GT Access2

GIỚI THIỆU Form là một phương tiện dùng cho việc nhập dữ liệu vào bảng Table, trên Form cho phép thiết kế các công cụ nhằm mục đích tạo các tiện ích cao khi nhập dữ liệu, ngoài ra Form

Chương 3

MẪU NHẬP LIỆU – FORM

1 GIỚI THIỆU

Form là một phương tiện dùng cho việc nhập dữ liệu vào bảng (Table), trên Form cho phép

thiết kế các công cụ nhằm mục đích tạo các tiện ích cao khi nhập dữ liệu, ngoài ra Form còn có thể dùng cho in ấn, lập trình,… Nguồn dữ liệu cho Form là Table/Query

Mỗi Form nhập liệu cho một bảng (Table), tên Form có thể đặt trùng với tên bảng

2 CÁC VÙNG TRÊN FORM.

Trên một Form gồm có 5

vùng sau :

⇒ Detail: Là vùng chính chứa

các điều khiển (Control) nhập dữ

liệu (luôn luôn có)

⇒ Form Header, Form

Footer: Là vùng tiêu đề đầu và

cuối của Form (không bắt buộc

phải có)

⇒ Page Header, Page Footer:

Là vùng tiêu đề đầu cuối mỗi

trang Form (không bắt buộc phải

có)

⇒ Màn hình giao diện các vùng

trên Form

 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN.

⇒ Control: Là các ô điều khiển trên Form, có nhiều loại Control khác nhau được phân thành 3

Là các tính chất được quy định cho Form hoặc Control, ví dụ như : màu chữ, màu nền, Font

chữ,… Các loại Control khác nhau sẽ có các thuộc tính khác nhau

 CÁC SỰ KIỆN (EVENTS).

Là các tình huống xảy ra trên Form hoặc trên Control, ví dụ như : Click chuột, nhấn phím, thay

đổi giá trị, Sự kiện cũng được xem là thuộc tính Microsoft Access cho phép ta thiết kế các Macro hoặc lập trình trên các sự kiện để đáp ứng các tình huống xảy ra

3 CÁC CÁCH THIẾT KẾ FORM.

⇒ Ta có thể tạo Form bằng nhiều cách sau:

- Design View: Tạo Form “bằng tay”.

- Form Wizards: Tạo Form theo sự hướng dẫn của Access.

- AutoForm – Columnar: Tạo Form tự động dạng cột.

- AutoForm – Taburlar: Tạo Form tự động dạng dòng.

- AutoForm – DataSheet: Tạo Form tự động dạng Table.

- Chart Wizards: Tạo đồ thị từ bảng theo sự hướng dẫn của Access.

- Piot Table Wizards: Tạo Form dạng bảng Piot Table theo hướng dẫn của Access.

Giáo trình này xin chỉ đề cập đến cách tạo Form “bằng tay” bởi Design View, các cách tạo

Form khác dành cho các bạn học viên tự nghiên cứu

4 CÁC THAO TÁC TRÊN FORM.

⇒ Tạo Form bằng tay.

- Click nút New, xuất hiện khung New Form, chọn Design View, chọn tên một bảng cần tạo Form, OK Xuất hiện khung thiết kế Form.

- Kéo tên các trường từ Field List mang vào vùng Detail của Form, thiết kế Form xong, click nút Close, đặt tên cho Form, OK.

⇒ Bố trí các vùng :

- Chọn menu View, chọn Page Header/ Footer hoặc Form Header/ Footer các vùng sẽ

hiện ra

⇒ Thay đổi kích thước của vùng :

- Rà chuột tại cạnh phải hoặc cạnh đáy, kéo đến vị trí cần thay đổi

⇒ Hiện Field List :

- Chọn menu View, Field List.

⇒ Hiện cây thước :

− Chọn menu View, Ruler.

⇒ Hiện hộp công cụ :

- Chọn menu View, Toolbox.

⇒ Tạo Control :

- Control có thể được tạo bằng cách rê tên Field từ Field List hoặc click chọn công cụ Field List trên hộp Toolbox.

⇒ Chọn điều khiển:

- Chọn một : Click tại Form hoặc Control cần chọn.

- Chọn nhiều : Đè phím Shift trong khi chọn hoặc click tại một điểm kéo đến điểm khác để tạo khung bao các Control theo chiều dọc, chiều ngang.

⇒ Thay đổi kích thước Control:

- Chọn Control cần thay đổi kích thước, kéo các nút xung quanh hoặc đè phím Shift và nhấn

các phím mũi tên

Chọn Control cần Copy, nhấn Ctrl + C,

dán bằng cách nhấn Ctrl + V.

⇒ Đặt thuộc tính :

- Chọn Form hoặc Control cần đặt

thuộc tính, chọn Menu View\Properties, xuất

hiện bảng thuộc tính, ta thực hiện đi đến từng

thuộc tính cần đặt, chọn và thay đổi giá trị ở

cột bên phải, xong click nút Close để đóng

bảng thuộc tính

⇒ Chuyển trạng thái Form :

Chọn Menu View, chọn 1 trong 3 mục sau:

- Menu View\Design View: Chuyển sang chế độ thiết kế Form.

- Menu View\Form View: Chuyển sang chế độ xem Form.

- Menu View\Database View: Chuyển sang chế độ “Bảng Form”.

5 CÁC CÔNG CỤ TRÊN TOOLBOX.

Hộp Toolbox có 20 công cụ chuẩn, mỗi công cụ có ý nghĩa và mục đích sử dụng riêng, công cụ

là phần không thể thiếu được khi thiết kế Form

Select ObjectControl WizardsLabel

Text BoxOption GroupToggle buttonOption buttonChex boxCombo boxList boxCommand buttonImage

Unbound Object FrameBound Object FramePage break

Tab controlSubfrom/SubreportLine

RectangleMore control

 Chức năng của từng công cụ được giải tích cụ thể chi tiết như sau:

⇒ Select Object (chọn đối tượng)

- Dùng để chọn các Control hoặc dùng để bỏ chọn các công cụ khác

⇒ Label: Dùng tạo một ô nhãn trong Form bên trong có chứa một nội dung bất kỳ nhập từ bàn

phím

Cách thực hiện :

- Click chọn công cụ Label, tạo một Control trên Form, ta nhập một nội dung từ bàn phím

⇒ Text Box :

Cách thực hiện :

- Click chọn công cụ Text Box, tạo một Control trên Form, ta được đôi Control.

- Nhập nội dung chú thích cho Control trái (hoặc có thể xóa đi), nhập một biểu thức tính toán cho Control phải (biểu thức bắt đầu bởi dấu “=”).

BÀI TẬPBài 1: Form Wizard: (Dùng Table KHACHHANG làm dữ liệu để tạo Form) sau khi thực hiện form xong các bạn sẽ thấy Form ở dạng Form View, để chỉnh sửa Form các bạn chọn [View] -> Design View.

Cách thực hiện:

Từ khung Database chọn tab Form, chọn New, xuất hiện cửa sổ New Form

Chọn Form Wizard và chọn nguồn dữ liệu cho Form là Table KHACHHANG, chọn Ok Xuất hiện cửa sổ Form Wizard lần thứ nhất

Chọn các Field cần tạo Form Click chọn nút (chọn nếu chọn từng field hoặc nút để tất cả các Fields Muốn lấy dữ liệu từ nhiều bảng thì sau khi chọn các field vào khung Selected fields, ta chọn vào khung tables/query chọn bảng hay query

khác), chọn Next Xuất hiện cửa sổ Form Wizard lần thứ 2

Form dạng cột Form dạng hàng ngang Form dạng bảng

Chọn một dạng hiện thị của Form, chọn Next Xuất hiện cửa số form Wizard lần thứ ba

Chọn một dạng trình bày nền cho form, chọn next Xuất hiện cửa sổ thiết kế form lần thứ tư

Đặt tên cho form và nhãn của form (caption)

Chọn chế độ mở form khi chọn

Finish

Chọn chế độ thiết kế form khi chọn

Finish

Đặt tên cho Form và chọn một chế độ thể hiện, chọn Finish (Kết thúc).

Lưu ý: Trong tất cả các bước trên nếu cần thiết kế lại các bạn click chọn nút Back để quay ngược lại bước trước đó.

Sau khi tạo xong các bạn chọn Menu View, chọn Design View để chỉnh sửa lại Form theo yêu

cầu

Sau khi chỉnh sửa xong, chọn Menu View, Form sẽ có dạng như sau:

⇒ Label: Chỉ thể hiện phần tên

1 Control: Thể hiện nội dung dữ liệu gọi là Control Soure

2 Lưu lại với tên KHACHHANG

3 Tương tự các bạn cũng dùng Table KhachHang để tạo các dạng Form sau:

- Autoform Columnar ( Lưu lại với tên KHACHHANGAUTO COLUMN)

- Autoform Tabular ( lưu lại với tên KHACHHANG AUTO TABULAR)

- Autoform Datasheet ( lưu lại với tên KHACHHANG AUTO DATASHEET)

- Tạo bằng Design view (Lưu lại với tên KHACHHANG DESIGN)

Các Label

Các Control

Bài 2: Dùng form Wizarl (Lấy dữ liệu từ bảng SANPHAM) tạo form như sau:

Lưu lại với tên DANHSACHSANPHAM

Bài 3: Dùng dữ liệu Table HoaDon để tạo Form như sau: (Auto Form Tabular)

⇒ Phần tiêu đề và HÓA ĐƠN THANH TOÁN dùng Label để tạo (Form Header)

⇒ Tạo một Label và gõ vào TRIGIA

⇒ Text box trị giá: = [SOLUONG]*[DONGIA]

⇒ Tổng Trị Giá : Dùng Text Box để tạo và gõ vào:

Text Box := Sum ([SOLUONG]*[DONGIA])

⇒ Đặt tên cho Text Box này là:TONGTT ( Bằng cách Chọn Properties, chọn All, chọn Name: gõ vào TONGTT)

4 Lưu lại với tên HOADON

Bài 4 : Dùng dữ liệu Table HSNV để tạo Form như sau : (Auto Form Columnar)

5 Sau khi thực hiện form xong các bạn chỉnh lại theo mẫu trên:

Hướng dẫn:

- Tiêu đề HỒ SƠ NHÂN VIÊN sử dụng Label

- Hình ảnh khi thu nhỏ các bạn sẽ không thấy hết vì vậy bạn chọn đối tượng vào Properties  Fomat  SizeMode  Stretch

- Lưu lại với tên HSNV

- Sau đó nhập thêm vào các Record như sau:

MÃ NV HỌ LÓT TÊN CHUALAPGD TD VH PHÁI NŨ LCB NGAY SINH NGAYVL SOCON HÌNH

6 CÁC CÔNG CỤ TRÊN TOOLBOX (tiếp theo)

⇒ Control Wizards:

Dùng bật/ tắt chế độ hướng dẫn sử dụng các công cụ bằng Wizards bởi Microsoft Access.

⇒ List Box: Dùng tạo một hộp chứa danh sách các giá trị chọn, cho phép chọn 1 giá trị có trong

danh sách này thay cho việc nhập dữ liệu List Box lấy dữ liệu nguồn từ một Field của bảng đơn hoặc bảng liên kết hoặc dữ liệu nguồn từ một “danh sách các giá trị” do ta tự quy định

Cách thực hiện:

Click chọn công cụ List Box, rê tên trường cần sử dụng với nó mang vào vùng Detail, ta được đôi Control.

Thực hiện đặt thuộc tính cho Control phải của List Box như sau:

- Name: Là tên của Field.

- Control Source: Là tên Field nguồn.

- Row Source Type: Chọn 1 trong 2:

- Value List: Dữ liệu nguồn lấy từ “danh sách các giá trị”.

- Table/ Query: Dữ liệu nguồn lấy từ một Field của Table hoặc Query khác.

- Row Source: Tùy thuộc Row Source Type đã chọn.

- Nếu Row Source Type là Value List thì ta phải nhập một danh sách các giá trị, mỗi trị cách

nhau bởi dấu “chấm phẩy”

- Nếu Row Source Type là Table/ Query thì ta phải chọn tên bảng, tên truy vấn (Query) hay

nhập các lệnh SQL (để tạo truy vấn) làm dữ liệu nguồn

- Column Heads: Yes/ No: có hoặc không có tên Field.

- Column Count: Nhập một số nguyên là số Field nhìn thấy được.

- Column Widhts: Nhập kích thước cho các Field, mỗi kích thước cách nhau bởi dấu “chấm

phẩy”

- List Widhts: Nhập tổng các kích thước ở Column Widhts.

- Khi nhập dữ liệu cho Field, ta chỉ chọn một giá trị có trong danh sách List Box.

⇒ Combo Box: Dùng tạo một hộp Combo, mỗi khi click chọn sẽ hiện DropDown, bên trong có

chứa danh sách các giá trị chọn, cho phép chọn một giá trị có trong danh sách thay cho việc nhập dữ

liệu hoặc nhập một giá trị mới không có trong danh sách Combo Box lấy dữ liệu nguồn từ một

Field của bảng liên kết hoặc từ “danh sách các giá trị” do ta tự quy định Combo Box gần tương tự

như List Box, nhưng Combo Box tiện ích hơn ở nhiều mặt.

Cách thực hiện:

Click chọn công cụ Combo Box, rê tên Field cần sử dụng với nó mang vào vùng Detail, ta cũng được đôi Control.

⇒ Thực hiện đặt thuộc tính cho Control phải của Combo Box như sau:

- Name: Là tên của Field.

- Control Source: Là tên Field nguồn.

- Row Source Type: Chọn 1 trong 2

- Value List: Dữ liệu nguồn lấy từ “danh sách các giá trị”.

- Table/ Query: Dữ liệu nguồn lấy từ một Field của Table hoặc của Query khác.

⇒ Row Source: Tùy thuộc Row Source Type đã chọn.

- Nếu Row Source Type là Value List thì ta phải nhập một danh sách các trị, mỗi trị cách nhau bởi dấu “chấm phẩy”.

- Nếu Row Source Type là Table/ Query thì ta phải chọn tên bảng, truy vấn (Query) hoặc

nhập các lệnh SQL (để tạo truy vấn) làm dữ liệu nguồn

- Column Heads: Yes/ No: có hoặc không có tên Field.

- Column Count: Nhập một số nguyên là số Field nhìn thấy được.

- Column Widths: Nhập kích thước cho các Field, mỗi kích thước cách nhau bởi dấu “chấm

phẩy”

- List Widhts: Nhập tổng các kích thước ở Column Widhts.

- Limit to List: Yes/ No: có hoặc không có giới hạn giá trị nhập vào Combo Box.

- Khi nhập dữ liệu cho Field ta chọn một giá trị có trong danh sách hoặc nhập một giá trị ngoài danh sách vào Combo Box.

BÀI TẬP

Bài 5 : Dùng dữ liệu Table ChamCong để tạo Form như sau : (Design View)

Khi thực hiện Form Design thì các Field để tạo Form sẽ được lấy từ [View]  Field List, Sau đó Click kéo rê vào Form và sắp xếp sao cho như hình dưới

Name của Properties

Cách thực hiện: Click phải tại Control Manv chọn Change To, chọn Combo Box Sau đó chọn Properties Combo, chọn ALL, chọn Rowsource Type là Table / Query

Chọn dấu 3 chấm tại dòng Row Source , xuất hiện cửa sổ thiết kế Query, chọn Table/Query lấy dữ liệu (chọn table HSNV) , chọn ADD, chọn Close

Rê những fields liên quan theo yêu cầu xuống vùng lưới QBE của Query sao đó click chọn vào nút X , chọn Yes.

Tên combo boxTên field nguồnĐịnh dạng dữ liệu nhập vàoDạng thập phân (đối với dạng số)Mặt nạ nhập liệu

Lọai dữ liệu Nguồn dữ liệu cho combo (list box) Có bao nhiêu cột trong combo boxCó hay không có tên field

Độ rộng giữ các cột (cách nhau vời dấu “;”)Lấy cột nào làm giá trị cho Combo box

⇒ Họ tên Nhân Viên : Là Label và một Text Box tự tạo sẽ lấy dữ liệu Holot và Ten từ ComboBox MANV, gõ vào như sau: =[MANV] [Column](1)&” “& [MANV].[Column](2)

6 Lưu lại với tên CHAMCONGCOMBO

Bài 6 : Dùng dữ liệu Table ChamCong để tạo Form như sau: (Design View)

7 CÁC CÔNG CỤ TRÊN TOOLBOX (tiếp theo)

⇒ Tab Control: Dùng tạo một “bảng các trang” bên trong có chứa một hoặc nhiều trang, trong mỗi

trang có thể chứa các Control bất kỳ, nhằm tăng không gian hữu dụng trên Form

Cách thực hiện:

- Click tại công cụ Tab Control, tạo một Control trong vùng Detail ta được một bảng gồm 2 thẻ trang (2 trang)

- Thêm 1 trang: Chọn menu Insert, chọn Tab Control Page, ta được một trang mới

- Xóa một trang: Click tại thẻ trang cần xóa, nhấn phím Delete

- Đặt tên trang: Click chọn thẻ trang, mở bảng thuộc tính, tại thuộc tính Caption nhập tên trang

⇒ Sub form/Sub Report: Dùng để nhúng một Form (Sub Form: Form con) vào một Form chính (Main Form: Form mẹ), cho phép khi nhập dữ liệu ta có thể nhập cho cả hai hoặc tham khảo dữ liệu

của nhau

Điều kiện:

- Sub Form có thể sử dụng được khi:

- Hai Form của 2 bảng cần phải có quan hệ với nhau.

- Một Form (Sub Form) có thể nhúng vào nhiều Form khác, Form chứa Sub Form (Main Form) không thể nhúng được.

- Tạo một Form mà Form này sẽ thực hiện nhúng, Form này nên tạo gọn, nhỏ (Sub Form).

- Tạo một Form chứa Sub Form (Main Form), thực hiện 1 trong 2 cách sau:

- Nhấn phím F11, để hiện khung Database, rê tên Sub Form thả vào vùng Detail.

- Click tại công cụ Sub Form/ Sub Report, tạo một Control trong vùng Deatail.

⇒ Đặt thuộc tính cho Control phải của Sub Form như sau:

- Name, Source Object: Là tên của Sub Form.

- Link Child Fields: Là tên Field của Sub có liên kết (quan hệ) với Main Form.

- Link Master Fields: Là tên Field của Main có liên kết (quan hệ) với Sub Form.

- Locked: Yes/ No nghĩa là có hoặc không có khóa Sub Form.

- Yes: Là khóa thì không thể nhập, hay thay đổi dữ liệu của Sub Form.

- No: Là không khóa thì có thể nhập hay thay đổi dữ liệu của Sub Form.

- Tab Stop: Yes/No nghĩa là con trỏ có hoặc không thể dừng trong Sub Form.

- Can Shink: Yes/No nghĩa là cho hoặc không cho phép Sub Form thu hẹp kích thước.

- Can Grow: Yes/No nghĩa là cho hoặc không cho phép Sub Form phát triển thêm kích

thước khi có nhiều dữ liệu

⇒ Khi mở Main Form nhập dữ liệu ta có thể thấy dữ liệu của Sub Form hiện ra theo đúng tên Field liên kết Có thể nhập được cho cả hai hoặc tham khảo lẫn nhau.

Lưu ý: Khi tạo Subform/ Subreport: Lưu ý đến tên của Sub, nguồn dữ liệu của Sub, và Field liên

kết giữ Sub và Main

Có 2 cách tạo Subform/Subreports

⇒ Cách 1 :

a Thiết kế Form con (Sub Form).

Lưu ý: Phải đảm bảo nguồn dữ liệu của Form con (Sub Form) tạo được quan hệ với nguồn dữ

liệu của Form chính (Main Form) hay của đối tượng cần tạo quan hệ trong Main Form)

Ví Dụ: Tạo Subform HOADON dưới dạng hình sau:

b Thiết kế Main Form (Form Mẹ)

Tạo các đối tượng cần có trong Main Form

Ví dụ: Tạo Main Form KHACHHANG.

c Chèn Sub Form vào Main Form.

- Mở Form Main (Form Chính) dưới chế độ Design

- Chọn Menu Window, chọn Title Horizontally or Title Vertically để ta có thể thấy cả hai cửa sổ Database (Cơ sở dữ liệu) và Form Main.

- Rê tên Form muốn làm Subform vào trong Form Main và đặt nó tại vùng Detail

- Sau đó Điều chỉnh thiết kế Form tại của sổ thiết kế Form Main

⇒ Cách 2 :

- Mở Form Main dưới chế độ Design

- Bật công cụ Control Wizards

- Chọn công cụ Subform/Subreport

- Rê chuột tại vị trí theo ý muốn trên Form Main (vùng Detail) Xuất hiện khung Subform/Subreport Wizard

- Chọn nguồn dữ liệu cho Subform/Subreport (Table/Query, Form), chọn Next

- Chọn Field liên kết giữa Main và Sub (thường chọn giá trị mặc định) Chọn Next

- Đặt tên cho Subform/Subreports Chọn Finish

Cách tạo Subform/Subreport (Các bạn học viên lưu ý: Với cách tạo này các bạn sử dụng cho cả Form và Report).

BÀI TẬP

Bài 7: ( Thực hiện Form và Main Form)

Hướng dẫn: Hình thức tạo Sub Form và Main Form có nhiều cách tạo ( Tuy nhiên trong hình thức

này giữa Sub và Main phải có một mối quan hệ nào đó)  Vùng Sub Form và Main Form phải để trong vùng Detail

⇒ Bước 1: Từ Form HOADON các bạn sao chép thành DANHSACHHOADON và sửa lại giống

như Sub Form trên (Form Danh Sách Hóa Đơn và chọn làm Sub Form) Lưu ý trên sub form có một control tên TONGTRIGIA để tính tống giá trị của các hóa đơn Control này được thu cực nhỏ đưa lên sát vùng form footer, và cần cho ẩn Control (Chọn Control vào Properties  Format  Visible: NO)

⇒ Bước 2: Sao chép form DANHSACHSANPHAM thành form mới tên là: BANGTHEODOISANPHAM