tóm tắt Kế hoạch biên soạn Thư mục Nguyễn Văn Đạo và thực tiễn triển khai tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Header Page of 126 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN - HÀ HẢI YẾN KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO” VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Giảng viên hƣớng dẫn : TS Nguyễn Huy Chƣơng Sinh viên thực : Hà Hải Yến Ngành : Thông tin – Thƣ viện Hệ : Chính quy Khóa : QH-2006-X HÀ NỘI, 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài Phƣơng pháp nghiên cứu Tình hình nghiên cứu đề tài 6 Những đóng góp đề tài Bố cục Khóa luận CHƢƠNG TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ MỤC 1.1 Giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.1.3 Tiềm lực 12 1.2 Thƣ mục hoạt động thông tin – thƣ mục Trung tâm TTTV ĐHQGHN 13 1.2.1 Khái niệm thƣ mục 13 1.2.2 Nhiệm vụ, vai trò Thƣ mục 14 1.2.3 Hình thức loại thƣ mục 15 1.2.4 Hoạt động thông tin thƣ mục Trung tâm TTTV ĐHQGHN 18 CHƢƠNG KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO”VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAITẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN 22 Footer Page of 126 Header Page of 126 2.1 Đặc điểm “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” 22 2.1.1 Giới thiệu cố GS VS Nguyễn Văn Đạo 22 2.1.2 Đặc điểm “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” 26 2.1.3 Yêu cầu “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” 27 2.2 Quản lý kế hoạch 29 2.3 Quy trình biên soạn 31 2.3.1 Lập đề cƣơng 31 2.3.2 Sƣu tầm tài liệu 33 2.3.3 Xử lý hình thức nội dung tài liệu 34 2.3.4 Sắp xếp tài liệu 39 2.3.5 Lập bảng tra cứu 41 2.3.6 Biên tập, xuất phổ biến thƣ mục 42 2.4 Thực tiễn triển khai kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” 43 2.4.1 Lập đề cƣơng 43 2.4.2 Sƣu tầm tài liệu 44 2.4.3 Xử lý hình thức nội dung tài liệu 45 2.4.4 Hiệu đính nhập máy 49 CHƢƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊError! Bookmark not defined 3.1 Một số nhận xét đánh giá Error! Bookmark not defined 3.1.1 Nhận xét kế hoạch biên soạnError! Bookmark not defined 3.1.2 Nhận xét trình triển khai thực Error! Bookmark not defined 3.2 Đề xuất số giải pháp Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined Footer Page of 126 Header Page of 126 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài ĐHQGHN trung tâm đại học lớn, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, kết hợp chặt chẽ đào tạo, nghiên cứu khoa học phục vụ xã hội Đây trung tâm giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu nước, cung cấp nhiều cán giỏi nhiều lĩnh vực, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày cao không ngừng đổi kinh tế xã hội nước ta Đồng thời, trung tâm văn hóa lớn nước, đầu mối giao lưu quốc tế quan trọng Những thành tích to lớn mà ĐHQGHN đạt được, trước hết nhờ đạo, quan tâm ủng hộ Đảng Nhà nước, nhờ tinh thần đấu tranh bền bỉ, không mệt mỏi vị lãnh đạo từ ngày đầu thành lập, phấn đấu khơng ngừng nghỉ thầy trị đội ngũ cán ĐHQGHN Trong đó, người có cơng lớn khơng thể khơng nhắc đến đóng vai trị đặc biệt quan trọng hình thành phát triển ĐHQGHN GS VS Nguyễn Văn Đạo, người thầy tâm huyết với nghiệp giáo dục Việt Nam, vị giám đốc Footer Page of 126 Header Page of 126 ĐHQGHN Thầy với cộng đấu tranh cho tồn vong ĐHQGHN giành lấy vị xứng đáng cho ĐHQG Những năm tháng gian nan chứng tỏ lĩnh nhà lãnh đạo tài ba, đặt móng tiền đề tốt đẹp cho phát triển ĐHQGHN ngày hơm Bên cạnh vai trị nhà giáo dục có tầm nhìn xa, có tư tưởng cách tân, GS VS Nguyễn Văn Đạo nhà khoa học lỗi lạc tầm cỡ quốc tế, có nhiều đóng góp quan trọng cho khoa học nước nhà giới, giới khoa học giới thừa nhận, người thầy mẫu mực, nhà hoạt động xã hội tâm huyết, giàu lòng nhân ái, người bạn chân thành Thấy vai trò to lớn quan trọng GS VS Nguyễn Văn Đạo ĐHQGHN khoa học, với xã hội Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN có kế hoạch phát triển sưu tập Nguyễn Văn Đạo đó, chiếm dung lượng lớn tài liệu không công bố ông lĩnh vực hoạt động mà ơng tham gia Đó tài liệu có giá trị vơ lớn khơng ĐHQGHN mà khoa học, với xã hội phản ánh người, nhân cách, thời kỳ, khoa học Trong đó, việc biên soạn cơng trình “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” phần quan trọng kế hoạch, ngồi ý nghĩa to lớn nêu trên, cịn giúp bạn đọc quan tâm tiếp cận với tài liệu Giáo sư cách nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng Nhận thấy ý nghĩa to lớn cơng trình này, tơi mạnh dạn chọn đề tài “Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực tiễn triển khai Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài Khóa luận Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực tiễn triển khai Trung tâm TT - TV, ĐHQGHN Footer Page of 126 Header Page of 126 Phạm vi nghiên cứu đề tài: Các tài liệu xuất bản, tài liệu chưa công bố GS Nguyễn Văn Đạo Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực tiễn triển khai TT TTTV, ĐHQGHN nhằm xem xét tính khả thi phát điểm tích cực kế hoạch, đồng thời xem xét mặt mạnh cần phát huy thiếu sót, hạn chế qua trình thực kế hoạch để đề biện pháp khắc phục Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực tế, phân tích tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, trao đổi, mạn đàm với cán Trung tâm, từ nhìn nhận, phân tích, đánh giá kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực tiễn thực Trung tâm Tình hình nghiên cứu đề tài Hoạt động thơng tin – thư viện Trung tâm TTTV ĐHQGHN có nhiều người nghiên cứu, nhiên hoạt động thông tin – thư mục nói chung kế hoạch xây dựng Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo nói riêng vấn đề Trước khóa luận này, có niên luận nghiên cứu đề tài tác giả thực Những đóng góp đề tài - Về mặt lý luận + Khóa luận làm rõ ý nghĩa, tầm quan trọng kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” với thực tiễn triển khai kế hoạch, hoạt động thông tin – thư mục TT TTTV ĐHQGHN Footer Page of 126 Header Page of 126 + Gợi ý phương pháp xây dựng hoàn thiện kế hoạch biên soạn thư mục nhân vật công tác thông tin – thư mục Trung tâm - Về mặt thực tiễn: Tác giả phân tích tình hình đề xuất số giải pháp nhằm thực hiệu chất lượng kế hoạch phát triển Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo nói chung Thư mục Nguyễn Văn Đạo nói riêng, đồng thời hồn thiện hoạt động thông tin – thư mục TT TTTV ĐHQGHN Bố cục Khóa luận Ngồi phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung Khóa luận chia làm chương: Chƣơng 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội với hoạt động thông tin – thư mục Chƣơng 2: Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực tiễn triển khai Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Chƣơng 3: Một số nhận xét kiến nghị Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƢƠNG TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ MỤC 1.1 Giới thiệu Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện ĐHQGHN 