Chứng từ kế toán là gì? Ý nghĩa và nội dung chứng từ kế toán

Là kế toán, hàng ngày chắc chắn các bạn đều phải tiếp xúc trực tiếp với chứng từ kế toán. Và không ít các bạn kế toán viên, vẫn đang lơ mơ chưa rõ về bản chất của chứng từ kế toán. Hôm nay, chúng tôi giúp các bạn tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết “Chứng từ kế toán là gì? Ý nghĩa và nội dung của chứng từ kế toán nhé!

CHỨNG TỪ KẾ TỐN LÀ GÌ? Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG  CHỨNG TỪ KẾ TỐN Chứng từ  kế tốn là gì? Ý nghĩa và nội dung chứng từ  kế tốn ­ Là kế tốn, hàng ngày chắc  chắn các bạn đều phải tiếp xúc trực tiếp với chứng từ kế tốn. Và khơng ít các bạn kế  tốn viên, vẫn đang lơ mơ chưa rõ về bản chất của chứng từ kế tốn. Hơm nay, chúng   tơi giúp các bạn tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết “Chứng từ kế tốn là gì? Ý nghĩa  và nội dung của chứng từ kế tốn" nhé!! 1. Chứng từ kế tốn là gì? * Bản thân tên gọi của chứng từ đã nói lên bản chất của nó. "Chứng từ có nghĩa là bằng cứ,   chứng minh" theo tiếng Latinh " Documentum * Về khái niệm chứng từ kế tốn, nhiều tác giả khác nhau đã tiếp cận trên những góc độ  và   phương diện khác nhau: ­ Trên phương diện pháp lý, chứng từ  là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ  pháp lý và các sự kiện + Nó là bản văn tự  chứng minh về  sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả  pháp lý cũng gắn liền với nó + Chứng từ  kế  tốn chính là những bằng chứng bằng giấy tờ  về nghiệp vụ kinh tế tài   chính đã xảy ra và thực sự đã hồn thành + Chứng từ  là căn cứ  pháp lý để  kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính  sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế tốn ­ Trên phương diện thơng tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thơng tin dưới dạng  cố định và có mục đích chun mơn để mơ tả nó trong thời gian và khơng gian + Nó là cơng cụ vật chất được sử dụng trong q trình giao tiếp mà trong đó con người  nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hố thơng tin cố định theo   một hình thức hợp lý + Chứng từ  là biểu hiện của phương pháp chứng từ, một phương tiện chứng minh và   thơng tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp   thơng tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ  sở cho việc phân loại   và tổng hợp kế tốn ­ Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế tốn “Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin   phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn” ==> Như vậy, thực chất của chứng từ kế tốn là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui   định, chúng được dùng để  ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ  kinh tế   phát sinh và đã hồn thành trong q trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối   với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế tốn khác 2. Nội dung chứng từ kế tốn ** Các yếu tố cấu thành nội dung bao gồm: ­ Các yếu tố cơ bản là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế tốn phải có như: + Tên gọi chứng từ kế tốn + Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn + Tên địa chỉ của cá nhân , đơn vị lập và nhận chứng từ kế tốn + Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh + Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền   của chứng từ kế tốn dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ + Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các  chứng từ  phản ánh các nghiệp vụ  kinh tế  thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân   phải có chữ ký của người kiểm sốt và người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị ­ Các yếu tố  bổ  sung: Là các yếu tố  khơng bắt buộc đối với mọi bản chứng từ  tùy thuộc  từng chứng từ để đáp ứng u cầu quản lý và ghi sổ kế tốn mà có các yếu tố bổ sung khác   nhau như phương thức thanh tốn mà các yếu tố  bổ  sung khác nhau như phương thức thanh  tốn, phương thức bán hàng ** Các yếu tố để chứng từ kế tốn là chứng từ hợp lệ: Chứng từ kế tốn là cơ sở ghi sổ kế tốn và là cơ sở pháp lý cho mọi thơng tin kế tốn cung  cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế tốn phải là các chứng từ hợp pháp, hợp  lệ tức là phải đảm bảo các u cầu sau: + Chứng từ  kế  tốn phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mơ của nghiệp vụ  kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính khơng được viết tắt, số và chữ  viết phải liên tục, khơng ngắt qng, chỗ trống phải gạch chéo + Chứng từ  kế tốn phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ  phải rõ   ràng khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ + Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định 3. Ý nghĩa của chứng từ kế tốn ­ Lập chứng từ kế tốn giúp thực hiện kế tốn ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ  chức cơng  tác kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ khơng   thể thực hiện được kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ cơng tác kế tốn ­ Lập chứng từ kế tốn là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hồn thành   Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ ­ Việc lập chứng từ kế tốn là để tạo ra căn cứ để kế tốn ghi sổ nghiệp vụ phát sinh ­ Lập chứng từ kế tốn là để  ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về  nghiệp vụ phát sinh Tính chất pháp lý ­ Chứng từ kế tốn là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế tốn thể hiện trên các tài liệu   kế tốn ­ Chứng từ  kế  tốn là căn cứ  cho cơng tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện sản xuất kinh   doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của  đơn vị ­ Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố ­ Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị ­ Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị ­ Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá   trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất    các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký   bằng mực đỏ, bằng bút chì, ­ Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên ­ Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã   đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ   ký các lần trước đó ­ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người phụ trách kế tốn   để  giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế tốn trưởng được thay bằng chữ ký của   người phụ trách kế tốn của đơn vị đó ­ Người phụ trách kế tốn phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho   kế tốn trưởng ­ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền, của kế tốn trưởng   và dấu đóng trên chứng từ  phải phù hợp với mẫu dấu và chữ  ký cịn giá trị  đã đăng ký tại   ngân hàng. Chữ ký của kế tốn viên trên chứng từ  phải giống chữ ký đã đăng ký trong “Sổ   đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp” ­ Kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) khơng được ký “thừa uỷ  quyền” của người   đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại cho người khác ­ Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế   tốn, kế  tốn trưởng (và người được uỷ  quyền), Giám đốc (và người được uỷ  quyền). Sổ   đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người   được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ   đăng ký ­ Khơng được ký chứng từ  kế  tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ  nội dung chứng từ  theo   trách nhiệm của người ký ­ Việc phân cấp ký trên chứng từ  kế tốn do Giám đốc doanh nghiệp quy định phù hợp với   luật pháp, u cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản  ... ** Các yếu tố để? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn? ?là? ?chứng? ?từ? ?hợp lệ: Chứng? ?từ? ?kế? ?tốn? ?là? ?cơ sở ghi sổ? ?kế? ?tốn? ?và? ?là? ?cơ sở pháp lý cho mọi thơng tin? ?kế? ?tốn cung  cấp, do đó? ?chứng? ?từ? ?được dùng làm cơ sở ghi sổ? ?kế? ?tốn phải? ?là? ?các? ?chứng? ?từ? ?hợp pháp, hợp ... ** Các yếu tố cấu thành? ?nội? ?dung? ?bao gồm: ­ Các yếu tố cơ bản? ?là? ?các yếu tố bắt buộc mọi? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn phải có như: + Tên gọi? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn + Số? ?chứng? ?từ? ?và? ?ngày, tháng, năm lập? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn + Tên địa chỉ của cá nhân , đơn vị lập? ?và? ?nhận? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn...  các chữ ký trên? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký   bằng mực đỏ, bằng bút chì, ­ Chữ ký trên? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên ­ Chữ ký trên? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn của một người phải thống nhất? ?và? ?phải giống với chữ ký đã