hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Liên hệ: Nguyễn Đăng Phúc - Tel: 0903.607.205 E-mail: ngdangphuc@gmail.com hoặc ngdangphuc@yahoo com.vn Đơn giản – dễ hiểu Ứng dụng hiệu quả Tiết kiệm chi phí Với 3 hình thức kế toán Nhật ký chung Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Sản xuất Thương mại DV Xây dựng Với các loại hình DN  Lập sổ kế toán chi tiết  Lập báo cáo thuế GTGT  Lập báo tài chính KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 2/17 Tổng quan về chương trình KTAst_Accounting  KTAst _ Accounting là phần mềm đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý Kế toán tài chính - Quản trị doanh nghiệp, phù hợp với các loại hình doanh nghiệp: Thương mại dịch vụ, sản xuất và xây dựng, xuất nhập khẩu,…  Với giao diện thân thiện KTAst _ Accounting hỗ trợ tất cả các khâu trong công tác kế toán của doanh nghiệp bao gồm cập nhật, lưu trữ và xử lý chứng từ kế toán.  KTAst_Accounting được xây dựng dựa trên thế mạnh của Microsoft Excel, một chương trình rất gần gũi đối với người làm công việc văn phòng. Đặc biệt trong môi trường Tài chính - Kế toán. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng thông qua thực đơn lệnh đầy đủ, dung lượng thấp, tốc độ xử lý nhanh, đặc biệt không cần cài đặt - chương trình xây dựng chỉ với một File duy nhất nhưng có đầy đủ các sổ sách kế toán, bảng kê khai thuế, báo cáo tài chính và được áp dụng cho tất cả các hình thức kế toán hiện hành theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính: 1. Nhật ký chung 2. Chứng từ ghi sổ 3. Nhật ký - Sổ cái  Người sử dụng chỉ chỉ cần biết sử dụng Excel với các thao tác cơ bản là có thể sử dụng chương trình một cách có hiệu quả nhất. Đáp ứng được yêu cầu công việc tại bất kỳ thời điểm nào.  CHỨC NĂNG CƠ BẢN:  Kế toán tiền mặt, tiền gửi: - Các phát sinh thu chi bằng VNĐ được theo dõi tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Xử lý ngay chênh lệch tỷ giá trong các Phiếu thu, Phiếu chi… theo phương pháp tỷ giá thực tế hay tỷ giá hạch toán.  Kế toán công nợ phải thu, phải trả - Theo dõi công nợ chi tiết tới từng khách hàng, nhà cung cấp, từng đơn hàng, từng lần thanh toán, đặt trước tiền hàng hay người mua trả tiền trước. - Xem trực tiếp các báo cáo, bảng tổng hợp số dư công nợ và các sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo cả tiền VNĐ.  Kế toán hàng tồn kho - Quản lý hàng hóa theo từng mặt hàng với nhiều đơn vị tính cho từng loại hàng hóa, rất thuận tiện trong các trường hợp nhập xuất hàng hóa với nhiều đơn vị tính khác nhau.  Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: - Tính giá thành sản phẩm bằng công thức xây dựng trước. Không phải thao tác để thực hiện một chức năng nào đó để tính giá thành đơn vị sản phẩm, việc tính toán được ứng dụng tự động thực hiện tức thời. Sau khi hoàn tất tất cả các khâu trong kỳ như nhập kho sản phẩm, xác định giá trị sản phẩm dở dang, phân bổ chi phí chung là xong, giá thành đơn vị sản phẩm được ứng dụng tự động áp giá cho tất cả các lần nhập trong kỳ, hơn nữa nếu sản phẩm nhập kho đã xuất bán thì ứng dụng cũng tự áp giá vốn cho hàng xuất bán. Các báo cáo là sẵn dùng trong bất cứ thời điểm nào. - Khai báo chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ theo các phương pháp: tỷ lệ hoàn thành, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, … - Khai báo định mức và điều chỉnh định mức các khoản mục chi phí cho từng sản phẩm theo từng chu kỳ sản xuất kinh doanh.  Hệ báo cáo kế toán động - Tăng cường khả năng thiết lập và định dạng báo cáo tùy ý của người sử dụng như font chữ, căn lề, tùy chỉnh độ rộng các cột Ngoài các báo cáo chuẩn ( như sổ chi tiết, sổ tổng hợp, .) người dùng có thể tự xây dựng các báo cáo quản trị, trực quan và tức thời.  