã số thẻ học sinh thống nhất toàn quốc (do Cục CNTT cung cấp) và học bạ điện tử theo chủ trương của Bộ Giáo dục-Đào tạo Trong đó, phần mềm Quản lý học bạ (eSR) cho phép quản lý quá trình học tập của học sinh một cách toàn diện, là cầu nối liên lạc giữa gia đình và nhà trường - Sở Giáo dục-Đào tạo cũng chỉ đạo các trường thuộc địa phương đẩy mạnh việc giảng dạy môn Tin học theo hướng đưa phần mềm mã nguồn mở, phần mềm có bản quyền hợp pháp vào giảng dạy như King Office, Open Office, Linux và triển khai áp dụng chương trình giảng dạy CNTT theo các mô-đun kiến thức; đồng thời, khuyến khích giáo viên soạn giáo án trên máy tính và chia sẻ trên mạng để trao đổi kinh nghiệm và dùng chung - Mỗi trường đại học, cao đẳng sư phạm đã tiến hành xây dựng trang web riêng với nội dung được cập nhật thường xuyên; đồng thời, xây dựng mô hình cổng thông tin điện tử trên cơ sở dùng mã nguồn mở do chính đội ngũ cán bộ CNTT của trường khai thác Như vậy, ứng dụng CNTT trong dạy và học cũng như trong công tác quản lý đang thực sự tạo ra một cuộc “cách mạng” trong ngành giáo dục Do đó, học bạ điện tử đã được nhiều doanh nghiệp CNTT trong nước nghiên cứu và phát triển, điển hình như VNPT, Viettel, Inovas, 7 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Misa Mặc dù đến nay chưa có số lượng thống kê chính xác về sử dụng ứng dụng học bạ điện tử nhưng tổng hợp thông tin từ các doanh nghiệp thì ước tính cả nước đã có hàng chục nghìn trường học từng sử dụng ứng dụng này Ứng dụng học bạ điện tử cho phép phụ huynh học sinh có thể cập nhật định kì hoặc đột xuất về điểm số, sự chuyên cần, những tiến bộ của học sinh trong suốt quá trình học tập qua website và ngay trên điện thoại di động Đặc biệt, ứng dụng còn có những giải pháp giúp cho cha mẹ học sinh có thể chủ động truy vấn các thông tin qua giao diện website và tin nhắn SMS thay vì nhận tin nhắn SMS từ nhà trường như hiện nay Bên cạnh đó, nhằm hỗ trợ các trường học giải quyết bài toán thiếu kinh phí đầu tư cho ứng dụng CNTT, các doanh nghiệp CNTT cũng linh hoạt chuyển đổi từ phương thức bán phần mềm ứng dụng sang cho thuê dịch vụ phần mềm ứng dụng, nhờ đó, nhà trường chỉ cần trả chi phí thuê dịch vụ sử dụng hệ thống ứng dụng (tính theo số lượng tài khoản truy cập vào hệ thống) Ngoài ra, cũng có doanh nghiệp không thu tiền phí hệ thống và hỗ trợ, mà thu phí trên số lượng tin nhắn SMS gửi đi trong quá trình vận hành ứng dụng học bạ điện tử 1.2 Giới thiệu về học bạ điện tử Học bạ điện tử là giải pháp ứng dụng những thành tựu tiên tiến của lĩnh vực công nghệ thông tin, nhằm truyền tải đầy đủ những chức năng chính của một cuốn học bạ giấy truyền thống như ghi chép điểm, quá trình rèn luyện từng năm học cụ thể, lời phê, ghi chú của thầy cô giáo đồng thời bổ sung những chức năng mới do ứng dụng công nghệ thông tin đem lại như cập nhật thời gian thực, truy cập bất cứ lúc nào và khắc phục các tồn tại của học bạ giấy Cuốn học bạ giấy của mỗi học sinh ở từng bậc học như tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông là các cuốn học bạ khác nhau, không thống nhất Bên cạnh đó, việc lưu giữ quá trình đánh giá học sinh trong cuốn học bạ truyền thống tỏ ra quá cứng nhắc, thiếu linh hoạt Phụ huynh và học sinh chỉ có thể xem cuốn 8 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo học bạ này khi đã kết thúc một cấp học, không thể theo dõi định kỳ và thường xuyên quá trình rèn luyện của học sinh Đây là điểm bất lợi đầu tiên của cuốn học bạ truyền thống Ngoài ra, nhà trường phải dành ra một không gian lưu trữ những cuốn học bạ bằng giấy trong khoảng thời gian học sinh còn đi học tại trường đây Hơn nữa, việc lưu trữ những cuốn sổ bằng giấy gây mất thời gian sắp xếp, khó khăn trong tìm kiếm Lưu trữ dạng giấy còn có khả năng mất mát, hỏng hóc do môi trường tác động như ẩm mốc, mưa lũ, thiên tai… Việc in ấn, lưu trữ, bảo quản những cuốn học bạ truyền thống cũng tốn nhưng chi phí không nhỏ cho ngân sách nhà trường Bên cạnh đó, việc sửa đổi thông tin, nâng điểm, hạ điểm trong cuốn học bạ bằng giấy là hoàn toàn khả thi, có thể dẫn đến tiêu cực trong giáo dục Ứng dụng học bạ điện tử sẽ tích hợp các giải pháp CNTT để giải quyết những vấn đề trên Học bạ điện tử mang đầy đủ chức năng, ý nghĩa của một cuốn học bạ truyền thống Hơn thế nữa, nó còn mang nhiều ưu điểm vượt trội: - Công cụ kết nối thông tin tiện ích từ nhà trường tới phụ huynh, học sinh và cán bộ, giáo viên bằng các tính năng như cập nhật định kỳ hoặc đột xuất về điểm số, nề nếp của học sinh một cách chính xác, bất kỳ thời gian, địa điểm nào thông qua các phương tiện của kết nối Internet - Tạo kênh giao tiếp hiệu quả giữa gia đình, nhà trường và học viên - Giúp cán bộ giáo viên quản lý mọi mặt của lớp như điểm chuyên cần, kết quả học tập … - Gia đình có thể nhanh chóng xem điểm, kiểm tra tình hình học tập của con em 9 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo - Lưu trữ, tra cứu dễ dàng dựa vào các thành tựu của lĩnh vực công nghệ thông tin - Tạo tiền đề cho quá trình tin học hóa quản lý trường học - Thực hiện nghị định chung của Chính phủ về việc tin học hóa quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước Nói tóm lại, học bạ điện tử là một ứng dụng thiết thực trong quá trình giáo dục, tạo kênh thông tin hiệu quả giữa các lực lượng giáo dục gồm gia đình- nhà trường-xã hội, hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi mặt của đời sống xã hội hiện đại 10 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 8 Chuyển lớp – Miễn học 2.4 Hệ thống thông tin Học Bạ điện tử Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Mô tả chung a Mục đích Xây dựng trang học bạ điện tử cho sinh viên khoa CNTT&TT đại học Bách khoa Hà Nội b Môi trường hệ thống Hệ thống được xây dựng trên môi trường web để chạy trên mọi trình duyệt cơ bản và có thể phát triển thành một ứng dụng trên mobile c Sơ đồ usecase tổng quan 20 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 9 Sơ đồ usecase tổng quan d Ca sử dụng đăng nhập Đây là chức năng mà mọi usecase trong hệ thống đều có: Sinh viên, quản lí của viện, cố vấn học tập, quản lí cấp trường, quản trị hệ thống Để thao tác được với hệ thống mọi usecase đều cần có tài khoản để đăng nhập Sau khi đăng nhập, từng usecase mới có thể thực hiện được các chức năng cụ thể cuả mình, ví dụ như sinh viên có thể nhập profile, xem kết quả học tập quản lí của viện có thể nhập điểm, chỉnh sửa profile cho sinh viên… e Tác nhân sinh viên: Ca sử dụng nhập profile Đây là một trong các chức năng cơ bản của Sinh viên và chỉ được thực hiện một lần với các 21 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo tài khoản sinh viên được trang web quản lí Mỗi sinh viên đều có quyền được nhập thông tin vào tài khoản của mình nhưng không thể tự thay đổi được các thông tin trên profile đó Nếu có nhu cầu thay