Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số nội sinh tại thư viện đại học lâm nghiệp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LÊ THỊ THUỲ DƢƠNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP LUẬN VĂN THẠC SỸ THÔNG TIN - THƢ VIỆN Hà Nội - 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LÊ THỊ THUỲ DƢƠNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THÔNG TIN - THƢ VIỆN MÃ SỐ: 60 32 02 03 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Huy Chƣơng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm Luận văn thạc sỹ TS Nguyễn Huy Chƣơng PGS.TS Mai Hà Hà Nội - 2016 Hà Nội - 2017 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VAN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG PGS.TS Mai Hà LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS Nguyễn Huy Chương - người thầy tận tình hướng dẫn tơi suốt thời gian nghiên cứu thực đề tài Tơi xin tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến giảng viên cán khoa Sau đại học Trường Đại học KHXH & NV tận tình giúp đỡ suốt thời gian học tập nghiên cứu trường Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cán Thư viện - Trường Đại học Lâm nghiệp, tận tình giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu Cuối tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến người thân gia đình bạn bè, đồng nghiệp ln khuyến khích động viên tơi suốt thới gian qua để tơi hồn thành luận văn Luận văn không tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận đóng góp chân thành thầy, giáo bạn đồng nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 201 Tác giả Lê Thị Thuỳ Dƣơng MỤC LỤC XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ MỞ ĐẦU Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP 17 1.1 Cơ sở lý luận xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh 17 1.1.1 Khái niệm, đặc trưng tài liệu số, tài liệu nội sinh tài liệu số nội sinh 17 1.1.2 Nội dung hoạt động xây dựng, tổ chức & khai thác tài liệu số nội sinh 22 1.1.3 Các yếu tố tác động đến xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh 27 1.1.4 Tiêu chí đánh giá cơng tác xây dựng, tổ chức & khai thác tài liệu số nội sinh 35 1.2 Khái quát Trƣờng Đại học Lâm nghiệp Thƣ viện trƣờng 36 1.2.1 Khái quát Trường Đại học Lâm nghiệp 36 1.2.2 Khái quát Thư viện Đại học Lâm nghiệp 38 1.3 Vai trị cơng tác xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh Trƣờng Đại học Lâm nghiệp 41 1.4 Kinh nghiệm xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh số trƣờng đại học tiêu biểu 42 1.4.1 Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội 42 1.4.2 Thư viện Trường Đại học Hà Nội 45 1.4.3 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 46 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP 48 2.1 Thực trạng tài liệu số nội sinh Thƣ viện 48 2.1.1 Tài liệu nội sinh Thư viện 48 2.1.2 Tài liệu số nội sinh Thư viện 51 2.2 Công tác xây dựng tài liệu số nội sinh 51 2.2.1 Chính sách xây dựng 51 2.2.2 Nguồn xây dựng 53 2.2.3 Kinh phí xây dựng 55 2.2.4 Quy trình số hố tài liệu 56 2.2.5 Q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin 61 2.3 Công tác tổ chức tài liệu số nội sinh 68 2.3.1 Tiêu chuẩn nguyên tắc tổ chức 68 2.3.2 Các hình thức tổ chức 69 2.4 Công tác khai thác tài liệu số nội sinh 71 2.4.1 Các loại hình sản phẩm để khai thác 71 2.4.2 Quá trình khai thác 72 2.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin khai thác 74 2.6 Đánh giá nhận xét công tác xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh 78 2.6.1 Đánh giá hiệu công tác xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số Thư viện Trường Đại học Lâm nghiệp 78 2.6.2 Nhận xét công tác xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số Thư viện Đại học Lâm nghiệp 83 Chƣơng 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP 85 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức, quản lý 85 3.1.1 Ban hành văn pháp quy xây dựng, tổ chức khai thác TLNS 86 3.1.2 Phổ biến luật sở hữu trí tuệ quy định có liên quan 87 3.2 Nhóm giải pháp kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị cơng nghệ 87 3.2.1 Tăng cường kinh phí, đầu tư 87 3.2.2 Nâng cấp trang thiết bị công nghệ 88 3.2.3 Nâng cấp phần mềm 89 3.3 Nhóm giải pháp chun mơn, nghiệp vụ 90 3.3.1 Áp dụng chuẩn nghiệp vụ xây dựng nguồn TLSNS 90 3.3.2 Tăng cường bảo mật cho liệu 91 3.3.3 Hoàn thiện bổ sung thêm tài liệu vào sưu tập 93 3.3.4 Hoàn thiện quy định phân quyền truy cập 93 3.4 Giải pháp khác 93 3.4.1 Nâng cao lực cán thư viện 93 3.4.2 Chú trọng đào tạo người dùng tin 95 3.4.3 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giới thiệu nguồn TLSNS 96 3.4.4 Tăng cường chia sẻ tài liệu số nội sinh 97 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1.Tiếng Anh STT Ký hiệu viết tắt Viết đầy đủ AACR2 Anglo-American Cataloguing Rules (Quy tắc biên mục Anh- Mỹ) DDC Dewey Decimal Classification (Bảng phân loại thập phân Dewey) MACR Machine-Readable Cataloguing (Khổ mẫu biên mục đọc máy) OCR Optical Character Recognition (Nhận dạng ký tự quang học) OPAC Online Public Access Catalogue (Mục lục tra cứu cộng cộng trực tuyến) Tiếng Việt STT Ký hiệu viết tắt Viết đầy đủ BST CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu NCT Nhu cầu tin 10 NDT Ngƣời dùng tin 11 NCKH Nghiên cứu khoa học 12 TLNS Tài liệu nội sinh 13 TLS 14 TLSNS Tài liệu số nội sinh 15 TT-TV Thông tin – Thƣ viện 16 TTTT-TV Trung tâm Thông tin Thƣ viện 17 TVĐHLN Thƣ viện Đại học Lâm nghiệp Bộ sƣu tập Tài liệu số DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Tài nguyên thông tin Thƣ viện Đại học Lâm nghiệp 40 Bảng 2.1 Số lƣợng in CD luận án, luận văn Thƣ viện ĐHLN 48 Bảng 2.2 Số lƣợng trích ấn phẩm định kỳ 50 Bảng 2.3 Số lƣợng Đề tài NCKH Thƣ viện ĐHLN .50 Bảng 2.4 Số lƣợng tài liệu số nội sinh Thƣ viện ĐHLN 51 Bảng 2.5 Cấu trúc sƣu tập tài liệu số nội sinh 69 Bảng 2.6 Sô lƣợng tài liệu tài liệu số nội sinh sƣu tập 71 Bảng 2.7 Cơ cấu lĩnh vực, chuyên ngành bạn đọc quan tâm 79 Bảng 2.8 Đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc .81 Bảng 2.9 Đánh giá bạn đọc sản phẩm dịch vụ Thƣ viện 82 Bảng 3.1 Mức độ cần thiết giải pháp xây dựng, tổ chức khai thác nguồn TLSNS Thƣ viện ĐHLN .88 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức trƣờng Đại học Lâm nghiệp 38 Hình 2.1 Quy trình số hố tồn văn từ tài liệu in ấn 57 Hình 2.2 Cơ chế hoạt động phần mềm OCR 60 Hình 2.3 Logo banner Thƣ viện ĐHLN 64 Hình 2.4.Chọn “Trang cá nhân” 66 Hình 2.5 Chọn mẫu mơ tả tài liệu 66 Hình 2.6 Tải tệp tin 67 Hình 2.7 Hồn tất việc đăng tài tài liệu 68 Hình 2.8 Biểu đồ mục đích sử dụng tài liệu Thƣ viện ĐHLN 80 Hình 2.9 Kết tìm kiếm……………………………………… …………76 Hình 2.10 Tìm kiếm “Duyệt theo”……………………………………… 76 Hình 2.11 Biểu đồ mục đích sử dụng tài liệu Thƣ viện ĐHLN……… 80 đƣợc bảo hộ tác phẩm đƣợc cấp quyền phải có tính ngun chút tính sáng tạo”.Error! Reference source not found Với tài liệu truyền thống, quyền sở hữu tài liệu quan trọng; nhƣng với tài số, quyền sở hữu trí tuệ, cụ thể quyền tác giả hay quyền quan trọng Trong trình xây dựng nguồn tài liệu số, lãnh đạo thƣ viện cần phải lƣu ý đến vấn đề này, cần phải am hiểu quyền sở hữu trí tuệ để hành động cách có trách nhiệm luật Khi số hóa tài liệu thƣ viện tìm hiểu văn pháp quy liên quan đến quyền tác giả nhƣ Công ƣớc BERN (những tài liệu xuất 50 năm đƣợc quyền số hóa) Ở Việt Nam, vấn đề quyền đƣợc đề cập đến Bộ Luật Dân năm 2005, Luật Sở hữu trí tuệ Nghị Định 100/NĐVCP/2006 Chính phủ quy định chi tiết hƣớng dẫn thi hành số điều Bộ luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ quyền tác giả quyền liên quan Tại điểm đ, khoản 1, điều 25 Luật Sở hữu trí tuệ điểm đ điều 761 mục chƣơng Bộ luật Dân quyền tác giả quy định trƣờng hợp sử dụng tác phẩm công bố xin phép, trả tiền nhuận bút, thù lao cho chép “sao chép tác phẩm để lưu trữ thư viện với mục đích nghiên cứu” Tuy nhiên, khoản điều 25 Nghị định 85/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 100/2006/NĐCP quy định chi tiết hƣớng dẫn thi hành số điều Luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ quyền tác giả quyền liên quan quy định rõ “sao chép tác phẩm để lưu trữ thư viện với mục đích nghiên cứu quy định điểm đ, khoản điều 25 Luật Sở hữu trí tuệ việc chép không Thư viện không chép phân phối tác phẩm tới công chúng, kể kỹ thuật số”[13] Vấn đề quyền tác giả quyền sở hữu đƣợc quy định rõ số văn kiện nƣớc quốc tế, có Cơng ƣớc Quốc tế Bern (1986), Luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ quyền tác giả quyền liên, Nghị định 85/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 100/2006/NĐCP quy định chi tiết hƣớng dẫn thi hành số điều Bộ luật Dân Các văn kiện quy định rõ đối tƣợng đƣợc bảo hộ quyền tác giả, thời gian bảo hộ, trƣờng hợp vi phạm không vi phạm quyền tác giả 33 Về đối tƣợng đƣợc bảo hộ quyền tác giả: Tại khoản điều Công ƣớc Berne quy định tác phẩm đƣợc bảo hộ nêu rõ "các tác phẩm văn học nghệ thuật bao gồm tất sản phẩm lĩnh vực văn học, khoa học nghệ thuật, biểu theo phương thức hay hình thức nào, chẳng hạn sách, tập in nhỏ viết khác, giảng, phát biểu, thuyết giáo tác phẩm loại " [49] Ở Việt Nam, đối tƣợng đƣợc bảo hộ quyền tác giả đƣợc quy định cụ thể điều 737 Luật Dân "mọi sản phẩm sáng tạo lĩnh vực văn học, nghệ thuật, khoa học thể hình thức phương tiện nào, không phân biệt nội dung, giá trị không phụ thuộc vào thủ tục nào"[48] Tại khoản điều 14 Luật Sở hữu trí tuệ quy định rõ đối tƣợng đƣợc bảo hộ quyền tác giả Nhƣ vậy, khẳng định đối tƣợng số hóa Thƣ viện (gồm sách, tạp chí, luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu ) thuộc diện bảo hộ quyền tác giả Về trường hợp vi phạm quyền tác giả Đƣợc quy định rõ khoản điều 20 Luật Sở hữu trí tuệ nhƣ sau: “Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng một, số toàn quyền quy định khoản điều khoản điều 19 luật phải xin phép trả tiền nhuận bút, thù lao, quyền lợi vật chất khác cho chủ sở hữu quyền tác giả” [13] Mặt khác, khoản điều 25 Nghị định 85/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 100/2006/NĐ-CP quy định chi tiết hƣớng dẫn thi hành số điều Luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ quyền tác giả quyền liên quan quy định rõ “sao chép tác phẩm để lưu trữ thư viện với mục đích nghiên cứu quy định điểm đ, khoản điều 25 Luật Sở hữu trí tuệ việc chép không Thư viện không chép phân phối tác phẩm tới công chúng, kể kỹ thuật số” [47], tác phẩm đƣợc giải thích rõ khoản điều Nghị định “là chép trực tiếp gián tiếp phần toàn tác phẩm, chụp tác phẩm tác phẩm” [47] 34 Nhƣ vậy, số hoá tài liệu thƣ viện cần lƣu ý đến vấn đề để tránh vi phạm quyền 1.1.3.7 Bảo quản Công tác bảo quản tốt nhằm đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu lâu dài khả biến đổi cách lƣu giữ tài liệu tƣơng lai công nghệ thay đổi Bên cạnh đó, cần phải có sách bảo quản nguồn tài liệu nội sinh, cần xác định rõ vấn đề nhƣ: quy định cụ thể dạng tập tin ƣu tiên sử dụng cho ngƣời dùng ngày nhƣng dễ dàng chuyển đổi cho ngƣời sử dụng tƣơng lai; xác định xác định thời gian lƣu giữ bảo quản tập tin cách lƣu phòng bị; thiết lập sách lọc tài liệu quy định cụ thể bao gồm xố bỏ hồn tồn hay chuyển chỗ không cho phép NDT truy cập 1.1.4 Tiêu chí đánh giá cơng tác xây dựng, tổ chức & khai thác tài liệu số nội sinh Công tác xây dựng, tổ chức khai thác TLSNS bao gồm nhiều công đoạn chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến nhiều đối tƣợng tham gia việc xác định tiêu chí đánh giá hiệu công tác không đơn giản Tuy nhiên, đề xuất số tiêu chí có tính tổng hợp để đánh giá công tác này, cụ thể là: - Về xây dựng tổ chức: + Lựa chọn tài liệu có giá trị khoa học cao; Nội dung đầy đủ, bao quát lĩnh vực khoa học; Phù hợp với chuyên nghành đào tạo, nghiên cứu đơn vị; Đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin; + Phong phú loại hình; + Tổ chức BST cách khoa học; + Máy móc thiết bị: đầy đủ, đại, cấu hình mạnh, dung lƣợng lƣu trữ lớn, dễ dàng trình tạo lập, lƣu truy cập; - Về khai thác: + Tốc độ đƣờng truyền nhanh, ổn định; 35 + Giao diện tra cứu dễ dàng, thân thiện; Cơ chế truy tìm lình hoạt đáp ứng yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản đến tìm kiếm nâng cao; + Phân quyền truy cập cụ thể, rõ ràng đến tài liệu đối tƣợng sử dụng; + Dễ dàng trao đổi chia sẻ 1.2 Khái quát Trƣờng Đại học Lâm nghiệp Thƣ viện trƣờng 1.2.1 Khái quát Trường Đại học Lâm nghiệp Trƣờng Đại học Lâm nghiệp (VNUF); đƣợc thành năm 1964, có trụ sở thị trấn Xuân Mai, Chƣơng My,̃ TP Hà Nội Sứ mạng: Là trƣờng Đại học đầu ngành, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu phát triển ngành Lâm nghiệp Phát triển nông thôn; Là trung tâm khoa học công nghệ có uy tín lâm nghiệp, tài ngun mơi trƣờng, phịng chống giảm nhẹ thiên tai, góp phần vào nghiệp phát triển bền vững kinh tế - xã hội - môi trƣờng địa bàn nông thôn, trung du miền núi nƣớc Vài nét lịch sử hình thành phát triển Trƣờng: - Giai đoa ̣n tƣ̀ 1964 đến 1984: Trƣờng thƣ̣c hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ đào ta ̣o nhân lƣ̣c bâ ̣c đa ̣i ho ̣c cho ngành Lâm nghiê ̣p , tồn trƣờng có 03 khoa, đào ta ̣o 04 ngành học lĩnh vực Lâm nghiệp - Giai đoa ̣n 1984 đến , Trƣờng có tru ̣ sở ta ̣i thi ̣trấ n Xuân Mai Chƣơng Mỹ , Hà Nội Nhà trƣờng thực chiến lƣợc phát triển thành , trƣờng đa ̣i ho ̣c đa ngành , đa cấ p , đa liñ h vƣ̣c để đáp ƣ́ng nhu cầ u nhân lƣ̣c và giải quyế t các nhiê ̣m vu ̣ khoa ho ̣c công nghê ̣ của đấ t nƣớc Nhà trƣờng đào tạo 30 ngành học bậc đại học; 07 ngành học bậc thạc sĩ 05 ngành học bậc tiến sỹ Cho đế n nay, Nhà trƣờng đào tạo đƣợc 50 tiế n sĩ, 2.300 thạc sĩ 32.000 kỹ sƣ cử nhân Các cán tốt nghiệp từ trƣờng Đại học Lâm nghiê ̣p đã và góp phầ n quan tro ̣ng vào sƣ̣ nghiê ̣p phát triể n ngành , phát triển toàn diện kinh tế xã hội địa bàn nƣớc , đó c ó nhiều đờ ng chí đã và đảm nhiê ̣m nhiề u vi ̣trí chủ chố t của Đảng và Nhà nƣớc 36 tƣ̀ Trung ƣơng tới các điạ phƣơng Ngoài ra, Nhà trƣờng đào tạo 300 kỹ sƣ, thạc sĩ cho nƣớc bạn: CHDCND Lào Campuchia Cơ cấu tổ chức Nhà trƣờng đƣợc mô tả theo sơ đồ sau: 37 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trƣờng Đại học Lâm nghiệp 1.2.2 Khái quát Thư viện Đại học Lâm nghiệp 1.2.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Thƣ viện Trƣờng Đại học Lâm nghiệp đƣợc thành lập từ 1964 (thuộc Phòng Khoa học) đến năm 1998 tách khỏi phịng Khoa học hoạt động độc lập Từ năm 1998 đến năm 2007 thƣ viện hoạt động theo hình thức thƣ viện truyền thống, kho sách phục vụ theo hình thức kho đóng Từ 2007 đến thƣ viện chuyển từ truyền thống sang đại, từ hình thức phục vụ kho đóng sang kho mở Ban đầu thƣ viện kho sách nhỏ, sở vật chất, trang thiết bị hạn chế, nhƣng với quan tâm Ban Giám hiệu, đến Thƣ viện không ngừng đƣợc đổi mới, đƣợc đầu tƣ thêm nguồn nhân lực, nhiều trang thiết bị đại, phòng đọc rộng rãi, thống mát, khn viên nhiều xanh bóng mát, với vị trí giảng đƣờng thứ hai việc nâng cao chất lƣợng đào tạo, đổi phƣơng pháp giảng dạy học tập, phƣơng pháp nghiên cứu khoa học trƣờng Đại học Lâm nghiệp 1.2.2.2 Chức Thƣ viện Trƣờng ĐHLN, thực chức năng, nhiệm vụ sau: Lƣu giữ, quản lý thông tin, tƣ liệu thƣ viện phục vụ công tác đào tạo, NCKH Trƣờng; Thu thập, xử lý, thông báo, phổ biến cung cấp tin, tài liệu khoa học, dịch vụ thông tin phục vụ cán nghiên cứu, giảng viên, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh Trƣờng ĐHLN Tƣ vấn, cung cấp dịch vụ thông tin - thƣ viện; 1.2.2.3 Nhiệm vụ Tham mƣu cho lãnh đạo Trƣờng phƣơng hƣớng tổ chức hoạt động thông tin - thƣ viện nhằm nâng cao chất lƣợng công tác đào tạo, NCKH, giảng dạy, học tập phục vụ ngƣời dùng tin 38 Mua tài liệu tham khảo, giáo trình, tạp chí khoa học, sở liệu học liệu điện tử khác đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu ngƣời dủng tin; thu thập, bổ sung - trao đổi, xử lý loại hình tài liệu; tố chức xếp, lƣu trữ, bảo quản kho tài liệu sở liệu Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lƣới truy nhập tìm kiếm thơng tin tự động hoá cho ngƣời dùng tin khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu nguồn tài ngun thơng tin Thƣ viện Xây dựng sở liệu đặc thù ĐHLN; xuất ấn phẩm thơng tin tóm tắt, thơng tin chun đề sản phẩm thông tin khác, đƣa lên cổng thông tin nguồn tài nguyên số theo định dạng chuẩn phục vụ công tác quản lý, đào tạo NCKH ĐHLN Tƣ vấn cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông tin - thƣ viện cho ngƣời dùng tin ngồi Trƣờng Phát triển cơng tác xuất Tạp chí Khoa học Cơng nghệ Lâm nghiệp Thực nhiệm vụ khác Hiệu trƣờng giao 1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức Tổng số cán thƣ viện 30 ngƣời bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Tổ trƣởng, 26 nhân viên đƣợc chia thành tổ chức bao gồm: Tổ Công nghệ thông tin, Tổ Xử lý tài liệu, Tổ Bổ sung trao đổi Hành tổng hợp, Tổ Bạn đọc, Tổ Tạp chí Website 1.2.2.5 Cơ sở vật chất Thư viện - Cơ sở vật chất thƣ viện bao gồm: nhà tầng với diện tích sử dụng 3000 m2, Tầng gồm phòng làm việc cho cán thƣ viện nhƣ Phòng Bổ sung, Phòng Xử lý tài liệu, Phịng Cơng nghệ thơng tin, Tồ soạn; Tầng bao gồm: Phịng đọc, Phịng mƣợn, Phịng máy tính,… 1.2.2.6 Tài ngun thơng tin Tài ngun thƣ viện đƣợc hình thành chủ yếu từ nguồn: mua, biếu tặng, quỹ tài trợ tài liệu nội sinh nhƣ: Sách tham khảo, Bài 39 giảng, giáo trình, Luận văn, luận án, đề tài NCKH, báo – Tạp chí,… Số lƣợng tài liệu thƣ viện đƣợc thể dƣới bảng 1.1 Bảng 1.1: Tài nguyên thông tin Thƣ viện Đại học Lâm nghiệp Loại tài liệu STT Số đầu Số Sách tham khảo 7.816 24.258 Giáo trình, giảng 1.787 56.764 Khố luận tốt nghiệp sinh viên 11.467 11.467 Luận văn Thạc sỹ 2.806 2.806 Luận án Tiến sỹ 115 115 Đề tài NCKH 559 559 Báo – Tạp chí 270 Tổng 24.853 96.002 1.2.2.7 Các dịch vụ thư viện Thƣ viện Đại học Lâm nghiệp cố gắng cung cấp dịch vụ đáp ứng trình học tập, nghiên cứu bạn đọc cách hiệu Các dịch vụ mà thƣ viện cung cấp là: Dịch vụ tra cứu, hƣớng dẫn hỗ trợ bạn đọc sử dụng tài liệu thƣ viện; Dịch vụ khai thác cung cấp sử dụng tài liệu đọc chỗ; Dịch vụ cung cấp tài liệu nhà; Dịch vụ in phục chế tài liệu gốc; Dịch vụ truy cập Internet, khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên điện tử Trong thời gian qua, Thƣ viện có đóng góp tích cực cung cấp thông tin, tƣ liệu cho công tác đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ Nhà trƣờng Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, ngành nghề đào tạo, đào tạo tín chỉ, nghiên cứu khoa học, hợp tác hội nhập giai đoạn 2006 – 2020, đặc biệt thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh Thƣ viện cần đẩy mạnh dịch vụ nhƣ sản phẩm nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho bạn đọc 40 Sự bùng nổ internet rõ ràng đánh dấu bƣớc đột phá lớn mặt công nghệ Sự đột phá thúc đẩy thƣ viện phải tăng cƣờng sử dụng kỹ thuật số, tạo điều kiện đổi “Đổi công tác tổ chức hoạt động thƣ viện đại học; hƣớng tới thƣ viện số, thƣ viện đại” 1.3 Vai trị cơng