Đánh giá rủi ro chu trình mua hàng và chu trình bán hàng tại Công ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH tế H uế -  - h KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP K in Đề tài: ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ ọc CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Đ ại h AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Lê Văn Phương Th.S Hoàng Thò Kim Thoa Lớp: K44A KTKT Niên khóa: 2010 - 2014 Huế tháng 05 năm 2014 Lời Cảm Ơn Trải qua bốn năm đại học, từ ngồi giảng đường lúc hồn thành đề tài này, tơi nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, bạn bè gia đình Vì vậy, với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn tới tất cá nhân, quan tạo điều kiện, quan tâm giúp đỡ tơi suốt khoảng thời gian vừa qua Thứ nhất, tơi xin chân thành cảm ơn đến giáo, Thạc sỹ Hồng Thị tế H uế Kim Thoa, người tận tình dìu dắt, quan tâm giúp đỡ tơi nhiều suốt q trình hồn thiện đề tài Thứ hai, tơi xin chân thành cảm ơn đến q Thầy Cơ nhà trường nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi suốt bốn năm đại học đầy gian nan, vất vả nhiều niềm vui Thầy Cơ cung cấp cho tơi hành trang thật K in h cần thiết, giúp tơi có thêm kiến thức tự tin để hồn thiện tốt cơng việc sau Thứ ba, tơi xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo, anh, chị nhân ọc viên Cơng ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp thơng tin để tơi hồn thành đề tài ại h Và cuối cùng, tơi xin chân thành cảm ơn đến q bạn bè, gia đình ln chỗ dựa vững vật chất lẫn tinh thần để tơi n tâm học tập Đ nghiên cứu đề tài Do hạn chế thời gian, kiến thức kinh nghiệm nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận góp ý chân thành từ q Thầy Cơ bạn bè để khóa luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Huế, tháng năm 2014 Sinh viên thực Lê Văn Phương DANH MỤC VIẾT TẮT Đ h tế H uế Báo cáo tài Nhà xuất Thành phố Giá trị gia tăng Chuẩn mực kiểm tốn Rủi ro kiểm tốn Doanh nghiệp nhà nƣớc Uỷ ban nhân dân Tài sản cố định Cơng cụ dụng cụ Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn Khen thƣởng, phúc lợi Tài sản dài hạn Tài sản Nguồn vốn Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Thu nhập doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ Kinh doanh Doanh thu Lợi nhuận Số thứ tự Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Phiếu nhập kho Phiếu giao hàng Uỷ nhiệm chi Phiếu chi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Hợp đồng kinh tế Biên giao nhận hàng Hợp đồng K in ại h ọc BCTC NXB TP GTGT VSA RRKT DNNN UBND TSCĐ CCDC TSNH TSDH KT, PL TSDH TS NV NPT VCSH TNDN CCDV KD DTT LN STT PKD N.C.C P.N.K P.G.Hàng U.N.C P.Chi PXKKVCNB HĐKT B.B.G.N.H HĐ DANH MỤC KÝ HIỆU Bắt đầu, kết thúc A Điểm nối trang (A, B, C,…) N Lƣu trữ thủ cơng (A, D, N) Xử lý máy tính Xử lý thủ cơng tế H uế Nhập liệu Đ ại h ọc K in h Lƣu trữ máy tính DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Phân tích tình hình sử dụng lao động qua năm 2011 - 2013 38 Bảng 2.2 – Phân tích tình hình TS, NV Cơng ty giai đoạn 2010 – 2012 42 Đ ại h ọc K in h tế H uế Bảng 2.3 – Phân tích xu hƣớng biến động kết kinh doanh giai đoạn 2010 – 2012 48 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 – Tổ chức máy quản lý Cơng ty 33 Sơ đồ 2.2 – Tổ chức máy kế tốn Cơng ty 35 Đ ại h ọc K in h tế H uế Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 37 DANH MỤC ĐỒ THỊ Đồ thị 2.1 – Cơ cấu TS Cơng ty giai đoạn 2010 – 2012 43 Đồ thị 2.2 – Cơ cấu NV Cơng ty giai đoạn 2010 – 2012 45 Đ ại h ọc K in h tế H uế Đồ thị 2.3 – Biến động số tiêu giai đoạn 2010 - 2012 49 MỤC LỤC PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ I.1 Lý chọn đề tài I.2 Mục tiêu nghiên cứu I.3 Đối tƣợng nghiên cứu I.4 Phạm vi nghiên cứu I.5 Các phƣơng pháp nghiên cứu I.6 Đối tƣợng cung cấp thơng tin I.7 Kết cấu đề tài tế H uế I.8 Tính đề tài PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG – ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI h 1.1 Lý luận chung chu trình mua hàng chu trình bán hàng K in 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Các giai đoạn chu trình ọc 1.1.3 Đặc điểm 1.1.4 Vai trò ại h 1.1.5 u cầu chu trình Đ 1.1.6 Chứng từ sử dụng 1.1.7 Tài khoản sử dụng 11 1.2 Lý luận chung rủi ro chu trình mua hàng chu trình bán hàng 11 1.2.1 Khái niệm rủi ro chu trình mua hàng chu trình bán hàng 11 1.2.2 Phân loại rủi ro 11 1.2.2.1 Rủi ro mơi trƣờng bên ngồi 12 1.2.2.2 Rủi ro mơi trƣờng bên 12 1.2.3 Phân tích rủi ro 13 1.2.3.1 Rủi ro mơi trƣờng bên ngồi 13 1.2.3.2 Rủi ro mơi trƣờng bên 14 1.3 Nhiệm vụ đánh giá 29 CHƢƠNG – THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ 30 2.1 Tổng quan Cơng ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế 30 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty 30 2.1.2 Một số thơng tin chi tiết 31 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 31 2.1.3.1 Chức 31 2.1.3.2 Nhiệm vụ 32 2.1.4 Tổ chức máy quản lý 33 tế H uế 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý 33 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 33 2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn 35 2.1.5.1 Tổ chức máy kế tốn 35 h 2.1.5.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản 36 K in 2.1.5.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ 37 2.1.5.4 Hình thức sổ kế tốn 37 ọc 2.1.5.5 Các sách kế tốn áp dụng 38 2.1.6 Lĩnh vực kinh doanh 38 ại h 2.2 Tình hình hoạt động Cơng ty 38 2.2.1 Tình hình sử dụng lao động giai đoạn 2011 – 2013 38 Đ 2.2.2 Tình hình biến động tài sản, nguồn vốn giai đoạn 2010 - 2012 41 2.2.3 Kết hoạt động kinh doanh Cơng ty qua ba năm 2010 – 2012 47 2.3 Đánh giá rủi ro chu trình mua hàng chu trình bán hàng Cơng ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế 51 2.3.1 Chu trình mua hàng chu trình bán hàng Cơng ty 51 2.3.2 Các phận tham gia 54 2.3.3 Chứng từ sử dụng 55 2.3.4 Tài khoản sử dụng 56 2.3.5 Lƣu đồ ln chuyển chứng từ 57 2.3.5.1 Chu trình mua hàng 57 2.3.5.2 Chu trình bán hàng 57 2.3.6 Rủi ro chu trình 57 2.3.6.1 Rủi ro mơi trƣờng bên ngồi 57 2.3.6.2 Rủi ro mơi trƣờng bên 64 CHƢƠNG – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HẠN CHẾ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ 83 3.1 Đánh giá chung mức rủi ro 83 3.1.1 Đánh giá chung mức rủi ro mơi trƣờng bên ngồi 83 tế H uế 3.1.2 Đánh giá chung mức rủi ro mơi trƣờng bên 83 3.2 Giải pháp góp phần hạn chế rủi ro 83 3.2.1 Giải pháp hạn chế rủi ro mơi trƣờng bên ngồi 83 3.2.2 Giải pháp hạn chế rủi ro mơi trƣờng bên 85 h PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 89 K in III.1 Kết luận 89 III.2 Kiến nghị 89 Đ ại h ọc DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC Chu trình mua hàng Cơng ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế Khi có nhu cầu mua hàng, phận kho gọi điện đến phòng kinh doanh để thơng báo Sau đó, phòng kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng gồm liên Đơn đặt hàng sau đƣợc chuyển phòng giám đốc để ký duyệt Liên đƣợc giữ lại, liên đƣợc gởi cho nhà cung cấp Đến ngày nhận hàng, phòng kinh doanh cử nhân viên đến địa điểm đƣợc quy định để nhận hàng Lúc nhận hàng, sau so sánh, đối chiếu hàng thực nhận với đơn đặt hàng, thực tế phù hợp nhân viên nhận hàng ký vào phiếu giao hàng vận chuyển hàng hóa Cơng ty tế H uế Phiếu giao hàng với hóa đơn mua hàng nhận đƣợc từ nhà cung cấp đƣợc chuyển phòng kế tốn để lƣu Sau chuyển hàng về, thủ kho tiến hành kiểm tra ghi thẻ kho báo phòng kinh doanh Phòng kinh doanh dựa vào thẻ kho để tiến hành lập phiếu nhập kho gồm liên Sau đƣợc giám đốc ký duyệt, liên phiếu nhập h kho đƣợc gởi nhà cung cấp, liên gởi phận kho, liên gởi phòng kế tốn liên K in lại dùng để lƣu Nếu tiến hành tốn tiền mặt cho nhà cung cấp, kế tốn vốn tiền lập phiếu chi gồm liên Liên dùng để lƣu, liên giao thủ quỹ ọc liên giao nhà cung cấp Nếu tốn qua ngân hàng, kế tốn vốn tiền lập ủy nhiệm chi gồm liên Liên để lƣu liên giao nhà cung cấp Nhà cung cấp ại h sau đến thủ quỹ/ngân hàng để nhận tiền Trong trƣờng hợp ngƣợc lại, Cơng Đ ty nợ kế tốn cơng nợ tiến hành nhập liệu ghi nợ nhà cung cấp 94 PHỤ LỤC Chu trình bán hàng Cơng ty cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế Chu trình bán hàng Cơng ty đƣợc chia làm hai hình thức: Bán bn Khi khách hàng gởi đơn đặt hàng đến, phòng kinh doanh với phòng kế tốn kiểm tra tình hình tốn, cơng nợ khách hàng… để xem xét khả chấp nhận bán hàng Nếu phù hợp, phòng kinh doanh với khách hàng thỏa thuận điều khoản để tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế gồm liên Sau ban giám đốc ký duyệt, liên đƣợc dùng để lƣu phòng kinh doanh, liên chuyển phòng kế tế H uế tốn liên giao khách hàng Sau đó, phòng kinh doanh tiến hành thơng báo cho phận kho Lúc này, thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bao gồm liên Liên đƣợc lƣu phận kho, liên lại gởi kèm hàng hóa giao cho nhân viên giao hàng (nhân h viên giao hàng thuộc phòng kinh doanh) Đồng thời, phòng kinh doanh tiến hành lập K in hóa đơn GTGT gồm liên Liên đƣợc lƣu phòng kinh doanh, liên lại gởi nhân viên giao hàng chuyển cho khách hàng ọc Nhân viên giao hàng chuyển hàng hóa chứng từ kèm gồm liên hóa đơn GTGT liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội cho khách hàng Sau ại h kiểm tra hàng hóa, khách hàng ký xác nhận vào chứng từ giữ lại liên hóa đơn GTGT liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Các chứng từ Đ lại đƣợc nhân viên giao hàng đem chuyển phận kế tốn để lƣu Nếu khách hàng tiến hành tốn tiền mặt, kế tốn vốn tiền lập phiếu thu gồm liên Liên dùng để lƣu, liên giao cho khách hàng liên chuyển thủ quỹ Nếu khách hàng tốn tiền gởi ngân hàng, kế tốn nhận giấy báo có ngân hàng Ngƣợc lại, khách hàng nợ kế tốn cơng nợ tiến hành nhập liệu ghi phải thu khách hàng Trong trƣờng hợp khơng đủ hàng, Cơng ty tiến hành đặt lại hàng cho nhà cung cấp Đến thời hạn giao hàng, nhân viên phận giao hàng đến nhận hàng với hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp Sau kiểm tra, đối chiếu hàng thực nhận với đơn đặt hàng, nhân viên giao hàng ký vào phiếu giao hàng nhận đƣợc từ nhà cung 95 cấp sau chuyển hàng đến điểm giao hàng với khách hàng Khi khách hàng kiểm tra hàng hóa xong, nhân viên giao hàng lập biên giao nhận hàng hóa gồm liên liên giao cho khách hàng liên lại với hóa đơn mua hàng đem phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu chuyển phòng kế tốn để lƣu Phòng kinh doanh dựa hóa đơn mua hàng biên giao nhân để nhận hàng hóa nhập liệu để lập hóa đơn GTGT gồm liên Liên lƣu phòng kinh doanh, liên đƣợc lƣu phòng kế tốn, liên gởi khách hàng Cơng tác tốn cho nhà cung cấp thu tiền khách hàng đƣợc thực nhƣ trƣờng hợp trƣớc nêu tế H uế Bán lẻ Khơng phức tạp nhƣ trƣờng hợp bán bn, khách hàng đến mua lẻ cửa hàng, nhân viên bán hàng ghi vào “bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” Cuối ngày, bảng kê đƣợc cửa hàng trƣởng chuyển cho phòng kinh doanh để lập h hóa đơn GTGT gồm liên để lƣu Sau đó, phòng kinh doanh thơng báo cho phòng K in kế tốn để theo dõi cơng nợ thu tiền Nếu cửa hàng trƣởng tốn ngay, kế tốn lập phiếu thu gồm liên: liên 1đƣợc lƣu lại, liên giao thủ quỹ liên giao cửa Đ ại h ọc hàng trƣởng Nếu cửa hàng trƣởng nợ kế tốn ghi cơng nợ phải thu 96 Đ ại h ọc K in h tế H uế PHỤ LỤC Lƣu đồ 2.1 – Ln chuyển chứng từ giai đoạn mua hàng Cơng ty 97 Đ ại h ọc K in h tế H uế PHỤ LỤC Lƣu đồ 2.2 – Ln chuyển chứng từ giai đoạn bán hàng Cơng ty 98 Đ ại h ọc K in h tế H uế PHỤ LỤC Lƣu đồ 2.3 – Ln chuyển chứng từ giai đoạn bán hàng Cơng ty (trƣờng hợp hết hàng kho) 99 Đ ại h ọc K in h tế H uế PHỤ LỤC Lƣu đồ 2.4 – Ln chuyển chứng từ bán lẻ Cơng ty 100 PHỤ LỤC Thứ 3, ngày 04 tháng 03 năm 2014 Cơng ty Cổ phần An Phú Thừa Thiên Huế Địa chỉ: 189 Phạm Văn Đồng, tp.Huế Sinh viên thực hiện: Lê Văn Phƣơng Mã số thuế: 3300330942 BẢNG CÂU HỎI (Phỏng vấn Phòng kinh doanh) Lần Câu Hỏi Trả Lời tế H uế Stt Nhiệm vụ vận chuyển hàng mua, hàng bán có Phải phải thuộc phòng kinh doanh khơng? Khi có nhu cầu bổ sung hàng, phận kho Thơng báo qua điện thoại thơng báo để phòng kinh doanh đặt hàng với nói trực tiếp nhà cung cấp Vậy, phận kho có sử dụng chứng từ để thơng báo khơng? PKD chọn nhà cung cấp ngẫu nhiên hay dựa u cầu nhà cung cấp gởi vào tiêu chí để lựa chọn? bảng báo giá Đơn đặt hàng có phải phòng