Thông thường trên các Table/Query làm nguồn dữ liệu cho Report là không có sẵn các Field
số thứ tự, cho nên khi tạo Report mà các record không được đánh số thứ tự là khó chấp
⇒ Control Source: Nhập = 1.
⇒ Running Sum: Chọn 1 trong 3: No: Không cho giá trị “chạy”; Over All : Đánh số thứ tự cho toàn Report; Over Group : Đánh số thứ tự cho một nhóm, sang nhóm khá đánh lại từ đầu.
Ví dụ: Giống như Control số trong ví dụ 1 “In danh sách khách hàng”. 7. CHỨC NĂNG SORTING AND GROUPING
⇒ Là chức năng mạnh và hay nhất của Report, cho phép ta tạo báo biểu tổng kết theo từng cấp. −Sorting : Là sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó (tăng hoặc giảm).
−Grpouping : Là nhóm các giá trị có cùng tính chất nằm ở cạnh nhau, Access cho phép nhóm
đến cấp.
⇒ Tạo xong Report, vẫn đang ở chế độ Design, chọn menu View, chọn Sorting and Grouping, xuất hiện hộp thoại Sorting and Grouping :
- Chọn một Field cần sắp xếp hoặc nhóm tại cột Field/Expression.
- Chọn một cách sắp xếp cho Field tại cột Sort Order (Acending: tăng; Descending: giảm).
⇒ Quy định các thuộc tính nhóm tại phần Group Properties : - Group Header : Yes/No : Có hoặc không có tiêu đề đầu nhóm.
- Group Footer : Yes/No : Có hoặc không có tiêu đề cuối nhóm.
- Group on : Chọn một tiêu chuẩn để nhóm (Each Value : nhóm các giá trị bằng nhau; Prefix Characters : nhóm theo các giá trị đầu; Year, Qtr, Month, Week, Day, Hour, Minute : nhóm theo năm, quý, tháng, ngày tuần, giờ phút).
- Group Interval : Chứa một số nguyên quy định khoảng nhóm. Ví dụ :
- Group on : Week; Group Interval : 2 (nghĩa là nhóm theo mỗi 2 tuần).
- Keep together : Các nhóm sẽ bố trí ra sao ? (No : các nhóm sẽ bố trí liên tục trên trang;
- Whole Group : các nhóm sẽ bố trí trên trọn trang, không có trang nào trên 2 nhóm;
- With First Detail : các nhóm sẽ bố trí liên tục nhau khi trên phần còn lại của trang đủ chỗ
⇒ Lặp lại các bước trên cho các Field khác nữa (có thể đến 10 cấp). ⇒ Xong click nút x để kết thúc nhóm và trở về Report.
⇒ Trên Report sẽ có các vùng mới là các vùng tiêu đề đầu, cuối nhóm do ta thực hiện nhóm (nếu chọn Group Header, Group Footer là Yes), trên các vùng này ta có thể chứa các nội dung tùy ý : Control tính tổng, trình bày dữ liệu, trang trí,…
⇒ Lặp lại Group Header trên các trang khác :
⇒ Nếu một nhóm nào đó có dữ liệu trải dài trên nhiều trang, để dễ xem dữ liệu, ta cần lặp lại tiêu đề đầu nhóm (Group Header) của Field nhóm trên mỗi trang theo cách sau :
- Mở Report ở chế độ Design. - Chọn vùng Group Header.
- Đặt thuộc tính Repeat Section là Yes.
Ví dụ: Tạo Report tên “BANG LUONG NHAN VIEN” để tính lương cho từng nhân viên, thực
lanhxcuar từng phòng ban hiện có trong công y. Report có hình ảnh minh hoạ dưới đây: TIN HỌC NGÔ GIA TỰ