Nghiên cứu các mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ sở giáo dục và quản lý đào tạo

Vì thế, những giải pháp tích hợp công nghệ thông tin vào trong giáo dục, cụ thể là các mô hình học bạ điện tử, sẽ góp phần giúp: - Việc quản lý học sinh dễ dàng, thuận tiện; - Việc lưu t

ĐỀ TÀI: HỌC BẠ ĐIỆN TỬ

BÀI TẬP NHÓM MÔN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

MỞ ĐẦU 6 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN

TỬ TRONG TRƯỜNG HỌC 7

1.1 Bối cảnh 71.2 Giới thiệu về học bạ điện tử 8

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO 11

2.1 Một số mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ

sở giáo dục và quản lý đào tạo 112.2 Hệ thống học bạ điện tử eSR 152.3 Mô hình Website & SMS Hosting học bạ điện tử 162.4 Hệ thống thông tin Học Bạ điện tử Trường Đại học Bách Khoa HàNội 20

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1 Các chức năng cơ bản của sổ liên lạc điện tử 10

Hình 2 Mô hình kiến trúc hệ thống thông tin học bạ điện tử 11

Hình 3 Mô hình học bạ điện tử sử dụng website và SMS Hosting 15

Hình 4 Mô tả usecase 16

Hình 5 Đăng nhập 16

Hình 6 Bảng điểm 17

Hình 7 Hồ sơ học sinh 17

Hình 8 Chuyển lớp – Miễn học 18

Hình 9 Sơ đồ usecase tổng quan 19

Hình 10 Giao diện đăng nhập 22

Hình 11 Giao diện đổi mật khẩu 23

Hình 12 Giao diện quản lí tài khoản 24

Hình 13 Giao diện đồng bộ dữ liệu 24

Hình 14 Giao diện đồng bộ tự động 24

Hình 15 Giao diện nhập bảng điểm 25

Hình 16 Giao diện chỉnh sửa bảng điểm 25

Hình 17 Giao diện cập nhật trạng thái học tập 26

Hình 18 Giao diện thống kê kết quả học tập 26

Hình 19 Giao diện nhập profile sinh viên 27

Hình 20 Giao diện xem kết quả học tập 27

Hình 21 Giao diện yêu cầu chứng thực 28

Hình 22 Giao diện xem bảng điểm sinh viên 28

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Số liên lạc điện tử của công ty 4G 13

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Từ/Cụm từ viết tắt Giải thích

SLLĐT Sổ liên lạc điện tử

MỞ ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng phát triển và tác động mạnh

mẽ tới mọi lĩnh vực trong đời sống, đem lại nhiều hiệu quả xã hội như tăngnăng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, dễ dàng lưu trữ và quản lí thôngtin Tuy nhiên, một số hoạt động trong lĩnh vực giáo dục hiện nay vẫn còn ápdụng các phương thức làm việc lạc hậu trong đó phải kể đến công việc lưu trữthông tin học sinh Hiện tại đa phần các cơ sở giáo dục vẫn áp dụng theophương pháp lưu trữ trên giấy tờ, hình thức lưu trữ này đã không còn thích hợpbởi:

- Bất cập trong việc lưu trữ;

- Gây lãng phí thời gian tìm kiếm, chỉnh sửa;

- Việc liên lạc giữa nhà trường, gia đình học sinh không được thuận tiện

Vì thế, những giải pháp tích hợp công nghệ thông tin vào trong giáo dục, cụ thể

là các mô hình học bạ điện tử, sẽ góp phần giúp:

- Việc quản lý học sinh dễ dàng, thuận tiện;

- Việc lưu trữ, tìm kiếm, sửa xóa học bạ sẽ diễn ra nhanh chóng, khôngrườm rà;

- Việc liên hệ giữa nhà trường, học sinh, gia đình cũng trở nên nhanhchóng, hữu hiệu…

