Ứng dụng ms excel vào quản lý tài liệu lưu trữ tại trung tâm điều dưỡng người có công tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Như biết, thành công mà không gắn liền với hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian thực tập, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ thầy, cô giáo Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế ban lãnh đạo Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang Để có kết khóa luận tốt nghiệp hôm nay, xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc tới thầy, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế giảng dạy trang bị cho kiến thức Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ Mai Ngọc Anh Thạc sĩ Đỗ Văn Đại (Khoa hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông) tận tình hướng dẫn góp ý giúp trình làm khoá luận Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo tập thể cán công chức, viên chức người lao động Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho hoàn thành tốt trình thực tập tốt nghiệp Nhân gửi lời cảm ơn tới bạn sinh viên lớp Quản trị văn phòng K13A Bắc Giang chia sẻ tài liệu kiến thức hỗ trợ trình thực khoá luận Tôi cảm ơn gia đình tạo điều kiện giúp hoàn thành khóa học Do khoảng thời gian nghiên cứu làm đề tài khoá luận không dài, thân thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi thiếu sót Tôi kính mong nhận bảo, hướng dẫn thầy cô giáo để khóa luận hoàn thiện đạt kết Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Tuyết LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp tổng hợp toàn trình nghiên cứu khoa học để đánh giá kết đạt sau trình học tập, thực tập rèn luyện, đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân Tôi xin cam đoan nội dung khóa luận không chép nội dung từ khóa luận khác sản phẩm khóa luận thân nghiên cứu, xây dựng hướng dẫn khoa học Thạc sĩ Mai Ngọc Anh Thạc sĩ Đỗ Văn Đại Các nội dung nghiên cứu khóa luận trung thực chưa công bố trước Những số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ thực tế đơn vị thực tập Nếu phát có gian lận nào, xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng kết khoá luận mình./ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC ii1 DANH MỤC HÌNH ẢNH v LỜI MỞ ĐẦU .6 Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Lý thuyết chung quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.2 Công tác lưu trữ 12 1.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 14 1.2.1 Quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ quốc gia .14 1.2.2 Quản lý tập trung thống tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 15 1.2.3 Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ quan 17 1.3 Giới thiệu Ms Excel 20 1.3.1 Giới thiệu Excel 20 1.3.2 Nhập liệu Excel 21 Chương 22 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .22 TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU DƯỠNG NGƯỜI CÓ CÔNG TỈNH BẮC GIANG 22 2.1 Giới thiệu khái quát Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 22 2.1.2 Cơ cấu tổ chức: .23 2.1.3 Biên chế nhiệm vụ giao năm 2016 .26 2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 26 2.2.1 Tổ chức lưu trữ quan 26 2.2.2 Tình hình tài liệu bảo quản kho lưu trữ quan 26 2.2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ .27 2.2.4 Xây dựng Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 31 2.2.5 Một số đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang .43 2.2.6 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 45 2.2.6.1 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .45 2.2.6.2 Giải pháp người 46 2.2.6.3 Giải pháp sở vật chất 46 2.2.7 Một số kiến nghị để thực giải pháp hiệu .47 Chương 49 ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU DƯỠNG NGƯỜI CÓ CÔNG TỈNH BẮC GIANG 49 3.1 Đặt vấn đề .49 3.2 Mục đích nghiên cứu: 50 3.3 Ứng dụng MS.Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 50 3.4 Cách sử dụng chương trình quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ 66 KẾT LUẬN .69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Điều dưỡng Người có công .25 Hình 2.2 Sơ đồ lựa chọn loại hủy tài liệu Trung tâm .30 Hình 2.3 Lưu đồ bước thực quy trình quản lý tài liệu lưu trữ .34 Hình 2.4 Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 33 Hình 2.5 Biên bàn giao hồ sơ, tài liệu 34 Hình 2.6 Mẫu trình bày tờ bìa .35 Hình 2.7 Mẫu trình bày phần kê hồ sơ, tài liệu 35 Hình 2.8 Mẫu trình bày tờ kết thúc .35 Hình 2.9 Danh mục hồ sơ, tài liệu loại .36 Hình 2.10 Giấy đề nghị sử dụng lưu 37 Hình 3.1 Chương trình quản lý tài liệu lưu trữ 52 Hình 3.2 Chụp hình quản lý công văn 53 Hình 3.3 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink .54 Hình 3.4 Chụp hình giao diện Sheet “QUYẾT ĐỊNH” 55 Hình 3.5 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 56 Hình 3.6 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 57 Hình 3.7 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 58 Hình 3.8 Chụp hình giao diện Sheet “CÔNG VĂN” 59 Hình 3.9 Chụp hình giao diện Sheet “BÁO CÁO” .60 Hình 3.11 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 62 Hình 3.12 Màn hình giao diện công văn đến “NĂM 2016” 63 Hình 3.13 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 64 Hình 3.14 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 65 Hình 3.15 Cửa sổ làm việc Quản lý công văn 66 Hình 3.16 Màn hình giao diện “VĂN BẢN ĐI” 67 Hình 3.17 Màn hình giao diện QUYẾT ĐỊNH 68 LỜI MỞ ĐẦU Thực tế cho thấy, tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng to lớn mặt trị, kinh tế, văn hóa, Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng thiếu trình hình thành phát triển đơn vị, công tác quan trọng việc bảo quản, giữ gìn thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ từ thủ công sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người đồng thời nâng cao suất lao động cho cán văn thư - lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hóa văn quy phạm phát luật, Đảng ta xác định “công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển” Nhà nước ta xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý hành nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư - lưu trữ công việc mang tính chất hành xác định lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin Trên sở đó, đồng thời để nâng cao hiệu ứng dụng tin học hóa vào quản lý tài liệu lưu trữ em chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng Ms Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang” Đề tài gồm phần là:  Chương Tổng quan quản lý tài liệu lưu trữ  Chương Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang  Chương Ứng dụng Ms Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang Đối tượng nghiên cứu đề tài tập chung nghiên cứu lý luận thực tiễn việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang Từ thiết kế chương trình quản lý tài liệu lưu trữ excel Mục đích đề tài áp dụng công cụ tin học để xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải tra tìm thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác; nâng cao suất hiệu công tác Đề tài có ý nghĩa khoa học thực tiễn Ý nghĩa khoa học đề tài thể qua việc nghiên cứu sở lý luận phương pháp khoa học để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ… Ý nghĩa thực tiễn đề tài bảo quản tài liệu lưu trữ cách tốt hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy, cô môn, đặc biệt thầy Mai Ngọc Anh thầy Đỗ Văn Đại tận tình, bảo em suốt thời gian thực tập Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong trình thực tập báo cáo tránh bỡ ngỡ thiếu sót, em mong nhận góp ý chân thành từ phía thầy cô để em rút học quý báu cho thân, nhằm bổ sung kiến thức nghiệp vụ chuyên môn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Tuyết Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Lý thuyết chung quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, qua hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ quốc gia phải chính, gốc tài liệu ghi giấy, phim, ảnh, hình, đĩa hình, âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác; trường hợp không chính, gốc thay hợp pháp (Điều 1, Chương 1- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia) 1.1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, thông tin cấp I Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành Nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thông tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính vậy, tài liệu lưu trữ luôn người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý, Nhà nước đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật - Tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì thế, tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát không thay 1.1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành, lĩnh vực xã hội nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Căn vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu lưu trữ văn học - nghệ thuật, tài liệu lưu trữ điện tử  Tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ hành văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,…Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, tời phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ,… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn,… ngày tài liệu hành hệ thống văn quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn,… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ  Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật Là loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng công trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khoáng sản, khí tượng, thủy văn trắc địa đồ,… Tài liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi công, hoàn công; vẽ tổng thể công trình, vẽ chi tiết công trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; loại đồ, trắc địa…  Tài liệu lưu trữ nghe nhìn Là tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn, sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự,…  Tài liệu lưu trữ văn học - nghệ thuật Là tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo họa sĩ,…  Tài liệu lưu trữ điện tử Là loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thông tin Tài liệu lưu trữ dù loại hình đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trình xây dựng phát triển đất nước 1.1.1.4 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia - Trong xã hội có giai cấp đối kháng, tài liệu lưu trữ thuộc giai cấp thống trị, sử dụng để phục vụ lợi ích giai cấp thống trị - Trong chế độ xã hội chủ nghĩa, tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống lãnh đạo Đảng 1.1.1.5 Ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ  Ý nghĩa tài liệu lưu trữ trị Tài liệu lưu trữ chính, gốc văn lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng 10 - Kích chuột phải vào mũi tên “TRỞ VỀ”, tạo liên kết Hyperlink với giao diện “VĂN BẢN ĐI” → OK Hình 3.5 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 56 - Mở Sheet “VĂN BẢN ĐI”, kích chuột phải vào ô “QUYẾT ĐỊNH” để tạo liên kết Hyperlink đến Sheet “Quyết định” → OK Hình 3.6 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 57 - Sau điền đầy đủ thông tin công văn, cột “MỞ” kích chuột phải vào chữ “Tải” tạo liên kết Hyperlink tới công văn số hóa lưu dạng file PDF Hình 3.7 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 58 Tương tự Sheet “công văn”, “báo cáo”, “tờ trình”, “kế hoạch”, “thông báo” ta làm Được giao diện sau: Hình 3.8 Chụp hình giao diện Sheet “CÔNG VĂN” 59 Hình 3.9 Chụp hình giao diện Sheet “BÁO CÁO” 60 Bước 4: Tạo Sheet “VĂN BẢN ĐẾN” Sau tạo giao diện hình quản lý “VĂN BẢN ĐẾN” hình dưới, kích chuột phải vào mũi tên “VỀ TRANG CHỦ”, tạo liên kết Hyperlink hình giao diện “QUẢN LÝ TÀI LIỆU” Sheet “TRANG CHỦ” → OK Hình 3.10 Chụp hình giao diện Sheet “VĂN BẢN ĐẾN” 61 Hình 3.11 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 62 Bước 5: Tạo Sheet “NĂM 2014”, “NĂM 2015”, “NĂM 2016”, … Tạo Sheet năm điền đầy đủ thông tin công văn đến, bao gồm: ngày đến, số đến, quan ban hành, số kí hiệu văn bản, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung mở hình sau: Hình 3.12 Màn hình giao diện công văn đến “NĂM 2016” 63 - Kích chuột phải vào mũi tên “TRỞ VỀ” tạo liên kết Hyperlink “VĂN BẢN ĐẾN” → OK Hình 3.13 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 64 - Sau điền đầy đủ thông tin công văn đến, cột “MỞ” kích chuột phải vào chữ “Tải” tạo liên kết Hyperlink đến văn số hóa lưu dạng file PDF Hình 3.14 Chụp hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink 65 3.4 Cách sử dụng chương trình quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ Mở MS.Excel “QUẢN LÝ VĂN BẢN” ta có hình giao diện sau: Hình 3.15 Cửa sổ làm việc Quản lý VĂN BẢN 66 Tiếp theo kích chuột vào “VĂN BẢN ĐI” ta có giao diện: Hình 3.16 Màn hình giao diện “VĂN BẢN ĐI” Tại giao diện “VĂN BẢN ĐI” ta chọn loại công văn cần tìm Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Ta kích chuột vào ô “QUYẾT ĐỊNH” hình giao diện sau: 67 Hình 3.17 Màn hình giao diện QUYẾT ĐỊNH Tại ta tìm định cần tìm kích vào chữ “Tải” để xem Sau trở hình giao diện “VĂN BẢN ĐI” cách kích chuột vào mũi tên “TRỞ VỀ” Tương tự với công văn đến 68 KẾT LUẬN * Kết đạt được: Ứng dụng công nghệ thông tin trình đại hóa hoạt động thông tin lĩnh vực xã hội đặc biệt trình tổ chức, quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong với trợ giúp công nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng… công tác văn phòng nói chung công tác tác văn thư, lưu trữ nói riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng ngày đầy đủ kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý quan yêu cầu xã hội Ứng dụng công nghệ thông tin nói chung ứng dụng MS.Excel vào công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công đem lại nhiều hiệu thiết thực mà hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đưa công tác từ lao động thủ công sang tự động hóa bán tự động hóa khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động nâng cao suất lao động cán Trong trính tìm hiểu nghiên cứu MS Excel vào việc quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang việc xây dựng chương trình quản lý tài liệu lưu trữ excel giúp cán làm công tác văn thư-lưu trữ làm việc có hiệu * Hạn chế Một số khâu nghiệp vụ công tác quản lý tài liệu lưu trữ chưa tốt, việc cập nhật thông tin chưa nhanh chóng dẫn đến khó khăn việc quản lý tài liệu * Hướng phát triển Để có hiệu cao nữa, thời gian tới trung tâm cần đầu tư kỹ thuật, nhân lực, áp dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ…để công tác văn thư, lưu trữ nói chung công tác lưu trữ nói riêng hiệu cao Hoàn thiện vào sủ dụng chương trình ứng dụng Excel việc quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư [2] Chính phủ (2001), Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 [3] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng năm 2005 [4] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2006), Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị [5] Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng năm 2001 [6] Cục Lưu trữ Nhà nước (1999), Công văn 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 việc Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ [7] Hoàng Nhất Linh (2008), Giáo trình Microsoft 2010, NXB Thống Nhất 70 ... lý tài liệu lưu trữ  Chương Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang  Chương Ứng dụng Ms Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều. .. trình quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang 31 2.2.5 Một số đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang. .. Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Lý thuyết chung quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị,