sáng kiến Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu (TKB)

Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu (TKB) Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giáo dục đào tạo Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 20 tháng năm 2011 Tác giả: Họ tên: Đỗ Quốc Thiều Năm sinh:1982 Nơi thường trú:Xã Xuân Thượng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ Sư phạm Sinh học Chức vụ công tác: Thư ký hội đồng giáo dục nhà trường Nơi làm việc:Trường THPT Xuân Trường Địa liên hệ: Xóm - Xã Xuân Thượng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Điện thoại: 0917.625.619 Tỷ lệ đóng góp tạo sáng kiến: 100 % Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường THPT Xuân Trường Địa chỉ: Xã Xuân Hồng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Điện thoại: 03503.886.167 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG HÀM EXCEL TRONG CÔNG TÁC XẾP THỜI KHÓA BIỂU ============ I ĐIỀU KIỆN HOÀN CẢNH TẠO RA SÁNG KIẾN Công tác xếp thời khóa biểu nhà trường việc quan trọng điều hành chuyên môn, đòi hỏi phải có độ xác cao linh hoạt trình thực hiện, tạo điều kiện tốt cho giáo viên học sinh việc dạy học Ở trường THPT việc điều chỉnh chuyên môn giáo viên diễn thường xuyên, đặc biệt với trường giai đoạn chuyển giao hệ, có nhiều giáo viên độ tuổi sinh nghỉ hưu Mặt khác, vào đầu năm học thường có nhiều biến động giáo viên: Giáo viên chuyển trường, giáo viên nhận công tác, giáo viên hợp đồng…, tất không diễn vào thời điểm nên việc điều chỉnh thời khóa biểu phức tạp khó khăn Trong giai đoạn này, thời khóa biểu điều chỉnh thường áp dụng theo tuần Do vậy, đòi hỏi phải có công cụ hỗ trợ tích cực công tác để tiết kiệm thời gian để hạn chế đến mức thấp sai sót trình thực II MÔ TẢ GIẢI PHÁP Giải pháp trước tạo sáng kiến Ngày có nhiều phần mềm Tin học viết phục vụ cho công tác xếp thời khóa biểu trường Trung học phổ thông Tuy nhiên, điều kiện thực tế công tác giáo viên, đặc thù môn học mà có nhiều ràng buộc điều kiện nên thực tế phần mềm xếp thời khóa biểu xếp 100% tiết học đảm bảo đáp ứng yêu cầu ràng buộc, mà thực tế có nhiều ràng buộc yêu cầu phần mềm xếp khoảng 80% số tiết học, lại giáo viên phải xếp tay theo phương thức thủ công (Điều chỉnh trực tiếp giấy bút chì ) Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Trên thực tế có nhiều ràng buộc môn học như: Môn Văn lớp phải có tiết liền tuần, môn Thể dục, Giáo dục quốc phòng an ninh không xếp tiết 5, tổ chuyên môn phải có tiết nghỉ tổ để sinh hoạt chuyên môn, thứ giáo viên chủ nhiệm phải có tiết để họp tổ Chủ nhiệm sinh hoạt lớp Ngoài ra, tùy theo điều kiện công tác giáo viên để có thêm ràng buộc như: Giáo viên có nhỏ hạn chế dạy tiết 1, tạo điều kiện cho giáo viên nhà xa tiết 1, giáo viên sức khỏe yếu không dạy tiết không dạy tiết liền…Chính vậy, phần mềm xếp thời khóa biểu thực đầy đủ tất yêu cầu giáo viên môn học Đối với trường THPT Xuân Trường sử dụng phần mềm xếp Thời khóa biểu VnTimeTable 3.5, với tuần có 1053 tiết, thực tế phần mềm xếp khoảng 900 tiết, số lại người xếp thời khóa biểu phải dò để tìm chỗ trống hợp lý để xếp vị trí lại Mặt khác, lần thay đổi thường xuyên có thay đổi chuyên môn: Giáo viên nghỉ công tác, giáo viên nghỉ chế độ, giáo viên nghỉ chế độ thai sản dạy… sửa phần mềm mà chủ yếu điều chỉnh thủ công giấy bút