Trả lương theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ

Khái niệm đánh giá hoàn thành nhiệm vụ Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ là quá trình cung cấp các thông tin về quá trình thực hiện công việc của cán bộ nhân viên trong một kỳ kinh doanh nhấ

TRẢ LƯƠNG THEO MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ

PGS.TS Lê Quân

1 Khái niệm đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ là quá trình cung cấp các thông tin về quá trình thực hiện công việc của cán bộ nhân viên trong một kỳ kinh doanh nhất định Kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ cho phép làm rõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng

- Cấp độ 1: Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ

Các doanh nghiệp quan tâm xem cán bộ nhân viên đạt hoàn thành được bao nhiêu % so với kế hoạch kinh doanh đề ra Quá trình đánh giá thường chú trọng vào kết quả, ít quan tâm đến quá trình hoàn thành nhiệm vụ Hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của đa số các doanh nghiệp Việt Nam đang dừng lại ở cấp độ này Các doanh nghiệp thường quan tâm làm thế nào để định lượng được kết quả công việc của nhân viên Bài toán đánh giá hoàn thành nhiệm vụ trở thành khó khăn với khối hành chính, văn phòng, nơi mà kết quả kinh doanh không thể hiện rõ nét

- Cấp độ 2: Quản lý thành tích

Các doanh nghiệp có hệ thống quản lý thành tích chú trọng đến yếu tố con người trong đánh giá hoàn thành nhiệm vụ Quá trình đánh giá hoàn thành nhiệm vụ không dừng lại ở “hậu kiểm”, đánh giá mức độ hoàn thành công việc vào cuối kỳ Nó bắt đầu ngay từ khâu lập kế hoạch, bao gồm kế hoạch công việc và kế hoạch phát triển cá nhân Người đánh giá và người được đánh giá cùng chung một nhiệm vụ phải hoàn thành Hai đối tượng này hợp tác, bàn bạc, thảo luận, thống nhất và hỗ trợ thường xuyên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Nhiệm vụ phát triển cá nhân (học tập, bồi dưỡng, sức khỏe, gia đình ) được chú trọng như yếu tố tiên quyết giúp cá nhân hoàn thành nhiệm vụ Vai trò của hệ thống đánh giá là định hướng và hỗ trợ cá nhân hoàn thành nhiệm vụ

Quản lý thành tích là sự kết hợp hài hòa bài toán phát triển của doanh nghiệp và bài toán phát triển của nhân viên Nhân viên và cán bộ tích cực tham gia vào quá trình đánh giá hoàn thành nhiệm vụ vì nó là công việc không thể thiếu trong công việc của mỗi người Với cán bộ quản lý, đánh giá hoàn thành nhiệm vụ trở thành công cụ quản

lý không thể thiếu Hiện tượng xuề xòa, cào bằng, hình thức sẽ được hạn chế

Để thiết lập hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, doanh nghiệp có thể triển khai các bước công việc sau đây:

Sơ đồ 1: Quy trình thiết lập hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

2 Mục tiêu của đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp cần đảm bảo được hai mục tiêu

cơ bản sau:

- Mục tiêu động viên nhân sự

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ là cơ sở để xác định những đóng góp của cá nhân, tập thể vào thành tích chung của doanh nghiệp, trên cơ sở đó doanh nghiệp quyết định phân phối thu nhập và các lợi ích khác (cả vật chất và tinh thần), đảm bảo động viên, khuyến khích và giữ được những cán bộ nhân viên có những cố gắng, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ công tác được giao, phát triển năng lực cá nhân, đặc biệt là các cán bộ nhân viên có những đóng góp quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp

- Mục tiêu phát triển nguồn nhân lực

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ là cơ sở quan trọng để xây dựng hoặc lựa chọn các chương trình đào tạo phù hợp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng và năng lực của cán bộ nhân viên, tạo ra môi trường và văn hoá làm việc trên nền tảng các yếu tố: tinh thần trách nhiệm, tính chuyên nghiệp và chia sẻ lợi ích, đây cũng

là cơ sở để xây dựng các chương trình phát triển nguồn nhân lực nhằm khai thác và sử dụng tối ưu những khả năng và tiềm năng của nguồn nhân lực nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu phát triển của doanh nghiệp

3 Trả lương theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ

Xác lập mục tiêu của hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm

vụ

Lựa chọn chu kỳ, người đánh giá và phương pháp

Xác lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá

Xây dựng và ban hành quy trình đánh giá

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ có thể được coi là một bộ phận không thể thiếu của hệ thống đãi ngộ của doanh nghiệp Thông qua đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, doanh nghiệp tiến hành trả lương theo thành tích

Mục tiêu của hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ đi liền với định hướng sử dụng kết quả đánh giá vào hoạt động trả lương, thưởng Doanh nghiệp có thể áp dụng một số định hướng sau:

+ Trả lương theo năng suất hàng tháng

Bên cạnh khoản lương “cứng”, người lao động được nhận khoản lương “mềm” theo năng suất lao động đạt được

Lương năng suất hàng tháng có thể thay đổi từ 10 - 40% thu nhập tháng của người lao động Nếu tỷ lệ lương năng suất/lương cơ bản cao hơn 40%, thu nhập của người lao động trở nên bếp bênh và có thể gây ra hiệu ứng tâm lý “bất an” cho người lao động Một mức lương khoán quá lớn sẽ gây ra tình trạng bấp bênh trong thu nhập của nhân viên và tạo ra sự cạnh tranh mạnh có khả năng giết chết tính hợp tác trong đơn vị Từ đó làm ảnh hưởng đến quá trình phát triển bền vững của doanh nghiệp

Tỷ lệ lương năng suất/lương cơ bản có thể được điều chỉnh tùy thuộc theo đặc thù của các công việc Đối với các công việc có thể đo lường được nhanh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì nên để tỷ lệ tương đối cao nhằm kích đẩy nhân viên tăng năng suất Ngược lại, với các công việc hành chính văn phòng và khó đo lường kết quả trực tiếp thì nên để tỷ lệ nhỏ hơn để giảm tính hình thức của hệ thống Ví dụ với khối kinh doanh và sản xuất, tỷ lệ này có thể đạt max Nhưng với một số khối hành chính,

tỷ lệ này thường giao động trong khoảng 15-30%

Để trả lương theo năng suất hàng tháng, doanh nghiệp phải triển khai được hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng

+ Thưởng định kỳ (theo quý, bốn tháng, sáu tháng hoặc theo dự án, sự kiện…)

Khoản thưởng định kỳ thường được hiểu là các khoản thu nhập bổ sung sau khi cân đối thu chi của doanh nghiệp

Đây là hình thức áp dụng phổ biến của các doanh nghiệp Thời hạn trả thưởng một kỳ cho phép đo lường rõ ràng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như đóng góp của từng cá nhân Trả thưởng định kỳ giúp giảm thời gian dành cho việc đánh giá so với việc trả thưởng hàng tháng

Một số doanh nghiệp không tiến hành trả lương theo tháng cao mà áp dụng thưởng định kỳ lớn Khi đó người lao động quan tâm nhiều hơn đến kết quả cuối cùng của tập thể, nhóm và của doanh nghiệp, thay vì chỉ nỗ lực đạt thành tích cá nhân Tiêu chí chi trả thưởng định kỳ dựa vào kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng tập thể và cá nhân trong kỳ Thông thường, dựa trên kết quả của tập thể, đơn vị

và doanh nghiệp để quyết định mức trích thưởng Sau đó dựa trên kết quả đánh giá đóng góp của cá nhân để quyết định mức chia thưởng cho từng cá nhân

+ Thưởng trích từ quỹ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp

Thưởng trích từ lợi nhuận sau thuế áp dụng vào cuối năm Sau khi quyết toán, doanh nghiệp quyết định phân phối lợi nhuận Việc phân chia lợi nhuận cho phép người lao động được hưởng thành quả do họ mang lại, từ đó gắn kết người lao động với doanh nghiệp Với công ty cổ phần, mức thưởng do Hội đồng quản trị đề xuất và được đại hội cổ đông (các chủ sở hữu của doanh nghiệp) quyết định

Để hình thức này có tác dụng, doanh nghiệp nên có chính sách định hướng rõ ràng ngay từ đầu (đồng tiền đi trước là đồng tiền khôn) Mức thưởng thường được xác định dựa trên kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của cả năm

+ Trả thưởng theo thành tích đột xuất

Thưởng theo thành tích đột xuất được chi trả căn cứ theo thành tích đột xuất của người lao động: hoàn thành được khối lượng doanh số vượt trội, hoàn tất một dự án cho doanh nghiệp…

+ Thưởng cổ phiếu

Thưởng cổ phiếu áp dụng góp phần tạo sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp Người lao động không chỉ là người làm công, mà còn là người làm chủ doanh nghiệp Người lao động có thể được thưởng cổ phiếu theo nguồn trích từ lợi nhuận sau thuế do đại hội cổ đông quyết định Hoặc có thể được mua theo giá ưu đãi với doanh nghiệp chưa niêm yết, theo giá thị trường có hoàn trả chênh lệnh giữa giá thị trường và mệnh giá cổ phiếu với doanh nghiệp đã niêm yết

Tiền lương và thưởng theo kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ có tác dụng động viên nhân sự tăng năng suất

Với một số loại hình công việc mà kết quả kinh doanh có thể tiến hành khoán gọn như khoán theo sản phẩm, khoán theo doanh số, khoán theo số khách hàng, hợp đồng, khoán theo công trình, lương theo năng suất sẽ được xác định theo đơn giá khoán

Với các loại công việc khác, thông thường các doanh nghiệp áp dụng hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ theo thang bậc và xếp loại công tác Dựa trên kết quả xếp loại, nhân viên sẽ nhận được hệ số lương thưởng năng suất tương ứng Trong trường hợp này, thực chất với doanh nghiệp tổng quỹ lương của các đơn vị là ít thay đổi (bao gồm tổng lương cơ bản của các nhân viên trong phòng và phần lương năng suất quyết định chia cho bộ phận dựa trên kết quả kinh doanh theo kế hoạch ) Sự thay đổi diễn ra cho từng cá nhân: từng cá nhân sẽ được nhiều hơn hoặc ít đi theo kết quả đánh giá nhân sự

Quỹ lương theo năng suất sẽ được tính dựa trên kế hoạch công tác giao cho đơn

vị, quỹ lương hiện tại, kết quả đạt được của đơn vị

Ví dụ: Chính sách trả lương năng suất theo kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ tại Công ty Cổ phần xây dựng B:

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ theo tháng với kết quả đánh giá được thể hiện bằng điểm số (thang điểm 100) và kết quả xếp loại như sau:

- Loại AA: Hoàn thành xuất sắc trách nhiệm: 90-100 điểm

- Loại A: Hoàn thành tốt trách nhiệm: 80-89 điểm

- Loại B: Hoàn thành một phần trách nhiệm: 60-79 điểm

- Loại C: Yếu kém, chưa hoàn thành trách nhiệm: <60 điểm

Hàng tháng, tiền lương của người lao động sẽ được tính theo công thức:

Lương tháng = Lương cơ bản + Lương thành tích

Trong đó, lương theo thành tích được thay đổi theo hệ số đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

đi nỗ lực của người lao động và phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp

Kết quả đánh giá là căn cứ phân loại nhân viên để thực hiện các chế độ đãi ngộ khác Ví dụ không xét tăng lương cho các cán bộ và nhân viên 01 lần xếp loại B và C trong năm Việc xét tăng lương cho các trường hợp còn lại do Hội đồng tiền lương của Công ty quyết định Hội đồng thi đua của Công ty sẽ xem xét khen thưởng với các cá nhân được xếp loại liên tiếp AA, A hoặc đào tạo, bồi dưỡng, bố trí lại công việc với các cá nhân được xếp loại liên tiếp B và C

4 Lựa chọn người đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Về nguyên tắc, người đánh giá có thể là:

Tự đánh giá

Cấp trên trực tiếp đánh giá cấp dưới

Cấp trên gián tiếp đánh giá (gián tiếp một cấp)

Bảng dưới đây cho thấy một số lưu ý trong lựa chọn chủ thể đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Bảng 1: Chủ thể đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Hội đồng

đánh giá

Đây là hình thức được dùng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, thường

sử dụng hội đồng đánh giá gồm tối thiểu 3 người

Sự đánh giá của nhiều người có thể chắc chắn hơn của một cá nhân, nhất

là trong trường hợp hội đồng nắm chắc về công việc của người được đánh giá

Cần có sự tham gia của cán bộ quản lý trực tiếp vào hội đồng Hội đồng đánh giá thường xem xét lại kết quả đánh giá của các đơn vị, kết quả tự đánh giá

Cho phép cán bộ biết họ được nhân viên đánh giá ra sao và do vậy tự điều chỉnh cho phù hợp với thái độ của nhân viên

Tuy nhiên, để có hiệu quả, quá trình đánh giá được tiến hành kín Nguy cơ gây căng thẳng trong doanh nghiệp rất cao

Cán bộ quản lý trực tiếp luôn đồng hành cùng người được đánh giá, nên

có nhiều thông tin nhất để đánh giá công bằng, khách quan

Đánh giá là dịp trao đổi hai chiều giữa nhân viên và quản lý để giúp hoàn thành công việc tốt

Cần có thông tin lại cho nhân viên về kết quả đánh giá thay vì đánh giá một chiều

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể áp dụng kết hợp nhiều chủ thể đánh giá Khi

đó, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đánh giá 3600

Bảng 2: Ví dụ về đánh giá 360 0

Các tiêu chuẩn Tự

đánh giá (1)

Đánh giá thông qua người khác Đánh giá

3600Cấp trên

trực tiếp (2)

Cấp trên gián tiếp (3)

Nhân viên cấp dưới (4)

Đồng nghiệp (5)

Khách hàng (6)

1 Chỉ tiêu công tác

2 Thái độ

3 Kỹ năng

5 Lựa chọn chu kỳ đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Chu kỳ đánh giá hoàn thành nhiệm vụ thường là tuần, tháng, quý, sáu tháng, một năm

Việc lựa chọn chu kỳ đánh giá nào tùy thuộc vào mục tiêu của hệ thống đánh giá hoàn thành nhiệm vụ Ví dụ nếu kết quả đánh giá dùng để trả lương năng suất theo tháng thì chu kỳ là theo tháng

Nếu hệ thống quản lý của doanh nghiệp vận hành tốt, cán bộ quản lý các đơn vị

có năng lực và sâu sát trong hoạt động quản trị đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu của đơn

vị, doanh nghiệp không nhất thiết đánh giá theo chu kỳ ngắn Hoạt động đánh giá khi

đó “ẩn” trong hoạt động quản lý thường ngày của cán bộ quản lý Chu kỳ đánh giá thường được tiến hành theo quý hoặc sáu tháng

Bảng 3: Lựa chọn chu kỳ đánh giá

Chu kỳ

Tuần, Bám sát theo công việc Hướng dẫn Áp dụng tại các thời điểm doanh

tháng và định hướng liên tục cho nhân viên

hoàn thành nhiệm vụ

Cường độ đánh giá cao, có thể gây căng thẳng trong công việc và có thể lãng phí thời gian và tiền bạc

nghiệp chuyển đổi hệ thống, phương thức quản lý

Áp dụng với các công việc có chu

kỳ kinh doanh ngắn, sự kiện, chiến dịch

Quý Giảm được cường độ đánh giá và

công việc hành chính trong đánh giá

Vẫn bám sát được quá trình triển khai công việc nếu đi kèm với các hoạt động rà soát hàng tháng

Áp dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp

Rất có tác dụng với các doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản

lý xuống các đơn vị Ba tháng là khoảng thời gian đủ dài, đủ ngắn

để kiểm soát kết quả

Sáu tháng Vẫn đảm bảo được hiệu quả nếu

công tác lập kế hoạch công tác tháng, quý, năm tốt

Tuy nhiên, do thời gian dài nên có thể bị chi phối bởi các sự kiện gần

Áp dụng với doanh nghiệp có hệ thống quản trị theo mục tiêu

Hệ thống đánh giá khá tiến bộ, đạt cấp độ “hệ thống quản lý thành tích”

Năm Chu kỳ đánh giá năm chủ yếu tập

trung vào định hướng và phát triển cá nhân Hệ thống đánh giá dễ trở thành hình thức

Thường áp dụng đi liền với đánh giá quý, sáu tháng

6 Phương pháp đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Có khá nhiều phương pháp đánh giá hoàn thành nhiệm vụ Sau đây là một số phương pháp cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng

+ Phương pháp thang điểm

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng,

số lượng công việc và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (Ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Phương pháp thang điểm được triển khai theo một số bước chính sau:

Bước 1: Xác định tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Bước 2: Xây dựng thang điểm chấm

Bước 3: Tiến hành đánh giá hoàn thành nhiệm vụ căn cứ theo tiêu chuẩn và mức

độ hoàn thành công việc trong kỳ đánh giá

Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Bảng 4: Đánh giá theo phương pháp thang điểm

TT Chỉ tiêu/ Yêu cầu đối với mỗi chỉ tiêu Trọng

số

Thang điểm đánh

1 2 3 4 5

1 Khối lượng công việc hoàn thành 0.3

2 Chất lượng công việc hoàn thành 0.3

4 Ý thức tự giác, chấp hành tốt Nội quy

+ Phương pháp xếp hạng luân phiên

Đây là phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số tiêu chí chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc Phương pháp này cho phép phân loại nhân viên theo thành tích đạt được Phương pháp xếp hạng luân phiên được tiến hành theo các bước cơ bản:

Bước 1: Xác lập danh sách các cá nhân cần được đánh giá

Bước 2: Xác lập tiêu chí so sánh cặp Tiêu chí so sánh thường ít (nên giới hạn ở một vài tiêu chí, vì nếu nhiều tiêu chí sẽ khó so sánh Một người khó có thể toàn diện trên mọi tiêu chí Trong trường hợp nhiều tiêu chí, nên sử dụng phương pháp thang điểm)

Bước 3: Tiến hành so sánh để chọn ra người giỏi nhất, kém nhất và xếp loại

Bước 4: Tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá

Bảng 5: Ví dụ về phương pháp xếp hạng luân phiên

Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

Lưu ý: Đọc kỹ chỉ dẫn dưới đây trước khi bắt đầu

Bộ phận:

Người đánh giá:

Danh sách nhân viên được

đánh giá (theo thứ tự ABC)

1 Hãy kiểm tra lần lượt danh sách theo thứ tự ABC và loại bớt các

tên mà bạn thấy không có ấn tượng đặc biệt

2 Xem lại các tên còn lại và chọn lấy tên người mà bạn cho là tốt

nhất và điền vào hàng 1 trên cao

3 Xem lại các tên còn lại và chọn ra người yếu nhất và ghi vào hàng

6 Tiếp tục cho đến tên của người cuối cùng trong nhóm

Phương pháp xếp hạng luân phiên thường được áp dụng trong đánh giá hoàn thành nhiệm vụ tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc trong một nhóm nhân viên cùng triển khai một loại công việc, cùng tham gia vào một dự án Phương pháp này khó áp dụng nếu phải so sánh các cá nhân thực hiện các công việc có đặc thù khác nhau

+ Phương pháp so sánh cặp

Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc sắp xếp nhân viên theo phương pháp sắp xếp, có hiệu quả cao hơn Đối với mỗi yêu cầu (hay điểm) chính yếu như số lượng và chất lượng công việc Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong từng cặp

Ví dụ về phương pháp so sánh cặp bốn nhân viên ABCD Các nhân viên được so sánh từng cặp đôi với nhau

Tổng điểm của hai người luôn bằng 4

Cá nhân nào vượt trội được 4 điểm, cá nhân còn lại được 0 điểm

Cá nhân nào nhỉnh hơn thì được 3 điểm, cá nhân còn lại được 1 điểm

Hai người ngang bằng nhau thì cùng được 2 điểm cho mỗi người

Bảng 6: Ví dụ đánh giá theo phương pháp so sánh cặp