Nghiên cứu chỉ ra mô hình hệ thống thông tin trong học bạ điện tử và chothấy các ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin – học bạ điện tử trong quản

lý và đào tạo

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ

ĐIỆN TỬ TRONG TRƯỜNG HỌC

1.1Bối cảnh

Từ đầu năm học 2007-2008, Bộ Giáo dục-Đào tạo đã thực hiện việc chuyểnphát công văn, tài liệu qua mạng Internet đến các sở giáo dục-đào tạo và cáctrường học Vì vậy, ban lãnh đạo các đơn vị, các cơ sở giáo dục đã từng bướctriển khai cơ sở pháp lý, đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ

sở giáo dục về ứng dụng CNTT trong giáo dục [4] Ngoài ra, với sự kiệnnăm học 2008 -2009 được ngành giáo dục chọn là năm học “Công nghệthông tin”, nhiều sở giáo dục-đào tạo ngay từ đầu năm học này đã triển khai kếtnối Internet băng thông rộng, cung cấp địa chỉ e-mail cho mỗi học sinh, mỗigiáo viên của các trường theo tên miền của sở giáo dục và đào tạo Hơn nữa,trong năm học này, nhiều địa phương đã đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vàocông tác quản lý đến từng trường phổ thông như:

- Các học sinh đã được cấp mã số thẻ học sinh thống nhất toàn quốc (do CụcCNTT cung cấp) và học bạ điện tử theo chủ trương của Bộ Giáo dục-Đàotạo Trong đó, phần mềm Quản lý học bạ (eSR) cho phép quản lý quá trìnhhọc tập của học sinh một cách toàn diện, là cầu nối liên lạc giữa gia đình vànhà trường

- Sở Giáo dục-Đào tạo cũng chỉ đạo các trường thuộc địa phương đẩy mạnhviệc giảng dạy môn Tin học theo hướng đưa phần mềm mã nguồn mở, phầnmềm có bản quyền hợp pháp vào giảng dạy như King Office, Open Office,Linux và triển khai áp dụng chương trình giảng dạy CNTT theo các mô-đun kiến thức; đồng thời, khuyến khích giáo viên soạn giáo án trên máy tính

và chia sẻ trên mạng để trao đổi kinh nghiệm và dùng chung

- Mỗi trường đại học, cao đẳng sư phạm đã tiến hành xây dựng trang webriêng với nội dung được cập nhật thường xuyên; đồng thời, xây dựng mô

hình cổng thông tin điện tử trên cơ sở dùng mã nguồn mở do chính đội ngũcán bộ CNTT của trường khai thác.

Như vậy, ứng dụng CNTT trong dạy và học cũng như trong công tác quản lýđang thực sự tạo ra một cuộc “cách mạng” trong ngành giáo dục Do đó, học bạđiện tử đã được nhiều doanh nghiệp CNTT trong nước nghiên cứu và pháttriển, điển hình như VNPT, Viettel, Inovas, Misa Mặc dù đến nay chưa có sốlượng thống kê chính xác về sử dụng ứng dụng học bạ điện tử nhưng tổng hợpthông tin từ các doanh nghiệp thì ước tính cả nước đã có hàng chục nghìntrường học từng sử dụng ứng dụng này

Ứng dụng học bạ điện tử cho phép phụ huynh học sinh có thể cập nhật định kìhoặc đột xuất về điểm số, sự chuyên cần, những tiến bộ của học sinh trongsuốt quá trình học tập qua website và ngay trên điện thoại di động Đặc biệt,ứng dụng còn có những giải pháp giúp cho cha mẹ học sinh có thể chủ độngtruy vấn các thông tin qua giao diện website và tin nhắn SMS thay vì nhận tinnhắn SMS từ nhà trường như hiện nay Bên cạnh đó, nhằm hỗ trợ các trườnghọc giải quyết bài toán thiếu kinh phí đầu tư cho ứng dụng CNTT, các doanhnghiệp CNTT cũng linh hoạt chuyển đổi từ phương thức bán phần mềm ứngdụng sang cho thuê dịch vụ phần mềm ứng dụng, nhờ đó, nhà trường chỉ cầntrả chi phí thuê dịch vụ sử dụng hệ thống ứng dụng (tính theo số lượng tàikhoản truy cập vào hệ thống) Ngoài ra, cũng có doanh nghiệp không thu tiềnphí hệ thống và hỗ trợ, mà thu phí trên số lượng tin nhắn SMS gửi đi trong quátrình vận hành ứng dụng học bạ điện tử

1.2 Giới thiệu về học bạ điện tử

Học bạ điện tử là giải pháp ứng dụng những thành tựu tiên tiến của lĩnh vựccông nghệ thông tin, nhằm truyền tải đầy đủ những chức năng chính của mộtcuốn học bạ giấy truyền thống như ghi chép điểm, quá trình rèn luyện từng

năm học cụ thể, lời phê, ghi chú của thầy cô giáo đồng thời bổ sung nhữngchức năng mới do ứng dụng công nghệ thông tin đem lại như cập nhật thờigian thực, truy cập bất cứ lúc nào và khắc phục các tồn tại của học bạ giấy Cuốn học bạ giấy của mỗi học sinh ở từng bậc học như tiểu học, trung học cơ

sở, trung học phổ thông là các cuốn học bạ khác nhau, không thống nhất Bêncạnh đó, việc lưu giữ quá trình đánh giá học sinh trong cuốn học bạ truyềnthống tỏ ra quá cứng nhắc, thiếu linh hoạt Phụ huynh và học sinh chỉ có thểxem cuốn học bạ này khi đã kết thúc một cấp học, không thể theo dõi định kỳ

và thường xuyên quá trình rèn luyện của học sinh Đây là điểm bất lợi đầu tiêncủa cuốn học bạ truyền thống Ngoài ra, nhà trường phải dành ra một khônggian lưu trữ những cuốn học bạ bằng giấy trong khoảng thời gian học sinh còn

đi học tại trường đây Hơn nữa, việc lưu trữ những cuốn sổ bằng giấy gây mấtthời gian sắp xếp, khó khăn trong tìm kiếm Lưu trữ dạng giấy còn có khả năngmất mát, hỏng hóc do môi trường tác động như ẩm mốc, mưa lũ, thiên tai…Việc in ấn, lưu trữ, bảo quản những cuốn học bạ truyền thống cũng tốn nhưngchi phí không nhỏ cho ngân sách nhà trường Bên cạnh đó, việc sửa đổi thôngtin, nâng điểm, hạ điểm trong cuốn học bạ bằng giấy là hoàn toàn khả thi, cóthể dẫn đến tiêu cực trong giáo dục

Ứng dụng học bạ điện tử sẽ tích hợp các giải pháp CNTT để giải quyết nhữngvấn đề trên Học bạ điện tử mang đầy đủ chức năng, ý nghĩa của một cuốn học

bạ truyền thống Hơn thế nữa, nó còn mang nhiều ưu điểm vượt trội:

- Công cụ kết nối thông tin tiện ích từ nhà trường tới phụ huynh, học sinh

và cán bộ, giáo viên bằng các tính năng như cập nhật định kỳ hoặc độtxuất về điểm số, nề nếp của học sinh một cách chính xác, bất kỳ thờigian, địa điểm nào thông qua các phương tiện của kết nối Internet

- Tạo kênh giao tiếp hiệu quả giữa gia đình, nhà trường và học viên

- Giúp cán bộ giáo viên quản lý mọi mặt của lớp như điểm chuyên cần,kết quả học tập …

- Gia đình có thể nhanh chóng xem điểm, kiểm tra tình hình học tập của

con em.

- Lưu trữ, tra cứu dễ dàng dựa vào các thành tựu của lĩnh vực công nghệthông tin

- Tạo tiền đề cho quá trình tin học hóa quản lý trường học

- Thực hiện nghị định chung của Chính phủ về việc tin học hóa quản lýcủa các cơ quan hành chính nhà nước

Nói tóm lại, học bạ điện tử là một ứng dụng thiết thực trong quá trình giáo dục,tạo kênh thông tin hiệu quả giữa các lực lượng giáo dục gồm gia đình- nhàtrường-xã hội, hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng công nghệ thông tintrong mọi mặt của đời sống xã hội hiện đại

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO

2.1 Một số mô hình hệ thống thông tin về học bạ điện tử trong các cơ

sở giáo dục và quản lý đào tạo

Sổ liên lạc điện tử

Sổ liên lạc điện tử (SLLĐT) là mô hình trường học điện tử bao gồm cổngthông tin trường học và công cụ quản lý học sinh qua các phương tiện máy tínhkết nối internet/ tổng đài tin nhắn trên điện thoại di động [2]

Về bản chất, SLLĐT bao gồm nhiều giao thức được kết hợp với nhau thànhmột hệ thống thống nhất: website trường học, bộ phần mềm ứng dụng quản lýtrường học phục vụ công tác quản lý và kênh thông tin liên lạc điện tử giữagiáo viên, nhà trường với phụ huynh, học sinh Điểm mới của kênh thông tinnày chính là thông qua môi trường mạng internet, tin nhắn trên điện thoại diđộng để gắn kết Nhà trường - Gia đình - Xã hội

Hình 1 Các chức năng cơ bản của sổ liên lạc điện tử

Hình 2 Mô hình kiến trúc hệ thống thông tin học bạ điện tử

Nhà trường

- Tạo ra một giao diện website riêng cho chính trường mình

- Đăng tải những thông tin cần thiết cung cấp lên website của trường

- Gửi các thông tin, thông báo, chỉ đạo….qua SMS hoặc qua cổng

thông tin tới Giáo viên

- Gửi thông tin báo cáo… về cho Sở Giáo dục, Phòng Giáo dục

- Nhận thông tin chỉ đạo từ Sở Giáo dục hoặc Phòng Giáo dục gửi

đến và Giáo viên gửi lên

- Kết xuất, thống kê, giám sát….bất kỳ luồng thông tin vào/ra trên hệ

thống trong phạm vi của Trường đang quản lý nhằm xem xét, chỉ

- Gửi thông tin báo cáo… về cho Nhà trường

- Nhận thông tin chỉ đạo từ Nhà trường gửi đến

- Nhận thông tin phản hồi từ Phụ huynh học sinh gửi đến

- Kết xuất, thống kê, giám sát… bất kỳ luồng thông tin vào/ra trên hệthống trong phạm vi của lớp học đang quản lý

Phụ Huynh học sinh

- Nhận thông tin qua SMS hoặc đăng nhập vào một tài khoản trên

web để xem thông tin chi tiết tình hình học tập của con em mình

như một sổ liên lạc hay một sổ học bạ

- Xem tất cả những thông tin được đăng tải trên hệ thống website

- Gửi thông tin phản hồi cho giáo viên chủ nhiệm qua website

- Gửi thông tin trao đổi với các phụ huynh khác có con em cùng lớp

học

SLLĐT mang đến những lợi ích to lớn trong giáo dục đào tạo:

Trên phương diện quản lý, SLLĐT góp phần phổ biến nhanh chóng các thông

tin chính sách, kế hoạch về giáo dục - đào tạo, các quy định, quy chế đến cáctrường học; giúp tra cứu và tìm kiếm thông tin chi tiết từ cơ sở một cách nhanhchóng, chính xác; hoạch định các chiến lược phát triển trên cơ sở những báocáo phân tích, thống kê toàn diện và sâu sắc

Đối với trường học và giáo viên, SLLĐT giúp giảm thiểu thời gian và tăng độ

chính xác cho việc: Lên kế hoạch giảng dạy, quản lý thông tin học sinh, lên kế

hoạch thực đơn, chương trình học, phổ biến và nắm bắt nhanh các thông tin vềgiảng dạy: thời khoá biểu, lịch công tác, tình hình lớp học, trường học

Đối với gia đình, SLLĐT giúp phụ huynh nắm bắt kịp thời tình hình học tập

của con em thông qua chức năng Sổ liên lạc điện tử, website Phụ huynh họcsinh có thể biết được thời khoá biểu, thực đơn, giáo viên giảng dạy, sự pháttriển của người học về kỹ năng, nhận thức, các thông báo từ nhà trường, hay từphía giáo viên

