“Tổng dự toán”: là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng chi phí chuẩn bị đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư kể cả mua sắm thiết bị các chi phí khác của dự toán được tính toá
Trang 1CÔNG TY ABC ABC COMPANY
………., ………., TP HCM – Tel (84.8) ……… – Fax: (84.8) ……….
Email: ……… – Web………
Số: ………./QĐ-HĐQT TP.Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm …
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
VÀ MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ – THIẾT BỊ
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC
− Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc Hội khoá XI, kỳ họp thứ 4
− Căn cứ Luật Đầu tư Số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8
- Căn cứ Luật Đấu thầu Số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 10
- Căn cứ Điều lệ tổ chức & hoạt động của Công ty ABC đã được …… thông qua ngày
…… ;
- Căn cứ Nghị Quyết số … /NQ-H ĐQT của Hội đồng Quản trị họp ngày …… v/v chỉnh sửa, bổ sung Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng và mua sắm tài sản vật tư – thiết bị
Hội đồng Quản trị Công ty ABC quyết định ban hành Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng
và mua sắm tài sản vật tư – thiết bị như sau:
QUYẾT ĐỊNH
ĐIỀU 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng và
mua sắm tài sản vật tư – thiết bị”
ĐIỀU 2: Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ………
ĐIỀU 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm Soát, Ban Tổng Giám đốc,
các Phòng chức năng, các Đơn vị trực thuộc Công ty và các Cán bộ Nhân viên của Công ty ABCcó trách nhiệm thi hành Quyết định này
TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
- Như Điều 3: Để thực hiện.
- Lưu VT- Thư ký Công ty
………
Trang 2QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ-THIẾT BỊ
( Ban hành kèm theo QĐ … /QĐ - HĐQT ngày …………)
CHƯƠNG I - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Mục đích, yêu cầu:
1 Để quản lý công tác đầu tư phát triển, nâng cấp, cải tạo, mở rộng, đổi mới trang thiết bị phục vụ kinh doanh theo chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty
2 Đảm bảo việc mua sắm, bảo quản, sử dụng tài sản vật tư thiết bị hợp lý, hiệu quả
Điều 2: Nguyên tắc cơ bản:
1 Phân cấp thẩm quyền phê duyệt dự án, phê duyệt kế hoạch vốn đầu tư
2 Phân cấp chức năng, nhiệm vụ quản lý các dự án và công trình xây dựng
Điều 3: Phạm vi, đối tượng:
1 Dự án đầu tư mới, cải tạo, nâng cấp các công trình xây dựng, đổi mới trang thiết bị
2 Tài sản vật tư thiết bị được mua sắm mới
Điều 4: Giải thích từ ngữ:
Trong quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu:
1 “Dự án đầu tư”: là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc tạo mới, mở rộng cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong khoảng thời gian xác định
2 “Công trình xây dựng”: Bao gồm những sản phẩm xây lắp gắn liền với đất (bao gồm cả khoảng không, mặt nước…) được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, thiết bị và lao động Công trình xây dựng gồm một hạng mục hoặc nhiều hạng mục
3 “Tổng mức đầu tư”: là tổng chi phí dự tính kể cả vốn chi phí đầu tư ban đầu
4 “Tổng dự toán”: là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng chi phí chuẩn bị đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư kể cả mua sắm thiết bị các chi phí khác của dự toán được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng
5 “Vốn đầu tư quyết toán”: là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp lệ đã được thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa vào khai thác sử dụng
6 “Đơn vị cơ sở”: là Phòng ban của Công ty cửa hàng, trạm KDXD, điểm KD khí dầu mỏ hoá lỏng, các kho bãi trực thuộc phòng ban, Công ty con,…
7 “Đấu thầu”: là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch
và hiệu quả kinh tế
8 “Người có thẩm quyền”: là người được quyền quyết định dự án theo quy định của pháp luật Đối với các dự án có sự tham gia vốn nhà nước của doanh nghiệp nhà nước từ 30%
Trang 3trở lên, trừ các dự án sử dụng 100% vốn nhà nước, thì người có thẩm quyền là Hội đồng quản trị hoặc đại diện có thẩm quyền của các bên tham gia góp vốn
9 “ Hàng hoá”: bao gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng
và các dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn
CHƯƠNG II - QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
MỤC 1 - THẨM QUYỀN
Điều 5: Thẩm quyền quyết định đầu tư:
1 Thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư:
a Dự án đầu tư có tổng mức đầu tư bằng hoặc lớn hơn 50% trên tổng giá trị tài sản của
Công ty (ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất) do Đại hội cổ đông thông qua chủ trương
b Các dự án đầu tư, có tổng mức đầu tư từ 200.000.000đ đến dưới 50% trên tổng giá
trị tài sản của Công ty (ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất) do HĐQT phê duyệt
c Các dự án đầu tư có tổng mức đầu tư dưới 200.000.000đ do Tổng Giám đốc phê
duyệt
d Đối với Công ty con các dự án đầu tư có tổng mức đầu tư dưới 100.000.000 đồng do
Giám đốc công ty con phê duyệt
Cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư sẽ có quyền quyết định tất cả các công tác trong việc thực hiện dự án
2 Quyết định chọn hình thức thầu:
Việc chọn hình thức thầu (đấu thầu, chỉ định thầu, chào giá cạnh tranh) do cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định Tổng Giám đốc Công ty (hoặc Giám đốc Công ty con) chủ động triển khai thực hiện theo các trình tự thủ tục đầu tư theo các quy định hiện hành
3 Ủy quyền thực hiện dự án:
Trong quá trình thực hiện Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện cho cấp có thẩm quyền phê duyệt như nêu trên biết Nếu có phát
sinh do phải thay đổi thiết kế kỹ thuật, giải pháp thi công hoặc giá trị công trình tăng từ 10%
trở lên so với tổng giá trị công trình đã được duyệt thì phải lập hồ sơ phát sinh để trình duyệt lại
trước khi thực hiện
Điều 6: Trách nhiệm quản lý về đầu tư xây dựng:
Phòng Kỹ thuật – Đầu tư:
a Theo dõi nghiên cứu cơ chế chính sách Nhà nước về Quản lý đầu tư xây dựng cơ bản
để tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc.
b Tổ chức quản lý, thực hiện các công tác đầu tư xây dựng, quản lý chất lượng công trình
c Lập hồ sơ mời thầu hoặc xem xét để tham mưu cho Tổng Giám đốc mời các nhà thầu
có năng lực thực hiện các công tác xây dựng và tư vấn xây dựng
Trang 4d Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty lập kế hoạch bảo trì máy móc và cơ sở vật
chất công trình xây dựng của Công ty
Phòng Tài chính-Kế toán :
a Lập kế hoạch nguồn vốn và quản lý vốn đầu tư để tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc;
b Hướng dẫn trình tự thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng trước khi ký kết hợp đồng;
c Phối hợp với Phòng Kỹ thuật – Đầu tư thanh quyết toán vốn đầu tư;
d Hướng dẫn trình tự cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu kiểm toán
Điều 7: Thẩm tra đầu tư:
1 Tất cả các dự án đầu tư của Công ty đều phải được thẩm tra theo quy định hiện hành (thiết kế, dự toán) trước khi thực hiện đầu tư xây dựng
2 Cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư quyết định hình thức thẩm tra;
3 Tổ chức, cá nhân thẩm tra chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về các kết quả thẩm tra
Điều 8: Trình tự đầu tư và xây dựng:
1 Trình tự đầu tư và xây dựng gồm 3 giai đoạn:
a Chuẩn bị đầu tư;
b Thực hiện đầu tư;
c Kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng
2 Các công trình trong giai đoạn thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư và xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng có thể tuần tự hoặc gối đầu, xen kẻ tùy theo điều kiện cụ thể của từng dự án do cấp có thẩm quyền đầu tư quyết định
MỤC 2 - CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ
Điều 9: Trình duyệt chủ trương đầu tư:
a Bộ phận tham mưu cho Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) có trách nhiệm nghiên cứu sự cần thiết đầu tư, lập dự án và chọn hình thức đầu tư;
b Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) trình duyệt chủ trương đầu tư theo thẩm quyền quy định
Điều 10: Lập dự án đầu tư:
a Phòng Kỹ thuật - Đầu tư lập dự án đầu tư hoặc tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc lựa chọn đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư theo chủ trương đã được duyệt, tùy theo quy
mô dự án cấp thẩm quyền quyết định chọn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi hoặc báo cáo đầu tư
b Nội dung dự án phải nêu lên được những điều chính yếu sau: loại công trình, địa điểm
công trình, quy mô, công suất thiết kế, tổng mức đầu tư hoặc khái toán giá trị công
trình
Điều 11: Thẩm định dự án:
Trang 5a Tất cả dự án đầu tư đều phải được bộ phận tham mưu hoặc đơn vị tư vấn thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền theo quy định của quy chế này phê duyệt
b Trên cơ sở thẩm định thiết kế và dự toán đối chiếu với quy mô công trình và cân nhắc với các điều kiện thực tế trong thi công Cấp có thẩm quyền phê duyệt thiết kế và dự toán đưa ra quyết định đấu thầu, chỉ định thầu, chào giá cạnh tranh
MỤC 3 - THỰC HIỆN ĐẦU TƯ
Điều 12: Thiết kế, dự toán xây dựng công trình:
1 Sau khi có quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư, Công ty chọn đơn vị tiến hành lập hồ
sơ thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình theo quy mô và công suất thiết kế dự ước đã được phê duyệt chủ trương đầu tư Nếu thay đổi quy mô, công suất thiết kế và dự toán công trình vượt quá 10% khái toán ban đầu phải kèm theo hồ sơ thuyết minh
2 Các công trình đầu tư mới hoặc cải tạo mở rộng phải có đơn vị chức năng lập thiết kế và
dự toán để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế này, làm cơ sở mời thầu
Điều 13: Thẩm định và phê duyệt tổng dự toán:
1 Tất cả các hồ sơ thiết kế và dự toán đều phải được thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
2 Công ty được phép thuê đơn vị tư vấn có đủ năng lực thẩm định các nội dung trên, việc thẩm định và chọn đơn vị tư vấn do cấp có thẩm quyền quyết định
Điều 14: Tổ chức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu
1 Việc tổ chức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu do cấp có thẩm quyền quyết định chọn thầu thực hiện
2 Việc đấu thầu dựa theo quy định hiện hành của Nhà nước về đấu thầu
3 Tất cả các gói thầu đều đấu thầu, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu Riêng gói thầu sửa chữa xây dựng nhỏ hơn 100.000.000 đồng việc chọn nhà thầu thi công chỉ khuyến khích chào giá cạnh tranh, không bắt buộc
4 Đối với công việc sửa chữa bảo trì định kỳ có giá trị nhỏ hơn 5.000.000 đồng các đơn vị
tự thực hiện sau khi được Phòng Kỹ thuật - Đầu tư xem xét trình TGĐ hoặc Phó TGĐ phụ trách trực tiếp (Công ty con sẽ phân cấp tương đương) phê duyệt, Đơn vị chịu trách nhiệm trước TGĐ về chất lượng, khối lượng sửa chữa Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chịu trách nhiệm theo dõi, Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm thanh quyết toán vốn
5 Trường hợp các dự án hoặc công tác thi công mang tính chất đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu như công tác âm bồn, sửa chữa bồn, hoặc các công tác thi công trong điều kiện vừa thi công vừa bảo đảm kinh doanh, diện tích hạn hẹp, công việc mang tính cấp bách, sửa chữa theo các yêu cầu của chính quyền các cấp để bảo đảm tốt cho kinh doanh, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư hoặc Ban quản lý công trình sẽ trình cấp có thẩm quyền quyết định hình thứcthầu
6 Trong quá trình xét chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có trách nhiệm xem xét năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu
7 Đơn vị tư vấn, đơn vị cung cấp dịch vụ phải có đủ tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, kinh nghiệm, có đăng ký hoạt động kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu
Trang 6Điều 15: Ký kết hợp đồng thi công:
1 Sau khi có kết quả đấu thầu, chào giá cạnh tranh hoặc chỉ định thầu Tổng Giám đốc Công ty (hoặc Gíam Đốc Công ty con) ký hợp đồng giao khoán thi công với nhà thầu, giá trị hợp đồng không vượt quá giá bỏ thầu của người trúng thầu đối với hình thức đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh; và không vượt quá giá trị dự toán đã được thẩm định và phê duyệt đối với chỉ định thầu
2 Hợp đồng thi công phải được quy định rõ trách nhiệm của nhà thầu trong thời gian thi công và bảo hành công trình
