Hướng dẫn sử dụng pần mềm kế toán ACCURA

PHẦN 3 THIẾT LẬP CÁC THAM SỐ BAN ĐẦU Có 2 cách để thiết lập tham số ban đầu: Cách 1: Khi bắt đầu chạy chương trình sau khi cài đặt, chương trình sẽ hiển thị ngay bảng Cấu hình dữ liệu để

Trang 1

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

ACCURA

Dành cho phiên bản sản phẩm: Accura Express

Phiên bản tài liệu: 1.0

CÁC THAY ĐỔI

Trang 2

Người viết: Tác giả Ngày:

Trang 3

Accura Express- Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phiên bản:1.0

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

PHẦN 1 GIỚI THIỆU 5

1.1 Mục đích 5

1.1 Phạm vi 5

1.2 Các từ viết tắt 5

PHẦN 2 DANH SÁCH CÁC PHÍM TẮT 6

PHẦN 3 THIẾT LẬP CÁC THAM SỐ BAN ĐẦU 8

3.1 Tạo mới dữ liệu Kế toán 8

3.2 Dữ liệu Kế toán mẫu 8

3.3 Mở dữ liệu Kế toán 8

PHẦN 4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THEO TRÌNH TỰ 10

4.1 Bắt đầu 10

4.1.1 Thao tác 10

4.1.2 Lưu ý 10

4.2 Đăng nhập 11

4.2.1 Thao tác 11

4.2.2 Lưu ý 11

4.3 Khai báo ban đầu 11

4.5 Nhập số dư 13

4.6 Nhập chứng từ 13

4.6.1 Phân hệ Kế toán Vốn bằng tiền 13

4.6.2 Phân hệ Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ 16

4.6.3 Phân hệ Kế toán Tài sản cố định 16

4.6.4 Phân hệ Kế toán thuế 16

4.6.5 Phân hệ Kế toán tổng hợp 17

4.7 In Chứng từ, Báo cáo 17

4.7.1 In Chứng từ 17

4.7.2 In Báo cáo 18

PHẦN 5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THEO CHỨC NĂNG 22

5.1 Thiết lập cấu hình hệ thống 22

5.1.1 Đăng ký các phần hành kế toán 22

Trang 4

5.2 Quản trị người dùng 26

5.3 Thay đổi giao diện làm việc 27

5.4 Danh sách đơn vị tính 27

5.5 Kết xuất sang HTKK thuế 27

5.6 Tạo mới dữ liệu 28

5.7 Mở dữ liệu 28

5.8 Sao lưu dữ liệu 29

5.9 Phục hồi dữ liệu 29

5.10 Cập nhật phiên bản mới 29

5.11 Chọn năm làm việc 30

5.12 Lọc dữ liệu 30

5.13 Cấu hình Báo cáo 31

5.14 Tính giá xuất kho 32

5.15 Tính Khấu hao TSCĐ 33

PHẦN 6 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 35

PHẦN 7 PHỤ LỤC 37

7.1 Bảng chi tiết thông tin đơn vị 37

7.2 Bảng chi tiết thông tin tùy chọn 38

Trang 5

Trang 7

Trang 8

PHẦN 3 THIẾT LẬP CÁC THAM SỐ BAN ĐẦU

Có 2 cách để thiết lập tham số ban đầu:

Cách 1: Khi bắt đầu chạy chương trình sau khi cài đặt, chương trình sẽ hiển thị ngay bảng Cấu hình dữ liệu để bạn lựa chọn (Hình số 3)

Cách 2: Sau khi đăng nhập vào bên trong phần mềm, chọn , chọn để

hiển thị bảng Cấu hình dữ liệu

3.1 Tạo mới dữ liệu Kế toán

Dùng khi Công ty mới bắt đầu sử dụng phần mềm Accura hoặc NSD muốn tạo thêm 1 CSDL để

sử dụng cho Công ty khác

- Nhập các thông tin cần thiết của Công ty vào phần Thông tin đơn vị (Hình số 1)

- Nhập Tài khoản và Mật khẩu đăng nhập phần mềm vào phần Thông tin tài khoản

Hình số 1: Giao diện Tạo mới dữ liệu Kế toán

- Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết bên trên, chọn để bắt đầu tạo mới CSDL

3.2 Dữ liệu Kế toán mẫu

Dữ liệu mẫu có sẵn khi cài đặt phần mềm để NSD tham khảo

Bạn chọn Dữ liệu Kế toán mẫu, chương trình sẽ kết nối vào file dữ liệu có sẵn để bạn xem và

tham khảo

3.3 Mở dữ liệu Kế toán

Khi máy tính của bạn có nhiều CSDL khác nhau, bạn chọn phần này để mở CSDL cần làm việc

