Luận văn xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu

Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b LI M U Hiện đất nớc ta công công nghiệp hoá đại hoá lĩnh vực kinh tế Cùng hoà nhịp bớc lên kinh tế, công nghệ thông tin ngày đóng vai trò to lớn hoạt động đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức doanh nghiệp nớc ta phổ biến đem lại hiệu không nhỏ Là sinh viên khoa Tin học Kinh tế Đại học Kinh tế Quốc dân bên cạnh kiến thức Quản lý Kinh tế em đợc trang bị kiến thức chuyên sâu tin học công nghệ phần mềm, điều thuận lợi lớn giúp em có khả đáp ứng đợc đòi hỏi công việc sau Sau học kỳ học tập giảng đờng gồm 43 môn học, học kỳ cuối dành cho đợt thực tập tốt nghiệp thời gian 15 tuần giúp cho sinh viên cọ xát với thực tế, ứng dụng kiến thức đợc học vào thực tế Với đặc trng khoa Tin học kinh tế sinh viên thực tập sở chuyên nghiệp tin học sở sản xuất kinh doanh Trong đợt thực tập tốt nghiệp em lựa chọn thực tập doanh nghiệp nhà nớc Công ty kinh doanh xuất nhập thuộc Tổng công ty thuỷ tinh gốm xây dựng, để tìm hiểu tình hình ứng dụng công nghệ thông tin sở thực tế yêu cầu hệ thống thông tin quản lý kinh tế Hiện phòng xuất nhập trình mở rộng phát triển, khối lợng liệu cần lu trữ xử lý ngày nhiều yêu cầu phần mềm hỗ trợ hoạt động xuất nhập cần thiết Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu em nhận thấy đề tài phù hợp với chuyên môn đợc đào tạo phù hợp với khả thân nh đáp ứng đợc nhu cầu quan thực tập nên em chọn đề tài: "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu" Chơng trình hỗ trợ công tác xuất nhập nh cập nhật thông tin cần lu trữ, tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết tạo báo cáo phục vụ cho công tác quản trị Trong chuyên đề thực tập em trình bày cụ thể cách thiết kế thực chơng trình từ đầu hoàn thành sản phẩm phần mềm Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm phần sau: Lời nói đầu Chơng I: Tổng quan Công ty kinh doanh xuất nhập -1- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b đặc trng hoạt động xuất nhập Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin tổ chức Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập Kết luận Mục lục Danh sách tài liệu tham khảo Phụ lục Chơng trình đợc thực thời gian 15 tuần thực tập Tuy nhiên thiếu kinh nghiệm khả lập trình hạn chế nên chơng trình nhiều thiếu sót Hy vọng thời gian tới việc nâng cao lực thân cộng với kiến thức thực tế giúp em hoàn thiện chơng trình Trong trình thực tập nh thực đề tài em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Trần Công Uẩn thầy cô giáo khoa Tin Học Kinh Tế tận tình bảo hớng dẫn em thực đề tài Đồng thời em xin chân thành cảm ơn anh chị phòng xuất nhập tạo điều kiện thuận lợi cho em trình thực tập Chơng I: -2- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Tổng quan Công ty kinh doanh xuất nhập đặc tr ng hoạt động xuất nhập I- Giới thiệu chung công ty: Công ty Kinh doanh Xuất nhập đợc thành lập ngày 7/5/1998, theo Quyết định Bộ trởng Bộ Xây Dựng, Công văn số 401/TCT-HĐQT đợc ký có hiệu lực từ ngày 27/4/1998 Công ty Kinh doanh Xuất nhập (đơn vị thành viên Tổng công ty Thuỷ tinh gốm xây dựng - VIGLACERA) thành lập đợc năm, nhng doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu Các tiêu doanh thu, nộp ngân sách lợi nhuận hàng năm vợt mức kế hoạch đợc giao ngày khẳng định đợc vị thị trờng Việt nam quốc tế Sơ đồ tổ chức công ty: giám đốc pgđ kinh doanh Phòng tổ chức hành pgđ xuất nhập phòng phòng kinh xuất doanh nhập -3- phòng xuất lao động Phòng tài kế