Pháp luật việt nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử thực trạng và một số vấn đề đặt ra

Phương pháp so sánh, hệ thống Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG

VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Học

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin được đề cập trong luận văn là khách quan, trung thực Một số nội dung đề cập trong luận văn đã được công bố trong các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và hội thảo khoa học chuyên ngành Các văn bản được tập hợp, sử dụng trong quá trình nghiên cứu đều được công khai trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và cổng thông tin điện tử của các bộ, ngành, địa phương Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ Trần Đức Mạnh

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên trong luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, chỉ bảo, giúp đỡ

và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Cảnh Đương đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu

Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này!

Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2015

Tác giả Trần Đức Mạnh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 5

7 Bố cục của đề tài 5

PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 7

1.1 Chính phủ điện tử 7

1.2 Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử 9

1.3 Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của tài liệu điện tử 17

1.4 Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử 23

Tiểu kết chương 1 25

Chương 2 PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 27

2.1 Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005 28

2.1.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử 28

2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử 31

2.1.3 Nhận xét 44

2.2 Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử sau 2005 47

2.2.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử 47

2.2.2 Nội dung các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử 49

2.2.3 Nhận xét 75

Tiểu kết chương 2 77

Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊ 79

3.1 Nhận xét chung 79

3.2 Một số vấn đề đặt ra 84

KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Ban Chấp hành TW Đảng Cộng

sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã khẳng định tầm quan trọng của công nghệ thông tin và nhấn mạnh: Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại

Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 đặt mục tiêu đến năm 2020 xây

dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong khu vực ASEAN… Từng bước chuyển hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan an ninh, quốc phòng dựa trên việc sử dụng văn bản giấy sang chế

độ trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời đảm bảo các yêu cầu

an ninh thông tin Ứng dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử có sử dụng chữ

ký điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp,… Bảo đảm những thông tin từ tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận của các cơ quan thuộc hệ thống Đảng, Nhà nước từng bước được chuyển sang dạng điện tử

Nhìn từ góc độ công tác văn thư, lưu trữ, để thực hiện các mục tiêu trên tất yếu trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ nảy sinh một loại văn bản có đặc tính hoàn toàn mới, tồn tại song hành với văn bản, tài liệu truyền thống (thường ở dạng giấy) đó là văn bản điện tử, tài liệu điện tử

Do văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác với văn bản truyền thống nên để sử dụng hiệu quả chúng trong hoạt động quản lý, điều hành của

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (với chức năng cơ bản như tài liệu giấy), bắt buộc phải xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại hình văn bản, tài liệu này Và thực tế những năm qua các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành một loạt văn bản pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử

Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, tác giả phân chia quá trình xây dựng pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam thành hai giai đoạn Giai đoạn 1 là trước năm 2005 (năm ban hành Luật giao dịch điện tử)

và giai đoạn 2 là từ 2005 trở lại đây

Nhìn chung, các quy định liên quan đến tài liệu điện tử hiện nằm rải rác trong nhiều văn bản pháp luật, thuộc nhiều lĩnh vực, do nhiều cơ quan khác nhau xây dựng, dẫn tới các khái niệm cơ bản (như: văn bản điện tử; chữ ký điện tử; siêu

dữ liệu…) được sử dụng không thống nhất, thậm chí có nội dung mâu thuẫn nhau gây ra những khó khăn trong áp dụng pháp luật Bên cạnh đó, việc xây dựng pháp luật liên quan đến trực tiếp đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện

tử trong lĩnh vực hành chính nhà nước thời gian qua chưa có dấu ấn nào đáng kể, việc áp dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều hạn chế Mặt khác, trong lĩnh vực nghiên cứu, hiện vẫn chưa có một công trình nghiên cứu tổng thể nào về hệ thống văn bản pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Thực tế trên gây không ít khó khăn đối với người những người nghiên cứu, người làm công tác giảng dạy, các nhà quản lý

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về văn thư, lưu trữ; quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử; khảo sát thực tế và tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài, chúng tôi cố gắng hệ thống hóa các quy định của pháp luật Việt Nam từ khi xuất hiện quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử

đến nay để thực hiện đề tài: “Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài

liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn đề đặt ra” làm đề tài Luận văn cao học

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu

Đề tài của chúng tôi đặt ra và giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:

Thứ nhất, hệ thống các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

trong văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam từ năm 1990 đến nay

Thứ hai, làm rõ sự thay đổi và phát triển của các quy định trong pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Thứ ba, đề xuất một số ý kiến để góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Khái quát chung về lịch sử xây dựng các quy định của pháp luật Việt Nam

về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

- Tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa của các quy định này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân

- Đánh giá và nhận xét những ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên nhân của những hạn chế trong các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Qua đó khuyến nghị một số vấn đề nhằm kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài liệu điện tử

3 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tƣợng nghiên cứu: Các quy định của pháp luật về quản lý văn bản

điện tử, tài liệu điện tử của Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các quy định của pháp luật về văn bản

điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam từ những năm 1990 đến nay

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Do bản thân văn bản điện tử, tài liệu điện tử là loại hình hoàn toàn mới, việc

áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế, vì vậy việc nghiên cứu về lý luận cũng như công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này gặp nhiều khó khăn Những năm gần đây do yêu cầu cấp thiết của sử dụng văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này Tuy nhiên, các nghiên

cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ

Cụ thể, về lý luận và kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng hệ thống văn bản pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, năm 2010, Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương đã dịch cuốn sách “Tài liệu điện tử trong quản lý” của tác giả Larin-Viện trưởng Viện Lưu trữ toàn Nga Về mặt lý luận, công trình này đã làm rõ sự giống nhau và khác nhau giữa tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống; phân tích làm

rõ những ưu điểm của văn bản điện tử, tài liệu điện tử; tính tất yếu của việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong xây dựng chính phủ điện tử; sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử; giới thiệu kinh nghiệm của Liên bang Nga và một số quốc gia tiên tiến trên thế giới như: Mỹ, Hà Lan, Đức trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử; những nội dung cơ bản cần được quy định trong các văn bản pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử Tác giả kế thừa các quan điểm lý luận của tác giả Larin trong việc thực hiện đề tài này

Thực tế tại Việt Nam, các công trình nghiên cứu trong nước chủ yếu là các bài báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong một vài văn bản pháp luật cụ thể đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức

Nhìn chung công tác nghiên cứu về hệ thống quy định của pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản đang còn bỏ ngỏ Tuy nhiên, những công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn để tác giả thực hiện đề tài này

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở phương

pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt quá trình nghiên cứu để phân tích, đánh giá thực tiễn xây dựng pháp luật

về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam Trên cơ sở đó, tác giả đề

xuất một số nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quan trọng này

5.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp

Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc tổng hợp nội dung các quy phạm pháp luật và phân tích quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản luật của Việt Nam Dựa trên các kết quả phân tích tác giả đưa ra các nhận định trong đề tài

5.3 Phương pháp so sánh, hệ thống

Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam và kinh nghiệm xây dựng luật của một số nước trên thế giới Từ đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật hệ thống quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

5.4 Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này được sử dụng để thu thập ý kiến của những người làm công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và những công chức, viên chức mà công việc của họ có liên quan đến việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành, qua đó tác giả nêu các nhận định, đề xuất

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

là các sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ Nguồn tư liệu thứ hai tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

và một số báo cáo của các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử Nguồn tư liệu quan trọng nhất là các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam có chứa những quy phạm pháp luật liên quan

đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

7 Bố cục của đề tài

Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:

Chương 1 Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Nội dung của chương này làm rõ khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện

tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử

và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện

tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Chương 2 Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử

Trong chương này, tác giả trình bày khái quát lịch sử hình thành các quy định về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong pháp luật Việt Nam; đồng thời giới thiệu những quy định chung về một số vấn đề liên quan như: chữ ký số; các tiêu chuẩn, quy chuẩn; lưu trữ tài liệu điện tử…