3 Hợp đồng thi công có giá trị từ 300.000.000 đồng trở lên phải thực hiện kiểm toán giá trị công trình bởi đơn vị kiểm toán độc lập (Cấp phê duyệt dự án là cấp quyết định việc kiểm toán)
4 Đơn vị trúng thầu phải thực hiện bảo lãnh hợp đồng theo quy định hiện hành Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng được quy định tối đa bằng 10% giá hợp đồng; trường hợp để phòng ngừa rủi ro cao thì giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng có thể cao hơn nhưng không quá 30% giá hợp đồng và phải được cấp có thẩm quyền đầu tư quyết định
Điều 16: Quản lý thi công xây dựng công trình:
1 Quản lý xây dựng bao gồm quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn lao động, ngay từ khi chuẩn bị đầu tư cho đến khi kết thúc đưa công trình xây dựng vào khai thác
sử dụng;
a Phòng Kỹ thuật – Đầu tư chịu trách nhiệm giám sát thi công;
b Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm thanh quyết toán vốn đầu tư;
c Đối với Công ty con (thành viên) phân cấp quản lý xây dựng tương tự
2 Để giúp các Phòng chức năng thực hiện tốt công tác giám sát thi công Tổng Giám đốc (hoặc Gíam đốc công ty) sẽ ra quyết định thành lập Ban QLDA đối với các dự án xây dựng mới hoặc Tổ giám sát đối với các dự án sửa chữa nâng cấp
a Thành phần Tổ giám sát: Mỗi công trình có một tổ giám sát riêng, trong đó:
- 01 chuyên viên Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ và các nhiệm vụ được quy định cho công tác giám sát;
- 01 nhân viên hoặc quản lý của đơn vị nơi công trình thi công chịu trách nhiệm quản lý tài sản tại cơ sở, theo dõi tiến độ khối lượng
b Nhiệm vụ Tổ giám sát:
- Trong quá trình thi công, Tổ giám sát phải có ít nhất 01 thành viên thực hiện công tác giám sát liên tục tại công trường;
- Công tác giám sát phải ghi nhận được khối lượng công việc đã làm trong ngày, số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư chủ yếu do đơn vị thi công đưa vào công trường để sử dụng, đánh giá được chất lượng công trình do đơn vị thi công thực hiện trong ngày so với yêu cầu thiết kế; chi nhận vào nhật ký công trình có ý kiến các bên tham gia;
- Phải thường xuyên báo cáo tình hình giám sát cho Phòng Kỹ thuật - Đầu tư để kịp thời xử lý nếu có sai sót trong thi công; nếu có yêu cầu phát sinh phải báo về
Trang 7Công ty xin ý kiến chỉ đạo, khi nào làm đầy đủ hồ sơ và được TGĐ hoặc GĐ Công
ty con phê duyệt mới được thực hiện;
3 Công ty được phép thuê đơn vị tư vấn tham gia quản lý công trình xây dựng toàn bộ hoặc từng phần công việc của quản lý xây dựng
Điều 17: Nghiệm thu công trình :
1 Công tác nghiệm thu được tiến hành từng đợt ngay sau khi làm xong đặc biệt khối lượng công trình khuất, kết cấu chịu lực chính, những bộ phận hay những hạng mục công trình
và toàn bộ công trình
2 Căn cứ nghiệm thu:
a Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu thi công xây dựng;
b Hồ sơ thiết kế hoặc những thay đổi thiết kế đã được chấp thuận;
c Tiêu chuẩn áp dụng;
d Tài liệu hướng dẫn kỹ thuật kèm theo;
e Kết quả kiểm tra thí nghiệm chất lượng vật liệu thiết bị;
f Nhật ký thi công, giám sát;
g Biên bản nghiệm thu nội bộ nhà thầu, công việc, từng phần
h Khối lượng thi công
3 Thành phần nghiệm thu hạng mục hay toàn bộ công trình được phân cấp theo từng trường hợp cụ thể;
a Thành phần nghiệm thu công việc xây dựng trực tiếp:
- Người giám sát thi công xây dựng của Công ty;
- Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu thi công xây dựng công trình
- Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát
b Thành phần nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng trực tiếp:
- Người phụ trách Tổ giám sát thi công xây dựng công trình;
- Người phụ trách thi công trực tiếp của nhà thầu thi công xây dựng công trình
- Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát
c Thành phần nghiệm thu giai đoạn, hạng mục công trình xây dựng trực tiếp:
* Phía chủ đầu tư: Đại diện các thành phần:
- Ban QLDA; hoặc Ban TGĐ (nếu công trình không lập Ban QLDA);
- Công ty con; (nếu công trình thực hiện tại Công ty con)
- Phòng Kỹ thuật – Đầu tư;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Cửa hàng trưởng;
- Trạm trưởng;
Trang 8- Đại diện Tổ giám sát trực tiếp của công ty.
* Phía Nhà thầu xây dựng: Đại diện các thành phần:
- Ban GĐ đơn vị nhận thầu;
- Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu (Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát.)
Điều 18: Tạm ứng, quyết toán:
1 Dự án công trình thực hiện theo hình thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu việc thanh toán vốn đầu tư căn cứ theo khối lượng thực hiện theo hợp đồng đã ký kết
2 Phần tạm ứng vốn xây dựng:
a Giá trị gói thầu từ 500.000.000 đồng trở lên, mức tạm ứng lần thứ nhất tương ứng 15% giá trị gói thầu nhưng không vượt kế hoạch hàng năm của gói thầu;
b Giá trị gói thầu dưới 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ nhất tương ứng 20% giá trị gói thầu nhưng không vượt kế hoạch hàng năm của gói thầu;
c Riêng gói thầu tư vấn:
- Gói thầu có giá trị trên 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ nhất tối đa là 15% giá trị gói thầu nhưng không vượt kế hoạch hàng năm của gói thầu
- Gói thầu có giá trị dưới 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ nhất tối đa là 50% giá trị gói thầu nhưng không vượt kế hoạch hàng năm của gói thầu
- Các lần thanh toán tiếp theo căn cứ vào khối lượng công việc thực hiện, đảm bảo phù hợp
3 Tạm ứng các lần tiếp theo:
a Thời điểm tạm ứng lần tiếp theo bắt đầu khi gói thầu thực hiện trên 20% giá trị khối lượng gói thầu;
b Các lần thanh toán tiếp theo căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành nghiệm thu tại thời điểm thanh toán, tỷ lệ thanh toán bằng 80% khối lượng công việc đã hoàn thành
c Thanh toán 15% giá trị còn lại của gói thầu sau khi 2 bên quyết toán, thanh lý hợp đồng
d 5% giá trị hợp đồng được thanh toán ngay khi kết thúc thời gian bảo hành
MỤC 4 - KẾT THÚC XÂY DỰNG ĐƯA DỰ ÁN VÀO KHAI THÁC SỬ DỤNG
Điều 19: Kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng:
Nội dung công việc phải thực hiện khi kết thúc xây dựng bao gồm:
1 Nghiệm thu bàn giao công trình;
2 Vận hành và hướng dẫn sử dụng công trình;
3 Bảo hành công trình;
4 Quyết toán vốn đầu tư;
5 Phê duyệt quyết toán
Trang 9Điều 20: Nghiệm thu công trình:
1 Công tác tổng nghiệm thu phải căn cứ vào các hồ sơ để đối chiếu với thiết kế để xem xét
về chất lượng công trình, yêu cầu kỹ thuật công trình và tổng giá trị khối lượng đã thực hiện, gồm các hồ sơ:
- Các biên bản nghiệm thu từng phần; nhật ký công trường
- Kết quả vận hành sử dụng thử;
2 Thành phần nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng:
a Phía chủ đầu tư:
- Hội đồng Đầu tư;
- Trưởng ban QLDA Công trình;
- Đại diện đơn vị;
b Phía nhà thầu:
- Đại diện đơn vị nhận thầu;
- Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu
3 Bắt đầu kể từ ngày nghiệm thu bàn giao, các đơn vị có nhiệm vụ quản lý và thực hiện công việc kiểm tra bảo trì toàn bộ công trình xây dựng Phòng Kỹ thuật – Đầu tư kết hợp với các đơn vị lập kế hoạch, phương pháp bảo dưỡng, theo dõi định kỳ việc thực hiện của các đơn vị
Điều 21: Thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng:
Căn cứ vào biên bản tổng nghiệm thu công trình hoàn thành, kết quả kiểm toán của đơn
vị kiểm toán độc lập Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) phê duyệt quyết toán
và thanh lý hợp đồng
Điều 22: Bảo hành công trình xây dựng:
Các công trình được quy định bảo hành như sau:
1 Đối với công trình xây dựng cấp đặc biệt, cấp I thời gian bảo hành 24 tháng;
2 Đối với công trình xây dựng còn lại bảo hành 12 tháng;
3 Đối với công trình sửa chữa nâng cấp bảo hành 6 tháng;
4 Đối với công trình sửa chữa không thay đổi kết cấu công trình bảo hành 3 tháng;
Điều 23: Hoàn thành, đăng ký tài sản cố định:
Các phòng chức năng có trách nhiệm thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký tài sản theo quy định của Nhà Nước
CHƯƠNG III - MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ THIẾT BỊ
MỤC 1 - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM
Điều 24: Thẩm quyền phê duyệt chủ trương mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị:
1 Thẩm quyền phê duyệt chủ trương:
Trang 10a Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư thiết bị và các hợp đồng khác có tổng mức mua sắm
từ 200.000.000đ trở lên do Hội đồng quản trị phê duyệt.
b Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư - thiết bị và hợp đồng khác có tổng mức mua sắm
bằng hoặc dưới 200.000.000đ do Tổng Giám đốc phê duyệt.
c Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư - thiết bị và hợp đồng khác tại công ty con có tổng mức mua sắm bằng hoặc dưới 100.000.000 đồng do Gíam đốc Công ty con phê duyệt
2 Quyết định chọn hình thức thầu:
Việc chọn hình thức thầu (đấu thầu, chỉ định thầu, chào giá cạnh tranh) do cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định TGĐ Công ty (hoặc GĐ Công ty con) chủ động triển khai thực hiện theo các trình tự thủ tục đầu tư theo các quy định hiện hành
3 Ủy quyền thực hiện dự án:
Trong quá trình thực hiện TGĐ (hoặc GĐ Công ty con) phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện cho cấp có thẩm quyền phê duyệt như nêu trên biết Nếu có phát sinh giá trị mua sắm
tăng từ 10% trở lên so với giá trị đã được duyệt thì phải lập hồ sơ phát sinh để trình duyệt lại
trước khi thực hiện
Điều 25: Trách nhiệm về lập kế hoạch mua sắm tài sản vật tư thiết bị:
Đơn vị cơ sở (theo giải thích Điều 4.6): Xem xét nhu cầu sử dụng tài sản thiết bị văn
phòng lập kế hoạch mua sắm, sử dụng bảo trì vật tư thiết bị phục vụ kinh doanh hàng năm trình Tổng Giám đốc (hoặc Gíam đốc Công ty con, Trưởng chi nhánh) phê duyệt
Phòng Kỹ thuật – Đầu tư:
a Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có nhiệm vụ tìm nguồn
cung ứng vật tư, thiết bị theo thời gian dự kiến sử dụng để trình phương án mua cho TGĐ quyết định
b Xem xét và trình phương án mua, cung ứng đáp ứng được các yêu cầu trên nhưng đảm
bảo giá cả cạnh tranh, đạt hiệu quả kinh tế
Phòng Tài chính-Kế toán: theo dõi giám sát và thanh quyết toán cho việc mua sắm tài sản
vật tư thiết bị đã duyệt mua
Trình tự, thủ tục mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị theo các quy định hiện hành của pháp luật
về quản lý tài sản cố định, quy chế đấu thầu, Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty
MỤC 2 - QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI SẢN VẬT TƯ-THIẾT BỊ
Điều 26 Lý lịch thiết bị:
1 Tất cả máy móc thiết bị khi xuất kho đưa vào sử dụng hoặc lắp đặt trong dây chuyền sản xuất, trong hạng mục công trình (kể cả các loại phương tiện xe ôtô) đều phải có lý lịch thiết bị (Nêu rõ tên và các thông số chính của thiết bị) Các đơn vị phối hợp với Phòng
Kỹ thuật – Đầu tư có nhiệm vụ lập lý lịch thiết bị do đơn vị mình quản lý Lý lịch thiết
bị được sắp xếp, phân nhóm theo nhóm thiết bị cùng hạng mục, nếu cùng hạng mục sắp theo công trình
2 Quản lý lý lịch thiết bị: Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm quản lý và cập nhật kịp thời các hư hỏng, thay thế, bảo trì vào lý lịch thiết bị Các đơn vị phải có sổ theo dõi vận hành thiết bị riêng đặt tại vị trí vận hành và tại tổ chuyên môn