toán Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Giám đốc Công ty đại diện pháp nhân tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc Tổng công ty v tr ớc pháp luật hoạt động Công ty Giám đốc có quyền điều hành cao Công ty Các phó giám đốc Công ty ngời giúp giám đốc Công ty điều hành lĩnh vực hoạt động theo phân công Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty Pháp luật nhiệm vụ đợc giao Phó giám đốc phụ trách xuất nhập ngời giúp Giám đốc Công ty thực công tác xuất nhập Công ty theo uỷ quyền Tổng công ty, chịu trách nhiêm trớc Giám đốc công ty hoạt động xuất nhập Công ty Thay mặt giám đốc công ty giải công việc đợc uỷ quyền Phó giám đốc phụ trách kinh doanh ngời giúp Giám đốc công ty thực công tác kinh doanh sản phẩm Viglacera Công ty theo uỷ quyền Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty hoạt động kinh doanh Công ty khu vực tỉnh phía Bắc Thay mặt Giám đốc công ty giải công việc đợc uỷ quyền Công ty Kinh doanh Xuất nhập có hoạt động sau: Hoạch định trình cung cấp dịch vụ: Công ty KD-XNK lập kế hoạch triển khai trình cần thiết để thực hoạt động kinh doanh xuất nhập đáp ứng yêu cầu khách hàng bên liên quan Việc hoạch định trình cung cấp dịch vụ đảm bảo tính quán với yêu cầu trình khác hệ thống quản lý chất lợng Trong trình hoạch định Công ty xác định vấn đề sau: - Các mục tiêu chất lợng yêu cầu sản phẩm, dịch vụ đợc thể rõ kế hoạch thực yêu cầu cụ thể loại dịch vụ với đối tợng khách hàng - Các trình, văn tài liệu, dẫn cần thiết cho trình cung cấp dịch vụ -4- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b - Xác định cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận, theo dõi cần thiết sản phẩm - Lu trữ hồ sơ cần thiết để cung cấp chứng việc thực kết sản phẩm đáp ứng yêu cầu Xem xét yêu cầu khách hàng: Tất yêu cầu khách hàng bên liên quan đợc Công ty xem xét trớc ký kết, thực Mục đích việc xem xét nhằm đảm bảo: - Yêu cầu khách hàng bên liên quan đa đợc Công ty hiểu ghi nhận đầy đủ - Công ty có đủ lực điều kiện để thực yêu cầu Quản lý trình mua sản phẩm dịch vụ: Công ty sử dụng sản phẩm dịch vụ mua nh: mua hàng hoá nớc, thuê dịch vụ vận tải chuyển hàng hoá, giám định hàng hoá xuất nhập phục vụ hoạt động kinh doanh xuất nhập - Công ty KD-XNK đảm bảo mua hàng hoá dịch vụ bên cung ứng đợc đánh giá lực, lựa chọn phê duyệt - Các bên cung ứng đợc Công ty KD-XNK phê duyệt dựa tiêu chí sau đây: Năng lực nhà cung cấp; Chất lợng sản phẩm dịch vụ; T cách pháp nhân; Uy tín; Thái độ tinh thần phục vụ; Quá trình làm việc với Công ty - Công ty KD-XNK có tiến hành đánh giá việc thực nhà cung ứng để đảm bảo chất lợng hàng hoá dịch vụ mua vào - Công ty xem xét định kỳ nhà cung ứng không đáp ứng đợc yêu cầu để loại bỏ - Trong tài liệu mua hàng dịch vụ (dới hình thức kinh tế hợp đồng thoả thuận), yêu cầu Công ty KD-XNK đợc nêu rõ qua xét duyệt trớc thực -5- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b - Việc xác nhận hàng hoá, dịch vụ mua đợc tiến hành nhận cán có liên quan Công ty KD-XNK khách hàng tuỳ theo yêu cầu - Khách hàng Công ty tiến hành kiểm tra xác nhận dịch vụ mà Công ty mua sở nhà cung cấp Điều phải đợc ghi thành văn hợp đồng với khách hàng Quá trình kinh doanh xuất nhập hàng hoá: Công ty KD-XNK xây dựng trì chế cần thiết để tiến hành kinh doanh xuất nhập hàng hoá, bao gồm: - Xác định đầy đủ yêu cầu thông tin liên quan đến việc thực hợp đồng - Luôn sẵn có tài liệu cần thiết để thực công việc - Xây dựng, hớng dẫn thực quy trình tác nghiệp: + Cung cấp sản phẩm công ty Tổng công ty sản xuất cho chi nhánh TPHCM đại lý + Nhập loại hàng hoá theo uỷ quyền Tổng công ty + Xuất loại hàng hoá theo uỷ quyền Tổng công ty + Xuất lao động theo uỷ quyền Tổng công ty Kiểm soát tài sản khách hàng cung cấp: Trong trình thực dịch vụ khách hàng, Công ty KD-XNK phải xử lý sản phẩm khách hàng cung cấp nh: tài liệu, hồ sơ, thông tin khách hàng, Công ty tiến hành quản lý tài sản khách hàng cách chặt chẽ theo nội dung sau: - Kiểm tra, xác nhận để đảm bảo đầy đủ, xác tiếp nhận - Lập dấu hiệu nhận biết thích hợp - Bảo mật tài liệu, liệu khách hàng -6- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b - Lu trữ bảo quản thích hợp trình sử dụng thông báo khách hàng có cố Nhận biết truy tìm nguồn gốc sản phẩm, trạng thái kiểm tra: Việc nhận biết sản phẩm dịch vụ đợc tiến hành thông qua ký hiệu, tên gọi khách hàng, sản phẩm, dịch vụ Quá trình tạo sản phẩm hay dịch vụ đợc ghi nhận thông qua hồ sơ Các hồ sơ đợc lu thành file liệu có tên mã ký hiệu để nhận biết Lu kho bao gói, bảo quản, xếp dỡ hàng hoá II- Quy trình hoạt động xuất nhập phòng Xuất Nhập khẩu: Bộ phận nhập khẩu: 1.1 Sơ đồ tổng quát: Trách nhiệm thực xác định nhu cầu Sơ đồ quy trình đàm phán & soạn thảo HĐ BGĐ & Trởng phòng xuất nhập Trởng/ Phó phòng XNK cán XNK BGĐ theo thẩm quyền BGD CB nhập Lãnh đạo phòng CB nhập Tài liệu liên quan Kế hoạch nhập năm phê duyệt Hợp đồng ngoại thơng Hợp đồng uỷ thác Hợp đồng kinh tế Ký kết hợp đồng triển khai thực HĐ Kiểm tra & tiếp nhận hàng hoá bàn giao hàng hoá bàn giao chứng từ -7Đánh giá & lưu hồ sơ Mẫu hợp đồng Sổ theo dõi thực hợp đồng Các chứng từ liên quan Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b CB nhập & khách hàng Biên bàn giao CB nhập & kế toán Các chứng từ toán CB nhập & phòng kế toán Danh mục hồ sơ nhập 1.2 Cụ thể nh sau: 1.2.1 Xác định nhu cầu nhập hàng hoá: - Hàng năm Ban giám đốc, Trởng phòng xuất nhập vào: tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổng công ty giao, kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị thành viên bạn hàng, kết nghiên cứu thị trờng để xác định nhu cầu nhập hàng hoá năm công ty - Trong trình thực phát sinh nhu cầu nhập hàng hoá, Trởng phòng XNK có trách nhiệm trình phơng án hiệu kinh doanh lên Ban giám đốc báo cáo Tổng công ty phê duyệt 1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán soạn thảo hợp đồng: - Đối với hợp đồng uỷ thác việc lựa chọn nhà cung cấp đơn vị có nhu cầu nhập trực tiếp đánh giá & lựa chọn Công ty thực đàm phán nội dung thơng mại hợp đồng - Đối với Hợp đồng kinh tế việc đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp phòng XNK BGĐ thực hợp đồng 1.2.3 Triển khai thực hợp đồng: - Ngay sau ký hợp đồng, cán nhập có trách nhiệm mở sổ theo dõi hợp đồng bàn giao cho kế toán 01 hợp đồng để theo dõi thực - Hàng tuần, phận nhập có trách nhiệm báo cáo tình hình thực tuần kế hoạch tuần sau gửi trởng phòng xem xét 1.2.4 Kiểm tra hồ sơ nhập tiếp nhận hàng hoá: - Cán nhập có trách nhiệm kiểm tra chứng từ hồ sơ nhập sau nhận đợc chứng từ giao hàng Fax, 1/3 chứng từ bên bán gửi tới Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính xác thông tin nh hợp đồng ngoại ký kết L/C mở qua ngân hàng Đồng thời tiến hành kiểm tra liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng cảng -8- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b - Cán nhập chuẩn bị hồ sơ nhập để làm thủ tục khai báo hải quan, kiểm tra việc tính thuế áp mã số thuế, chuẩn bị chứng từ hồ sơ nhập theo qui định hải quan giao cho đơn vị vận tải (dùng giấy uỷ quyền) Đồng thời báo cho hãng bảo hiểm hàng hoá mua bảo hiểm nớc dễ bị tổn thất - Cán nhập có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng để giải phát sinh trình nhận hàng thông báo kịp thời cho bạn hàng kế hoạch giao hàng đơn vị Cán nhập ghi nội dung phát sinh, phơng pháp xử lý kết vào sổ theo dõi thực hợp đồng 1.2.5 Bàn giao hàng hoá: Sau làm thủ tục thông quan hàng hoá cán nhập có trách nhiệm tổ chức bàn giao hàng hoá cho bạn hàng giải vấn đề phát sinh trình giao hàng, ký biên giao nhận với bạn hàng 1.2.6 Bàn giao chứng từ: Sau hoàn tất việc bàn giao hàng hoá ký biên giao hàng, cán nhập phải tập hợp hồ sơ chứng từ để bàn giao cho phận kế toán công ty để hạch toán viết hoá đơn thu hồi công nợ kịp thời Thời gian bàn giao vòng ngày (bản copy) 15 ngày gốc kể từ ngày hoàn tất thủ tục giao hàng Các chứng từ bàn giao gồm: - Biên bàn giao chứng từ - Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế: - Tờ khai hải quan gốc - Thông báo thuế gốc - Hoá đơn thơng mại( Invoice) gốc - Phiếu đóng gói( Packing List ) gốc - Biên giao nhận hàng - Hoá đơn chứng từ vận tải giao nhận, bảo hiểm, giám định, khoản chi hộ bên giao nhận, lu kho bãi chứng từ toán khác liên quan đến việc thực lô hàng nhập - Cán nhập có tráh nhiệm phối hợp phòng kế toán bàn giao hoá đơn đầu cho khách hàng giải thích chi phí chi hộ, phát sinh khác trình nhập hàng 1.2.7 Đánh giá lu hồ sơ: -9- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b - Ngày 25 hàng tháng, cán nhập có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá kết thực hợp đồng tháng theo dõi gửi trởng phòng xem xét để có điều chỉnh kịp thời - Trong vòng 15 ngày kể từ lô hàng nhập đợc hoàn tất, cán nhập phải kiểm tra rà soát lại toàn hồ sơ nhập để lu trữ - Hồ sơ chứng từ lu trữ theo mặt hàng nhập khẩu, đơn vị nhập Bao gồm: (1) Hồ sơ nhập hàng hoá (2) Kế hoạch nhập hàng hoá (3) Sổ theo dõi thực hợp đồng (4) Biên bàn giao hàng hoá (5) Biên bàn giao chứng từ (6) Danh mục hồ sơ nhập (7) Báo cáo thực hợp đồng tháng (8) Báo cáo tuần Bộ phận xuất khẩu: 2.1 Sơ đồ tổng quát: -10- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b thông tin đợc lu vào danh mục đối tác Nếu bạn muốn sửa thông tin chi tiết đối tác bạn phải chọn dòng chứa thông tin danh mục đối tác sau nhấn phím F4 hình xuất Form sửa đối tác nh sau: Sau sửa thông tin mà bạn muốn, bạn nhấn nút nhận thông tin mà bạn vừa sửa đợc lu vào danh mục đối tác Để xoá thông tin đối tác mà bạn không cần lu bạn chọn đến dòng chứa dối tác nhấn phím F5, hình xuất Form xoá đối tác nh sau: -72- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Click vào nút nhận ,chơng trình xuất thông báo hỏi bạn có chắn xoá không? Nếu bạn chắn xoá Nhấn OK Ngợc lại bạn click Huỷ bỏ Danh mục hàng hoá Danh mục kho Danh mục loại hình xuất nhập Danh mục loại xuất nhập Danh mục ngoại tệ Danh mục thị trờng Để xem, thêm mới, sửa xoá thông tin danh mục bạn thực tơng tự nh danh mục đối tác trình bày Cập nhật: Để thuận tiện cho ngời sử dụng việc cập nhật chứng từ xuất nhập Form cập nhật Hợp đồng, Tờ khai xnk, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho dới đợc thiết kế giống với mẫu chứng từ thực tế *Chú ý: Khi cập nhật chứng từ ngời sử dụng phải điền thông tin số hợp đồng( hợp đồng), Số tờ khai( tờ khai hàng hoá xnk), Số phiếu -73- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b nhập(đối với phiếu nhập kho),Số phiếu xuất (đối với phiếu xuất kho) mã chứng từ không chơng trình báo lỗi yêu cầu ngời dàng nhập lại Hợp đồng Bạn muốn quản lý thông tin chi tiết hợp đồng để sử dụng sau, chẳng hạn nh tìm kiếm nhanh thông tin hơp đồng báo cáo việc thực hợp đồng Bạn chọn mục cập nhật menu sổ xuống chọn hợp đồng, hình xuất form hợp đồng nh sau: Sau điền thông tin hợp đồng bạn click vào nút lu thông tin hợp đồng mà bạn vữa thêm đợc cập nhật vào sở liệu.Bạn xem thông tin đợc cập nhật cha cách click vào nút Xem.Ngợc lại bạn không muốn lu bạn click vào nút thoát(hoặc nhấn tổ hợp phím nóng CTRL+T) Đế sửa, xoá thông tin hợp đồng lu trớc bạn sử dụng nút đầu, trớc, kế, cuối bên trái Form để di chuyển đến ghi bạn muốn thao tác Khi thông tin Hợp đồng lên Form cho phép bạn sửa xoá -74- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Cập nhật tờ khai xuất nhập Đối với hợp đồng có tờ khai xuất nhập khẩu, để cập nhật thông tin cho tờ khai bạn chọn menu mục cập nhật\ tờ khai Sau bạn thao tác tơng tự nh Form Hợp đồng Cập nhật phiếu nhập kho Để lu thông tin hàng hoá nhập vào kho nh số lợng nhập, ngày nhập chơng trình cung cấp Form phiếu nhập kho nh sau: -75- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Cập nhật phiếu xuất kho: Tơng tự cách thao tác nh phiếu nhập kho ta có Form phiếu xuất kho nh sau: -76- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Tìm kiếm: Muốn biết thông tin hàng hoá, hợp đồng, đối tác ngời sử dụng dùng chức tìm kiếm chơng trình.Trên menu chơng trình bạn chọn mục tra cứu, sau chọn tiêu thức tìm kiếm mà bạn muốn qua thực đơn sổ xuống Tìm kiếm hàng hoá Nh bạn biết với khối lợng giao dịch xuất nhập lớn tệp hàng hoá bạn lu gồm nhiều ghi xem thông tin loại hàng hoá mà phải xem toàn tệp thời gian mà khó tìm thấy Bạn cần chức tra cứu trợ giúp Với chức tìm kiếm bạn cần nhập giá trị tìm kiếm bạn nhận đợc thông tin riêng hàng hoá bạn cần Nếu không nhớ giá trị tìm kiếm chơng trình liệt kê toàn giúp bạn Sau nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút Tìm bạn có đợc thông tin hàng hoá cần tìm dới dạng bảng Tìm kiếm hợp đồng -77- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Bạn muốn biết khách hàng ký hợp đồng, hàng hoá đợc xuất hay nhập nhiều ,thuộc hợp đồng phục vụ cho mục đích quản lý bạn bạn tra cứu nhanh bừng cách chọn mục tra cứu\hợp đồng Khi Form tìm kiếm thông tin hợp đồng Bạn chọn tiêu thức tìm kiếm có Form Sau nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút tìm bạn nhận đợc thông tin mà bạn muốn Báo cáo: Cuối tháng nhân viên xuất nhập phải báo cáo cho trởng phòng biết tình hình thực hợp đồng xuất nhập tháng, hàng năm phòng xuất nhập phải báo cáo xuất nhập năm lên lãnh đạo công ty, đột xuất bạn cần phải báo cáo danh sách đối tác để chuẩn bị th chúc mừng năm chẳng hạn Chơng trình cung cấp chức báo cáo vào thời điểm bạn muốn Báo cáo danh sách đối tác Khi bạn muốn báo cáo danh sách đối tác, menu bạn chọn báo cáo\đối -78- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b tác.Trên hình xuất Form Báo cáo đối tác cho phép bạn chọn tiêu thức báo cáo: Nếu bạn muốn xem báo cáo trớc in bạn click vào nút Xem Sau bạn chọn in hay không Nếu bạn chọn tất nhận đợc báo cáo danh sách đối tác nh sau: Báo cáo hàng hoá: Khi bạn chọn tiêu thức báo cáo hình xuất thông tin báo -79- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b cáo tơng ứng Chẳng hạn bạn muốn báo cáo hàng hoá tồn kho, bạn tích vào ô hàng tồn kho sau click nút xem báo cáo có dạng nh sau: Cuối tháng nhân viên phòng xuất nhập cần báo cáo tình hình thực hợp đồng tháng cho trởng phòng Bạn cần chọn mục báo cáo tháng menu báo cáo/ baocaothang hình Form báo cáo tháng cho phép bạn chọn hình thức xem hay in báo cáo giao diện nh sau: Nếu bạn chọn tháng báo cáo tháng click vào nút xem bạn thấy báo nh sau: -80- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Cuối năm phòng xuất nhập phải báo cáo kim nghạch xuất nhập lên cấp lãnh đạo năm Chơng trình cung cấp số loại báo nh sau: +Báo cáo xuất nhập theo năm +Báo cáo xuất kinh tế +Báo cáo xuất uỷ thác +Báo cáo nhập kinh tế +Báo cáo nhập uỷ thác Để chọn đợc loại báo cần thiết bạn cần vào menu/ báo cáo/ hợp đồng , hình xuất Form cho phép bạn chọn loại báo cáo bạn muốn -81- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Sau chọn tiêu thức báo cáo cần thiết bạn chọn xem trớc in báo cáo mà bạn muốn Chẳng hạn bạn chọn báo cáo nhập uỷ thác chọn Xem bạn thấy báo cáo có dạng sau: -82- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b VI- Cài đặt phần mềm: Phần cứng: Pentium 233 - support MMX 32 MB Ram SVGA monitor 20 MB ổ cứng trống Phần mềm: Windows 98/ Me/2000/ XP Font VnTime Bộ gõ tiếng Việt Thiết lập Font Vntime cho menu, Active Title Bar, Message Box Bằng cách chọn Setting/Control Panel/Display/Appearance -83- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Kết luận Trên đất nớc ta kể từ thực nghị 49/CP phủ, tất quan xí nghiệp thực việc đa máy vi tính vào công tác văn phòng quản lý Nhng quan doanh nghiệp bên cạnh hình thức quản lý chung lại có đặc trng quản lý khác Để phát huy tốt có hiệu công tác quản lý tổ chức, quan cần có phần mềm quản lý Trong thời gian thực tập phòng xuất nhập thuộc công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, Tổng công ty thuỷ tinh gốm xây dựng em đợc anh chị phòng hớng dẫn tìm hiểu hoạt động xuất nhập để sở xây dựng đề tài: " Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập phòng xuất nhập khẩu, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu" Chơng trình hoàn thành thử nghiệm phòng xuất nhập Chơng trình ban đầu hoạt động tốt chức nh cập nhật lu trữ thông tin, tra cứu thông tin cần thiết tạo số báo cáo phục vụ mục đích quản lý Do thân kiến thức hạn chế, kinh nghiệm viết phần mềm ít, thời gian xây dựng chơng trình ngắn nên không tránh khỏi nhiều sai sót Bên cạnh trình vận hành hệ thống nảy sinh vấn đề mà thân lúc xử lý cha đề cập đến Vì thời gian tới với kiến thức thực tế đợc bổ sung đồng thời tiếp thu ý kiến từ phía ngời sử dụng giúp em hoàn thiện chơng trình Dự kiến chơng trình phát triển thêm khía cạnh sau: Xây dựng báo cáo chi tiết đầy đủ Xây dựng giao diện Web để tiến hành cập nhật số liệu Website nhằm -84- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b cung cấp cho khách hàng thông tin xác đến khả cung cấp Mục lục Trang Lời nói đầu Chơng I: Tổng quan Công ty kinh doanh xuất nhập đặc trng hoạt động xuất nhập I- Giới thiệu chung công ty II- Quy trình hoạt động xuất nhập phòng Xuất Nhập khẩu: Bộ phận nhập Bộ phận xuất 10 III- Vấn đề ứng dụng tin học phòng xuất nhập định 13 hớng đề tài nghiên cứu: Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin tổ chức 15 Tổ chức thông tin: 15 Hệ thống thông tin 16 Phơng pháp phát triển Hệ thống thông tin 21 Các giai đoạn phát triển HTTT 24 Phân tích HTTT 29 Thiết kế CSDL 37 Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động 42 xuất nhập khẩu: I- Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT 42 II- Phân tích hệ thống 42 Sơ đồ chức nghiệp vụ hệ thống 42 Sơ đồ luồng fthông tin 43 Sơ đồ ngữ cảnh 46 III- Thiết kế CSDL 54 Thông tin đầu hệ thống 54 Chuẩn hoá CSDL 56 -85- Chuyờn thc tt nghip Nguyn Th Phng Liờn-Lp THKT 43b Cơ sở liệu hệ thống 60 Mối quan hệ CSDL 60 IV- Một số thuật toán 66 V- Một số giao diện chơng trình 68 VI- Cài đặt chơng trình 83 Kết luận 84 Mục lục 85 -86-