Tài liệu hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice là phần mềm được thiết kế để đáp ứng quy trình nghiệp vụ về khởi tạo, phát hành, quản lý, in ấn, bảo mật hóa đơn cho doanh nghiệp khi chính thức thực hiện theo Nghị định 51/2010-N.Đ/CP, Thông tư 153/2010/TT-BTC, Thông tư 13/2011/TT-BTC và Quyết định số 2905/QĐ-BTC.

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Tài liệu hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Mục lục 1 Giới thiệu phần mềm Fast Invoice 3 1.1 Một số chức năng chính của Fast Invoice 3 1.2 Một số tiện ích của Fast Invoice . 3 1.3 Văn bản pháp lý . 3 1.4 Khả năng tương thích – tích hợp – mở rộng 4 1.5 Chính sách, dịch vụ hỗ trợ . 4 1.6 Tài liệu hướng dẫn sử dụng . 4 2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ in hóa đơn . 5 2.1 Sơ đồ thực hiện 5 2.2 Diễn giải sơ đồ thực hiện . 5 2.3 Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ . 7 2.3.1 Lập quyết định áp dụng tự in hóa đơn . 7 2.3.2 Tạo hóa đơn 10 2.3.3 Thông báo phát hành hóa đơn 13 2.3.4 Lập hóa đơn, in, xóa bỏ hóa đơn . 16 2.3.5 Hủy hóa đơn 38 2.3.6 Mất, cháy, hỏng hóa đơn . 41 2.3.7 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn . 43 2.3.8 Xác minh thông tin hóa đơn . 45 3 Một số báo cáo khác 49 3.1 Báo cáo bán hàng 49 3.2 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra . 49 4 Phân quyền sử dụng 51 4.1 Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn và in hóa đơn 51 4.2 Phân quyền quyển chứng từ 53 5 Một số tiện ích trong chương trình . 55 Fast Software Co., Ltd. 1/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 5.1 Tra cứu lịch sử in hoá đơn . 55 6 Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm Fast 56 Fast Software Co., Ltd. 2/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Phần mềm in hóa đơn Fast Invoice 1 Giới thiệu phần mềm Fast Invoice Fast Invoice là phần mềm được thiết kế để đáp ứng quy trình nghiệp vụ về khởi tạo, phát hành, quản lý, in ấn, bảo mật hóa đơn cho doanh nghiệp khi chính thức thực hiện theo Nghị định 51/2010- N.Đ/CP, Thông tư 153/2010/TT-BTC, Thông tư 13/2011/TT-BTC và Quyết định số 2905/QĐ-BTC. 1.1 Một số chức năng chính của Fast Invoice • Lập quyết định tự in hóa đơn gắn với các loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng để tự in; • Lập thông báo phát hành hóa đơn gắn với các loại hóa đơn đã được quyết định sử dụng, chi tiết thông tin phân quyền, phân nhiệm lập và quản lý hóa đơn; • Khởi tạo mẫu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, dạng thức in, thông tin doanh nghiệp in gắn kèm với thông tin thông báo phát hành; • Thực hiện lập nội dung hóa đơn từ giao diện phần mềm; • Quản lý hóa đơn: đã lập, chưa lập, đã in, đã in bản sao… • Lưu vết liên quan đến việc in, xóa hóa đơn. • Mã hóa thông tin hóa đơn thành dạng code và mã vạch nhận diện duy nhất cùng với công cụ giải mã trên phần mềm nhằm chống lại các hình thức gian lận hóa đơn như in mạo danh, in giả hóa đơn. • Thông báo mất, hỏng, hủy, xóa bỏ và báo cáo sử dụng hóa đơn, thống kê chi tiết hóa đơn; • Truyền dữ liệu sang phần mềm HTKK của Tổng cục thuế; • Lập bảng kê và tờ khai trực tiếp từ Fast Invoice. • Bảo mật truy cập, phân quyền sử dụng cho những người sử dụng. 1.2 Một số tiện ích của Fast Invoice • Tạo sẵn các loại hóa đơn như: Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn bán hàng (dành cho khu phi thuế quan)\ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ\ Phiếu xuất kho gửi đại lý… • Người sử dụng dễ dàng tự tạo mẫu hóa đơn, có thể chèn hình ảnh, logo, thay đổi tiêu đề, thay đổi chữ ký, thay đổi nội dung không bắt buộc, đưa được vào khẩu hiệu, slogan của doanh nghiệp. Với mỗi mẫu hóa đơn có các chứng năng đi kèm: Quyết định sử dụng mẫu, Đăng ký sử dụng mẫu, Sửa mẫu kèm theo quyết định, Hủy mẫu… 1.3 Văn bản pháp lý (1). Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (2). Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 28/09/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (3). Công văn số 4964/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh ngày 5/8/2010 V/v chuẩn bị thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14.5.2010 của Chinh Phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (4). Công văn số 3253/TCT-TTHT ngày 25/8/2010 V/v Đẩy mạnh tuyên truyền, hỗ trợ thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ. Fast Software Co., Ltd. 3/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice (5). Quyết định số 2905/QĐ-BTC, Đính chính Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (6). Công văn số 7702/CT – TTHT của Cục thuế TP Hồ chí Minh ngày 19 tháng 11 năm 2010 trả lời về việc Thiết kế mẫu hóa đơn tự in, đặt in theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (7). Công văn của Tổng cục Thuế số 5174/TCT-CS ngày 20/12/2010 về việc tăng cường công tác tuyên truyền DN đặt in hóa đơn (8). Công văn của Tổng cục Thuế số 5132/TCT-CS ngày 15/12/2010 về việc trả lời một số vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư 153/2010/TT-BTC. (9). Công văn của Tổng cục Thuế số 5129/TCT-TVQT ngày 15/12/2010 về việc một số quy định về in, sử dụng hoá đơn. (10). Công văn 7333-BTC-TCT ngày 24/6/2008 hướng dẫn xử lý cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. 1.4 Khả năng tương thích – tích hợp – mở rộng • Truyền dữ liệu sang phần mềm HTKK của Tổng cục thuế; • Chuyển số liệu sang phần mềm kế toán của FAST. • Tích hợp tra cứu số mã vạch. 1.5 Chính sách, dịch vụ hỗ trợ • Tải (download) phần mềm trực tiếp từ trang web www.fast.com.vn. Đăng ký bản quyền, cấp tên doanh nghiệp sử dụng qua email. • Cập nhật tự động online cho người dùng khi có cải tiến kỹ thuật hoặc sửa đổi văn bản chính sách có liên quan; • Hỗ trợ, tư vấn sử dụng miễn phí qua yahoo chat messenger, diễn đàn cộng đồng người sử dụng phần mềm FAST (www.fast.com.vn/diendan) • Cài đặt, đào tạo sử dụng, thiết kế, căn chỉnh hóa đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp. 1.6 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Tài liệu này giúp khách hàng hiểu được quy trình để áp dụng hình thức hóa đơn tự in và có thể thực hiện được từng bước trên phần mềm. Tài liệu này còn sử dụng để cơ quan thuế đào tạo, hướng dẫn các doanh nghiệp tự in hóa đơn trên phần mềm Fast Invoice. Fast Software Co., Ltd. 4/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ in hóa đơn 2.1 Sơ đồ thực hiện Trách nhiệm thực hiện Qui trình tự in hóa đơn Kết quả đầu ra Người nộp thuế Lập quyết địn h á p d ụng hóa đơn tự in Tạo mẫu hóa đ ơn Lập th ô n g báo phát h àn h hóa đơn N ộp q uyết đ ịn h, thông b á o phát hành và các mẫu hóa đ ơn N hậ n quyết đ ịnh, thông b á o phát hành và cá c m ẫu h ó a đơn P hả n h ồi (không hợ p lệ) ( H ợ p l ệ ) Lập, in, quả n lý v à s ử dụ ng hóa đơn Lập và n ộp b áo cáo tìn h hìn h sử dụng h óa đơn Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in Người nộp thuế Các mẫu hóa đơn sẽ sử dụng Người nộp thuế Thông báo phát hành hóa đơn Người nộp thuế Cơ quan thuế quản lý trực tiếp Cơ quan thuế quản lý trực tiếp Thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp Người nộp thuế Hóa đơn Thông báo kết quả hủy hóa đơn Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Người nộp thuế Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 2.2 Diễn giải sơ đồ thực hiện TT Nội dung công việc Mô tả chi tiết Fast Software Co., Ltd. 5/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 1 Quyết định tự in hóa đơn Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in. Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính (mẫu có sẵn trên phần mềm Fast Invoice). 2 Tạo mẫu hóa đơn. Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đúng với các nội dung hướng dẫn tại Thông tư 153/2010/TT-BTC và quyết định 2905/QĐ-BTC. 3 Thông báo phát hành hóa đơn Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành kèm theo quyết định 2905/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi kèm với các mẫu hóa đơn tự in cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng in hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ. 4 Lập hóa đơn, in, quản lý và sử dụng hóa đơn Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ được lập và in hóa đơn, sử dụng hóa đơn theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn. Phần mềm cho phép thực hiện các công việc: Thống kê chi tiết hóa đơn, Thông báo huỷ hóa đơn, Báo cáo hỏng, cháy, mất hóa đơn 5 Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu của quyết định 2905/QĐ-BTC) Lưu ý: Mỗi số hóa đơn gắn với ký hiệu hóa đơn và mẫu hóa đơn chỉ được sử dụng một lần. Fast Software Co., Ltd. 6/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 2.3 Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ 2.3.1 Lập quyết định áp dụng tự in hóa đơn Menu thực hiện Quản lý hóa đơn/ Quyết định áp dụng hóa đơn tự in Chức năng - Doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn thì trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chương trình cho phép người sử dụng lập quyết định áp dụng hóa đơn tự in trong trường hợp này. Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu Fast Software Co., Ltd. 7/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Thông tin chung chung Tên công ty: Khai báo tên công ty Số ĐKKD: Khai báo số Giấy đăng ký kinh doanh Giám đốc: Tên người chịu trách nhiệm pháp luật của công ty Phòng/ Người đề nghị: Đối tượng đề nghị áp dụng quyết định tự in này Cục thuế: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty Ngày lập qđ: Ngày lập quyết định Ngày áp dụng tự in: Ngày áp dụng tự in hóa đơn Ngày qđ có hiệu lực: Ngày quyết định có hiệu lực Tab Các loại hóa đơn Stt: Số thứ tự Tên loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn công ty muốn tự in Mục đích sử dụng: Điền mục đích sử dụng loại hóa đơn này Tab Hệ thống thiết bị Stt: Số thứ tự Tên: Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) phục vụ cho tự in hóa đơn Bộ phận chịu trách nhiện: Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý thiết bị Tab Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan Stt: Số thứ tự Tên: Các bộ phận có liên quan đến tự in hóa đơn Trách nhiệm: Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan Lưu ý: Bắt buộc phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu thì chương trình mới cho lưu. In quyết định Các bước thực hiện in khi in quyết định mới nhập xong 1. Nhập quyết định mới 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn số liên quyết định cần in Fast Software Co., Ltd. 8/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Fast Software Co., Ltd. 9/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 2.3.2 Tạo hóa đơn Menu thực hiện Quản lý hóa đơn/ Tạo hóa đơn Chức năng: - Tạo những mẫu hóa đơn mà người sử dụng muốn sử dụng. Thông tin chi tiết quyển hóa đơn Mẫu hóa đơn: Chương trình tự hiện lên dựa theo những thông tin người sử dụng đã nhập Loại hóa đơn: Gồm 6 loại được quy định trong Thông tư số 153/2010/TT-BTC: - Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn xuất khẩu - Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ - Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý Fast Software Co., Ltd. 10/60 . Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Tài liệu hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Mục lục 1 Giới thiệu phần mềm Fast Invoice ......................................................................................................... cần in Fast Software Co., Ltd. 8/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Fast Software Co., Ltd. 9/60 Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice