Bài tập môn phát triển khả năng lãnh đạo

Những bước thực hiện quy trình Bước 1: Xác định vấn đề Hãy xác định chính xác vấn đề cần phải đưa ra để quyết định và đảm bảo rằng đây là một quyết định cần phải giải quyết, việc đưa ra

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Môn học: Phát triển khả năng lãnh đạo

ĐỀ SỐ 4

Nêu và giải thích một cách chi tiết những bước bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình Hãy đưa ra lập luận về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm có lợi và hạn chế của quy trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành

BÀI LÀM

PHẦN MỞ ĐẦU

Đưa ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người lãnh đạo Nhiều hoạt động của người lãnh đạo và quản trị liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định Một quyết định có thể gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến một tổ chức, nó chi phối mọi hoạt động của các thành viên trong tổ chức Ra quyết định là một quá trình ý thức để lựa chọn một hay nhiều khả năng nhằm đạt được những kết quả mong muốn

Quá trình ra quyết định trong một tổ chức bao gồm: Xác định các vấn đề và cơ hội, lựa chọn cách thức ra quyết định tốt nhất, xây dựng các giải pháp thay thế, chọn ra các giải pháp tốt nhất, thực hiện các giải pháp đã chọn và đánh giá kết quả của quyết định Chủ đề này nghiên cứu việc ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên cùng tham gia trong quá trình ra quyết định và một loại quyết định dự định thử nghiệm

PHẦN NỘI DUNG

I Sự cần thiết của lãnh đạo tham gia

Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ ảnh hưởng nhất định đối với quyết định của người lãnh đạo Lãnh đạo tham gia có nhiều hình thức khác nhau Nhiều quy trình ra quyết định có thể được sử dụng để lôi kéo sự tham gia của mọi người vào quá trình ra quyết định Sau hơn 40 năm nghiên cứu về lãnh đạo tham gia, các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng lãnh đạo tham gia trong một số trường hợp dẫn đến mức độ hài lòng cao hơn, nỗ lực cao hơn, kết quả làm việc cao hơn.Cụ thể nó là một biện pháp thiết thực để động viên nhân viên Mọi người khi tham gia vào quá trình ra quyết định sẽ cảm thấy mình phần nào đó đang làm chủ những quyết định của tổ chức Từ đó họ cũng lo lắng và quan tâm hơn đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch Tiếp đến, nó sẽ giúp nhà lãnh đạo đào tạo và huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả hơn Cuối cùng, nó sẽ cải thiện mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên, nhân viên luôn có cảm giác họ là một phần của tập thể, họ được làm chủ, không phải là người làm công, họ được nhà lãnh đạo đánh giá đúng về bản thân họ, họ sẽ tự tin, cống hiến những sáng kiến cho tập thể

II Những bước thực hiện quy trình

Bước 1: Xác định vấn đề

Hãy xác định chính xác vấn đề cần phải đưa ra để quyết định và đảm bảo rằng đây là một quyết định cần phải giải quyết, việc đưa ra các ý tưởng, mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể và mang tính khả thi

Bước 2: Phân tích các tình huống quyết định

Trong bước này, nhà lãnh đạo sẽ phải thực hiện những nội dung sau:

Đánh giá tầm quan trọng của quyết định: Chất lượng quyết định có thể sẽ quan trọng nếu quyết định đó mang lại kết quả quan trọng cho đơn vị hoặc tổ chức của nhà quản lý Một số phương án lại hiệu quả hơn các phương án khác

Xác định những người có kiến thức và kỹ năng liên quan: Các quyết định chưa được định hình và người lãnh đạo không sở hữu thông tin và kỹ năng cần thiết

để đưa ra quyết định sáng suốt thì quyết định cần có sự tham gia của những người có thông tin liên quan Hoặc ngược lại khi nhà lãnh đạo có đầy đủ kỹ năng và thông tin hoặc quyết định đòi hỏi sự chấp nhận của cấp dưới là đương nhiên thì sự tham gia của nhân viên trong quá trình ra quyết định sẽ trở nên vô nghĩa và dễ gây sự không hợp tác và thậm chí là thù địch Vì vậy, người lãnh đạo cần xác định được những người có kiến thức và kỹ năng liên quan để khai thác và sử dụng kiến thức, hiểu biết của họ trong quá trình ra quyết định

Đánh giá khả năng hợp tác của các thành viên tham gia: Sự tham gia sẽ khó có

cơ hội thành công trừ phi những người tham gia tiềm năng sẵn sàng hợp tác trong việc tìm kiếm giải pháp cho vấn đề Sự hợp tác sẽ có khả năng thành công hơn khi quyết định mang tính quan trọng cho cấp dưới và cấp dưới nhận thức được rằng họ có một số ảnh hưởng đối với quyết định cuối cùng Tuy nhiên nhà lãnh đạo phải hết sức khéo léo vì nếu nhân viên hiểu rằng nhà lãnh đạo đang cố gắng điều khiển họ thì sự tham vấn ý kiến sẽ không làm tăng chất lượng và sự chấp nhận quyết định

Đánh giá khả năng quyết định được chấp nhận mà không có sự tham gia: Quy trình tham gia sẽ tốn nhiều thời gian sẽ là không cần thiết nếu người lãnh đạo

có đủ kiến thức để đưa ra quyết định sáng suốt Việc chấp nhận chuyên quyền

sẽ khả thi hơn nếu quyết định đó liên quan đến công việc mà mọi người muốn làm, hoặc khi có một tình huống khủng hoảng xảy ra

Đánh giá tính khả thi của việc tổ chức một cuộc họp: Tham vấn ý kiến cá nhân hoặc tổ chức một cuộc họp thường cần có nhiều thời gian Việc tổ chức một cuộc họp sẽ rất khó nếu rất nhiều người muốn tham gia và họ làm việc ở nhiều nơi Do vậy, nhà lãnh đạo cần cân nhắc có cần thiết tổ chức lấy ý kiến hoặc tổ chức họp hay không?

Bước 3: Khuyến khích sự tham gia

Khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm: Trước khi tiến hành bất kỳ

sự thay đổi nào ảnh hưởng đến mọi người, cần tham khảo ý kiến của những người đó Một hình thức tham vấn ý kiến phù hợp đó là tổ chức các buổi gặp mặt đặc biệt với những người sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi để xác định mối quan tâm của họ và giải quyết các mối quan tâm đó

Đưa ra một đề xuất dự kiến: Sự tham gia sẽ tích cực hơn nếu bạn đưa ra đề xuất

dự thảo và khuyến khích mọi người đóng góp cải thiện đề xuất đó thay vì yêu cầu mọi người phải góp ý cho một kế hoạch đã chi tiết và có vẻ như đã hoàn chỉnh, khi đó có thể các thành viên nghĩ rằng việc lấy ý kiến chỉ là hình thức

Ghi lại các ý kiến và gợi ý: Khi một ai đó đưa ra một gợi ý, nên tiếp thu ý kiến

đó và thể hiện quan tâm đầy đủ chứ không bàng quan

Tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý: Nhà lãnh đạo thay vì từ chối thẳng thừng một đề xuất hoặc ý kiến có những nhược điểm rõ ràng, nên thảo luận về những nhược điểm đó và sau đó xem xét các ý kiến đề xuất khác tốt hơn nhưng lấy ý kiến ban đầu làm cơ sở

Nên tế nhị khi thể hiện sự quan tâm đối với một đề xuất: Nếu nhà lãnh đạo quan tâm đến một đề xuất, cần thể hiện sự quan tâm bằng cách lắng nghe, phân tích tránh phủ nhận sạch trơn ảnh hưởng đến sự tự trọng của người đưa ra đề xuất và làm họ có cảm giác không muốn đưa ra đề xuất nữa

Lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ: Để mọi người thể hiện

sự quan tâm và phê bình đối với kế hoạch hoặc đề xuất của nhà lãnh đạo cần lắng nghe cẩn thận mà không có thái độ bảo thủ hoặc nóng giận

Cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm: Nhà lãnh đạo phải thể hiện sự quan tâm thích đáng tới khả năng sử dụng các đề xuất, ý kiến và các giải quyết các vấn đề mà người bạn hỏi ý kiến thổ lộ

Thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý: Sự động viên, khích lệ và ghi nhận của nhà lãnh đạo đối với các nhân viên sẽ là một nguồn động viên to lớn đối với họ Mọi người sẽ dễ dàng hợp tác hơn trong việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề nếu họ nhận được sự đánh giá thích đáng cho những đóng góp

hữu ích của mình Nên khen thưởng những cá nhân có những ý kiến hay và hiểu biết sâu sắc Cần cảm ơn và bày tỏ sự đánh giá cao các đề xuất hữu ích Giải thích tại sao một ý kiến hoặc đề xuất lại được sử dụng trong việc đưa ra quyết định hoặc kế hoạch và ý kiến khác lại bị điều chỉnh để phù hợp hơn Nếu một ý kiến không được chấp nhận thì phải giải thích cho người đưa ra ý kiến đó

lý do tại sao ý kiến đó không khả thi

Kết thúc bước 3 có thể coi là đã thành công quá trình khuyến khích sự tham gia của nhân viên Tuy nhiên, vẫn còn hai bước để kết thúc quá trình này

Bước 4: Thực hiện các giải pháp

Làm rõ vấn đề: Nhà lãnh đạo phải đặt ra câu hỏi: Quyết định đưa ra là quyết định gì? Hãy suy nghĩ chín chắn về những việc cần phải làm để thực hiện giải pháp

Xây dựng mục tiêu, ý tưởng rõ ràng và thời gian để thực hiện Truyền đạt và công khai mục tiêu cũng như các biện pháp thực hiện tới toàn bộ các thành viên trong tổ chức để họ biết chính xác những việc họ cần làm và thời gian hoàn thành

Công bố các thông tin một cách rõ ràng cho các thành viên để thực hiện giải pháp Nếu nhân viên cùng tham gia vào việc thực hiện quyết định mà không thông hiểu những kết quả mong muốn đạt được và vai trò của họ, thì việc thực hiện sẽ không đạt hiệu quả như mong muốn

Luôn trao đổi kinh nghiệm và tìm kiếm sự hỗ trợ, tư vấn của mọi người Hãy chuẩn bị để xin được hỗ trợ về kinh nghiệm và tư vấn của người khác ngay từ khi nhà lãnh đạo dự kiến làm thế nào để thực hiện một quyết định Việc thực hiện, nhất là đối với những quyết định phức tạp, đòi hỏi lên kế hoạch cẩn thận, thường là đặc biệt Không nên cố gắng tự làm tất cả mọi việc

Lường trước những rủi ro có thể gặp phải Luôn có nhiệt huyết và tính quyết đoán trong quá trình thực thi quyết định Một quyết định sáng tạo đòi hỏi sự thực hiện phải có tính sáng tạo Không nên áp dụng một qui trình thực hiện duy nhất có tính “tiêu biểu” vào mọi quyết định

Hãy là tấm gương cho mọi nhân viên noi theo, phải có tinh thần làm việc một cách tích cực, tự đặt ra những mục tiêu để phấn đấu

Đặt niềm tin vào đội ngũ những người đồng sự rằng mọi người trong tổ chức luôn làm tốt hơn nữa, hãy để mọi người thực thi công việc để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đừng tìm cách dừng lại việc thực hiện quyết định đã đặt ra

Bước 5: Đánh giá kết quả của quyết định.

Nhà lãnh đạo cần xem xét việc thực hiện quyết định có được tiến hành theo đúng những trình tự theo kế hoạch đã xây dựng? những mục tiêu đặt ra có đạt được không?

Xem xét, đánh giá lại toàn bộ tính hiệu quả của quyết định và quá trình ra quyết định

Tổng kết rút kinh nghiệm về những gì đã làm được và những gì chưa làm được,

có những chính sách động viên, khích lệ để ghi nhận sự đóng góp của các thành viên trong tổ chức

III.Lập luận về loại quyết định tham vấn ý kiến, những thuận lợi và hạn chế

Thử nghiệm loại quyết định tham vấn ý kiến trong quá trình ra quyết định của mình

1 Lập luận về loại quyết định tham vấn ý kiến

- Người lãnh đạo sẽ hỏi ý kiến người khác

- Người lãnh đạo sẽ đó tự mình đưa ra quyết định sau khi xem xét kỹ lưỡng các đề xuất và mối quan tâm của mọi người

- Tham vấn ý kiến thường diễn ra không chính thức trong quá tình tiếp xúc lặp đi lặp lại với người khác

- Tham vấn có thể diễn ra trong một cuộc thảo luận ngắn trong hội trường, sau một cuộc họp hoặc một sự kiện xã hội,…

- Tham vấn ý kiến có thể về việc phân tích một vấn đề chứ không phải là một sự lựa chọn giữa các giải pháp, hoặc tham vấn về một quyết định cuối cùng trong số rất ít giải pháp được đưa ra sẵn

- Người lãnh đạo chọn giải pháp mang tính hiệu quả cao nhất

- Tham vấn ý kiến đảm bảo tính khách quan của quá trình ra quyết định

Trên thực tế, loại quyết định tham vấn ý kiến có thể được coi là:

- Tham vấn ý kiến tỏ ra hiệu quả khi những người tham gia ý kiến có những kiến thức và kỹ năng tốt trong vấn đề liên quan

- Những người tham gia ý kiến phải có cùng một mối quan tâm và mục tiêu chung Không có ý kiến tham gia mang tính lợi ích cá nhân

- Tham vấn ý kiến có thể được coi như "con dao hai lưỡi", nó có thể mang lại hiệu quả cao vì tận dụng được những lợi ích của loại quyết định này nhưng cũng có thể gây ra mâu thuẫn trong tổ chức và có thể dẫn đến phá

vỡ tổ chức

- Người lãnh đạo chọn loại quyết định này phải hết sức linh hoạt, khéo léo Phải rất khéo léo trong phản ứng khi không sử dụng được những ý kiến đóng góp của mọi người để tránh xúc phạm tới tính tự trọng của người tham gia như đã đề cập ở phần lãnh đạo tham gia

- Người lãnh đạo cũng cần có bộ óc thông minh, quyết đoán đủ tầm phân tích được ý kiến nào là vì lợi ích chung của tập thể, nhóm, mang lại hiệu quả cao, ý kiến nào không mang tính xây dựng, vì lợi ích cá nhân

2 Thuận lợi của loại quyết định tham vấn ý kiến:

- Sự tham vấn có thể làm tăng chất lượng của quyết định do tận dụng được kiến thức, kỹ năng xử lý, các giải pháp khả thi, kinh nghiệm của những thành viên trong nhóm

- Tham vấn có thể làm tăng khả năng chấp nhận của cấp dưới bằng cách tạo cho họ cảm nhận về sự sở hữu quyết định, họ là người được quyết định

- Phát triển kỹ năng ra quyết định của cấp dưới bằng cách cho họ trải nghiệm việc phân tích vấn đề, đánh giá giải pháp

- Tham vấn ý kiến có thể hỗ trợ giải quyết xung đột và xây dựng nhóm

- Tham vấn ý kiến ngang cấp có thể tạo thuận lợi cho việc phối hợp và hợp tác giữa các đơn vị

- Tham vấn ý kiến cấp trên cho phép người lãnh đạo hiểu được cảm nhận của cấp trên về vấn đề và dự đoán được phản ứng với các đề xuất

3 Hạn chế của loại quyết định tham vấn ý kiến

- Tham vấn ý kiến tốn nhiều thời gian hơn các loại quyết định khác

- Tham vấn ý kiến thái quá đối với cấp trên sẽ cho thấy người lãnh đạo đó thiếu tự tin và sáng tạo

Ví dụ minh chứng cho tính hiệu quả của loại quyết định tham vấn ý kiến:

Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải tham vấn ý kiến của các phòng ban liên quan, bộ phận tổ chức cung cấp các thông tin về khả năng các nguồn lực về con người, bộ phận kỹ thuật, sản xuất cung cấp các thông tin về nguyên nhiên liệu để sản xuất, bộ phận Marketing cho biết thông tin về thị phần hoạt động của đơn vị, bộ phận tài chính cho biết thông tin về nguồn lực, tiền vốn để sản xuất Vì vậy để đưa ra được một quyết định hợp lý và có tính khả thi nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, thay vì tự ý quyết định, nhà lãnh đạo cần tham khảo ý kiến của tất cả các bộ phận liên quan trong tổ chức

Người lãnh đạo luôn phải ra quyết định, quyết định của người lãnh đạo giữ vai trò vô cùng quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc của anh ta và nhóm của anh ta mà còn liên quan đến rất nhiều cá nhân, tập thể khác

Do vậy, một quyết định chính xác và khách quan là rất cần thiết, vì lẽ đó lãnh đạo tham gia được nhiều nhà lãnh đạo ưa chuộng và sử dụng Tuy nhiên trái đất luôn vận động, cuộc sống, công việc và mọi vấn đề luôn thay đổi, sau khi học tập và nghiên cứu môn học này, bản thân tôi cũng như các học viên khác trong lớp sẽ vận dụng thành công các kiến thức cơ bản đã được học vào thực tiễn, là một nhà lãnh đạo giỏi cần phải vận dụng hết sức linh hoạt, nhạy bén các phương pháp, để lựa chọn loại quyết định phù hợp với từng tình huống và hoàn cảnh

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tài liệu môn Quản trị hành vi tổ chức

- Tài liệu môn Phát triển khả năng lãnh đạo

- http://www.ketnoisunghiep.vn

- http://tuanvietnam.net/vn

- http://vneconomy.vn

- http://www.thongtingiaoduc.com.vn

- http://www.tuoitre.com.vn