Thực trạng và giải pháp cho công tác giao nhận xuất khẩu hàng trang trí nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty TNH Hoàng Tân Hòa

Đạt được điều trên là nhờ công ty luôn coi trọng công tác tổ chức thực hiện chất lượng trong sản phẩm, đặc biệt là khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, thu h

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng bằng gỗ Mặt hàng trang trí tủ, ghế, giường là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty Trong vài năm qua kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng này ngày càng tăng và thị trường xuất khẩu ngày một mở rộng hơn Đạt được điều trên là nhờ công ty luôn coi trọng công tác tổ chức thực hiện chất lượng trong sản phẩm, đặc biệt là khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, thu hồi tiền hàng nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng Đây cũng chính là lý do của đề tài: “Thực trạng và giải pháp cho công tác giao nhận hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa”

vMục tiêu của đề tài Phân tích tình hình hoạt động giao hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu bằng đường biển nhằm rút ra những mặt được và chưa được từ đó đưa ra một số kiến nghị

để hoàn thiện công tác này với mục tiêu là ngày càng nâng cao và phát triển hơn nữa hoạt động này tại công ty Đồng thời cũng nhằm góp phần tạo nên một hệ thống làm việc hợp lý, khoa học để hỗ trợ cho việc thực hiện nghiệp vụ giao hàng phù hợp với các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động và tình hình thực tế của chi nhánh

v Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình giao hàng trang

trí nội thất xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa

Phạm vi nghiên cứu: Đó là công tác giao hàng trang trí nội thất bằng gỗ của công

ty trong những năm gần đây

v Phương pháp nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý thuyết kinh tế kết hợp với thực tế, sử dụng phương pháp phân tích, lựa chọn, so sánh…để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu

* Đề tài gồm 3 phần:

Ø Phần I: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Ø Phần II: Thực trạng công tác giao nhận xuất khẩu mặt hàng trang trí nội thất bằng

gỗ bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa

Ø Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giao nhận xuất khẩu mặt hàng trang trí nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa

Tuy có nhiều cố gắng để hoàn thành nhưng với kiến thức còn hạn chế đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để

đề tài được hoàn thiện hơn Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Trang và Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa đã giúp em hoàn thành đề tài này

Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2010

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 Khái quát về giao nhận trong hoạt động ngoại thương:

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của hoạt động giao nhận:

1.1.1.1 Khái niệm:

Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm việc thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui t¾c mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hàng hóa”

Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì:

“giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch

vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác”

1.1.1.2 Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận:

· Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau Hàng hoá thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người mua bằng các phương tiện vận tải

· Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải Chính vì người bán ở những quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi gởi đến nơi nhận hàng

· Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như chủ quan

1.1.2 Phân loại hoạt động giao nhận:

v Căn cứ vào phạm vi hoạt động:

-Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế

-Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi quốc gia

v Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:

-Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng

đi hoặc nhận hàng đến

-Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng

v Căn cứ vào phương thức vận tải:

-Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không -Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô

-Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau

v Căn cứ vào tính chất giao nhận:

- Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận

- Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng

1.1.3 Các cơ quan liên quan đến giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển:

Giao nhận là một quá trình thực hiện hàng loạt các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến quá trình tổ chức chuyên chở hàng hoá từ nước người gởi hàng đến nước người nhận hàng

Quá trình giao nhận thường bắt đầu khi người chủ hàng thực hiện hay uỷ thác cho người giao nhận và thanh toán xong cho mọi chi phí liên quan đến giao nhận Trong quá trình giao nhận, người giao nhận (công ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều cơ quan tổ chức khác nhau như: các cơ quan kiểm soát thuộc chính phủ như hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, các tổ chức y tế, lãnh sự…

- Các công ty xuất nhập khẩu thường là người thực hiện hay uỷ thác cho người khác thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu

- Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, cấp Giấy ra vào…

- Các công ty vận tải vận chuyển hàng và sắp xếp thực hiện giao nhận cùng với chủ hàng hay người giao nhận

- Công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận và vận tải hàng hoá

- Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hoá nếu rủi ro xảy ra

- Công ty giám định khi được uỷ thác và cấp giấy biên bản giám định

- Ngân hàng là trung gian thanh toán tiền và thực hiện bảo lãnh

1.1.4 Nhiệm vụ các bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu:

1.1.4.1 Nhiệm vụ của cảng:

- Kí kết hợp đồng bốc dỡ, giao nhận,bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng

- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu

- Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng ngoại thương

- Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng

- Chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ…

- Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu

có biên bản hợp lệ, và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện hoặc dấu seal còn nguyên vẹn, do ký mã hiệu sai hoặc không rõ

1.1.4.2 Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương:

- Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Tiến hành việc giao nhận hàng hoá với tàu trong trường hợp hàng không qua cảng

- Kí hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển lưu kho, bảo quản với cảng

- Cung cấp cho cảng các thông tin về hàng hoá và tàu, và các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá:

+ Đối với hàng nhập khẩu: chủ tàu phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch list), vận đơn đường biển (nếu ủy thác giao nhận cho Cảng), 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu

+ Đối với hàng xuất khẩu: chủ hàng phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, sơ đồ xếp hàng 8h trước khi bốc hàng xuống tàu

- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên liên quan

- Thanh toán các loại phí cho cảng

1.2 Quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:

1.2.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng:

Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu

1.2.1.1 Giao hàng xuất khẩu cho Cảng:

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng

- Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như:

+ Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất khẩu (nếu có) + Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng

- Giao hàng vào kho, bãi cảng

1.2.1.2 Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu:

- Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải:

+ Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

- Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau:

+ Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần

+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng của càng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu thì ghi vào Final Report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm hàng và ghi kết quả vào Tally Sheet Việc kiểm đếm hàng cũng có thuê nhân viên kiểm kiện

+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu thì cảng phải lấy biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn đường biển

- Lập bộ chứng từ thanh toán Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ để xuất trình cho ngân hàng thanh toán

tiền hàng Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)

1.2.2 Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho bãi:

Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, họ có thể để hàng tại kho riêng của mình chứ không cần qua kho của cảng Từ kho riêng của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng được diễn ra tương tự như đối với hàng lưu kho bãi của cảng

1.2.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong các container:

1.2.3.1 Nếu gửi hàng nguyên ( FCL/FCL ):

-Chủ hàng hoặc người gửi được chủ hàng ủy thác điền vào booking note và đưa

cho đại diện của hãng tàu để xin kí cùng với bảng danh mục hàng hóa xuất khẩu -Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn

-Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình , đóng hàng vào kiểm nghiệm ,.kiểm dịch , làm thủ tục hải quan ,và niêm phong cặp chì

-Giao cho tàu tại CY qui định, trước khi hết thời hạn qui định của từng chuyến tàu

và lấy Mate’ Receipt

-Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

-Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

1.3 Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển:

1.3.1 Chứng từ hàng hóa:

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Hóa đơn ghi rõ đặc đểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa

1.3.1.2 Giấy chứng nhận phẩm chất:

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng Nếu hợp đồng không có qui định gì khác,Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiêp sản xuất hàng hóa cấp hoặc cũng có thể do cơ quan kiểm nghiểm, giám định hàng xuất khẩu cấp

1.3.1.3 Giấy chứng nhận số lượng:

Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bán bách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc lá điếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máy móc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán ,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất ,sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng

1.3.2.1 Tờ khai hải quan:

Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.Theo điều lệ hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu, tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhập khẩu, bảng kê chi tiết và vận đơn

1.3.2.2 Giấy phép xuất nhập khẩu:

Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định

1.3.2.3.Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh:

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…

v Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật:

Là giấy chứng nhận do cơ quan thú y cấp, chứng nhận không có vi trùng gây bệnh cho giống súc vật khác hoặc động vật có liên quan đã được tiêm chủng đề phòng dịch bệnh

Công dụng:

-Ấn định phẩm chất hàng và là căn cứ hàng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng -Bổ sung các chứng từ trình hải quan, làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu

-Bổ sung cho bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho người mua để người này làm thủ tục nhập ,vì ở các nước cũng đều qui định chế độ kiểm dịch nhằm bảo vệ nền móng công nhgiệp của nước mình

1.3.2.4 Giấy chứng nhận xuất xứ:

Là chứng từ do phòng thượng mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng ,theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng

Công dụng:

-Giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứ tính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan

ưu đãi của các nước với nhau

-Giúp hải quan thực hiện chích sách khu vực ,chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lí

-Xác nhận một phần chats lượng hàng ,nhất là hàng thuộc thổ sản địa phương

1.3.3 Chứng từ vận tải:

Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở

1.3.3.1 Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh

toán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng:

-Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở

-Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển

-Là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa

Trong thương mại hàng hóa quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau

1.3.3.2 Biên lai thuyền phó:

Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà

các nhân viên kiểm điện của tàu đã tiến hành khi hàng hoá được bốc lên tàu

Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển

1.3.3.3 Sơ đồ xếp hàng:

Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc có khi

do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí

Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vị trí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổn thất nếu

có do vị trí đặt hàng trên tàu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO NHẬN XUẤT HÀNG TRANG TRÍ NỘI THẤT BẰNG GỖ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Hoàng Tân Hòa:

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

2.1.1.1 Tên, địa chỉ và qui mô hiện tại của doanh nghiệp

- Tên doanh nghiêp: Coâng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hoàng Tân Hoà -Địa chỉ : 23/7/ Kp8/ Phường Long Bình/Biên Hòa Đồng Nai

- Điện thọai : 613.984859

- Fax: 0613.981322

- Ngày thành lập : 04/03/2003

- Giấy đăng ký kinh doanh số: 4702000206 do sở kế hoạch đầu tư cấp

- Số lượng cán bộ công nhân viên: hơn 320 người

- Trình độ:50% tốt nghiệp THPT, trong đó 15% tốt nghiêp cao đẳng, Đại học

- Công Ty TNHH Hoàng Tân Hoà là một công ty chuyên sản xuất các mặt hàng nội thất được chế biến từ gỗ, được thành lập vào ngày 04/03/2003 do ông Nguyễn Minh Hoàng sáng lập, là một công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ

- Đây là khu vực có điều kiện tự nhiên, vị trí địa lý, giao thông thuận lợi, tiếp giáp với Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương và khu vực Tây Nam Bộ Là vùng kinh tế trọng điểm của khu vực phía nam Việt Nam, thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài lớn nhất của cả nước Đặc biệt Thành phố Hồ Chí Minh cũng là trung tâm kinh tế tài chính lớn nhất của Việt Nam

- Với đội ngũ Cán bộ quản lý, điều hành sản xuất là những người được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm lâu năm trong ngành sản xuất đồ gỗ, đã từng làm việc trong các công ty hàng đầu về lĩnh vực này ở Việt Nam Vì thế sản phẩm của Công ty ngay từ bước đầu có mặt ở thị trường đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cả

về kỹ thuật, mỹ thuật và chất lượng sản phẩm

- Với sự phát triển của công ty và nhu cầu về hàng hóa của khách hàng ngày càng tăng Để đáp ứng nhu cầu đó, Công ty đã quyết định mở rộng quy mô sản xuất

2.1.1.2 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty

- Sau một thời gian daì hoạt động từ các cơ sở kinh doanh đồ mộc, do hoat động ngày càng được mở rộng, cơ sở có nhiều thêm các khách hàng, số lượng nhân công nhiều, để mở rộng thêm hoạt động Ngày 04/03/2003 công ty chính thức được thành lập bởi ông Nguyễn Minh Hoàng

- Từ năm 2003 công ty, cũng từ khi thành lập công ty, công ty tập chung chuyên sản xuất hàng nội thất bằng gỗ xuất khẩu Đẩy mạnh các hoạt động hợp tác quốc tế, tìm hiểu, tiếp cận với các loại cộng nghệ, máy móc trong ngành chế biến gỗ, nâng cao trình độ và năng lực sản xuất tạo cơ sở cho hoạt động xuất khẩu

- Ngày 27/6/2004 công ty ký hợp đồng dài hạn với công ty Homeline Funiture cuả Mỹ, một hơp đồng daì hạn, quan trọng Trong quá trình hoạt động công ty đã có nhựng hợp đồng dài hạn từ các nước hoa kỳ châu âu, tạo động phát triển, nâng cao năng lực sản xuất, tạo ra được các sản phẩm có giá cả hợp lý, các sản phẩm thu hú khách hàng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty:

- Với các loại máy móc, công nghệ hiện đại được trang bị phục vụ cho quá trình sản xuất nhờ đó các sản phẩm của công ty luôn đáp ứng tốt yêu cầu về mẫu mã, chất lượng ngày càng cao của khách hàng Các nguồn máy của công ty được nhập từ các nước như Nhât, Mỹ…các loại máy Take, máy phun sơn công nghệ cao…

- Chính từ những nguồn nguyên liệu đó, các máy móc, công nghệ đã một phần tạo ra những sản phẩm đáp ứng tốt với nhu cầu của ngườ tiêu dùng, dành được sự quan tâm của khách hàng từ Hoa Kỳ, Châu Âu…Công ty cũng đang sản xuất, chế biến những mặt hàng, các sản phẩm thông dụng, phục vụ cho mọi nhà, những sản phẩm này mang tính cạnh tranh cao đối với các đối thủ trong cùng ngành sản xuất

Bảng 2.1 Bảng tên các mặt hàng của công ty năm 2009

TÊN MẶT HÀNG

BÀN B982 GHẾ B982 GIƯỜNG B986

KỆ TIVI B910

TỦ B382 KHUNG GƯƠNG B310 BÀN TRANG ĐIỂM B910 MẶT HÀNG KHÁC

(Nguồn: Phòng Kinh Doanh)

- Nhiệm vụ chính cuả công ty là lợi nhuận, tạo ra được quá trình hoạt động tốt, hoàn thành tốt các kế hoạch đề ra, các vấn đề an toàn lao động, an toàn về kỹ thuật,

vệ sinh môi trường, trong qui trình sản xuất luôn đặt lên hàng đầu

- Khuyến khích tinh thần học hỏi, tạo điều kiện cho người lao động tìm hiểu về ngành gỗ và nâng cao tay nghề

- Thực hiện tốt công tác quản lý, các chính sách đề ra, chính sách lương, thưởng tốt nhằm khuyến khích nhằm kích thích tinh thần lao động nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như âng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt các nhu cầu cuả khách hàng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý:

Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý của công ty

Ngoài ra còn có các phân xưởng khác

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:

· Phòng giám đốc: là người chịu trách nhiêm cao nhất trong công ty, trưc tiếp

chỉ đạo các họat động của công ty, xây dựng phương án, chiến lược họat động, kỉem tra quá trình họat động của doanh nghiệp, phân công công việc cho các trưởng phòng ban va phụ trợ giám đốc

· Phòng phó giám đốc: Giúp đỡ giám đốc trong các lĩnh vực theo sự ủy quyền

của giám đốc

Giúp cho công tác quản lý, điều hành và phát triển còn có phòng nhân sự,

chịu sự chỉ đạo của giám đốc Trực tiếp chịu trách nhiệm cung cấp nguồn lực cho các họat động của công ty, tổ chức đào tạo và chỉ đạo công viêc cho công nhân viên, lập quy chế tiền lương

PHÒNG

KINH

DOANH

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Ghi chú:

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

PHÒNG VẬT TƯ

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG NHÂN SỰ

· Phòng kế tóan: Hạch tóan kế tóan họat động sản xuất kinh doanh, tập hợp chi

phí, trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, tìm hiểu các thong tin về tình hình tài chính, kết quả họat động kinh doanh làm cơ sở để giám dốc đưa ra các quyết định

· Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện công việc xuất nhập khẩu như kiểm tra

chứng từ, kiểm tra hàng hóa xuất khẩu Thực hiện các công việc về lĩnh vực xuất nhập khẩu

· Phòng vật tư: Chuẩn bị, kiểm tra tài liệu mua hàng, tổ chức tiếp nhận vật tư

tìm kiếm nhà cung cấp, thu mua vật tư sao cho đúng quy cách tiêu chuẩn, phù hợp với chất lượng sản phẩm công ty

3 Phân xưởng sơn: Thực hiện công việc xịt sơn để tạo ra sản phẩm

Tóm lại với cơ cấu tổ chức như trên là phù hợp với kế họach phát triển của công ty, phù hợp với cộng việc và quá trình họat động của công ty Qua việc phân chia công việc của giám đốc cùng sự phụ trợ của các phòng ban, tất cả thực hiện tốt các công việc của mình, không có sự trùng lắp trong công việc Những điều đó nhắm một mục đích là cho doanh nghiệp đi lên ,và tất cả là l2m cho qui trình công việc của công ty được đúng tiến độ

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Mặt hàng xuất khẩu của công ty luôn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Trong

ba năm2007, 2008, 2009 - hoạt động kinh doanh của công ty luôn tăng trưởng về mọi mặt: kim ngạch, doanh số, lợi nhuận, nguồn vốn Mặc dù năm 2008 và 2009 tình hình kinh tế Việt Nam bị ảnh hưởng do suy thoái kinh tế toàn cầu, doanh số năm 2008 có giảm hơn năm 2007, tuy nhiên tình hình đã được cải thiện trong năm 2009 Đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu của đơn vị ngày càng tăng nhanh, thị trường xuất khẩu ngày càng được mở rộng, uy tín của đơn vị đối với khách hàng trong

và ngoài nước ngày càng được nâng cao Những kết quả đó được thể hiện qua các

doanh 1.143.078.560 543.891.401 888.092.518 (599.187.159) (52,42) 344.201.117 63,28

Lợi nhuận trước thuế 1.143.078.560 543.891.401 888.092.518 (599.187.159) (52,42) 344.201.117 63,28 Thuế thu nhập 320.061.996 152.289.592 248.665.905 (167.772.404) (52,42) 96.376.313 63,28 Lợi nhuận sau thuế 823.016.563 391.601.808 639.426.612 (431.414.755) (52,42) 247.824.804 63,28

Qua bảng số liệu 2.2 ta thấy:

- Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm qua đều tốt, tuy năm 2008 tình hình kinh tế bị suy thoái nhưng công ty vẫn tạo được lợi nhuận Năm

2007 doanh thu đạt 39.543.222.018 đồng, so sánh với năm 2008 thì hoạt động năm

2007 tốt hơn, ta có thể thấy điều này qua doanh thu tiêu thụ sản phẩm của công ty

năm 2008 giảm hơn so với năm trước-giảm 3.574.368.523 đồng tương ứng 9%, điều

này cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty trong năm 2008 chưa tốt, mặc dù vậy

nhưng năm 2008 hoạt động xuất khẩu bị chậm lại do suy thoái kinh tế Năm 2009 tình hình kinh tế đã bắt đầu hồi phục ở gần cuối năm, nên các đối tác đặt hàng nhiều, và doanh thu được cải thiện đạt 50.846.043.891 đồng, tăng hơn năm 2008 14.877.190.396 đồng, tương ứng 41.16%

- Mặc dù giá thành sản phẩm năm 2009 có cao hơn năm trước từ 32.627.276.084 (2008) đến 47.439.318.464 (2009), (45,4%), tuy nhiên điều này là do khối lượng hàng hoá sản xuất trong kỳ năm 2009 nhiều hơn năm trước, và để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải tăng thêm chi phí (chi phi bán hàng, chi phí quản

lý doanh nghiệp) nên phát sinh thêm nhiều chi phí liên quan làm tăng giá vốn hàng bán

- Trong năm 2009 doanh nghiệp đã thực hiện tốt việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp-giảm 233.259.000 đồng, tuy nhiên chi phí bán hàng tăng cao 671.708.245.000 đồng, ảnh hưởng không tốt đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp, nhưng kết quả này là do việc tiêu thụ của năm nay tăng hơn so với năm trước, các hoạt động bán hàng nhiều hơn dẫn đến chi phí tăng Doanh nghiệp cần khắc phục khoản này, cần giảm thiểu chi phí xuống, góp phần giảm giá thành

- Sau khi tập hợp xong trừ đi các khoản chi phí lợi nhuân trước thuế của công ty năm 2007 đạt 1.143.078.560 đồng, đây là năm lợi nhuận cao nhất của công ty so với năm 2008 và 2009 Sang năm 2008 lợi nhuận giảm đi đáng kể- giảm 599.187.159 đồng so với năm 2007.Tuy nhiên tình hình tốt hơn trong năm 2009, so với năm trước lợi nhuận đạt 888.092.518 đồng , (năm 2008 đạt 543.891.401 đồng) tăng 344.201.117 đồng

- Sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, năm 2007 công ty TNHH Hoàng Tân Hòa vẫn đạt lợi nhuận là 823.016.563 cao nhất trong ba năm Nhiều hơn so với năm

2008 431.414.755 đồng và nhiều hơn năm 2009 183.589.951 đồng

Tóm lại hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007 là tốt hơn so với năm 2008,

2009 công ty đã hoàn thành mục tiêu là lợi nhuận Hoạt động kinh doanh phát triển ngày càng cao hơn, có sự tăng doanh thu rõ rệt của năm 2009 so với năm trước Mặc

dù tồng giá vốn hàng bán có cao hơn so với năm 2008 tuy nhiên điều này là do đẩy

mạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp làm phát sinh thêm nhiều chi phí liên quan, công ty cần chú ý đến vấn đề này, cần hạ mức giá thành, giảm thiểu các chi phí xuống là cần thiết để đưa mục tiêu của doanh nghiệp thưc hiện tốt hơn

2.1.5 Tình hình kinh doanh xuất khẩu:

Hiện nay mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là bàn, ghế, giường đây là mặt hàng kinh doanh có tính ổn định cao Vì vậy việc kinh doanh các mặt hàng này cũng chịu ảnh hưởng rất lớn bởi tỉ trọng cao so với các mặt hàng khác, việc kinh doanh các mặt hàng của Công ty ngày càng tăng do các sản phẩm của Công ty được thị trường nước ngoài tín nhiệm, mặc khác là do việc kiểm tra hàng hoá của Công ty rất tốt và đảm bảo chất lượng

Bảng 2.3 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu

việc với các khách hàng tiêu thụ hàng mặt hàng này chủ yếu là công ty Homeline Funiture Năm 2009 mặt hàng này giảm xuống về tỉ trọng tăng trưởng vì lý do suy thoái kinh tế nên việc xuất khẩu mặt hàng Tủ B382 giảm xuống còn 39,6 %, các mặt hàng khác thay đổi không đáng kể, do nhiều lý do: tình hình suy thoái, sản phẩm tiêu thụ khó…

Mặt hàng bàn trang điểm chiếm tỉ lệ thấp nhất trong số các mặt hàng xuất khẩu của công ty, năm 2008 đạt 1.618.598.407 đồng, chỉ có 4,5% tổng doanh số, năm

2009 chỉ còn 4,1%, công ty cần chú trọng hơn tới mặt hàng này trong thời gian tới Kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng bàn trang điểm, kệ tivi, khung gương giá trị tương đối thấp trong tổng kim xuất khẩu của công ty và đang có xuất khẩu hướng giảm, do quy định khắt khe về chất lượng của thị trường nước ngoài mà công ty đang xuất khẩu qua, điều đó làm thất thu rất nhiều Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa việc xuất khẩu các mặt hàng này, từng bước mở rộng thị trường, tìm kiếm nhiều khách hàng để đa dạng hoá thị trường xuất khẩu của mình Góp phần nâng cao hơn nữa tổng kim ngạch xuất khẩu

Hiện nay, công ty đang tìm mọi cách hoàn thiện chất lượng sản phẩm để có thể xuất khẩu sang những thị trường khó tính, bên cạnh hoạt động đó là sự mở rộng nghiên cứu thị trường, tìm những khách hàng mới

2.1.6 Tình hình kinh doanh nhập khẩu:

Trong nhiều năm qua, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là các máy móc công nghệ như: Gỗ, máy Take, máy trà nhám, hệ thống sơn xịt theo công nghệ Nhât…mặt hàng gỗ chiếm đến 72,65% kim ngạch nhập khẩu năm 2008 Đến năm

2008, nhu cầu nhập khẩu chủ yếu là gỗ các loại nhập từ Thái Lan, Campuchia…chiếm đến 86,47% kim ngạch Kim ngạch nhập khẩu của công ty nhỏ hơn so với kim ngạch xuất khẩu, vì vậy mà cơ cấu hàng nhập khẩu cũng khá đơn giản

2.2 Thực trạng công tác giao nhận xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty

2.2.1 Những điều khoản liên quan đến giao nhận hàng xuất khẩu của công ty 2.2.1.1 Đóng gói bao bì:

Tất cả các mặt hàng của công ty được đóng trong các thùng carton, được bọc lót cẩn thận bên trong để tránh trầy xước Khi đóng gói báo bì được các nhân viên KCS của công ty và nhân viên của đối tác kiểm tra rất kỹ

+ Hàng hóa được đóng gói trong các bao bì với nhiều kích thước khác nhau Qui cách từng mặt hàng phù hợp với các loại thùng mẫu khách hàng gửu qua

+ Vì mặt hàng cho mỗi container hàng khá nhiều, hàng thường xuất đi đủ cho 1 container 40’, nên số lượng mỗi mặt hàng lên đền hàng trăm mặt hàng, vì thế mỗi thùng hàng sẽ được dán số thứ tự , phân loại mặt hàng nào ra loại đó để khách hàng

dễ kiểm tra và tiện cho việc khai báo

+ Trong container được đóng vừa khít và được bỏ bao hút ẩm bên trong

+ Sau khi chất hàng lên container xong nhân viên kiểm tra công ty sẽ kiểm tra lại cách đóng hàng, chụp hình và khóa seal riêng của công ty rồi kéo hàng đi

2.2.1.2 Điều kiện cơ sở giao hàng

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khi buôn bán với người nước ngoài thường áp dụng điều kiện FOB khi xuất khẩu và điều kiện CIF khi nhập khẩu Và công ty Hoàng Tân Hòa cũng không phải là trường hợp ngoại lệ, trong hợp đồng xuất khẩu cũng như các mặt hàng xuất khẩu khác công ty thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB

+ Điều kiện cơ sở giao hàng FOB:Giao hàng container tại bãi cảng hoặc tại kho

riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu Người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu

Sở dĩ công ty Hoàng Tân Hòa cũng như hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB bởi vì quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hăng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hàng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó Mặt khác, đối với những khách hàng thường có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn mà khả năng của công ty không đáp ứng được buộc lòng khách hàng phải

kí hợp đồng với nhiều công ty khác cho nên của công ty phải đi ghép với nhiều đơn vị khác, trong trường hợp này công ty phải k theo điều kiện FOB

+ Điều kiện cơ sở giao hành C&R: Công ty đang xuất khẩu theo điều kiện C&R

với một số đối tác tại Pháp và Homeline Funiture Thuận lợi trong việc kí được điều kiện này là công ty sẽ giành được quyền thuê tàu từ đó tạo điều kiện cho các đại lí hãng tàu trong nước có cơ hội phát triển đội tàu, tạo công ăn việc làm cho người lao động và tiết kiệm được ngoại tệ Bên cạnh đó, công ty sẽ chủ động trong việc thuê tàu, giao hàng ở cảng và chọn những thời điểm có lợi cho mình để đưa hàng lên tàu Còn đối với điều kiện FOB, quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hàng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hàng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó, tuy nhiên cũng còn phải có nghĩa vụ khai hải quan để xuất khẩu hàng Thông thường điều kiện này được

kí bán hàng cho thị trường Đài Loan vì khách hàng Đài Loan thường có nhà môi giới tại Việt Nam hoặc có văn phòng đại diện tại đây Tuy nhiên đối với các thị trường khác, có một số công ty có văn phòng đại diện tại Việt Nam (công ty Homeline Funiture, Green Park, công ty môi giới…), nhưng công ty cũng thuận lợi trong việc mua hợp đồng vận tải biển cho những đơn hàng với những công ty này Mặc dù ban đầu việc kí kết hợp đồng với các công ty này thì họ muốn mua theo điều kiện FOB để giành được quyền thuê tàu và hưởng hoa hồng từ các hãng tàu, nhưng sau khi làm ăn lâu dài công ty đã đàm phán trong việc vân chuyển, phù hợp với lịch trình giao hàng tại công ty

2.2.1.3 Địa điểm giao hàng:

Thông thường địa điểm giao hàng có thể tại kho riêng, kho nội địa, kho ngoại quan hay tại bãi cảng theo yêu cầu của đơn vị với tư cách là người mua Chi phí vận chuyển bên bán chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu Tại địa điểm giao hàng, hàng được cơ quan giám định kiểm định hàng 100% về trọng lượng và chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam

Công ty Hoàng Tân Hòa có các địa điểm giao hàng: TPHCM, Đồng Nai Trong đó TPHCM vẫn là địa điểm giao hàng chính của công ty Mỗi cảng đều có những thuận lợi và khó khăn, vì vậy cần phân tích một cách kĩ lưỡng để lựa chọn địa điểm giao

hàng đúng đắn Việc lựa chọn địa điểm giao hàng hợp lí sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo được uy tín của công ty trên thương trường

Cảng TPHCM có những thuận lợi là cảng Sài Gòn là cảng lớn nên lịch trình tàu chạy trên tuyến đường thường xuyên hơn, mặt khác, cảng có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, chuyên dụng phù hợp với nhu cầu vận chuyển của công ty Chính vì là cảng lớn, tàu chạy thường xuyên nên cước phí thuê tàu là thấp nhất so với các cảng khác Bên cạnh đó, nếu việc giao hàng được tiến hành tại cảng TPHCM thì công ty sẽ gặp một số khó khăn vì khi giao hàng tại TPHCM, việc vận chuyển bằng đường bộ có thể gây nên tổn thất do các sự cố xảy ra trên đường đi Mặt khác khi vận chuyển từ Đồng Nai đến TPHCM nếu có sự cố xảy ra trên tuyến đường vận tải thì sẽ làm cho hàng hoá không tập kết đúng thời gian giao hàng qui định, vì vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc nhận tiền hàng

2.2.1.4 Thời gian giao hàng:

Việc xác định thời gian giao hăng là căn cứ vào sự thoả thuận của công ty và khách hàng Đối với các khách hàng Mỹ thời gian phải chính xác trừ các trường hợp bất khả kháng như do hãng tàu thay đổi lịch tàu…, còn các đối tác khác co thể giao hàng chậm vài ngày Với cách thức thức quy định thời gian như vậy công ty sẽ có những thuận lợi nhất định trong việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng và giao hàng cho tàu đúng thời gian quy định

2.2.1.5 Phương thức giao hàng:

Đối với công ty thường sử dụng cách thức giao hàng nguyên container, thường

là cont 40 vì mặt hàng trang trí bằng gỗ có qui cách lớn, chiếm nhiều diện tích container Với cách thức này, công ty rất khó chủ động trong việc giao hàng cũng như cần có số lượng hàng lớn để giao một lần Tuy nhiên việc giao nhận hàng nguyên container lại tiết kiệm được chi phí do không phải gởi nhiều lần và việc giám sát quá trình đóng hàng vào cũng không bị hạn chế do phân tán nhiều lần

2.2.2 Trình tự thực hiện hoạt động giao hàng theo các điều kiện cơ sở giao hàng: 2.2.2.1 Khi công ty xuất theo điều kiện CFR:

Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Homeline Funiture, Green Park Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ

và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng cả phí xuất khẩu của công ty

² Trình tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR được tiến hành như sau:

Bước 1 Chuẩn bị hàng hoá:

Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty

sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, kích cỡ của hợp đồng và tổ chức sản xuất Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vì nó sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu

có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là

nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được Công ty cũng có thể đặt gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn Công tác chuẩn bị hàng luôn được tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn

bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng

Bước 2 Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải:

Sau khi chuẩn bị hàng hoá, công ty tiến hành liên hệ hãng tàu hỏi lịch trình và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải Việc lựa chọn của công ty dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố khác Công ty cũng ký hợp đồng dài hạn trong việc vân chuyển hàng hóa và kéo

Chuẩn bị hàng hóa

Tổ chức chuyên chở

Ký hợp đồng vận tải

container với công ty dịch vụ vận tải Lê Duy tại thành phố Hồ Chí Minh Sau khi hàng đã chuẩn bị xong, công ty yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận

vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo Địa điểm nhận Container là kho Container của hãng tàu Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công

ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container Nếu Container không đảm bảo các thông số

kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty

là do công ty thanh toán Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe kéo chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng

² Công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu

a Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty:

Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi

và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ

Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu

Với việc nhận dịch vụ từ công ty Lê Duy, phương thức thuê tàu chợ, họ luôn đưa

ra 3 đến 4 lịch trình tàu chạy của các hãng khác nhau để công ty lựa chọn cước giá và lịch trình phù hợp Do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theo biểu cước đã quy định sẵn của các hãng tàu

b Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu tại công ty:

Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau:

Bước 1 Nhân viên thực hiện nghiệp vụ thuê tàu tiến hành tìm hiểu các hãng tàu thông qua công ty Forwarder hoặc trực tiếp liên hệ với hãng tàu và các phương tiện thông tin đại chúng khác Liên hệ với hãng tàu có lịch trình chạy qua các cảng giao hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty Sau đó hãng tàu sẽ gởi cho công ty lịch trình và biểu cước mới

Bước 2 Sau khi tìm hiểu về lịch trình tàu chạy, giá cước mà các hãng tàu cung cấp, công ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hãng tàu thích hợp

Bước 3 Sau khi đã lựa chọn được hãng tàu thích hợp, công ty và hãng tàu thống nhất với nhau về các điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một

số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực hiện bằng diện thoại Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gì thay đổi về điều kiện vận tải Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hãng tàu Việc kí Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 3-4 ngày

Thông qua công tác lựa chọn hãng tàu tại công ty ta thấy được những cái ưu và những mặt hạn chế cần khắc phục Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa chọn hãng tàu là hoàn toàn hợp lí, vì như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hãng tàu diễn

ra nhanh chóng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hãng tàu mà mình đã lựa chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuyên chở Bên cạnh đó còn có mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hãng tàu chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đãi đặc biệt của các hãng tàu dành cho những khách hàng truyền thống Ngoài ra cũng vì lí do này mà công tác thuê tàu còn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao hàng

Lựa chọn hãng tàu

Kí Booking note

Liên hệ với các hãng tàu