Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 thăng long

Chính vì nhận ra được tầm quan trọng của hệ thống mà tác giả đã mạnh dạn lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần x

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hướng dẫn

từ Tiến sĩ Nguyễn Thị Hồng Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tàinày là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiêncứu trước đây Những số liệu trong khóa luận phục vụ cho việc phântích,nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập được

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm trước Hội đồng, cũng như kết quả khóa luận của mình

Hà nội, ngày 21 tháng 05 năm 2015

Tác giả khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Huyền Trang

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các Bác, chú, anh, chịtrong Phòng Tổ chức – hành chính của công ty cổ phần Xây dựng số 4 ThăngLong đã tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình thực tập, nhờ vào đó tôi đãhọc được những bài học thực tế về chuyên ngành của mình, áp dụng những lýthuyết được học với những tình huống trong thực tế một cách hiệu quả.

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

Lời mở đầu 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NHÂN LỰC 4

1.1 Hệ thống thông tin nhân lực 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực 5

1.2 Quản lý các cấp trong tổ chức và nhu cầu sử dụng thông tin nhân lực 8

1.2.1 Khái niệm về quản lý 8

1.2.2 Các cấp quản lý trong tổ chức 9

1.2.3 Nhu cầu sử dụng Thông tin nhân lực 10

1.3.Vai trò của Hệ thống thông tin nhân lực đối với các cấp quản lý 11

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực 12

1.5.Nội dung Xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực 16

1.6.Tiêu chuẩn đánh giá Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp 24

1.6.1 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực chính xác 24

1.6.2 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực đầy đủ 24

1.6.3 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực dễ hiểu 25

1.6.4 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực kịp thời 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN NHÂN LỰC PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 4 THĂNG LONG 27

2.1.Tổng quan về đơn vị: 27

2.1.1 Tổng quan chung về đơn vị: 27

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 27

2.1.3 Tổng quan về Sơ đồ bộ máy tổ chức và nguồn nhân lực của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long 28

2.2 Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng Hệ thống thông tin nhân lựctại công ty cổ phần số 4 Thăng Long 292.3.Thực trạng Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần xây dựng

số 4 Thăng Long 362.3.Thực trạng Hệ thống Thông tin nhân lực tại công ty Cổ phần xây dựng số 4Thăng Long 392.4.Đánh giá Hệ thống thông tin nhân lực của công ty Cổ phần xây dựng số 4Thăng Long 422.4.2 Tính đầy đủ của Thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp.432.4.3 Tính dễ hiểu của Thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp.442.4.4 Tính kịp thời của Thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp 452.4.5 Một số tiêu chí khác để đánh giá Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty 462.5.Đánh giá chung và phân tích nguyên nhân dẫn đến thực trạng của hệ thốngthông tin nhân lực tại công ty 472.5.1 Đánh giá chung về Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty 472.5.2 Phân tích nguyên nhân dẫn đến HTTTNL chưa phát huy hết được vai trò của nó.47

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNGTIN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 4 THĂNG LONGHOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ HƠN 523.1.Phương hướng phát triển của công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long vàđịnh hướng xây dựng và hoàn thiện Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho côngtác quản lý các cấp 523.1.1 Phương hướng phát triển của công ty 523.1.2 Định hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nhân lực tại công ty 533.2.Giải pháp xây dựng, hoàn thiện hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho côngtác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long 53Kết luận 66Danh mục tài liệu tham khảo

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1.Người lao động trong công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long chia

theo đặc điểm hoạt động 29

Bảng 2.2.Trình độ của cán bộ phụ trách hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long 30

Bảng 2.3 Trang thiết bị hỗ trợ HTTTNL tại công ty 31

Bảng 2.4 Cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL 31

Bảng 2.5 Số lao động chia theo nơi làm việc cố định và không cố định 33

Bảng 2.6.Hệ thống thông tin nhân lực được sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý các cấp tại Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long năm 2014 40

Bảng 2.7.Tính dễ hiểu của Thông tin nhân lực theo đánh giá các cấp quản lý 45

Bảng 2.8 Khó khăn trong quá trình xử lý dữ liệu của cán bộ phụ trách HTTTNL 50 Bảng 2.9 Phân chia các lĩnh vực hoạt động cho các cán bộ thuộc Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long 55

Bảng 2.10 Trang thiết bị cần trang bị thêm tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long 56

Bảng 3.1 Cấu trúc của Ứng dụng phần mềm Quản trị nhân lực 64

DANH MỤC BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.2.Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực 5Hình 1.1 Các cấp quản lý trong Tổ chức 9

Lời mở đầu

1 Lý do lựa chọn đề tài

Để ra được một quyết định thì nhà quản lý cần có rất nhiều thông tin, mộttrong những thông tin không thể thiếu đó chính là thông tin nhân lực - thông tinliên quan đến người lao động Tuy nhiên, một vài thông tin nhân lực đã thực sự đủ

để ra được được một quyết định hiệu quả Chúng ta không thể nhìn một mặt củamột vấn đề để giải quyết công việc mà chúng ta phải nhìn nhiều những khía cạnhkhác nhau của một vấn đề Để làm được điều đó thì mỗi tổ chức cần có Hệ thốngthông tin nhân lực – tổng hợp những thông tin liên quan đến từng người lao động,thông tin hoạt động quản trị nhân lực, thông tin chính sách nhân lực của trong vàngoài tổ chức Với thực trạng hiện nay, rất nhiều tổ chức không quan tâm lắm đến

hệ thống này Họ thường sử dụng thông tin một cách rời rạc, ít có liên hệ giữa cácthông tin với nhau Dẫn đến việc giải quyết công việc chưa thực sự hiệu quả Việcnày không chỉ ảnh hưởng đến người lao động mà còn ảnh hưởng đến cả một tổchức Chính vì nhận ra được tầm quan trọng của hệ thống mà tác giả đã mạnh dạn

lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác

quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long” với hy vọng

hoàn thiện hệ thống thông tin nhân lực hiện đang có trong tổ chức, giúp các nhàquản lý có được những thông tin đầy đủ, chính xác, dễ hiểu, kịp thời nhất

2 Mục tiêu nghiên cứu

+ Đánh giá hiện trạng Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần xâydựng số 4 Thăng Long

+ Tổng hợp, phân tích được mặt mạnh, yếu trong HTTTNL tại công ty,phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp để xây dựng, bổ sung và hoànthiện HTTTNL phục vụ quản lý các cấp ở công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ công tác quản lý các cấp

- Phạm vi nghiên cứu :

+ Về không gian:Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

+ Về thời gian: từ tháng 12/2014 đến tháng 04/2015

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn:

Trong thời gian thực tập, tác giả đã quan sát Hệ thống thông tin nhân lựctrong công ty, xem xét nó hiện đang phục vụ cho các cấp quản lý như thế nào, ưu

và nhược điểm của hệ thống Từ đó, nghiên cứu các nguyên nhân đang tồn tạitrong hệ thống

- Phương pháp điều tra bảng hỏi:

Tác giả đã đưa ra những câu hỏi với nhiều đáp án khác nhau kết hợp vớinhững câu hỏi mở để tiến hành khảo sát nghiên cứu thực trạng hệ thống, quan điểmcủa các đối tượng được khảo sát, đề xuất của họ giúp Hệ thống thông tin nhân lựccủa công ty được hoàn thiện hơn Sau đó sẽ tổng hợp kết quả thu được để phục vụcho mục đích nghiên cứu đề tài

Để đảm bảo tính khách quan mẫu khảo sát được tác giả lựa chọn như sau:

mẫu (Đvt:người)

Tổng cộng (Đvt:người)

Ban giám đốc Tổng giám đốc, Phó giám đốc 3 3

- Phương pháp phân tích tài liệu

Những tài liệu thứ cấp mà tác giả thu thập được, sẽ được tiến hành phân tích,qua đó tìm hiểu được những vấn đề đang thực sự đang ở đâu, ở mức độ nào,từ đó

có thể đưa ra những giải pháp thích hợp

- Phương pháp so sánh, tổng hợp.

Thông thường, phương pháp này sẽ được sử dụng sau phương pháp bảnghỏi Khi có kết quả khảo sát thu được từ những đối tượng khác nhau thì sẽ cónhững so sánh giữa những đối tượng đó với câu hỏi có cùng nội dung tương tự Từ

đó, mà tác giả có thể đưa ra được những giải pháp tốt nhất để có thể xây dựng hệthống thông tin nhân lực hài hòa lợi ích của các bên.

5 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận Kết cấu khóa luận của em được chia thành

ba chương Cụ thể như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin nhân lực

- Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho

công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

- Chương 3: Một số giải pháp để hoàn thiện Hệ thống thông tin nhân lực phục

vụ cho công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

 Nguồn nhân lực

Trong một phạm vi của một tổ chức thì nguồn nhân lực được định nghĩalà: “ nguồn nhân lực là nguồn lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên laođộng trong tổ chức đó đặt trong mối quan hệ phối kết hợp các nguồn lực riêngcủa mỗi người, sự bổ trợ những khác biệt trong nguồn lực của mỗi cá nhânthành nguồn lực của tổ chức” [1,9] Sức mạnh của tập thể lao động vận dụng vàoviệc đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trên cơ sở đó đạt được nhữngmục tiêu riền của mỗi thành viên

 Thông tin

Theo nghĩa thông thường , “ Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng,phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người”[5] Thông tin hình hành trongquá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thôngqua các phương tiện thông tin đại chúng từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc tất cả cáchiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh

Theo quan điểm của triết học thì “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và

xã hội (thế giới vật chất ) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn bằngtất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [5]

+ Các khái niệm khác theo quan điểm Hệ thống thông tin quản lý

“ Dữ liệu: Là những số liệu và dữ liệu, tài liệu, tin tức ở dạng thô, chưa được

xử lý Dữ liệu tồn tại dưới dạng: tín hiệu vật lý ( âm thanh , màu sắc, ánh sáng,nhiệt độ ), số liệu ( con số, bảng biểu ) và các ký tự ( chữ viết, hình vẽ )[3,131]

“Thông tin : Là dữ liệu đã được phân tích,xử lý, sắp xếp và diễn giải theomột cấu trúc hợp lý để nâng cấp tính hiệu quả của các quyết định” [3,131]

+ Thông tin nhân lực

Thông tin nhân lực là những thông tin liên quan đến người lao động trongmột tổ chức Các thông tin đó có thể là thông tin về tên, tuổi, trình độ chuyên môn

kỹ thuật, thông tin về tuyển mộ - tuyển chọn, đào tạo – phát triển, bổ nhiệm –thăng chức,

+ Hệ thống thông tin nhân lực

Hệ thống thông tin nhân lực là tập hợp toàn bộ thông tin nhân lực để phục

vụ cho công tác quản lý các cấp và được chia thành ba nhóm cụ thể là thông tinnhân sự, thông tin hoạt động quản trị nhân lực, thông tin chính sách nhân lực

1.1.2 Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực

Trong một hệ thống thông tin nhân lực thì có rất nhiều thông tin nhân lựckhác nhau, nhưng để dễ dàng trong việc sử dụng và nâng cao được tính hiệu quảcủa thông tin thì ta sẽ chia thông tin nhân lực thành các nhóm sau:

Sơ đồ 1.2.Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực

An toàn vệ sinh lao động

Đánh giá nhân viên

Quan hệ lao động

Bảo hiểm xã hội

Thông tin nhân sự

Thông tin Hoạt động Quản trị

nhân lực

Chính sách nhân lực

Tên, tuổi, giới tính, địa chỉ liên lạc,trình độ chuyên môn kỹ thuật, sổ bảo hiểm,

( Nguồn: Qua tổng hợp của tác giả)

Nhìn vào Sơ đồ 1.2 có thể thấy Hệ thống thông tin nhân lực được chia thành

ba nhóm: thông tin nhân sự,thông tin hoạt động quản trị nhân lực, chính sách nhânlực Và trong mỗi nhóm đó sẽ cung cấp các nhà quản lý những TTNL khác nhau.Dưới đây là những thông tin trong mỗi nhóm:

+ Nhóm thông tin 1: Thông tin về nhân sự

Thông tin về nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về NLĐ từ tên, ngàytháng năm sinh, trình chuyên môn kỹ thuật,bảng sao bằng tốt nghiệp, chứng chỉhành nghề, vị trí việc làm, ngày được thuê, sổ bảo hiểm , địa chỉ liên lạc, đây lànhững thông tin khởi đầu của NLĐ trong tổ chức Ngoài ra, còn có các quyết định

về thuyên chuyển NLĐ, bổ nhiệm, thăng chức, chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉhưu cho đến khi NLĐ rời khỏi tổ chức cũng sẽ được lưu trữ Mặc dù, đây lànhững thông tin sơ khai nhưng nó vai trò rất quan trọng đối với không chỉ nhữnghoạt động liên quan đến QTNL mà còn cả những lĩnh vực khác trong toàn tổ chức

Ví dụ sau sẽ thể hiện rõ tầm quan trọng của thông tin nhân sự là đối với hoạt độngĐào tạo – phát triển thì NSDLĐ sẽ cân nhắc xem xét những thông tin nhân sự củaNLĐ cùng với quá trình làm việc của NLĐ trong tổ chức mà họ sẽ quyết định cónên “đào tạo nâng cao” cho NLĐ đó hay không, NSDLĐ sẽ xem đến bằng cấp củaNLĐ, họ học về lĩnh vực gì, thành tích đạt được ở cơ sở mà họ được đào tạo trước

tổ chức, số năm kinh nghiệm, tuổi của NLĐ sau đó họ sẽ xem xét xem NLĐ này cókhả năng phát triển được hay không, và đưa ra quyết định đào tạo nâng cao Dạngđào tạo này còn liên quan đến việc việc bổ nhiệm và thăng chức Hoặc ngược lại,NSDLĐ cũng có thể xem xét những thông tin nhân sự của NLĐ cùng với quá trìnhlàm việc của NLĐ trong tổ chức, họ nhận thấy được tiềm năng lớn của NLĐ vàquyết định bổ nhiệm, thăng chức cho NLĐ,khi đó họ sẽ tiến hành “đào tạo nângcao” cho NLĐ của mình Cũng một ví dụ khác trong hoạt động chuyên ngànhQTNL là Quan hệ lao động, thông qua các thông tin nhân sự mà NSDLĐ sẽ biếtnhững đặc điểm văn hóa vùng miền của NLĐ, từ đó sẽ có những tác động, chi phốinhất định đến NLĐ, như cổ nhân đã nói “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”,

từ đó mà mối Quan hệ giữa NLĐ và NSDLĐ luôn có được sự thấu hiểu và sẻ chia.Những lĩnh vực ngoài chuyên ngành QTNL là Bảo hiểm xã hội, đây là một trongnhững vấn đề nóng của xã hội, mà trong một tổ chức NSDLĐ cũng sẽ thông quacác Thông tin nhân sự xác định thời gian bắt đầu đóng bảo hiểm cho NLĐ, mứcđóng, thời gian tạm dừng bảo hiểm, chốt sổ bảo hiểm cho NLĐ khi họ về hưu,hưởng những quyền lợi đáng được hưởng

Tóm lại, Thông tin nhân sự mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau Nếu không

có những thông tin này thì mọi hoạt động khác đều là những hoạt động không có

cơ sở Đây là một thông tin không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào

Nhóm thông tin 2: thông tin hoạt động quản trị nhân lực

Trong nhóm này, bao gồm những thông tin sau:

+ Thông tin tuyển mộ - tuyển dụng

Đây là những thông tin về NLĐ ngay từ khi nộp đơn xin việc ứng tuyển vào

tổ chức, những thông tin này sẽ giúp cho các nhà quản lý lựa chọn được nhữngngười lao động phù hợp nhất đối với tổ chức Thêm nữa, ở đây sẽ lưu cả nhữngthông tin của NLĐ không được tuyển dụng vào tổ chức vì những ứng viên này vềsau sẽ là một nguồn lao động dự trữ cho tổ chức, có thể tổ chức sẽ phải sử dụngđến họ Ngoài ra, những đơn vị khác sẽ dựa trên nhưng thông tin mà bộ phậnQTNL cung cấp về kế hoạch tuyển dụng, phối hợp với bộ phận QTNL để thực hiệntốt các công tác quản lý của bộ phận mình Ta có thể thấy rõ nhất thông qua ví dụsau: giả sử có một bộ phận phòng ban nào đó nhận thấy hiện nay khối lượng côngviệc quá nhiều và có nhu cầu cẩn tuyển dụng thêm người vào bộ phận mình Họ sẽgửi đơn lên cho phòng QTNL tập hợp, sau đó Bộ phận QTNL sẽ tiến hành xin ýkiến ban giám đốc về việc tuyển dụng này Sau khi có quyết định của giám đốc vềviệc tuyển dụng thì bộ phận QTNL sẽ lập kế hoạch về tuyển mộ - tuyển dụng Tấtnhiên, hai phòng này sẽ cùng nhau bàn bạc, phân tích, sẽ tuyển lao động thời vụhay hợp đồng ngắn hạn, thời gian, địa điểm, thành viên hội đồng tuyển dụng tất

cả những điều đó sẽ có trong kế hoạch tuyển mộ, tuyển dụng

+ Thông tin về đào tạo – phát triển

Bao gồm những thông về các quy định, quy chế về đào tạo – phát triển trong

tổ chức,nhu cầu về đào tạo, những người lao động đã và sẽ được đào tạo trong mộtkhoảng thời gian nào đó NLĐ đã được tạo đã kỹ năng, kiến thức ,tham gia tậphuấn, kế hoạch đào tạo, địa điểm đào tạo, chi phí đào tạo, kế hoạch sau đào tạo.Những định hướng phát triển của tổ chức và cần những NLĐ như thế nào để đápứng được nhu cầu đó

+ Thông tin về thù lao – phúc lợi

Gồm nhưng thông tin về thang bảng lương, các quy chế tiền lương, tiềnlương hàng tháng NLĐ, phụ cấp, những phúc lợi khác NLĐ được hưởng trong tổchức Quy định mà tổ chức đưa ra đối với mỗi loại lao động nào sẽ được hưởngchế độ thù lao – phúc lợi tương ứng với những đóng góp của họ và vị trí mà họđang nắm giữ

+ Thông tin về An toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ)

Bao gồm những thông tin về kế hoạch thực ATVSLĐ, báo cáo định tìnhhình thực hiện ATVSLĐ, chi phí thực hiện công tác này Ngoài ra, còn các thôngtin khác như số vụ Tai nạn lao động, các dạng tai nạn, khiếu nại về tình hình thựchiện ATVSLĐ, những yêu sách của NLĐ đòi bồi thường

+ Thông tin về Đánh giá nhân viên

Là những thông tin như các quy định đánh giá nhân viên, các tiêu chí đánhgiá, phương pháp đánh giá, danh sách ứng cử thi đua - khen thưởng của NLĐ, kếtquả đánh gia cuối cùng, chỉ suất năng suất lao động,quy chế đánh giá thực hiệncông việc

+ Thông tin về quan hệ lao động

Bao gồm những thông tin như thỏa ước lao động tập thể, quy chế đối thoại,các đơn khiếu nại, thống kê tình hình lao động bỏ việc, các nguyên nhân, giải phápcho những khiếu nại của NLĐ trong tổ chức, thông tin về hoạt động công đoàn

+ Thông tin về bảo hiểm xã hội

Gồm những thông tin về số bảo hiểm xã hội, danh sách NLĐ tham gia bảohiểm xã hội, ngừng bảo hiểm xã hội, tờ khai bảo hiểm

- Nhóm thông tin 3:Thông tin về chính sách nhân lực.

+ Chính sách nhân lực vĩ mô:

Bất kỳ một tổ chức nào cũng phải hoạt động trong khuôn khổ pháp luật mànhà nước quy định.Do vậy bộ Luật – Nghị định – thông tư dù là những thông tinkhông phải từ thực trạng NLĐ trong tổ chức nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến cácquyết định của Lãnh đạo Những thông tin đó bao gồm: Bộ Luật lao động, Luậtthanh tra, Luật bảo hiểm xã hội,Luật Công đoàn, Nghị định quy định về tiền lươngtối thiểu vùng, các quy định về An toàn vệ sinh lao động, Quy định thực hiện dânchủ trong tổ chức, những bộ luật này có thể được diễn giải hành các văn bảnhướng dẫn trước khi phân phối đến những bên liên quan

+ Chính sách nhân lực vi mô:

Những chính sách này do nhà lãnh đạo trong tổ chức ban hành,những chínhnày bao gồm: các chính sách về đào tạo, tuyển dụng, tiền lương, thuyển chuyển, bổnhiệm, thăng chức hoặc có thể là tinh giản biên chế Tất cả các hoạt động QTNLnói chung và của HTTTNL nói riêng sẽ phải tuân thủ theo các chính sách nhân lựcnày Ngoài ra, để có thể thực hiện đúng chính sách của ban lãnh đạo thì cần phải cónhững văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách này

1.2 Quản lý các cấp trong tổ chức và nhu cầu sử dụng thông tin nhân lực 1.2.1 Khái niệm về quản lý

Theo Mary Parker Follet thì định nghĩa “Quản lý là nghệ thuật đạt đượcmục đích thông qua người khác”

Theo Henri Fayol thì định nghĩa rằng “ Quản lý là là việc dự báo, lập kếhoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát”

Ngoài ra, theo Từ điển kinh doanh thì đinh nghĩa rằng “ Quản lý là việcđiều khiển một vài thứ gì đó như là dự án, một nhóm người hoặc một ý tưởng”

hoặc nghĩa thứ hai là “ Quản lý chính là việc hoàn thành một mục tiêu và dự án”

1.2.2 Các cấp quản lý trong tổ chức

Các cấp quản lý trong một tổ chức thông thường có được chia thành 03 cấp

Và được minh hoa ở hình dưới đây:

Hình 1.1 Các cấp quản lý trong Tổ chức

(Nguồn : Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp[4,69] )

• Cấp quản lý tối cao

+ Đối tượng thuộc cấp quản lý tối cao gồm :

Thành viên trong Đảng ủy , Hội đồng quản trị, ban giám đốc và một số trợ

lý, cố vấn cho Ban giám đốc ( nếu có)

+ Nội dung quản lý ở cấp quản lý tối cao:

Lãnh đạo mọi hoạt động trong toàn tổ chức Các quyết định của họ mangtầm chỉ đạo, định hướng đường lối, chiến lược họ có những ảnh hưởng và vai tròquyết định lớn tới các vấn đề quan trọng, lớn lao của toàn tổ chức

• Cấp quản lý trung gian

+ Đối tượng thuộc cấp quản lý trung gian gồm:

Trưởng, phó các phòng ban chức năng, những người quản trị các hoạt độngsản xuất – kinh doanh ở cấp trung gian như ( giám đốc xí nghiệp, quản đốc, phóquản đốc phân xưởng trong sản xuất công nghiệp; đội trưởng đội phó trong cáccông trình xây dựng, nông nghiệp )

+ Nội dung quản lý ở cấp quản lý trung gian:

Các nhà quản lý ở cấp này là khâu kết nối giữa các cấp quản lý cao nhất vàcác thấp nhất – cấp cơ sở Họ có hoạt động và vai trò khá đa dạng ( vữa nhà là lãnhđạo vừa là nhà thừa hành ) Các quyết định của họ thường mang tính chỉ đạo vàtriển khai thực hiện các định hướng, chiến lược mà cấp cao nhất trong tổ chứcđịnh ra, ở phạm vi không quá lớn, nhưng không nhỏ ( thường là những lĩnh vực cụ

thể như: quyết định trong lĩnh vực sản xuất, nhân lực, kỹ thuật, tài chính )

Nhiệm vụ chính của họ là : Nghiên cứu, năm vững nội dung các quyết địnhcủa nhà quản lý cấp tối cao, trên cơ sở đó đưa ra những dự kiến, đề nghị về chươngtrình, kế hoạch hành động trong triển khai thực hiện, trong đề bạt nhân sự có nănglực vào các vị trí phù hợp; giao việc, đôn đốc, giám sát cấp dưới; dự trù kinh phícho các hoạt động trong phạm vi của mình – nói trên và bao cáo thường xuyên, kịpthời với cấp trên về kết quả, vướng mắc trong thực hiện công việc thuộc nhiệm

vụ của mình

• Cấp quản lý cơ sở.

+ Đối tượng thuộc cấp quản lý cơ sở gồm:

Trong tổ chức , thuộc về cấp này thường bao gồm các tổ trưởng, tổ phó,nhóm trưởng, nhóm phó các nhóm sản xuất hoặc các tổ, nhóm chức năng

+ Nội dung quản lý ở cấp quản lý cơ sở:

Các nhà quản trị ở cấp này có hoạt động chủ yếu là thừa hành các mệnh lệnh

về quản lý của các nhà quản lý cấp trên Mệnh lệnh họ đưa ra mang tính triển khai,thực hiện, phối hợp với nhiều bộ phận khác trong phạm vi quản lý được giao,nhằm thực hiện các mục tiêu cụ thể nào đó, thường trong ngắn hạn

+ Nhiệm vụ cụ thể của họ, cơ bản bao gồm :

Hiểu rõ phần nội dung nhiệm vụ, công việc được giao và phấn đấu hoànthành đúng tiến độ, tiến trình, đảm bảo các tiêu chuẩn về số và chất lượng

Sáng tạo, đổi mới về phương pháp làm việc, rèn luyện tinh thần tự giác, kỷluật, tác phong công nghiệp hiện đại, trong lao động, để trở thành một người đángtin cậy đối với cấp trên và dưới quyền

Có tinh thần trách nhiệm cao trong quản lý và thực hiện công việc; Báo cáo,xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên kịp thời trong xử lý công việc và có tinh thần hợptác, tính đồng đội cao, co quan hệ mật thiết với đồng nghiệp, đồng sự

Họ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc triển khai, đạt hiệu quả cácquyết định của các nhà quản lý cấp trên và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

cụ thể trong mỗi phạm vi mỗi bộ phận và toàn tổ chức

Tóm lại, trừ lãnh đạo cấp cao thì các cấp quản lý còn lại sẽ chỉ quản lý mộtlĩnh vực cụ thể nào đó, cũng tương tự như vậy, TTNL mà họ nhận được cũng sẽ bịgiới hạn trong một phạm vi nào đó Họ sẽ chỉ nhận được những TTNL liên quanđến lĩnh vực mà họ phụ trách Điều này đảm bảo tính phù hợp của thông tin cungcấp cũng như tính bảo mật của TTNL

1.2.3 Nhu cầu sử dụng Thông tin nhân lực

Mỗi cấp quản lý sẽ có những nhu cầu sử dụng Thông tin nhân lực khác nhau

để phù hợp trách nhiệm của mình trong tổ chức Đối tượng sử dụng TTNL nhiều

nhất đó chính là quản lý cấp cao Họ có thể sử dụng toàn bộ các nhóm TTNL trong

hệ thống vì đặc thù quản lý của mình cũng như các quyết định của họ có tầm ảnhhưởng đến toàn bộ tổ chức Đối tượng sử dụng TTNL tiếp theo đó chính là quản lýcấp trung gian, họ sử dụng thông tin tương đối nhiều Tuy nhiên, đối tượng có mộtđặc điểm là họ chỉ sử dụng TTNL liên quan đến lĩnh vực mà họ phụ trách, vànhững thông tin nhân sự mà họ trực tiếp quản lý Cấp quản lý cuối cùng là cấpquản lý cơ sở, cấp quản lý này sử dụng TTNL ít nhất Có rất nhiều nguyên nhândẫn đến hiện tượng này, đó là do mức độ ảnh hưởng của cấp quản lý, ảnh hưởngcủa họ chỉ trong một phạm vi nhóm nhỏ, do đặc thù trách nhiệm và nhiệm vụ của

họ Họ chỉ có thể sử dụng TTNL liên quan đến nhiệm vụ của mình hoặc thôngthường họ chỉ tham mưu cho lãnh đạo trực tiếp – lãnh đạo quản lý cấp trung gian

1.3 Vai trò của Hệ thống thông tin nhân lực đối với các cấp quản lý

HTTTNL mang lợi ích cho rất nhiều bên khác nhau trong đó cóm cả NLĐ

và Nhà quản lý Tuy nhiên, để làm nổi bật ý nghĩa của hệ thống thì việc nghiêncứu sẽ tập trung vào lợi ích mà các nhà quản lý thu được từ hệ thống

+ Ra các quyết định có hiệu quả

HTTTNL sẽ giúp cho các nhà quản lý hiểu hơn về thực trạng nguồn nhânlực trong tổ chức, những điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực, những chínhsách pháp luật đối với tổ chức là gì Từ đó, họ sẽ sử dụng những TTNL kết hợp vớinhững thông tin khác trong tổ chức đưa ra những quyết định không chỉ liên quanđến NLĐ mà liên quan đến toàn bộ hoạt động của tổ chức Sao cho tận dụng nhữngđiểm mạnh của tổ chức mình và khắc phục được những điểm yếu

+ Đưa ra các định hướng chiến lược của tổ chức

Như ở trên ta đã biết thì HTTTNL giúp tổ chức đưa ra các quyết định nhưng

+ Giúp các cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình

HTTTNL sẽ giúp các nhà quàn lý các cấp thực hiện nhiệm vụ của mình Ví

dụ như phòng kế hoạch cũng sẽ cần những TTNL để lập kế hoạch hoạt động sản

xuất kinh doanh cho năm, quý tiếp theo của tổ chức Hay việc nhà quản lý tínhtoán ra một khối lượng công việc dự kiến, TTNL cung cấp tình hình năng suất laođộng thực tế của tổ chức Từ đó họ sẽ tính toán ra số lượng NLĐ cần có trong năm

và so chúng với số lượng lao động hiện có của tổ chức và cùng phối hợp với phòngnhân lực đưa ra giải pháp Hoặc cũng như vậy, Với khối lượng công việc dự kiếncủa năm sau, TTNL cung cấp số lao động thực tế trong tổ chức Từ đó, tính năngsuất lao động dự kiến cần phải có và sẽ đưa ra các biện pháp để tăng suất lao động

Hoặc TTNL trong năm sẽ giúp cho phòng kế toán – tài chính để đưa vào chiphí, tính giá thành sản phẩm, tính lợi nhuận tổ chức đạt được và tính thuế thu nhậpDoanh nghiệp