Tích chọn vào Hiện chi tiết thông tin kết nối để thay đổi thông tin kết nối: (Hình số 3)

- Server: Địa chỉ IP của máy tính chứa CSDL cần mở

Trang 9

- Người quản trị và mật khẩu: Mặc định của hệ thống, NSD không cần nhập hay thay đổi phần

này

- Đường dẫn dữ liệu: Chọn , chọn nơi chứa CSDL cần mở

Chọn để bắt đầu vào đăng nhập chương trình

Hình số 2: Giao diện cấu hình dữ liệu

Hình số 3: Giao diện Mở dữ liệu kế toán

Lưu ý: Nếu không muốn hiển thị Cấu hình dữ liệu khi chạy chương trình, bạn có thể tắt chức

năng này bằng cách:

Trang 10

Kích đúp chuột vào biểu tượng ACCURA trên desktop để chạy phần mềm (Hình số 4)

Hình số 4: Biểu tượng đăng nhập trên màn hình nền

Cách 2:

Kích nút Start chọn All Programs chọn Accura chọn biểu tượng Accura 2012 (Hình số 5)

Hình số 5: Trình tự chạy Accura trên Taskbar

Sau khi thực hiện thao tác bằng 1 trong 2 cách trên, màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Đăng nhập (Hình số 6)

4.1.2 Lưu ý

Đăng nhập vào màn hình làm việc của chương trình với các chức năng đã được phân quyền cho tài khoản sử dụng đăng nhập

Trang 11

4.2 Đăng nhập

Giúp người dùng truy cập vào dữ liệu kế toán bằng tên và mật khẩu riêng nhằm bảo mật và phân quyền sử dụng

4.2.1 Thao tác

Nhập Tài khoản người dùng: tài khoản này được cung cấp bởi người quản trị

Lưu ý: Nếu chưa có tài khoản thì liên hệ với nhà quản trị

Nhập Mật khẩu: mật khẩu được cung cấp bởi người quản trị và phù hợp với Tài khoản

Nhập Niên độ: nhập năm làm việc

Chọn Doanh nghiệp: chọn doanh nghiệp mà người dùng cần truy cập vào dữ liệu làm việc Bấm Đăng nhập để vào phần mềm; Bấm Hủy bỏ để thoát khỏi phần mềm

4.3 Khai báo ban đầu

Khai báo thông tin ban đầu nhằm cung cấp cho phần mềm các thông tin chung phục vụ trong suốt quá trình sử dụng như tính toán, in, lập báo cáo

Để khai báo thông tin ban đầu, bạn thao tác theo trình tự sau:

1 Kích chuột vào nút (Alt + A) chọn , trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Cấu hình hệ thống (Hình số 7)

2 Nhập và đăng ký các thông tin cần thiết cho Doanh nghiệp trong phần Thông tin đơn vị

Trang 12

Hình số 7: Khai báo thông tin đơn vị

3 Trong phần Thông tin tùy chọn, Lựa chọn các thông tin cần thiết trong Tùy chọn riêng, Tùy chọn chung và Định dạng số.(Hình số 8)

4 Sau khi nhập xong kích chọn để ghi lại phần bạn vừa thiết lập

Hình số 8: Khai báo thông tin tùy chọn

Trang 13

4.5 Nhập số dư

Số dư đầu kỳ là số dư tài khoản vào đầu năm DN bắt đầu sử dụng phần mềm, dựa vào số dư đầu

kỳ, chương trình sẽ tính toán số dư cuối kỳ cho mỗi tài khoản, lên các Báo cáo

Để nhập số dư, bạn làm theo các trình tự sau:

1 Chọn hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+5, chọn Hệ thống tài khoản(Hình số 9)

2 Chọn kiểu số dư cho từng TK tại cột Số dư

3 Nhập số dư vào các tài khoản tương ứng

- Nhập số tiền trực tiếp vào những tài khoản không mở sổ chi tiết.(dòng màu trắng)

- Đối với những TK có mở sổ chi tiết (dòng có màu đậm hơn), kích đúp vào ô nhập số tiền, Phần mềm sẽ hiện lên 1 bảng nhập chi tiết TK đó NSD nhập chi tiết TK trên từng dòng rồi lưu lại để ghi dữ liệu

Hình số 9: Giao diện Số dư đầu kỳ

4.6 Nhập chứng từ

4.6.1 Phân hệ Kế toán Vốn bằng tiền

Các bước nhập liệu chứng từ:

Bước 1: Chọn (hoặc dùng phím tắt Ctrl+1) (Hình số 10)

Lưu ý: Khi mới đăng nhập vào Accura, giao diện chính sẽ hiển thị luôn phần Chứng từ

Bước 2: Chọn tên phần hành cần nhập chứng từ (Ví dụ: Thu tiền mặt, Chi tiền mặt )

Trang 14

Hình số 10: Giao diện Chứng từ Bước 3: Chọn Thêm mới (hoặc ấn Ctrl+N)

Bước 4: Giao diện nhập Chứng từ hiện lên, Bạn nhập các thông tin cần thiết trên chứng từ vào

(Hình số 11)

Hình số 11: Giao diện nhập Chứng từ

Lưu ý: Tích chọn vào Kê hóa đơn nếu muốn kê khai thuế đối với những chứng từ có phát sinh tài

khoản thuế

Trang 15

Bước 5: Nhập Tài khoản nợ, Tài khoản có và Số tiền phát sinh tương ứng trên chứng từ

- Đối với những TK không mở sổ chi tiết, Bạn nhập trực tiếp số tiền

- Đối với TK có mở sổ chi tiết thì khi nhập, Phần mềm sẽ hiển thị lên 1 cửa sổ để nhập chi tiết cho TK đó.(Hình số 12)

Hình số 12: Giao diện Chi tiết định khoản Bước 6: Ấn nút Lưu (hoặc phím Ctrl+S) để ghi lại chứng từ

Ví dụ: DN rút tiền 10.000.000 VND từ NH Teckcombank chi nhánh Ba Đình về nhập quỹ tiền mặt

Biết DN hạch toán cho TK tiền mặt và tiền gửi trên tài khoản mẹ

Các bước thực hiện:

Bước 1 : Chọn loại chứng từ Thu tiền mặt trên phân hệ Kế toán vốn bằng tiền

Bước 2 : Chọn Thêm mới để nhập mới một chứng từ

Bước 3 : Nhập các thông tin chứng từ: Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, họ tên, diễn

giải, địa chỉ, lý do

Bước 4 : Trên cột Tài khoản nợ nhập TK 111 Nhập số tiền 10.000.000 vào cột số tiền

Trang 16

Bước 5: Nhập TK 1121 trên cột Tài khoản có ở dòng thứ 2

Do TK 112 quản lý chi tiết theo từng Ngân hàng, nên NSD phải nhập chi tiết cho ngân hàng Teckcombank chi nhánh Ba Đình là 10 000 000

Khi nhập TK 1121, cửa sổ như sau xuất hiện:

Hình số 14: Giao diện Chi tiết định khoản Bước 6 : Chọn nút Lưu để lưu lại chi tiết Chương trình tự động thoát ra, quay trở lại màn hình

nhập chứng từ

Bước 7 : Ấn Lưu để lưu lại chứng từ

4.6.2 Phân hệ Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ

Các thao tác nhập Chứng từ, bạn làm tương tự như mục 4.6.1

4.6.3 Phân hệ Kế toán Tài sản cố định

4.6.4 Phân hệ Kế toán thuế

Để kê khai hóa đơn thuế, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau:

Cách 1: Kê khai hóa đơn trong khi nhập chứng từ có liên quan tới tài khoản thuế (Làm tương tự

như phần Lưu ý trong Bước 4 của mục 4.6.1)

Cách 2: Nhập trực tiếp từng hóa đơn thuế trong phân hệ Kế toán thuế

Các bước nhập liệu chứng từ:

Bước 1: Chọn (hoặc dùng phím tắt Ctrl+1) (Hình số 10)

Bước 2: Chọn tên phần hành trong mục Kế toán thuế

Trang 17

Hình số 15: Giao diện Thuế đầu vào Bước 3: Chọn Nhóm thuế cần kê khai hóa đơn

Bước 4: Nhập tất cả dữ liệu cần thiết trên hóa đơn lên các cột tương ứng của phần mềm (Mã đối

tượng, Mã số thuế, số hóa đơn…)

Ấn Insert để nhập tiếp 1 hóa đơn mới

4.6.5 Phân hệ Kế toán tổng hợp

4.7 In Chứng từ, Báo cáo

4.7.1 In Chứng từ

Có 2 cách để thực hiện việc in Chứng từ như sau:

Cách 1: Sau khi lập xong 1 chứng từ, bạn có thể in luôn chứng từ bằng cách chọn nút trên

thanh công cụ hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+P (Hình số 10)

Trang in Chứng từ sẽ xuất hiện sau khi chọn in Chứng từ, tại đây bạn có thể xem Chứng từ, Xuất

ra file PDF, Excel hoặc in trực tiếp Chứng từ ra máy in (Hình số 16)

Cách 2: In chứng từ ngay trên lưới Chứng từ (Hình số 17)

Với cách in này, bạn có thể chọn in nhiều Chứng từ cùng 1 lúc bằng cách tích chọn ở đầu các phiếu cần in, sau đó chọn để in Chứng từ

Trang 18

Hình số 16: Giao diện Trang in Chứng từ

Hình số 17: Chọn In nhiều Chứng từ 4.7.2 In Báo cáo

Để in Sổ sách Báo cáo, Bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn (hoặc dùng phím tắt Ctrl+2)

Bước 2: Chọn tên Sổ sách, Báo cáo cần in

Trang 19

Bước 3: Chọn thời gian in Báo cáo trong mục Lựa chọn thời gian (Hình số 18)

Hình số 18: Lựa chọn thời gian in Báo cáo Bước 4: Chọn Tài khoản (Hình số 19)

1 Đối với những loại Sổ sách bình thường, chọn Tài khoản cần in trong mục Tài khoản

Hình số 19: Lựa chọn Tài khoản cần in

2 Đối với loại Sổ chi tiết, chọn Tài khoản và Chi tiết TK đó trong mục Tài khoản (Hình số 20)

Hình số 20: Lựa chọn Tài khoản và chi tiết Tài khoản

3 Đối với Kế toán Tài sản cố định, chọn Tài khoản, TK Khấu hao, và Bộ phận (Nếu không

chọn Bộ phận nào thì chương trình sẽ in tất cả) (Hình số 21)

Trang 20

in tất cả các chứng từ, chương trình chỉ in ra những chứng từ ghi đầy đủ số HĐ nếu ko chọn In khi

bỏ trống số HĐ (Hình số 22)

Hình số 22: Lựa chọn In Kế toán thuế

5 Khi in Bảng cân đối tài khoản, chọn cấp Tài khoản và TK lưỡng tính (nếu có) trong mục Điều kiện lọc (Hình số 23)

Hình số 23: Điều kiện lọc khi in BCTC

Bước 5: Tích chọn vào nếu bạn muốn xem Sổ sách, Báo cáo dưới

dạng lưới

Bước 6: Chọn để in

Sau khi chọn In Báo cáo, chương trình sẽ hiển thị trang in Báo cáo

1 Nếu Chọn Hiển thị qua lưới, trang in BC sẽ hiển thị theo dạng lưới để bạn có thể sửa Chứng

từ trực tiếp trên Sổ sách, Báo cáo.(Hình số 24)

Hình số 24: Trang in Báo cáo dạng lưới

Trang 21

Để thực hiện sửa 1 chứng từ, bạn chọn dòng Chứng từ cần sửa rồi kích chọn vào nút trên

thanh công cụ, khi đó, giao diện nhập chứng từ sẽ hiện lên để bạn sửa các thông tin trên đó

2 Nếu không chọn Hiển thị qua lưới, giao diện Sổ sách, báo cáo sẽ được hiển thị như sau:

Trên giao diện này, bạn có thể Xem, xuất Báo cáo ra file PDF, Excel hoặc in trực tiếp ra máy in thông qua các Nút trên thanh công cụ

Hình số 25: Giao diện trang in Báo cáo

Trang 22

PHẦN 5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THEO CHỨC NĂNG

5.1 Thiết lập cấu hình hệ thống

5.1.1 Đăng ký các phần hành kế toán

Chức năng này là nơi NSD thiết lập các nhóm phân hệ chứng từ của hệ thống kế toán thành nhiều loại như: Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán vật tư; công cụ dụng cụ; Kế toán TSCĐ; để dễ dàng thao tác và quản lý

Các phần hành Kế toán chính đăng ký ở mục này sẽ được hiển thị trong tất cả các phần

 Thao tác: Trên giao diện chính của phần mềm kích chọn mục (hoặc phím tắt

Ctrl+1) , chọn tiếp Đăng ký các phần hành kế toán trong phần Cấu hình (Hình số 26)

 Giao diện làm việc:

Hình số 26: Giao diện Đăng ký thông tin phần hành kế toán

Các bước tạo mới 1 phần hành kế toán:

Bước 1: Chọn Thêm mới (Ctrl+N) hoặc kích chuột trực tiếp vào dòng cuối để thêm mới một

phần hành

Bước 2: Nhập trực tiếp Mã phần hành, Tên phần hành trực tiếp vào dòng nhập mới

Lưu ý: Thêm mới 1 phần hành thì Mã phần hành không được phép trùng nhau

Bước 3: Chọn Giao diện cho phần hành kế toán

Hiện tại, chương trình có 5 loại giao diện để lựa chọn:

- CT: Giao diện để nhập các loại chứng từ bình thường

- TK: Giao diện này được chọn trong phần hành Tờ khai thuế

- VATR: Giao diện Thuế đầu ra, chọn trong phần hành Thuế GTGT đầu ra

- VATV: Giao diện Thuế đầu vào, chọn trong phần hành Thuế GTGT đầu vào

- XK: Giao diện Tính giá xuất kho, chọn trong phần hành Tính giá xuất kho

Bước 4: Chọn Cha cho từng phần hành Nếu bỏ chọn thì nhấn phím Delete

Trang 23

Lưu ý: Chọn mã Cha cho các phần hành giúp sắp xếp chúng theo các nhóm phân hệ kế toán

chính

Bước 5: Kích nút trên cột Sổ sách để chọn loại phiếu cần in cho từng chứng từ

Ví dụ: Trên phần hành Thu tiền mặt kích nút tại cột Sổ sách Sau khi bảng lựa chọn

hiện lên, tích chọn vào Phiếu thu để in phiếu thu khi làm việc trên phần hành Thu tiền mặt

Chọn sau khi tích chọn phiếu và sổ sách cần in để lưu lại thay đổi

Bước 6: Tích chọn trên cột Ẩn nếu không muốn sử dụng phần hành

5.1.2 Đăng ký Nhóm chi tiết

Phần này giúp bạn Thêm mới, sửa hoặc xoá các Sổ chi tiết (các danh mục) tuỳ theo yêu cầu quản

lý của DN

 Thao tác: Trên giao diện chính của phần mềm kích chọn mục (hoặc sử dụng

phím tắt Ctrl+4), trong phần Cấu hình chọn tiếp phần Nhóm chi tiết (Hình số 27)

 Gia o diện làm việc:

Hình số 27: Giao diện Đăng ký nhóm chi tiết

Để đăng ký sổ chi tiết, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn Thêm mới (Ctrl+N) hoặc kích chuột trực tiếp vào dòng cuối để thêm mới một loại

phần hành

Bước 2: Trên danh sách các sổ chi tiết, nhập vào các cột tương ứng Tên, Chú thích tên, Chú

thích mã và Danh mục nhóm cho sổ chi tiết vào vị trí dòng vừa được thêm mới

Bước 3: Chọn trong cột Nhóm cha để chọn mã cha cho danh mục

Ví dụ: Trên Danh mục Tài sản kích nút tại cột Nhóm cha Sau khi bảng lựa chọn hiện lên, tích chọn vào Kế toán tài sản cố định để chọn nhóm cho Tài sản trong phần Danh mục

Trang 24

mở sổ chi tiết trong danh sách tài khoản ở bảng bên trái, chọn để chuyển TK đó sang bảng bên phải (Nếu muốn bỏ sổ chi tiết đã mở bạn làm ngược lại phần trên)

Chọn để lưu lại phần mới thay đổi

Bước 5: Tích chọn trên cột Ẩn nếu không muốn sử dụng phần hành

5.1.3 Mở sổ chi tiết cho tài khoản

Chức năng này được dùng để mở sổ chi tiết cho những tài khoản cần theo dõi chi tiết

Để mở sổ chi tiết, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau đây:

Cách 1: Chọn Tài khoản cho từng Sổ chi tiết

(Bạn thực hiện tương tự như Bước 4 trong mục 5.1.2)

Cách 2: Chọn Sổ chi tiết cho từng Tài khoản

Các bước mở sổ chi tiết cho tài khoản:

Bước 1: Chọn (hoặc phím tắt Ctrl+3), trong phần Kế toán tổng hợp chọn Danh mục tài khoản, chọn tại cột Chi tiết để mở Sổ chi tiết cho tài khoản muốn mở sổ (Hình số 28)

Hình số 28: Giao diện Danh sách Tài khoản Bước 2: Sau khi chọn vào nút , phần mềm sẽ bật lên danh sách Sổ chi tiết đã tạo trong Nhóm chi tiết để bạn lựa chọn sổ cần mở

Lưu ý: Tích chọn vào cột Số dư đối với những TK mở sổ có số dư cuối kỳ

Tích chọn vào cột Nợ, Có đối với những TK mở sổ không có số dư cuối kỳ

Định dạng
Số trang	38
Dung lượng	2,11 MB