Mau quy che mua sam vat tu va xay dung co ban

CÔNG TY ABC ABC COMPANY ………., …………………., TP HCM – Tel (84.8) ……………… – Fax: (84.8) ……………… Email: ……………………… – Web……………………… Số: ………./QĐ-HĐQT TP.Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm … QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ – THIẾT BỊ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC − Căn Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 Quốc Hội khoá XI, kỳ họp thứ − Căn Luật Đầu tư Số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ - Căn Luật Đấu thầu Số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 10 - Căn Điều lệ tổ chức & hoạt động Công ty ABC …… thông qua ngày …… ; - Căn Nghị Quyết số … /NQ-H ĐQT Hội đồng Quản trị họp ngày …… v/v chỉnh sửa, bổ sung Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng mua sắm tài sản vật tư – thiết bị Hội đồng Quản trị Công ty ABC định ban hành Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng mua sắm tài sản vật tư – thiết bị sau: QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU 1: Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng mua sắm tài sản vật tư – thiết bị” ĐIỀU 2: Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày ……… ĐIỀU 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm Soát, Ban Tổng Giám đốc, Phòng chức năng, Đơn vị trực thuộc Công ty Cán Nhân viên Công ty ABCcó trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Như Điều 3: Để thực Lưu VT- Thư ký Công ty …………………… QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ-THIẾT BỊ ( Ban hành kèm theo QĐ … /QĐ - HĐQT ngày …………) CHƯƠNG I - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, yêu cầu: Để quản lý công tác đầu tư phát triển, nâng cấp, cải tạo, mở rộng, đổi trang thiết bị phục vụ kinh doanh theo chiến lược phát triển kinh doanh Công ty Đảm bảo việc mua sắm, bảo quản, sử dụng tài sản vật tư thiết bị hợp lý, hiệu Điều 2: Nguyên tắc bản: Phân cấp thẩm quyền phê duyệt dự án, phê duyệt kế hoạch vốn đầu tư Phân cấp chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án công trình xây dựng Điều 3: Phạm vi, đối tượng: Dự án đầu tư mới, cải tạo, nâng cấp công trình xây dựng, đổi trang thiết bị Tài sản vật tư thiết bị mua sắm Điều 4: Giải thích từ ngữ: Trong quy chế từ ngữ hiểu: “Dự án đầu tư”: tập hợp đề xuất có liên quan đến việc tạo mới, mở rộng cải tạo sở vật chất định nhằm đạt tăng trưởng số lượng trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ khoảng thời gian xác định “Công trình xây dựng”: Bao gồm sản phẩm xây lắp gắn liền với đất (bao gồm khoảng không, mặt nước…) tạo thành vật liệu xây dựng, thiết bị lao động Công trình xây dựng gồm hạng mục nhiều hạng mục “Tổng mức đầu tư”: tổng chi phí dự tính kể vốn chi phí đầu tư ban đầu “Tổng dự toán”: tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng chi phí chuẩn bị đầu tư, chi phí thực đầu tư kể mua sắm thiết bị chi phí khác dự toán tính toán cụ thể giai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng “Vốn đầu tư toán”: toàn chi phí hợp lý, hợp lệ thực trình đầu tư để đưa vào khai thác sử dụng “Đơn vị sở”: Phòng ban Công ty cửa hàng, trạm KDXD, điểm KD khí dầu mỏ hoá lỏng, kho bãi trực thuộc phòng ban, Công ty con,… “Đấu thầu”: trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu bên mời thầu để thực gói thầu thuộc dự án sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch hiệu kinh tế “Người có thẩm quyền”: người quyền định dự án theo quy định pháp luật Đối với dự án có tham gia vốn nhà nước doanh nghiệp nhà nước từ 30% trở lên, trừ dự