Trong quá trình quản lý chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau như yếu tố con người, chính trị, quyền lực,.... và một trong những yếu tố không thể thiếu trong quản lý đó là yếu tố thông tin. Quản lý diễn ra được là nhờ các tín hiệu lưu chuyển ở bên trong và bên ngoài tổ chức, đó là thông tin. Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý cần nắm vững tình hình bên trong và bên ngoài tổ chức một cách chính xác, kịp thời bằng những dữ liệu cụ thể, trên cơ sở thực tế của tổ chức, muốn ra một quyết định điều hành cần phải có thông tin, vì thế thông tin trở thành khâu đầu tiên, là nền tảng cơ bản của quản lý.
Trang 1Mục lục
Lời nói đầu 2
I. Khái niệm 3
1. Thông tin
2. Thông tin trong quản lý
3. Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý
II. Đặc điểm của thông tin trong quản lý 3 III. Vai trò của thông tin trong quản lý 4
IV. Phân loại thông tin trong quản lý 5
1. Theo mức độ xử lý thông tin
2. Theo mức độ phản ánh của thông tin
3. Theo tính pháp lý của thông tin
4. Theo chức năng của quy trình quản lý
5. Theo hướng chuyển động của thông tin
6. Theo nội dung của các lĩnh vực liên quan đến quản lý
7. Theo hình thức truyền đạt thông tin
V. Các quá trình thông tin trong hoạt động quản lý 7
1. Quá trình thông tin trong việc xây dựng quyết định quản lý
2. Quá trình thông tin trong triển khai thực hiện quyết định quản lý
3. Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý
VI. Các tiêu chuẩn của thông tin trong quản lý
VII. Hệ thống quản lý thông tin ở nước ta hiện nay 9 Kết luận 11
Trang 2Lời nói đầu
Trong quá trình quản lý chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau như yếu tố con người, chính trị, quyền lực, và một trong những yếu tố không thể
thiếu trong quản lý đó là yếu tố thông tin.
Quản lý diễn ra được là nhờ các tín hiệu lưu chuyển ở bên trong và bên ngoài tổ chức, đó là thông tin Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý cần nắm vững tình hình bên trong và bên ngoài tổ chức một cách chính xác, kịp thời bằng những dữ liệu cụ thể, trên cơ sở thực tế của tổ chức, muốn ra một quyết định điều hành cần phải có thông tin, vì thế thông tin trở thành khâu đầu tiên, là nền tảng cơ bản của quản lý Ngày nay vai trò của thông tin trong quản
lý ngày càng được tăng cường mạnh mẽ vì vậy theo yêu cầu của thầy nhóm V – KH13A2 chúng em sẽ tìm hiểu về yếu tố thông tin trong quá trình quản lý
Tuy vậy vì quy mô của bài tiểu luận với hạn chế về kiến thức nên bài viết khó tránh khỏi thiếu sót Do đó chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và hướng dẫn thêm của thầy để bài tiểu luận có thể hoàn thiện hơn.
Chúng em xin trân thành cảm ơn!
Nhóm V – KH13A2
Trang 3I Khái niệm
1. Thông tin
Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm
Thông tin có nghĩa là thông báo tin tức Ngày nay, thuật ngữ thu thập tin tức được
sử dụng khá phổ biến Tin tức chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người Con người luôn có nhu cầu thu thập tin tức bằng nhiều cách khác nhau: đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp Thông tin giúp tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định
Thông tin là kết quả của một tiến trình vận dụng và tổ chức dữ liệu theo cách bổ sung thêm kiến thức của người nhận
2. Thông tin trong quản lý
Trong quản lý, thông tin được hiểu là những tín hiệu, thông điệp, tin tức mới được
thu nhận, được hiểu và đánh giá, có ích cho hoạt động quản lý và thực hiện các hành vi quản lý.
Thông tin trong quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý,
cụ thể là mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và nhằm đạt được mục tiêu quản lý Ngược lại mọi quyết định quản lý đều phải chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng chính là thông tin Có thể xem thông tin trong quản lý như hệ thần kinh của hệ thống quản lý, có có mặt và có tác động đến tất cả mọi khâu của quá trình quản lý Cho nên cũng có quan điểm bản chất của quá trình quản
lý là xử lý thông tin hoặc thông tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản lý
3. Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc bên ngoài Thông tin nội tại thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, nhà cung cấp,
II Đặc điểm của thông tin trong quản lý
Thông tin trong quản lý có ba đặc điểm chính:
Thứ nhất: Thông tin quản lý khác với thông tin thông thường của các phương tiện
thông tin đại chúng Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp Bởi vậy thông tin quản lý bên cạnh tính thông điệp còn phải có địa chỉ cụ thể của
Trang 4người gửi và người nhận, phải có tác dụng giúp người nhận ra được các quyết định quản
lý, làm thay đổi trạng thái bất động của hệ thống
Thứ hai: Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời là những
thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý Giống như tri thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thông tin của thông tin quản lý không bị mất đi mà thậm chí còn được tăng lên trong quá trình tiêu dùng, thông tin quản lý rất dễ sao chép và nhân bản, những giá trị kinh
tế của thông tin quản lý lại có xu hướng giảm dần theo thời gian
Thứ ba: Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo Trên bình
diện xã hội, việc lắm giữ thông tin đại chúng được xem như quyền lực thứ tư nhiều khi quyền lực của nó mạnh hơn những quyền lực cơ bản trong tam quyền phân lập Trong thời đại kinh tế tri thức, những ngành sử dụng thông tin nhiều để tạo được những sản phẩm có hàm lượng thông tin cao đều trở thành những ngành có vai trò ngày càng quan trọng
III Vai trò của thông tin trong quản lý
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý Trong mỗi tổ chức,để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
- Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nólại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý Để có được những kế hoạch vànhững quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin Nhờ có thôngtin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:
+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định
+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức
+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu
+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý
- Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọngở các phương diện sau:
+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền
+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác
+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
Trang 5- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyếtđúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:
+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên
+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế vàchính sách của tổ chức
+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả
- Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phươngdiện:
+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn
+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể
Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thựchiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý Thông tin là cầu nối giữa tổ chức và môi trường
IV Phân loại thông tin trong quản lý
Thông tin quản lý là một dạng thông tin đặc biệt, tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau Tùy vào căn cứ khác nhau có thể chia thông tin thành:
1. Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin
+ Thông tin ban đầu
Thông tin ban đầu là những thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, nhưng nó có thể là một thông tin đã được xử lý ở phương diện khác với mục đích khác
+ Thông tin trung gian
Thông tin trung gian là loại thông tin đã được xử lý nhưng mới ở mức sơ cấp Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin này để phục vụ cho hoạt động quản lý
+ Thông tin cuối cùng
Thông tin cuối cùng là thông tin đã được xử lý một cách triệt để và có thểđược sử dụng cho hoạt động quản lý
2. Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin
+ Thông tin đầy đủ (Thông tin tổng thể): là thông tin về chỉnh thể đối tượng và đã
được xử lý
Trang 6+ Thông tin không đầy đủ (Thông tin bộ phận): là thông tin về một mặt, một khía
cạnh của đốitượng
3. Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin
+ Thông tin chính thức: là thông tin được công bố bởi những cấp quản lý xác định
trong tổ chức
+ Thông tin phi chính thức: là những thông tin không phải do những người có trách
nhiệm trong tổ chức công bố
4. Căn cứ vào chức năng của quy trình quản lý
+ Thông tin phục vụ quá trình lập kế hoạch và ra quyết định
+ Thông tin phục vụ công tác tổ chức
+ Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo
+ Thông tin phục vụ công tác kiểm tra
5. Căn cứ theo hướng chuyển động của thông tin
+ Thông tin theo chiều dọc
Thông tin theo chiều dọc là thông tin từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới và cấp dưới chuyển lên cấp trên trong một tổ chức và của quan hệ giữa tổ chức cấp trên và tổ chức cấp dưới
+ Thông tin theo chiều ngang
Thông tin theo chiều ngang là thông tin giữa các cấp quản lý đồng cấp và giữa những người bị quản lý với nhau
6. Căn cứ vào nội dung của các lĩnh vực liên quan đến quản lý
+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính,
+ Thông tin pháp luật
+ Thông tin văn hoá - xã hội,
7. Theo hình thức truyền đạt thông tin
+ Thông tin bằng văn bản
+ Thông tin bằng lời nói
+ Thông tin không lời
Ngoài ra, có thể phân loại: thông tin về nhân sự, thông tin về tài chính ;thông tin mới, thông tin lạc hậu (đã lão hoá),…
V Các quá trình thông tin trong hoạt động quản lý
1 Quá trình thông tin trong việc xây dựng quyết định quản lý
Quá trình này gồm: Thu thập thông tin, xử lý thông tin và sử dụng thông tin.
Trang 7Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng, khả năng của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và các chương trình hoạt động cho phù hợp
Ra quyết định
Sử dụng
Thu thập Lựa chọn Xử lý
2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý
- Ban hành các quyết định quản lý
- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý
- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định
Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý, quá trình này bao gồm:
Nguồn tin (Quyết định quản lý)
Thông điệp
Mã hoá ;
Truyền đạt qua các kênh;
Giải mã;
Nơi nhận ;
Thông tin phản hồi
Dữ liệu,
Dữ liệu,
Dữ liệu
Người bị quản lý
Kết quả Thực thi quyết
định quản lý
Tiếp nhận Giải mã
Người quản lý
Quyết đinh quản
lý
Trang 8
Mã hóa
Thông điệp Truyền đạt Giải thích, hướng dẫn
Phản hồi
3.Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý
- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra
- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý
- Thông tin về kết quả đánh giá
- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh
VI Các tiêu chuẩn của thông tin trong quản lý
1.Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ
Thông tin trong quản lý phải chính xác tuyệt đối, tính chính xác là yếu tố quan trọng để nắm bắt và xử lý thông tin một cách hợp lý và hiệu quả nhất Còn nếu tìm hiểu thông tin độ sai lệch cao dễ dẫn đến sai lệch về quản lý dẫn đến quản lý và xử lý cung ứng cho khách hàng càng sai lệch
Thông tin đủ nghĩa là phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết Thông tin phải giúp chúng ta tái tạo về một bức tranh , một hình ảnh về đối tượng một cách trung thực
Để có thông tin đủ, thì ngay từ đầu phải có định hướng đúng đắn, khách quan về công việc Mọi công việc phải dựa trên phương pháp luận rõ ràng có khả năng thuyết phục
2 Thông tin trong quản lý phải kịp thời, không sử dụng thông tin lạc hậu
Thông tin kịp thời là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thức trạng của đối tượng ( theo không gian, thời gian) để con người kịp phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể
Thông tin mất tính kịp thời, lạc hậu nhiều khi không giúp gì cho việc ra quyết định
mà còn gây phiền toái rắc rối thậm chí còn có tác động tiêu cực
3.Thông tin phải gắn với quá trình
Thông tin phải gắn với quá trình, gắn với diễn biến của sự việc nghĩa là phải được đặt trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, giúp cho hoạt động tư duy của con người được
Trang 9rõ ràng, mạch lạc,và như vậy mới nhanh chóng có thể đạt tới những quyết định kịp thời và đúng đắn
Nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin thì đây là một tiêu chuẩn tối quan trọng
vì công nghệ càng hiện đại thì độ chuẩn xác càng cao do đó tính trật tự và có tổ chức của thông tin luôn là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ
VII.Hệ thống quản lý thông tin ở nước ta hiện nay
Cũng như nhiều nước trên thế giới Việt Nam đang bước vào công cuộc đổi mới kinh tế sao cho phù hợp với xu thế chung của thế giới và khu vực Nhờ công cuộc này đã đem lại những thay đổi to lớn trong lĩnh vực thông tin, biểu hiện là những bước phát triển vượt bậc của hệ thống thông tin về phương tiện thông tin đại chúng của hệ thống quản lý thông tin
*Những ưu điểm của hệ thống quản lý thông tin:
- Thông tin được cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác hơn nhờ việc có thêm nhiều công cụ để thu thập và xử lý thông tin nhờ đó chất lượng thông tin đã được nâng lên phần nào giúp cho các cấp quản lý kịp thời ra quyết định đối với những bất ổn
- Trình độ đội ngũ cán bộ làm việc trong các bộ phận của hệ thống quản lý có xu hướng được nâng cao, một số khâu quản lý thông tin đã được chuyên môn hóa cao, không chỉ có trình độ của những người làm việc trong hệ thống thông tin mà trình độ của các cán
bộ quản lý về thông tin cũng được nâng cao theo các cấp quản lý
- Trình độ thiết bị công nghệ phần nào đã được tiếp cận với công nghệ hiện đại tiên tiến Cơ cấu của hệ thống thông tin đã và đang được thực hiện ở một số ngành cơ sở khá hiện đại, thực hiện vi tính hóa và nối mạng giữa các đầu mối thông tin quan trọng hoặc ở hầu hết các cấp, các bộ phận như ngân hàng, hàng không, ngành bưu chính viễn thông
- Nhà nước đã ban hành và cải cách 1 só quy chế, luật lệ hoạt động của các bộ phận trong hệ thống quản lý thông tin để phù hớp với yêu cầu của nền kinh tế nhất là trong hệ thống thông tin chính phủ và doanh nghiệp
*Tuy nhiên hệ thống thông tin đạt được nhiều tiến bộ song vẫn tồn tại những hạn
chế:
- Trình độ chuyên môn về những lĩnh vực cần thông tin của đội ngũ nhân lực còn thấp
- Thông tin thiếu chính xác, không đảm bảo độ tin cậy và tính hữu ích, thông tin được lấy hoặc được cung cấp từ những nguồn thiếu chân thực
- Hệ thống thông tin phát triển không đồng đều giữa các lĩnh vực, các ngành nghề, các loại chủ thể
Trang 10- Nơi thì được đầu tư công nghệ thông tin nhiều nhưng chưa tận dụng
hết, nơi thì được đầu tư quá ít, Về phía các cá nhân thì chủ yếu là người dân 1 số tỉnh thành phố lớn mới được tiếp cận với công nghệ hiện đại còn ở nông thôn và vùng cao thì
sự tiếp cận lại quá ít
*Hướng giải quyết những tồn tại về thông tin trong quản lý:
- Nâng cao chất lượng hoạt động thông tin góp phần tăng trưởng chất lượng trong quá trình quản lý
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục
- Phải tạo được sự cân đối về thị trường thông tin, sự bình đẳng về thông tin trên thị trường thông tin