tác xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh Trƣờng Đại học Lâm nghiệp - Xây dựng, tổ chức tài liệu số nội sinh giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, khơng gian lƣu trữ Tại Thƣ viện ĐHLN, với số lƣợng tài liệu nội sinh nhƣ giáo trình, giảng, luận án – luận văn nhiều, diện tích lƣu trữ lại chật hẹp, không đủ kho, giá để xếp, phục vụ bạn đọc, nên việc số hoá nguồn tài liệu cần thiết nhằm khắc phục diện tích, khơng gian lƣu trữ; - Giúp việc bảo quản, trì tuổi thọ tài liệu truyền thống đƣợc lâu Việc chuyển dạng tài liệu từ dạng in giấy truyền thống sang dạng số giúp cho việc bảo quản tài liệu đƣợc dễ dàng, nhanh chóng hơn, đồng thời kéo dài thời gian sử dụng tài liệu đƣợc lâu dài so với tài liệu giấy in truyền thống; - Xây dựng, tổ chức tài liệu số nội sinh giúp giảm thiểu tối đa sức ngƣời, sức so việc quản lý nguồn tài liệu truyền thống Cán thƣ viện, nhƣ bạn đọc tiết kiệm thời gian, cơng sức cho việc tìm kiếm, xếp, sử dụng tài liệu kho mà dành thời gian cho việc sử dụng thông tin tài liệu số cho hiệu nhất, bạn đọc tiết kiệm đƣợc chi phí dành cho cơng trình nghiên cứu Thời gian khai thác tài liệu giảm đáng kể Thay việc phải đến thƣ viện, trung tâm thơng tin, để tìm kiếm giáo trình, tài liệu tham khảo đƣợc lƣu trữ rải rác khắp nơi, thông qua mạng inertnet, ngƣời nghiên cứu nhanh chóng có đƣợc tài liệu cần thiết - Xây dựng, tổ chức, khai thác tài liệu số nội sinh dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng sử dụng nguồn tài nguyên thông tin thƣ viện Không giới hạn bạn đọc trƣờng đƣợc sử dụng tài liệu mà mở rộng 41 nhiều đối tƣợng khác sử dụng tài liệu nhƣng cần tuân theo quy định riêng cho đối tƣợng loại tài liệu thƣ viện; - Tiện ích việc truy xuất tìm kiếm thơng tin đâu vào thời điểm cách nhanh chóng, dễ dàng Bạn đọc khơng bắt buộc phải lên thƣ viện mà cần có kết nối mạng internet họ truy cập đến tài liệu cần cách dễ dàng, nhanh chóng; - Góp phần nhanh chóng cập nhật thơng tin có giá trị gia tăng cao; - Thuận lợi việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin thƣ viện với thƣ viện khác Đây vai trò quan trọng đƣợc hầu hết thƣ viện lựa chọn xây dựng, tổ chức khai thác TLSNS 1.4 Kinh nghiệm xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh số trƣờng đại học tiêu biểu Dƣới kinh nghiệm xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh số trƣờng đại học tiêu biểu xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh cách hiệu 1.4.1 Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Dự án số hóa TTTT-TV, Đại học Quốc gia Hà Nội đƣợc triển khai năm 2012 2013, bƣớc đầu nguồn tài liệu nội sinh đƣợc quản lý đƣa vào số hóa để phục vụ cán bộ, giảng viên, học viên sinh viên là: 3500 tên sách giáo trình nhà xuất ĐHQGHN xuất bản; 20000 luận án, luận văn; 1.200 đề tài cấp nhà nƣớc cấp ĐHQGHN; 5.000 kỷ yếu hội thảo khoa học khoa học nƣớc quốc tế nguồn tài liệu đóng góp cán giảng viên ĐHQGHN; 2000 12 Chuyên san Tạp chí khoa học ĐHQGHN từ 1995 đến Tổng số tài liệu dự án kết thúc vào năm 2013 khoảng 40000 tên tài liệu tƣơng đƣơng với triệu trang Một số kinh nghiệm công tác xây dựng, quản lý khai thác tài liệu số nội sinh TTTT-TV, ĐHQGHN nhƣ sau: 1- Vấn đề quyền tài liệu: Tất tài liệu dự án có quyền thuộc ĐHQGHN 3000 sách giáo trình tài liệu đƣợc đặt hàng với cán bộ, giảng viên trƣờng; đăng 12 chuyên san 42 tạp chí khoa học đƣợc trả nhuận bút; tác giả luận án, luận văn ngƣời đƣợc đào tạo bảo vệ sở đào tạo thuộc ĐHQGHN 2- Nhân lực hạ tầng công nghệ thông tin * Nhân lực: Để triển khai dự án có hiệu tiến độ, trung tâm TT-TV thành lập ban quản lý dự án huy động nhân lực triển khai dự án tất phận thuộc trung tâm khoảng 40 ngƣời tham gia, nòng cốt phòng phát triển tài nguyên số phòng nghiệp vụ nhƣ tin học, biên mục, bổ sung thông tin * Hạ tầng công nghệ thông tin: Thƣ viện sử dụng trang thiết bị, máy móc, cơng nghệ đại vào q trình xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nhƣ: máy số hóa Kirtas 1600; máy số hóa Treventus; máy chủ IBM; Bộ lƣu trữ QNAP 8TB; máy trạm cấu hình cao, phần mềm hỗ trợ, 3- Thực tiễn triển khai Việc xây dựng quy trình quy định xử lý tài liệu trƣớc tiến hành số hóa, tạo sƣu tập đƣợc đặc biệt quan tâm đƣa lên hàng đầu Do ban dự án tiến hành biên soạn ban hành quy định quy trình xử lý tài liệu nhƣ sau: * Quy định lựa chọn tài liệu số hóa Tài liệu nội sinh số hóa trung tâm đƣợc xác định qua tiêu chí: truy cập, bảo quản, cộng đồng, tài liệu có tiềm phát triển cam kết thƣ viện Tài liệu đƣợc chọn phải thỏa mãn tiêu chí tiêu chí đầu Các sách tiêu chuẩn hàng năm đƣợc xem xét cập nhật theo thực tiễn thay đổi công nghệ * Quy trình xử lý tài liệu máy số hóa Chọn tài liệu cần scan  Scan tài liệu máy chuyên dụng Nhận dạng tài liệu phần mềm chuyên dụng Sản phẩm đầu (File ảnh dạng: TIF, pdf, jpeg,…) * Quy định chuyển định dạng xử lý bookmark tài liệu Để thuận tiện cho việc bảo quản, xử lý tài liệu quy trình nhƣ thuận tiện cho bạn đọc sử dụng sau này, tất tài liệu dạng text 43 đƣợc chuyển định dạng sang pdf tạo bookmark cho phần, chƣơng, mục Tài liệu luận án, luận văn đƣợc xử lý thành file tóm tắt nội dung với mục đích sau phân quyền truy cập tóm tắt tồn văn cho đối tƣợng bạn đọc cụ thể * Quy định tạo cấu trúc sƣu tập Việc xây dựng cấu trúc Bộ sƣu tập trung tâm TT-TV, ĐHQGHN vào nguồn tài liệu dạng tài liệu khác nhau, trung tâm cấu trúc cho phù hợp với đơn vị đào tạo nội dung đối tƣợng số Đối với sƣu tập luận án, luận văn thiết kế cấp cao đơn vị đào tạo, tiếp đến sƣu tập theo chuyên ngành đào tạo Đối với tài liệu sách giáo trình, số lƣợng lớn nên trung tâm cấu trúc theo trật tự bảng phân loại DDC nhằm mang lại tiện ích cho ngƣời dùng tin Các chun san tạp chí đƣợc trình bày theo danh sách, trật tự bảng chữ Ngoài cịn có dạng tài liệu q đặc biệt tài liệu sƣu tầm, đóng góp cán bộ, giảng viên ĐHQGHN mang tới cho thƣ viện số trung tâm nhiều nội dung phong phú, đa dạng chất lƣợng * Hình thức địa truy cập thƣ viện số Trung tâm TT-TV Thƣ viện số trung tâm đƣợc phục vụ qua giao diện web, ngƣời dùng tin khai thác qua mạng máy tính ĐHQGHN (VNUnet), máy tính ngồi VNUnet phải khai báo mạng riêng ảo VPN để truy cập đến toàn văn tài liệu Sắp tới trung tâm triển khai giải pháp truy cập từ xa qua Ezproxy, lúc bạn đọc cần nhập tài khoản mật xác thực qua web để khai thác toàn tài nguyên thông tin mà thƣ viện sở hữu Bạn đọc truy cập thƣ viện số từ cổng thông tin trung tâm truy cập trực tiếp vào trang thƣ viện số địa sau: http://lic.vnu.edu.vn/ http://dlib.vnu.edu.vn/ * Chính sách truy cập Tất bạn đọc ngồi ĐHQGHN khai thác thông tin thƣ mục thƣ viện số Bạn đọc học sinh, sinh viên, học viên, NCS, cán 44 bộ, giảng viên ĐHQGHN đƣợc khai thác tài liệu toàn văn mức độ khác Trƣớc mắt sách truy cập đƣợc chia thành bốn nhóm sau đây: Nhóm bạn đọc thơng thƣờng; Nhóm bạn đọc đƣợc đọc trực tiếp tài liệu hình; Nhóm bạn đọc đƣợc tải tài liệu; Nhóm bạn đọc đƣợc tải tải lên tài liệu TTTT-TV, ĐHQGHN thƣ viện đại học nƣớc có số lƣợng lớn tài liệu số hóa có quyền phục vụ trƣớc mắt ngƣời dùng ĐHQGHN tiến tới phục vụ bạn đọc ĐHQGHN Với kinh nghiệm triển khai dự án số hóa chia sẻ nguồn tài nguyên số trên, hy vọng thƣ viện đại học nói riêng thƣ viện nƣớc nói chung có chiến lƣợc, sách xây dựng, tổ chức khai thác nguồn tài liệu số nội sinh cho riêng thƣ viện cách hiệu 1.4.2 Thư viện Trường Đại học Hà Nội Nguồn nhân lực Thƣ viện: có tổng số 27 cán Trong phận phục vụ thơng tin số hố nghiệp vụ kỹ thuật (E-Information Services Section) phụ trách công tác phát triển tài liệu số thƣ viện + Lựa chọn nguồn tài liệu nội sinh cho cơng tác số hóa: Thƣ viện định bƣớc đầu lựa chọn tài liệu sau để tiến hành số hố tồn văn: Những tóm tắt luận văn; Các băng cassette phục vụ cho việc giảng dạy học tập ngoại ngữ khác Thƣ viện sử dụng phần mềm DigiHanuLIC, Greenstone, Dspace để quản lý tài liệu số Hiện nay, nguồn tài liệu số hố tồn văn Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội chƣa dồi số lƣợng nhƣng phong phú định dạng (văn bản, âm thanh, video…) nhƣ hình thức (đƣợc lƣu trữ CD - ROM, nhớ máy tính, hệ thống mạng…) cịn có khả tiếp tục gia tăng mạnh thời gian tới Có thể phân chia nguồn tài liệu thành ba phận: Tài liệu số hố tồn văn nội sinh; Tài liệu số hố tồn văn nhập 45 ngoại; Tài liệu số hố tồn văn trao đổi Kết cơng tác số hóa tài liệu trƣờng Đại học Hà Nội: + Đến tháng năm 2009, Thƣ viện chuyển nội dung 434 băng cassette nhiều ngơn ngữ khác sang dạng số hố, chiếm 80% số lƣợng băng có tần suất sử dụng lớn Thƣ viện 500 tóm tắt luận văn đƣợc số hố tồn văn, tổng cộng khoảng 15.000 trang + Do thiếu kinh phí, nhân lực cịn hạn chế nên số lƣợng, chất lƣợng tài liệu số + Thƣ viện lựa chọn sử dụng dịch vụ số hóa từ bên ngồi (khơng đầu tƣ mua trang thiết bị số hóa) + Sử dụng nhiều phần mềm quản lý tài liệu số cho bƣớc đầu xây dựng sƣu tập (trùng lặp, lãng phí thời gian, cơng sức cho thấy tính thiếu thống nhất) + Quản lý khai thác: Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội cho phép khai thác trực tuyến phần nguồn tài liệu phạm vi nội Thƣ viện Mọi ngƣời dùng tin thức Thƣ viện muốn sử dụng tài liệu buộc phải đến Thƣ viện để truy cập Chƣa cho phép khai thác rộng rãi mạng internet 1.4.3 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Thƣ viện trƣờng ĐH Ngoại thƣơng đƣợc thành lập từ năm 1967, tiền thân kho sách đƣợc tách từ Thƣ viện Trƣờng Cán Ngoại giao - Ngoại thƣơng Năm 2011 hoàn thành tiểu dự án “Thƣ viện viện Số” tham gia chƣơng trình FTUTRIP – Dự án GDĐH II, Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng có bƣớc đột phá lớn công tác quản lý tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin cho bạn đọc dựa việc áp dụng công nghệ tiên tiến lĩnh vực thƣ viện Thƣ viện có số vốn tài liệu gồm 20.000 đầu, gần 56.000 gồm nhiều loại hình khác Trong nguồn tài liệu nội sinh gồm 6.635 46 tài liệu Các CSDL điện tử gồm có CSDL Lexis (nexis academic online), Proquest, Emerald management fulltext, Business source premier, 700 đĩa CD-ROM đĩa DVD Thƣ viện tham gia dự án Giáo dục đại học mức vốn Worldbank nên dành khoản kinh phí lớn khoảng 800.000USD kèm kinh phí đối ứng nhà trƣờng đầu tƣ đồng cho Thƣ viện nên có sở vật chất hạ tầng CNTT tốt + Có phần mềm quản trị liệu số DLIB công ty CMC tạo thuận lợi cho việc xây dựng quản lý nguồn tài liệu số, quản lý khai thác mạng LAN/Internet 24/24h + Tất cán thƣ viện đƣợc đào tạo sử dụng thiết bị số hóa phần mềm quản trị nội dung số + Sử dụng dịch vụ số hóa từ bên ngồi số hóa đƣợc 6.875 đầu tài liệu, CSDL toàn văn (Luận văn, luận án, đề tài NCKH, khóa luận tốt nghiệp, giáo trình điện tử, CSDL online) + Thành cơng dự án số hóa tài liệu, nhận thức, tâm huyết lãnh đạo đội ngũ nhân viên thƣ viện phần lớn nhờ vào việc Ban giám hiệu nhà trƣờng đánh giá mức tầm quan trọng Thƣ viện việc tạo lập sƣu tập tài liệu số phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy học tập Nhà trƣờng 47 ... LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP 17 1.1 Cơ sở lý luận xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh ... liệu số nội sinh số trƣờng đại học tiêu biểu Dƣới kinh nghiệm xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh số trƣờng đại học tiêu biểu xây dựng, tổ chức khai thác tài liệu số nội sinh cách... học Lâm nghiệp 16 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận xây dựng, tổ chức khai thác