PHẦN 5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THEO CHỨC NĂNG
5.1 Thiết lập cấu hình hệ thống
Chức năng này là nơi NSD thiết lập các nhóm phân hệ chứng từ của hệ thống kế toán thành nhiều loại như: Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán vật tư; công cụ dụng cụ; Kế toán TSCĐ;... để dễ dàng thao tác và quản lý.
Các phần hành Kế toán chính đăng ký ở mục này sẽ được hiển thị trong tất cả các phần.
Thao tác: Trên giao diện chính của phần mềm kích chọn mục (hoặc phím tắt Ctrl+1), chọn tiếp Đăng ký các phần hành kế toán trong phần Cấu hình (Hình số 26)
Giao diện làm việc:
Hình số 26: Giao diện Đăng ký thông tin phần hành kế toán Các bước tạo mới 1 phần hành kế toán:
Bước 1: Chọn Thêm mới (Ctrl+N) hoặc kích chuột trực tiếp vào dòng cuối để thêm mới một phần hành.
Bước 2: Nhập trực tiếp Mã phần hành, Tên phần hành trực tiếp vào dòng nhập mới.
Lưu ý: Thêm mới 1 phần hành thì Mã phần hành không được phép trùng nhau.
Bước 3: Chọn Giao diện cho phần hành kế toán.
Hiện tại, chương trình có 5 loại giao diện để lựa chọn:
- CT: Giao diện để nhập các loại chứng từ bình thường - TK: Giao diện này được chọn trong phần hành Tờ khai thuế
- VATR: Giao diện Thuế đầu ra, chọn trong phần hành Thuế GTGT đầu ra - VATV: Giao diện Thuế đầu vào, chọn trong phần hành Thuế GTGT đầu vào - XK: Giao diện Tính giá xuất kho, chọn trong phần hành Tính giá xuất kho Bước 4: Chọn Cha cho từng phần hành. Nếu bỏ chọn thì nhấn phím Delete.
Lưu ý: Chọn mã Cha cho các phần hành giúp sắp xếp chúng theo các nhóm phân hệ kế toán chính
Bước 5: Kích nút trên cột Sổ sách để chọn loại phiếu cần in cho từng chứng từ.
Ví dụ: Trên phần hành Thu tiền mặt kích nút tại cột Sổ sách. Sau khi bảng lựa chọn hiện lên, tích chọn vào Phiếu thu để in phiếu thu khi làm việc trên phần hành Thu tiền mặt
Chọn sau khi tích chọn phiếu và sổ sách cần in để lưu lại thay đổi.
Bước 6: Tích chọn trên cột Ẩn nếu không muốn sử dụng phần hành.
5.1.2 Đăng ký Nhóm chi tiết
Phần này giúp bạn Thêm mới, sửa hoặc xoá các Sổ chi tiết (các danh mục) tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN
Thao tác: Trên giao diện chính của phần mềm kích chọn mục (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+4), trong phần Cấu hình chọn tiếp phần Nhóm chi tiết. (Hình số 27)
Giao diện làm việc:
Hình số 27: Giao diện Đăng ký nhóm chi tiết Để đăng ký sổ chi tiết, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Thêm mới (Ctrl+N) hoặc kích chuột trực tiếp vào dòng cuối để thêm mới một loại phần hành.
Bước 2: Trên danh sách các sổ chi tiết, nhập vào các cột tương ứng Tên, Chú thích tên, Chú thích mã và Danh mục nhóm cho sổ chi tiết vào vị trí dòng vừa được thêm mới.
Bước 3: Chọn trong cột Nhóm cha để chọn mã cha cho danh mục
Ví dụ: Trên Danh mục Tài sản kích nút tại cột Nhóm cha. Sau khi bảng lựa chọn hiện lên, tích chọn vào Kế toán tài sản cố định để chọn nhóm cho Tài sản trong phần Danh mục
Ví dụ: Trên Danh mục Khách hàng kích nút tại cột Tài khoản, Chọn Tài khoản cần mở sổ chi tiết trong danh sách tài khoản ở bảng bên trái, chọn để chuyển TK đó sang bảng bên phải (Nếu muốn bỏ sổ chi tiết đã mở bạn làm ngược lại phần trên)
Chọn để lưu lại phần mới thay đổi.
Bước 5: Tích chọn trên cột Ẩn nếu không muốn sử dụng phần hành.
5.1.3 Mở sổ chi tiết cho tài khoản
Chức năng này được dùng để mở sổ chi tiết cho những tài khoản cần theo dõi chi tiết.
Để mở sổ chi tiết, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau đây:
Cách 1: Chọn Tài khoản cho từng Sổ chi tiết
(Bạn thực hiện tương tự như Bước 4 trong mục 5.1.2) Cách 2: Chọn Sổ chi tiết cho từng Tài khoản
Các bước mở sổ chi tiết cho tài khoản:
Bước 1: Chọn (hoặc phím tắt Ctrl+3), trong phần Kế toán tổng hợp chọn Danh mục tài khoản, chọn tại cột Chi tiết để mở Sổ chi tiết cho tài khoản muốn mở sổ.
(Hình số 28)
Hình số 28: Giao diện Danh sách Tài khoản
Bước 2: Sau khi chọn vào nút , phần mềm sẽ bật lên danh sách Sổ chi tiết đã tạo trong Nhóm chi tiết để bạn lựa chọn sổ cần mở.
Lưu ý: Tích chọn vào cột Số dư đối với những TK mở sổ có số dư cuối kỳ
Tích chọn vào cột Nợ, Có đối với những TK mở sổ không có số dư cuối kỳ.
Bước 3: Khi chọn xong Sổ chi tiết cho Tài khoản đó, chọn để ghi lại lựa chọn
5.1.4 Nhập chi tiết Tài khoản Các thao tác nhập chi tiết như sau:
Bước 1: Chọn hoặc phím tắt Ctrl + 3 (Hình số 29) Bước 2: Chọn tên Sổ chi tiết cần nhập
Bước 3: Chọn Thêm mới (Ctrl+N) hoặc kích chọn vào dòng cuối cùng để thêm mới 1 chi tiết
Hình số 29: Giao diện nhập Danh mục sổ chi tiết Bước 4: Nhập chi tiết trên các cột tương ứng
Nếu bạn muốn tạo nhiều cấp cho chi tiết đó, bạn chọn phần Chọn cấp trên để chọn mã cha cho chi tiết đó, Chọn Hiển thị cây (F3) để xem cây danh mục của Sổ chi tiết đó.
5.1.5 Đăng ký tính chất tài khoản
Chức năng này giúp thiết lập tính chất cho tài khoản hoặc đăng ký những tài khoản được sử dụng trong từng loại chứng từ.
Để đăng ký tính chất tài khoản, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn (Ctrl+4), chọn tiếp Đăng ký tính chất tài khoản trong mục Cấu hình (Hình số 30)
Bước 2: Chọn loại tính chất cần đăng ký trong bảng Đăng ký tính chất tài khoản Bước 3: Chọn Tài khoản cần đăng ký trong Danh sách tài khoản
Bước 4: Chọn để thêm vào Danh sách tài khoản đăng ký