chì nhập lại vào máy Việc nhập lại điều chỉnh thời khóa biểu vào máy tính phải nhập sửa bảng TKB giáo viên học sinh, riêng TKB giáo viên có bảng TKB theo tuần theo giáo viên Do vây dễ xảy nhầm lẫn trình nhập vào máy không thống bảng mà người xếp TKB kiểm soát được, giáo viên dạy phát thực tế thực phát sai sót báo lại (trùng tiết, lớp giáo viên dạy…) cho người phụ trách xếp TKB để điều chỉnh Do vậy, việc thiết lập sẵn Bảng Thời khóa biểu Excel ứng dụng hàm Vlookup, thiết lập định dạng Format conditional giúp cho người làm công Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu tác xếp Thời khóa biểu tiết kiệm tối đa thời gian cần nhập vào thông tin thông tin khác tự động thiết lập theo yêu cầu người dùng Mặt khác việc kiểm soát việc trùng tiết, trống tiết hạn chế nhiều sai sót mà làm thủ công chỉnh sửa trực tiếp giấy bút chì chắn mắc phải Giải pháp sau tạo sáng kiến Ngay từ giao nhiệm vụ phụ trách xếp thời khóa biểu không ngừng học hỏi để tìm giải pháp tối ưu cho việc xếp thời khóa biểu Cho đến thiết lập form sẵn Thời khóa biểu thiết khế bảng tính excel, form Thời khóa biểu sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm nội suy giá trị sheet: TKB giáo viên, TKB học sinh theo tên giáo viên, TKB học sinh theo môn Như nhập giá trị ta cần nhập giá trị vào bảng TKB giáo viên theo tên tự suy giá trị bảng Thời khóa biểu học sinh theo tên giáo viên tên TKB học sinh theo môn mà sửa nhập lại thông tin vào bảng Mặt khác, Trong sheet nhập liệu đầu vào (bảng TKBGV) thiết lập chế độ cảnh báo, nhập nhầm ô cảnh báo ô nhầm lên màu đỏ, cụ thể thiết lập định dạng có điều kiện (conditional Formatting) để phát giá trị trùng cột Như vậy, phát giá trị cột màu thông báo để biết giáo viên bị trùng tiết để xử lý Với điều kiện kiểm soát vấn đề trùng tiết, thiếu tiết dạy giáo viên trình xếp thời khóa biểu Ngoài ra, form thiết kế sử dụng hàm “sum” để cộng số tiết dạy thực tế tuần giáo viên, sử dụng hàm counif để kiểm soát số tiết bảng để phát kịp thời trường hợp nhầm số tiết môn sang môn khác nhập nhầm giáo viên trùng tên tên giáo viên trùng với tên môn học… (ví dụ môn Anh GV tên Anh) Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Các bước làm cụ thể sau; 2.1 Thiết lập form Thời khóa biểu bảng tính Excel TKB GV theo tên TKB HS theo môn Bảng gán tên GV-Môn dạy TKB HS Theo tªn GV Bảng: Thời khóa biểu giáo viên Trong đó: Sheet TKB giáo viên theo tên Sheet TKB học sinh theo môn học Sheet TKB học sinh theo tên Giáo viên Sheet bảng gán giá trị tên giáo viên với môn dạy tương ứng Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: TKB GV theo môn Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Bảng: Thời khóa biểu học sinh 2.2 Sử dụng hàm Vlookup để nội suy TKB giáo viên theo môn TKB học sinh 2.2.1 Giới thiệu hàm Vlookup sử dụng Excel Cú pháp hàm Vlookup: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Trong Đó: lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm table_array: Bảng giá trị dò, để dạng địa Tuyệt đối (có dấu $ phía trước cách nhấn F4) col_index_num: Thứ tự cột cần lấy liệu bảng giá trị dò range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với (dò tìm tuyệt đối) * Cách Dò Tìm Tương Đối VD: Căn vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm cho, tiến hành xếp loại học lực cho sinh viên có tên danh sách