BÀI GIẢNG TIN HỌC KẾ TOÁN

MỤC LỤC Trang Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN I Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý II Hệ thống thông tin kế toán III Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 14 IV Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán 19 Chương TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG EXCEL 23 I Ôn tập bổ sung số kiến thức excel 23 II Hình thức kế toán 32 III Tổ chức liệu kế toán excel 41 Chương LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN, BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 49 I Lập bảng cân đối tài khoản cấp 49 II Lập bảng cân đối tài khoản cấp 56 III Lập bảng tổng hợp chi tiết 58 Chương LẬP SỔ NHẬT KÝ 65 I Lập sổ nhật ký thu tiền 65 II Lập sổ nhật ký chi tiền 69 III Lập sổ nhật ký chung 72 Chương LẬP SỔ CHI TIẾT VÀ SỔ CÁI 76 I Lập sổ chi tiết 76 II Lập sổ 83 Chương LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 114 I Lập bảng cân đối kế toán 114 II Lập báo cáo kết kinh doanh 119 III Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ 125 Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN I KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin 1.1.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống trường đại học…Theo quan điểm tiếp cận hệ thống hệ thống tập hợp thành phần có quan hệ tương tác với để thực mục tiêu đặt hệ thống Một hệ thống có bốn đặc điểm sau:     Các thành phần, phận hệ thống Các mối quan hệ, cách thức chế tương tác thành phần bên Phạm vi, giới hạn hệ thống Các mục tiêu hướng đến hệ thống Hình 1.1 minh họa cho hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với tạo thành hệ thống 1.0 Hệ thống 1.0 A 1.1 1.2.1 E 1.2 C F 1.2.2 B 1.4 1.2.3 D D 1.3 C Hình 1.2 Hình 1.1 Hệ thống 1.0 có thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với thông qua mối liên hệ A,B,C,D nhằm thực mục tiêu hệ thống 1.0 Có thể hình dung hệ thống 1.0 tổ chức thành phần bên tổ chức phận, phòng ban Các phòng ban phối hợp, quan hệ với theo quy định quyền hạn, trách nhiệm, quy chế, điều lệ,…được đặt tổ chức nhằm thực mục tiêu tồn tổ chức Khi đề cập đến hệ thống có tham gia người, cần phải phân biệt khái niệm hệ thống tổ chức Nếu khái niệm tổ chức đề cập đến tập hợp người nhằm thực mục tiêu đặt hệ thống khái niệm tổng thể, rộng mà người thành phần quan trọng hệ thống bên cạnh thành phần khác công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ… Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Ví dụ Hình 1.1 trên, phòng ban, phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 hệ thống hệ thống 1.0 Các hệ thống có thành phần bên 1.2.2, 1.2.2, 1.2.3 thực mục tiêu đặt cho phận (Hình 1.2) Tất nhiên mục tiêu thực phận, hệ thống hướng đến mục tiêu chung hệ thống cấp mà phụ thuộc Do đó, tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, phải tìm hiểu xác định rõ mục tiêu đặt cho hệ thống quan tâm hì, để từ vạch phạm vi, đường biên hệ thống, thành phần bên tham gia trực tiếp vào hoạt động hệ thống Đây tiếp cận hệ thống mà vận dụng để tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán sau 1.1.1 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin hệ thống người thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng Tất hệ thống thực mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng gọi hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế toán… hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho đối tượng sử dụng thông tin khác Để thực mục tiêu cung cấp thông tin này, hệ thống thông tin có thành phần sau (Hình 1.3) Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu Xử lý Hình 1.3 : Các thành phần hệ thống thông tin  Dữ liệu đầu vào: Bao gồm nội dung cần thiết thu thập phương thức thu thập liệu cho hệ thống thông tin  Thành phần xử lý: Các trình, phận thực hoạt động xử lý nội dung liệu đầu vào thu thập phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận…để làm biến đổi tính chất, nội dung liệu, tạo thông tin theo yêu cầu sử dụng  Thành phần lưu trữ: Lưu trữ nội dung đữ liệu đầu vào thông tin tạo trình xử lý để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin sau  Thông tin đầu ra: Nội dung thông tin phương thức cung cấp thông tin tạo từ hệ thống cho đối tượng sử dụng  Kiểm soát: Kiểm soát trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu hệ thống đặt đồng thời phản hồi sai sót, hạn chế thành phần hệ thống thông tin để khắc phục, sữa chữa Như thông tin tạo từ trình xử lý liệu có tham gia thành phần hệ thống thông tin cụ thể, mang ý nghĩa định đối tượng sử dụng thông tin Trong nhiều trường hợp, thông tin tạo từ hệ thống liệu cho hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết phân biệt khác liệu thông tin, đồng thời xem xét chúng phạm vi hệ thống thông tin cụ thể Quá trình xử lý hệ thống thông tin thực phương thức xử lý khác Đó trình ghi chép, xử lý thu công tay thông thường hay hỗ trợ thực hệ thống xử lý máy tính, kết hợp thủ công máy tính Do hệ thống thông tin không thiết phải hệ thống xử lý máy, thuật ngữ sử dụng cách rộng rãi thời điểm để hệ thống có ứng dụng công nghệ thông tin 1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.2.1 Bản chất Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin bao gồm thành phần có mối quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm soát trình hoạt động tổ chức (Hình 1.4) Hoạch định Tổ chức/ Thực Đánh giá/ Kiểm soát Hệ thống thông tin quản lý Hoạt động doanh nghiệp Hình 1.4: Bản chất hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định Quá trình diễn theo bước sau:     Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải Đưa phương án giải Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phương án Lựa chọn phương án khả thi định Trong trình này, thông tin đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng định Thông tin sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề thông tin sử dụng để đề định cần thiết Do hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng nội dung vấn đề cần giải quyết, thông tin đủ tin cậy, đầy đủ trình bày hình thức mà người sử dụng hiểu Đồng thời thông tin phải cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu định 1.2.2 Phân loại thông tin quản lý đối tượng sử dụng thông tin quản lý Ở cấp quản lý khác doanh nghiệp thực định có tính chất nội dung khác từ ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho cấp quản lý Thông thường chia cấp quản lý doanh nghiệp thành ba cấp với ba loại thông tin sau Hình 1.5 Phân loại thông tin Cấp quản lý Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lược Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Hình 1.5: Phân loại thông tin đối tượng sử dụng  Cấp kiểm soát hoạt động: Cấp quản lý quan tâm đến tính hữu hiệu hiệu hoạt động thực doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho nhà quản lý cấp độ phải phản ánh tất hoạt động diễn hàng ngày doanh nghiệp Những thông tin thường có quy định nội dung cụ thể dễ dàng đáp ứng thông qua báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, tiêu yêu cầu Chúng ta gọi thông tin thông tin có cấu trúc  Cấp kiểm soát quản lý: Đây cấp quản lý trung gian doanh nghiệp Nhiệm vụ cấp quản lý quan tâm đến trình sử dụng nguồn lực việc thực mục tiêu doanh nghiệp Các định thực cấp độ đa dạng tùy vào doanh nghiệp, tình hình phát sinh thời điểm khác tùy thuộc vào trình độ người quản lý Do thông tin cung cấp cho cấp độ bên cạnh thông tin tổng hợp truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, có thông tin phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu kinh nghiệm đánh giá người quản lý, mà không theo quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi thông tin bán cấu trúc  Cấp hoạch định chiến lược: Đây nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp Họ thiết lập đưa định chiến lược phát triển tương lai doanh nghiệp Những thông tin để phục vụ cho việc định lấy từ nhiều nguồn khác bên bên doanh nghiệp, phụ thuộc vào lực tầm nhìn nhà lãnh đạo Khó xác định thông tin nội dung cần thiết cho trình dự báo Do đó, thông thường thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý khuôn mẫu, quy định cấu trúc 1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý tiếp cận phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin theo nội dung kinh tế trình sản xuất kinh doanh mà hệ thống thu thập phản ánh 1.2.3.1 Phân loại theo cấp độ quản lý sử dụng thông tin doanh nghiệp Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý doanh nghiệp, có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau:  Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems- TPS): Thu thập phản ánh hoạt động phát sinh hàng ngày doanh nghiệp để cung cấp thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động  Hệ thống hỗ trợ định (Decision Support Systems-DSS): Sử dụng liệu thu thập thông tin tạo từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu nhà quản lý cấp độ kiểm soát quản lý Hệ thống đòi hỏi phải có khả linh hoạt việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến cấu trúc nhà quản lý trung gian  Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES): Thông tin cung cấp từ hệ thống mang tính khái quát, tổng hợp cao Thông qua công cụ phân tích, quy luật suy luận lưu trữ thiết lập sẵn, nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp tạo thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá phương án, xu để đưa dự báo chiến lược phát triển trung dài hạn doanh nghiệp 1.2.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế trình sản xuất kinh doanh Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát việc chuyển hóa yếu tố đầu vào trình sản xuất thành sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng giá trị sản phẩm dịch vụ cung cấp sau cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung trình cần thông tin khác Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập phản ánh xuyên suốt trình trên, để cung cấp loại thông tin mang nội dung khác cho nhà quản lý tình hình hoạt động doanh nghiệp Quá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin nhân Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin quản lý Hình 1.6: Các hệ thống hệ thống quản lý Nếu chia trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo nội dung kinh tế liên quan, chia hệ thống thông tin quản lý thành hệ thống sau Hình 1.6:  Hệ thống thông tin sản xuất      Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin nhân Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin tài …v v II HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán Các đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ phat sinh Ghi nhận, xếp theo thời gian Ghi nhận, xếp nội dung quản lý Thông tin kế toán (Số sách, báo cáo kế toán) Các đối tượng quản lý Hình 1.7: Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán Lập trình bày thông tin báo cáo với nội dung tập hợp, theo dõi Như vậy, kế toán góc độ hệ thống thông tin phải tập hợp nhiều thành phần có liên quan với (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia vào trình vận hành hệ thống thông tin kế toán để có thông tin đáp ứng yêu cầu người sử dụng 2.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán hệ thống nhiều hệ thống khác hệ thống thông tin quản lý Do hệ thống thông tin kế toán có thành phần hệ thống thông tin Đó là:  Dữ liệu đầu vào: Tất nội dung đưa vào hệ thống kế toán gọi liệu đầu vào, bao gồm:  Hệ thống chứng từ nội dung chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh  Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;  Hệ thống đối tượng quản lý mà nghiệp vụ phát sinh cần tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin quản lý doanh nghiệp  Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất yếu tố tham gia vào trình xử lý liệu để có thông tin kế toán hữu ích:  Quy trình luân chuyển chứng từ thực trình kinh doanh  Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật liệu;  Quy định phân tích, hạch toán nghiệp vụ phát sinh;  Phương thức xử lý máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;  Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ phận, phòng ban công việc thu thập luân chuyển thông tin phận kế toán; Tổ chức công việc máy kế toán  Lưu trữ: Dữ liệu thu thập xử lý lưu trữ để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua phương thức:  Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán hệ thống kế toán thủ công  Các tập tin, bảng tính lưu trữ liệu môi trường máy tính;  Kiểm soát: Bao gồm quy định, thủ tục, sách thiết lập hệ thống kế toán để kiểm soát trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin hệ thống kế toán, đảm bảo thông tin cung cấp trung thực hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin  Thông tin kết xuất: Thông tin hệ thống thông tin kế toán thể nội dung báo cáo kế toán (báo cáo tài báo cáo quản trị) thông qua hệ thống sổ sách kế toán 2.3 Đối tượng hệ thống thông tin kế toán Để cung cấp thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị cấp quản lý đối tượng hữu quan bên doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán thu thập liệu từ trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Dữ liệu thu thập nội dung hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trình Tùy theo nội dung thông tin yêu cầu mà có nội dung cần phản ánh cho hoạt động tương ứng Nhiệm vụ hệ thống thông tin kế toán phải xác định hoạt động hệ thống kế toán cần phản ánh, nội dung mô tả cho hoạt dộngđó ghi nhận vào làm liệu cho hệ thống kế toán Để làm điều này, kế toán cần am hiểu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức hoạt động diễn trình Do đó, đối tượng hệ thống thông tin kế toán hoạt động phát sinh trình kinh doanh sản xuất doanh nghiệp 10 + Số dư có tài khoản 131, 141, 138 + Số dư nợ tài khoản 331, 333, 337, 338 + Số dư tài khoản dự phòng 129, 139, 159 hao mòn 214 Vậy tài khoản thỏa trường hợp lấy số dư cuối kỳ nhân với (-1), ngược lại nhân với (1) Công thức: thêm vào bên phải bảng DMTK môt cột lấy tiêu đề SODCK điều chỉnh, sau gõ vào công thức sau: [SODCKĐIỀUCHỈNH]=IF(OR(AND(LEFT(B4,3)=”131”,J3