đổi, nhập lại cần liên lạc với quản lí của viện để được chỉnh sửa và cập nhật profile Ca sử dụng xem kết quả học tập Đây là chức năng thường được sử dụng của sinh viên để theo dõi kết quả học tập của mình trên lớp Chức năng này có sau khi sinh viên đăng nhập thành công vào tài khoản của mình do nhà trường cấp Sinh viên chọn trên giao diện chính của trang web chức năng xem kết quả học tập nếu muốn thực hiện usecase này Ca sử dụng gửi yêu cầu chứng thực Khi thực hiện chức năng này, sinh viên sẽ được chứng nhận kết quả học tập của mình Khi lựa chọn chức năng này, yêu cầu sẽ được gửi lên cho quản lí viện để có thể in bản xác nhận cho sinh viên và sinh viên có thể lên lấy theo địa chỉ của viện đã quy định nhanh chóng hơn so với việc phải tự lên xin chứng nhận bảng điểm như hiện nay f Tác nhân quản lí cấp viện Ca sử dụng nhập điểm vào bảng điểm Quản lý của viện thực hiện vào điểm cho từng lớp học để cập nhật vào cơ sở dữ liệu; nhận bảng điểm lớp từ cố vấn học tập của lớp (bản cứng hoặc mềm); thực hiện vào điểm (nhập bằng tay từ bảng cứng hoặc input file bằng bản mềm); xác nhận nhập xong Ca sử dụng chỉnh sửa profile cho sinh viên Quản lý của viện thực hiện sửa lại thông tin profile cho sinh viên có yêu cầu chỉnh sửa; nhận yêu cầu chỉnh sửa từ sinh viên; chọn chức năng chỉnh sửa profile cho sinh viên; nhập mã số sinh viên cần chỉnh sửa; xác nhận sửa Ca sử dụng chứng thực kết quả học tập cho sinh viên Quản lý của viện thực hiện chứng thực thông tin cho sinh viên; nhận yêu cầu chứng thực từ sinh viên; thực hiện chứng thực (có thể in đóng dấu xác nhận hoặc ký chữ ký điện tử để xác thực) g Tác nhân quản lí cấp trường Ca sử dụng thống kê kết quả học tập 22 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Người quản lí đăng nhập vào hệ thống (bắt buộc); chọn giao diện của chức năng thống kê kết quả học tập sinh viên; chọn các tùy chọn thống kê theo học lực hoặc theo các mức cảnh cáo; cuối cùng chọn nút xem kết quả, hệ thống sẽ tính toán và xử lí để đưa ra kết quả và hiển thị trên giao diện cho người quản lí Ca sử dụng cập nhật trạng thái học tập Người quản lí cấp trường đăng nhập vào hệ thống thành công; chọn giao diện cập nhật trạng thái học tập của sinh viên, tìm sinh viên thông qua tìm kiếm hoặc chọn sinh viên trên giao diện; thiết lập trạng thái học tập cho sinh viên; chọn nút submit để lưu lại trạng thái vừa thay đổi h Tác nhân cố vấn học tập Ca sử dụng xem thông tin cả lớp Mỗi lớp có một người quản lý lớp gọi là Cố vấn học tập, yêu cầu phải có tài khoản đăng nhập hệ thống và đã được cấp quyền cố vấn học tập Cố vấn học tập quản lý profile tất cả các thành viên trong lớp, khi đăng nhập xong vào hệ thống, Cố vấn học tập chọn xem thông tin lớp Ca sử dụng xem bảng điểm cả lớp Để theo sát các thành viên trong lớp, cố vấn học tập có thể xem điểm trung bình của kì vừa rồi, điểm trung bình cả quá trình học của thành viên trong lớp Khi đăng nhập xong vào hệ thống, Cố vấn học tập chọn xem điểm cả lớp i Tác nhân quản trị hệ thống Ca sử dụng thêm tài khoản Quản trị hệ thống có khả năng cấp cho mỗi lớp người dùng như Sinh viên, quản lý cấp trường, cấp viện để những người dùng này truy cập và sử dụng các chức năng của hệ thống Ca sử dụng sửa tài khoản Mỗi tài khoản sẽ chứa thông tin cá nhân của người nắm giữ tài khoản đó Nếu quá trình cấp tài khoản cho người sử dụng có thông tin sai sót thì người dùng sẽ báo cho quản trị hệ thống để