Có thể nói, với những tính năng ưu việt, SLLĐT là cơ sở nền tảng để triển khaicác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác dạy và học đồng thời là công

cụ giúp phụ huynh, giáo viên, các đơn vị quản lý nắm bắt được thông tin họctập, đạo đức của con em mình tại trường: Nhanh chóng - Chính xác - Kịp thời.Sau đây là một số thông tin về dịch vụ Sổ liên lạc điện tử của Công ty 4G

Gói cước và thông tin cung cấp cho phụ huynh học sinh (PHHS)

Giá dịch vụ /1 tháng

PHHS được cung cấp thông tin hàng ngày qua hệ

thống SMS, Email và website: Tình hình điểm số, kỷ

luật, điểm danh, các thông báo từ nhà trường (thường

xuyên hoặc bất thường), hay từ phía giáo viên

Tùy theo nhu cầu

và số lượng tinnhắn SMS

Bảng 1 Số liên lạc điện tử của công ty 4G

Thông tin học sinh nêu trên được gửi đến PHHS thông qua các hình thức:

- Qua tin nhắn gửi đến điện thoại di động của PHHS hàng ngày

- Qua website của từng trường và website của nhà cung cấp dịch vụ:http://hocba.com.vn

- Qua hệ thống gửi Email tự động tới PHHS

2.2 Hệ thống học bạ điện tử eSR

Phần mềm Quản lý học bạ - eSR cho phép quản lý quá trình học tập của học sinh một cách toàn diện, là cầu nối liên lạc giữa gia đình và nhà trường Hệ

thống được xây dựng trên mô hình Internet với công nghệ tiên tiến nhất hiện nay ASP.NET 1.1 của Microsoft [3]

a Khả năng mở của hệ thống

Hệ thống được thiết kế với khả năng mở cao, cho phép người sử dụng dễ dàngchỉnh sửa và bổ sung các báo cáo tùy theo nhu cầu công việc; Hỗ trợ công cụchuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chuyển đổi các bảng mã Hệ thốngđược xây dựng trên quy chế chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo, dễ dàng kếtxuất số liệu ra các định dạng dữ liệu khác nhau (Excel, Word, FoxPro, Xml )

Hệ thống có cơ sở dữ liệu phân tán và tập trung về tại Sở Giáo Dục trongtương lai

b Tính động

Hệ thống cho phép người sử dụng dễ dàng tùy biến, thay đổi các công thức xét duyệt học sinh, sinh viên cho phù hợp với yêu cầu sử dụng hoặc khi có sự thay đổi về quy chế, quy định, chương trình đào tạo

c Tính bảo mật

Để đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu, hệ thống thực hiện phân quyền sử dụngcho từng đối tượng tham gia chi tiết đến từng chức năng, báo cáo Đồng thời,việc quản lý và truy xuất dữ liệu cũng được phân quyền theo từng đối tượngthông tin và các phòng ban để quản lý thông tin học sinh - học sinh

d Trợ giúp quản lý thông tin học sinh

Hệ thống hỗ trợ phân lớp học, đánh mã học sinh tự động, cho phép theo dõithông tin cơ bản, quan hệ gia đình, ảnh học sinh Hệ thống cũng quản lý thôngtin các đối tượng ưu tiên, diện chính sách, đối tượng trợ cấp xã hội hay quản lýcác thông tin khen thưởng, kỷ luật của học sinh Hệ thống hỗ trợ chức năng inthẻ từ (hỗ trợ in và quản lý mã vạch ); theo dõi và quản lý các đối tượng ngừnghọc, thôi học; tra cứu và thống kê học sinh học sinh

e Quản lý, đánh giá kết quả học tập

Hệ thống quản lý kết quả học tập của học sinh trong từng học kỳ (Điểm quátrình và điểm tổng kết môn học); quản lý điểm thi, kiểm tra học kỳ (Bao gồm