+ Cải thiện quan hệ lao động trong tổ chức

Khi nhà quản lý nắm bắt được các TTNL thì tổ chức sẽ sớm có những thayđổi để ngăn chặn bất bình và xung đột lao động trong tổ chức Ví dụ như TTNLcho biết hiện nay có khá nhiều NLĐ trong tổ chức bỏ việc, hoặc năng suất laođộng đang thấp dần và qua những tìm hiểu thì do NLĐ không hài lòng với chínhsách trả lương hiện tại của tổ chức Từ đó, tổ chức sớm đưa ra những thay đổitrong tổ chức Hoặc những phản hồi của NLĐ trong quá trình làm việc sẽ được tậphợp thành các TTNL để các nhà lãnh đạo xem xét sự thay đổi sớm, điều này sẽ cảithiện quan hệ lao động rất tốt

+ Dự trữ lao động cho tổ chức

HTTTNL là nơi sẽ dự trữ lao động nguồn của một tổ chức Dự trữ ở đây cóthể ở giai đoạn tuyển mộ NLĐ khi NLĐ nộp đơn ứng tuyển vào tổ chức Mặc dù,đây là những lao động có thể không làm việc cho tổ chức nhưng trong tương lai tổchức lại rất cần đến năng lực của họ, hoặc trong trường hợp NLĐ hiện không cònlàm việc cho tổ chức do tổ chức tinh giản biên chế hoặc do họ thôi việc Trong mỗithời kỳ phát triển của tổ chức có thể cần những loại lao động khác nhau mà nhữngNLĐ đã từng làm việc ở tổ chức, năng lực của họ phù hợp với vị trí cần tuyển thìtuyển dụng lại họ sẽ tích kiệm chi phí và họ nhanh chóng hòa nhập tổ chức rấtnhanh

Tóm lại HTTTNL có rất nhiều những vai trò cho các bên liên quan, nhưngđiều quan trọng là ta phải xây dựng một HTTTNL thật tốt thì nó mới phát huyđược vai trò của mình

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực

Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng HTTTNL nhưng ta có thểchia ra làm ba nhóm: nhóm một các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp, nhóm hai là cácnhân tố thuộc về tổ chức, nhóm ba các nhân tố bên ngoài

• Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp

+ Năng lực của cán bộ phụ trách hệ thông thông tin nhân lực.

Như chúng ta đã biết thì con người là yếu tố quan trọng nhất và có conngười thì mọi việc mới có thể thực hiện được Cũng tương tự như vậy, để xây dựngđược một HTTTNL thì cũng phải cần có con người – những người phụ trách trựctiếp HTTTNL như cán bộ chuyên trách QTNL, cán bộ không chuyên trách QTNL,cán bộ kỹ thuật tin học Và xây dựng được một hệ thống tốt hay không nó phụthuộc năng lực của các bộ này Năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL được thểhiện thông qua kiến thức, kỹ năng, thái độ - hành vi

Trước hết để xây dựng được HTTTNL thì những cán bộ này phải năm vữngkiến thức chuyên môn Ví dụ: đối với cán bộ chuyên trách QTNL thì cần phải nắm

rõ QTNL thì có những nghiệp vụ nào, để thực hiện nó cần thực hiện như thế nào,những ai sẽ là người có trách nhiệm liên quan đến QTNL, cán bộ này có quyền vàtrách nhiệm gì với HTTTNL cũng như là đối với các cấp quản lý trong tổ chức.Nếu việc không nắm vững chuyên môn thì trong quá trình xây dựng HTTTNL sẽxảy ra sai xót, HTTTNL không được hoàn chỉnh và hệ thống hoạt động sẽ khôngphục vụ được cho các cấp quản lý

Sau kiến thức chuyên môn là những kỹ năng mà các cán bộ này cần phải có:những kỹ năng đó bao gồm kỹ năng sử dụng máy tính,sử dụng internet, kỹ nănggiao tiếp, những kỹ năng căn bản tác động đến quá trình xây dựng HTTTNL.những cán bộ có càng nhiều kỹ năng thì việc xây dựng hệ thống càng dễ dàng vàngược lại Ví dụ sau sẽ thể hiện những tác động của kỹ năng đến xây dựngHTTTNL là: khi cán bộ phụ trách HTTTNL có kỹ năng giao tiếp tốt thì quá trìnhxây dựng sẽ nhận được sự phối hợp hợp tác giữa các cán bộ có quyền và tráchnhiệm liên quan đến hệ thống Mặc dù, đây là trách nhiệm của những cán bộ liênquan đến HTTTNL, tuy nhiên nếu có sự phối kết hợp tốt thì quá trình xây dựng sẽdiễn ra suôn sẻ, không bị ngưng trệ vì những cán bộ này ngoài phải có trách nhiệmvới NLĐ của đơn vị mình, họ còn phải thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mà

họ phụ trách, do đó họ thực sự rất bận rộn, nên việc có kỹ năng là một yếu quantrọng không kém năng lực

Nhân tố cuối cùng trong năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL đó là thái

độ - hành vi Có rất nhiều người, có kiến thức, kỹ năng tốt nhưng họ là không cóthái độ - hành vi tích cực Việc này sẽ làm cho họ cảm thấy xây dựng mộtHTTTNL là một việc khó khăn, phức tạp và làm việc không đến nơi đến chốn Dù

hệ thống có được xây dựng hoàn thành thì HTTTNL cũng không phát huy đượchiệu quả Do vậy, để có được thái độ và hành vi tốt thì trước hết họ cần phải hiểuđược ý nghĩa của việc xây dựng HTTTNL

+ Cơ sở vật chất – trang thiết bị của tổ chức

Cơ sở vật chất – trang thiết bị của tổ chức sẽ tác động đến quá trình xâydựng HTTTNL Nó hỗ trợ cho những cán bộ này trong quá trình xây dựngHTTNL Nếu không có trang thiết bị thì việc xây dựng một HTTTNL là một việckhó có thể thực hiện được Đặc biệt trong trong thời đại hiện nay, có quá nhiềuthông tin cần phải quản lý

+ Năng lực của các Cán bộ có quyền và có trách nhiệm liên đến Hệ thống

thông tin nhân lực

Để có thể có tạo lập HTTTNL hoặc xây dựng HTTTNL thì cần phải có cảnhững cán bộ có liên quan khác Trong phạm vi nghiên cứu đề tài thì những cán bộnày được gọi là cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL Các cán

bộ này bao gồm: cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở

Cũng tương tự với Năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL thì năng lực củacán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL cũng rất quan trọng Nănglực của họ cũng được thể hiện thông qua ba yếu tố kiến thức, kỹ năng, thái độ -hành vi

Đối với kiến thức, những cán bộ này họ không được đào tạo chuyên ngànhQTNL, do đó trong quá trình xây dựng HTTTNL thì phải lưu ý những văn bảnhướng dẫn chi tiết để có thể thực hiện được nghĩa vụ - trách nhiệm đối với nhânlực của đơn vị mình Từ đó, họ mới có thể cung cấp dữ liệu để cán bộ phụ tráchHTTTNL hoàn thành được nhiệm vụ của mình

Kỹ năng mà những cán bộ này đang có được cũng có ảnh hưởng nhất địnhđến HTTTNL Nếu những cán bộ này có kỹ năng thì quá trình này được diễn ramột cách thuận lợi, tạo được sự đồng đều trong toàn bộ tổ chức Những kỹ năng

mà các cán bộ này cần có được đó chính là kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sửdụng các ứng dụng tin học, kỹ năng truy cập internet

Cuối cùng là thái độ - hành vi của các cán bộ có quyền và có trách nhiệmliên đến HTTTNL cũng rất quan trọng Nếu họ hiểu được tầm quan trọng củaHTTTNL thì họ sẽ rất nhiệt tình hưởng ứng quá trình xây dựng HTTTNL Ngượclại, họ cho rằng xây dựng HTTTNL là việc không phải nhiệm vụ của mình thì họ

sẽ không hưởng ứng, hoặc có thái độ hời hợt và chỉ làm cho xong việc và cũng cóthể gây khó khăn trong quá trình xây dựng Điều quan trọng trước khi tiến hànhxây dựng HTTTNL là họ cần phải nhận thức được tầm quan trọng của HTTTNL

• Các nhân tố thuộc về tổ chức

+ Quan điểm của lãnh đạo

Đây có thể được cho là nhân tố hàng đầu ảnh hưởng đến việc xây dựngHTTTNL vì nếu nhà lãnh đạo cho rằng TTNL có một vai trò rất quan trọng đối với

các quyết định của mình, ảnh hưởng đến cả tổ chức thì khi đó quá trình HTTTNL

sẽ được họ đầu tư, quan tâm và chú trọng Với tổ chức nào may mắn có được quanđiểm của lãnh đạo về HTTTNL thì khi xây dựng sẽ đạt được thuận lợi từ tài chínhcho tới điều kiện để phát triển thành một hệ thống hoàn chỉnh Các bộ phận, phòngban khác có liên sẽ tích cực trong việc phối hợp để xây dựng hệ thống hơn Ngượclại, ban lãnh đạo trong tổ chức cho rằng TTNL không quan trọng bằng các thôngtin khác như tài chính, marketing thì việc xây dựng HTTTNL hoàn chỉnh sẽ khókhăn hoặc không thể xây dựng được Số vốn mà họ định bỏ ra đầu từ sẽ hạn chế vàHTTTNL chỉ phát huy được trong một giới hạn nhất định

+ Đặc thù của Tổ chức

Yếu tố này cũng ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng HTTTNL ví dụ như: loạihình Doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp nhà nước thì việc xây dựngHTTTNL này sẽ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước về văn bảncần phải có, mẫu bảng biểu, thủ tục hành chính phức tạp hoặc nếu là Doanh nghiệp

tư nhân thì xây dựng HTTTNL này sẽ được hoạt động linh hoạt hơn rất nhiều.Hoặc là cơ cấu lao động của một tổ chức cũng sẽ tác động ít nhiều đến xây dựngHTTTNL Nếu có số lao động đa phần là lao động trực tiếp thì khi xây dựngHTTTNL sẽ cần chú ý những nhóm TTNL nào hơn, nhà quản lý mong muốn cóđược những thông tin nhân lực gì nếu đặc điểm tổ chức là như vậy Tóm lại, đốivới mỗi đặc thù tổ chức khác nhau thì xây dựng HTTTNL sẽ có sự khác biệt nhau