sửa đổi thông tin cho khớp Ca sử dụng xóa tài khoản Nếu sinh viên hay một quản lý nào đó không còn hoạt động trong trường nữa thì quản trị hệ thống sẽ có chức năng xóa bỏ tài khoản của người đó khỏi hệ thống 23 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Ca sử dụng đồng bộ cơ sở dữ liệu Việc đồng bộ cơ sở dữ liệu được thực hiện một cách tự động tuy nhiên quản trị hệ thống vẫn có khả năng sử dụng chức năng đồng bộ được cung cấp để có thể khớp cơ sở dữ liệu từ các viện vào cơ sở dữ liệu tập trung được lưu ở server của trường 3.4.2 Mô tả giao diện a Yêu cầu phi chức năng Yêu cầu về thời gian phản hồi không quá 20s Yêu cầu chạy được trên nhiều trình duyệt Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, mọi người đều có thể sử dụng không cần qua thời gian đào tạo quá lâu Đảm bảo an toàn và bảo mật cơ sở dữ liệu b Demo giao diện - Đăng nhập Hình 10 Giao diện đăng nhập 24 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo - Đổi mật khẩu Hình 11 Giao diện đổi mật khẩu - Thêm, sửa, xóa tài khoản 25 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 12 Giao diện quản lí tài khoản - Đồng bộ dữ liệu 26 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 13 Giao diện đồng bộ dữ liệu - Thiết lập chế độ đồng bộ tự động Hình 14 Giao diện đồng bộ tự động - Nhập bảng điểm 27 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 15 Giao diện nhập bảng điểm - Chỉnh sửa bảng điểm 28 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 16 Giao diện chỉnh sửa bảng điểm - Cập nhật trạng thái học 29 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 17 Giao diện cập nhật trạng thái học tập - Thống kê kết quả học tập 30 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 18 Giao diện thống kê kết quả học tập - Nhập profile sinh viên Hình 19 Giao diện nhập profile sinh viên - Xem kết quả học tập 31 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo Hình 20 Giao diện xem kết quả học tập - Yêu cầu chứng thực Hình 21 Giao diện yêu cầu chứng thực 32 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo - Xem bảng điểm sinh viên Hình 22 Giao diện xem bảng điểm sinh viên 33 Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Nghiên cứu đã chỉ ra Hệ thống thông tin học bạ điện tử giúp giải pháp tích hợp công nghệ thông tin vào trong giáo dục, cụ thể là các mô hình học bạ điện tử, sẽ góp phần giúp: 1 Việc quản lý học sinh dễ dàng, thuận tiện; 2 Việc lưu trữ, tìm kiếm, sửa xóa học bạ sẽ diễn ra nhanh chóng, không rườm rà; 3 Việc liên hệ giữa nhà trường, học sinh, gia đình cũng trở nên nhanh chóng, hữu hiệu… Hệ thống thông tin học bạ điện tử hình thành giúp cho nhà trường quản lý hiệu quả các cơ sở đào tạo Đồng thời, hệ thống thông tin giúp cho nhà trường thực hiện các tác nghiệp nhanh, thuận lợi dựa vào công nghệ thông tin 34 .. .Nghiên cứu mơ hình hệ thống thơng tin học bạ điện tử sở giáo dục quản lý đào tạo MỤC LỤC Nghiên cứu mơ hình hệ thống thơng tin học bạ điện tử sở giáo dục quản lý đào tạo DANH MỤC HÌNH VẼ Nghiên. .. Nghiên cứu mơ hình hệ thống thơng tin học bạ điện tử sở giáo dục quản lý đào tạo DANH MỤC BẢNG BIỂU Nghiên cứu mơ hình hệ thống thơng tin học bạ điện tử sở giáo dục quản lý đào tạo DANH MỤC CÁC... PHHS 14 Nghiên cứu mô hình hệ thống thơng tin học bạ điện tử sở giáo dục quản lý đào tạo 2.2 Hệ thống học bạ điện tử eSR Phần mềm Quản lý học bạ - eSR cho phép quản lý trình học tập học sinh cách