dưới: Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Ta sử dụng công thức cột D6 là: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,1) Kết thu Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu * Cách Dò Tìm Tuyệt Đối Với cách dò tìm tuyệt đối bạn tìm chi tiết cách dò tìm tương đối VD: Điền thông tin Quê quán trình độ nhân viên vào bảng vào mã nhân viên cho tương ứng phía Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Để điền thông tin quê quán nhân viên ta dùng công thức Vlookup cho ô E6 sau: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0) A6 giá trị đem dò tìm $D$12:$F$17 bảng dò tìm : số thứ tự cột liệu bảng dò : Kiểu dò tìm xác Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Tương tự để điền vào ô trình độ nhân viên ta làm sau: Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,3,0) 10 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu 2.1.2 Ứng dụng hàm Vlookup Form Thời khóa biểu Tại bảng TKB_GV ta nhập giá trị chẳng hạn nhập giá trị 11A1 vào ô C5 (như hình vẽ) tức tiết ngày thứ giáo viên N.T.Thúy dạy lớp 11A1 Để liên kết kết sang bảng TKB lớp theo tên giáo viên theo môn làm sau: Tại ô P4 ta lập hàm với cú pháp =VLOOKUP(P$4,TKBGV!$C$6:$AE$112,29,0) 11 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Kết N.T.Thúy ô P4 Như với TKB học sinh theo tên giáo (viên TKB_TENGV) tiết ngày thứ môn giáo viên N.T.Thúy dạy (kết tìm kiếm lấy giá trị từ bảng TKB_GV) Đối với TKB học sinh theo môn học, ta lập bảng gán giá trị tên giáo viên tương ứng với môn học tương ứng (hình dưới) Tại bảng Giáo viên NT.Thúy gán với môn học Ngữ Văn 12 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Sử dụng hàm Vlookup ô P4 Sheet TKB môn học (TKB_MONHOC) theo cú pháp =VLOOKUP(THBTENGV!P4,'gv-monday'!$B$5:$C$128,2,0) Kết trả ô C4 Ngữ văn (theo giá trị gán bảng trên) Dùng lệnh chép công thức để chép công thức sang ô lại ta thời khóa biểu hoàn chỉnh sau 13 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu TKB theo thên giáo viên theo tổ chuyên môn: TKB học sinh theo tên giáo viên 14 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Thời khóa biểu học sinh theo môn học Sử dụng định dạng có điều kiện để kiểm soát trùng tiết TKB Trong trình chỉnh sửa TKB tay (sửa bút chì) nhập vào máy dễ xảy nhầm lẫn trình nhập trình chỉnh sửa Sử dụng định dạng có điều kiện (Format conditional ) để kiểm soát trình nhầm lẫn, cụ thể sau: Trong cột C bảng tiết ngày thứ 2, lớp có giá trị cột (Nếu có giá trị tức có người dạy tiết lớp bị trùng tiết) 15 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Dùng lệnh: Format conditional  Highlight cells rules  Duplicate Values ( Bôi đen cột C, chọn Format conditional  Highlight cells rules  Duplicate Values - Đối với Office 2007 trở lên ) Khi có giá trị lên màu Bảng ta thấy tiết ngày thứ có giáo viên dạy màu đỏ tiết trùng Trên sở người xếp TKB kiểm tra lại xem bị nhầm lẫn chỗ để chỉnh sửa lại Trong trường hợp tiết lớp bị nhầm (trùng thiếu ) bên bảng TKB Học sinh (hoặc TKB học sinh theo tên giáo viên) không cho giá trị mà cảnh báo lỗi #N/A Như ta biết tiết học lớp có vấn đề để kiểm tra lại điều chỉnh cho 16 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Bảng ta thấy tiết bị lỗi: Tiết 1,2 thứ lớp 11A1 có vấn đề sai sót Có thể nói, với cách làm người xếp thời khóa biểu kiểm soát