+ Tài chính

Đây là một nhân tố rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựngHTTTNL Nếu như quan điểm lãnh đạo đã rất chú trọng đến TTNL Tuy nhiên, dođiều kiện tài chính không cho phép thì việc xây dựng HTTTNL cũng khó có thểthực hiện tốt được Tài chính hạn hẹp sẽ dẫn đến những yếu tố như trang thiết bịkhông được đầu tư hỗ trợ xây dựng hệ thống, cán bộ phụ trách hệ thống khôngđược đào tạo để có thể đưa ra được những thông tin đáp ứng được nhu cầu môitrường kinh tế phát triển Ngược lại, nếu tài chính cho phép thì việc xây dựngHTTTNL sẽ gặp nhiều thuận lợi như có các thiết bị hiện đại, áp dụng được côngnghệ thông tin, những phần mềm tự động giúp giảm sức lao động cho NLĐ, NLĐđược đào tạo đáp ứng được với những sự thay đổi của môi trường, nền kinh tế -những TTNL đưa ra có thể được sử dụng một cách có hiệu quả hơn

• Các nhân tố bên ngoài tổ chức

+ Điều kiện kinh tế - chính trị - xã hội

Khi nền kinh tế có sự thay đổi dù phát triển hay suy thoái, nó cũng sẽ tácđộng đến HTTTNL Ví dụ như, nền kinh tế phát triển thì việc xây dựngHTTTNL là một việc tất yếu vì tổ chức để có được lợi thế canh tranh của riêng

mình, họ cần một hệ thống những TTNL cung cấp những thông tin trong vàngoài tổ chức sẽ giúp cho họ nắm bắt thời cơ của mình.Ngược lại, nếu nền kinh

tế suy thoái thì tổ chức sẽ cân nhắc có nên xây dựng một HTTTNL nhân lực mộtcách hoàn chỉnh hay không, vì lúc đó nó có phải là điều thực sự cần thiết cho tổchức lúc này Nhìn bề ngoài, thì chúng ta có thể thấy, điều kiện kinh tế - chínhtrị xã hội là một yếu tố bên ngoài, độc lập với hệ thống nhưng trên thực tế nó cóảnh hưởng ít nhiều đến HTTTNL Nó làm nảy sinh yêu cầu cũng như nó có thểlàm biến mất những nhu cầu

+ Chính sách của Chính phủ, pháp luật của Nhà nước

Bất kỳ một tổ chức nào đều phải chấp hành các quy định của pháp luật vàviệc đó cũng tác động đến xây dựng HTTTNL Ta có thể lấy ví dụ sau: Ở ViệtNam thì 6 tháng/ 01 lần sẽ phải báo cáo tình hình thực hiện an toàn vệ sinh laođộng cho Sở lao động thương binh xã hội ở địa phương Khi xây dựng HTTTNL tacũng cần phải chú ý đến xây dựng các thông tin này trong nhóm thông tin An toàn

vệ sinh lao động Hoặc khi chúng ta xây dựng các thông tin liên quan Tiền lương –tiền công cho NLĐ thì cũng phải tuân thủ những quy định của pháp luật về laođộng như tiền lương làm thêm ngày, giờ, ban đêm, hoặc các phụ cấp độc hại nguyhiểm tóm lại chính sách của Chính phủ, pháp luật của Nhà nước là tiền đề để xâydựng HTTTNL

+ Xu hướng phát triển của công nghệ thông tin

Khi công nghệ thông tin phát triển, thì quá trình xây dựng HTTTNL có thểđược rút ngắn, nó giúp làm giảm nhẹ đi rất nhiều gánh nặng cho cán bộ phụ trách

hệ thống Ngoài ra, nó còn giúp cho những cán bộ liên quan đến hệ thống cũngđược hưởng những lợi ích nhất định từ những xu hướng phát triển công nghệ thôngtin này Họ được cung cấp thông tin nhanh hơn Ở bất cứ nơi nào họ cũng có thểbiết được tình hình nhân lực của tổ chức Mặc dù, có rất nhiều lợi ích nhưng để ápdụng công nghệ thông tin vào hệ thống đòi hỏi tổ chức phải có khả năng tài chínhnhất định cũng như cán bộ có liên quan đến hệ thống cũng phải có những năng lựccao hơn

1.5 Nội dung Xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực

Mặc dù, ta vừa biết được rằng HTTTNL trong một tổ chức bao gồm nhữngthông tin gì nhưng để xây dựng được một hệ thống thông tin đó thì phải trải quamột quá trình với nhiều những công đoạn khác nhau, ta không thể lấy nguyênnhững thông tin mà các đơn vị thuộc tổ chức cung cấp làm TTNL cho toàn tổ chứcđược, đặc biệt để có được một hệ thống thông tin thì ta cần phải làm những côngviệc sau:

• Xác định mục tiêu xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực và sử dụng Thông tin nhân lực của các cấp quản lý

+ Mục tiêu xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực

Để đạt được kết quả tốt nhất thì chúng ta phải đưa ra mục tiêu để chúng ta cốgắng đạt được Và mục tiêu này cũng không quá cao và cũng quá thấp, nó đạt ởmức độ vừa phải Tương tự như vậy, khi xây dựng HTTTNL ta cũng phải đặc ramục tiêu để chúng ta lấy đó là kim chỉ nam để cố gắng đạt được Mục tiêu này sẽxuất phát từ thực tiễn của tổ chức, nhu cầu của tổ chức Ví dụ như: hiện tại tổ chứcchưa có một HTTTNL hoàn chỉnh, TTNL thường rời rạc thiếu sự liên kết hoặcchất lượng thông tin chưa cao, chưa đáp ứng được với nhu cầu về thông tin của cáccấp quản lý Mục tiêu chúng ta cần đặt ra là xây dựng một HTTTNL hoàn chỉnh, đivào khuôn khổ, có các TTNL phải đáp ứng được bốn tiêu chí như mức độ chínhxác, kịp thời, dễ hiệu, đầy đủ để các nhà quản lý có thể sử dụng cho công tác củamình Hoặc tổ chức hiện tại đã có HTTTNL hoàn chỉnh rồi, tuy nhiên mục tiêu đề

ra bây giờ là hiện đại hóa HTTTNL hoặc tùy vào nhu cầu hiện tại của tổ chức màchúng ta sẽ tiến hành xây dựng HTTTNL Nhưng chắc chắn một điều là phải cóđược mục tiêu, khi có mục tiêu đề ra, thì đó chính là động lực tự tạo ra cho một tậpthể cần phải đạt được nó Ngoài ra, khi đã hoàn thành xong được công việc và sosánh với mục tiêu đề ra, chúng ta sẽ rút được rất nhiều kinh nghiệm Điều gì chưađạt được cần phải làm gì vào lần sau để đạt được, điều gì đã đạt được cần duy trì

• Xây dựng cấu trúc Hệ thống thông tin nhân lực

Ở trên ta đã tìm hiểu được cấu trúc của HTTTNL Tuy nhiên, với mỗi tổchức khác nhau sẽ có thể có đưa ra cấu trúc TTNL khác nhau đề phù hợp với tổchứ của mình Trong quá trình xây dựng hệ thống buộc chúng ta phải đưa ra mộtcấu trúc cụ thể để dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng TTNL Sau khi xácđịnh cấu trúc hệ thống có những thông tin nào thì chúng ta sẽ tiến hành mã hóa nó.Việc mã hóa thông tin phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, về lâu dài nhữngthông tin sẽ tăng lên theo cấp số nhân để quản lý được thông tin trong hệ thốngcũng như bất kỳ khi nào các nhà quả lý cần cũng có thể sử dụng được ngay Mẫuthông tin được mã hóa như sau:

NL vĩ mô

08 Theo

năm

Số theo hoạtđộng QTNL

Mã số của Thông tin Chính sách NL vĩ

mô = 08+ theo năm + số theo hoạt

động QTNL

ví dụ: 08.2011.02 có nghĩa là Thôngtin CSNL vĩ mô năm 2011 liên quan

đến tuyển mộChính sách

Mã số của Thông tin Chính sách nhânlực vi mô = 09+ Theo năm + số theo

• Xác định phương pháp và xây dựng mẫu biểu, thời gian thu thập dữ liệu

Để có được một HTTTNL thì ta cần phải thu thập dữ liệu Trong khâu thuthập dữ liệu cũng phải có những quy định rõ ràng về phương pháp thu thập; mẫubiểu thu thập dữ liệu

+ Đối với phương pháp thu thập dữ liệu

Có ba phương pháp thu thập dữ liệu đó là: phương pháp thủ công,phương pháp qua mạng trực tuyến, phương pháp thủ công kết hợp với qua mạngtrực tuyến

+ Đối với phương thủ công thì: những cán bộ phụ trách HTTTNL hoàn toàn

thực hiện thu thập dữ liệu thông qua những văn bản mà cán bộ có quyền và tráchnhiệm liên quan đến HTTTNL gửi lên Đây là những văn bản cứng Và để xử lýđược dữ liệu thì họ phải nhập lại từ đầu những con số này Đây là một phươngpháp làm tốn rất nhiều thời gian và công sức của cán bộ phụ trách HTTTNL.Ngoài ra, phương pháp này dẫn đến những sai sót nhất định Phương pháp thườngđược sử dụng trong những Doanh nghiệp vừa và nhỏ

+ Đối với phương pháp qua mạng trực tuyến: phương pháp này thì những

dữ liệu họ nhận được là những bản mềm thông qua mạng trực tuyến hoặc thôngqua một ứng dụng phần mềm kết nối mọi đơn vị,họ đăng tải dữ liệu lên ứng dụng

và cán bộ phụ trách HTTTNL chỉ cần truy cập vào ứng dụng đó để lấy những dữliệu xuống Tất nhiên, đối với phương pháp này,thì vẫn phải có những bản cứng đãđược trưởng lãnh đạo đơn vị xác nhận là thông tin thực sự của đơn vị trực thuộc.Phương pháp này cũng có thể xảy ra một vài rủi ro, đó chính là nếu quá trình bảomật TTNL không tốt sẽ dẫn đến bị mất TTNL hoặc bị đánh cắp thông tin nội bộ.Phương pháp này thích hợp với mọi doanh nghiệp và đặc biệt với những tổ chứclớn và có nhiều đơn vị ở những địa điểm khác nhau, cách xa trụ sở chính Phươngpháp này mang lại được rất nhiều lợi ích trong quá trình xử lý dữ liệu.

+ Phương pháp thủ công kết hợp với qua mạng trực tuyến: đối với phương

pháp này thì có thể là sự kết hợp hoàn hảo bởi hai phương pháp trên Những dữliệu thông thường sẽ được gửi qua mạng trực tuyến, còn đối với những thông tinđặc quan trọng sẽ được gửi thủ công Phương pháp này khắc phục được nhượcđiểm của hai phương pháp trên về tích kiệm thời gian chi phí và tính bảo mật thôngtin Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là đối với những đơn vị ở xatrụ sở chính mà muốn gửi những thông tin đặc biệt quan trọng lại phải gửi thủ côngthì rất tốn kém cho tổ chức Điều này tổ chức cân nhắc nên sử dụng những phươngpháp nào trong quá trình thu thập thông tin

+ Thời gian thu thập dữ liệu

Thời gian thu thập dữ liệu là khoảng thời gian để có được các dữ liệu cầnthiết để thực hiện các giai đoạn tiếp theo, thông thường phải tốn thời gian là mộtđến vài ngày thì mới có được dữ liệu trong một số trường hợp phải chờ đến khi cónhiệm vụ mới bắt đầu tiến hành thu thập dữ liệu thì việc này nên được thực hiệntheo chu kỳ nhất định Chu kỳ thu thập dữ liệu có thể là ngày, tuần, tháng, 3 tháng,

6 tháng, năm, đột xuất Thời gian này sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của từng TTNL

Ví dụ: đối với TTNL về Tiền lương – tiền công đây là một thông tin hàng thángphải có nhưng thay vì cuối tháng mới đi thu thập thì cán bộ phụ trách HTTTNLphối hợp với cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL nên đượcthu thập – cập nhập những dữ liệu này hàng ngày, đến cuối tháng cán bộ phụ tráchHTTTNL chỉ việc đối chiếu lần cuối với dữ liệu đã được cập nhập trong hệ thống

Có rất nhiều tình huống xảy ra bất ngờ và các cấp quản lý trong tổ chức cần cóTTNL gấp thì những dữ liệu đã được thu thập trong hệ thống sẽ được sử dụng ngay

và lúc đó HTTTNL sẽ phát huy được vai trò của mình Do đó, cần phải chú ý đến

đó chính là thời gian cập nhập dữ liệu Việc thu thập/ cập nhập càng thường xuyên

sẽ có làm giảm gánh nặng cho cán bộ phụ trách HTTTNL khi đưa ra TTNL thay vìcuối cùng mới đi thu thập dữ liệu

+ Mẫu, biểu để thu thập dữ liệu, bổ sung thông tin

Đối với mỗi lĩnh vực QTNL khác nhau thì sẽ cần phải có một hoặc một số

mẫu biểu Những cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL sẽ cungcấp các dữ liệu cần thiết theo những mẫu biểu đó Cần phải đảm bảo sự thống nhấttrong cả tổ chức và quá trình thu thập cũng như xử liệu được dễ dàng thực hiện.Tùy thuộc vào loại hình Doanh nghiệp, mà tổ chức có thể dựa vào những mẫu biểuđược Nhà nước, chính phủ quy định hoặc tự xây dựng Dưới đây là mẫu, biểu mà

Trong một số trường hợp, thông tin nhân sự của NLĐ có thể thay đổi hoặcbất kỳ một TTNL nếu có sự thay đổi và xác nhận của lãnh đạo đơn vị thì thông tintrong HTTTNL cũng cần được cập nhật những thông tin mới

Dưới đây là mẫu biểu cập nhật thông tin nhân sự như sau:

Mẫu 0.2 Mẫu biểu cập nhật thông tin nhân sự tại các đơn vị, phòng ban

chức năng

STT Họ và tên Số điện thoại liên

lạc mới

Địa chỉ thườn

g trú mới

Số chứng minh thư nhân dân mới được cấp

Trình độ chuyên môn mới (NLĐ tự đi nâng cao)

Nhàriêng

• Xác định phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra Thông tin nhân lực.

Phương pháp xử lý dữ liệu bị ảnh hưởng rất nhiều bởi quá trình thu thập dữliệu và phương pháp xử lý dữ liệu cũng có ba quy trình khác nhau đó là phươngpháp thủ công, phương pháp chạy phần mềm, phương pháp kết hợp giữa thủ công

và chạy phần mềm

+ Đối với phương pháp thủ công: việc sắp xếp, tính toán dữ liệu để tạo ra

được TTNL đều được thực hiện hoàn toàn bằng tay Phương pháp này làm tốn rấtnhiều thời gian và xác xuất để ra sai sót là rất cao Đối với một tổ chức có ít laođộng thì có thể thực hiện được phương pháp này Tuy nhiên với một tổ chức cóhàng trăm lao động thì phương pháp này có thể thực hiện nhưng đòi hỏi tổ chứcphải có nhiều nguồn lực

+ Đối với phương pháp chạy bằng phần mềm: phần mềm sẽ được cài đặt

sẵn trên máy vi tính Người sử dụng chỉ cần thực hiện các thao tác sẽ đưa ra đượckết quả một cách nhanh chóng Để thực hiện được phương pháp này, thì dữ liệucũng phải được nhập sẵn vào máy tính trở thành một dữ liệu mềm, quá trình này cóthể thực hiện được ngay từ khâu thu thập dữ liệu; người sử dụng ứng dụng nàyphải được qua đào tạo thì mới có thể thực hiện được Ngoài ra, để áp dụng đượcphương pháp này, thì tổ chức cũng phải bỏ ra một khoản kinh phí để thực hiện một

số những yếu tố liên quan đến phương pháp

+ Đối với phương pháp thủ công kết hợp chạy phần mềm Đây là một

phương pháp áp dụng trong trường hợp các phần mềm máy tính chưa thể thực hiệnđược các phép tính do phép tính quá phức tạp hoặc các lệnh theo yêu cầu củangười sử dụng Do đó, cán bộ phụ trách HTTTNL phải tính toán thủ công một sốnhững bước phức tạp sau đó chạy phần mềm những phép tính còn lại Ở phươngpháp này thì trình độ của cán bộ phụ trách hệ thống phải tốt mới có thể thực hiện

bài toán cần có sự kết hợp của 2 phương pháp trên.

• Xác định nguyên tắc phân quyền khai thác, công cụ phân phối Thông tin nhân lực.

+ Nguyên tắc khai thác thông tin nhân lực

Những thông tin trong HTTTNL được tạo ra không phải ai cũng có thể sửdụng hay biết được những TTNL của tổ chức Do đó, để đảm bảo tính bảo mậtcũng như sự phù hợp trong sử dụng TTNL thì cần phải có những nguyên tắc rõràng trong việc phân quyền khai thác cũng như phân phối TTNL đến ai

+ Nguyên tắc 1: Chỉ có những cán bộ nào căn cứ theo quy định của tổ chức

có chức năng và nhiệm vụ cần sử dụng TTNL để có thể hoàn thành được công việccủa mình mới được cung cấp TTNL

+ Nguyên tắc 2: TTNL được cung cấp sẽ nằm trong phạm vi lĩnh vực của

cán bộ phụ trách trừ ban lãnh đạo cấp cao

+ Nguyên tắc 3: Không cung cấp TTNL ra bên ngoài tổ chức khi chưa có sự

đồng ý của ban lãnh đạo công ty

Trên là ba nguyên tắc căn bản trong việc phân phối TTNL Tổ chức có thểđưa ra thêm những nguyên tắc để đảm bảo phù hợp với đặc thù của tổ chức mình

+ Công cụ để phân phối thông tin nhân lực

Để phân phối được TTNL có rất nhiều công cụ có thể dử dụng đó là cán bộphụ trách HTTTNL sẽ mang TTNL đến tận nơi cần nhận, gửi thư, fax, email,mạng xã hội kết hợp với gọi điện thoại trực tiếp

Dù sử dụng phương pháp nào tổ chức cũng cần chú ý đến tính an toàn, kịpthời của TTNL

• Xác định phương án, công cụ lưu trữ Thông tin nhân lực

Sau khi đã tạo ra được TTNL thì cần phải lưu trữ những thông tin đó lại vì

đó vừa là quy định bắt buộc, vừa nhằm thực hiện những mục đích thực tiễn của tổchức Có rất nhiều phương án khác nhau để lưu trữ được TTNL nhưng phải lựachọn những phướng án lưu trữ được thông tin được lâu nhất và tận dụng TTNLcho những lần sử dụng sau:

Phương án phổ biến: phương án này thường được sử dụng trong các tổ chức

là lưu trữ TTNL bằng văn bản cứng và những TTNL mềm trên ổ cứng của máy vitính Việc lưu trữ này thì có thể lưu trữ trong một thời gian nhất định và phụ thuộcvào khối lượng văn bản lưu trữ cũng như là dung lượng của ổ cứng Ngoài ra,phương pháp này có ý nghĩa đó là có thể sử dụng được cho việc tạo ra nhữngTTNL về sau Tuy nhiên, phương án này cũng có những nhược điểm nhất định đó

là ổ cứng máy tính có thể bị hỏng, bị virut và dữ liệu trong máy tính sẽ bị mất hết.Điều này sẽ mang lại rủi ro rất lớn cho tổ chức

Phương án hỗ trợ: phương án cũng sử dụng văn bản cứng, ổ cứng máy vi

tính và sẽ được hỗ trợ thêm của thẻ nhớ ngoài Sử dụng phương án này khắc phụcđược những nhược điểm của phương án trên Do thông tin còn được lưu trữ quamột thẻ nhớ bên ngoài Việc mất thông tin do phương án phổ biến sẽ được cậpnhập lại ngay Tuy nhiên, tổ chức phải thương xuyên sao lưu những TTNL để đảmbảo được tính thời điểm của tổ chức

Lưu ý: Quá trình quá trình lưu trữ TTNL cũng phải đảm bảo tính bảo mật

thông tin cho tổ chức

• Phân định quyền, trách nhiệm các bên liên quan trong Hệ thống thông tin nhân lực.

Xây dựng được HTTTNL trong tổ chức không phải là chuyện của một bộphận mà phải có sự phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức thì mới

có thể có được hệ thống Do đó, tổ chức phải phân định quyền, trách nhiệm giữacác bên liên quan trong hệ thống Có có hai bên liên quan trực tiếp đến hệ thống đó

là cán bộ phụ trách HTTTNL, cán bộ có quyền, trách nhiệm liên quan đếnHTTTNL

Trách nhiệm của cán bộ phụ tráchHTTTNL: Xây dựng HTTTNL, hoànthành tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo các TTNL được cung cấp phải trungthực,kịp thời và khách quan cho các bên liên quan khi có yêu cầu

+Cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL: đây có thể là

những cán bộ quản lý cấp cao, trung gian, cơ sở, một số cán bộ công nhân viêntrực thuộc các đơn vị

Cán bộ quản lý cấp cao: có quyền sử dụng mọi TTNL trong tổ chức, ra

quyết định xây dựng, chỉnh sửa, ngừng hoạt động HTTTNL và một số quyền khác.Trách nhiệm của họ là tạo mọi điều kiện để xây dựng HTTTNL ,yêu cầu các quản

lý cấp dưới phải có trách nhiệm phối kết hợp với cán bộ phụ trách HTTNL

Cán bộ quản lý cấp trung gian, cơ sở: Quyền của họ là được yêu cầu cungcấp, sử dụng những TTNL trong phạm vi, quyền hạn của mình Khiếu nại, những

TTNL nhận được không chính xác Trách nhiệm của các cán bộ này là cung cấpcác dữ liệu trung thực, chính xác, khách quan với thực tiễn của đơn vị mình Bảomật những TTNL được cung cấp.

1.6 Tiêu chuẩn đánh giá Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp.

Một HTTTNL hoạt động có tốt hay không được phản ảnh qua sản phẩm của

nó đó chính là TTNL Khi đánh giá những TTNL thì ta có thể biết được hệ thốngđang mắc lỗi ở đâu, cần phải điều chỉnh, phải thay đổi như thế nào để TTNL đưa rangày càng phục vụ được cho công tác quản lý ở các cấp TTNL được đánh giáthông qua bốn tiêu đó là:

1.6.1 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực chính xác

Tiêu chí đầu tiên mà HTTTNL phải có được là tính chính xác của thông tin.Thông tin chính xác sẽ giúp đưa ra các quyết định chính xác và có hiệu quả cũngnhư các cán bộ quản lý trực tiếp mới có thực hiện tốt được nhiệm vụ của mình phùhợp với tình hình thực tiễn của tổ chức Ta có thể lấy ví dụ thế này: TTNL phảicung cấp chính xác những nguyên nhân tại sao NLĐ đồng loạt bỏ việc trong tổchức thì lúc đó nhà lãnh đạo mới có thể quyết định xem nên thay đổi điều gì trongchính sách của công ty, nếu những thông tin về nguyên nhân kia không chính xác

dù có những thay đổi thì tình trạng đó vẫn sẽ tiếp diễn Hoặc TTNL phải cung cấpnhững thông tin chính xác nhất có thể đối với đánh giá thực hiện công việc củanhân viên vì những thông tin này mà chính xác thì sẽ nhà lãnh đạo mới đưa rađược các quyết định đứng đắn về việc khen thưởng hoặc thăng chức cho một nhânviên xứng đáng việc này đem lại lợi ích cho tổ chức và công bằng cho NLĐ Ngoài

ra, TTNL còn ảnh hưởng đến đến các lĩnh vực khác trong tổ chức như kế hoạchsản xuất, tiền lương, nhân lực của tổ chức cũng như tình hình tài chính của tổ chứcnên thông tin chính xác là nhân tố hàng đầu Dù thông tin có được cung cấp đầy

đủ, kịp thời, hay dễ hiểu như thế nào nhưng mức độ chính xác không cao thì thôngtin này hoàn toàn là thông tin vô nghĩa và mang lại những hậu quả tiêu cực cho tổchức khi sử dụng nó

1.6.2 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực đầy đủ

Đây cũng là một yếu tố quan trọng giúp phát huy được vai trò của HTTTNL.Hiện nay, có rất nhiều nhà quản lý thường đưa ra những quyết định sai lầm hoặcđịnh hướng phát triển cho tổ chức mình không phù hợp với tổ chức những lý dodẫn đến việc này chính là họ thiếu hụt về thông tin cần thiết Họ không thể nhìnđược hết những khía cạnh thực trạng của tổ chức mình Cũng tương tự như vậy,

nếu các nhà quản lý thiếu những TTNL về tổ chức của mình Rất khó để có nhữngquyết định đứng đắn nếu nhà quản lý đó không biết lợi thế mà tổ chức có được vềnhân lực, những điểm yếu còn tồn tại trong nguồn nhân lực của tổ chức mình Điềunày không có nghĩa là đưa càng nhiều thông tin càng tốt mà nó lại phải đảm bảotính phù hợp và ở một mức độ đầy đủ của thông tin, không thì nó sẽ làm rối nhữngthông tin trọng tâm của một vấn đề Ta có thể lấy một ví dụ thế này: hiện nay tổchức đã quyết định tinh giản biên chế một số đối tượng, tuy nhiên để ra nhữngquyết định là sẽ tinh giản biên chế những đối tượng nào thì cần những TTNL sau :Một là danh sách cán bộ công viên trong tổ chức bao gồm các mục về tên, tuổi,trình độ chuyên môn kỹ thuật, chức vụ, các đóng góp đã được ghi nhận, số năm đãlàm việc ở tổ chức được chia theo các phòng ban ( tài liệu này đã được ghi chúNLĐ nào đã đủ điều kiện về hưu) Hai là, tài liệu sắp xếp lại tổ chức bộ, rà soátchức năng nhiệm vụ của các bộ, phận trong tổ chức ( những nhiệm vụ nào có thểđược kiêm nghiệm), loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết Ba là, những điềukhoản luật quy định liên quan đến vấn đề này, còn những tài liệu khác liên quannhư là khối lượng công việc dự kiến trong những năm tiếp theo, tổng tiền lương,tiền bảo hiểm Tất cả những thông tin đó sẽ giúp cho nhà quản lý có cái nhìnđứng đắn hơn về tổ chức và sẽ giúp cho tổ chức sẽ tinh giản được bao nhiêu người

và người đó là lao động nào

1.6.3 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực

dễ hiểu

Một thông tin nhân lực sẽ có ích khi người nhận được thông tin đó hiểunhững gì mà thông tin đó cung cấp Chính vì vậy đây chính là một yêu cầu củaHTTTNL Có một ví dụ nhỏ để chứng minh tầm quan trọng của tiêu chí dễ hiểunhư sau: khi phòng kế hoạch yêu cầu chúng ta cung cấp thông tin liên quan đếnđịnh mức lao động về sản xuất cọc bê tông cốt thép Chúng ta không thể đưa ra tất

cả các công thức để tính toán được mức sản lượng và mức thời gian khi sản xuấtcọc bê tông cốt thép được, vì họ sẽ không thể hiểu quá trình cũng như tại sao lạitính toán được những mức này Cái quan trọng họ cần là Mức sản lượng và mứcthời gian cuối cùng vì nó có ích cho công tác lập kế hoạch sản xuất của họ.Hoặckhi chúng ta gửi những tiêu chí đánh giá thực hiện công việc tới các đơn vị khácthì chúng ta sẽ phải có những văn bản hướng dẫn đi kèm, ghi chú rõ ràng và cànglượng hóa được thì càng tốt như vậy các đơn vị khác mới có thể thực hiện được

1.6.4 Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp những thông tin nhân lực kịp thời

Cơ hội không có nhiều đối với những tổ chức nào không biết nắm bắt nó VàTTNL được cung cấp kịp thời vì điều này có thể quyết định đến cả một tương lai

của tổ chức Để đảm bảo tính kịp thời thì HTTTNL còn phải phụ thuộc vào nhiềuyếu tố như sự hỗ trợ của cơ sở vật chất - trang thiết bị Tuy nhiên cán bộ QTNL sẽphải luôn chuẩn bị những thông tin thiết yếu và luôn trong tình trạng mới được cậpnhật, ví dụ như danh sách NLĐ được chia theo trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậcthợ, tuổi, kinh nghiệm, ghi chú lao động thuê ngoài Ngoài ra, còn là năng suấthiện tại của NLĐ trong tổ chức.Đây là một thống kê đơn giản nhưng cũng rất quantrọng Trong trường hợp tổ chức có thể đấu thầu một công trình nào đấy thì nhàlãnh đạo sẽ xem xét thực trạng năng lực của nguồn nhân lực trong tổ chức mình,những biện pháp có thể cải thiện nguồn nhân lực để thực hiện công trình đó, tínhtoán lợi nhuận ước tính và những chi phí có thể phải bỏ ra đối với nguồn nhân lực.

Và quyết định có tiếp tục đấu thầu công trình đó nữa hay không Thêm nữa TTNL

có tính chất kịp thời sẽ làm cho tổ chức hoạt động một cách xuyên suốt, không bịảnh hưởng ngưng trệ vì không có thông tin để có thể tiếp tục hoạt động

Trên đây là những tiêu chuẩn về HTTTNL cần có, mỗi tổ chức đều hy vọng

có thể đạt được cả bốn hoặc nhiều hơn những tiêu chí trên Đạt được những tiêuchí trên không phải là việc quá khó hay quá dễ, muốn đạt được nó từ khâu xâydựng HTTTNL phải thực hiện thật tốt

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN NHÂN LỰC PHỤC

VỤ CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG SỐ 4 THĂNG LONG 2.1 Tổng quan về đơn vị:

2.1.1 Tổng quan chung về đơn vị:

Tên công ty là công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, tên giao dịch

là Thang Long No 4 Construction Joint Stock Company

Có trụ sở chính ở đường Phạm Văn Đồng, Quận Từ Liêm, Thành phố HàNội

+ Lĩnh vực hoạt động bao gồm :

Xây dựng công trình giao thông,xây dựng công trình thủy lợi, côngnghiệp dân dụng, thi công các loại nền móng công trình,gia công lắp đặt kết cấuthép,cấu kiện bê tông đúc sẵn,kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị giao thôngvận tải,kinh doanh vật liệu xây dựng,cho thuê kho bãi,xây dựng cơ sở hạ tầng cụmdân cư đô thị, hệ thống điện dưới 35KW,hệ thống nước sinh hoạt,sửa chữa cácthiết bị thi công,sản xuất thủ công nghiệp,sản xuất phụ tùng ô tô,xe máy,các sảnphẩm cơ khí khác,bán buôn vật tư thiết bị, máy móc các loại,phương tiện vận tải,hàngtiêu dùng,dịch vụ cho thuê kho bãi,nhà xưởng,kinh doanh nhà,dịch vụ nhà đất,tưvấn giám sát xây dựng công trình giao thông,tư vấn,thiết kế các công trình xâydựng cầu đường bộ

Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long có đội ngũ cán bộ, kỹ sư, kỹthuật giỏi, công nhân tay nghề cao, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thicông chuyên ngành tiên tiến, có kinh nghiệm thi công xây dựng các công trình dândụng, thủy lợi, điện, nước, công trình công nghiệp, xử lý các loại nền móng côngtrình, sản xuất, cấu kiện bê tông đúc sẵn trong cả nước.Xuất khẩu, nhập khẩu vật

tư, thiết bị giao thông

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long trước đây là doanh nghiệp Nhànước hạng I thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long được chuyển đổi thànhcông ty cổ phần theo quy định số 2750/2000/QĐ – BGTVT ngày 20/09/2000 của

Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải (BGTVT)

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100104281 Đăng ký lần đầu ngày29/12/2000 đăng ký thay đổi lần thứ 9 ngày 10/10/2013 tại phòng đăng ký kinhdoanh Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội

+ Những thành tựu công ty đã đạt được

Trong 30 năm qua Công ty đã thực hiện và bàn giao 500 công trình giaothông và dân dụng,công nghiệp,đưa vào phục vụ cho nền kinh tế quốc dân như :Thi công sân bây Sao Vàng – Thanh Hóa, thi công cầu, đường dẫn,hệ thống điệnHợp đồng 1, 6 cầu Quốc Lộ 1A đoạn Hà Nội – Vinh,đường dẫn đến cầu ĐồngNiên,Cầu Lai Vu QL5,đường dẫn cầu Phù Đổng,dự án đường quốc lộ 18 đoạn NộiBài – Bắc Ninh Quang,các công trình giao thông,xây dựng,thủy lợi ở hầu hết cáctỉnh,thành phố trên cả nước

Với thành tích đạt được,Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long được Đảng

và Nhà Nước tặng thưởng các phần thưởng cao quý như : Huân chương lao động HạngNhất,Nhì,Ba,bằng khen của Chính phủ về đổi mới Doanh nghiệp,nhiều bằng khen vềthành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh,cờ thi đua xuất sắc của Bộ GTVT

2.1.3 Tổng quan về Sơ đồ bộ máy tổ chức và nguồn nhân lực của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần xây dựng

số 4 Thăng Long

Hội đồng quản trị

Đội đường

1, Đội điện máy

Phòng Thiết bị

Phòng Kỹ thuật – kế hoạch

Phòng Vật tư - công nghiệp

bê tông 2

Xí nghiệp

bê tông 3

Xí nghiệp

bê tông 5

Xí nghiệp

bê tông 6

Xí nghiệp xây dựng

số 7

(Nguồn: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long – năm

2014)

Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long gồm có 05 phòng ban, 05 xínghiệp bê tông, 01 xí nghiệp xây dựng, 02 đội thi công công trình cầu và đường,

01 đội điện máy

Mỗi tổ chức đều có những đặc thù về nguồn nhân lực riêng, ở công tycũng vậy Dưới đây là đặc thù về nguồn nhân lực ở công ty:

• Bảng 2.1.Người lao động trong công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long chia theo đặc điểm hoạt động

Đvt: người

Tổng số lao động (người)

Chiếm tỷ trọng trên tổng số lao động trong toàn công ty Đvt: %

Lao động chính thức

Lao động thuê ngoài

(Nguồn: Phòng Tổ chức – hành chính của công ty CPXD số 4 Thăng Long- 2014)

Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long là công ty chuyên sản xuấtcọc bê tông cốt,xây dựng ở các công trình giao thông và dân dụng do đó sốlượng NLĐ trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ chiếm một tỷ lệ rất cao chiếm73,76% Những đặc điểm về NLĐ cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến công tác quản

lý về lao động của công ty

2.2.Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần số 4 Thăng Long

- Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp

+ Năng lực của cán bộ phụ trách Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty

Cán bộ phụ trách HTTTNL trong công ty thuộc phòng tổ chức hành chính.Ngoài thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách QTNL họ còn phải thực hiện các

nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức,hành chính khác trong toàn công ty.

Như đã phân tích ở trên thì đây là một nhân tố ảnh hưởng lớn nhất đến xâydựng HTTTNL Năng lực của cán bộ được thể hiện thông qua ba yếu tố: kiến thức,

kỹ năng, thái độ - hành vi

+ Kiến thức/ trình độ của cán bộ phụ trách HTTTNL trong công ty:

Bảng 2.2.Trình độ của cán bộ phụ trách hệ thống thông tin nhân lực tại công

ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long.

lương,Thù lao phúc lợi,Quan hệ lao động, chính sách vi mô, vĩ

viên

viên

trị kinh doanh

(Nguồn: Danh sách CBCNV của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long -2014)

Qua bảng 2.2 ta có thể dễ dàng những cán bộ trực tiếp xây dựng HTTTNLkhông có chuyên môn là QTNL.Vì vậy, sẽ ảnh hưởng đến việc xây dựngHTTTNL Họ chỉ có thể sử dụng kinh nghiệm của mình để bù đắp những kiến thức

bị thiếu hụt

+ Kỹ năng của của cán bộ phụ trách HTTTNL trong công ty:

Trong 04 cán bộ trên có 02 cán bộ có thể sử dụng thành thạo được máy tính,

02 cán bộ còn lại không sử dụng máy tính Thực trạng này ảnh hưởng rất lớn đếnquá trình xây dựng HTTTNL

+ Thái độ - hành vi của của cán bộ phụ trách HTTTNL trong công ty:

Thái độ - hành vi của những cán bộ trong hệ thống này rất tích cực, họlàm việc rất nhiệt huyết, họ luôn cố gắng hoàn thành công việc hết sức mình để bùđắp những nhược điểm về kiến thức và kỹ năng Việc này có ý nghĩa rất lớn vớixây dựng HTTTNL nói riêng cũng như cả tổ chức nói chung

• Cơ sở vật chất trang thiết bị.

Cơ sở trang thiết bị vật chất hiện có được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 2.3 Trang thiết bị hỗ trợ HTTTNL tại công ty

( chiếc)

Tổng số người trong HTTTNL (người)

Bảng 2.3 cho thấy mặc dù có 04 cán bộ nhưng chỉ có 02 chiếc máy tính, vớithực trạng này thì nó đã thực sự hỗ trợ tốt cho quá trình xây dựng HTTTNL tạicông ty, để có thể trả lời được câu hỏi này thì cần có nhiều các đánh giá kháchquan khác nhau Nhưng nhân tố này sẽ có những ảnh hưởng trực tiếp đến xây dựngHTTTNL theo xu hướng là tiêu cực hoặc tích cực

+ Phần mềm.

Những phần mềm mà hiện nay hỗ trợ xây dựng HTTTNL tại công ty lànhững phần mềm office đơn giản như là word , excel Đây mà phần mềm rất phổbiến, mọi tổ chức đều phải sử dụng những phần mềm cơ bản này để phục vụ cácnhiệm vụ, hoạt động của mình và công ty cũng nằm ngoài việc sử dụng các lợi íchcủa phần mềm Tuy nhiên, để đánh giá là những phần mềm này đã phục vụ tốt chocông ty hay chưa thì ta sẽ đánh giá trên những khía cạnh nó đã đáp ứng được cácyêu cầu ở các công tác quản lý các cấp, nó trợ giúp những gì trong quá trình tạo raTTNL và công ty đã tận dụng được hết những lợi ích mà nó mang lại hay chưa

• Năng lực của cán bộ có quyền và nghĩa vụ liên quan đến Hệ thống thông tin nhân lực

Cán bộ có quyền và nghĩa vụ liên quan đến HTTTNL là những cán bộ sau:

Bảng 2.4 Cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL

Xây dựng,kếtoán

Năng lực của cán bộ có quyền và nghĩa vụ liên quan đến HTTTNL cũngđược thể hiện thông qua ba khía cạnh: kiến thức, kỹ năng,thái độ - hành vi

+ Kiến thức của cán bộ có quyền và nghĩa vụ liên quan đến HTTNL: Đa số

những cán bộ này đều được không đào tạo qua chuyên ngành QTNL họ được đào tạo

về chuyên ngành kế toán và xây dựng Do đó, quá trình xây dựng HTTTNL sẽ phải lưu

ý để cung cấp những TTNL mà họ có thể sử dụng được cũng như thực hiện được cácnhiệm vụ liên quan đến NLĐ tại đơn vị mình khi có yêu cầu của lãnh đạo

+ Kỹ năng: những cán bộ tại công ty có thể sử dụng thành thạo máy tính,

cũng như các ứng dụng tin học, họ có kỹ năng truy cập internet Điều này tạo điềukiện thuận lợi cho xây dựng HTTTNL

+ Thái độ - hành vi: các cán bộ ở công ty có thái độ - hành vi rất tích cực

phối kết hợp với cán bộ phụ trách HTTTNL Việc này tác động rất tích cực đếnquá trình xây dựng HTTTNL tại công ty

- Các nhân tố thuộc về công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

+ Quan điểm lãnh đạo của công ty

Việc có xây dựng HTTNL hoàn chỉnh, hiểu quả hay không phụ thuộc rấtnhiều vào quan điểm lãnh đạo công ty Họ có coi trọng TTNL hay không Qua quá

trình khảo sát sát Ban lãnh đạo công ty thì họ 100% đồng ý rằng : “ Thông tin nhân

lực không thể thiếu trong tất cả các quyết định của mình” ( xem thêm ở phụ lục 2).

Như vậy, ta đã biết được rằng Ban giám đốc trong công ty rất coi trong TTNL nóiriêng và HTTTNL nói chung Từ đó, HTTTNL cũng có thể được quan tâm và đầu tưhơn Cán bộ làm việc trong hệ thống cũng cảm thấy tầm quan trọng cũng như có độnglực rất lớn để làm việc

Mặc dù Ban giám đốc công ty công nhận tầm quan trọng của HTTTNL Tuynhiên, khi HTTTNL gặp phải vấn đề hoặc cần nâng cấp họ có sẵn sàng thay đổi haythì lại là vấn đề khác Để có được tìm hiểu được quan điểm của lãnh đạo về thay đổithì một câu hỏi khảo sát nhỏ được đưa ra Đây là, kết quả thu được:

• Biểu 2.1.Quan điểm của Ban giám đốc công ty về sự thay đổi.

67.00%

33.00% Cần phải cân nhắc xem xét sự

thay đổi có thực sự mang lại lợi ích

Sẵn sàng thay đổi Không muốn thay đổi

Ý kiến khác