THỰC HIỆN dự án đầu tư CÔNG

Lợi ích của việc lập dự án theo LFA Xác định được một hệ thống các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công hay thất bại của dự án  Xây dựng được một hệ thống các c

Chương 3:

THỰC HIỆN DỰ ÁN

ĐẦU TƯ CÔNG

TS BÙI QUANG XUÂN

NỘI DUNG

ĐẦU TƯ

THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

2

4

2 Vai trò

 Đảm bảo đạt được mục tiêu của dự án;

 Đảm bảo trình tự công việc;

 Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng;

 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực;

 Giúp việc theo dõi và kiểm soát;

 Tăng cường giao tiếp và phối hợp giữa các cá nhân

và bộ phận;

 Huy động vốn;

 Cung cấp dữ liệu.

2 Lợi ích của việc lập dự án theo LFA

 Xác định được một hệ thống các yếu tố

bên ngoài có ảnh hưởng quyết định đến

sự thành công hay thất bại của dự án

 Xây dựng được một hệ thống các chỉ số

đo lường hiệu lực và hiệu quả của dự

án, và cung cấp đầy đủ cơ sở cho việ giám sát và đánh giá dự án trong quá trình thực hiện và vận hành.

6

 Bước 3: Tổ chức bộ máy quản lý dự án

 Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

 Bước 5: Lập lịch trình và nguồn lực

 Bước 6: Lập kế hoạch kiểm soát

Bước 2: Xác định các hoạt

động phải tiến hành

 Liệt kê tất cả những hoạt động cần phải thực

hiện để tạo ra các đầu ra của dự án;

 Sắp xếp các hoạt động này theo đúng trình tự

 Phân công công việc, trách nhiệm và quyền

hạn cho các thành viên trong Ban quản lý dự án;

 Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với

các bên liên quan khác

Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

 Là quá trình dự tính và ước tính các yêu cầu tài chính

của một dự án, xác định các nguồn kinh phí và áp dụng các biện pháp để đảm bảo có đủ kinh phí vào đúng lúc cần thiết.

 Các giai đoạn:

- Bắt đầu từ giai đoạn lập dự án (ước tính chi phí cho các

nội dung công việc của dự án);

- Trong giai đoạn thẩm định (xem xét lại và chỉnh lý thêm

các dự toán)

- Trong giai đoạn thực hiện (phân bổ và phân bổ lại kinh phí

đáp ứng chi tiêu thường xuyên).

12

Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

 Nội dung:

- Ước tính chi phí cho các kế hoạch công việc chi tiết;

- Ước tính chi phí các phần việc của các nhà tư vấn và các nhà thầu khác;

- Ước tính chi phí trực tiếp, chi phí quản lý, chi phí dự phòng và các chi phí tài chính khác.

và đường bộ 2 42.000.000 21.000.000D- Hệ thống kênh

mương

5 35.000.000 7.000.000 E- Dải đường 2 50.000.000 25.000.000 F- Xây kênh mương 9 63.000.000 7.000.000 G- Thiết bị bơm 4 50.000.000 12.500.000 H- Tư vấn 2 3.000.000 1.500.000 I- Quản lý dự án 12 12.000.000 1.000.000

Bước 5: Lập lịch trình thực hiện

và nguồn lực

 Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động;

 Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho mỗi

hoạt động;

- Kiểm tra liệu các nguồn lực có đủ để kết thúc công việc

như đã lập kế hoạch hay không?

- Xác định các mốc quan trọng của dự án.

 Xác định trình tự cần thiết của các hoạt động;

 Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến các rủi ro;

 Cân đối giữa thời gian và chi phí

Bước 5: Lập lịch trình thực hiện

và nguồn lực

 Xác định mức và tiến độ sử dụng nguồn nhân lực và

thiết bị

 Công cụ: Bảng liệt kê các hoạt động, Biểu đồ Grant,

sơ đồ thời gian theo giai đoạn, mạng pert.

16

Bước 6: Lập kế hoạch kiểm

soát

 Kiểm soát ngân sách, chi phí;

 Lập kế hoạch kiểm soát lịch trình thực hiện

dự án;

 Kiểm soát chất lượng kỹ thuật;

 Thiết lập hệ thống báo các dự án;

 Kiểm soát những thay đổi

 Giám sát các nhà tư vấn, nhà cung cấp và

nhà thầu xây dựng hay xây lắp.

18

II CÁC KỸ THUẬT LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

 Các kỹ thuật lập lịch trình các hoạt động

 Cách thức xác định mức và tiến độ sử

dụng nguồn nhân lực và thiết bị

 Công cụ phân tích dòng tiền.