ĐẶC TÍNH CHƯƠNG TRÌNH: - Quy trình xử lý dữ liệu trong KTAst_Accounting hoàn toàn tự động như tính và áp giá thành đơn vị sản phẩm nhập kho, giá vốn hàng xuất bán; kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ đều được KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 3/17 chương trình xử lý tức thời và là một chu trình xử lý khép kín, phản ứng theo dây chuyền, vì vậy số liệu kế toán trong kỳ và giữa các kỳ luôn luôn đồng nhất. Báo các kế toán là sẵn dùng bất cứ thời điểm nào. - Các phần hành kế toán và Module chương trình được tích hợp một cách chặt chẽ, khoa học đem lại sự đơn giản, sự rõ ràng và trực quan. - Giao diện theo chủ đề của Excel, đơn giản, dễ sử dụng hỗ trợ tối đa thao tác nhập liệu của người sử dụng. - Sử dụng font Unicode ( bảng mã hóa chữ cái theo tiêu chuẩn quốc tế ). dùng chương trình Vietkey hoặc dùng Unikey để hổ trợ Font tiếng việt. - Chạy trên nền Windowns 2000/NT/XP/Vista/X7. ( với Office 2000/2002/2003/2007,…) Một số nguyên tắc sử dụng chương trình Một trong những đặc điểm thường thấy hiện nay của một số phần mềm kế toán là tính “Đóng” đối với người sử dụng. Nếu xét ở một khía cạnh nào đó thì nó tiện dụng và người dùng cũng không cần quan tâm đến nguyên tắc hoạt động của chương trình như thế nào mà chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng được xử lý thế nào mà thôi. Nhưng nếu xét đến khía cạnh thực tế thì người làm kế toán rất quan tâm đến chi tiết từng nội dung đối tượng mà mình theo dõi và đòi hỏi phải có khả năng kiểm soát được thông tin nội dung định khoản và các báo cáo sổ sách kế toán. Như vậy với KTAst_Accounting , để khắc phục nhược điểm trên, ngoài hệ thống tài khoản cung cấp sẵn thì người làm kế toán có thể tự khai báo thêm các tài khoản ( nếu cần ) để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng mà mình đang quản lý. Cảnh báo Virus phá hủy file chương trình Người sử dụng chương trình khi dùng các chương trình quét Virus tự động có khả năng quét các Maco Virus tuyệt đối không được sử dụng chức năng này vì nó sẽ quét và xóa hết các Macro của chương trình. ( ví dụ như chương trình Bkav ), nếu gặp phải trường hợp này thì hãy lấy đĩa gốc chương trình và chép đè vào file chương trình đang sử dụng hoặc liên hệ với tác giả cung cấp chương trình. Sơ đồ truyền dữ liệu của chương trình Sổ Nhật Ký Thu Tiền Sổ Nhật Ký Chi Tiền Sổ Nhật Ký Mua Hàng Chịu Sổ Nhật Ký Bán Hàng Chịu Sổ Nhật Ký Chung (Mẫu 1-2) Sổ Cái Tài Khoản Tổng Hợp… Sổ Cái Sổ Quỹ Tiền Mặt - Tiền Gửi Ngân Hàng Sổ Chi Tiết Khách Hàng Phải Thu-Phải Trả Sổ Chi Tiết Hàng Tồn Kho - 15xx Sổ Chi Tiết Các Tài Khoản…… Bảng Tổng Hợp Công Nợ Khách Hàng Bảng Tổng Hợp Thành Phẩm - Hàng Hóa Sổ Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh Sổ Chi Phí Quản Lý Kinh Doanh Thẻ Tính Giá Thành Sản Phẩm Sổ Chi Tiết 154 Bảng Khai Thuế GTGT Đầu Ra - Đầu Vào Bảng Kê Khai Thuế Hàng Tháng Bảng Quyết Toán Thuế Cuối Năm Bảng Cân Đối Phát Sinh Bảng Cân Đối Kế Toán Bảng Lưu Chuyển Tiền Tệ Bảng Kết Quả Kinh Doanh Chứng Từ Ghi Sổ Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Sổ Cái Chứng Từ Ghi Sổ Nhật Ký Sổ Cái Bảng Danh Mục Tài Khoản TK 621-622-(623) 627-632-641-642 Hóa Đơn Chứng Từ Gốc Sổ Định Khoản Kế Toán Báo Cáo Tài Chính Các Sổ Kế Toán Chi Tiết Sổ Tổng Hợp - Chi Tiết 131, 331, 15xx Nhật Ký Sổ Cái Chứng Từ Ghi Sổ Ngày - Tháng - Năm in báo cáo 5 Sổ Nhật Ký Chuyên Dùng Báo Cáo Thuế GTGT KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 4/17 Nhìn từ mô hình ở trên, chúng ta nhận thấy, chương trình xây dựng từ một File duy nhất trên Excel bao gồm tập hợp nhiều bảng, mỗi bảng giữ một vai trò khác nhau. Vừa mang tính độc lập song đồng thời bổ trợ và chia sẻ dữ liệu cho nhau nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Nói cách khác là tạo nên một chương trình kế toán hoàn chỉnh và đồng bộ. Đáp ứng được cho nhiều loại hình Doanh nghiệp khác nhau với nhiều hình thức kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ kế toán của KTAst Accounting Phiên bản dùng thử  Phiên bản dùng thử hoàn toàn miễn phí, bạn có thể Download hay sao chép từ các nguồn khác nhau để cài đặt và dùng thử.  Bản dùng thử không giới hạn thời gian sử dụng, không giới hạn số lượng chứng từ nhập vào. Dữ liệu nhập vào bản dùng thử vẫn tiếp tục sử dụng được sau khi đăng ký với tác giả chương trình.  Giới hạn của phiên bản dùng thử: o Không nhập được Thông tin của Doanh nghiệp. o Cắt bỏ một số tính năng quan trọng của chương trình.  Chúng tôi không chịu trách nhiệm về mọi vấn đề trong quá trình khách hàng sử dụng phiên bản dùng thử. Xem: Quy trình đăng ký sử dụng, Quyền lợi của khách đã đăng ký sử dụng. Đăng nhập vào chương trình - Sau khi cài đặt thành công, trong thực đơn Programs và trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng " KTAst _ Accounting ", kích đúp chuột vào biểu tượng này, chương trình sẽ khởi động trên Microsoft Excel. Lưu ý: Chương trình có sử dụng các Module & Macro, để kích hoạt chế độ làm việc, bạn cần phải chọn chế độ: Tool  Macro  Security  Medium ( Xem hình ) trước khi mở File chương trình để kích hoạt thực đơn sử dụng và các tính năng khác của chương trình. KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 5/17 - Chọn nút <<Enable Macros>> trong hộp thông báo kế tiếp khi mở File chương trình. - Có thể bạn sẽ phải đăng nhập tên người sử dụng chương trình và mật khẩu bảo vệ ( nếu có yêu cầu tính năng này từ nhà cung cấp chương trình ) - Tên đăng nhập (User Name): Tên đăng nhập của người sử dụng đã đăng ký với nhà cung cấp chương trình. - Mật khẩu (Password): Mật khẩu tương ứng của người sử dụng của người sử dụng đăng ký. - Nhấn nút <OK> để đăng nhập vào chương trình. Giao diện của ứng dụng - Chương trình sẽ là việc trực tiếp trên Bảng danh mục tài khoản và Sổ định khoản các nghiệp vụ kế toán, người sử dụng có thể dùng chuột chuyển đến các sổ sách kế toán khác trên màn hình làm việc hoặc dùng chức năng điều khiển bằng thực đơn lệnh của chương trình để chuyển đến các sổ sách khác mà tên của nó không có xuất hiện trên màn hình làm việc Tóm tắt quy trình sử dụng chương trình 1. Khai báo danh mục tài khoản kế toán chi tiết và số dư đầu kỳ ( BDMTK ). 2. Định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh ( SoKTMay ). 3. Khai báo ngày tháng năm [dd/mm/yy] in báo cáo trên sổ kế toán máy trước khi thực hiện in sổ. KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 6/17 4. Cập nhật chứng từ phát sinh thông qua thực đơn lệnh trước khi thực hiện in ( như Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng ) 5. Thực hiện tính giá thành cho sản phẩm và lập bảng kê chi phí lương trong kỳ ( tùy theo loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà tính năng này không bắt buộc ) 6. Kết chuyển các bút toán cuối kỳ & cập nhật tính toán toàn bộ dữ liệu chương trình. 7. Xem và in báo cáo kế toán. 8. Sao lưu dữ liệu & Chuyển sổ kế toán sang kỳ kế toán mới - Quy trình xử lý dữ liệu trong KTAst _ Accounting hoàn toàn tự động như tính và áp giá thành đơn vị sản phẩm nhập kho, giá vốn đích danh hàng xuất bán; kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ đều được chương trình xử lý tức thời và là một chu trình xử lý khép kín, phản ứng theo dây chuyền, vì vậy số liệu kế toán trong kỳ và giữa các kỳ luôn luôn đồng nhất. Báo các kế toán là sẵn dùng bất cứ thời điểm nào. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán chi tiết - Danh mục hệ thống tài khoản được KTAst _ Accounting tạo sẵn khi cài đặt chương trình. Người sử dụng có thể tùy chọn hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa. - Một tài khoản khi dùng để định khoản thì phải được khai báo trước ( đây là nguyên tắc bắt buộc ), tài khoản này có thể được mở chi tiết căn cứ vào tài khoản cấp 1 theo dạng sau: Tài khoản chi tiết = Mã tài khoản cấp 1+ Mã đối tượng theo dõi - Bảng Tài Khoản ( BDMTK ): Bảng này dùng để khai báo các tài khoản kế toán theo chuẩn mực kế toán quy định mà công ty đang áp dụng. Tuy nhiên, trong phạm vi nội bộ của công ty, người sử dụng có thể khai báo thêm hoặc sửa đổi các tài khoản đã có sẵn sao cho phù hợp công tác kế toán tại Công ty. - Tương tự như vậy, khi cần thiết, kế toán có thể khai báo cho các tài khoản khác song cần lưu ý rằng tất cả các tài khoản khi báo đều phải được quy định dưới dạng chuỗi ( Format/Cell/Number/Text hoặc có dấu nháy đơn dứng trước tài khoản ) và đối với các tài khoản từ Loại 1  Loại 4 đều phải có Mã Cấp đi kèm. Việc khai báo thêm Mã Cấp là quy định bắt buộc của chương trình. Song nếu không thể nhớ Mã Cấp thì Kế toán có thể dùng chức năng điền Mã cấp tự động cho từng tài khoản hoặc Điền cho hàng loạt tất cả các tài khoản đã khai báo thông qua thực đơn lệnh của chương trình như sau: Mụch đích của việc khai báo các tài khoản: + Cuối kỳ kế toán, khi tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ sẽ không bị thiếu hay sai sót số liệu. + Cho phép theo dõi các đối tượng có phát sinh liên quan dưới dạng chi tiết nhất khi có phát sinh vv. + Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, so sánh hoặc in lại các sổ sách báo cáo kế toán khi cần thiết.  Khai báo Số dư đầu kỳ: Sau khi hoàn tất việc khai báo các tài khoản, Kế toán viên phải khai báo Số dư đầu kỳ cho các tài khoản (nếu có) dù Doanh nghiệp mới thành lập và đi vào hoạt động hay doanh nghiệp đang hoạt động. Việc khai báo các Số dư này sẽ được thực hiện trên Bảng BDMTK ứng với từng tài khoản. (Số dư đầu kỳ này được lấy từ Số dư cuối kỳ của kế toán kỳ trước) Trong đó:  Số lượng tồn đầu kỳ: Mục này thường khai báo đối với các tài khoản cần theo dõi số lượng như nhóm tài khoản: Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa - thành phẩm ( TK: 152, 153, 155, 156 )  Số dư đầu kỳ: Cho biết trị giá của từng tài khoản tại thời điểm đầu kỳ kế toán. KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 7/17 Bảng BDMTK là bảng lưu trữ tài khoản và các số phát sinh của kỳ kế toán. Mặc dù tháng này có thể không có phát sinh, Doanh nghiệp mới đi vào hoạt động hay chưa sử dụng phần mềm này, song vẫn phải thực hiện vì kết quả của nó có sự ảnh hưởng đến việc Quyết toán cuối kỳ & Báo cáo tài chính. - Một số nguyên tắc khi khái báo cho các tài khoản đặt biệt như sau: ( xem thêm phần phụ lục)  Tài khoản Công nợ khách hàng Nếu tại Công ty có các hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng phải thu hoặc phải trả thì có thể khai báo bổ sung thêm các thông tin có liên quan dưới dạng tài khoản chi tiết để sau này lên bảng tổng hợp công nợ khách hàng phải thu hoặc phải trả được tiện lợi hơn Ví dụ: Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng (1311.xx: thu ngắn hạn; 1312.xx: thu dài hạn) Tài khoản 331: Phải trả cho người bán; Các tài khoản được mở chi tiết dưới dạng như sau: SốHiệuTK : Tên Tài Khoản 1311.ACB : Ngân Hàng Á Châu 