gần tuyệt đối nhầm lẫn sai sót thời khóa biểu dán cho người thực Sử dụng hàm “SUM” để tính tổng số tiết dạy tuần Giáo viên 17 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Tại ô AD6 (tổng số tiết dạy giáo viên NT.Thúy) thiết lập hàm sum theo cú pháp: =sum(C6:AC6) Kết trả thực lệnh tính tổng số tiết Giáo viên NT.Thúy từ cột C6 đến cột AC6 (tương đương giá trị gán tiết thứ Hai đến tiết thứ Bảy) Thực lệnh chép công thức từ dòng AD6 đến hết thời khóa biểu để thực lệnh tính tổng với tất giáo viên khác III HIỆU QUẢ DO SÁNG KIẾN ĐEM LẠI Với việc xây dựng form thời khóa biểu excel có sử dụng hàm Vlookup sử dụng định dạng có điều kiện giúp cho người làm công tác xếp thời khóa biểu giảm bớt thời gian xếp nhiều Nếu trước điều chỉnh TKB phải chỉnh sửa nhập lại vào máy TKB giáo viên TKB học sinh phải nhập vào thời khóa biểu giáo viên mà giá trị tự động xuất sang TKB học sinh Và sử dụng lệnh định dạng có điều kiện (Format conditional ) giúp cho ta kiểm soát trùng lặp trình xếp thời khóa biểu không xảy tượng bị trùng tiết trống tiết lớp Như vậy, Với ứng dụng giải - Giảm thiểu tối đa thời gian điều chỉnh thời khóa biểu - Kiểm soát tuyệt đối việc trùng tiết, trống tiết nhầm lẫn trình điều chỉnh nhập liệu vào TKB - Có nhìn tổng quát mặt phân công lao động sở tổng số tiết dạy thể TKB IV CAM KẾT KHÔNG SAO CHÉP HOẶC VI PHẠM BẢN QUYỀN Tôi xin cam kết sáng kiến kinh nghiệm không chép đâu không vi phạm quyền tác giả Nếu sai thật xin chịu hình thức kỉ luật quan công tác quan chủ quản 18 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu Trên báo cáo sáng kiến đúc rút trình trực tiếp làm công tác xếp thời khóa biểu mình, chắn có nhiều thiếu sót Rất mong nhận đóng góp ý kiến quý vị bạn đồng nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn TÁC GIẢ SÁNG KIẾN CƠ QUAN ĐƠN VỊ ÁP DỤNG SÁNG KIẾN (xác nhận, đánh giá, xếp loại) Đỗ Quốc Thiều 19 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu PHỤ LỤC KÈM THEO SÁNG KIẾN • Danh mục tài liệu tham khảo Trần Thanh Phong, Trần Thanh Thái, 2007 Giáo trình Excel 2007 toàn tập, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội • Một Bảng TKB trường THPT Xuân Trường thực năm học 2015-2016 • Đĩa CD 20 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu MỤC LỤC I ĐIỀU KIỆN HOÀN CẢNH TẠO RA SÁNG KIẾN .2 II MÔ TẢ GIẢI PHÁP Giải pháp trước tạo sáng kiến .2 Giải pháp sau tạo sáng kiến 2.1 Thiết lập form Thời khóa biểu bảng tính Excel .5 2.2 Sử dụng hàm Vlookup để nội suy TKB giáo viên theo môn TKB học sinh .6 Sử dụng định dạng có điều kiện để kiểm soát trùng tiết TKB 15 Sử dụng hàm “SUM” để tính tổng số tiết dạy tuần Giáo viên 17 III HIỆU QUẢ DO SÁNG KIẾN ĐEM LẠI 18 IV CAM KẾT KHÔNG SAO CHÉP HOẶC VI PHẠM BẢN QUYỀN .18 PHỤ LỤC KÈM THEO SÁNG KIẾN .20 21 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường .. .Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG HÀM EXCEL TRONG CÔNG TÁC XẾP THỜI KHÓA BIỂU ============ I ĐIỀU KIỆN HOÀN CẢNH TẠO RA SÁNG... Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu 2.1.2 Ứng dụng hàm Vlookup Form Thời khóa biểu Tại bảng TKB_GV ta nhập giá trị chẳng... xếp thời khóa biểu Ta sử dụng công thức cột D6 là: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,1) Kết thu Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel công tác xếp thời khóa biểu