1 Các kỹ thuật lập lịch trình

các hoạt động

 Cơ cấu phân chia công việc

 Bảng liệt kê các hoạt động

 Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng thanh

Cơ cấu phân chia công việc (WBS – Work breakdown structure)

 Là một bản phân chia chi tiết toàn bộ một

dự án thành các bộ phận gọi là phần việc

 Nó diễn giải một dự án dưới hình thức

tổng hợp các công trình xây lắp, trang thiết

bị và những hạng mục cần thiết cho từng công trình hay các hợp đồng xây dựng

 Gồm bảng cơ cấu phân chia công việc

dạng liệt kê và sơ đồ khối.

Cơ cấu phân chia công việc

 Cách thức thiết lập WBS:

- Bóc tách toàn bộ công việc thành những phần chi tiết

và có tính lôgic

- Kiểm tra sự đáp ứng của cơ cấu phân chia công việc

cả về chức năng và công việc trong dự án

- Xem xét khả năng dùng cơ cấu phân chia công việc

để phân công lao động trong từng dự án.

22

Cơ cấu phân chia công việc

 Phân công trách nhiệm về những phần việc đã xác

định cho các đơn vị, các bộ phận, cá nhân

 Kiểm tra cơ cấu phân chia công việc theo quy định về

báo cáo

 Chỉ giới hạn việc lập WBS đến các phần việc trọn

vẹn.

Nhận dạng một cơ cấu phân chia

công việc tốt

 Chất lượng và mức độ hoàn thành của công việc có

thể đo lường được một cách dễ dàng

 Mỗi công việc có sự kiện bắt đầu và sự kiện kết thúc

 Thời gian, chi phí và các nguồn lực có thể được ước

tính một cách dễ dàng

 Bao gồm các công việc có thể quản lý được và các

công việc này độc lập với các công việc khác

 Bao gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt

đầu đến khi kết thúc

24

Ví dụ: Cơ cấu phân chia công việc WBS dạng liệt kê

 Dự án thủy lợi:

- Dọn mặt bằng

- Cải tạo mặt bằng gồm:

+ Các kênh tiêu nước

+ Đường xe cơ giới và bộ

Bảng cơ cấu phân chia công việc dạng sơ đồ khối

BÀI TẬP

 Thiết lập bảng cơ cấu phân chia công việc dự án

thủy lợi dạng sơ đồ khối

Các công trình thủy lợi

E

Dải đường

D

HT kênh mương

F

Các kệnh tiêu nước

G

Thiết bị bơm

G Mua sắm

G Lắp đặt

Bảng cơ cấu phân chia công việc

dự án thủy lợi dạng sơ đồ khối

Bảng liệt kê các hoạt động (để lập

kế hoạch tiến độ)

 Là cách đơn giản nhất để lập lịch trình tiến hành các hoạt

động

 Thường sử dụng cho các dự án đơn giản với không nhiều

hoạt động và do một vài cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.

Ví dụ: Về sử dụng Bảng liệt kê các hoạt động (để lập lịch trình)

30

Các hoạt động

STT Mô tả hoạt động Thời gian thực hiện

1 A- Dọn mặt bằng 01/03 - 30/05/2013

2 B- Các kênh tiêu nước 01/03 – 31/08/2013

3 C- Đường cơ giới và đường

Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng

thanh

 Là biểu đồ dạng thanh biểu diễn các hoạt động của một dự

án hoặc một công việc, mối quan hệ giữa chúng và thời gian cần thiết để tiến hành chúng.

 Cách thức thiết lập:

- B1: Lập biểu đồ Grannt

- B2: Liệt kê các hoạt động hoặc các nhiệm vụ lên cột bên

phải và các giai đoạn kế tiếp nhau được đánh dấu từ trên xuống của bảng

- B3: Dùng một hình chữ nhật để đánh dấu từng hoạt động

nhằm chỉ ra điểm bắt đầu dự kiến và những ngày kết thúc hoạt động

Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng

- B6: Kéo dài thanh kẻ để thể hiện mức độ tăng

giảm về thời gian từ điểm bắt đầu hoặc kết thúc

Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng

thanh

 Ưu điểm:

- Vẽ và đọc chúng đơn giản

- Được sử dụng trong các môi trường nhỏ và ổn định

- Xây dựng một cái nhìn tổng quan về các hoạt động của dự

án

- Sẵn có trong các phần mềm máy tính cá nhân

 Hạn chế:

- Khó cập nhật khi có nhiều sự thay đổi

- Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ tương tác giữa các

hoạt động.

Bài tập: Sử dụng Biểu đồ Grannt để lập lịch trình

2 B- Các kênh tiêu nước 01/03 – 31/08/2013

3 C- Đường cơ giới và đường bộ 01/03 – 30/04/2013

Kỹ thuật vẽ sơ đồ

 Sơ đồ là một cách biểu diễn bằng hình vẽ về trật

tự loogic của các hoạt động và quan hệ giữa chúng

 Một số định nghĩa:

- Một sự kiện (mốc hoạt động) được biểu diễn bằng

một hình tròn: biểu thị sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoạt động

- Mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một mũi tên

và thời gian cần để kết thúc

Kỹ thuật vẽ sơ đồ

- Hoạt động giả tưởng:

+ Là một hoạt động chỉ mang tính hình thức được

biểu diễn trong sơ đồ bằng mũi tên nét đứt để thực hiện một hoạt động sau nó sẽ không thể bắt đầu cho tới khi hoạt động ở phía trước hoạt động giả tưởng kết thúc

+ Hoạt động giả tưởng không cần tới thời gian chi

phí để thể hiện và được đưa vào để đảm bảo tính nhất quán về mặt lôgic

36

- Hoạt động nào không thể bắt đầu được khi một

hoạt động khác chưa được hoàn thành?

Kỹ thuật vẽ sơ đồ

 Chuyển biểu đồ dạng thanh sang sơ đồ:

- Thay hình chữ nhật bằng các đường mũi tên

- Bổ sung những mối liên hệ giữa các mốc hoạt

động quan trọng của các công việc khác nhau

- Gạch bỏ hoàn toàn tư “công việc”, trục ngang chỉ

thời gian và biểu diễn thời gian ngay trên chính các đường mũi tên

38

Kỹ thuật vẽ sơ đồ

 Ưu điểm:

- Chỉ ra tất cả các mối liên hệ giữa các hoạt động

- Giảm bớt việc phải chia thành các công việc cụ

thể

- Thay thế thang chia thời gian bằng các đơn vị thời

gian riêng cho mỗi một nhánh cho sơ đồ

- Có thể sử dụng cho những dự án khá phức tạp.

Sơ đồ theo giai đoạn thời gian (Time – phased Diagram – TPD)

 Sơ đồ theo thời gian cũng giống như sơ đồ hoạt động,

nhưng có tính đến tỷ lệ về thời gian

 B1: Vẽ đường hoạt động chủ yếu CP theo trục nằm

ngang

 B2: Vẽ những đường và hoạt động khác

- Vẽ thêm những đường nét đứt để xác định các hoạt

động phụ trợ sẽ kết thúc ở hoạt động nào

- Đường hoạt động chủ yếu CP không có đoạn nét đứt

- Hoạt động trên những đường chủ yếu là không thể trì

hoãn.

40

Mạng PERT hay đường găng (CP)

 Là một kỹ thuật sắp xếp các dự án phức tạp bao

gồm nhiều hoạt động, trong đó có một số hoạt

động phụ thuộc lẫn nhau

 Một số định nghĩa:

- Sự kiện là điểm bắt đầu và kết thúc các hoạt động

chủ yếu trong mạng PERT

- Các hoạt động thể hiện thời gian và các nguồn

lực cần thiết để tiến triển từ sự kiện này đến sự kiện khác trong mạng PERT

Mạng PERT hay đường găng (CP)

− Bắt đầu sớm – Early Start (ES): là thời điểm sớm

nhất mà một hoạt động có thể bắt đầu được thực hiện khi tất cả các hoạt động dẫn tới hoạt động này đều đã được hoàn thành;

− Bắt đầu muộn – Late Start (LS): là thời hạn muộn

nhất để bắt đầu tiến hành hoạt động mà không trì hoãn thời gian hoàn thành dự án;

− Đường găng (CP) là chuỗi sự kiện và hoạt động tốn

nhiều thời gian nhất hoặc dài nhất trong mạng PERT.

42

Mạng PERT hay đường găng (CP)

 Cách thức tiến hành:

- B1: Xác định mọi hoạt động có ý nghĩa cần phải thực hiện

để hoàn thành dự án

- B2: Xác định trật tự hoàn thành các hoạt động trên

- B3: Vẽ biểu đồ dòng các hoạt động từ bắt đầu đến kết

thúc, xác định từng hoạt động và mối quan hệ cua nó với tất cả các hoạt động khác

+ Sử dụng vòng tròn để biểu thị những sự kiện và hình mũi

tên thể hiện các hoạt động

+ Kết quả là một biểu đồ tiến triển, gọi là mạng PERT

Mạng PERT hay đường găng (CP)

- B4: Tính toán thời gian ước tính để hoàn thành từng hoạt động

+ Công thức tính thời gian dự tính (te) là:

+ tp: thời gian bi quan nhất

- B5: Sử dụng biểu đồ mạng bao gồm các ước tính thời gian cho

từng hoạt động

44

Mạng PERT hay đường găng (CP)

 Sử dụng PERT để xác định thời gian thực hiện dự

- B3: Ghi tổng thời gian thực hiện dự án

- B4: Xác định đường hoạt động chủ yếu (CP)

 B2: Xác định thứ tự ưu tiên các nguồn lực

 Cân đối sử dụng các nguồn lực

- Xây dựng đồ thị khối lượng nguồn lực ưu tiên 1

- Dịch chuyển các hoạt động không chủ chốt cần

nguồn lực ưu tiên 1 theo hướng cần ít nhất

- Lặp lại thủ tục trên đối với các nguồn lực tiếp

theo

46

3 Lập kế hoạch tài chính cho dự án (công cụ phân tích dòng tiền)

 Bước 1: Tính toán chi phí cho một giai đoạn

 Chi phí/giai đoạn (tuần) = chi phí bình

thường/khoảng thời gian thực hiện

 Bước 2: Tính toán chi phí định kỳ và chi phí cộng

dồn

 Bước 3: Ghi lại các chi phí khác như chi phí gián

tiếp, chi phí tiền thưởng… và thời gian cần chi

 Bước 4: Cộng tất cả các chi phí và ghi lại các

dòng tiền

IV ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Phương pháp đẩy nhanh dự án

 Phân tích chi phí tối thiểu

48

1 Phương pháp đẩy nhanh dự án

 Lý do:

- Thời gian thực hiện dự án là quá dài mà lại bị ràng buộc

nghiêm ngặt về thời gian

- Dự án đã bị đình trệ lâu cần phải cố gắng khẩn trương để

1 Phương pháp đẩy nhanh dự án

 Cách thức:

- B1: Xác định thời gian cần đẩy nhanh

- B2: Tính toán các mức giảm thời gian có thể đạt được

 Mức giảm thời gian có thể = thời gian bình thường –

thời gian đẩy nhanh

1 Phương pháp đẩy nhanh dự án

- B4: Lựa chọn phương án giảm thời gian hiệu quả

nhất (theo trật tự thời gian)

- B5: Vẽ lại sơ đồ thời gian theo giai đoạn thể hiện

những khoảng thời gian được đẩy nhanh

2 Phân tích chi phí tối thiểu

 Mục đích:

- Xác định thời hạn tối ưu để dự án có thể được thực

hiện với tổng các chi phí thấp nhất

 Công thức tính: Tổng chi phí cho dự án = chi phí trực

tiếp + chi phí gián tiếp + tiền thưởng

2 Phân tích chi phí tối thiểu

 Mục đích: Tính toán toàn bộ chi phí dự

án theo ngày dự kiến hoàn thành và ghi lại khoảng thời gian có chi phí thấp nhất.

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI

LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THỰC

HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

 Các điều kiện để một dự án thành công

 Những lý do làm cho việc thực hiện dự án

không thành công

 Những điểm cần quan tâm khi tổ chức thực

hiện dự án.

54

1 Các điều kiện để một dự

án thành công

 Có mục đích rõ ràng

 Giải quyết những vấn đề thực tế

 Các kế hoạch được trình bày rõ ràng

 Được thực hiện bởi những người có năng lực

2 Những lý do làm cho việc thực hiện dự án không thành công

 Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không đầy đủ

 Mục đích, mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của dự án không

được hiểu hoặc không nhất trí ở các cấp

 Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người

khác

 Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh

 Kế hoạch thiếu những chỉ số đo tiến độ đặc biệt, hoặc có

nhưng sai

 Không xác định được những vấn đề phát sinh trong quá trình

thực hiện dự án và không lập được kế hoạch dự phòng.

56

3 Những điểm cần quan tâm khi tổ chức thực hiện dự án.

 Cần có một sự tuyên bố chính thức

 Người đứng đầu dự án cần phải có phương pháp tác

động lên động cơ của những người tham gia

 Người đứng đầu dự án phải tạo ra môi trường tâm lý

tốt cho mọi thành viên để họ sẵn sàng chấp nhận và đối phó với những thay đổi

 Người lãnh đạo phải có giải pháp để bù đắp một phần

mất mát và an ủi những người bị thiệt thòi

 Người lãnh đạo cần phải nắm bắt được đặc điểm văn

hóa địa phương để có những cách ứng xử phù hợp.