Tài li u Microsoft Access 2000 CH Ch ng – Report NG VI: BÁO BI U (REPORT) 6.1 Gi i thi u 6.1.1 Ý ngh a i v i vi c qu n lý c s d li u m t yêu c u không th thi u t o báo cáo Microsoft Access ã cung c p cho m t công c r t m nh thi t k báo cáo, ó Report Sau thi t k c m t Report hoàn ch nh l u l i, có nhu c u s d ng n ch c n m Report, Accees s l y d li u hi n có c s d li u in Trong Access, Report c s d ng : - T ch c hi n th d li u theo nhóm - Th ng kê d li u theo nhi u hình th c khác nh tính t ng, m, … - Báo bi u có th ch a m t báo bi u (SubReport) th (Chart) - D li u c trình bày kèm theo hình nh, ng th ng,…nh m thu hút ng i xem ng t nh form, d li u ngu n c a report c l y t m t ho c nhi u table/query ho c t câu l nh SQL Chúng c g i d li u ngu n (Record Source) a Report 6.1.2 Các thành ph n (section) Report Hình - Report Header/Footer ( u/cu i báo bi u): Các u n, hình nh, tiêu , n m ph n s xu t hi n ch m t l n u/cu i báo bi u - Page Header/Footer (tiêu u/cu i trang): Các u n ph n xu t hi n u/cu i m i trang báo bi u - Detail: Th hi n d li u chi ti t Ngoài thành ph n trên, Report có hai thành ph n khác có báo cáo nhóm Group Header/Footer Các u n thành ph n s xu t hi n u/cu i m i nhóm báo bi u Trung t m tin h c- HAG Trang 77 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report 6.1.3 Phân lo i Báo cáo d ng c t (Columnar): Hi n th d li u m t c t nh ng in in nhi u c t, d ng thích h p l p th h c viên, th kho, th th vi n, Ví d : Hình 2 Báo cáo d ng b ng (Tabular): D li u hi n th nh c s d ng cho báo cáo d ng danh sách li t kê Ví d : m t danh sách, th ng Hình 3 D ng nhóm (Group): T ng t nh báo cáo d ng b ng nh ng d li u c phân theo t ng nhóm, m i nhóm ta có th th c hi n th ng kê nh tính t ng, trung bình, D ng th ng c s d ng th ng kê theo t ng nhóm Ví d : Hình Trung t m tin h c- HAG Trang 78 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report 6.2 T o Report 6.2.1 Trình t chung Phân tích yêu c u xác nh d li u ngu n cho báo cáo Có th t o tr c m t query làm d li u ngu n (n u c n) Tùy thu c vào lo i báo cáo (tabular, columnar, group) d li u ngu n (l y t t hay nhi u table/query), b n có th ch n m t cách thi t k sau: Dùng AutoReport: N u d li u l y t m t table/query Dùng Report wizard: N u d li u c l y t nhi u table/query thi t k : Dùng t o report không theo m u có s n Cách th ng dùng cho nh ng ng i ã rành v thi t k report Thêm u n vào, nh d ng, t thu c tính cho report u n (n u c n) B c th c hi n t ng t nh bi u m u Các u n th ng xu t hi n report label, textbox, line, rectangle L u óng bi u m u 6.2.2 T o báo cáo b ng AutoReport AutoReport t o báo cáo li t kê t t c d li u t m t table/query Trong c a s Database, click Reports khung Objects Click New m h p tho i New Report Hình Ch n m t lo i Autoreport sau ây: AutoReport: Columnar: T o báo cáo d ng c t AutoReport: Tabular: T o báo cáo d ng b ng Click ch n table/query ngu n cho report Click OK L u ý: B n c ng có th t o nhanh m t báo cáo d ng c t theo b c sau: Ch n table/query ngu n Th c hi n m t cách: Vào Insert/AutoReport, Click vào m i tên bên nh nút New Objects công c r i ch n AutoReport 6.2.3 T o báo cáo b ng Report Wizard Trình wizard s h i b n m t s thông tin v d li u ngu n, tr ng c n a vào báo cáo, cách nhóm d li u, cách th ng kê d li u, cách s p x p d li u,… trình thi t k s t o m t báo cáo c n c vào thông tin mà b n cung c p Trong c a s Database, click Reports khung Objects Trung t m tin h c- HAG Trang 79 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report Click úp vào m c Create report by using wizard bên khung ch a báo cáo a các tr ng vào report theo cách t ng t nh Form Wizard Click Next N u d li u ngu n c l y t nhi u table/query table/query có liên v i ti p t c b c 5, ng c l i, chuy n sang b c Ch n d ng báo cáo có phân nhóm hay không b ng cách ch n m t table/query khung bên trái c a h p tho i sau Tùy vào l a ch n c a b n, access s hi n th m u a báo cáo k t qu khung bên ph i Click Next Hình 6 Thêm vào phân nhóm (n u mu n) s p x p th t phân nhóm Báo cáo minh h a h p tho i sau c phân nhóm theo th t : MAKHO TENKHO, Tháng xu t hóa n (NGAYHD By Month) Click Next Hình 7 Ch n cách s