Bài giảng nguyên lý kế toán CHƯƠNG 5 CHỨNG từ kế TOÁN và KIỂM kê

 Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặ

CHƯƠNG 5

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

VÀ KIỂM KÊ

MỤC TIÊU HỌC TẬP

1 Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế

toán;

2 Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán;

3 Phân loại chứng từ;

4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán;

5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê;

6 Phân loại kiểm kê;

5.1 Khái niệm

1 Khái niệm

Theo điều 4 chương 1 “Luật kế toán Việt Nam”:

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát

sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

 Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để

ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa

điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật.

Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ:

– Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tài sản,

nguồn vốn của doanh nghiệp và sự vận động của chúng.

– Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng

và sự vận động của chúng theo yêu cầu quản lý.

Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ:

 Hệ thống chứng từ kế toán.

5.2 Ý nghĩa, t ác dụng và tính chất pháp lý của

chứng từ kế toán

 Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Dó đó, chứng từ là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp,

hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế;

 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán;

 Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý không thể

thiếu cho mọi cuộc thanh tra, kiểm tra, mọi sự khiếu nại, khiếu tố, là bằng chứng của kiểm

toán;

 Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất các đơn vị và cá nhân liên quan

đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

 Chứng từ là căn cứ để thực hiện và kiểm

tra tình hình nộp thuế.

 Chứng từ còn là phương tiện giúp lãnh đạo doanh nghiệp truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh trong công tác Ví dụ như: lệnh chi, lệnh xuất kho,

5.3 Phân loại chứng từ kế toán

1 Phân loại theo nội dung kinh tế

Hiện nay hệ thống chứng từ kế toán nước ta bao gồm các nội dung:

- Chứng từ về lao động tiền lương

- Chứng từ về hàng tồn kho

- Chứng từ về bán hàng

- Chứng từ về tiền tệ

- Chứng từ về tài sản cố định

2 Phân loại theo tính chất pháp lý

a Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất

bắt buộc.

 Là những chứng từ phản ánh các quan

hệ kinh tế giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.

 Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh

nghiệp.

b Hệ thống chứng từ hướng dẫn

Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ

của đơn vị Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị, các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể của mình, thêm

hoặc bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng vẫn phải bảo đảm

tính chất pháp lý của chứng từ Chẳng hạn như

phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

3 Phân loại theo trình tự xử lý và công

chứng từ ban đầu, như: hóa đơn bán hàng,

hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi,

Chứng từ gốc

Theo công dụng, chứng từ gốc được chia thành:

 Chứng từ mệnh lệnh:

 Chứng từ thực hiện:

 Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất kho, Hóa

đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận

chuyển nội bộ…

Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc

Theo nội dung quy định trong khoản 1,

điều 17, mục I chương 2 của Luật kế

toán, bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng bao gồm các yếu tố cơ bản dưới đây:

1 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

3 Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng

từ kế toán.

4 Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận

chứng từ kế toán.

5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh

tế tài chính ghi bằng số Riêng tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ.

7 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt

và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

b Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng

kê chứng từ gốc)

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để

tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc

cùng loại, cùng nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, không phải lập lại nhiều lần những bút toán giống nhau.

5.4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ

1 Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán

Xem luật kế toán

2 Trình tự xử lý chứng từ kế toán

a Kiểm tra chứng từ

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ Việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết

định đối với chất lượng công tác kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số liên theo quy định không? ).

 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành không?

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

b Hoàn chỉnh chứng từ

Là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế

toán Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng

từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản…

c Luân chuyển chứng từ

Luân chuyển chứng từ là xác định trình tự luân chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, xử lý và

ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ sẽ khác nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ chức hệ thống thông tin trong nội bộ từng đơn vị.

d Bảo quản và lưu trữ chứng từ

 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế

toán

 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật Mục đích: khi cần thiết đem ra đối

chiếu, kiểm tra.

KIỂM KÊ

5.5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê:

1 Khái niệm

Theo khoản 1 điều 30 của Luật kế toán:

“Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán”.

2 Tác dụng của kiểm kê

a Kiểm kê nhằm kiểm tra tại chổ tài sản

hiện có, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện kịp thời các hiện

tượng, nguyên nhân gây ra chênh lệch và để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế.

b Các tài liệu do kiểm kê cung cấp là cơ sở để có kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, là bằng chứng vật chất cho kiểm

toán, đồng thời là cơ sở để quy trách

nhiệm vật chất được đúng đắn

3 Phân loại kiểm kê

Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê

Kiểm kê toàn bộ từng phần Kiểm kê

Theo thời gian kiểm kê

Kiểm kê định kỳ Kiểm kê đột xuất

4 Phương pháp kiểm kê

Tùy theo từng đối tượng kiểm kê là hiện vật, giá trị (tiền) hay các khoản thanh toán mà

có các phương pháp khác nhau.

a Kiểm kê hiện vật (vật liệu, hàng hóa, tài sản

cố định…)

Tiến hành bằng cách cân, đong, đo, đếm tại chổ các loại tài sản, hiện vật được kiểm kê.

b Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá

trị như tiền và các chứng khoán.

chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, tem,

bưu điện…) Phương pháp kiểm kê là đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu Sau đó, lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.

 Đối chiếu tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.

c Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản

nợ phải thu, phải trả.

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản

thanh toán thực hiện bằng phương pháp đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế

toán của doanh nghiệp với sổ phụ của ngân hàng hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải kết chuyển vào các khoản phải thu