Pháp luật việt nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử thực trạng và một số vấn đề đặt ra

9 Đề tài của chúng tôi đặt ra và giải quyết những mục tiêu cơ bản sau: Thứ nhất, hệ thống các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong văn bản quy phạm pháp luật Vi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG

VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Học

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin được đề cập trong luận văn là khách quan, trung thực Một số nội dung đề cập trong luận văn đã được công bố trong các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và hội thảo khoa học chuyên ngành Các văn bản được tập hợp, sử dụng trong quá trình nghiên cứu đều được công khai trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và cổng thông tin điện tử của các bộ, ngành, địa phương Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ Trần Đức Mạnh

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên trong luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, chỉ bảo, giúp đỡ

và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Cảnh Đương đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu

Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này!

Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2015

Tác giả Trần Đức Mạnh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 7

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 8

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 9

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 9

5 Phương pháp nghiên cứu 10

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 11

7 Bố cục của đề tài 12

PHẦN NỘI DUNG Error! Bookmark not defined Chương 1 KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN

TỬ Error! Bookmark not defined 1.1 Chính phủ điện tử Error! Bookmark not defined 1.2 Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tửError! Bookmark not defined

1.3 Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của

tài liệu điện tử Error! Bookmark not defined

1.4 Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về

tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 1 Error! Bookmark not defined Chương 2 PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Error! Bookmark not defined 2.1 Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005 Error! Bookmark not defined

2.1.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện

tử và lưu trữ tài liệu điện tử Error! Bookmark not defined

2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài

liệu điện tử Error! Bookmark not defined

2.1.3 Nhận xét Error! Bookmark not defined 2.2 Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử sau 2005 Error! Bookmark not defined

2.2.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện

tử và lưu trữ tài liệu điện tử Error! Bookmark not defined

2.2.2 Nội dung các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Error! Bookmark not defined

2.2.3 Nhận xét Error! Bookmark not defined

Tiểu kết chương 2 Error! Bookmark not defined Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊError! Bookmark not defined

3.1 Nhận xét chung Error! Bookmark not defined 3.2 Một số vấn đề đặt ra Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Ban Chấp hành TW Đảng Cộng

sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã khẳng định tầm quan trọng của công nghệ thông tin và nhấn mạnh: Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại

Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 đặt mục tiêu đến năm 2020 xây

dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong khu vực ASEAN… Từng bước chuyển hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan an ninh, quốc phòng dựa trên việc sử dụng văn bản giấy sang chế

độ trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời đảm bảo các yêu cầu

an ninh thông tin Ứng dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử có sử dụng chữ

ký điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp,… Bảo đảm những thông tin từ tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận của các cơ quan thuộc hệ thống Đảng, Nhà nước từng bước được chuyển sang dạng điện tử

Nhìn từ góc độ công tác văn thư, lưu trữ, để thực hiện các mục tiêu trên tất yếu trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ nảy sinh một loại văn bản có đặc tính hoàn toàn mới, tồn tại song hành với văn bản, tài liệu truyền thống (thường ở dạng giấy) đó là văn bản điện tử, tài liệu điện tử

Do văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác với văn bản

8

truyền thống nên để sử dụng hiệu quả chúng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (với chức năng cơ bản như tài liệu giấy), bắt buộc phải xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại hình văn bản, tài liệu này Và thực tế những năm qua các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành một loạt văn bản pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử

Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, tác giả phân chia quá trình xây dựng pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam thành hai giai đoạn Giai đoạn 1 là trước năm 2005 (năm ban hành Luật giao dịch điện tử)

và giai đoạn 2 là từ 2005 trở lại đây

Nhìn chung, các quy định liên quan đến tài liệu điện tử hiện nằm rải rác trong nhiều văn bản pháp luật, thuộc nhiều lĩnh vực, do nhiều cơ quan khác nhau xây dựng, dẫn tới các khái niệm cơ bản (như: văn bản điện tử; chữ ký điện tử; siêu

dữ liệu…) được sử dụng không thống nhất, thậm chí có nội dung mâu thuẫn nhau gây ra những khó khăn trong áp dụng pháp luật Bên cạnh đó, việc xây dựng pháp luật liên quan đến trực tiếp đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện

tử trong lĩnh vực hành chính nhà nước thời gian qua chưa có dấu ấn nào đáng kể, việc áp dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều hạn chế Mặt khác, trong lĩnh vực nghiên cứu, hiện vẫn chưa có một công trình nghiên cứu tổng thể nào về hệ thống văn bản pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Thực tế trên gây không ít khó khăn đối với người những người nghiên cứu, người làm công tác giảng dạy, các nhà quản lý

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về văn thư, lưu trữ; quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử; khảo sát thực tế và tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài, chúng tôi cố gắng hệ thống hóa các quy định của pháp luật Việt Nam từ khi xuất hiện quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử

đến nay để thực hiện đề tài: “Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài

liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn đề đặt ra” làm đề tài Luận văn cao học

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu

9

Đề tài của chúng tôi đặt ra và giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:

Thứ nhất, hệ thống các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam từ năm 1990 đến nay

Thứ hai, làm rõ sự thay đổi và phát triển của các quy định trong pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Thứ ba, đề xuất một số ý kiến để góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Khái quát chung về lịch sử xây dựng các quy định của pháp luật Việt Nam

về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

- Tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa của các quy định này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân

- Đánh giá và nhận xét những ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên nhân của những hạn chế trong các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Qua đó khuyến nghị một số vấn đề nhằm kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài liệu điện tử

3 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

điện tử, tài liệu điện tử của Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các quy định của pháp luật về văn bản

điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam từ những năm 1990 đến nay

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Do bản thân văn bản điện tử, tài liệu điện tử là loại hình hoàn toàn mới, việc

áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế, vì vậy việc nghiên cứu về lý luận cũng như công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này gặp nhiều khó khăn Những năm gần đây do yêu

10

cầu cấp thiết của sử dụng văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này Tuy nhiên, các nghiên cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ

Cụ thể, về lý luận và kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng hệ thống văn bản pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, năm 2010, Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương đã dịch cuốn sách “Tài liệu điện tử trong quản lý” của tác giả Larin-Viện trưởng Viện Lưu trữ toàn Nga Về mặt lý luận, công trình này đã làm rõ sự giống nhau và khác nhau giữa tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống; phân tích làm

rõ những ưu điểm của văn bản điện tử, tài liệu điện tử; tính tất yếu của việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong xây dựng chính phủ điện tử; sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử; giới thiệu kinh nghiệm của Liên bang Nga và một số quốc gia tiên tiến trên thế giới như: Mỹ, Hà Lan, Đức trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử; những nội dung cơ bản cần được quy định trong các văn bản pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử Tác giả kế thừa các quan điểm lý luận của tác giả Larin trong việc thực hiện đề tài này

Thực tế tại Việt Nam, các công trình nghiên cứu trong nước chủ yếu là các bài báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong một vài văn bản pháp luật cụ thể đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức

Nhìn chung công tác nghiên cứu về hệ thống quy định của pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản đang còn bỏ ngỏ Tuy nhiên, những công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn để tác giả thực hiện đề tài này

5 Phương pháp nghiên cứu

11

5.1 Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở phương

pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt quá trình nghiên cứu để phân tích, đánh giá thực tiễn xây dựng pháp luật

về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất một số nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quan trọng này

Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc tổng hợp nội dung các quy phạm pháp luật và phân tích quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản luật của Việt Nam Dựa trên các kết quả phân tích tác giả đưa ra các nhận định trong đề tài

Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam và kinh nghiệm xây dựng luật của một số nước trên thế giới Từ đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật hệ thống quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Phương pháp này được sử dụng để thu thập ý kiến của những người làm công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và những công chức, viên chức mà công việc của họ có liên quan đến việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành, qua đó tác giả nêu các nhận định, đề xuất

Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu

là các sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ Nguồn tư liệu thứ hai tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

và một số báo cáo của các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử Nguồn tư liệu quan trọng nhất là các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam có chứa những quy phạm pháp luật liên quan

đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

12

7 Bố cục của đề tài

Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:

Chương 1 Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Nội dung của chương này làm rõ khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện

tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử

và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện

tử và lưu trữ tài liệu điện tử

Chương 2 Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử

Trong chương này, tác giả trình bày khái quát lịch sử hình thành các quy định về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong pháp luật Việt Nam; đồng thời giới thiệu những quy định chung về một số vấn đề liên quan như: chữ ký số; các tiêu chuẩn, quy chuẩn; lưu trữ tài liệu điện tử…

Chương 3 Một số nhận xét, khuyến nghị

Trong chương này, tác giả đưa ra một số nhận xét, gợi mở một số vấn đề đặt

ra nhằm góp thêm tiếng nói trong quá trình kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam