Bài giảng nguyên lý kế toán CHƯƠNG 6 sổ kế TOÁN và HÌNH THỨC kế TOÁN

Hoặc:  Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu quy định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của ch

CHƯƠNG 6 SỔ KẾ TOÁN &

HÌNH THỨC KẾ TOÁN

MỤC TIÊU HỌC TẬP

1 Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán;

2 Các loại sổ kế toán;

3 Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán;

4 Các hình thức kế toán áp dụng tại các

doanh nghiệp.

 Nhật ký – Sổ cái

 Nhật ký chung

 Chứng từ ghi sổ

 Nhật ký chứng từ

PHẦN I

SỔ KẾ TOÁN

6.1 Khái niệm và tác dụng của sổ kế

toán

1 Khái niệm

 Sổ kế toán là những tờ sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Hoặc:

 Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu quy định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương

pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

2 Tác dụng của sổ kế toán

 Tập hợp một cách liên tục và có hệ thống tình hình và sự biến động của tài sản,

nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

 Số liệu trên sổ kế toán là cơ sở để lập các báo cáo tài chính, từ đó phục vụ cho việc đánh giá, phân tích tình hình hoạt động

sản xuất, kinh doanh.

6.2 Các loại sổ kế toán

 Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

 Sổ kế toán có nhiều loại Có thể phân loại sổ

kế toán theo các tiêu thức sau:

- Theo nội dung ghi chép

- Theo kết cấu sổ

- Theo hình thức tổ chức sổ

Theo phương pháp ghi chép

Sổ ghi theo thứ tự

thời gian

- Sổ nhật ký

- Sổ đăng ký CTGS

Sổ ghi theo hệ thống

- Sổ cái

- Các sổ chi tiết

Sổ liên hợp

- Sổ Nhật ký – SC

- NKCT

Theo nội dung ghi chép

Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ cái, NKSC

- Sổ đăng ký CTGS

Sổ kế toán chi tiết

- Sổ chi tiết

- Các thẻ kế toán

chi tiết

Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Sổ cái

Sổ Nhật ký

chứng từ

Theo kết cấu sổ

Sổ kiểu 2 bên Sổ kiểu 1 bên Sổ kiểu nhiều cột

Theo hình thức tổ chức sổ

Sổ đóng thành quyển

Là loại sổ gồm các tờ sổ

được đánh số trang liên tục

và đóng thành quyển

(Giữa 2 trang sổ phải có dấu

giáp lai).

Sổ tờ rời

Là loại sổ gồm nhiều tờ sổ riêng lẻ cặp lại với nhau.

6.3 Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

6.3.1 Mở sổ

Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán trong kỳ, để xây dựng

mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào sổ.

6.3.2 Ghi sổ (Theo quy định của điều 27 -

Luật kế toán)

 Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh.

 Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với sổ kế toán.

 Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

 Để đáp ứng yêu cầu rõ ràng, liên tục và có hệ thống số liệu ghi trên sổ kế toán:

 Phải ghi bằng bút mực.

6.3.3 Khóa sổ kế toán

Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ trên sổ.

6.3.4 Sửa sổ kế toán

Điều 28 – Luật kế toán:

“Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết

thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa

theo một trong các phương pháp sau”:

- Phương pháp cải chính

- Phương pháp ghi bổ sung

- Phương pháp ghi số âm.

a Phương pháp cải chính

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

 Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến

quan hệ đối ứng của các tài khoản;

 Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng

cộng.

Cách chữa sai:

Gạch một đường thẳng xóa bỏ chổ ghi sai (đảm bảo nhìn rõ nội dung sai) Trên chổ ghi sai bị xóa bỏ,

ghi con số đúng hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của KTT hoặc phụ

trách kế toán bên cạnh chổ sửa.

Bài tập 25

b Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

khoản.

 Số tiền ghi sổ < Số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.

Cách chữa sai:

 Lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung”, nội

dung:

“Điều chỉnh số liệu đã ghi sai thuộc

chứng từ số….ngày… có chênh lệch

thiếu là………”.

 Dựa vào chứng từ trên, kế toán ghi

thêm 01 bút toán giống bút toán cũ với số tiền chênh lệch giữa số đúng và số

sai.

SỐ SAI < SỐ ĐÚNG

Ví dụ 2

Ngày 30/9/2010, kế toán tiền mặt phát hiện số tiền của phiếu chi số 10 ngày 8/9/10 có nội dung “Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền 16.500.000 đ đã được ghi sổ cái TK 111 như sau:

Sổ cái TK 111

Chứng từ Diễn giải TK

đối

Số tiền

Số Ngày ứng Nợ Có

10 8/9/10 Chi tiền hoa hồng

bán hàng

641 15.600.000

Chứng từ ghi sổ 18/BS

Ngày 30/9/2010

Số Ngày giải Nợ Có Nợ Có

Điều chỉnh số tiền ghi thiếu thuộc PC số

10 ngày 8/9

CL thiếu là 900.000 đ.

641

111

900.000

900.000

Dựa vào CTGS bổ sung để ghi thêm vào sổ như sau:

TK 111 TK 641 xxx 15.600.000 15.600.000

900.000 900.000

Cách chữa sai:

Ghi thêm vào sổ một bút toán với số tiền của nghiệp vụ đã ghi sót, ở thời điểm phát hiện sót.

BỎ SÓT KHÔNG CỘNG ĐỦ SỐ TIỀN TRÊN

CHỨNG TỪ

c Phương pháp ghi số âm

Phương pháp này áp dụng cho các

trường hợp:

TH1: Định khoản đúng, số tiền ghi sai > số

tiền ghi đúng hoặc ghi trùng số tiền nhiều lần của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

TH3: Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo

cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.

TH1: Định khoản đúng,

Số tiền ghi sai > Số tiền ghi đúng.

Chữa sai bằng cách:

 Lập một chứng từ ghi sổ bổ sung.

 Căn cứ vào chứng từ này, kế toán ghi

toán đã ghi sai với số tiền thừa và ghi số âm.

Ví dụ 3

Cuối tháng 11/2010, kế toán phát hiện số

tiền thuộc Phiếu nhập kho hàng hóa số 16

ngày 5/11/2010 là 1.528.000 đ, chưa trả tiền người bán Kế toán đã ghi sổ như sau:

TK 331 TK 156

……… ………

1.852.000 1.852.000

Nhận xét:

Định khoản đúng, số tiền sai Số sai

1.852.000 lớn hơn số đúng 1.528.000 đ

Chênh lệch thừa là 324.000 đ Dùng phương pháp ghi số âm.

Chứng từ ghi sổ 36/BS

Ngày 30/11/2010

Số Ngày giải Nợ Có Nợ Có

Điều chỉnh số tiền thuộc PNK số 16 ngày 5/11

CL thừa là 324.000 đ.

156

331

(324.000)

(324.000)

Đồng thời ghi:

TK 331 TK 156

1.852.000 1.852.000

(324.000) (324.000)

TH1: Định khoản đúng,

Ghi trùng bút toán

Lấy lại Ví dụ 1:

Ngày 05/9/2010, kế toán vật tư phát hiện số tiền trên phiếu xuất kho số 105 ngày 03/9/10, số tiền 17.200.000 đ đã được ghi sổ như sau:

TK 152 TK 621

xxx 17.200.000 17.200.000

17.200.000 17.200.000

(17.200.000) (17.200.000)

TH2: Sai định khoản

Chữa sai bằng cách:

Lập lại bút toán sai – ghi âm , nhằm để xóa

bút toán này Sau đó ghi lại bút toán đúng Kế toán phải lập 01 Chứng từ ghi sổ đính chính

do KTT hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.

Lấy lại Ví dụ 2:

Ngày 30/9/2010, kế toán tiền mặt phát hiện số tiền của phiếu chi số 10 ngày 8/9/10 có nội dung “Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền

16.500.000 đ đã được ghi sổ như sau:

TH3: Phát hiện ra sai sót sau khi đã

nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.

Sửa trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót.

Bài tập 27

PHẦN II

HÌNH THỨC KẾ TOÁN

Chứng từ Sổ kế toán Báo cáo kế toán

6.4.1 Khái niệm hình thức kế toán

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:

Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau, trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ nhằm hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được báo cáo tài chính định kỳ – Gọi là hình thức kế toán.

Hình thức kế toán bao gồm các nội

dung cơ bản như sau:

 Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại

Các hình thức kế toán hiện nay đang được áp

dụng tại Việt Nam bao gồm:

Nhật ký

sổ cái Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ chứng từ Nhật ký

Việc lựa chọn hình thức kế toán nào

để áp dụng phải căn cứ vào đặc

điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán; điều kiện và

phương tiện tính toán.

6.4.2 Hình thức kế toán – Nhật ký chung

1 Các loại sổ kế toán:

a Nhật ký chung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng giữa các tài

khoản làm cơ sở ghi vào sổ cái.

b Sổ cái

c Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2 Trình tự ghi chép

Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số

phát sinh

Báo cáo tài

Sổ Nhật ký

chuyên dùng

Sổ, thẻ kế toán

chi tiết Bảng tổng hợp

chi tiết

Số hiệu TK

Số phát sinh

Mang sang

Dùng TGNH trả nợ người bán

TK Phải trả cho NB 331 30.000

Số hiệu TK

Số phát sinh

Số dư đầu tháng 250.000

Cộng số phát sinh 40.000

Số dư cuối tháng 290.000

Số hiệu TK

Số phát sinh

Số dư đầu tháng 100.000

Số dư cuối tháng 60.000

BÀI TẬP 28, 29