Chương 3 Một số nhận xét, khuyến nghị

Trong chương này, tác giả đưa ra một số nhận xét, gợi mở một số vấn đề đặt

ra nhằm góp thêm tiếng nói trong quá trình kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm

pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI

LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 1.1 Chính phủ điện tử

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động quản lý, điều hành của nhà nước, thuật ngữ Chính phủ điện

tử (E-Government) đã ra đời Tuy nhiên, hiện chưa có một định nghĩa thống nhất về chính phủ điện tử Các tổ chức khác nhau đưa ra những định nghĩa về Chính phủ

nhiều văn bản hành chính còn đề cập đến những thuật ngữ như: “Việt Nam điện tử”,

“Công dân điện tử”, “Doanh nghiệp điện tử”, “Giao dịch và thương mại điện tử”,

“Thuế điện tử”, “Hải quan điện tử”, “Chính quyền điện tử”, “Công chức, viên chức điện tử”… các thuật ngữ này đều chỉ sự ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Nhìn chung, Chính phủ điện tử là một thuật ngữ chỉ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan công quyền trong việc soạn thảo, ban hành, chu chuyển, giải quyết và lưu trữ văn bản; là hình thức cung cấp thông tin, cung cấp các dịch vụ công cũng như các hoạt động tương tác giữa Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ với các chủ thể trên môi trường mạng, nhằm tăng cường năng lực quản lý, điều hành của Chính phủ; mang lại thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp; tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền; làm tăng

- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới người dân (G2C)

- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với doanh nghiệp (G2B)

- Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với nhau (G2G)

- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với

cán bộ, công chức, viên chức (G2E) (Mô hình chính phủ điện tử-hình dưới)

Mô hình Chính phủ điện tử

Trong đó, dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý

Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của

cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng Ở Việt Nam, dịch vụ công trực tuyến được thiết kế theo 4 mức độ

Theo Điều 3, Thông tư 26/2009/TT-BTTTT: Dịch vụ công trực tuyến mức

độ 1 là dịch vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch

vụ được thực hiện trên môi trường mạng Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng

Như vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông trong hoạt động quản lý nói riêng hay việc phát triển chính phủ điện tử nói chung tất yếu nảy sinh một loại văn bản, tài liệu mới – văn bản điện tử, tài liệu điện tử và các hệ thống thông tin để tạo lập, chu chuyển, quản lý loại tài liệu này

1.2 Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử

- Văn bản điện tử

Trong văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, khái niệm văn bản không được định nghĩa cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về Công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 đưa ra các khái niệm “bản thảo văn bản”, “bản gốc văn bản”, “bản chính văn bản” Theo đó, “bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan,

tổ chức “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan,

tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành

Về khái niệm văn bản điện tử, khoản 8, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP

Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và

được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử)

Trong Luật Chính phủ điện tử năm 2014 của Hàn Quốc, khái niệm văn bản

điện tử được định nghĩa như sau: Văn bản điện tử là các thông tin chuẩn hóa, được

soạn thảo, truyền, nhận hoặc lưu trữ trong định dạng số bởi các thiết bị có khả năng xử lý thông tin, ví dụ như là các máy tính

Trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, kho bạc, thương mại điện tử, khái niệm “chứng từ điện tử” được sử dụng phổ biến, với ý nghĩa là một loại văn bản điện tử, tài liệu điện tử chuyên ngành

Tóm lại, hiểu theo nghĩa chung nhất văn bản điện tử là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử Trong đó, thông tin là tri thức về người, sự vật, sự việc, sự kiện, hiện tượng

- Tài liệu điện tử.

Nhìn từ góc độ lưu trữ, chỉ có tỷ lệ nhỏ văn bản được tạo ra trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân trở thành tài liệu lưu trữ (được giữ lại với tư

Khi nhận xét về sự vận động của khái niệm tài liệu, trong cuốn “Tài liệu điện

tử trong quản lý” GS Larin (Viện trưởng Viện Lưu trữ Liên bang Nga) cho rằng: Vấn đề nổi bật được đề cập xuyên suốt trong sự vận động, phát triển của nội hàm khái niệm này là tính liên kết giữa vật mang tin và thông tin được cố định trên vật mang đó Những định nghĩa trước đây có xu hướng chú trọng tới vật mang thông tin nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tài liệu Ví dụ, bản tiêu chuẩn thuật ngữ đầu tiên của Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647-70 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ Những thuật ngữ và định

nghĩa” định nghĩa “tài liệu là phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện,

hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người” Trong

tiêu chuẩn thuật ngữ TCNN 16487-83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ

Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa là: “đối

tượng vật chất với thông tin được con người cố định để truyền thông tin đó theo thời gian và trong không gian” Trong Luật Liên bang Nga “Về thông tin hoá và

bảo vệ thông tin” và tiêu chuẩn nhà nước TCNN P 51141-98 khái niệm tài liệu

được định nghĩa: “Tài liệu là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm

theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông tin”

Đối với hoạt động quản lý nói chung và đối với công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, yếu tố thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng và được trình bày theo thủ tục

và thể thức nhất định là hết sức cần thiết Bên cạnh đó, tài liệu còn có thêm hai đặc

trưng nổi bật Trước hết, thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý

thức của con người Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của

cá nhân, tổ chức Tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết

quả, sản phẩm của một sự kiện nào đó Thứ hai, một phần nội dung tạo nên tài liệu

có tính chất pháp lý - đó là khả năng làm bằng chứng của tài liệu Tổng hợp những

đặc trưng này làm cho thông tin trong tài liệu trở nên có giá trị cần được lưu trữ

Chính vì vậy trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, khái niệm tài liệu được hiểu là thông tin được tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và bảo quản với tính chất chứng cứ để khẳng định những trách nhiệm pháp lý hoặc khẳng định về hoạt động quản lý Tài liệu khác với thông tin và các dữ liệu ở chỗ nó là bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội

Về sự xuất hiện của khái niệm tài liệu điện tử Trước những năm 1990, trên thế giới người ta thường sử dụng các khái niệm như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “tài liệu trên vật mang máy tính”,“tài liệu do máy định hướng” Tuy nhiên, với sự phát triển của các phương tiện sao chụp, thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” không còn phù hợp, bởi thông tin trong bất kỳ loại tài liệu nào cũng đều có thể đọc được bằng máy Điều này đòi hỏi phải có khái niệm mới bao quát toàn bộ vòng đời tài liệu dưới dạng điện tử Khái niệm như vậy chính là khái niệm “tài liệu điện tử”

Trong văn bản pháp luật của Nga, khái niệm “tài liệu điện tử” lần đầu tiên

được định nghĩa trong Luật Liên bang Nga “Về chữ ký số điện tử” Theo đó, “tài

liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện tử”

Định nghĩa này đã không gắn kết khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin và các yếu tố bảo vệ, chứng thực nội dung thông tin (chữ ký số) mà chỉ chú trọng tới phương thức thể hiện thông tin

Trong các văn bản quy phạm pháp luật các nước trên thế giới, tuy có sự khác

nhau về định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử”, song phần lớn chúng đều khẳng định sự tồn tại khách quan của tài liệu điện tử và công nhận tài liệu điện tử là một loại tài liệu đặc biệt Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở chỗ, thông tin của chúng được chỉ thể hiện nhờ công nghệ kỹ thuật số và công nghệ điện tử Do vậy, chỉ có thể tiếp nhận được thông tin trong tài liệu nhờ các phương tiện kỹ thuật

và các chương trình phần mềm tương ứng Tuy vậy, với tư cách là tài liệu, tài liệu điện tử vẫn thực hiện các chức năng và có giá trị như các loại tài liệu truyền thống Chính vì thế, trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của một số nước phát triển, định nghĩa khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử” người ta không

nhấn mạnh về hình thức tài liệu mà về các chức năng của chúng

Ví dụ, theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: Tài liệu điện tử là những tài

liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào. Hình thức thể hiện của tài liệu là: Toàn bộ sách, tài liệu giấy, bản đồ, ảnh, tài liệu đọc bằng máy và những tư liệu chữ viết khác không phụ thuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng Tài liệu được một tổ chức Liên bang của Mỹ lập ra hoặc nhận được theo quy định của pháp luật hoặc do liên quan tới việc thực hiện hoạt động nhà nước Tài liệu được bảo quản hoặc thuộc diện bảo quản với tư cách là bằng chứng hoạt động của tổ chức hoặc vì giá trị thông tin của các dữ liệu chứa trong chúng

