THỰC TRẠNG GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay, ngành Xuất Nhập Khẩu mà đặc biệt là công việc môi giới thương mại trở thành một trong những công việc rất hấp dẫn hiện nay.Đây là công việc đòi hỏi vốn ngoại ngữ , khả năng giao tiếp tốt để có thể giao tiếp với khách hàng nước ngoài, kỹ năng tin học văn phòng thành thạo cũng như là những nghiệp vụ xuất nhập khẩu thật vững vàng. Công việc môi giới thương mại, trung gian thương mại đòi hỏi những người nhanh nhạy, năng động nhưng phải thật kiên nhẫn để có thể đàm phán với các bên.Đối với riêng em, công việc môi giới thương mại không chỉ cho em cơ hội để hoàn thiện và ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tế mà còn giúp em phát triển và hoàn thiện những kỹ năng còn thiếu sót của mình, cũng như được tham gia vào môi trường thương mại quốc tế để phát triển vốn ngoại ngữ của mình cũng như giúp em am hiểu hơn về văn hóa, kinh tế các nước và cách để nhìn thấy các cơ hội kinh doanh.Đó chính là lý do để em đi đến quyết định chọn đề tài nghiên cứu của mình : “THỰC TRẠNG GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ”.•Đối tượng nghiên cứu : Công việc đàm phán với các bên để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu các loại sợi được sản xuất trong nước.•Giới hạn nghiên cứu: Trong phạm vi quá trình đàm phán xuất khẩu thực tế những lô hàng sợi các loại thuộc phòng TRADING của công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG.•Mục tiêu nghiên cứu: Bồ sung và thực hành các kiến thức đã học ở trường về công việc làm trung gian thương mại cũng như công việc đàm phán thực tế với đối tác trong nước và nước ngoài.•Phương pháp nghiên cứu : kết hợp các cơ sở lý luận và khảo sát thực tiễn.Bản báo cáo được chia làm 3 phần:Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ đàm phán, giao dịch, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hang hóa trong kinh doanh thương mại quốc tế.Chương 2: Thực trạng đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG.Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao quá trình đàm phán, kí kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG: ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA: THƯƠNG MẠI-DU LỊCH

GVHD: TH.S NGỤY THỊ SAO CHI

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN

MSSV: 10255751

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10, năm 2012

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin được gửi đến toàn thể các thầy cô trường Đại Học Công NghiệpThành Phố Hồ Chí Minh lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất Các thầy cô đã truyềnđạt cho chúng em những kiến thức bố ích cùng những kinh nghiệm thực tế có ích đểchúng em có được một nền tảng kiến thức cơ bản vững vàng giúp chúng em tự tin trongquá trình tiếp xúc thực tế

Và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S Ngụy Thị Sao Chi – Giáo viên hướng dẫntrực tiếp của em, cô là người đã chỉ dẫn nhiệt tình và chi tiết trong suốt quá trình học lýthuyết và thực tế để em có thể hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất

Với những năm học tập tại trường, em đã tiếp thu được nhiều kiến thức quý báu vềnghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt là nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồngxuất khẩu hàng hóa trong môn quản trị ngoại thương, môn học đã cho em nhiều kiến thứcnền tảng của chuyên nghành em đang học, nên em quyết định chọn làm đề tài chuyên đềmôn học.Bài viết là bản tổng kết về những kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập

mà em đã trải qua về quá trình làm môi giới thương mại đối với mặt hàng sợi tại công tyTNHH Làn Sóng Vàng mà em có dịp được tham gia Trong quá trình thực hiện đề tài, dohạn chế thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh khỏi thiếu sót Kínhmong được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn chỉnh và sâu sắchơn

Em xin chân thành cảm ơn !

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

• Lý do chọn đề tài :

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay, ngành Xuất Nhập Khẩu mà đặc biệt làcông việc môi giới thương mại trở thành một trong những công việc rất hấp dẫn hiện nay.Đây là công việc đòi hỏi vốn ngoại ngữ , khả năng giao tiếp tốt để có thể giao tiếp vớikhách hàng nước ngoài, kỹ năng tin học văn phòng thành thạo cũng như là những nghiệp

vụ xuất nhập khẩu thật vững vàng

Công việc môi giới thương mại, trung gian thương mại đòi hỏi những người nhanh nhạy,năng động nhưng phải thật kiên nhẫn để có thể đàm phán với các bên

Đối với riêng em, công việc môi giới thương mại không chỉ cho em cơ hội để hoàn thiện

và ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tế mà còn giúp em phát triển và hoàn thiệnnhững kỹ năng còn thiếu sót của mình, cũng như được tham gia vào môi trường thươngmại quốc tế để phát triển vốn ngoại ngữ của mình cũng như giúp em am hiểu hơn về vănhóa, kinh tế các nước và cách để nhìn thấy các cơ hội kinh doanh

Đó chính là lý do để em đi đến quyết định chọn đề tài nghiên cứu của mình : “THỰCTRẠNG GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨUHÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ”

• Đối tượng nghiên cứu : Công việc đàm phán với các bên để đi đến ký kết hợpđồng xuất khẩu các loại sợi được sản xuất trong nước

• Giới hạn nghiên cứu: Trong phạm vi quá trình đàm phán xuất khẩu thực tế những

lô hàng sợi các loại thuộc phòng TRADING của công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG

• Mục tiêu nghiên cứu: Bồ sung và thực hành các kiến thức đã học ở trường về côngviệc làm trung gian thương mại cũng như công việc đàm phán thực tế với đối tác trongnước và nước ngoài

• Phương pháp nghiên cứu : kết hợp các cơ sở lý luận và khảo sát thực tiễn

Bản báo cáo được chia làm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ đàm phán, giao dịch, kí kết, tổ chức thực hiện hợpđồng xuất khẩu hang hóa trong kinh doanh thương mại quốc tế

Chương 2: Thực trạng đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóatại công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao quá trình đàm phán, kí kết và tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT

VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TRONG

KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

1.1.Khái niệm và tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu đối với hoạt động kinhdoanh

1.1.1Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu:

Hợp đồng xuất nhập khẩu hay còn gọi là hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuậngiữa bên mua và bên bán ở các nước khác nhau Trong đó quy định bên bán phải có nghĩa

vụ cung cấp hàng hoá, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hoá và quyền sởhữu hàng hoá Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và tổ chức nhận hàng.Một số đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu:

- Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là những cá nhân, những tổ chức nước ngoài có

tư cách pháp nhân, có trụ sở của doanh nghiệp đóng ở các nước khác nhau Các đại diệncủa các doanh nghiệp này có thể cùng quốc tịch và cũng có thể khác quốc tịch, thôngthường là những người có quốc tịch khác nhau

- Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu

và những luật pháp trong điều ước quốc tế mà các bên thoả thuận hoặc cam kết thực hiện

- Ngôn ngữ trong hợp đồng xuất nhập khẩu có thể là ngôn ngữ của nước xuất khẩu, củanước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba Thông thường ngôn ngữ trong hợp đồng thươngmại quốc tế là tiếng Anh

- Đồng tiền và phương tiện thanh toán: Thông thường là những đồng tiền mạnh có khảnăng chuyển đổi toàn phần Hiện nay chủ yếu dùng đồng dollaz Mỹ làm đồng tiền tínhgiá và thanh toán

- Phương thức thanh toán chủ yếu gồm: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ,phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền Phương thức ghi sổ

1.1.2 Tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu trong kinh doanh thương mại quốctế:

Hợp đồng mua bán ngoại thương có một vai trò hết sức quan trọng trong thương mạiquốc tế, đối với quan hệ mua bán hàng hoá, sau khi các bên mua bán tiến hành giao dịchđàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Như vậy hợp đồng muabán ngoại thương sẽ ghi nhận những kết quả của việc giao dịch, đàm phán giữa các bênmua và bán trong đó nội dung của hợp đồng phải thể hiện đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ

cụ thể của các bên tham gia ký kết

Mặt khác hợp đồng xuất nhập khẩu được thể hiện dưới hình thức văn bản và cũng làhình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nước ta Vì vậy, nó sẽ bảođảm quyền lợi một cách tốt nhất cho các bên mua cũng như bên bán Hơn nữa trong kinhdoanh thương mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, văn hoá,tôn giáo do vậy hợp đồng dưới hình thức văn bản sẽ giúp cho các bên thống nhất được

về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp

Ngoài ra kinh doanh thương mại quốc tế là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp, chịunhiều ảnh hưởng của các yếu tố kinh doanh trong và ngoài nước, ảnh hưởng của khả năngthực hiện, thiện trí của các bên tham gia ký kết mà có thể dẫn tới nhiều rủi ro, nhiều tranhchấp Khi đó hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ trở thành một bằng chứng quan trọng để tiếnhành giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữa các bên, đồng thời hợp đồng xuấtnhập khẩu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra thống kê việc thựchiện hợp đồng theo quy định chung của quản lý nhà nước

1.2 Nghiệp vụ đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của mộthoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thốngpháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của cácquy luật kinh tế Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủthuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biếnđộng của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tốchính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc giakhác nhau

1.2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán:

- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếptới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị… Trong

đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnhhưởng đến việc đàm phán

- Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rấtlớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán

- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạtđộng đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trítuệ… có tính chất quốc tế

- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thốngnhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng,chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao – nhận hàng hóa, dịch vụ,quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên

- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới

1.2 1.3 Các hình thức đàm phán:

Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:

Là việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau rõhơn để dễ dàng đi đến thống nhất những bất đồng

Hai bên gặp gỡ nhau trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đếnviệc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán, là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng.Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiềukhi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu màkhông có kết quả Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến đượcviệc ký kết hợp đồng Trong khi đó đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp chỉ 2-3 ngày là đã

có kết quả Hình thức đàm phán này thường được dùng khi hai bên có nhiều điều khoảnphải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, nhữnghợp đồng có tính chất phức tạp

Đàm phán qua điện thoại:

Là việc sử dụng điện thoại để giao dịch Ưu điểm của hình thức này là nhanh chónggiúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời cơ cần thiết,kịp thời nhưng tốn kém thường phải hạn chế về thời gian Do vậy, các bên không thể traođổi chi tiết Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao dịch miệng nênkhông có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ Do vậy, chỉ dùng điện thoại trong nhữngtrường hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ Khi sử dụng phương thức giao dịch nàythì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cáchchính xác Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã đàmphán thoả thuận Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại

Thuận lợi:

+ Nhanh chóng, đúng thời cơ cần thiết

bất lợi:

+ Chi phí điện thoại rất cao

+ Mọi thoả thuận chỉ bằng miệng không được coi là bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranhchấp

Đàm phán qua thư từ, điện tín:

Là việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng Ưu điểm của hình thức này

là đỡ tốn kém nhất, thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán, thamkhảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều nơi,gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người Nhưng nhược điểm của giao dịch bằng thư từ, điệntín là chậm, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ Việc sử dụng điện tín, fax khắc phục phầnnào nhược điểm này

Thư từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thương mại Các bên quantâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho mình Có thểdùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật.

Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác

1.2 1.4 Việc giao dịch đàm phán tiến hành theo các bước:

Bước 1: Hỏi giá: là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và cácđiều kiện để mua hàng

Bước 2: Chào hàng: Là lời đề nghị ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài Trongchào hàng cần ghi rõ tên hàng, quy cách, chất lượng, khối lượng, mẫu mã, bao bì, giá cả,thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và các dịch vụ kèm theo Có hai loại chào hàng

là chào hàng cố định và chào hàng tự do

Bước 3: Đặt hàng: lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa radưới hình thức đặt hàng

Bước 4: Hoàn giá: khi nhận được đơn chào hàng nhưng người nhận không chấp nhậnhoàn toàn đơn chào hàng thì họ sẽ đưa ra đề nghị mới thì lời đề nghị này gọi là hoàn giáBước 5: Chấp nhận: Đây là kết quả của quá trình hoàn giá Khi đã chấp nhận thì có nghĩa

là hợp đồng đã được thành lập

Bước 6: Xác nhận: Hai bên sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giaodịch nếu cần thì có thể ghi lại mọi điều đã thoả thuận gửi cho bên kia Đó là văn kiện xácnhận có cả chữ ký của cả hai bên

Sau khi hai bên mua bán tiến hành giao dịch và đàm phán có kết quả thì tiến hành ký kếthợp đồng Hợp đồng xuất khẩu là những thoả thuận về các điều kiện mua bán hàng hoánhư tên hàng, khối lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán…giữa doanh nghiệp xuất khẩuvới khách hàng cụ thể Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộccác trách nhiệm và quyền lợi của các bên Vì vậy, khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanhnghiệp phải xem xét lại các điều khoản thoả thuận trước khi ký kết hợp đồng

1.2.2 Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu:

Giai doạn đàm phán là bàn đạp để đi đến việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Nếu đàmphán có kết quả thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Nhưngtrước khi ký kết hợp đồng thì chủ thể của hợp đồng cần phải nắm được nội dung và cácđiều khoản chủ yếu của hợp đồng, các loại hợp đồng xuất nhập khẩu, trình tự ký kết hợpđồng xuất nhập khẩu để đạt được hiệu quả cao

1.2.2.1 Triển khai thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá.

Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết doanh nghiệp cần phải tiến hành triển khai cáccông việc để thực hiện hợp đông xuất khẩu hàng hoá đúng với những điều khoản đã quyđịnh trong hợp đồng

Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu côngviệc sau:

-Kiểm tra thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C): Sau khi ký hợp đồng, nhà xuất khẩunước ngoài sẽ mở L/C tại một ngân hàng có ngân hàng thông báo tại Việt Nam Bản chấtcủa L/C là sự thoả thuận cam kết của ngân hàng với nhà xuất khẩu L/C độc lập với hợpđồng xuất khẩu nhưng lại dựa trên các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu Ngân hàngchỉ dựa vào L/C và việc thực hiện các quy định trong L/C để trả tiền cho nhà xuất khẩu

Vì vậy nhà xuất khẩu cần kiểm tra kỹ, dựa vào hợp đồng Nừu có gì chưa hợp lý cần báolại cho phía nước ngoài để hai bên thống nhất sửa lại

-Xin giấy phép xuất khẩu: Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nướcquản lý xuất khẩu Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp phải xin giấyphép xuất khẩu hàng hoá để thực hiện hợp đồng đó

Theo nghị định 57/CP ngày 31/07/1998 của Chính Phủ Thương nhân là doanh nghiệpthuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật được xuất khẩu, nhậpkhẩu hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi

đã đăng ký mã số tại cục Hải quan tỉnh, thành phố thì không phải xin giấy phép kinhdoanh xuất nhập khẩu

-Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký vớinước ngoài và hoặc L/C Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba khâu chủ yếu:+Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp xuất khẩu tổ chức thugom hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau như mua nguyên liệu về gia công, sản xuấtthành hàng xuất khẩu, mua đứt bán đoạn với đơn vị sản xuất, đại lý thu mua Đây là mộtkhâu rất quan trọng đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu theođúng điều khoản đã quy định trong hợp đồng

+Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Là căn cứ theo yêu cầu hợp đồng đã ký kết Bao bì vẫnphải bảo đảm được phẩm chất của hàng hoá, vừa thuận tiện cho quá trình vận chuyển bốcxếp hàng hoá, tạo điều kiện cho việc nhận biết hàng hoá

+Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Ký hiệu bằng số hay chữ, hình vẽ được ghi ở mặt ngoàibao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc nhận biết, giao nhận, bốc dỡ vàbảo quản hàng hoá Ký mã hiệu phải đảm bảo những nội dung, cần thông báo cho ngườinhận hàng đồng thời phải sáng sủa, rõ ràng.

-Thuê tàu: Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chởhàng được tiến hành dưạ vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng muabán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải

-Kiểm nghiệm hàng hoá: Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm trahàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì… Đây là công việc cần thiết, qua đóquyền lợi của khách hàng được bảo đảm và nâng cao uy tín của doanh nghiệp xuất khẩu.Việc kiểm nghiệm và kiểm định được tiến hành ở hai cấp: Kiểm tra ở cơ sở do phòngKCS tiến hành và kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại kết quả kiểm tra lần trướcđó

-Làm thủ tục hải quan: Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu, nhậpkhẩu đều phải làm thủ tục hải quan.Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sauđây:

+Khai báo hải quan:chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hảiquan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo vớimột số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói,bảng kê chi tiết

+Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện choviệc kiểm soát Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.+Thực hiện các quyết định của hải quan:Sau khi kiểm soát giấy tờ hàng hoá, hải quan sẽ

ra quyết định và chủ hàng có nghĩa vụ thực hiện các quyết định đó

-Giao hàng lên tàu: Tuỳ theo thoả thuận về điều kiện cơ sở giao hàng mà việc giao hànglên phương tiện vận chuyển sẽ thuộc trách nhiệm bên nào Nếu hàng hoá được giao bằngđường biển chủ hàng phải tiến hành các công việc sau:

+Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu lập bản đăng ký hàng chuyên chở

+Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng

+Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng

+Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu

+Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển Vận đơnđường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được Vậnđơn cần phải chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.

-Mua bảo hiểm: Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì thếbảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.Việclựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên bốn căn cứ sau: Điều khoản hợp đồng, tínhchất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở

-Làm thủ tục thanh toán: thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả cácgiao dịch kinh doanh xuất khẩu Trong thanh toán, nhà kinh doanh phải chú ý đến cácvấn đề: Đồng tiền thanh toán, tỷ giá thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức và hìnhthức thanh toán, điều kiện đảm bảo hối đoái

Có nhiều phương thức thanh toán được sử dụng nhưng hiện nay người ta thường sử dụngrộng rãi hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng thư tín dụng và thanh toán bằngphương thức nhờ thu

-Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhậpkhẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồngtrong những trường hợp đó, hai bên cần thiện chí trao đổi, thảo luận để giải quyết Nếugiải quyết không thành thì tiến hành các thủ tục kiện đối tác lên trọng tài Việc khiếu nạiphải tiến hành một cách kịp thời tỷ mỉ dựa trên các căn cứ của các chứng từ kèm theo.1.2.2.2 Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương

Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương bao gồm:

+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thực hiện thìbên kia có quyền huỷ hợp đồng và bắt phạt bên gây thiệt hại Theo điều 50 luật thươngmại Việt nam Các điều khoản chủ yếu là:

Phần ký kết:

- Hợp đồng làm thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản, có hiệu lực pháp lý như nhau

- Hiệu lực của hợp đồng từ lúc nào

- Bên bán, bên mua ký

1.2.2.3 Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương

Điều khoản về tên hàng (Commodity):

Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng là đối tượng của hợp đồng

Tên hàng thường gọi, tên khoa học, nơi sản xuất, hãng sản xuất (vd: Tủ lạnh Nhật), nhãn hiệu (vd: TV Hitachi- Nhật), công dụng của hàng (vd: Máy sấy tóc Fuji-Nhật) Có thể ghi số hạng mục của hàng in trong danh mục hàng thống nhất hoặc có thểghi kết hợp một số điểm ở trên

Mitshubishi-Điều khoản về số lượng (Qualtity of Goods):

Xác định bằng các đơn vị số lượng (number), trọng lượng (weight), khối lượng, chiềudài, diện tích (area)

- Trọng lượng (weight) để tính các loại hàng như ngũ cốc, cao su, đường, than, quặng,kim loại

- Khối lượng dùng để tính các mặt hàng như gỗ

- Số lượng thường được tính bằng chiếc, cái đối với các mặt hàng máy móc, quần áo,thiết bị, đồng hồ

- Nếu đóng trong bao thì tính bằng chai, hộp, kiện, hòm

Điều khoản về chất lượng (Quality of Goods):

Chất lượng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tác dụng, côngsuất, hiệu suất nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tính chất hữu ích bêntrong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các thuộc tính tự nhiên và ngoại hìnhcủa hàng đó

Chương 2:

THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN, KÍ KẾT, TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH LÀN SÓNG VÀNG.

2.1 Công tác giao dịch đàm phán với các đối tác của công ty :

2.1.1 Quy trình đàm phán với đối tác nước ngoài của công ty TNHH Làn Sóng Vàng :Quy trình đàm phán với đối tác nước ngoài của công ty TNHH Làn Sóng Vàng được thựchiện thông qua hình thức thương mại điện tử ( chủ yếu ) và liên hệ trực tiếp thông quađiện thoại cố định của công ty ( khi cần thiết )

Các công cụ được sử dụng chủ yếu tại công ty đối với thương mại điện tử là trang webAlibaba.com ( chủ yếu ), Linkedin.com, ec21.com, các công cụ hỗ trợ chat với đối tác làTrade manager của trang Web Alibaba, Skype ( chủ yếu ) và Window Live Messenger.Hình thức liên hệ bằng điện thoại thường do đối tác nước ngoài gọi đến công ty để hỏithông tin và để tiết kiệm thời gian của họ

Quy trình chung :

1 Công ty và khách hàng tiềm năng sử dụng các trang web thương mại điện tử từ đócông ty xác định nhu cầu của khách hàng có phù hợp với năng lực sản xuất của các nhàmáy sản xuất trong nước không

2 Khi có nhu cầu phù hợp thì hỏi xin những contacts của khách hàng như tên công ty củađối tác, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, số fax, địa chỉ email ( quan trọng ) và các công cụchat như Skype và Windows Live Messenger ( quan trọng )

3 Đàm phán các vấn đề như các chi tiết kĩ thuật của sản phẩm ( sợi ), chất lượng, giá cả

và điều kiện thương mại quốc tế, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, điềukhoản bao bì đóng gói thông qua :

Email : nếu khác biệt về múi giờ là quá lớn, cho đối tác có thời gian để cân nhắc Khi điđến việc chốt giá thì phía khách hàng phải xác nhận (confirm ) bằng email để công tykiểm soát tránh các tranh chấp xảy ra sau này

Các công cụ chat : Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh nhược điểm khi mail đàmphán có thể bị đối tác bỏ sót khi họ có quá nhiều công việc Rủi ro nhiều nên khi đi đếnthống nhất phải có email xác nhận của phía đối tác

4 Khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để công ty chuẩn bị hợp đồng

* Đối với đối tác Ai Cập :

Múi giờ của họ : GMT + 2

Múi giờ của Việt Nam : GMT +7

Khác biệt múi giờ khá lớn dẫn đến việc đối tác Việt Nam và đối tác Ai Cập chỉ có thểdùng công cụ chat hay gọi điện thoại vào 1 buổi trong ngày ( buổi chiều ở Việt Nam vàbuổi sáng ở Ai Cập)

Giờ làm việc của Các công ty thương mại: từ chủ nhật đến thứ 5: từ 8:00 đến 16:00 Cáccông ty Ai Cập thường nghỉ vào thứ sáu và thứ bảy hoặc thứ 5 và thứ 6

Tác phong làm việc của người Ai Cập rất chậm mùa đông làm việc ít hơn mùa hè nhưngthường trong quá trình giao dịch với công ty thì họ thích đi thẳng vào vấn đề không thíchvòng vo

Khi giao dịch cần hết sức tránh sử dụng tiếng lóng và những thành ngữ không phù hợpvới văn hoá nơi đây

Tuyệt đối không được viết sai tên của đối tác trên mail hay khi chat

Đối tác Ai Cập mua nhiều loại sợi nhưng với sản lượng sản xuất vải cotton chiếm 55%sản lượng toàn cầu nên họ rất cần mua các loại sợi cotton, đăc biệt là các loại sợi cottoncủa Việt Nam để xuất đi những thị trường cần loại vải cotton chất lượng cao như Châu

Điều kiện số lượng :

Khi nhà cung cấp sợi vải ở tại TPHCM thì số lượng tối thiểu phải là 1 container 40’ vìnơi đây là khu kinh tế năng động, số lượng xuất khẩu hàng tháng lớn nên các nhà máy sợi

sẽ không nhượng bộ khi số lượng ít hơn 1 container 40’ đặc biệt là đối với các loại sợi100% cotton, 100% polyester, sợi trộn polyester cotton, sợi trộn polyester viscose.Trường hợp đặc biệt đối với sợi Spandex vì đây là loại sợi mảnh dùng kết hợp với cácloại sợi khác nên khách hàng thường không mua nhiều nên công ty TNHH Làn SóngVàng có thể đàm phán số lượng ít hơn như 1 container 20’ hay thậm chí là hàng lẻ chỉcần trên 10 kg

Khi nhà cung cấp sợi vải tại những nơi khác như Hải Phòng thì có thể đàm phán số lượng

ít hơn đối với mọi loại sợi do họ chủ trương bán bao nhiêu cũng được miễn là có lợinhuận

Điều kiện thanh toán phải là T/T 30/70 trả trước 30% và trả sau 70% vì theo điều kiệnthanh toán này trước khi sản xuất hàng để giao cho khách hàng thì họ đã trả trước 30%tiền hàng như là hình thức ràng buộc khách hàng phải lấy hàng, khoản tiền 70% kháchhàng sẽ phải chuyển xong cho người bán thì mới nhận được B/L để lấy hàng Ngoài rahình thức thanh toán L/C trả ngay cũng thường được áp dụng nhưng không phổ biến bằnghình thức T/T 30/70

Điều kiện giao hàng phải là điều kiện CIF và chỉ đi 2 cảng là Alexandria và Sokhna vìcước phí đối với hai cảng này tương đối thấp hơn so với các cảng khác của Ai Cập vàtuyến đường đi Ai Cập tới hai cảng này lại khá phổ biến nên các nhà cung cấp sợi vảithường chọn 2 cảng này tại Ai Cập Tuy nhiên nếu người mua muốn 1 cảng khác thì họ

có thể lo việc vận chuyển nội địa trong nước hay có thể đàm phán với người bán để vậnchuyển đến tận kho của họ