1311.IXM : Công Ty Xuất Nhập Khẩu ImexCo 3311.HA : Công Ty Hoàng Anh – Gia Lai 3311.AP : Công Ty Hóa Chất An Phụng  Tài khoản Tài sản cố định Các thông tin có liên quan đến tài sản cố định là những thông tin quan trọng của Doanh nghiệp, vì vậy, người sử dụng cần khai báo đúng và đầy đủ các thông tin này thì chương trình sẽ có cơ sở giúp cho kế toán giảm bớt được nhiều việc làm thủ công trong việc tính và trích khấu hao tài sản cố định từng kỳ cũng như lên BẢNG TỔNG HỢP KHẤU TÀI SẢN CỐ ĐỊNH cuối kỳ. Ví dụ: Tài khoản 211xxxxx: Tài Sản Cố Định. Cách khai báo tài khoản chi tiết như sau: SốHiệuTK : Tên Tài Khoản 2112.NX : Nhà Xưởng Sản Xuất 2113.OTO : Ô Tô Giám Đốc 2114.XETAI : Xe Tải Vận Chuyển Hàng Hóa Tương tự như vậy, đối với tài khoản 214 là tài khoản hao mòn TSCĐ, khi khai báo thì nên khai báo các tài khoản chi tiết ứng với TSCĐ để tiện việc tập hợp số phát sinh hao mòn lũy kế. Ví dụ: Tài khoản 214xxxxx : Hao Mòn Tài Sản Cố Định Cách khai báo một số tài khoản chi tiết như sau: SốHiệuTK : Tên Tài Khoản 2141.NX : Nhà Xưởng Sản Xuất 2141.OTO : Ô Tô Giám Đốc 2141.XETAI : Xe Tải Vận Chuyển Hàng Hóa  Một số thông tin có liên quan đến tài khoản cần nhớ khi khai báo:  Mã Cấp: Mã Cấp tương ứng phù hợp với từng tài khoản khi lập Bảng Cân Đối Kế Toán  SốHiệuTK: Là Số hiệu tài khoản chi tiết cụ thể và được dùng khi định khoản các nghiệp kế toán  Loại tài khoản: Cho biết phát sinh sẽ tăng bên nào.  Nếu phát sinh tăng bên NỢ thì loại tài khoản sẽ là “N”, ví dụ như nhóm tài khoản 1,2,6,8 trừ các tài khoản dự phòng & hao mòn.  Nếu phát sinh tăng bên CÓ thì loại tài khoản là “C”, ví dụ như nhóm các tài khoản: 3, 4, 5, 7, 9 và các tài khoản dự phòng & hao mòn trừ các tài khoản 521, 531, 532. ( Mặc định chương trình đã được khai báo đúng theo yêu cầu ).  Tên tài khoản: Là tên gợi nhớ cho tài khoản, người sử dụng có thể tự đặt tên cho phù hợp. Ví dụ: SốHiệuTK : LoạiTK : Tên Tài Khoản 1311.ACB : N : Ngân Hàng Á Châu 1311.IXM : N : Công Ty Xuất Nhập Khẩu ImexCo 3311.HA : C : Công Ty Hoàng Anh – Gia Lai 3311.AP : C : Công Ty Hóa Chất An Phụng KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 8/17 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Sổ Định Khoản: Hay bảng này còn gọi là sổ SoKTMay . Hàng ngày, tế toán có nhiệm vụ cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong bảng này.  Cấu trúc xây dựng sổ này gần như là một hóa đơn chứng từ gốc, vì vậy kế toán rất dễ thực hiện việc định khoản và nhập số liệu. Song cần phải lưu ý rằng khi định khoản vào bảng này sẽ được định khoản dưới dạng định khoản đơn, tức là 1 TKGhiNo sẽ đối ứng ghi có với 1 TKGhiCo. Như vậy, nếu một nghiệp vụ mà có nhiều TKGhiNợ hoặc nhiều TKGhiCó thì kế toán phải tách ra thành các nghiệp vụ đơn. - Các nghiệp vụ đơn này sẽ được lưu trên từng dòng của bảng, nó giúp cho kế toán dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi khi cần thiết. Nội dung một số cột thông tin cần biết khi định khoản:  Số Serie: Chính là Số Serie của hóa đơn, chứng từ phát sinh  Ngày Ghi Sổ: Là ngày ghi nhận các nghiệp vụ kế toán vào ảng này  Số Hóa Đơn/Số Phiếu Thu-Chi/Số Phiếu Nhập-Xuất: Là số hóa đơn, chứng từ tùy theo từng loại mà kế toán ghi vào cột tương ứng ( nếu có ) dùng để in các chứng từ này theo yêu cầu nghiệp vụ. (Cách lập số phiếu: Phiếu thu: PTxx/yy; Phiếu chi: PCxx/yy; Phiếu nhập: PNxx/yy; Phiếu xuất: PXxx/yy, trong đó: xx: ngày lập phiếu, yy: tháng lập phiếu. Ví dụ: PT15/02: Lập ngày 15 tháng 02)  Các thông tin có liên quan đến Hóa Đơn GTGT như Tên Cơ Sở Kinh Doanh, Mã Số Thuế, Thuế GTGT, Thuế Suất Thuế GTGT (“K”,”0%”,”5%”,”10%”, thêm "N" đằng sau thuế suất nếu là hàng nhập khẩu, ví dụ: "10%N" ), kế toán cần ghi nhận đầy đủ để lên Bảng Kê Hóa Đơn Chứng Từ Hàng Hóa Mua Vào/Bán Ra cuối tháng và lập tờ khai thuế GTGT.  Số Lượng Phát Sinh: Ghi nhận số lượng phát sinh có liên quan đến các tài khoản như 152, 153, 155, 156, dùng để lập ra các bảng tổng hơp chiết số phát sinh trong kỳ cho các tài khoản này.  Nhiệm vụ hàng ngày của kế toán là cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế của công ty, ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế được bổ sung vào bảng, tất cả các sổ và các bảng khác có liên quan cũng sẽ tự động được cập nhật, tức là dữ liệu luôn được làm tươi (Refresh) nhất.  Một điều cần lưu ý là trong quá trình thực hiện các định khoản kế toán, sẽ luôn phải kiểm tra xem tài khoản đang được định khoản đã khai báo trong Bảng Danh Mục Tài Khoản chưa, (vì nếu chưa khai báo thì sẽ bị sót số liệu khi tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, làm sai lệch kết quả cuối kỳ) . để giúp cho việc kiểm tra này thuận tiện và đơn giản, người sử dụng chỉ việc lọc ra các bút toán có ghi chữ " #N/A !" trên hai cột: KiểmTraTKNợ và KiểmTraTKCó trên Sổ Kế Toán Máy  Thực hiện kiểm tra bằng cách đứng tại SoKTMay và ra lệnh ( xem hình ) hoặc chọn nút: [Cập nhật – kiểm tra các định khoản] trên màn hình nhập liệu của sổ kế toán máy.  Như vậy, kế toán phải bổ sung các tài khoản trên vào trong BDMTK. Sổ Kế Toán Máy sẽ tự động cập nhật và điền vào tên tài khoản tương ứng.  Xem ví dụ sau sẽ thấy một số tài khoản chưa khai báo sẽ nhận được thông báo là # N/A! trong 2 cột kiểm tra KiểmTraTKNo và KiểmTraTKCo, cần phải bổ sung cho các tài khoản này vào BDMTK. Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1. Rút tiền gửi ngân hàng ACB nhập quỹ tiền mặt: 20,000,000đ 2. Chi tiền tạm ứng cho anh Tuấn đi công tác nước ngoài: 15,000,000đ 3. Mua tài sản cố định (Tủ Lạnh): 4,500,000đ 4. Mua nguyên liệu hóa chất của công ty Hoàng Anh: Số lượng 100kg, số tiền là: 2,000,000đ, Thuế GTGT 10% KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 9/17  Như vậy, kế toán sẽ thực hiện ghi các bút toán vào bảng như sau: Số Chứng Từ Ngày Chứng Từ Diễn Giải TKGhiNo TKGhico Số Lượng PS Số Tiền PS Thuế GTGT Thuế Suất Thuế GTGT KiểmTra TKNo KiểmTra TKCo 0001 01/04/2006 Rút TGNH Nhập Quỷ TM 1111 1121.ACB 20,000,000 Tền mặt VNĐ # N/A! 0002 02/04/2006 Chi Tạm ứng Anh Tuấn 141T 1111 15,000,000 Tạm ứng anh T Tền mặt VNĐ 0003 03/04/2006 Mua Tủ Lạnh LG 180L 211.TL 1111 4,500,000 # N/A! Tền mặt VNĐ 0004 04/04/2006 Mua hóa chất 01 1521.01 3311.HA 100 2,000,000 200,000 10% NVL-hóa chất 01 # N/A! GTGT được khấu trừ 13311 3311.HA 200,000 (Lưu ý: Bảng ví dụ trên chỉ mang tính minh họa vì một số cột của bảng đã bị che khuất) Kết chuyển số dư cuối kỳ - Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, kết chuyển chi phí, doanh thu và xác định lãi lỗ. - Kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ trong KTAst _ Accounting được ứng dụng tự động thực hiện. Người sử dụng không phải thao tác để kết chuyển số dư mà chỉ cần chọn lệnh: - Chương trình sẽ tự động sắp xếp lại các tài khoản theo trật tự nhất định và tính toán các số phát sinh Nợ/Có và tính Số dư cuối kỳ cho các tài khoản. - Đối với các tài khoản trung gian từ Loại 5  Loại 9, kế toán sẽ căn cứ vào số dư cuối kỳ mà các tài khoản đó đã phát sinh trong kỳ, ( Quan sát số dư cuối kỳ của các tài khoản này trong BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN đã được chương trình tự động cập nhật ), nếu tài khoản nào có số dư cuối kỳ, kế toán thực thực hiện ghi nhận bút toán đó vào trong Sổ Định khoản với số tiền phát sinh chính là Số dư cuối kỳ đã được tập hợp trong kỳ. Ví dụ: - Trong kỳ: Tài khoản 5112: Doanh thu bán hàng có số dư cuối kỳ là 12,093,500đ - Như vậy, kế toán sẽ định khoản như sau: TKGhiNo TKGhiCo SốTiềnPS 5112 911 12,093,500 Cách 1: - Số tiền này kế toán copy từ bên BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN và dán vào ô tương ứng ở bên SỔ KẾ TOÁN MÁY. ( Nếu nhớ thì dùng tay nhập trực tiếp vào ) - Nếu dùng phương pháp sao chép – dán thì phải sử dụng DÁN ĐẶC BIỆT (Edit\Paste Special)  trong hộp hội thoại chọn (o) Value ( tức là chỉ sao chép giá trị của ô ), chọn <Paste link>, (Nếu có sự thay đổi thì dữ liệu của các nghiệp vụ thì dữ liệu vừa sao chép sẽ được tự động cập nhật lại) Cách 2: - Thực hiện nhập bút toán cần kết chuyển trước, sau đó đặt con trỏ tại ô chứa số tiền của bút toán cần kết chuyển và ra lệnh như sau: KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp 10/17 - Làm xuất hiện hộp chọn lựa như sau: - Chọn số tiền tương ứng cần điền vào bút toán và click chuột vào nút <<Chọn>>. - Tương tự như vậy cho các tài khoản loại 6,7,8. Song kế toán cần lưu ý một số bút toán kết chuyển có dạng sau: Diễn Giải TKGhiNo TKGhiCo Số Tiền Phát Sinh Kết chuyển thuế GTGT của hàng bán trả lại, giảm giá, chiết khấu 33311 33313 Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ 33311 1331 Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ 33311 1332 Kết chuyển chi phí của SX chính 154.xxx 62x.xxx Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại 5112 532 Kết chuyển doanh thu thuần 5112 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 Kết chuyển giá vốn bán hàng 911 6411 Kết chuyển giá vốn bán hàng 911 6412 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 6414 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6421 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6422 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6423 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6424 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6425 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6426 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6427 Kết chuyển chi phí QLDN 911 6428 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính 5151 911 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính 5152 911 Kết chuyển các khoản thu nhập khác 7111 911 Kết chuyển các khoản thu nhập khác 7112 911 Kết chuyển hoạt động tài chính 911 6351 Kết chuyển hoạt động tài chính 911 6358 Kết chuyển hoạt động khác 911 811 Kết chuyển lãi (lỗ) 911 (421) 421 (911) - Xác định lãi (lỗ) trong kỳ: Lấy Tổng Doanh Thu - Tổng Chi Phí (Hay chính là lấy số tiền tập hợp được của các tài khoản GhiCó 911 trừ đi số tiền tập hợp được của các tài khoản GhiNợ 911). nếu kết quả là “dương” tức là Lãi, nếu kết quả là “âm” tức là Lỗ  Nếu Lãi: Ghi Nợ 911 và Ghi có 421  Nếu Lỗ : Ghi Nợ 421 và Ghi có 911 (Lưu ý là nếu lỗ thì số tiền vẫn phải ghi nhận là số dương, tuyệt đối không được ghi số âm vì sẽ làm cho kết quả của kỳ kế toán hoàn toàn sai lệch) [...]... Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp Chuyển sổ kế toán sang kỳ sau - Sau khi hoàn tất công việc trên của một ký kế toán, để tiếp tục công việc cho kỳ kế toán mới, kế toán cần phải thực hiện các công việc sau: + Sao lưu BDMTK và toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế của kỳ kế toán (SoKTMay) vừa hoàn tất vào 1 file mới và ghi tên tháng năm tương ứng + Việc sao lưu giúp cho kế toán có thể dùng lại các kỳ kế toán đó bất... sách báo cáo kế toán - Kế toán lần lượt thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ các sổ sách có liên quan trước khi thực hiện việc in để nộp và báo cáo cuối kỳ - Việc cập nhật thực hiện bằng cách: [Kế toán]  [Cập nhật-tính toán toàn bộ dữ liệu] - Chương trình được thiết kế để theo dõi và ghi nhận thông tin kế toán cho nhiều kỳ khác nhau Trong kỳ kế toán đầu tiên (dù kỳ kế toán được áp dụng có thể là tháng,... tiết thêm thì kế toán tự thực hiện và chọn lệnh để cập nhật lại) Quy trình đăng ký sử dụng chương trình Bước 1: Xác định số Serial nhận dạng máy vi tính mà bạn cài đặt ứng dụng: - Thao tác: Đăng nhập vào KTAst_Accounting, chọn menu Trợ giúp chương trình  Đăng ký sử dụng - Màn hình đăng ký sử dụng xuất hiện, sử dụng số Serial do người cung cấp cấp cho người sử dụng chương... chế độ lọc ở BCDPS  Chọn mục "All" nhằm thực hiện cho việc tính số lũy kế trong kỳ kế toán (áp dụng cho phiên bản có sử dụng BCDPS tổng hợp và dùng cho kỳ kế toán là Tháng/Quý) + Chuyển sổ sang kỳ mới thì chọn: (Chỉ được phép dùng lệnh này 1 lần khi đã hoàn tất việc in sổ kế toán và Báo cáo tài chính) - Sau khi chuyển sổ kế toán, toàn bộ các nghiệp vụ trong SoKTMay sẽ bị xóa hết, BDMTK sẽ có số... bị xóa hết, BDMTK sẽ có số dư đầu kỳ mới là số của cuối kỳ trước vừa chuyển sang, thực hiện chọn lệnh: [Cập nhật–tính toán lại toàn bộ dữ liệu] để làm tươi mới lại dữ liệu chương trình - Kế toán thực hiện công việc kế toán cho kỳ kế toán mới bình thường như đã hướng dẫn ở trên Hướng dẫn mở một số tài khoản đặc biệt 1 Tài khoản 1388 – “Các khoản phải thu khác”: được mở chi tiết như sau: 1388GT : Chi... cứ khi nào cần thiết và quan trọng nhất là tập hợp toàn bộ kết quả của 12 tháng trong năm để phục vụ cho việc quyết toán cuối năm (đây là công việc có nhiều khó khăn nhất mà kế toán thường gặp phải) + Như vậy, cứ sau mỗi kỳ hoàn tất, kế toán phải thực hiện việc sao lưu để bảo toàn dữ liệu và chuẩn bị cho một kỳ kế toán mới - Việc chuyển kỳ kế toán thực hiện như sau: - Lưu ý: Trước khi chuyển sổ, phải... hoạt động trước đó) thì người làm công tác kế toán vẫn phải khởi tạo cho kỳ này bằng cách nhập vào ô A3 trong sổ kế toán máy: Ngày/Tháng/Năm dùng để in sổ và báo cáo - Sau đây là cách thức thực hiện việc in sổ kế toán từ thực đơn như sau: 1 In các hóa đơn Thu/Chi/Nhập/Xuất - Phiếu thu: Đặt con trỏ tại dòng có chứa bút toán thu tiền trong SoKTMay và ra lệnh: Kế toán  Hóa đơn – Chứng từ  Phiếu thu, chương... bút toán trùng lặp) + Sau khi đã bổ sung bút toán vào sổ, thực hiện chạy lệnh: [Cập nhật – tính toán lại toàn bộ số liệu] và kiểm tra xem số liệu đã tập hợp đầy đủ chưa bằng cách xem biểu thức sau: Tổng số tiền phát sinh trong kỳ = Tổng số tiền có trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Thực hiện in sổ sách kế toán theo quy định 12/17 KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp In sổ sách báo cáo kế toán. .. KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp điền vào bản đăng ký sử dụng Bước 2: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp mà bạn bạn đăng ký sử dụng chương trình theo mẫu: Chú ý: Chúng tôi chỉ cung cấp Mã sản phẩm chương trình khi đã nhận được khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản tại ngân hàng Ngay sau khi nhận được tiền, chúng tôi sẽ gửi thư tới bạn và cung cấp mã số sử dụng chương trình... ra giấy + Lặp lại các thao tác trên cho các sản phẩm còn lại 11/17 KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp - Kết quản nhận được như sau: Kiểm tra các chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là một hình thức tập hợp số tiền phát sinh của các bút toán trong kỳ, đặc điểm của hình thức kế toán này như sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ tập hợp toàn bộ các chứng từ ghi sổ trong