Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm tăng giảm tài sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu đó gọi là phương pháp chứng từ. Vậy cụ thể chứng từ kế toán là gì, bản chất, đặc điểm, lưu trữ của chứng từ kế toán như thế nào? Bài tiểu luận của nhóm sẽ làm rõ các mục trên, từ đó tìm hiểu thêm thực tế sử dụng chứng từ kế toán và những vấn đề phát sinh trong việc sử dụng chứng từ kế toán.
Trang 1Mục lục
1 Khái niệm chứng từ kế toán 1
2 Bản chất chứng từ kế toán 1
3 Đặc điểm của chứng từ kế toán 2
4 Lưu trữ chứng từ kế toán 3
5 Thực tế sử dụng chứng từ kế toán 10
6 Chứng từ điện tử 13
Trang 21 Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là một phương pháp sử dụng trong kế toán để chứng minh về giao dịch kinh tế phát sinh và hoàn thành Chứng từ kế toán sử dụng các chứng từ bằng giấy hoặc vật mang tin để chứng minh về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực
sự hoàn thành, là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán của đơn vị, doanh nghiệp
Theo luật Kế toán, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”
2 Bản chất chứng từ kế toán
Qua khái niệm nêu trên, có thể thẩy chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh bằng giấy hoặc vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành;
là cơ sở để hoạch toán vào sổ sách kế toán của đơn vị doanh nghiệp Chứng từ kế toán là
cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của quá trình kế toán, đồng thời chứng từ cũng là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện kiểm tra, thanh tra, kiểm toán
Chính bởi vậy, chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế, công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện gian lận Cụ thể,chứng từ kế toán có vai trò:
- Sao chụp và ghi chép kịp thời, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Công cụ để giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị
- Phương tiện thông tin phục vụ điều hành các nghiệp vụ
- Cơ sở pháp lý cho các số liệu kế toán
- Cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính
- Cơ sở để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài chính
3 Đặc điểm của chứng từ kế toán
Về đặc điểm của chứng từ kế toán, có thể xét trên hai phương diện: nội dung và hình thức
Trang 3Nội dung của chứng từ kế toán bao gồm hai yếu tố: các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung Trong đó:
Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ kế
toán, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp của chứng từ, đây chính
là cơ sở để chứng từ thực hiện chứng năng thông tin, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin Các yếu tố cơ bản bao gồm:
Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho, Nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh chứng từ đó
Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Thời điểm phát sinh nghiệp vụ Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết
Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập chứng từ: Nơi phát hành chứng từ Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế
Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ: Nơi tiếp nhận chứng từ
Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Là yếu tố cơ bản chỉ rõ ý nghĩa của nghiệp
vụ Mọi chứng từ kế toán phải được ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên những chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo
Các đơn vị đo lường cẩn thiết (Số lượng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính): Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế Số lượng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ
Chữ kí, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan: Xác định trách nhiệm cá nhân của những người tham gia nghiệp vụ
Trang 4Các yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán: Là các yếu tố có vai trò thông tin thêm
nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa công tác kế toán như:
- Thời gian thanh toán
- Hình thức thanh toán
Các yếu tố này không nhất thiết phải có trên chứng từ kế toán
3.2 Về hình thức:
Chất làm chứng từ: vật liệu để có thể ghi chép bằng các phương tiện hiện có, tiện cho sử dụng,tiết diện không quá lớn, dễ bảo quản Ví dụ: giấy hoặc chứng từ điện tử
Cách sắp xếp và bố trí các chỉ tiêu trên chứng từ: dễ ghi, dễ đọc, dễ kiểm tra
Cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ: bằng ký hiệu, lời văn, mã số… nhưng phải đảm bảo gọn và diễn đạt rõ ràng, nội dung phản ánh chính xác
4 Lưu trữ chứng từ kế toán
Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng
từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng,
mất Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ
dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được phân loại, sắp sếp, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật
Trong mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc thì đều phải báo cáo lại với thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trong những trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, séc trắng thì phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan địa phương
Trang 5số lượng hóa đơn bị mất, nguyên nhân mất để cơ quan chức năng có biện pháp xác minh,
xử lý (đồng thời phải vô hiệu hóa các hóa đơn chứng từ bị mất)
4.1 Phân loại chứng từ kế toán:
Trước hết khi tìm hiểu về lưu trữ chứng từ kế toán, cần biết cách phân loại các chứng từ này Ta có các cách phân loại sau:
4.1.1 Phân loại theo công dụng của chứng từ
Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay
chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư
Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế
nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho
Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán
Chứng từ thủ tục: là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy
đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ
Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói
trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức
4.1.2 Phân loại theo trình tự lập chứng từ
Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp
khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành Gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt
Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ
kinh tế cùng loại
Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo 4.1.3 Phân loại theo phương thức lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần Cụ thể:
Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh
chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán
Trang 6Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn
nhiều lần Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán
4.1.4 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ) là những chứng từ được lập ra trong nội bộ
đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ
Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị
kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ
4.1.5 Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:
- Chỉ tiêu lao động và tiền lương
- Chỉ tiêu hàng tồn kho
- Chỉ tiêu bán hàng
- Chỉ tiêu tiền tệ
- Chỉ tiêu tài sản cố định
4.1.6 Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng
từ báo động:
Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất
bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động của đơn vị
Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức
độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp
4.1.7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ
Trang 7Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng
minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
Chứng từ điện tử là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã
hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
4.2 Cách sắp xếp chứng từ kế toán:
Mỗi công ty có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau sao cho dễ quản lý Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp các hóa đơn chứng từ một cách khoa học dễ tìm kiếm Bởi vậy, khi sắp xếp chứng từ kế toán cần lưu ý: Các chứng từ thu và
chi nên để riêng Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC) phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh rồi kẹp các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự của
số phiếu và nên xếp theo từng tháng; nếu được trả bằng tiền mặt thì đi kèm với phiếu chi, nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi Các chứng từ khác cũng cần sắp
xếp riêng theo từng loại: Phiếu nhập (PN), Phiếu xuất (PX), … Ngoài ra, trong phần nội
dung (diễn giải) của PT, PC, PN, PX… nên ghi rõ hoá đơn đi kèm để tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu sau này khi hoá đơn bị thất lạc
4.2.1 Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính
- Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ: phiếu thu+phiếu chi+phiếu kế toán, có
đầy đủ chữ ký theo chức danh
- Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi, hóa đơn bán ra phải có phiếu thu , nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó
Trang 8- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
- Khi bán hàng thu được tiền mặt
o Với điều kiện hóa đơn VAT < 20.000.000đ:
Hóa đơn bán ra + Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào + phiếu xuất kho + theo hợp đồng+ Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có
o Với hóa đơn VAT > 20.000.000đ: phải thanh toán qua ngân hàng nếu không
thì phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không được khấu trừ:
Hóa đơn mua vào (đầu vào) +phiếu chi + phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
- Với công ty xây dựng: phải làm hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, biên bản
nghiệm thu , biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, chuyển khoản; hóa đơn gía trị gia tăng bán ra
- Với công ty thương mại, dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài
chính
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho
kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có ,
- Nếu là hóa đơn thông thường thì không cần phải chuyển khoản, chỉ cần làm hợp
đồng và thanh lý hợp đồng là đủ điều kiện hợp thức hóa
Lưu ý: Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh Kẹp riêng chứng từ của từng
tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
4.2.2 Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó
- Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
4.2.3 Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
Trang 9- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng
- Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 621, 622,
627, 641, 642, Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự theo số tăng dần
không ngắt quãng, nhảy số Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)
4.2.4 Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương
4.2.5 Hồ sơ pháp lý
Trang 10- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
4.2.6 Kiểm tra chi tiết khác
- Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
- Kiểm tra các khoản phải trả
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
- Đầu vào và đầu ra có cân đối
- Kiểm tra ký tá có đầy đủ
- Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
- Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
- Kiểm tra lại số dư các tài khoản sổ cái : số dư TK 111,112 với sổ Quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Số dư các tài khoản : 511,515,711,621,622,627,641,642,811,911 nếu cuối kỳ có số dư bằng không là đúng, hoặc kiểm tra trên bảng cân đối phát sinh nếu tài khoản nào có số dư là sai
- Đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ chi tiết , bảng cân đối phát sinh có khớp với nhau
5 Thực tế sử dụng chứng từ kế toán
Việc sử dụng chứng từ kế toán thường mắc phải các lỗi sau đây:
5.1 Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các
cá nhân có liên quan
- Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định