Chuyên đề QUẢN TRỊ DỰ ÁN

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: TS Nguyễn Quốc Duy HÀ NỘI - 2012 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1.1 Giới thiệu 1.2 Khái niệm đặc điểm dự án 1.3 Quản trị dự án 1.4 Chu kỳ sống dự án 1.5 Nhà quản trị dự án 1.6 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến thành công dự án 1.7 Những tài nguyên công ty huy động cho quản trị dự án CHƢƠNG XÁC ĐỊNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN 12 2.1 Giới thiệu 12 2.2 Sự cần thiết hệ thống quản lý danh mục dự án 12 2.3 Phân loại dự án 15 2.4 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án 17 2.5 Triển khai hệ thống quản lý danh mục dự án doanh nghiệp 21 CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ TỔNG THỂ DỰ ÁN 25 3.1 Quản lý tổng thể dự án 25 3.2 Phát triển văn kiện dự án 26 3.3 Phát triển kế hoạch quản lý dự án 26 3.4 Chỉ đạo quản lý thực dự án 28 3.5 Theo dõi giám sát hoạt động dự án 28 3.6 Quản lý thay đổi dự án 29 3.7 Kết thúc dự án 30 CHƢƠNG 4: CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN .35 4.1 Giới thiệu 35 4.2 Các mô hình tổ chức dự án 35 4.3 Cơ cấu dự án chức (cơ cấu tổ chức dự án kiêm nhiệm) 36 4.4 Cơ cấu dự án chuyên trách 37 4.5 Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận 41 4.6 Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới cấu ảo 46 4.7 Lựa chọn cấu tổ chức dự án phù hợp .48 4.8 Ma trận trách nhiệm 51 CHƢƠNG 5: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN .54 5.1 Giới thiệu 54 5.2 Quản lý phạm vi dự án 55 5.3 Thu thập yêu cầu 55 5.4 5.5 5.6 5.7 Xác định phạm vi 57 Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) 59 Xác nhận phạm vi 68 Kiểm soát phạm vi 71 CHƢƠNG 6: QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 72 6.1 Quản lý tiến độ dự án .72 6.2 Xác định trình tự thực công việc 73 6.3 Ước tính nguồn lực thời gian thực hoạt động 76 6.4 Phát triển tiến độ dự án 78 6.4.1 Sơ đồ mạng dự án (phương pháp đường găng) 79 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.5 6.5.1 Điều độ nguồn lực (resource leveling) 85 Phân tích kịch 87 Đẩy nhanh tiến độ thực dự án 87 Kiểm soát tiến độ 89 Theo dõi tiến độ thực dự án 90 6.5.2 Phân tích tiến độ thực 91 CHƢƠNG 7: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 96 7.1 Quản lý chi phí dự án .96 7.2 Ước tính chi phí 97 7.3 Lập kế hoạch ngân sách dự án 99 7.4 Kiểm soát chi phí 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO .107 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Chu kỳ sống dự án Sơ đồ 2.1 : Ma trận sàng lọc dự án 20 Sơ đồ 2.2 : Quá trình sàng lọc dự án 23 Sơ đồ 4.1 Sơ đồ 4.2 : Sơ đồ 4.3 : Sơ đồ 4.4: Sơ đồ 4.5: Sơ đồ 4.6: Sơ đồ 5.1: Sơ đồ 5.2: Sơ đồ 5.3: Cơ cấu tổ chức dự án chức 39 Cơ cấu dự án chuyên trách 40 Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận 42 Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới sản xuất xe đạp địa hình 47 Ma trận trách nhiệm dự án nghiên cứu thị trường 52 Ma trận trách nhiệm cho dự án phát triển dây chuyền lắp ráp 53 Cấu trúc chia nhỏ công việc 60 Cấu trúc chia nhỏ công việc 64 Kết hợp WBS với cấu tổ chức công ty OBS 66 Sơ đồ 5.4: Tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp 70 Sơ đồ 6.1 Trình tự lô gíc thực công việc 75 Sơ đồ 6.2: Ví dụ sơ đồ mạng dự án cho dự án Trung tâm kinh doanh Koll, Phòng thiết kế kỹ thuật 84 Sơ đồ 6.3: Sơ đồ mạng dự án Air Control 85 Sơ đồ 6.4: Phân tích kịch tiến độ thực dự án 90 Sơ đồ 6.5: Biểu đồ kiểm soát tiến độ 93 BẢNG BIỂU Bảng 4.1 : Sự phân chia trách nhiệm nhà quản lý dự án trưởng phòng ban chức 43 Bảng 5.1: Phân loại thông tin theo cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) 65 Bảng 5.2: Phân loại thông tin theo cấu tổ chức công ty (OBS) 67 Bảng 6.1 Thông tin sơ đồ mạng 79 Bảng 7.1 Thời gian chi phí thực hoạt động dự án 100 Bảng 7.2 Kế hoạch ngân sách dự án (các hoạt động dự án thực sớm) 101 Biểu đồ 6.1: Biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ thực 92 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Mục tiêu Sau kết thúc chương này, học viên có thể:  Định nghĩa dự án phân biệt dự án với hoạt động thường ngày diễn công ty  Định nghĩa quản trị dự án  Xác định giai đoạn chu kỳ sống dự án hiểu nội dung công việc quản trị dự án giai đoạn chu kỳ sống dự án  Hiểu vai trò phẩm chất nhà quản trị dự án  Hiểu xác định nhân tố ảnh hưởng đến thành công dự án  Hiểu xác định nguồn tài nguyên công ty huy động cho quản lý dự án 1.1 Giới thiệu Trong trình hoạt động vào thời điểm hay thời điểm khác, doanh nghiệp phải tiến hành hoạt động nhằm mở rộng quy mô tăng cường lực cạnh tranh Thừa hưởng bí kinh doanh từ sáng lập viên lợi ban đầu tính độc đáo sản phẩm/dịch vụ công ty phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mà sản phẩm công ty thị trường chấp nhận rộng rãi Nhu cầu sản phẩm ngày tăng cao dẫn đến việc doanh nghiệp cần phải xây thêm nhà máy để tăng công suất, mở thêm chi nhánh để mở rộng phạm vi hoạt động Khi nhu cầu thị trường sản phẩm tăng cao thu hút nhà sản xuất khác chép sản phẩm công ty tham gia vào cung cấp sản phẩm/dịch vụ tương tự Khi số lượng nhà cung cấp tăng lên, người tiêu dùng có nhiều lựa chọn họ đòi hỏi ngày khắt khe tính hoạt động chất lượng sản phẩm công ty phải thường xuyên có cải tiến mẫu mã, kiểu dáng, mầu sắc tính hoạt động sản phẩm cung cấp thị trường nhằm trì khả cạnh tranh Những cải tiến thường đòi hỏi đầu tư chiều sâu định thiết kế sản phẩm, cải tiến quy trình công nghệ sản xuất Khi trình sản xuất ngày trở nên phức tạp, quy mô ngày mở rộng, để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công ty cần phải tiến hành nâng cấp chuyển đổi hệ thống quản lý cũ dựa việc thu thập, sử lý lưu trữ số liệu ghi chép sổ sách sang hệ thống quản lý tiên tiến dựa thành tựu công nghệ thông tin tin học hoá, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lưọng Thêm nữa, công ty phải thường xuyên tổ chức kiện tham gia hội chợ triển lãm nhằm quảng bá hình ảnh khuyếch trương thương hiệu Tất hoạt động triển khai khác nội dung công việc, cách thức tiến hành kết đầu có điểm chung hoạt động dự án tiến hành để đạt mục tiêu công ty đề Sự thành công việc thực dự án có ý nghĩa vô quan trọng đến tồn phát triển doanh nghiệp tương lai 1.2 Khái niệm đặc điểm dự án Để giúp hiểu dự án gì, trước hết nêu khái niệm chung dự án: Dự án nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn thực điều kiện ràng buộc định thời gian, ngân sách, nguồn lực tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng Ví dụ dự án bao gồm, không giới hạn, trường hợp sau:  Phát triển sản phẩm dịch vụ  Tiến hành thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc máy, tổ chức nhân sự, phương thức kinh doanh  Phát triển hay ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lượng  Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất  Thực quy trình sản suất Các hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày công ty thiết kế tổ chức thực cách ổn định dựa chuyên môn hoá cao để đảm bảo hoạt động diễn liên tục, nhịp nhàng hiệu với chi phí thấp Dự án khác với hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày công ty dự án hoạt động không lặp lại thường gắn với yếu tố đòi hỏi sáng tạo định nhằm tạo thêm lực cho công ty, ví dụ sản xuất sản phẩm Để phân biệt dự án khác với hoạt động thường xuyên diễn hàng ngày công ty, nêu số đặc điểm dự án Dự án có đặc điểm sau Có mục tiêu xác định Được thực khoảng thời gian định có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Thường liên quan đến nhiều phận công ty lĩnh vực chuyên môn khác Liên quan đến việc thực điều mà chưa làm trước Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí thời gian cụ thể Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù xây dựng tổ hợp chung cư cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông tin vòng năm Tính mục tiêu thường không đặt hoạt động thường ngày diễn công ty ví dụ người công nhân phân xưởng may Thứ hai, có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu kết thúc xác định Ví dụ sau hoàn thành dự án xây cầu vượt qua ngã tư đường Láng Hạ người kỹ sư chuyển sang làm việc cho dự án xây cầu khác Thứ ba, dự án thường đòi hỏi nỗ lực chung từ nhiều chuyên gia có chuyên môn khác đến từ phận phòng ban chuyên môn khác Thay làm việc biệt lập văn phòng quản lý trưởng phân, thành viên dự án gồm kỹ sư thiết kế, kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài phối hợp làm việc chặt chẽ với hướng dẫn nhà quản lý dự án để hoàn thành dự án Thứ tư, dự án hoạt động không lặp lại có tính chất đơn Ví dụ sản xuất mẫu ô tô với hệ thống phanh thắng tự động xe đột ngột tăng tốc nhanh đòi hỏi phải giải nhiều vấn đề chưa giải trước thường kèm với việc áp dụng thành tựu có bước đột phá công nghệ Mặt khác, dự án xây dựng thông thường xây dựng tổ hợp văn phòng chung cư sử dụng vật liệu có áp dụng công nghệ quy trình thi công công ty thiết lập từ trước đòi hỏi nhiều yếu tố xây dựng địa điểm mới, tuân thủ quy định định áp dụng cho dự án xây dựng, khách hàng với yêu cầu khả toán định khác với dự án loại công ty tiến hành trước Thứ năm, dự án phải đáp ứng tiêu chuẩn định đầu ra, thời gian, chi phí Thành công dự án đánh giá dựa mức độ mà dự án đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án chi phí thực dự án 1.3 Quản trị dự án Khái niệm: Quản trị dự án áp dụng cách phù hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi giám sát dự án kết thúc dự án để đạt yêu cầu dự án Quản trị dự án thường bao gồm:  Xác định yêu cầu (của công ty khách hàng)  Xác định đáp ứng nhu cầu, mối quan tâm, mong đợi chủ thể dự án trình lập kế hoạch thực dự án  Cân đối hài hoà yêu cầu, ràng buộc khác dự án bao gồm : oPhạm vi dự án oChất lượng oTiến độ oKinh phí oNguồn lực oRủi ro Mỗi dự án cụ thể có yêu cầu ràng buộc định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên yêu cầu Giữa ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức ràng buộc thay đổi kéo theo nhiều ràng buộc khác thay đổi theo Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực dự án phải tăng lên cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực khối lượng công việc khoảng thời gian ngắn Nếu bổ xung thêm kinh phí cho dự án phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án cách cắt giảm số hạng mục công việc chấp nhận giảm chất lượng đầu (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí chất lượng thấp hơn) Các chủ thể dự án có ý kiến khác nhân tố quan trọng tạo thách thức lớn cho dự án Thay đổi yêu cầu dự án làm gia tăng mức độ rủi ro dự án Như đội dự án phải có khả đánh giá tình hình hài hoà yêu cầu khác để thực chuyển giao dự án cách thành công 1.4 Chu kỳ sống dự án Các dự án khác nhiều xét quy mô mức độ phức tạp Chu kỳ sống dự án thừa nhận dự án có chu kỳ sống hữu hạn có thay đổi tiên liệu nguồn lực huy động cho dự án nội dung công việc qua giai đoạn chu kỳ sống dự án Có nhiều mô hình khác chu kỳ sống dự án Nhiều chu kỳ sống dự án mang tính đặc thù cho ngành cho loại hình dự án Ví dụ, dự án phát triển phần mềm bao gồm giai đoạn sau: xác định dự án, thiết kế, viết mã lệnh lập trình, kiểm tra/chạy thử, hoàn thiện Các dự án xây dựng cầu đường có giai đoạn sau: đề xuất dự án, lập kế hoạch huy động vốn, đánh giá tác động môi trường, thiết kế, xin giấy phép, giải phóng mặt bằng, đấu thầu trao hợp đồng, xây dựng, nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng Một chu kỳ sống dự án nhìn chung trải qua giai đoạn minh hoạ sơ đồ 1.1: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực dự án, bàn giao kết thúc dự án Thời điểm bắt đầu dự án xác định từ thời điểm dự án định chấp thuận thực Các nguồn lực huy động cho hoạt động dự án tăng lên từ từ, đạt đỉnh, sau giảm bàn giao dự án cho khách hàng Nội dung công việc giai đoạn chu kỳ sống dự án: Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập mục tiêu dự án, xác định yêu cầu dự án, thiết lập cấu tổ chức máy dự án kết thức giai văn kiện dự án trình bày nét chung dự án mục tiêu dự án, yêu cầu, thời gian, ngân sách, cấu tổ chức máy nhân sự, rủi ro Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động quản lý nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch quản lý nhân dự án Giai đoạn thực dự án: hoạt động dự án thực hiện, ví dụ cầu xây dựng, phần mềm viết lệnh Trong giai đoạn công tác quản lý dự án trọng vào theo dõi giám sát tình hình thực hoạt động dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý thay đổi, đưa dự báo thời gian chi phí thực dự án Giai đoạn bàn giao kết thúc dự án: bàn giao sản phẩm dự án cho khách hàng bố trí lại nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, trang thiết bị máy móc sang dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án rút học kinh nghiệm 1.5 Nhà quản trị dự án Nhà quản trị dự án người công ty thực dự án bổ nhiệm nhằm đạt mục tiêu dự án Đây ví trị quản lý có nhiều thách thức với trách nhiệm nặng nề mức độ ưu tiên thay đổi Vị trí quản lý dự án đòi hỏi người linh hoạt, nhạy bén sắc sảo, có kỹ lãnh đạo đàm phán tốt, có kiến thức sâu rộng quản lý dự án Nhà quản trị dự án cần phải am hiểu vấn đề chi tiết dự án đồng thời phải quản lý tầm nhìn bao quát toàn dự án Nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm thành công dự án chịu trách nhiệm toàn diện mặt dự án bao gồm:  Phát triển kế hoạch quản lý dự án kế hoạch phận khác  Đảm bảo tình hình thực dự án khuôn khổ tiến độ ngân sách cho phép  Phát hiện, theo dõi sử lý kịp thời rủi ro vấn đề phát sinh trình thực  Định kỳ lập báo cáo cách xác cập nhật tình hình thực dự án Sơ đồ 1.1 : Chu kỳ sống dự án Sơ đồ 6.5: Biểu đồ kiểm soát tiến độ Ngày hôm Trước tiến độ Các giai đoạn thời gian Chậm tiến độ Giai đoạn báo cáo Chênh lệch tiến độ cho biết đánh giá chung tình hình thực tất hoạt động dự kiến kế hoạch từ bắt đầu thời điểm thời Cần lưu ý chênh lệch tiến độ liên quan đến thông tin đường găng Chênh lệch tiến độ cho chúng biết khối lượng công việc (đo thước đo đồng tiền) thực nhanh (hay chậm) so với tiến độ kế hoạch mà không cho biết thực nhanh (hay chậm hơn) tiến độ kế hoạch đơn vị thời gian Muốn biết xác tiến độ thực nhanh hay chậm so với tiến độ kế hoạch đơn vị thời gian cần phải theo dõi biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt trình bày Chỉ số hiệu thực tiến độ Các nhà quản lý thực tiễn muốn so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch họ sử dụng thước đo tương đối gọi số hiệu thực tiến độ: SPI = EV/PV Chỉ số hiệu thực tiến độ biểu diễn dạng phần trăm cho biết so với tiến độ kế hoạch tiến độ thực tế nhanh hay chậm phần trăm (đo khối lượng công việc) 93 Ý nghĩa số hiệu thực tiến độ: Chỉ số SPI >1.00 Thực nhanh tiến độ kế hoạch = 1.00 Thực theo tiến độ kế hoạch 1.00 = 1.00