kinh doanh lập Phải hay khơng? Đơn đặt hàng lập bao gồm liên chuyển liên liên giao nhà cung cho phận nào? cấp liên để lƣu Phiếu giao hàng mà nhân viên nhận đƣợc từ nhà Xác nhận việc giao hàng cung cấp đƣợc dùng vào việc gì? chuyển phòng kế tốn để lƣu Phiếu nhập kho có phải PKD lập hay khơng? Phải PNKho đƣợc lập gồm liên chuyển cho liên liên gởi NCC, liên ai? gởi kế tốn, liên gởi phận kho liên lại lƣu Đ ại h ọc K in h 101 PHỤ LỤC CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ ĐC: 189 Phạm Văn Đồng, TP.Huế - ĐT: 054.3810492 * Fax: 054.3811370 uế BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HĨA, DỊCH VỤ tế H PHÚ ĐA Tên Cửa hàng bán: Địa Cửa hàng: Họ tên ngƣời bán: Mã số thuế 3300330942 STT Đvt Tên hàng hóa L Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 2000 Đ ại h XĂNG ọc K in h BÁN LẺ Đơn vị mua hàng: Số tiền chữ: Ngƣời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) 102 PHỤ LỤC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc  BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 23 tháng năm 2013, cơng trình Cầu Cạn Km 66 + 748, Quốc Lộ 49 – A Lƣới – TT Huế, chúng tơi gồm: A Đại diện bên giao: CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: 189 Phạm Văn Đồng – Vỹ Dạ - Tp.Huế - Fax: 054.3811370 Ơng: - Chức vụ: Lái xe: Trần Văn Sáu - Chức vụ: BKS 75H 8083 tế H uế Điện thoại: 054.3810492 B Đại diện bên nhận: CTY CP PHÁT TRIỂN XD & THƢƠNG MẠI THUẬN AN Tp.Hà Nội Điện thoại: K in h Địa chỉ: Khu biệt thự Liền Kề Đại Kim E56, Phƣờng Định Cơng, Quận Hồng Mai, - Fax: - Chức vụ: CBKT ọc Ơng/bà: Lƣơng Cao Trung - Chức vụ: ại h Ơng/bà: Tiến hành lập biên giao nhận xi măng số lƣợng nhƣ sau: Tên hàng, chủng loại Xi măng PCB 40 Đ STT Đvt Tấn Số lƣợng 20 Ghi (Hai mƣơi tấn) Tổng cộng Biên có giá trị pháp lý việc tốn tiền hàng Hai bên đồng trí ký tên Đại diện bên nhận Đại diện bên giao (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 103 PHỤ LỤC 10 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên “Thanh tốn hàng hóa” Số: 001030 Vỹ Dạ Xuất kho (CỬA HÀNG):……………………………………………… TT ĐVT Tên hàng hóa Hƣơng Sơ Cơng trình (địa chỉ):………………………………………………… Cty (Vinh ND) Ngƣời nhận hàng:…………………………………………………… in h Vinh ND Ngƣời điều hàng:…………………………………… ……………………… DN Mỹ Trang Đơn vị mua (ngƣời mua):…………………………………………… tế H Đơn vị bán hàng: CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ uế Chủ nhật 23 …………… Ngày……tháng .năm 201….4 Xuất hàng Tự v/c, tự bốc Cộng Đại diện bên bán Tự chở Ngƣời giao hàng:…………………… 3,5 Ghi Nhận thực tế Ba,năm ọc K Tấn 75C - 02237 ại h XMNS Đ Số lƣợng Đại diện bên mua Ngƣời nhận hàng Thủ trƣởng Ngƣời vận chuyển:………………… 75C - 02237 Biển số xe:………………………… 104 PHỤ LỤC 11 BẢNG CÂU HỎI TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ Trả lời Stt Câu hỏi Cơng ty có ban hành quy tắc đạo đức, nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận q cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp xác lập biện pháp kỷ luật cho hành vi sai phạm khơng? X Các nhân viên mua hàng có hiểu đƣợc hành vi đƣợc chấp nhận khơng đƣợc chấp nhận q trình mua hàng khơng? X Ngƣời quản lý có làm gƣơng cho thuộc cấp qua hành động liên quan đến việc chọn lựa nhà cung cấp hay khơng? Ví dụ khơng nhận q từ nhà cung cấp… X Cơng ty có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân có liên quan chu trình mua hàng khơng? X Hội đồng quản trị ban kiểm sốt có tham gia xây dựng sách chu trình mua hàng khơng? X Cơng ty có xây dựng chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngồi khơng? Cơng ty có thƣờng xun đánh giá ảnh hƣởng rủi ro đƣợc nhận diện đến hoạt động mua hàng khơng? Cơng ty có tổ chức phận mua hàng độc lập hay khơng? X Cơng ty có đƣa quy định tiêu thức thủ tục lựa chọn nhà cung cấp khơng? X 10 Cơng ty có sử dụng phiếu đề nghị mua hàng khơng? 11 Đơn đặt hàng có đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc sử dụng hay khơng? X 12 Cơng ty có theo dõi riêng hàng đặt mua nhận chƣa nhận khơng? X 13 Định kỳ, Cơng ty có xem xét so sánh giá nhà cung cấp với giá thị trƣờng khơng? X 14 Danh sách nhà cung cấp có đƣợc cập nhật thƣờng xun khơng? X 15 Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng có đƣợc đính kèm với chứng từ gốc khơng? X 16 Khi nhận hàng có lập báo cáo nhận hàng khơng? X 17 Báo cáo nhận hàng có đƣợc đánh số thứ tự liên tục hay khơng? X Khơng X X Đ ại h ọc K in h tế H uế Có X 105 Phiếu nhập kho có đƣợc lập cho hàng mua ghi đầy đủ thơng tin số lƣợng, chủng loại hàng… khơng? X 19 Hàng hóa có đƣợc bảo quản cẩn thận kho hàng có biện pháp để bảo vệ tránh thất thốt, hƣ hỏng… khơng? X 20 Cơng ty có quy định để hạn chế việc tiếp cận kho hàng khơng? X 21 Cơng ty có biện pháp để phát hàng hóa bị hƣ hỏng, lỗi thời khơng? X 22 Cơng ty có tiến hành kiểm kê kho định kỳ khơng? X 23 Cơng ty có kiểm tra kho hàng đột xuất có dấu hiệu bất thƣờng khơng? X 24 Khi kiểm kê kho có tham gia kế tốn, thủ kho ngƣời giám sát độc lập khơng? X 25 Cơng có có sử dụng thiết bị kỹ thuật để theo dõi, quản lý kho hàng khơng? 26 Cơng ty có phân quyền sử dụng cho nhân viên phận có liên quan đến truy cập, ghi nhận, sửa đổi thơng tin hệ thống thơng tin chung tồn Cơng ty khơng? X 27 Khi nhận hóa đơn, kế tốn có tiến hành đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho khơng? X 28 Có đóng dấu “đã tốn” hóa đơn tốn tiền khơng? X 29 Cơng ty có kênh thu nhận thơng tin gian lận nhân viên mua hàng khơng? X 30 Thơng tin mua hàng có đƣợc thơng báo kịp thời cho phận kế tốn kho hàng khơng? X 31 Cơng ty có lấy ý kiến phản hồi giá cả, chất lƣợng hàng mua từ phòng ban khác hay khơng? X 32 Định kỳ, Cơng ty có tiến hành đánh giá lực, đạo đức kinh nghiệm phận nhân viên mua hàng khơng? X 33 Cơng ty có phận chun kiểm tra việc tn thủ quy định q trình mua hàng khơng? 34 Cơng ty có sách khen thƣởng/xử phạt nhân viên hồn thành tốt/khơng hồn thành cơng việc đƣợc giao hay khơng? X 35 Khi phận kho đƣa u cầu bổ sung hàng, có phận kiểm tra lại khơng? X X Đ ại h ọc K in h tế H uế 18 X 106 PHỤ LỤC 12 BẢNG CÂU HỎI TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ Trả Lời Stt Câu Hỏi Cơng ty có ban hành tiêu chuẩn đạo đức lực cho nhân viên bán hàng khơng? X Cơng ty có ban hành sách bán hàng khơng? X Ngƣời quản lý có làm gƣơng cho thuộc cấp qua hành động chấp hành sách bán hàng khơng? X Cơng ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho cá nhân có liên quan (ví dụ ngƣời bán hàng, ngƣời xét duyệt bán chịu ngƣời thu tiền) khơng? X Cơng ty có thƣờng xun đánh giá ảnh hƣởng rủi ro đƣợc nhận diện chu trình bán hàng khơng? Cơng ty có xác minh tình hình tài khách hàng trƣớc bán hàng trả chậm khơng? Cơng ty có phận bán hàng độc lập khơng? Cơng ty có tách bạch chức năng: Bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ sách kế tốn thu tiền khơng? X Cơng ty có phân quyền sử dụng cho nhân viên phận có liên quan đến việc truy cập, ghi nhận, sửa đổi thơng tin hệ thống thơng tin tồn Cơng ty khơng? X 10 Cơng ty có hệ thống lƣu dự phòng liệu có cố máy tính khơng? X 11 Cơng ty có thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống đánh số thứ tự liên tục trƣớc sử dụng khơng? X 12 Nhân viên bán hàng có đối chiếu đơn đặt hàng khách hàng với bảng giá thức đơn vị hay khơng? X 13 Cơng ty có đƣa tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu quyền hạn xét duyệt bán chịu cho cấp quản lý khơng? X 14 Phiếu xuất kho có đƣợc lập xuất hàng có ghi đầy đủ thơng tin nhƣ: Số lƣợng, chủng loại hàng,… có chữ ký thủ kho, phận gởi hàng khơng? X 15 Nhân viên gởi hàng có đối chiếu hàng nhận từ kho với phiếu xuất kho/đơn đặt hàng u cầu khách hàng ký nhận giao hàng khơng? X 16 Khi lập hóa đơn, có đối chiếu với chứng từ có liên quan (đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho,…) khơng? X Đ ại h ọc K in h tế H uế Có Khơng X X X 107 Có chịu trách nhiệm kiểm tra lại hóa đơn bán hàng trƣớc gởi cho khách hàng hay khơng? X 18 Nhân viên theo dõi nợ phải thu có đối chiếu số liệu với phận khác hay khơng? X 19 Cơng ty có lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ đối chiếu với khách hàng khơng? X 20 Cơng ty có lập phiếu thu khách hàng tốn hay khơng? X 21 Cơng ty có định kỳ ln chuyển nhân viên bán hàng hay khơng? X 22 Trƣờng hợp khách hàng mua nhƣng gởi lại hàng kho số hàng có đƣợc bảo quản cẩn thận tách biệt với hàng tồn kho Cơng ty khơng? X 23 Cơng ty có quy định để hạn chế tiếp cận kho hàng hay khơng? X 24 Phòng kinh doanh có kiểm tra tình trạng tồn kho trƣớc chấp nhận bán hàng khơng? X 25 Cơng ty có kênh thu nhận thơng tin thị hiếu khách hàng, thay đổi pháp luật động thái đối thủ cạnh tranh khơng? X 26 Các thơng tin khách hàng hàng tồn kho có đƣợc truyền thơng kịp thời phận bán hàng, kế tốn, gởi hàng phận kho khơng? K in X 27 Trƣởng phận bán hàng có thƣờng xun theo dõi việc thực kế hoạch bán hàng khơng? X 28 Có phận chịu trách nhiệm kiểm tra lại định chấp nhận bán chịu phòng kinh doanh khơng? 29 Cơng ty có sách khen thƣởng/xử phạt nhân viên hồn thành tốt/khơng hồn thành cơng việc đƣợc giao hay khơng? X 30 Khi kiểm kê có tham dự kế tốn kho, thủ kho ngƣời giám sát độc lập khơng? X 31 Định kỳ, Cơng ty có đánh giá lực, đạo đức nhân viên phận bán hàng khơng? X Đ ại h ọc h tế H uế 17 X 108