Khái niệm “tài liệu” định nghĩa trong luật của Mỹ bao gồm 3 nội hàm cơ

bản: Tài liệu được cơ quan nhà nước lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao Cho nên chúng thuộc sở hữu nhà nước và được chuyển giao để tiêu huỷ hoặc được nhà nước bảo quản theo quy định của pháp luật; tài liệu được bảo quản hoặc thuộc diện bảo quản vì chúng là bằng chứng hoặc chứa những thông tin có giá trị; tài liệu có thể khác nhau về hình thức vật lý hoặc về các đặc trưng Chúng có thể ở trên các vật mang bằng giấy, điện tử, nghe-nhìn, microphim hoặc các vật mang tin khác

Tuy nhiên, điểm khác biệt quan trọng của tài liệu điện tử so tài liệu truyền

thống không chỉ ở phương diện hiển thị (mang tính kỹ thuật) mà còn ở tính logir

của thông tin chứa trong nó (do các phần mềm với các thuật toán quy định) Chính đặc tính hoàn chỉnh về logir đã tạo ra những ưu thế đặc biệt của tài liệu điện tử với tài liệu truyền thống cả trong thể hiện thông tin lẫn liên kết, tra cứu, quản lý, trao đổi… thông tin

Cụ thể, về hình thức thể hiện, tài liệu điện tử có thể thể hiện ở các hình thức như tài liệu truyền thống dưới dạng: Văn bản (chữ viết) thông thường; phim, ảnh, ghi âm; bản vẽ kỹ thuật; tài liệu dạng biểu bảng… Tuy nhiên tài liệu truyền thống không thể hiện được mối quan hệ logir giữa các thông tin chứa trong nó Ví dụ, đối với một tài liệu dạng biểu bảng, trong tài liệu truyền thống (giấy) người ta chỉ nhìn thấy những con số, mà không thể nhìn thấy mối liên hệ logir giữa các con số đó (các công thức toán học thể hiện sự mối liên hệ giữa các số liệu trong bảng biểu), nhưng trong một biểu bảng được tạo lập bằng phần mềm MS Excel thì chúng ta dễ dàng nhận thấy mối quan hệ logir giữa thông tin chứa trong các cột của bảng Lấy một ví

dụ khác, trong một tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) thông tin chỉ có thể thể hiện ở dạng chữ viết, bản vẽ, biểu bảng, hình ảnh… nhưng trong một tài liệu điện tử, thông tin có thể thể hiện ở hình thức đa phương tiện, nó có thể cùng lúc hiển thị nhiều hình thức thông tin như: chữ viết, bảng biểu, hình ảnh, âm thanh, video, mối liên kết với các văn bản khác trong cùng một văn bản

Đặc biệt, trong môi trường mạng, văn bản điện tử, tài liệu điện tử có nhiều

ưu thế vượt trội trong quá trình tiếp cận, xử lý thông tin so với tài liệu truyền thống Đối với một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp cụ thể, các công chức, viên chức, nhân viên có thể tiếp cận thông tin trong các văn bản điện tử, tài liệu tài liệu điện tử vào bất kỳ thời gian nào miễn là có thiết bị nối mạng để truy cập vào hệ thống Đồng thời, việc kiểm soát sự tiếp cận cũng dễ dàng Đối với văn bản điện tử, tài liệu điện tử, các công chức xử lý công việc cũng có nhiều thuận lợi trong việc biên tập, chỉnh sửa thông tin trong văn bản để tham mưu cho cấp có thẩm quyền kịp thời ban hành các quyết định chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc Trong môi trường mạng, việc phổ biến thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, việc in sao được thực hiện dễ dàng Đặc biệt, việc tiếp cận các văn bản điện tử, tài liệu điện tử

không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, lãnh thổ Người sử dụng cũng có thể thu hồi một cách đơn giản và hiệu quả những tài liệu đã bị loại ra khỏi sự giao tiếp Đối với công dân, doanh nghiệp việc dễ dàng tạo lập, tiếp cận thông tin trong các văn bản điện tử, tài liệu điện tử qua mạng sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí về thời gian, tiền bạc khi sử dụng các dịch vụ công hoặc mua sắm trực tuyến…

- Lưu trữ tài liệu điện tử

Với những ưu thế đặc biệt so với văn bản, tài liệu truyền thống, văn bản điện

tử, tài liệu điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức Theo đó, việc lưu trữ tài liệu điện tử là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong hoạt động của các chủ thể

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về lưu trữ, khoản 1, Điều

2, Luật Lưu trữ 2011 (của Việt Nam) nêu: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,

chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

Với cách định nghĩa này, công tác lưu trữ được xác lập từ giai đoạn thu thập

tài liệu đưa vào lưu trữ Nếu áp dụng vào lưu trữ tài liệu điện tử, thì có thể hiểu lưu trữ tài liệu điện tử là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống

kê, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường điện tử Định nghĩa này không xác định vai trò của người làm công tác lưu trữ đối với văn bản điện tử, tài liệu điện tử trước giai đoạn thu thập tài liệu

Tuy nhiên việc lưu trữ tài liệu điện tử như thế nào để phát huy hết hiệu quả của nó trong tương quan với các loại văn bản, tài liệu truyền thống là điều cần phải xem xét thấu đáo, nhất là khi xây dựng, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Thực tiễn việc lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam (một số ngành đã ứng dụng tương đối thành công như: Hải quan, Ngân hàng) và các quốc gia đã có những thành tựu trong lĩnh vực này cho thấy việc lưu trữ tài liệu điện tử phải được thực hiện đồng bộ cả về xây dựng, áp dụng quy định, quy chuẩn mang tính pháp lý và các hoạt động nghiệp vụ cụ thể về xây dựng, vận hành, ứng dụng hệ thống thông tin của chủ thể nhằm quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của

chúng (từ giai đoạn soạn thảo, ban hành, chu chuyển, xử lý, đến khi tiếp nhận, đưa tài liệu vào hệ thống lưu trữ, tổ chức bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu điện tử)

Nói cách khác, với tính đặc thù của tài liệu điện tử, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải chủ động tham gia quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập Nghĩa là, người làm lưu trữ phải tham gia vào công việc quản lý tài liệu điện tử ngay từ giai đoạn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn về ứng dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng phải tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, để quản lý tài liệu ngay từ khi nó được sản sinh cho đến khi đưa vào lưu trữ Nếu những người làm công tác lưu trữ không tham gia quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập thì rất khó giải quyết được một loạt khó khăn trong việc lập hồ sơ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và lưu trữ hiệu quả tài liệu điện tử

Cụ thể, từ góc độ công tác văn thư-lưu trữ, khó khăn đầu tiên là phải tạo lập

và quản lý một hồ sơ công việc mà thành phần tài liệu của nó vừa có tài liệu giấy, vừa có tài liệu điện tử Thực tế cho thấy, văn bản điện tử, tài liệu điện tử chưa thể thay thế được hoàn toàn văn bản, tài liệu giấy trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Điều này dẫn tới trong một sự việc cụ thể (tương ứng với một hồ sơ lưu trữ), hoạt động của chủ thể có thể vừa được ghi lại bằng văn bản giấy, vừa được ghi lại bằng văn bản điện tử… điều này tạo ra những thách thức trong việc lập và quản lý

hồ sơ công việc cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Ví dụ, tại Việt Nam, khi một doanh nghiệp thực hiện hải quan điện tử, trong một bộ hồ sơ hải quan, các văn bản như tờ khai hải quan, bản khai danh mục hàng hóa được thể hiện ở dạng điện tử, nhưng các hóa đơn, chứng từ liên quan lại thể hiện ở dạng văn bản giấy Lấy một ví

dụ khác, các văn bản, hồ sơ vụ việc được các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp gửi tới Văn phòng Chính phủ qua Hệ thống thông tin hành chính 4 cấp được tiếp nhận, xử lý và lưu giữ ở dạng điện tử trong hệ thống Nhưng những văn bản này cũng tồn tại ở dạng tài liệu giấy và được lưu giữ tại chính cơ quan gửi và lưu giữ tại

Văn phòng Chính phủ Một ví dụ khác nữa, thời gian gần đây, Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến Thành phần tài liệu trong hồ sơ về cuộc họp trực tuyến có cả tài liệu giấy, tài liệu điện tử (dạng văn bản, dạng hình ảnh, dạng movie, ghi âm) Vậy với những hồ sơ vừa có tài liệu giấy, vừa có nhiều loại tài liệu điện tử như trên cần biên mục hồ sơ, quản lý hồ sơ như thế nào? Trong một hệ thống thông tin, hồ sơ sẽ được chuyển trực tiếp vào lưu trữ thì việc thu thập sẽ thực hiện ra sao? đây là những câu hỏi này không dễ trả lời nếu áp dụng quan điểm lưu trữ truyền thống

Khó khăn tiếp theo cần phải giải quyết là việc bảo đảm tính cố định của tài liệu điện tử trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của hệ thống phần cứng, phần mềm ứng dụng Cụ thể, văn bản điện tử, tài liệu điện tử được tạo lập, truyền tải, xử

lý, lưu trữ và hiển thị dựa vào những phần mềm, phần cứng trong một hệ thống thông tin cụ thể Những yếu tố trên liên tục được thay đổi và nâng cấp theo hướng ngày càng hiện đại hơn, tiện ích hơn Điều này dẫn tới những thông tin trong văn bản được tạo lập trên phần mềm cũ hiển thị không toàn diện, bị thay đổi và thậm chí

là không thể đọc được khi các phần mềm, phần cứng mới được các cơ quan, tổ chức ứng dụng (buộc phải ứng dụng) Trong khi đó, đối với tài liệu lưu trữ, tính cố định của thông tin và khả năng tiếp cận thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu Thực tế này đặt ra bài toán là làm thế nào để quản lý, lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn hồ sơ tài liệu khi trong một hồ sơ vừa có tài liệu giấy, vừa có tài liệu điện tử Như vậy việc quản

lý tài liệu giấy và tài liệu điện tử cần phải được phối hợp chặt chẽ với nhau

Nói cách khác, lưu trữ tài liệu điện tử cần có sự kế thừa và đổi mới so với phương pháp quản lý tài liệu truyền thống Nếu như việc quản lý tài liệu truyền thống được thực hiện bằng cách kiểm soát tài liệu như một đối tượng vật chất, thì quản lý tài liệu điện tử trước hết phải được xem xét trên cơ sở phân tích thông tin của tài liệu, bảo đảm sự vẹn toàn thông tin, tính cố định cũng như khả năng tiếp cận của thông tin trong điều kiện các yếu tố công nghệ liên tục thay đổi Và đương nhiên, pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử cũng phải được xây dựng phù hợp với đặc thù này Theo đó, với sự xuất hiện của tài liệu điện tử, vai trò của

người làm công tác lưu trữ trong công việc với tài liệu cũng thay đổi Cụ thể là,

trong điều kiện hiện nay, các nhà lưu trữ cần tham gia tích cực vào ngay từ lúc

thiết lập hệ thống quản lý tài liệu, chứ không chỉ quan tâm đến việc thu thập, bảo

quản, mô tả và đảm bảo sự tiếp cận đối với tài liệu lưu trữ Bởi vì, nếu không đảm bảo được sự nhận dạng và sự vẹn toàn của tài liệu ở ngay giai đoạn nó được sản sinh ra thì những tài liệu, đặc biệt là những tài liệu điện tử sẽ không thể giữ lại được hoặc có giữ lại cũng không thể đọc được Chính vì vậy, bản Hiến chương về “Lưu giữ di sản số” được thông qua ngày 17/10/2003 tại Hội nghị toàn thể lần thứ 32 của

UNESCO ở Pari đưa ra quy ước: “Để lưu giữ được di sản số cần phải tiến hành các

biện pháp trong suốt toàn bộ vòng đời của thông tin số, bắt đầu từ lúc tạo lập và kết thúc bởi sự nhận được sự cho phép tiếp cận nó Việc bảo quản lâu dài di sản số được bắt đầu từ lúc khởi thảo các hệ thống an toàn và các quy trình công nghệ, mà nhờ đó có thể nhận được những đối tượng số đảm bảo tính xác thực và bền vững”

Như vậy, bảo quản tài liệu điện tử là nhiệm vụ chung của các tổ chức lưu trữ, những người tạo nên thông tin và những người sản xuất phần mềm

1.3 Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của tài liệu điện tử

Để nhận thức toàn diện hơn về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, nhất

là trong bối cảnh văn bản, tài liệu truyền thống tồn tại song hành với tài liệu điện tử cần tìm hiểu thêm về “Mô hình tính liên tục của tài liệu”; dữ liệu đặc tả (còn được dịch là siêu dữ liệu-metadata) và các định dạng cơ bản của tài liệu điện tử

- Mô hình “tính liên tục của tài liệu”

Sự phát triển và tồn tại song hành của văn bản điện tử, tài liệu điện tử với văn bản, tài liệu truyền thống không chỉ làm thay đổi phương pháp làm việc với tài liệu, mà còn tạo cơ sở để hình thành một quan niệm mới về lý luận quản lý tài liệu

Nếu như trong quan niệm truyền thống, người ta thường biết đến “mô hình vòng đời

tài liệu” thì cùng với sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử, trong lưu trữ

học đã xuất hiện một mô hình lý thuyết mới về quản lý tài liệu là mô hình “tính liên

tục của tài liệu”

Mô hình vòng đời tài liệu được các nhà lưu trữ Bắc Mỹ đề xuất từ những năm 1960 và được thừa nhận rộng rãi trên thế giới Mô hình này quan niệm rằng trong cả quãng đời của mình, tài liệu trải qua một số giai đoạn khác nhau Ở giai đoạn đầu, tài liệu được lập ra nhằm đáp ứng những nhu cầu nhất định Sang giai đoạn hai, tài liệu trải qua giai đoạn tích cực, nó được sử dụng trong quá trình ban hành các quyết định quản lý và được các chuyên viên bảo quản trong các hồ sơ việc Ở cuối của giai đoạn hai, tài liệu có thể được xác định giá trị và có thể được loại huỷ hoặc bước sang giai đoạn thứ ba trong vòng đời (tài liệu bán tích cực) Trong giai đoạn thứ ba, tài liệu vẫn còn giá trị nhưng không cần thiết hàng ngày khi ban hành các quyết định quản lý Nó được bảo quản trong lưu trữ cơ quan để tham khảo, tra cứu khi cần thiết Cuối giai đoạn ba người ta lại tiến hành xác định giá trị

và quyết định có tiêu huỷ nó hay là chuyển sang giai đoạn bốn và trở thành tài liệu không tích cực thuộc loại có giá trị lưu trữ lâu dài (hoặc vĩnh viễn) Chỉ một phần nhỏ (khoảng 5%) số lượng tài liệu đã tạo ra trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức được đưa vào lưu trữ lịch sử để tiến hành những hoạt động nghiệp vụ đặc biệt nhằm bảo đảm sự vẹn toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lâu dài

Nhìn chung, mô hình vòng đời tài liệu đã phân chia ranh giới rõ ràng trách nhiệm về chuyên môn giữa những người tạo lập, sử dụng tài liệu và những người làm công tác lưu trữ Theo đó, những người làm công tác chuyên môn thường chỉ quan tâm đến việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu để thực hiện nhiệm vụ được giao và bảo vệ quyền lợi của mình Sau khi công việc kết thúc thì nộp vào lưu trữ cơ quan Những người làm công tác lưu trữ chỉ quan tâm đến tài liệu từ khâu thu thập tài liệu vào lưu trữ Và theo thói quen của mình những người làm công tác lưu trữ thường chú ý nhiều hơn tới phương diện vật chất của hồ sơ, tài liệu (thành phần tài liệu trong hồ được nộp vào lưu trữ), chứ ít quan tâm tới việc tài liệu sau khi được thu thập vào lưu trữ giá trị thông tin của tài liệu như thế nào, khả năng bảo quản an toàn tài liệu

là bao lâu, làm thế nào để thông tin trong tài liệu vẫn được cố định và bảo đảm khả năng tiếp cận nó lâu dài

Mô hình vòng đời tài liệu được chứng minh là phù hợp với việc quản lý, lưu

trữ tài liệu truyền thống, nhưng trong môi trường điện tử thì quan điểm này không còn đáp ứng được thực tiễn quản lý tài liệu Vì thế, cùng với sự xuất hiện của tài

liệu điện tử, các nhà lưu trữ Australia đã thiết lập một mô hình lý thuyết mới có

tên gọi là: “Mô hình tính liên tục của tài liệu”

Mô hình tính liên tục của tài liệu coi việc quản lý hệ thống tài liệu là một

quá trình liên tục từ thời điểm lập ra tài liệu và thậm chí trước hơn nữa, đó là thời điểm thiết kế hệ thống quản lý tài liệu (hệ thống thông tin với các phần mềm, phần cứng theo tiêu chuẩn tương thích) Đây là một quá trình không đứt quãng, không có giai đoạn rõ ràng Trong quá trình này, các công chức, viên chức tạo lập hồ sơ công việc, người làm công tác lưu trữ và các kỹ sư công nghệ thông tin đều phải tham gia tích cực vào việc quản lý tài liệu Bởi nếu những người làm công tác lưu trữ không tham gia vào quá trình quản lý tài liệu càng sớm càng tốt thì những văn bản điện tử, tài liệu điện tử có thể không được giữ lại Nói cách khác, quan niệm về tính liên tục của tài liệu yêu cầu phải tiến hành thường xuyên và liên tục công việc với tài liệu

Quan niệm này khác với quan niệm vòng đời tài liệu, nhưng nó không phủ định hoàn toàn mà bổ sung cho quan điểm vòng đời tài liệu để quản lý hiệu quả tài liệu điện tử Quan điểm tính liên tục công nhận rằng, tài liệu sẽ trải qua một số giai

đoạn nhưng những giai đoạn này không tách rời nhau, không được phân chia thành trước lưu trữ và lưu trữ Tài liệu đơn giản là được chuyển giao từ người lập ra nó đến người làm công tác lưu trữ Những công chức của cơ quan và những người làm

ở bộ phận lưu trữ cơ quan, cơ quan lưu trữ của nhà nước đều có bổn phận và trách nhiệm tương hỗ với nhau, kết hợp với nhau trong tính liên tục của tài liệu Tóm lại, theo mô tính hình liên tục của tài liệu thì từ chiến lược, kế hoạch chung đến những phương pháp cụ thể về đánh giá, mô tả và đảm bảo sự vẹn toàn của tài liệu phải được tiến hành ngay trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý tài liệu

Điều này cũng đã được Hội đồng Lưu trữ quốc tế khuyến nghị: Khi thiết kế các hệ thống thông tin đòi hỏi phải tính tới các yêu cầu của công tác lưu trữ, phải kiểm soát tỉ mỉ tài liệu, xác định rõ vai trò của lưu trữ trong mối quan hệ với các kỹ

sư công nghệ thông tin, luật gia và các nhà chuyên môn khác có quan tâm tới việc

lập và lưu giữ các chứng cứ dưới dạng tài liệu Để tiếp tục thực hiện chức năng của mình trong môi trường số, những người làm công tác lưu trữ cần phải nghiên cứu nhiều vấn đề liên quan tới quản lý hệ thống tài liệu điện tử, bởi công việc này liên quan chặt chẽ tới việc thiết kế các hệ thống, tới việc áp dụng chính sách thông tin

Nhìn chung trong điều kiện hiện nay, các lưu trữ đều cần thực hiện 4 nhiệm

vụ chung liên quan đến tài liệu điện tử là: Thứ nhất, tham gia vào toàn bộ chu kỳ vòng đời tài liệu điện tử và hệ thống điện tử (hệ thống lập ra và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử) nhằm đảm bảo việc lập ra, lưu giữ và tiếp cận được những tài liệu có giá trị lưu trữ Thứ hai, tạo điều kiện xác lập và phát triển các quy chuẩn, tiêu chuẩn, hệ thống, thủ tục và những công việc cụ thể khi làm việc với tài liệu điện tử (nhập siêu

dữ liệu, các thao tác bảo mật…) Bảo đảm những công chức, viên chức đã sản sinh

ra và giữ lại những tài liệu xác thực, tin cậy, được bảo vệ Thứ ba, quản lý quá trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Thứ tư, đề ra một cách chuẩn xác các yêu cầu để đảm bảo sự vẹn toàn của tài liệu, bảo đảm tài liệu lưu trữ điện tử trong suốt thời gian tồn tại lâu dài của chúng có thể đọc, tiếp cận và hiểu được

- Dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu-metadata) của tài liệu điện tử

Trong văn bản pháp luật của Việt Nam, khái niệm dữ liệu đặc tả- metadata (còn được dịch là siêu dữ liệu) được định nghĩa trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP

về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước: Dữ

liệu đặc tả (metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu (khoản 3, Điều 3)

Dữ liệu đặc tả có giá trị đặc biệt khi làm việc với tài liệu điện tử Có thể hình dung, tài liệu điện tử như một đối tượng thông tin gồm 2 phần Thứ nhất là phần nội

dung thông tin của tài liệu Phần thứ hai là các thuộc tính để nhận diện văn bản và

thông tin trong tài liệu (tên, thời gian, địa điểm lập tài liệu, dữ liệu về tác giả, chữ

ký số) Tất cả những đặc tính “nhận diện” nêu trên thực sự được biểu hiện bằng thuật ngữ “dữ liệu đặc tả” Ví dụ, trong phần mềm MS Words, tổ hợp các thuộc tính của văn bản (nhan đề, tác giả, cỡ file, ngày tạo, ngày hoàn thành…) được lập tự

động hoặc được nhập thủ công với lệnh Properties trong thư mục File, đây chính là

dữ liệu đặc tả giúp thuận tiện trong quản lý và tra tìm thông tin trong tài liệu

Tiêu chuẩn ISO 15489 định nghĩa dữ liệu đặc tả là những dữ liệu mô tả về ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và sự quản lý tài liệu theo thời gian Trong đó, nội

dung là những thông tin chứa trong tài liệu, ghi lại hoạt động quản lý Cấu trúc là

hình dạng bên ngoài và sự bố trí các phần của nội dung, ví dụ, vật mang tin, dạng file, cỡ chữ, ghi chú, biểu bảng… và cả sự hiện diện trong tài liệu các mối liên quan với những tài liệu khác (các liên kết) Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm tài liệu chỉ rõ mối quan hệ qua lại của tài liệu với hoạt động quản lý của tổ chức và với các tài liệu khác Đó là thông tin về bản thân tài liệu (ví dụ, tiêu đề, tác giả, thời gian lập), về người lập ra và mục đích lập tài liệu (ví dụ về chức năng quản

lý hoặc hoạt động, về tổ chức, người lập), về sử dụng tài liệu (ai, lúc nào, vì sao)

Dữ liệu đặc tả không chỉ được tạo ra tại thời điểm tạo lập tài liệu mà còn được bổ sung theo tiến trình thời gian

Về tầm quan trong của dữ liệu đặc tả, Hội đồng lưu trữ quốc tế nhấn mạnh

rằng trong thời đại thông tin số, các dữ liệu đặc tả có ý nghĩa đặc biệt Bởi trong

môi trường điện tử, các tài liệu chính thức luôn luôn được kèm theo các các dữ liệu đặc tả để xác định một cách chính xác những đặc tính cơ bản của các tài liệu đó Chính các dữ liệu đặc tả làm cho tài liệu điện tử trở nên hữu ích khi sử dụng, có thể hiểu được và mới được coi là chính thức Chúng bảo đảm được tính bất biến, độ tin cậy và hiệu lực bằng chứng của tài liệu điện tử Chính vì vậy, quản lý các siêu dữ liệu là một phần bắt buộc của quản lý tài liệu điện tử

Về tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả, tiêu chuẩn Dublin Core hiện đang được nhiều nước sử dụng trong đó có Việt Nam Tuy nhiên Dublin Core không phải là tiêu chuẩn duy nhất Ví dụ, ở Mỹ người ta lại áp dụng hệ thống tổng hợp-GILS (Government Information Locator Service) Bên cạnh đó, còn có các hệ thống tiêu chuẩn tổng hợp khác như: AACR2, EAD, TEI, MARC, USMARC,SAD (G), FRBR… Ngoài tiêu chuẩn tổng hợp, còn có các tiêu chuẩn của các siêu dữ liệu liên quan tới từng chuyên ngành cụ thể như: địa lý, nông nghiệp, giáo dục, thống kê…

- Các định dạng phổ biến của tài liệu điện tử

Hiện nay đang tồn tại một tập hợp các dạng tài liệu điện tử (files) khác nhau Dưới đây chúng ta có thể nêu ra những dạng cơ bản sau:

+ Dạng bản văn (Text) Chúng được lập ra bằng bộ xử lý bản văn Dạng bản

văn phổ biến nhất hiện nay là chương trình MicrosoftWord và Wordperfect Dạng thứ hai là RTF (Rich Text Format) được duy trì bởi những chương trình ứng dụng khác nhau trong đó giữ được sự định dạng của bản văn Dạng PDF (Protable Document Fomat), chứa ảnh của trang, bao gồm chữ (bản văn) và đồ họa Những file trong dạng này có thể đọc được nhờ các chương trình khác nhau chỉ cho phép đọc, song chúng được lập ra chỉ nhờ vào chương trình Adobe Acrobat

- Dạng đồ hoạ Chúng lưu giữ hình ảnh (ví dụ, ảnh chụp, tranh vẽ) được chia

làm 2 kiểu chủ yếu: dạng véc tơ, dạng hình ảnh

Trong đó, dạng véc tơ lưu giữ hình ảnh như một tập hợp các hình vẽ hình học Trong đó phổ biến nhất là các dạng sau: DXF (Drawing Interchange Format),

sử dụng rộng rãi trong các chương trình thiết kế, được các kỹ sư và các kiến trúc sư

sử dụng; dạng EPS (Encapsulated PostScript) được sử dụng rộng rãi trong hệ thống xuất bản; dạng CGM (Computer Graphics Metafile) sử dụng trong việc chỉnh sửa

đồ hoạ, hình ảnh (ví dụ, chỉnh sửa bằng photoshop)

Còn dạng phân tán, lưu giữ hình ảnh như một tập hợp các điểm ảnh, khi thay đổi khuôn khổ thì hình ảnh đồ hoạ bị biến dạng Trong dạng này, phổ biến nhất là dạng file BMP (Bitmap), thường được sử dụng trong các bộ xử lý bản văn Dạng thứ hai là dạng TIFF (Tagged Image File Fomat) được sử dụng rộng rãi trong các phần mềm ứng dụng khác nhau Dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong các chương trình phần mềm dùng trong Internet…

+ Các dạng của các cơ sở dữ liệu, được thiết lập nhờ các phương tiện

chương trình chuyên dụng - đó là các hệ thống quản lý các cơ sở dữ liệu, cho phép xác lập mối quan hệ giữa các yếu tố thông tin của một cơ sở dữ liệu, thực hiện các thao tác khác nhau với thông tin của cơ sở dữ liệu (tra tìm, đánh chỉ số, thực hiện các phép tính khác nhau, tích hợp các báo cáo và tra cứu ) Ví dụ Microshopt SQL

server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những chương trình phần mềm khác

+ Các dạng bảng biểu điện tử

+ Dạng nghe nhìn Những file dạng này chứa hình ảnh động và âm thanh số,

hoạt hình Những dữ liệu thường được thiết lập và xem nhờ các chương trình tương ứng và được lưu giữ trong dạng đơn chương trình Những dạng sử dụng rộng rãi nhất là dạng QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group)

+ Ngôn ngữ đánh dấu, còn gọi là dạng đánh dấu chứa các hướng dẫn thể

hiện nội dung file, đó là các dạng như: SGML (standard Generalized Markup Language) được sử dụng rộng rãi trên thế giới và là một tiêu chuẩn quốc tế; HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để thể hiện toàn bộ thông tin trong mạng diện rộng quốc tế (World Wide Web); XML (Extensible Markup Language) ngôn ngữ khá đơn giản dựa trên dạng SGML dùng quản lý, trao đổi thông tin

1.4 Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Việc ứng dụng ngày càng rộng rãi văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đòi hỏi phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Về mặt vật lý, văn bản, tài liệu truyền thống thể hiện dưới dạng vật thể cụ thể Trong đó, thông tin được cố định trực tiếp trên vật mang tin và con người có thể trực tiếp dùng giác quan để đọc thông tin chứa trong tài liệu Đối với văn bản quản lý còn có những thành phần thông tin mang tính xác nhận giá trị nội dung của văn bản (chữ ký, con dấu) Tuy nhiên, văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác - nó chứa thông tin dưới dạng điện tử mà con người chỉ có thể sử dụng giác quan của mình để đọc nhờ những phần mềm (để giải mã) và phương tiện kỹ thuật tương ứng (phần cứng)

để hiển thị Văn bản điện tử, tài liệu điện tử cũng không gắn chặt với vật mang tin

cụ thể nào mà chỉ lưu trú tạm thời trên các vật mang thông tin Thông tin trong tài liệu điện tử được cố định không phải bằng cách gắn chặt với vật mang tin mà cố định bằng các thuật toán Mặt khác, yếu tố xác định giá trị nội dung của văn bản điện tử là chữ ký điện tử cũng không giống như “chữ ký tươi và con dấu đỏ” trên

văn bản giấy; quy trình quản lý văn bản điện tử cũng khác biệt so với văn bản truyền thống… Do vậy, để tài liệu điện tử được sử dụng hiệu quả (với tính chất cơ bản như là văn bản giấy), bắt buộc phải xây dựng các quy định phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại hình văn bản, tài liệu này, cũng như phù hợp với đặc thù nền hành chính Việt Nam

Thực tiễn, những năm qua các cơ quan có thẩm quyền khác của Việt Nam đã ban hành một loạt văn bản pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Tuy nhiên (như đã trình bày ở phần lý do chọn đề tài) các quy định này nằm rải rác trong nhiều văn bản khác nhau, nhiều quy định chồng chéo, mâu thuẫn Mặt khác, hiện nay ở Việt Nam chưa có công trình nghiên cứu nào hệ thống toàn bộ các quy định, chỉ ra được thay đổi và phát triển của các quy định trong pháp luật Việt Nam

về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, Do vậy việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, (trên cơ sở tham khảo, so sánh, đối chiếu với lý luận và thực tiễn việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của các nước tiên tiến) nhằm đưa ra những nhận xét, đề xuất một số ý kiến để góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật Việt Nam trong lĩnh vực quan trọng này là hết sức cần thiết

Trước hết, việc hệ thống lại các quy định của pháp luật, chỉ rõ sự phát triển của các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử (trong tất cả các lĩnh vực) sẽ giúp những người làm công tác lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ Việt Nam có cái nhìn tổng thể, xác định rõ hơn vai trò, nhiệm vụ của mình trong hoạt động lưu trữ nói chung và trong lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng Đặc biệt việc hệ thống hóa các quy định, nhất là quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc những ngành có sự hội nhập quốc tế sâu rộng (Hải quan, Ngân hàng, Thuế ) sẽ cung cấp những thông tin giá trị cả về mặt pháp lý, kỹ thuật và tổ chức, giúp cho cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thêm cơ sở để xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

Đối với người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy về lưu trữ, việc hệ thống

hóa các quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết về sự phát triển của các quy định để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lý luận về tài liệu điện tử, về sự vận động, phát triển của các khái niệm cơ bản chuyên ngành lưu trữ Bên cạnh đó việc hệ thống hóa các quy định của pháp luật còn giúp cho việc nghiên cứu, đổi mới các quy trình nghiệp vụ

cụ thể trong lưu trữ tài liệu điện tử (như: xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ điện tử; tổ chức thu thập, bảo quản tài liệu điện tử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ) Mặt khác, việc hệ thống hóa còn cung cấp thông tin giúp cho việc xây dựng nội dung chương trình, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực về lưu trữ tài liệu điện tử Đối với các sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ, đây cũng là nguồn thông tin bổ ích để phục vụ học tập, nghiên cứu

sử dụng và lưu trữ Đây là điều không chỉ các quốc gia mà các tổ chức quốc tế về lưu trữ cũng đặc biệt quan tâm

Bên cạnh đó, do sự khác biệt của mình, sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử đã làm thay đổi cả lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Cụ thể, tài liệu điện tử đã thúc đẩy sự phát triển về lý luận lưu trữ, từ mô hình vòng đời tài liệu truyền thống đã xuất hiện thêm mô hình về tính liên tục của tài liệu; nội hàm khái niệm văn bản, tài liệu cũng đã thay đổi Lý luận này cũng đã thâm nhập vào nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn của các quốc gia, các tổ chức quốc

tế về lưu trữ ban hành Từ góc độ thực tiễn, sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử làm cho hoạt động của những người làm công tác văn thư, lưu trữ truyền thống cũng có những thay đổi quan trọng Các tác nghiệp cơ bản của công

tác văn thư, lưu trữ vốn phù hợp với văn bản, tài liệu truyền thống (tiếp nhận, chuyển giao văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…) đã không còn hoàn toàn phù hợp trong môi trường điện tử

Ở Việt Nam, cùng với quá trình hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, văn bản điện tử, tài liệu điện tử cũng đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng

từ khá sớm Trong gần 20 năm qua, hơn 100 văn bản quy phạm pháp luật mà nội dung của nó có đề cập đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử đã được Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương ban hành nhằm tạo lập cơ sở pháp lý cho việc sử dụng rộng rãi văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức và hoạt động của người dân, doanh nghiệp

Đối với khoa học lưu trữ Việt Nam, quy định của pháp luật về văn bản điện

tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử là đối tượng cần được nghiên cứu nghiêm túc, thấu đáo Những nghiên cứu đó phải dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích các quy định của pháp luật Việt Nam, có so sánh, đối chiếu với kinh nghiệm lập pháp của nước ngoài Không chỉ nghiên cứu các quy định pháp lý thuần túy mà còn phải nghiên cứu cả những những quy định mang tính chất tiêu chuẩn của tài liệu điện tử

và chu truyển, tiếp nhận, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử Qua đó đề xuất các giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật về tài liệu điện tử, cũng như hoàn thiện về lý luận công tác lưu trữ Trong chương 2 của đề tài này, tác giả sẽ trình bày những tìm hiểu của mình về các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu lưu trữ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Chương 2 PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ

Nhìn tổng thể, việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật nhằm đẩy mạnh ứng dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp và đời sống kinh tế, xã hội được Đảng, Nhà nước đặc biệt quan tâm Từ những năm 1990 đến nay, chỉ tính riêng ở cấp Trung ương, Ban

Bí thư, Bộ Chính trị đã có nhiều nghị quyết, chỉ thị; Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan Trung ương khác cũng ban hành hơn 100 văn bản ở tầm bộ luật, luật, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, trong đó có các nội dung liên quan đến đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện

tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Trong quá trình xây dựng pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, Luật Giao dịch điện tử (2005) là dấu mốc quan trọng Bởi luật này là nền tảng pháp lý quan trọng để các cơ quan có thẩm quyền xây dựng, ban hành một loạt quy định về sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong từng chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể Đây cũng là căn cứ để tác giả phân chia quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử thành 2 giai đoạn là: Giai đoạn trước khi Quốc hội ban hành Luật Giao dịch điện tử 2005 và giai đoạn sau khi có Luật Giao dịch điện tử

Mặt khác, do đặc thù về “tính liên tục của tài liệu điện tử” và việc lưu trữ tài liệu điện tử được thực hiện tự động trong các hệ thống thông tin (hải quan điện tử, thuế điện tử, ngân hàng điện tử, ), do vậy rất khó để phân biệt rạch ròi về mặt nội hàm giữa khái niệm văn bản điện tử và khái niệm tài liệu điện tử trong các văn bản Bên cạnh đó, pháp luật Việt Nam còn có nhiều quy định về chứng từ điện tử - một loại tài liệu điện tử thuộc chuyên ngành tài chính, ngân hàng, thương mại, hải quan do vậy trong luận văn này, tác giả sử dụng linh hoạt khái niệm văn bản điện

tử, tài liệu điện tử, chứng từ điện tử với nghĩa tương đồng

2.1 Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005

2.1.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Trước khi có Luật Giao dịch điện tử 2005, các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử chủ yếu được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực ngân hàng, tài chính, hải quan (khoảng 20 văn bản) và hầu như vắng bóng trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý hành chính (nhà nước, doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức khác)

Trước hết, về chủ trương, ngày 30/3/1991 Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết

số 26-NQ/TW về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, trong đó nêu rõ:

“Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học…”; ngày 30/7/1994 Nghị quyết Hội nghị lần thứ 7 BCH Trung ương (khóa VII) xác định “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh tế quốc dân”

Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (1996) nhấn mạnh: "Ứng dụng

công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế Hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế’; ngày 17/10/2000

BCH Trung ương tiếp tục ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Theo đó: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là một nhiệm vụ ưu tiên

trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển…” Trung ương yêu cầu: Các cấp uỷ, tổ chức đảng chỉ đạo

khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ… Tập trung phát triển các dịch vụ điện tử trong các lĩnh vực tài

chính (thuế, kho bạc, kiểm toán ), ngân hàng, hải quan, hàng không, thương mại, thương mại điện tử và các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo từ xa, chữa bệnh từ

xa, thư viện điện tử, ); đảm bảo các điều kiện cần thiết phù hợp với tiến độ hội

nhập kinh tế khu vực và quốc tế”

Thể chế các chỉ đạo nêu trên cơ quan có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này Thực tế, ngay sau khi đất nước thống

nhất, Hội đồng Chính phủ đã hai lần ra các Nghị quyết (số 173-CP/1975 và số

245-CP/1976) về tăng cường ứng dụng toán học và máy tính điện tử trong quản lý kinh

tế, tăng cường quản lý và sử dụng máy tính điện tử trong cả nước Tuy nhiên vì

nhiều lý do, đến đầu những năm 1990 nước ta cơ bản vẫn là một nước lạc hậu về thông tin, chưa thiết lập được hệ thống thông tin tin cậy và chưa đáp ứng kịp thời cho quản lý và điều hành của bộ máy nhà nước từ Trung ương tới địa phương Cùng với đó, việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này cũng chưa đạt được kết quả đáng kể nào

Chính vì vậy, ngày 04/8/1993, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP

về "Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90" Chính phủ xác định: “Phát triển công nghệ thông tin ở nước ta chủ yếu là nhằm ứng dụng vào

các lĩnh vực hoạt động kinh tế-xã hội để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý, của các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” Theo đó, cần xây

dựng và tổ chức thực hiện ngay một số dự án cấp Nhà nước về công nghệ thông tin là: Hệ thống thông tin quản lý hành chính nhà nước; hệ thống thông tin kinh tế tổng hợp; hệ thống thông tin quản lý nhà nước về tài chính, ngân hàng, thị trường, giá cả

và xuất nhập khẩu; hệ thống thông tin tiềm lực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; đồng thời cần sớm hình thành một mạng các hệ thống thông tin quản lý của các bộ, ngành, địa phương theo một chương trình thống nhất để có thể liên kết với nhau Chính phủ kỳ vọng nếu những dự án nêu trên được thực hiện thành công

sẽ “cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, đáp ứng mọi yêu cầu của bộ

máy Nhà nước trong việc ra quyết định và điều hành công việc của Nhà nước, cải tiến việc cung ứng thông tin từ phía Nhà nước cho nền kinh tế xã hội và cho nhân

dân, góp phần cải tiến tổ chức của bộ máy Nhà nước và tin học hóa công tác văn phòng – hành chính trong các cơ quan Nhà nước”

Bên cạnh đó, còn phải kể tới Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày

06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về chiến lược phát triển công nghệ thông tin

và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 Bản chiến lược đã xác định một trong những nội dung cơ bản trong xây dựng và phát triển chính phủ điện tử ở Việt Nam đến năm 2020 là: Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Trên 50% các văn bản được lưu chuyển trên mạng; đa số cán bộ, công chức nhà

nước có điều kiện sử dụng thư điện tử và khai thác thông tin trong công việc 100%

các cơ quan của Chính phủ có trang thông tin điện tử với đầy đủ thông tin về hoạt

động của cơ quan, pháp luật, chính sách, quy định, thủ tục hành chính, quy trình làm việc, các dự án đầu tư, đấu thầu và mua sắm Người dân và các doanh nghiệp

có thể tìm kiếm thông tin liên quan đến các hoạt động của các cơ quan hành chính một cách nhanh chóng, dễ dàng Hệ thống thông tin tài chính, ngân hàng và hải quan đạt trình độ tương đương với các nước tiên tiến trong khu vực…

Tuy nhiên, những văn bản trên đây mới chỉ thể hiện quan điểm lãnh đạo, định hướng, khẳng định sự cần thiết phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nói chung trong hoạt động quản lý của Nhà nước, doanh nghiệp chứ chưa có những quy định cụ thể về ứng dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện

tử Hai văn bản quy phạm pháp luật (có thể coi là đầu tiên) của Việt Nam chính

thức cho phép sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý là: Quyết định số 196/TTg, ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu

thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán của Ngân hàng

và tổ chức tín dụng; Quyết định số 308/1997/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống

đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành quy chế lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản

và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng và tổ chức tín dụng Tiếp đó, quy

định về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử còn được nêu trong các văn bản:

Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/2/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về

việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán; Quyết định số 1577/2001/QĐ-NHNN

ngày 14/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy chế

thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng; Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày

21/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ

kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh

toán; Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22/4/2003 của Thống đốc Ngân

hàng Nhà nước ban hành quy chế về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng

để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; Quyết

định số 149/2004/QĐ-BTC ngày 14/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc

ban hành Quy chế cung cấp, sử dụng dữ liệu điện tử về thu, chi Ngân sách Nhà

nước; Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của Ngân hàng Nhà

nước về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng; Luật

Hải quan 2001; Luật Kế toán số 03/2003/QH11; Nghị định số 128/2004/NĐ-CP

ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế

toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP

ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế

toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh; Quyết định số 149/2005/QĐ-TTg ngày

20/6/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan

điện tử; Luật số 42/2005/QH11 sửa đổi, bổ sung một số điều Luật Hải quan; Quyết

định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về chiến

lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020

2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

- Quy định về chứng từ điện tử

Các văn bản trên đều thừa nhận sự tồn tại khách quan của chứng từ điện tử - một loại văn bản-tài liệu điện tử chuyên ngành (ngân hàng, tài chính, thương mại ), đồng thời quy định bước đầu về việc sử dụng chứng từ điện tử; hồ sơ điện tử; chữ

ký điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử…

Văn bản đầu tiên đề cập đến chứng từ điện tử là Quyết định số 196/TTg,

ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên

vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán của Ngân hàng và tổ chức tín

dụng Trong văn bản này, Thủ tướng Chính phủ: “cho phép sử dụng các dữ liệu

thông tin trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán (gọi chung là chứng từ điện tử) để làm chứng từ kế toán và thanh toán của các Ngân hàng và tổ

chức tín dụng (Điều 1)

Về khái niệm chứng từ điện tử, những văn bản pháp luật đầu tiên của Việt

Nam khi định nghĩa khái niệm này có xu hướng nhấn mạnh đến yếu tố thông tin

trên vật mang tin, những văn bản tiếp theo nhấn mạnh đến phương thức thể hiện

thông tin Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định cụ thể hoạt động nào có thể sử dụng văn bản điện tử, hoạt động nào bắt buộc phải sử dụng văn bản giấy

Cụ thể, ngày 16/9/1997 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký Quyết định số 308/1997/QĐ-NH2 ban hành quy chế lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng và tổ chức tín dụng, trong đó quy định:

Chứng từ điện tử quy định trong quy chế này là các căn cứ chứng minh bằng dữ

liệu thông tin trên vật mang tin (như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán ) về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng (Điều 1) Chứng

từ điện tử được lập, sử dụng đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán như thanh toán liên ngân hàng, thanh toán giữa các Ngân hàng thanh toán bù trừ

hoặc thanh toán giữa Ngân hàng với khách hàng Trong đó, các nghiệp vụ bắt buộc

phải lập chứng từ giấy, không được sử dụng chứng từ điện tử là: Nghiệp vụ cho

vay; huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu; các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác không thuộc hoạt động thanh toán (Điều 2)

Trong Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/3/2002 của Thủ tướng

Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (Quyết định này thay

thế cho Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997) định nghĩa “Chứng từ điện tử” là

chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

Trong Luật Kế toán 2003, “Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán

khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được

mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán (Điều 18)

Đáng chú ý, với đặc tính thông tin không gắn chặt với vật mang tin, tài liệu điện tử luôn cần có phương tiện (phần cứng, phần mềm,…) hiển thị, vì vậy ngay từ đầu pháp luật Việt Nam đã có những quy định để được sử dụng chứng từ điện tử (tài liệu điện tử) phải đảm bảo các điều kiện lưu trữ tài liệu điện tử

Cụ thể, Điều 2, Quyết định 308/1997/QĐ-NH2 quy định, các ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có đủ điều kiện: Có địa điểm, nguồn điện, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, các thiết bị máy tính đáp ứng yêu cầu khai

thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử; có đội ngũ

cán bộ đủ khả năng, trình độ tương ứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình hạch toán kế toán và thanh toán;… Đối với khách hàng, nếu muốn sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch thanh toán với Ngân hàng phải có văn bản đề nghị và thoả

thuận với Ngân hàng (nơi mở tài khoản) về: Chữ ký điện tử của chủ tài khoản và

của kế toán trưởng; phương thức giao nhận chứng từ điện tử và ký hiệu của vật

mang tin; Cam kết chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại xảy ra do chứng từ điện tử của mình lập không đúng quy định, hay vì dữ liệu của chứng từ điện tử không đầy đủ, sai sự thực hoặc do cố ý hoặc vô ý để lộ chữ ký điện tử, khoá báo mật dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng

Tương tự, trong lĩnh vực kế toán, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử cũng

được quy định tại Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán

nhà nước và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và

hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh Theo đó, tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát,

xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử Đồng thời phải có đội ngũ

người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán Đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện sau: Có chữ ký điện tử của người đại điện theo pháp luật, Đồng thời phải xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin; phải cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định (Điều 11 Nghị định 128/2004 và Điều 7 Nghị định 129/2004)

Bên cạnh đó, để bảo đảm thông tin phục vụ quản lý chuyên ngành, pháp luật cũng quy định về tính hợp lệ, điều kiện bảo mật của văn bản điện tử Theo đó, chứng từ điện tử dùng làm cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán Ngân hàng phải là

chứng từ điện tử hợp lệ Theo đó, chứng từ điện tử phải được lập đúng mẫu quy

định, có đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố; dữ liệu thông tin của chứng từ phải được mã hoá và thực hiện bảo mật theo đúng quy định; trên chứng từ phải có đủ

các chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu… (Điều 3, Quyết định 308/1997/QĐ-NH2); Tất cả các chứng từ điện tử của ngân hàng (gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các yếu tố và được bảo mật Đối với chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải ghi tên các tệp chứa chứng từ, vị trí chứng từ trong tệp, tên các tệp này được bảo mật và lưu trữ trong hồ

sơ chứng từ điện tử Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ điện tử phải được phản ánh

rõ ràng, trung thực, chính xác và thực hiện mã hoá theo quy định trước khi chuyển

đi (Điều 5, Quyết định 308/1997/QĐ-NH2); Chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao