⇒ Từ khung Database, ta chọn nút New, xuất hiện hộp thoại New Report, chọn Design View,
chọn tên Table hoặc Query làm nguồn dữ liệu cho Report, OK. ⇒ Xuất hiện khung thiết kế Report (giống như khi bạn thiết kế Form).
⇒ Thực hiện rê tên các Field từ Fiel List mang vào vùng Detail. Bố trí lại các vùng khác, tạo các tiêu đề, trang trí kẽ khung viền,…
⇒ Xong click Menu File Save, đặt tên Report. Ta được Report mới.
⇒ Mở Report : Chọn tên Report cần mở, click nút Preview, Report sẽ hiện ra với con trỏ chuột
dạng “ kính lúp” cho phép chuyển qua lại giữa 2 chế độ xem, xem xong click nút Close.
Ví dụ 2: Bạn hãy dùng Design View để tạo Report giống như ví dụ 1 và lưu lại với tên là “In danh
sách khách hàng Design View”. Sử dụng công cụ Toolbox :
⇒ Khi tạo Report ta có thể sử dụng các công cụ trên Toolbox như đã từng sử dụng trên Form (vì vậy phần này tôi khỏi phải trình bày lại cách dùng nữa mà chỉ nói tóm tắt ý nghĩa, mong đọc giả xem lại phần Form). Tuy nhiên, một số công cụ sau không có ý nghĩa sử dụng trên Report :
List Box, Combo Box, Option button, Option Group, Check Box, Toggle button, Tab Control, Command Button. Các công cụ trên nếu dùng trong Report thì chúng chỉ còn các “
hình dáng cũ” mà không có ý nghĩa dùng.
- Select Objects : dùng bỏ chọn khi chọn các công cụ khác.
- Control Wizards : bặt tắt chế độ dùng công cụ bằng Wizards.
- Label : dùng tạo một ô nhãn trên Report, bên trong có thể chứa nội dung nhập từ bàn
phím.
- Text Box : dùng tạo một Calculated Control, bên trong có chứa một biểu thức tính toán
(bắt đầu bởi dấu “=”).
- Unbound Object Frame : dùng tạo một khung chứa đối tượng nhúng liên kết bất kỳ.
- Bound Object Frame : dùng tạo khung dữ liệu cho Field có kiểu OLE Object.
- Image : dùng chèn một hình ảnh lấy từ tập tin dạng : *.BMP, *.WMF, *.ICO,…
- Page Break : dùng tạo điểm ngắt trang trên Report.
- Line : dùng kẽ một đường thẳng trên Report.
- Rectangle : dùng tạo khung hình chữ nhật.
- Sub Form/Sub Report : dùng nhúng một Sub Report vào một Report khác (Main Report).
Kẽ khung dữ liệu :
⇒ Dữ liệu trên Report thường được kẽ khung khi trình bày. Công việc kẽ khung có thể thực hiện bằng cách :
- Dùng công cụ Line, Rectangle để vẽ khung.
- Dùng ngay đường viền của Control làm khung, bạn hãy đặt thuộc tính Border Style : có giá trị khác Transparent.