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Trung tâm Thơng tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (tên tiếng Anh: Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi) thành lập theo định số 66/TCCB ngày 14 tháng năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) sở hợp thư viện trường đại học trực thuộc Trung tâm đơn vị nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Footer Page of 126 Header Page of 126 Trung tâm có sở đặt khu giảng đường, ký túc xá trường thành viên khoa trực thuộc, gồm: - Trụ sở chính: Nhà C1, 144 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội - Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ: Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội - Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình, bao gồm: + Tầng 1, 2, nhà E, 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội + Tầng nhà T5, 334 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội + 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội - Phịng phục vụ bạn đọc Mễ Trì Mơ hình cấu tổ chức Trung tâm xây dựng tương đối hoàn chỉnh khoa học, dựa nguyên tắc tính hệ thống tính linh hoạt với đội ngũ cán có trình độ chun mơn cao, đào tạo chuyên sâu Bao gồm: Ban giám đốc, khối phòng chức năng, khối phòng nghiệp vụ hệ thống phịng phục vụ bạn đọc Trung tâm có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu tin tài liệu cho hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng đào tạo, giáo dục, xây dựng phát triển ĐHQGHN Nhận thức rõ vai trị, vị trí Trung tâm việc góp phần thực nhiệm vụ chiến lược quan trọng ĐHQGHN, Ban Giám đốc ĐHQGHN dành quan tâm đặc biệt đầu tư thích đáng kinh phí cho việc nâng cấp, xây dựng phát triển Trung tâm thành quan thông tin – thư viện lớn: Cơ sở vật chất, vốn tài liệu, trang thiết bị đại Hiện nay, Trung tâm có ngơi khang trang với phòng phục vụ trang bị đầy đủ phương tiện đại, kho tư liệu phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu người dùng tin nhiều lĩnh vực khác Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 Trung tâm có quan hệ với hàng trăm trường đại học, viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế, nhà xuất Hoa Kỳ, Pháp, Đức, Nga, Italy, Nhật Bản, Hàn Quốc nhiều nước khác, có: Viện Harvard Yenching, Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, Đại học Paris, Đại học Sorbone, Đại học Lômônôxôp, Viện Hàn lâm Khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo Ngoài ra, Trung tâm cịn có quan hệ với nhiều tổ chức quốc tế Hà Nội Phịng Văn hóa Thơng tin Đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, Qũy Châu Á, Phịng Thơng tin Đại sứ qn Hàn Quốc, Ngân hàng Thế giới, Hội đồng Pháp ngữ Trung tâm thành viên sáng lập tham gia Ban Chấp hành Hội thư viện đại học trực tuyến nước Đông Nam Á (AUNILO) Hội đồng thư viện Đại học Quốc gia nước Đông Á (East Asian University Library Council) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Điều Bản Quy chế tổ chức hoạt động Giám đốc ĐHQGHN ban hành tháng năm 1998 trình bày rõ chức Trung tâm, ngồi chức thư viện tàng trữ liệu, thông tin văn hóa, giáo dục, “Trung tâm có chức thơng tin thư viện, phục vụ công tác đào tạo nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN” Nhiệm vụ: Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo cung cấp thông tin, tư liệu khoa học, giáo dục, ngoại ngữ công nghệ phục vụ cán sinh viên ĐHQGHN, cụ thể là: Footer Page 10 of 126 Header Page 39 of 126 Việc định từ khóa tuân theo Bộ từ khóa Thư viện Quốc gia biên soạn Bộ từ khóa Khoa học công nghệ Trung tâm Thông tin Khoa học Cơng nghệ Quốc gia biên soạn Trong q trình thực hiện, cần đảm bảo yêu cầu việc định từ khóa Đối với “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo”, tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên ngành nhiều Vì thế, cần ý việc tách cụm từ, từ ghép làm từ khóa VD: Dao động phi tuyến, Vật lý nguyên tử Sau có mô tả phiếu tiền máy, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính tất phiếu nhập máy vào CSDL qua môđun biên mục phần mềm Libol để tạo nên biểu ghi thư mục CSDL thư mục, phục vụ công tác quản lý tra cứu tài liệu OPAC Với việc làm này, sau việc cập nhật biểu ghi trở nên vô dễ dàng 2.3.4 Sắp xếp tài liệu Cách xếp tài liệu biểu nội dung tư tưởng đề tài Trong thư mục, tài liệu xếp theo trình tự định Mục đích giúp người sử dụng tìm nhanh chóng tài liệu cần Tùy vào số lượng tài liệu mà có cách xếp cho thích hợp, việc áp dụng phương pháp xếp hợp lý có ảnh hưởng đến việc phát huy tác dụng thư mục Có nhiều cách xếp: + Theo phân loại + Theo chủ đề + Theo thời gian xuất + Theo loại hình Footer Page 39 of 126 Header Page 40 of 126 Lựa chọn cách xếp phù hợp tùy thuộc nhiều yếu tố: đề tài, mục đích biên soạn, tính chất nội dung tài liệu Tuy nhiên, với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” xem xét cách xếp tài liệu, là: Theo chủ đề, theo loại hình VD: * Sắp xếp theo chủ đề, tài liệu chia thành phần như: - Mơ hình ĐHQGHN - Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam Đại học Tư thục Anbe Anhxtanh - Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam * Sắp xếp theo loại hình tài liệu: - Tài liệu cơng bố: Sách, trích báo, tạp chí - Tài liệu không công bố: Bản thảo, thư, văn quản lý Việc xếp phải theo hệ thống thống nhất, chặt chẽ từ đầu đến cuối Trong thư mục, trình xếp chia làm giai đoạn: - Sắp xếp toàn tài liệu thư mục thành phần: Sẽ có phần lớn: + Phần 1: Các tài liệu GS VS Nguyễn Văn Đạo viết + Phần 2: Các tài liệu viết GS VS Nguyễn Văn Đạo(chủ yếu viết sau Giáo sư qua đời) Q trình xem xét áp dụng cách xếp Tuy nhiên, tài liệu “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” đa dạng nội dung lẫn hình thức, nên ưu tiên xếp theo chun đề vậy, thư mục khơng bị xé nhỏ, tra cứu dễ dàng tài liệu có nội dung gần Footer Page 40 of 126 Header Page 41 of 126 - Sắp xếp thứ tự phần: Sau phân chia thư mục thành phần theo cách xếp định, phần xếp theo trật tự: Ưu tiên tài liệu ĐHQGHN mô hình ĐHQG, tài liệu giáo dục; tài liệu khác Giáo sư cương vị khác (theo trình tự thời gian việc bổ nhiệm cương vị); tài liệu thảo xuất sách, báo ; cuối tài liệu khác - Sắp xếp tài liệu phần: Cách làm phổ biến phần riêng biệt, tốt xếp theo vần chữ cái, tên tác giả tên ấn phẩm Tuy nhiên, Thư mục Nguyễn Văn Đạo thư mục đặc biệt, chủ yếu chứa tài liệu không công bố theo suốt đời, nghiệp hoạt động Giáo sư Chính thế, tài liệu phần riêng biệt tốt nên xếp theo trình tự thời gian, trình tự diễn việc, để phản ánh trình hoạt động, đời, nghiệp Giáo sư cách có hệ thống Ngồi ra, xem xét cách xếp khác tùy thuộc vào khối lượng thành phần tài liệu tìm 2.3.5 Lập bảng tra cứu Với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”, cần lập tiến hành lập bảng tra cứu, công việc thiếu thư mục Bảng tra cứu giúp độc giả tìm tài liệu thư mục dễ dàng, nhanh chóng, giúp người sử dụng tiếp cận tài liệu theo cách khác nhau, đa dạng hóa phương thức tiếp cận tài liệu cho độc giả Có nhiều loại bảng tra cứu phụ trợ: + Bảng tra tên tác giả + Bảng tra tên ấn phẩm Footer Page 41 of 126 Header Page 42 of 126 + Bảng tra tác giả tập thể + Bảng tra tên nhân vật + Bảng tra chủ đề + Bảng tra tên địa lý Mỗi loại bảng tra thường áp dụng cho loại thư mục định “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thư mục nhân vật, loại bảng tra phù hợp bảng tra theo tác giả Ngồi tài liệu Giáo sư viết, cịn có nhiều tài liệu người khác viết Giáo sư Loại bảng tra tập hợp lại, hệ thống lại tài liệu Các tài liệu sưu tập bên cạnh tác giả cá nhân cịn có nhiều tác giả tập thể (chủ yếu văn quản lý), Giáo sư người giữ nhiều chức vụ, vị trí quan trọng khác nhau, nên thư mục có hai bảng tra: Bảng tra tác giả cá nhân bảng tra tác giả tập thể Nguồn lập bảng tra: Đối với bảng tra khác có nguồn khác VD: Đối với bảng tra chủ đề, chọn lọc tài liệu viết tóm tắt, dẫn giải nội dung cần ghi thêm vào fiche riêng chủ đề cần thiết Đây nguồn để lập bảng tra cứu Bảng tra Thư mục Nguyễn Văn Đạo bảng tra theo tác giả , nên nguồn để lập bảng tra dựa vào yếu tố mơ tả Cách trình bày bảng tra đơn giản, gồm cột: + Một cột ghi tên tác giả (cá nhân tập thể) + Một cột ghi số thứ tự, vị trí tài liệu tác giả thư mục Bảng tra xếp cuối thư mục để tiện việc tra cứu 2.3.6 Biên tập, xuất phổ biến thƣ mục Footer Page 42 of 126 Header Page 43 of 126 Cuối viết lời đề tựa biên tập thư mục để hoàn thành bước xây dựng Tiếp đó, thảo thư mục đưa lên cho Ban đạo thực kế hoạch xem xét, góp ý Người định cuối Giám đốc Trung tâm Khi phê duyệt, thơng qua xuất thức Sau xuất thức, Trung tâm tiến hành phổ biến thư mục: + Gửi quan cấp (Đại học Quốc gia Hà Nội), gửi tặng gia đình cố Giáo sư người cần thư mục + Đặt “Tủ sách Nguyễn Văn Đạo” để tra cứu trưng bày + Để phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu Trung tâm để tiến hành phục vụ, cho bạn đọc sử dụng + Đưa lên cổng thông tin điện tử Trung tâm để phục vụ tra cứu online, sau xem xét để kết xuất đĩa CD + Trưng bày triển lãm sách Song song với việc phổ biến thư mục tổ chức mối liên hệ ngược thường xuyên với người sử dụng để kịp thời điều chỉnh hoạt động ấn phẩm Đó cơng tác hoàn thiện để nâng cao chất lượng thư mục 2.4 Thực tiễn triển khai kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” Công tác biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” cán Phịng Thơng tin – Nghiệp vụ phục trách với tham gia cán phòng Bổ sung – Trao đổi, Phân loại – Biên mục sinh viên thực tập Khoa Thông tin – Thư viện Trường ĐHKHXH&NV Việc thực chia hai giai đoạn chính: - Xây dựng CSDL thư mục - Biên soạn thư mục dạng giấy Footer Page 43 of 126 Header Page 44 of 126 Hiện tại, Trung tâm thực đến bước xây dựng CSDL thư mục, công việc tiến hành Đây cơng việc địi hỏi phải có đội ngũ cán thực có trình độ cao chiếm phần lớn thời gian thực biên soạn thư mục 2.4.1 Lập đề cƣơng Việc lập đề cương thực Trưởng phịng Thơng tin – Nghiệp vụ phụ trách Theo đề cương, trình tự công tác thực sau: - Xây dựng CSDL thư mục + Sưu tầm tài liệu: Xác định nguồn tìm trực tiếp lựa chọn + Xử lý hình thức nội dung tài liệu: Mơ tả thư mục, viết tóm tắt nội dung tài liệu, định từ khóa, phân nhóm tài liệu theo chủ đề + Hiệu đính nhập máy - Biên soạn thư mục dạng giấy + Chọn lọc, xếp tài liệu + Lập bảng tra cứu + Biên tập, xuất phổ biến thư mục 2.4.2 Sƣu tầm tài liệu Việc sưu tầm tài liệu tiến hành qua bước : Xác định nguồn tìm Nguồn xác định nguồn tài liệu gia đình cố Giáo sư tặng lại cho Trung tâm, với số lượng khoảng 700 tài liệu, bao gồm tài liệu Giáo sư viết, tài liệu viết Giáo sư tài liệu Giáo sư sử dụng, biếu tặng, thư từ, cơng văn có khoảng 200 tài liệu tài liệu mà Giáo sư sưu tầm thuộc nhiều lĩnh vực khác Footer Page 44 of 126 Header Page 45 of 126 Do Giáo sư giữ nhiều vị trí, chức vụ khác nên tài liệu phong phú nội dung, có nhiều dạng, bao gồm tài liệu cơng bố (những tài liệu xuất bản, phổ biến qua kênh thơng tin thức: sách, in báo, tạp chí) dạng tài liệu khơng cơng bố (văn quản lý, tập thảo, công trình nghiên cứu khoa học ) Trong chủ yếu tài liệu khơng cơng bố Ngồi tài liệu mà Trung tâm tặng, gia đình cố Giáo sư cho biết tặng lại số lượng lớn tài liệu Giáo sư cho Thư viện Tạ Quang Bửu, tại, nhà riêng Giáo sư nhiều tài liệu, sớm tập hợp để tặng cho Trung tâm Nguồn phụ để tìm kiếm có nhiều nguồn (như nêu 2.3.2) nay, cán tập trung khai thác nguồn: + Tra cứu mục lục trực tuyến OPAC cổng thông tin điện tử thư viện, Trung tâm Thông tin, đa ngành, chuyên ngành VD: Thư viện Tạ Quang Bửu + Ngồi ra, cịn tìm thêm tài liệu từ nguồn tin Internet, Website Trực tiếp lựa chọn Trong trình tìm kiếm từ nguồn trên, tới nay, số lượng tài liệu lên đến 800, đó: + Số lượng tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu 500 + Các tài liệu từ nguồn tin mạng, Website khoảng 300 Tuy nhiên, Trung tâm xem xét, lựa chọn số tài liệu mạng, Website, 500 tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu chưa chọn lựa Sắp tới, Trung tâm cử cán tới tận nơi để xem xét, đánh giá, lựa chọn nguồn tài liệu Footer Page 45 of 126 Header Page 46 of 126 Trong số khoảng 300 tài liệu tìm mạng, cán lựa chọn khoảng 70 tài liệu có chất lượng, phù hợp với yêu cầu đặt Số lượng tài liệu giảm phần lớn nội dung viết giống tương đương nhau, có thơng tin phù hợp 2.4.3 Xử lý hình thức nội dung tài liệu Tất tài liệu xử lý hình thức nội dung cách theo nguyên tắc “mô tả trực diện” tài liệu nhập về, tất tài liệu Trung tâm qua khâu bổ sung, biên mục, định ký hiệu tùy dạng tài liệu Các yếu tố mô tả hình thức nội dung tài liệu viết phiếu tiền máy để tiện sử dụng, tiện việc kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính Mỗi tài liệu viết phiếu Tất tài liệu “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo” mô tả xử lý tuân theo chuẩn biên mục sẵn có, áp dụng thống tồn tài liệu Trung tâm: Phân loại theo Khung phân loại Thập tiến Dewey DDC 14, biên mục theo MARC21, mô tả theo Quy tắc mô tả thư mục Quốc tế ISBD Mô tả thư mục Các yếu tố mô tả đưa vào bao gồm yếu tố hình thức: Nhan đề, tác giả, thông tin xuất nhiên, đa dạng dạng tài liệu đặc biệt chưa có quy định thức xử lý tài liệu khơng cơng bố: thảo, văn quản lý, thư nên Trung tâm xây dựng quy định tạm thời cho việc mô tả dạng tài liệu Theo đó, với tài liệu cơng bố (sách đăng báo, tạp chí), mơ tả hình thức bình thường tài liệu dạng khác Trung tâm Footer Page 46 of 126 Header Page 47 of 126 Với tài liệu sách, cán Phòng Bổ sung – Trao đổi Phân loại – Biên mục xử lý Các cán Phịng Thơng tin – Nghiệp vụ xử lý tài liệu đăng báo, tạp chí Ngoài ra, số sách tập hợp viết Giáo sư người khác viết Giáo sư bên cạnh việc mơ tả sách chỉnh thể, Phịng Thơng tin – Nghiệp vụ cịn thực trích viết theo dạng báo, tạp chí VD: Nguyễn Văn Đạo theo đường sáng tạo sáng lập/ Nguyễn Văn Đạo.- H.: ĐHQGHN, 2007.- 591tr Dự án VIE/87/020 nghiên cứu trình thủy thạch động lực học vùng bờ biển// Trong sách: Nguyễn Văn Đạo theo đường sáng tạo sáng lập 2007.- H.: ĐHQGHN, 2007.- tr.460 Các tài liệu không công bố mô tả trích báo, tạp chí, nhiên số tài liệu mô tả phải thêm số yếu tố khác cho phù hợp với nội dung tài liệu (như VD phần 2.3.3) VD: Tiêu đề bổ sung chủ đề – Tên cá nhân: Nguyễn Văn Đạo Tiêu đề bổ sung – Tên tập thể: Đại học Quốc gia Hà Nội Tất tài liệu không công bố phải mô tả yếu tố dạng tài liệu: thảo viết tay, đánh máy, in thư điện tử, in mạng vào vùng thông tin bổ sung cho nhan đề Nhan đề nguồn trích sử dụng dành cho tài liệu mơ tả dạng trích ghi phần nguồn trích VD: Trong cuốn: Nguyễn Văn Đạo theo đường sáng tạo sách lập Viết tóm tắt nội dung tài liệu Footer Page 47 of 126 Header Page 48 of 126 “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” sử dụng loại tóm tắt mang tính chất giải thích (chú thích), ngắn gọn, giới hạn 100 từ nhằm nói rõ thêm tác giả, chủ đề tính chất, cơng dụng tài liệu Các tóm tắt cán sử dụng cách hiệu ba phương pháp dẫn giải, quy nạp, tổng hợp Khi tiến hành viết tóm tắt tài liệu, cán ý tuân thủ đảm bảo yêu cầu tóm tắt Ngơn ngữ tóm tắt theo ngơn ngữ tài liệu gốc VD: Khơng dùng Tốn học hỗn độn mà dùng Tốn học Chaos Định từ khóa Việc định từ khóa giúp tạo thêm điểm truy nhập tới tài liệu Cơng tác định từ khóa cho tài liệu “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thực với tài liệu khác Trung tâm, tuân theo Bộ từ khóa Thư viện Quốc gia biên soạn Bộ từ khóa Khoa học cơng nghệ Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia biên soạn Do có nhiều tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên ngành nên việc định từ khóa, tách cụm từ, từ ghép cán thực cẩn thận VD: Dùng Toán học, khơng tách thành Tốn học, Cơ học Phân nhóm tài liệu theo chủ đề Sau viết tóm tắt định từ khóa, cán tiến hành phân nhóm tài liệu mơ tả dạng trích theo chủ đề dựa vào nội dung tài liệu, phân chia thành 15 chủ đề: - Bài viết nhân vật, giới thiệu sách - Mơ hình ĐHQGHN Footer Page 48 of 126 Header Page 49 of 126 - Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam - Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam Đại học Tư thục Anbe Anhxtanh - GS.VS.Nguyễn Văn Đạo Ủy Ban Hịa bình Việt Nam - GS.VS.Nguyễn Văn Đạo Hội Việt Kiều - Sự kiện Tổng thống Hoa Kỳ William Jefferson Clintơn thăm ĐHQGHN (Ngày 17/11/2000) - Bản thảo xuất sách tiếng Việt - Bản thảo xuất sách tiếng Anh - Bản thảo xuất sách tiếng Nga - Phụ lục hình vẽ sách xuất - Bài viết GS.VS.Nguyễn Văn Đạo - Bài viết nghiên cứu khoa học Mỗi chủ đề tập hợp tài liệu có nội dung chủ đề Sau xử lý xong, tài liệu đóng tập mang tên chủ đề để quản lý tài liệu sách 15 chủ đề đánh số ký hiệu tài liệu sách khác, DN01 đến số ký hiệu cho chủ đề, tiếp số thứ tự tài liệu trực thuộc chủ đề đó, đánh số thứ tự từ 001 chủ đề 15 chủ đề tương ứng với số ký hiệu từ DN01/00163 đến DN01/00177 2.4.4 Hiệu đính nhập máy Khi xử lý xong nội dung hình thức tài liệu, cán tiến hành kiểm tra hiệu đính lại phiếu tiền máy, hồn thành nốt yếu tố mơ tả Sau đó, tiến hành nhập máy tài liệu qua môđun Biên mục phần mềm Libol (hiện Trung tâm sử dụng phần mềm Libol 5.5) Footer Page 49 of 126 Header Page 50 of 126 Tất yếu tố đặt vào trường tương ứng khổ mẫu biên mục MARC 21 tài liệu khác Tuy nhiên, có số điểm lưu ý nhập Với tài liệu không công bố mô tả trích báo, tạp chí, số yếu tố thêm vào tương đương với việc thêm trường trình biên mục cho phù hợp với nội dung tài liệu (như VD phần 2.3.3) VD: 600 04$aNguyễn Văn Đạo 710 1#$aĐại học Quốc gia Hà Nội Yếu tố dạng tài liệu tài liệu không công bố đặt vào trường 245 $b vùng thông tin bổ sung cho nhan đề VD : Bản thảo viết tay, đánh máy, in thư điện tử, in mạng Trường 654 Tiêu đề bổ sung chủ đề - Thuật ngữ dành cho tên thuật ngữ tạo nên khác biệt chủ đề VD: 654 $aMô hình ĐHQGHN 654 $aBài viết giáo dục Trường 773 $t Nhan đề nguồn trích sử dụng dành cho tài liệu mơ tả dạng trích ghi phần nguồn trích Nguồn trích chủ đề mà tài liệu trực thuộc VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Mơ hình ĐHQGHN Đối với tài liệu in từ mạng, việc đưa tên chủ đề làm nguồn, đưa thêm địa Website tài liệu đó, hai yếu tố cách dấu “ ;” VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Bài viết GS.VS Nguyễn Văn Đạo; Theo Vietnamnet.vn (Trang Tin tức Sự kiện) Footer Page 50 of 126 Header Page 51 of 126 9XX – Khối trường thông tin cục bộ, MARC không quy định cụ thể nên Trung tâm khác có cách sử dụng khác Ở TT TT – TV, ĐHQGHN khối trường áp dụng cho phù hợp với tình hình thực tiễn quan Theo đó, trường 914 trường Thơng tin bổ sung cho ấn phẩm trường 928 Thông tin nơi lưu trữ ấn phẩm 914$aThư mục Nguyễn Văn Đạo.$bTài liệu không công bố 928 $aTrung tâm TT-TV ĐHQGHN: DN01/00165 – 14 Hiện tại, Trung tâm xây dựng CSDL thư mục với 611 biểu ghi, bao gồm:  Các tài liệu Giáo sư viết: Khoảng 490 biểu  Các tài liệu viết Giáo sư: Khoảng 120 biểu Trong đó: - Tài liệu cơng bố: 291 biểu + Sách: 162 biểu + Bài đăng sách, báo, tạp chí: Khoảng 60 biểu + Bài in từ mạng: Khoảng 70 biểu - Tài liệu không công bố: 320 biểu + Bản thảo: Khoảng 170 biểu + Bản in thư điện tử: 61 biểu Con số chưa dừng lại đó, cán Trung tâm tiếp tục tìm kiếm tài liệu để cập nhật, đưa vào CSDL, xây dựng thành công “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” đầy ý nghĩa Footer Page 51 of 126 Header Page 52 of 126 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đại học Quốc gia Hà Nội Quy chế tổ chức hoạt động TT TTTV ĐHQGHN.- H., 1998 Đồn Phan Tân Thơng tin học: Giáo trình dành cho sinh viên ngành thông tin – thư viện quản trị thông tin.- H.: ĐHQGHN, 2001.- 337tr Footer Page 52 of 126 Lê Văn Viết Cẩm nang nghề thư viện.- H.: VHTT, 2000.- 636tr Header Page 53 of 126 Nguyễn Huy Chương Tập giảng Thư mục học đại cương.- 55tr Nguyễn Thị Hịa Q trình phát triển vốn tài liệu xử lý kỹ thuật Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội – Niên luận.-H.: 2009.- 45tr Phan Văn Thông tin học.- H.: ĐHQGHN, 2000.- 139tr Phan Văn – Nguyễn Huy Chương Nhập môn khoa học thư viện thông tin.- ĐHQGHN, 1997.- 140tr Trung tâm TTTV, ĐHQGHN Đề cương xây dựng “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”.- H., 2010 Vũ Văn Nhật Thông tin Thư mục khoa học kỹ thuật: Giáo trình dùng cho sinh viên chun ngành thơng tin – thư viện khoa học.H.: ĐHQGHN, 1999.- 203tr 10 http://www.lic.vnu.edu.vn 11 http://www.wikipedia.com 12 http://xaluan.com Footer Page 53 of 126 ... 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội với hoạt động thông tin – thư mục Chƣơng 2: Kế hoạch biên soạn ? ?Thư mục Nguyễn Văn Đạo? ?? thực tiễn triển khai Trung tâm Thông tin – Thư. .. HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO” VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN 2.1 Đặc điểm ? ?Thư mục Nguyễn Văn Đạo? ?? 2.1.1 Giới thiệu cố GS VS Nguyễn Văn Đạo GS VS Nguyễn. .. 1.2.4 Hoạt động thông tin thƣ mục Trung tâm TTTV ĐHQGHN 18 CHƢƠNG KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO”VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAITẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN