Tái cơ cấu và xây dựng văn hóa kinh doanh tại công ty cổ phần việt nhật

BÀI TẬP Quản lý tổ chức hành vi nhân Đề tài: Tái cấu xây dựng văn hóa kinh doanh công ty CP Việt Nhật LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY Thông tin chung: Cơ cấu tổ chức .4 Tình hình nhân sự: Định hướng phát triển: .5 PHẦN II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG Sự cần thiết phải thay đổi tổ chức: Cơ sở cho việc thay đổi tổ chức: PHẦN III GIẢI PHÁP Tăng hiệu thông qua tái cấu Củng cố giá trị văn hóa đạo đức: 10 KẾT LUẬN 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh ngày thay đổi phức tạp đòi hỏi người quản lý phải nhạy bén với tình hình thường xuyên thay đổi cách linh hoạt Việc nghiên cứu hành vi tổ chức giúp nhà quản lý hiểu biết hành vi kỹ người, định đến thành bại tổ chức Áp dụng kiến thức học môn Quản lý tổ chức hành vi nhân sự, tác giả xem xét thực trạng kinh doanh công ty CP Việt Nhật, sở có điều chỉnh cấu tổ chức hình thành văn hóa doanh nghiệp PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY Thông tin chung: - Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Việt Nhật - Địa : B2-26 Đường Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội - Là đại diện phân phối độc quyền nhà máy thép Việt Nhật (công suất 240.000tấn/ năm), Nhà máy Thép hình Việt Nhật (công suất 150.000tấn/ năm) Nhà máy luyện phôi Việt Nhật (công suất 120.000tấn/ năm) - Là đơn vị cung cấp khối lượng lớn loại vật tư, vật liệu đặc chủng phục vụ cho sản xuất quốc phòng Bộ Quốc phòng như: Thép làm nòng pháo, thép chế tạo Cacbon, thép đặc biệt chế tạo súng… - Với hệ thống văn phòng làm việc, nhà xưởng kho bãi quy mô lớn (600m2 văn phòng 3.000m2 nhà xưởng, kho bãi), Công ty sẵn sàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh thép - Doanh thu năm 2010 đạt 2.000 tỷ đồng - số doanh nghiệp có doanh thu lớn huyện Từ Liêm – TP Hà Nội Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Việt Nhật có 42 cán công nhân viên gồm: TỔNG GIÁM ĐỐC P.TỔNG GIÁM ĐỐC G.Đ KINH DOANH G.Đ TÀI CHÍNH Phòng mua Phòng Phòng Phòng hành hàng Bán Hàng kế toán tổng hợp Nhóm Nhóm Nhóm Tình hình nhân sự: Stt Bộ phận Trình độ SL Nơi đào tạo ĐH Kinh tế Quốc dân, ĐH Thương mại, ĐH Bán hàng Cử nhân 16 Quốc gia HN Mua hàng Cử nhân ĐH Thương mại, ĐH Ngoại thương Đại học Tài kế toán, ĐH Quốc gia Hà Kế toán Cử nhân nội - 03 Nhân viên hành Cử - 01 Lễ tân Hành nhân, 12 - 03 Bảo vệ tổng hợp trung - 02 Nhân viên tạp vụ cấp… - 03 Lái xe Định hướng phát triển: Là đơn vị cung cấp thép lớn miền Bắc Công ty Cổ phần Việt Nhật ngày khẳng định vị trí hướng tới mục tiêu bản: - Trở thành doanh nghiệp đứng đầu lĩnh vực cung cấp thép xây dựng nước - Nâng cao thị phần lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập cung cấp loại kim loại, hợp kim dùng cho sản xuất công nghiệp - Tăng mức doanh thu năm 2011 Công ty lên 2.500 tỷ đồng Phấn đấu doanh thu lợi nhuận tăng trung bình 30%/năm năm PHẦN II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG Sự cần thiết phải thay đổi tổ chức: Tuy doanh số bán hàng đạt 200 tỷ/ tháng phải thu khách hàng hạn tăng lên gần 40 tỷ đồng tính đến 31/5/2011, tăng gấp đôi so với kỳ năm 2010 Các khoản phải thu khách hàng hạn tăng lên phần sách hạn chế tăng trưởng tín dụng phủ Nhiều dự án xây dựng, chủ đầu tư, nhà thi công công ty kinh doanh nói chung rơi vào tình trạng thiếu vốn Đây lý làm cho công nợ hạn tăng lên Chi phí xử lý khiếu nại liên quan đến chất lượng thép, tiến độ giao hàng tăng lên 300 triệu đồng/ tháng, năm 2010 chi phí 200 tr/tháng Cơ sở cho việc thay đổi tổ chức: 2.1 Vấn đề cấu tổ chức: Công ty cổ phần Việt Nhật tổ chức theo cấu trúc phòng ban chức Cấu trúc phòng ban chức xếp người lao động theo phạm vi kiến thức định theo nguồn lực khác Tuy nhiên cấu trúc công ty đơn giản khiến nhân viên phải đảm nhiệm công việc với phạm vi rộng, dẫn đến thiếu hiệu chuyên môn hóa công việc1 Theo quan sát ta thấy vấn đề lớn công ty nằm phòng bán hàng Phòng bán hàng chia làm nhóm, nhóm chịu trách nhiệm quản lý số khách hàng, số dự án vùng miền định Phòng bán hàng triển khai nhiều việc như: - Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thông tin tài phi tài khác dự án, khách hàng Tất thông tin báo cáo cho Giám đốc kinh doanh để định việc có ký kết hợp đồng hay không - Tìm kiếm khách hàng, giao dịch ký kết hợp đồng, tổ chức thực giám sát bán hàng, thực hợp đồng - Xử lý công việc sau bán hàng xử lý khiếu nại chất lượng thép, tiến độ giao hàng,… 2.2 Xung đột lợi ích: Trưởng phòng bán hàng nhân viên bán hàng quan tâm đến doanh số bán hàng Vì công ty có sách khoán doanh số cho phòng bán hàng giá bán công ty ban hành theo khung giá thời điểm Tất vấn đề liên quan đến toán khách hàng hay thu hồi công nợ thuộc phòng kế toán Khi khách hàng mua thép có khoản phong bì hoa hồng hay bồi dưỡng cho trưởng phòng bán hàng nhân viên bán hàng trực tiếp thông tin khách hàng, dự án bị sai lệch Công ty ký hợp đồng với khách hàng không đủ gặp khó khăn tài Điều dẫn đến công nợ hạn chí khó đòi tăng lên Chi phí xử lý khiếu nại chất lượng thép, tiến độ giao hàng tăng lên chứng tỏ thông tin sau bán hàng không chuyển tải nhanh chóng kịp thời cho Giám đôc kinh doanh trưởng phòng mua hàng Dẫn đến tình trạng luôn tồn việc số sản phẩm không đạt qui cách chất lượng hay giao hàng không tiến độ PHẦN III GIẢI PHÁP Tăng hiệu thông qua tái cấu Xác định mảng kinh doanh thép mảng cốt lõi, để hoạt động kinh doanh hiệu trước tình hình kinh tế nay, công ty nên tiến hành tái cấu mảng kinh doanh theo hướng sau: G.Đ KINH DOANH Phòng Phòng mua Phòng hàng Bán Hàng Marketing Nhóm Sau bán hàng Nhóm nghiên cứu TT Nhóm Nhóm Nhóm Công ty thành lập thêm phòng Marketing với hai nhiệm vụ nghiên cứu thị trường xử lý sau bán hàng Nhóm nghiên cứu thị trường tiến hành nghiên cứu phân loại thị trường, phân loại dự án khách hàng Từ tư vấn báo cáo cho giám đốc kinh doanh lựa chọn khách hàng, lựa chọn dự án để cung cấp thép Công ty cấp hàng cho khách hàng, dự án có tình hình tài tốt Như làm giảm khoản phải thu khách hàng tình hình tài công ty tốt Nhóm sau bán hàng tiếp nhận thông tin chất lượng, tiến độ giao hàng khách hàng phản hồi lại Nhóm trực tiếp xử lý khiếu nại chất lượng, tiến độ giao hàng yêu cầu khác khách hàng Những yêu cầu phản hồi nhanh chóng kịp thời cho giám đốc kinh doanh trưởng phòng mua hàng để việc mua hàng đảm bảo chất lượng tiến độ Khi đó, chi phí liên quan đến việc xử lý sau bán hàng giảm Củng cố giá trị văn hóa đạo đức: 2.1 Giá trị văn hóa tổ chức: Các giá trị lòng tin ổn định lâu bền quan trọng vô số hoàn cảnh, dẫn cho định hành động Chúng tiêu chuẩn định lượng giúp xác định hay sai, tốt hay xấu giới Các giá trị dẫn thứ tự ưu tiên, ưa thích khát vọng chúng ta2 Văn hóa tổ chức hình mẫu cá giả thiết, giá trị niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ hành động nhân viên với vấn đề hội.3 Nhiệm vụ tổ chức phải dạy cho người lao động hiểu biết sứ mạng, mục tiêu tổ chức, giá trị, niềm tin hành vi mong đợi tổ chức Như để đạt mục tiêu kinh doanh đề ra, công ty CP Việt Nhật cần định hướng cho nhân viên hình thành văn hóa làm việc trung thực Muốn xây dựng trì văn hóa cần thực theo sau: - Sáng lập văn hóa tổ chức: Nhà lãnh đạo đóng vai trò người sáng lập văn hóa Các lãnh đạo cao cấp cần thường xuyên nhắc nhở nhân viên nỗ lực đẩy mạnh doanh số kiểm tra gắt gao nguồn thông tin khác hàng để đảm bảo thông tin trung thực đáng tin cậy - Duy trì văn hóa tổ chức: + Lựa chọn bố trí nhân phù hợp: Ba nhân viên đánh giá tốt thái độ làm việc nhóm 1, nhóm 2, nhóm phòng bán hàng điều chuyển sang phòng marketing Công ty tuyển thêm nhân viên cho phòng marketing, phòng marketing có nhân viên phân bổ sau: • Nhóm sau bán hàng: nhân viên gồm nhân viên cũ nhân viên • Nhóm nghiên cứu thị trường: nhân viên gồm nhân viên cũ nhân viên 10 Giám đốc kinh doanh tạm thời kiêm nhiệm vai trò làm trưởng phòng marketing, tức giám đốc kinh doanh quản lý trực tiếp phòng marketing + Đánh giá thưởng cho hiệu công việc Khi phòng marketing làm việc, phối hợp tốt với phòng bán hàng phòng thu mua giảm thiểu công nợ hạn chi phí xử lý sau bán hàng Sau đó, công ty lựa chọn người có lực lên làm trưởng phòng marketing với mức lương tương đương lãnh đạo phận khác Ngoài công ty chuyển sang chế độ khoán doanh thu cho Giám đốc kinh doanh Phòng bán hàng, phòng marketing phòng mua hàng phối hợp chặt chẽ với nhau, quản lý đạo trực tiếp giám đốc kinh doanh 2.2 Đạo đức: Xây dựng nguyên tắc đạo đức nơi làm việc Tập đoàn SGS xây dựng nguyên tắc nơi làm việc, có ngyên tắc chung đạo đức như4: - Không làm điều mà biết nghĩ không hợp pháp trái đạo đức - Không sử dụng tài sản công ty cho lợi ích cá nhân - Không tham gia vào giao dịch mà mục đích kinh doanh đáng hợp pháp - Hãy tự hỏi liệu có giao dịch hay thủ đoạn kinh doanh dự tính trụ vững trước kiểm soát kỹ lưỡng dư luận bị phơi - Không làm điều mà đòi hỏi không thành thật - Xin lời khuyên có nghi ngờ 2.3 Giải vấn đề xung đột lợi ích Xung đột lợi ích xảy có phân chia lợi ích công ty lợi ích cá nhân Để hạn chế xung đột lợi ích thì: - Việc mua hàng hóa dịch vụ phải thực cách công minh bạch nhằm đảm bảo chất lượng giá tốt thông qua cạnh tranh định hợp đồng dựa sở thích cá nhân 11 - Nghiêm cấm việc cho nhận lợi ích không đáng, dù trực tiếp hay gián tiếp Quà biếu, tiếp khách chiêu đãi phải gắn liền với mục đích kinh doanh đáng, chúng không dùng với ý định hay ẩn ý để chi phối định hành động phải nằm khuôn khổ chấp nhận xã hội cho phép luật pháp - Phòng hành đảm bảo việc giám sát thực thi quy tắc đạo đức công ty 12 KẾT LUẬN Môn học Quản lý tổ chức hành vi nhân môn học thú vị với cá nhân tác giả công việc cần làm để thay đổi tổ chức Từ việc học tập áp dụng lý thuyết học vào thực tế công việc, tác giả đã có những hiểu biết sâu sắc về môn học, đồng thời rút được những kinh nghiệm nhất định phục vụ cho quá trình làm việc cũng quản lý của mình Do những hạn chế về thời gian và kiến thức nên không thể tránh khỏi những sai sót, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để nghiên cứu được hoàn thiện 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 Giáo trình môn OB trang 318 Giáo trình môn OB trang 19 Giáo trình OB trang 339 Quy tắc đạo đức nghề nghiệp tính trung thực Tập đoàn SGS www.sgs.com/code_of_integrity_vietnamese-4.pdf ... thực trạng kinh doanh công ty CP Việt Nhật, sở có điều chỉnh cấu tổ chức hình thành văn hóa doanh nghiệp PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY Thông tin chung: - Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Việt Nhật - Địa... đạt mục tiêu kinh doanh đề ra, công ty CP Việt Nhật cần định hướng cho nhân viên hình thành văn hóa làm việc trung thực Muốn xây dựng trì văn hóa cần thực theo sau: - Sáng lập văn hóa tổ chức:... cấu Xác định mảng kinh doanh thép mảng cốt lõi, để hoạt động kinh doanh hiệu trước tình hình kinh tế nay, công ty nên tiến hành tái cấu mảng kinh doanh theo hướng sau: G.Đ KINH DOANH Phòng Phòng