án sử dụng 100% vốn nhà nước, người có thẩm quyền Hội đồng quản trị đại diện có thẩm quyền bên tham gia góp vốn “ Hàng hoá”: bao gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng dịch vụ dịch vụ tư vấn CHƯƠNG II - QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG MỤC - THẨM QUYỀN Điều 5: Thẩm quyền định đầu tư: Thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư: a Dự án đầu tư có tổng mức đầu tư lớn 50% tổng giá trị tài sản Công ty (ghi báo cáo tài kiểm toán gần nhất) Đại hội cổ đông thông qua chủ trương b Các dự án đầu tư, có tổng mức đầu tư từ 200.000.000đ đến 50% tổng giá trị tài sản Công ty (ghi báo cáo tài kiểm toán gần nhất) HĐQT phê duyệt c Các dự án đầu tư có tổng mức đầu tư 200.000.000đ Tổng Giám đốc phê duyệt d Đối với Công ty dự án đầu tư có tổng mức đầu tư 100.000.000 đồng Giám đốc công ty phê duyệt Cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư có quyền định tất công tác việc thực dự án Quyết định chọn hình thức thầu: Việc chọn hình thức thầu (đấu thầu, định thầu, chào giá cạnh tranh) cấp có thẩm quyền phê duyệt định Tổng Giám đốc Công ty (hoặc Giám đốc Công ty con) chủ động triển khai thực theo trình tự thủ tục đầu tư theo quy định hành Ủy quyền thực dự án: Trong trình thực Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) phải thường xuyên báo cáo tình hình thực cho cấp có thẩm quyền phê duyệt nêu biết Nếu có phát sinh phải thay đổi thiết kế kỹ thuật, giải pháp thi công giá trị công trình tăng từ 10% trở lên so với tổng giá trị công trình duyệt phải lập hồ sơ phát sinh để trình duyệt lại trước thực Điều 6: Trách nhiệm quản lý đầu tư xây dựng: Phòng Kỹ thuật – Đầu tư: a Theo dõi nghiên cứu chế sách Nhà nước Quản lý đầu tư xây dựng để tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc b Tổ chức quản lý, thực công tác đầu tư xây dựng, quản lý chất lượng công trình c Lập hồ sơ mời thầu xem xét để tham mưu cho Tổng Giám đốc mời nhà thầu có lực thực công tác xây dựng tư vấn xây dựng d Phối hợp với đơn vị trực thuộc công ty lập kế hoạch bảo trì máy móc sở vật chất công trình xây dựng Công ty Phòng Tài chính-Kế toán : a Lập kế hoạch nguồn vốn quản lý vốn đầu tư để tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc; b Hướng dẫn trình tự toán vốn đầu tư xây dựng trước ký kết hợp đồng; c Phối hợp với Phòng Kỹ thuật – Đầu tư toán vốn đầu tư; d Hướng dẫn trình tự cung cấp hồ sơ có yêu cầu kiểm toán Điều 7: Thẩm tra đầu tư: Tất dự án đầu tư Công ty phải thẩm tra theo quy định hành (thiết kế, dự toán) trước thực đầu tư xây dựng Cấp có thẩm quyền định đầu tư định hình thức thẩm tra; Tổ chức, cá nhân thẩm tra chịu trách nhiệm trước Công ty pháp luật kết thẩm tra Điều 8: Trình tự đầu tư xây dựng: Trình tự đầu tư xây dựng gồm giai đoạn: a Chuẩn bị đầu tư; b Thực đầu tư; c Kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng Các công trình giai đoạn thực đầu tư kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng gối đầu, xen kẻ tùy theo điều kiện cụ thể dự án cấp có thẩm quyền đầu tư định MỤC - CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ Điều 9: Trình duyệt chủ trương đầu tư: a Bộ phận tham mưu cho Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) có trách nhiệm nghiên cứu cần thiết đầu tư, lập dự án chọn hình thức đầu tư; b Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) trình duyệt chủ trương đầu tư theo thẩm quyền quy định Điều 10: Lập dự án đầu tư: a Phòng Kỹ thuật - Đầu tư lập dự án đầu tư tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc lựa chọn đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư theo chủ trương duyệt, tùy theo quy mô dự án cấp thẩm quyền định chọn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi báo cáo đầu tư b Nội dung dự án phải nêu lên điều yếu sau: loại công trình, địa điểm công trình, quy mô, công suất thiết kế, tổng mức đầu tư khái toán giá trị công trình Điều 11: Thẩm định dự án: a Tất dự án đầu tư phải phận tham mưu đơn vị tư vấn thẩm định trước trình cấp có thẩm quyền theo quy định quy chế phê duyệt b Trên sở thẩm định thiết kế dự toán đối chiếu với quy mô công trình cân nhắc với điều kiện thực tế thi công Cấp có thẩm quyền phê duyệt thiết kế dự toán đưa định đấu thầu, định thầu, chào giá cạnh tranh MỤC - THỰC HIỆN ĐẦU TƯ Điều 12: Thiết kế, dự toán xây dựng công trình: Sau có định phê duyệt chủ trương đầu tư, Công ty chọn đơn vị tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự toán công trình theo quy mô công suất thiết kế dự ước phê duyệt chủ trương đầu tư Nếu thay đổi quy mô, công suất thiết kế dự toán công trình vượt 10% khái toán ban đầu phải kèm theo hồ sơ thuyết minh Các công trình đầu tư cải tạo mở rộng phải có đơn vị chức lập thiết kế dự toán để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế này, làm sở mời thầu Điều 13: Thẩm định phê duyệt tổng dự toán: Tất hồ sơ thiết kế dự toán phải thẩm định trước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Công ty phép thuê đơn vị tư vấn có đủ lực thẩm định nội dung trên, việc thẩm định chọn đơn vị tư vấn cấp có thẩm quyền định Điều 14: Tổ chức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, định thầu Việc tổ chức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, định thầu cấp có thẩm quyền định chọn thầu thực Việc đấu thầu dựa theo quy định hành Nhà nước đấu thầu Tất gói thầu đấu thầu, chào giá cạnh tranh, định thầu Riêng gói thầu sửa chữa xây dựng nhỏ 100.000.000 đồng việc chọn nhà thầu thi công khuyến khích chào giá cạnh tranh, không bắt buộc Đối với công việc sửa chữa bảo trì định kỳ có giá trị nhỏ 5.000.000 đồng đơn vị tự thực sau Phòng Kỹ thuật - Đầu tư xem xét trình TGĐ Phó TGĐ phụ trách trực tiếp (Công ty phân cấp tương đương) phê duyệt, Đơn vị chịu trách nhiệm trước TGĐ chất lượng, khối lượng sửa chữa Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chịu trách nhiệm theo dõi, Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toán vốn Trường hợp dự án công tác thi công mang tính chất đặc thù ngành kinh doanh xăng dầu công tác âm bồn, sửa chữa bồn, công tác thi công điều kiện vừa thi công vừa bảo đảm kinh doanh, diện tích hạn hẹp, công việc mang tính cấp bách, sửa chữa theo yêu cầu quyền cấp để bảo đảm tốt cho kinh doanh, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư Ban quản lý công trình trình cấp có thẩm quyền định hình thức thầu Trong trình xét chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có trách nhiệm xem xét lực, kinh nghiệm nhà thầu Đơn vị tư vấn, đơn vị cung cấp dịch vụ phải có đủ tư cách pháp nhân, lực tài chính, kinh nghiệm, có đăng ký hoạt động kinh doanh quan có thẩm quyền, đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu Điều 15: Ký kết hợp đồng thi công: Sau có kết đấu thầu, chào giá cạnh tranh định thầu Tổng Giám đốc Công ty (hoặc Gíam Đốc Công ty con) ký hợp đồng giao khoán thi công với nhà thầu, giá trị hợp đồng không vượt giá bỏ thầu người trúng thầu hình thức đấu thầu chào giá cạnh tranh; không vượt giá trị dự toán thẩm định phê duyệt định thầu Hợp đồng thi công phải quy định rõ trách nhiệm nhà thầu thời gian thi công bảo hành công trình Hợp đồng thi công có giá trị từ 300.000.000 đồng trở lên phải thực kiểm toán giá trị công trình đơn vị kiểm toán độc lập (Cấp phê duyệt dự án cấp định việc kiểm toán) Đơn vị trúng thầu phải thực bảo lãnh hợp đồng theo quy định hành Giá trị bảo đảm thực hợp đồng quy định tối đa 10% giá hợp đồng; trường hợp để phòng ngừa rủi ro cao giá trị bảo đảm thực hợp đồng cao không 30% giá hợp đồng phải cấp có thẩm quyền đầu tư định Điều 16: Quản lý thi công xây dựng công trình: Quản lý xây dựng bao gồm quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn lao động, từ chuẩn bị đầu tư kết thúc đưa công trình xây dựng vào khai thác sử dụng; a Phòng Kỹ thuật – Đầu tư chịu trách nhiệm giám sát thi công; b Phòng Tài - Kế toán chịu trách nhiệm toán vốn đầu tư; c Đối với Công ty (thành viên) phân cấp quản lý xây dựng tương tự Để giúp Phòng chức thực tốt công tác giám sát thi công Tổng Giám đốc (hoặc Gíam đốc công ty) định thành lập Ban QLDA dự án xây dựng Tổ giám sát dự án sửa chữa nâng cấp a Thành phần Tổ giám sát: Mỗi công trình có tổ giám sát riêng, đó: - 01 chuyên viên Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ nhiệm vụ quy định cho công tác giám sát; - 01 nhân viên quản lý đơn vị nơi công trình thi công chịu trách nhiệm quản lý tài sản sở, theo dõi tiến độ khối lượng b Nhiệm vụ Tổ giám sát: - Trong trình thi công, Tổ giám sát phải có 01 thành viên thực công tác giám sát liên tục công trường; - Công tác giám sát phải ghi nhận khối lượng công việc làm ngày, số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư chủ yếu đơn vị thi công đưa vào công trường để sử dụng, đánh giá chất lượng công trình đơn vị thi công thực ngày so với yêu cầu thiết kế; chi nhận vào nhật ký công trình có ý kiến bên tham gia; - Phải thường xuyên báo cáo tình hình giám sát cho Phòng Kỹ thuật - Đầu tư để kịp thời xử lý có sai sót thi công; có yêu cầu phát sinh phải báo Công ty xin ý kiến đạo, làm đầy đủ hồ sơ TGĐ GĐ Công ty phê duyệt thực hiện; Công ty phép thuê đơn vị tư vấn tham gia quản lý công trình xây dựng toàn phần công việc quản lý xây dựng Điều 17: Nghiệm thu công trình : Công tác nghiệm thu tiến hành đợt sau làm xong đặc biệt khối lượng công trình khuất, kết cấu chịu lực chính, phận hay hạng mục công trình toàn công trình Căn nghiệm thu: a Phiếu yêu cầu nghiệm thu nhà thầu thi công xây dựng; b Hồ sơ thiết kế thay đổi thiết kế chấp thuận; c Tiêu chuẩn áp dụng; d Tài liệu hướng dẫn kỹ thuật kèm theo; e Kết kiểm tra thí nghiệm chất lượng vật liệu thiết bị; f Nhật ký thi công, giám sát; g Biên nghiệm thu nội nhà thầu, công việc, phần h Khối lượng thi công Thành phần nghiệm thu hạng mục hay toàn công trình phân cấp theo trường hợp cụ thể; a Thành phần nghiệm thu công việc xây dựng trực tiếp: - Người giám sát thi công xây dựng Công ty; - Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp nhà thầu thi công xây dựng công trình - Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát b Thành phần nghiệm thu phận công trình xây dựng trực tiếp: - Người phụ trách Tổ giám sát thi công xây dựng công trình; - Người phụ trách thi công trực tiếp nhà thầu thi công xây dựng công trình - Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát c Thành phần nghiệm thu giai đoạn, hạng mục công trình xây dựng trực tiếp: * Phía chủ đầu tư: Đại diện thành phần: - Ban QLDA; Ban TGĐ (nếu công trình không lập Ban QLDA); - Công ty con; (nếu công trình thực Công ty con) - Phòng Kỹ thuật – Đầu tư; - Phòng Tài - Kế toán; - Cửa hàng trưởng; - Trạm trưởng; - Đại diện Tổ giám sát trực tiếp công ty * Phía Nhà thầu xây dựng: Đại diện thành phần: - Ban GĐ đơn vị nhận thầu; - Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp nhà thầu (Hoặc đại diện đơn vị tư vấn giám sát.) Điều 18: Tạm ứng, toán: Dự án công trình thực theo hình thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh, định thầu việc toán vốn đầu tư theo khối lượng thực theo hợp đồng ký kết Phần tạm ứng vốn xây dựng: a Giá trị gói thầu từ 500.000.000 đồng trở lên, mức tạm ứng lần thứ tương ứng 15% giá trị gói thầu không vượt kế hoạch hàng năm gói thầu; b Giá trị gói thầu 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ tương ứng 20% giá trị gói thầu không vượt kế hoạch hàng năm gói thầu; c Riêng gói thầu tư vấn: - Gói thầu có giá trị 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ tối đa 15% giá trị gói thầu không vượt kế hoạch hàng năm gói thầu - Gói thầu có giá trị 500.000.000 đồng mức tạm ứng lần thứ tối đa 50% giá trị gói thầu không vượt kế hoạch hàng năm gói thầu - Các lần toán vào khối lượng công việc thực hiện, đảm bảo phù hợp Tạm ứng lần tiếp theo: a Thời điểm tạm ứng lần bắt đầu gói thầu thực 20% giá trị khối lượng gói thầu; b Các lần toán vào khối lượng công việc hoàn thành nghiệm thu thời điểm toán, tỷ lệ toán 80% khối lượng công việc hoàn thành c Thanh toán 15% giá trị lại gói thầu sau bên toán, lý hợp đồng d 5% giá trị hợp đồng toán kết thúc thời gian bảo hành MỤC - KẾT THÚC XÂY DỰNG ĐƯA DỰ ÁN VÀO KHAI THÁC SỬ DỤNG Điều 19: Kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng: Nội dung công việc phải thực kết thúc xây dựng bao gồm: Nghiệm thu bàn giao công trình; Vận hành hướng dẫn sử dụng công trình; Bảo hành công trình; Quyết toán vốn đầu tư; Phê duyệt toán Điều 20: Nghiệm thu công trình: Công tác tổng nghiệm thu phải vào hồ sơ để đối chiếu với thiết kế để xem xét chất lượng công trình, yêu cầu kỹ thuật công trình tổng giá trị khối lượng thực hiện, gồm hồ sơ: - Các biên nghiệm thu phần; nhật ký công trường - Kết vận hành sử dụng thử; Thành phần nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng: a Phía chủ đầu tư: - Hội đồng Đầu tư; - Trưởng ban QLDA Công trình; - Đại diện đơn vị; b Phía nhà thầu: - Đại diện đơn vị nhận thầu; - Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp nhà thầu Bắt đầu kể từ ngày nghiệm thu bàn giao, đơn vị có nhiệm vụ quản lý thực công việc kiểm tra bảo trì toàn công trình xây dựng Phòng Kỹ thuật – Đầu tư kết hợp với đơn vị lập kế hoạch, phương pháp bảo dưỡng, theo dõi định kỳ việc thực đơn vị Điều 21: Thanh toán lý hợp đồng: Căn vào biên tổng nghiệm thu công trình hoàn thành, kết kiểm toán đơn vị kiểm toán độc lập Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc Công ty con) phê duyệt toán lý hợp đồng Điều 22: Bảo hành công trình xây dựng: Các công trình quy định bảo hành sau: Đối với công trình xây dựng cấp đặc biệt, cấp I thời gian bảo hành 24 tháng; Đối với công trình xây dựng lại bảo hành 12 tháng; Đối với công trình sửa chữa nâng cấp bảo hành tháng; Đối với công trình sửa chữa không thay đổi kết cấu công trình bảo hành tháng; Điều 23: Hoàn thành, đăng ký tài sản cố định: Các phòng chức có trách nhiệm thực đầy đủ thủ tục đăng ký tài sản theo quy định Nhà Nước CHƯƠNG III - MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ THIẾT BỊ MỤC - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM Điều 24: Thẩm quyền phê duyệt chủ trương mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị: Thẩm quyền phê duyệt chủ trương: a Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư thiết bị hợp đồng khác có tổng mức mua sắm từ 200.000.000đ trở lên Hội đồng quản trị phê duyệt b Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư - thiết bị hợp đồng khác có tổng mức mua sắm 200.000.000đ Tổng Giám đốc phê duyệt c Các hợp đồng mua sắm tài sản vật tư - thiết bị hợp đồng khác công ty có tổng mức mua sắm 100.000.000 đồng Gíam đốc Công ty phê duyệt Quyết định chọn hình thức thầu: Việc chọn hình thức thầu (đấu thầu, định thầu, chào giá cạnh tranh) cấp có thẩm quyền phê duyệt định TGĐ Công ty (hoặc GĐ Công ty con) chủ động triển khai thực theo trình tự thủ tục đầu tư theo quy định hành Ủy quyền thực dự án: Trong trình thực TGĐ (hoặc GĐ Công ty con) phải thường xuyên báo cáo tình hình thực cho cấp có thẩm quyền phê duyệt nêu biết Nếu có phát sinh giá trị mua sắm tăng từ 10% trở lên so với giá trị duyệt phải lập hồ sơ phát sinh để trình duyệt lại trước thực Điều 25: Trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm tài sản vật tư thiết bị: Đơn vị sở (theo giải thích Điều 4.6): Xem xét nhu cầu sử dụng tài sản thiết bị văn phòng lập kế hoạch mua sắm, sử dụng bảo trì vật tư thiết bị phục vụ kinh doanh hàng năm trình Tổng Giám đốc (hoặc Gíam đốc Công ty con, Trưởng chi nhánh) phê duyệt Phòng Kỹ thuật – Đầu tư: a Trên sở kế hoạch duyệt, Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có nhiệm vụ tìm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị theo thời gian dự kiến sử dụng để trình phương án mua cho TGĐ định b Xem xét trình phương án mua, cung ứng đáp ứng yêu cầu đảm bảo giá cạnh tranh, đạt hiệu kinh tế Phòng Tài chính-Kế toán: theo dõi giám sát toán cho việc mua sắm tài sản vật tư thiết bị duyệt mua Trình tự, thủ tục mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị theo quy định hành pháp luật quản lý tài sản cố định, quy chế đấu thầu, Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty MỤC - QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI SẢN VẬT TƯ-THIẾT BỊ Điều 26 Lý lịch thiết bị: Tất máy móc thiết bị xuất kho đưa vào sử dụng lắp đặt dây chuyền sản xuất, hạng mục công trình (kể loại phương tiện xe ôtô) phải có lý lịch thiết bị (Nêu rõ tên thông số thiết bị) Các đơn vị phối hợp với Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có nhiệm vụ lập lý lịch thiết bị đơn vị quản lý Lý lịch thiết bị xếp, phân nhóm theo nhóm thiết bị hạng mục, hạng mục theo công trình Quản lý lý lịch thiết bị: Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm quản lý cập nhật kịp thời hư hỏng, thay thế, bảo trì vào lý lịch thiết bị Các đơn vị phải có sổ theo dõi vận hành thiết bị riêng đặt vị trí vận hành tổ chuyên môn Điều 27 Hồ sơ kỹ thuật thiết bị: Hồ sơ kỹ thuật thiết bị: Là hồ sơ vẽ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảng mô tả thông số chi tiết thiết bị Phòng Kỹ thuật – Đầu tư trưởng đơn vị có nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ kỹ thuật có thiết bị hoạt động không hoạt động cung cấp thông tin cần thiết hồ sơ để phục vụ công tác sửa chữa, cải tạo, lý Điều 28 Hồ sơ ban đầu thiết bị: Hồ sơ ban đầu thiết bị: Bao gồm chứng từ phát sinh từ có nhu cầu mua sắm thiết bị đến đưa thiết bị vào sử dụng (Ví dụ: Giấy đề nghị đơn vị, thuyết minh kỹ thuật Phòng Kỹ thuật – Đầu tư, hợp đồng , định phê duyệt dự toán, toán, giấy phép lần đầu, giấy kiểm định lần đầu, biên nghiệm thu bàn giao, phiếu bảo hành ) Trách nhiệm lưu giữ bảo quản hồ sơ ban đầu: - Phòng Tài chính-Kế toán: Bản gốc hồ sơ toán - Phòng Nhân sự: Bản gốc chứng từ thiết bị có liên quan đến yêu cầu an toàn lao động, phòng chống cháy nổ - Phòng Kỹ thuật – Đầu tư: Bản gốc giấy phép thiết bị, phiếu bảo hành, loại giấy phép loại giấy kiểm định liên quan đến công việc đơn vị thực để theo dõi - Đơn vị sở: Bản copy hồ sơ ban đầu thiết bị, copy loại giấy phép giấy kiểm định để theo dõi - Đối với Công ty con, Chi nhánh: trách nhiệm phân công tương đương Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có trách nhiệm liên hệ với quan có thẩm quyền liên quan xin loại giấy phép giấy kiểm định lần đầu cần hồ sơ ban đầu thiết bị Bộ phận PCCC Công ty có trách nhiệm liên hệ với quan có thẩm quyền liên quan xin loại giấy phép giấy kiểm định cột thu lôi, PCCC Điều 29 Quản lý bảo trì thiết bị: Bắt đầu kể từ ngày nghiệm thu bàn giao, đơn vị có nhiệm vụ quản lý, bảo trì toàn thiết bị sử dụng chưa sử dụng địa bàn đơn vị quản lý Các đơn vị lập kế hoạch kiểm tra bảo trì sửa chữa thiết bị có nhiệm vụ thực công việc Phòng Kỹ thuật – Đầu tư kết hợp với đơn vị lập kế hoạch thực bảo trì chịu trách nhiệm chung chế độ hoạt động, phương pháp bảo dưỡng, bảo trì thiết bị an toàn, tiết kiệm Đối với thiết bị lắp đặt khuất, ngầm đất, nước, đơn vị kết hợp với Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có biện pháp thông báo biển báo, bảo dưỡng kịp thời đề phòng cố thi công khu vực khu vực lân cận Ngoài quy định Tổng Giám đốc Công ty ban hành Quy định nhiệm vụ đơn vị công tác kiểm định thiết bị trạm mà đơn vị thực nhiệm vụ phân công kiểm định cột bơm xăng dầu, cột thu lôi Điều 30 Sử dụng thiết bị: Vận hành bảo dưỡng thiết bị phải theo yêu cầu nhà sản xuất Trong vận hành bảo dưỡng, phải dự kiến tình xấu xảy để có biện pháp đề phòng (Ví dụ: ngập nước, chuột phá hoại, nguồn nhiệt, độ ẩm cao ) CHƯƠNG IV - KIỂM TRA, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH MỤC - KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 31: Kiểm tra, kiểm soát hoạt động đầu tư xây dựng mua sắm tài sản vật tư thiết bị: Tất dự án phải kiểm tra, kiểm soát tất khâu thực dự án, tùy tình hình cụ thể cấp có thẩm quyền định hình thức kiểm tra khâu toàn dự án Công tác kiểm tra, kiểm soát phải tuân thủ theo quy định pháp luật điều lệ hoạt động Công ty Cổ phần Nhiên liệu Sài Gòn Điều 32: Xử lý vi phạm: Các cá nhân có trách nhiệm thực việc quản lý đầu tư xây dựng, mua sắm thiết bị thực theo quy chế, trường hợp vi phạm tùy theo mức độ, tính chất Công ty định xử lý MỤC - ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 33: Tổ chức thực hiện: Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc phận, chi nhánh, Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quy chế Ban Tổng Giám đốc, Trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến quy chế đến cán bộ, công nhân viên theo dõi công tác mua sắm quản lý vật tư thiết bị Công ty để thực Điều 34: Hiệu lực thi hành: Quy chế đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị có hiệu lực kể từ ngày ký, tất quy định trước trái với quy chế bãi bỏ Trong trình thực quy chế, phát sinh nghiệp vụ chưa quy định không phù hợp với quy chế đề nghị đơn vị có ý kiến văn để Hội đồng quản trị Công ty xem xét, định CÔNG TY ABC CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ [...]... nhân viên đang theo dõi công tác mua sắm và quản lý vật tư thiết bị trong Công ty để thực hiện Điều 34: Hiệu lực thi hành: Quy chế đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị có hiệu lực kể từ ngày ký, tất cả các quy định trước đây trái với quy chế này đều được bãi bỏ Trong quá trình thực hiện quy chế, khi phát sinh các nghiệp vụ chưa được quy định hoặc không phù hợp với quy chế đề nghị các đơn vị có ý... quản lý đầu tư xây dựng, mua sắm thiết bị thực hiện theo quy chế, trường hợp vi phạm tùy theo mức độ, tính chất sẽ do Công ty quy t định xử lý MỤC 2 - ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 33: Tổ chức thực hiện: 1 Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc các bộ phận, các chi nhánh, Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này 2 Ban Tổng Giám đốc, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến quy chế này đến từng cán... PHẠM Điều 31: Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động đầu tư xây dựng và mua sắm tài sản vật tư thiết bị: 1 Tất cả các dự án đều phải được kiểm tra, kiểm soát ở tất cả các khâu thực hiện dự án, tùy tình hình cụ thể cấp có thẩm quy n quy t định hình thức kiểm tra từng khâu hoặc toàn bộ dự án 2 Công tác kiểm tra, kiểm soát phải tu n thủ theo quy định của pháp luật điều lệ hoạt động của Công ty Cổ phần Nhiên... để phục vụ công tác sửa chữa, cải tạo, thanh lý Điều 28 Hồ sơ ban đầu của thiết bị: 1 Hồ sơ ban đầu của thiết bị: Bao gồm các chứng từ phát sinh từ khi có nhu cầu mua sắm thiết bị đến khi đưa thiết bị vào sử dụng (Ví dụ: Giấy đề nghị của các đơn vị, thuyết minh kỹ thuật của Phòng Kỹ thuật – Đầu tư, hợp đồng , quy t định phê duyệt dự toán, quy t toán, các giấy phép lần đầu, giấy kiểm định lần đầu, biên... thiết bị, bản copy các loại giấy phép và giấy kiểm định để theo dõi - Đối với Công ty con, Chi nhánh: trách nhiệm được phân công tương đương 3 Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan có thẩm quy n liên quan xin các loại giấy phép và giấy kiểm định lần đầu nếu cần trong hồ sơ ban đầu của thiết bị 4 Bộ phận PCCC của Công ty có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan có thẩm quy n liên... sơ ban đầu: - Phòng Tài chính-Kế toán: Bản gốc bộ hồ sơ thanh quy t toán - Phòng Nhân sự: Bản gốc chứng từ của các thiết bị có liên quan đến yêu cầu an toàn lao động, phòng chống cháy nổ - Phòng Kỹ thuật – Đầu tư: Bản gốc giấy phép thiết bị, phiếu bảo hành, các loại giấy phép và các loại giấy kiểm định liên quan đến công việc do đơn vị mình thực hiện để theo dõi - Đơn vị cơ sở: Bản copy bộ hồ sơ ban. .. hợp với Phòng Kỹ thuật – Đầu tư có biện pháp thông báo bằng biển báo, bảo dưỡng kịp thời và đề phòng các sự cố do thi công trong cùng khu vực hoặc khu vực lân cận 3 Ngoài ra căn cứ quy định do Tổng Giám đốc Công ty ban hành Quy định về nhiệm vụ các đơn vị trong công tác kiểm định các thiết bị tại các trạm mà các đơn vị thực hiện nhiệm vụ của mình đã được phân công như kiểm định cột bơm xăng dầu, cột... bãi bỏ Trong quá trình thực hiện quy chế, khi phát sinh các nghiệp vụ chưa được quy định hoặc không phù hợp với quy chế đề nghị các đơn vị có ý kiến bằng văn bản để Hội đồng quản trị Công ty xem xét, quy t định CÔNG TY ABC CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ... tài sản theo quy định Nhà Nước CHƯƠNG III - MUA SẮM TÀI SẢN VẬT TƯ THIẾT BỊ MỤC - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM Điều 24: Thẩm quy n phê duyệt chủ trương mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị: Thẩm quy n phê... thi hành: Quy chế đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị có hiệu lực kể từ ngày ký, tất quy định trước trái với quy chế bãi bỏ Trong trình thực quy chế, phát sinh nghiệp vụ chưa quy định không... trình cấp có thẩm quy n theo quy định quy chế phê duyệt b Trên sở thẩm định thiết kế dự toán đối chiếu với quy mô công trình cân nhắc với điều kiện thực tế thi công Cấp có thẩm quy n phê duyệt