p x p th ng kê d li u (click vào Summary Options) Các th ng kê có th dùng t ng, trung bình, nh nh t l n nh t Click Next Trung t m tin h c- HAG Trang 80 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report Hình 8 Ch n cách trình bày u n (Stepped, Block, Outline,…) h ng gi y in ng ho c ngang Click Next Ch n cách nh d ng u n trang trí cho báo cáo Click Next 10 t l i tên báo cáo (n u mu n) ch n ch m báo cáo xem (Preview the report) ho c ch nh s a (Modify the report's design) Click Finish u ý: Sau th c hi n b c 3, b n có th click nút Finish k t thúc vi c t o báo cáo b t k b c l i Khi ó Access s s d ng nh d ng ang s ng cho báo cáo b c l i Thông th ng sau t o báo cáo b ng công c AutoReport ho c Report wizard, b n c n ph i thi t k l i cho phù h p (xem ph n 6.3) 6.2.4 T thi t k Report Trong c a s Database, click Reports khung Objects Click New m h p tho i New Report Ch n Report Design ch n table/query ch a d li u ngu n cho báo cáo Click OK, Access s m Report ch Design b n thi t k l i ch Design, Access s hi n th h p tho i Field List ch a tr ng c a d li u ngu n B n a tr ng vào báo cáo b ng cách rê th t ng tr ng vào v trí mong mu n 6.3 Hi u ch nh report 6.3.1 Các thao tác c b n report M m t report: Click ph i vào tên report c a s Database ch n (1) Preview report: M report xem k t qu (2) Open report in design view: M Report ch nh s a u m t report ang thi t k : Nh n Ctrl+S ho c click nút l nh Save Xóa m t report: Ch n report c n xóa r i nh n Delete, sau ó nh n Enter xác nh n m t l n n a Trung t m tin h c- HAG Trang 81 Tài li u Microsoft Access 2000 6.3.2 Hi u ch nh report ch Ch ng – Report Design View Thông th ng, report sau c t o c n ph i c ch nh s a phù h p ti n hành ch nh s a m t report, tr c h t b n c n ph i m Design View Các thao tác c b n u n report c ng hi n t ng t nh i v i bi u m u Ngoài ch c n ng c a báo cáo th ng kê d li u in gi y nên thêm v n sau ây 6.3.3 Các thu c tính c a Report l i cho ch c th c c n xét u n report Các thu c tính c a Report u n c a Report c ng gi ng nh ã xét Form, c n xét thêm thu c tính sau 6.3.3.1 Thu c tính c a Report - Thu c tính Page Header/Footer: + All Pages: Các thành ph n u trang cu i trang c a báo bi u s in chung v i t c trang báo bi u + Not With Rpt Hrd: Các thành ph n u c a báo bi u s in m t trang riêng + Not With Rpt Frt: Các thành ph n cu i c a báo bi u s in m t trang riêng + Not With Rpt Hrd/Frt: C thành ph n u cu i c a báo bi u s c in riêng trang báo bi u - Thu c tính Picture Pages có giá tr : + All Pages: Hình nh xu t hi n t t c trang báo bi u + First Page: Hình nh ch xu t hi n trang u tiên + No Pages: Hình nh không xu t hi n b t k trang c a báo bi u 6.3.3.2 Thu c tính c a u n Report - CanGrow: N u Yes làm cho u n t ng u ch nh kích th c theo ph ng d c i v i d li u ch a tr ng b bu c vào - CanShrink: Khi u n không ch a d li u ho c d li u r ng, s ch a ch ó gi y cho báo bi u có nhi u ch tr ng N u mu n ng n ng a ta t thu c tính Yes, Microsoft Access t ng co m t u n d li u ó - HideDuplicate: N u Yes s che m t d li u u n n u giá tr c a trùng v i m u tin tr c ó, làm cho báo bi u d c h n 6.3.4 S p x p Access cho phép s p x p m u tin báo cáo theo m t th t ó nh tên theo th t ABC, s l ng theo th t t ng d n, B n có th s p x p t i a 10 tr ng có th th c hi n trình t o báo cáo b ng wizard ho c có th th c hi n ch Design View Cách th c hi n nh sau: Click ph i vào m t v trí tr ng report ch n Sorting and Grouping ho c vào menu View\Sorting and Grouping m h p tho i sau: Trung t m tin h c- HAG Trang 82 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report Hình Ch n tr ng mu n s p x p c t Field/Expression cách s p x p t ng n (Ascending) ho c gi m d n (Descending) c t Sort Order B n có th nh p t bi u th c (b t u b ng d u =) làm ch tiêu s p x p Ví d : s p x p theo tháng hóa n nh minh h a h p tho i trên) L p l i b c cho m i tr ng mu n s p x p dòng ti p theo u ý: Access s u tiên s p x p theo th t dòng t xu ng 6.3.5 Phân nhóm (Group d li u) i báo cáo có th có t i a nhóm M i nhóm th ng có c u t o b i thành ph n: Tiêu u nhóm (Group Header), nhóm (n u có), n i dung chi ti t i nhóm (Details), tiêu cu i nhóm (Group Footer) Tr ng phân nhóm u tiên có u tiên cao nh t g i nhóm 1, n u trùng n tr ng ti p theo nhóm 2, Ph n d li u chi ti t ch xu t hi n m t l n báo cáo n m nhóm có u tiên th p nh t Sau s p x p ta có th dùng tr ng/bi u th c ang xét nhóm d li u b ng cách t thu c tính nhóm (Group Properties) h p tho i Sorting and Grouping - Group Header/Footer: n (No)/hi n (Yes) tiêu u/cu i nhóm - Group On: Cách thi t l p nhóm, th ng Each Value - l y toàn b giá tr c a Field/Expression làm ch tiêu phân nhóm, có th dùng hàm Day, Month, n u tr ng ki u Date/Time, - Group Interval: Quy nh giá tr khác liên ti p Group On phân thành m t nhóm - Keep Together: M t s quy nh trình bày in + No: In theo ch m c nh + Whole Group: Ng t trang h t nhóm + With First Detail: In tiêu u nhóm dòng chi ti t u tiên m t trang * t thu c tính Group On nhóm tr ng/bi u th c i v i ki u li u khác nhau: D li u ki u chu i: Thu c tính Group On có th là: + Each Value: Nhóm m u tin n u chúng có giá tr Group Interval th ng có giá tr + PreFix Character: Nhóm m u tin n u có n ký t u gi ng nhau, v i n c quy nh Group Interval D li u ki u ngày tháng: Thu c tính Group On có th là: + Each Value: Nhóm m u tin có giá tr + Year, Qrt, Month, Week, Day, Hour, Minute: Nhóm m u tin có n m, quí, tháng, tu n, ngày, gi , phút Trong tr ng h p Group Interval qui nh có giá tr n m, quí, tháng, tu n, ngày, gi , phút liên ti p m t nhóm Trung t m tin h c- HAG Trang 83 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report Ví d : N u mu n báo bi u in theo nhóm tháng ta ch n Group On Month Group Interval D li u ki u s /ti n t : Thu c tính Group On có th là: - Each Value : Nhóm m u tin có giá tr vào m t nhóm - Interval: Nhóm m u tin có giá tr r i vào mi n quy nh thu c tính Group Interval 6.3.6 T o s th t T c a s thi t k Report, ta thêm m t Text Box vùng Details t thu c tính cho Text Box nh sau: + Control Source =1 + Running Sum: Ch n m t tùy ch n sau : - Over All: th t trang t m u tin u n m u tin cu i - Over Group: th t t ng nhóm - No: Không t o s th t 6.3.7 ánh s trang M report ch Design View Hi n th thành ph n Page Header/Footer n u ch a c hi n th (vào View\Page Header/Page Footer) T o m t Textbox vùng Page Header ho c Footer tùy theo v trí mu n t trang S d ng phép toán ghép chu i hàm h th ng [Page] (hi n th s trang ang xem) [Pages] (hi n th t ng s trang) t o bi u th c ánh s trang cho report Bi u th c c nh p vào thu c tính Control Source c a Text Box ã o b c Ví d : hi n th s trang d ng Trang x/n, b n nh p bi u th c = “Trang “ & [Page] & “/” & [Pages] vào thu c tính Control Source c a textbox 6.3.8 nh d ng trang In báo cáo 6.3.8.1 Thi t l p trang in M Report ch Design View ho c Print Preview Vào File\Page Setup + Click vào Margins Thi t l p kho ng cách l (tính b ng inch) textbox sau: - Top: L - Bottom: L d i - Left: L trái - Right: L ph i Hình 10 Trung t m tin h c- HAG Trang 84 Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng – Report + Click vào tab Page r i thi t l p thông s sau: ng in (Orientation) Portrait: H ng in ng Landscape: H ng in ngang - Gi y in (Page) Size: Kích c gi y Source: Cách t gi y in - Ch n máy in m c nh (Default Printer) ho c m t máy in khác (Use specific Printer) Hình 11 6.3.8.2 In báo bi u M report ch Print Preview VàoFile\Print m h p tho i Print Thi t l p thông s sau: - Print Range: Ph m vi in: + All: In toàn b báo bi u + Pages From: Ch in m t s trang c xác nh ph n text box From To + Selected Record (s): Ch in ph n c ch n - Number of Copies: S b n in Click OK in Trung t m tin h c- HAG Hình 12 Trang 85 ... Hi u ch nh report 6.3.1 Các thao tác c b n report M m t report: Click ph i vào tên report c a s Database ch n (1) Preview report: M report xem k t qu (2) Open report in design view: M Report ch... AutoReport ho c Report wizard, b n c n ph i thi t k l i cho phù h p (xem ph n 6.3) 6.2.4 T thi t k Report Trong c a s Database, click Reports khung Objects Click New m h p tho i New Report Ch n Report. .. c tính c a Report l i cho ch c th c c n xét u n report Các thu c tính c a Report u n c a Report c ng gi ng nh ã xét Form, c n xét thêm thu c tính sau 6.3.3.1 Thu c tính c a Report - Thu c tính