Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Trần đình Khâm -Tin41a Lời nói đầu Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản đợc xây dựng để quản lý xuất khẩu và nhập khẩu các mặt hàng nông sản của các công ty trực thuộc Bộ NN & PTNT, hệ thống này theo dõi tình hình xuất nhập khẩu của những công ty trực thuộc bộ và tình hình xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc, từ đó đa ra những nhận xét khi báo cáo lên lãnh đạo bộ, các dữ liệu để quản lý tình hình xuất nhập khẩu của các công ty trực thuộc bộ đợc các công ty này gửi lên còn quản lý tình hình xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc do Tổng cục hải quan gửi sang. Nhng cho đến nay, những xử lý trong quản lý còn thực hiện thủ công, nhập báo cáo và lên báo cáo bằng Excel, điều đó dẫn đến công việc rất vất vả, dễ gây nhầm lẫn nhất là khi nhập dữ liệu, vì vậy lý do chọn đề tài này vừa là để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản có tin học hoá vừa là để nâng cao kiến thức và khả năng phân tích thực tế đồng thời đây cũng là đề tài nằm trong lĩnh vực quản lý, gần gũi với những kiến thức đã học. Mục đích thực hiện đề tài này là để nâng cao hiệu lực quản lý xuất nhập khẩu nông sản. nâng cao hiệu suất làm việc cho các nhân viên phụ trách đồng thời giảm bớt những công việc lặp lại thờng xuyên, tránh những nhầm lẫn khi nhập báo cáo và nhất là tâm lý của ngời phụ trách công việc bớt căng thẳng. Nội dung chủ yếu của đề tài là tin học hoá quá trình quản lý này, thiết kế một chơng trình phần mềm quản lý quá trình vào/ra của những dữ liệu báo cáo, phần mềm này sẽ cố gắng tối u quá trình nhập liệu và lên các báo cáo tổng hợp. Khoa Tin học Kinh tế 1 Trần đình Khâm -Tin41a Cấu trúc của chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập đợc chia làm 3 chơng: Chơng 1:Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán quản lý. Chơng này trình bày về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các công việc thờng làm của cơ quan thực tập. Về nội dung bài toán quản lý trình bày mục đích, chức năng, đầu vào và đầu ra của bài toán. Chơng 2: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Trình bày các phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài. Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ NN&PTNT. Phần này trình bày chi tiết về các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, một số thuật toán sử dụng trong chơng trình và một số giao diện, module chức năng hệ thống. Phần cảm ơn Đây là đề tài đầu tiên của tôi khi bắt đầu đi vào thực tế, bởi vậy không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ khi nghiên cứu, nhng đợc sự hớng dẫn tận tình của thày Trơng văn Tú và cán bộ thực tế hớng dẫn là cô Lê thị Yến cùng sự giúp đỡ của bạn bè mà tôi đã hoàn thành đợc đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn. Khoa Tin học Kinh tế 2 Trần đình Khâm -Tin41a Chơng I: Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán quản lý. I.Tổng quan về Vụ kế hoạch và quy hoạch-Bộ NN & PTNT 1.Cơ cấu tổ chức Bộ NN &PTNT đợc thành lập theo nghị quyết quốc hội 10/95 với sự sáp nhập của 3 bộ. Từ 1995 đến nay hoạt động theo nghị định 73/Cp của chính phủ. Bộ NN & PTNT gồm có 7 vụ chức năng, 2 bộ phận văn phòng và 9 cục chuyên ngành. Bảy vụ chức năng: 1. Vụ Tổ chức cán bộ 2. Vụ Kế hoạch và qui hoạch 3. Vụ Khoa học công nghệ và chất lợng sản phẩm 4. Vụ Đầu t và xây dựng cơ bản 5. Vụ Chính sách NN &PTNT 6. Vụ Tài chính kế toán 7. Vụ Công tác quốc tế Hai bộ phận văn phòng và thanh tra tơng đơng vụ: 1. Thanh tra bộ 2. Văn phòng bộ Chín cục chuyên ngành: Cục Bảo vệ thực vật Khoa Tin học Kinh tế 3 Trần đình Khâm -Tin41a Cục Chế biến nông lâm sản và ngành nghề nông thôn Cục Định canh định c và vùng kinh tế mới Cục Khuyến nông khuyến lâm Cục Kiểm lâm Cục Phát triển nông nghiệp Cục Phòng chống lụt bão và quản lý đê điều Cục quản lý nớc và công trình thuỷ lợi Cục thú y Cơ cấu quản lý Bộ NN & PTNT quản lý ngành theo 2 hệ thống: Hệ thống các đơn vị trực thuộc:4 tổng công ty 90, 4 tổng công ty 91, 46 công ty trực thuộc, 18 viện, 36 trờng trong đó có 2 trờng Đại học và khoảng 180 đầu mối. Hệ thống từ trung ơng đến địa phơng: Có 61 sở NN & PTNT thuộc 61 tỉnh thành, hơn 43 chi cục kiểm lâm thuộc UBND tỉnh. Tất cả đều chịu sự quản lý của Bộ NN & PTNT. 2.Chức năng, nhiệm vụ của Bộ NN & PTNT Bộ NN & PTNT có nhiều chức năng và nhiệm vụ, quản lí các vấn đề về các mặt thuộc nông nghiệp nh: - Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác NN & PTNT +Về nông nghiệp Khoa Tin học Kinh tế 4 Trần đình Khâm -Tin41a Quản lý trồng trọt, chăn nuôi, các dịch vụ nông nghiệp nh thú y, bảo vệ thực vật, giống cây con, phát triển giống cây trồng mới. +Về lâm nghiệp Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác bảo vệ rừng, phát triển rừng, chống hoang hoá đồi núi trọc, quản lý khai thác nguồn tài nguyên rừng. +Công tác thuỷ lợi Phòng chống bão lũ: Có kế hoạch phòng chống khi có lũ lụt xảy ra, bố trí nhân lực, vật lực để cứu giúp nhân dân bị nạn. Xây dựng đê điều: Từ những nguồn vốn thuỷ lợi, bảo đảm sự an toàn cho đê điều, nhất là những đoạn đê xung yếu. Có kế hoạch xây đắp, tu sửa hàng năm, điều phối nhân công lao động chuẩn bị cho mùa bão lũ. Dịch vụ quản lý nớc và tới tiêu, xây dựng các công trình thuỷ lợi đảm bảo tới tiêu cho các vùng thờng xuyên xảy ra hạn hán hay lũ lụt. Nâng cấp các công trình thuỷ lợi quan trọng mang tầm cỡ quốc gia, chỉ đạo cho các địa phơng về phơng hớng xây dựng các công trình thuỷ lợi sao cho đạt hiệu quả cao, giảm thiểu chi phí, có lợi cho ngân sách địa phơng và ngân sách quốc gia. -Phát triển nông thôn Tham mu cho Chính phủ về xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn. Định canh, định c vùng kinh tế mới: đảm bảo cuộc sống cho những ngời, những gia đình xung phong đi xây dựng vùng kinh tế mới, có chính sách khuyến khích nhân dân đi khai khẩn, đồng thời định Khoa Tin học Kinh tế 5 Trần đình Khâm -Tin41a canh, định c cho nhân dân sống ổn định, nhất là đồng bào dân tộc có tập quán du canh, du c, tránh việc phá rừng làm nơng rẫy tràn lan . Xây dựng chơng trình nớc sạch nông thôn, đảm bảo nguồn nớc sạch trong sinh hoạt của nhân dân, tiến tới 100% ngời dân có nớc sạch để dùng. 3.Vụ Kế hoạch và Quy hoạch_Bộ NN & PTNT Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Vụ kế hoạch và quy hoạch a.Cơ cấu tổ chức Bao gồm 1 vụ trởng và 4 vụ phó Có 1 phòng (Phòng thống kê) và 6 tổ công tác: + Tổ hành chính tổng hợp + Tổ kế hoạch sản xuất tổng hợp + Tổ đầu t xây dựng cơ bản + Tổ kinh tế đối ngoại + Tổ công tác phía nam + Tổ sự nghiệp Theo biên chế, Vụ KH & QH có 45 ngời, hiện nay là 47 ngời. b. Vụ KH & QH có những chức năng và nhiệm vụ sau: Nghiên cứu tổng hợp xây dựng chiến lợc định hớng phát triển và các kế hoạch dài hạn(10 năm), trung hạn (5 năm) và hàng năm. Đề xuất các định hớng thông tin thị trờng Khoa Tin học Kinh tế 6 Trần đình Khâm -Tin41a Xây dựng và hớng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu về lao động, đầu t, l- ơng thực. Xây dựng kế hoạch đầu t cơ bản hàng năm, chuẩn bị đầu t. Hớng dẫn các địa phơng, đơn vị trực thuộc về kế hoạch xây dựng. Xây dựng cơ chế kế hoạch văn hoá trong Nông nghiệp nông thôn, lập kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn. Xây dựng các định mức đầu t. Xây dựng các thông tin nông nghiệp và phát triển nông thôn bao gồm các hoạt động sau: + Tổ chức thu thập báo cáo thông tin về thống kê + Tổng hợp phân tích, xử lý dữ liệu, đánh giá tình hình thực hiện và báo cáo Chính phủ. + Hớng dẫn các địa phơng và đơn vị thực hiện thông tin trong toàn ngành, xây dựng báo biểu, thời gian báo cáo. + Tổ chức điều tra chuyên đề, điều tra chung trong điều tra thống kê tổng hợp thiên tai. 4.Các vấn đề chuyên môn ở vụ kế hoạch và quy hoạch. Vụ kế hoạch và quy hoạch phải xử lý các loại báo cáo sau: Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng Thống kê giá cả các hàng hoá nông sản ở tất cả các tỉnh theo định kì 10 ngày/1 lần. Khoa Tin học Kinh tế 7 Trần đình Khâm -Tin41a 1.Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản Các loại báo cáo này do các công ty xuất nhập khẩu gửi lên bao gồm tổng giá trị xuất nhập khẩu, chi tiết các mặt hàng đã đợc xuất khẩu , nhập khẩu theo từng tháng. Hình thức gửi có thể là báo cáo trên giấy hoặc trên th điện tử (chủ yếu là báo cáo trên giấy). Các mục trong báo cáo : lợng xuất khẩu, nhập khẩu theo từng tháng, lợng tiền. Phụ lục ở dới gồm các mặt hàng kinh doanh nội địa. Phòng thống kê nhập các dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Excel (tốn rất nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu, không nói đến việc nhầm lẫn rất nhiều, khi nhập xong muốn chiết xuất các dữ liệu cần thiết để lập báo cáo rất phức tạp). Sau đó so sánh giữa các tháng với nhau, so với cùng kì năm ngoái và so với kế hoạch điều chỉnh. Dự kiến kế hoạch tháng tiếp theo dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu với các nớc đã đ- ợc kí kết và dự định kí kết. Khi đã nhập xong dữ liệu, so sánh với dữ liệu bên Tổng cục hải quan gửi sang, điều chỉnh cho phù hợp.Tổng hợp và lên báo cáo một tháng một lần. Báo cáo này đợc gửi cho lãnh đạo phụ trách kiểm duyệt rồi mới đợc trình lên trên. Báo cáo có mẫu nh sau: Bộ Nông nghiệp và Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã Phát triển nông thôn Độc lập_Tự do_Hạnh phúc == --------------------------------------- Công ty XNK Nông sản Thực phẩm Hà nội == Mã số: 1.11.1.046/GP Hà nội, ngày 06 tháng 01 năm 2003 Số: 12/NS-KHTT Báo cáo tổng hợp XNK 12 tháng năm 2002 Khoa Tin học Kinh tế 8 Trần đình Khâm -Tin41a T Mặt hàng ĐVT Thực hiện tháng12 Thực hiện 12 tháng % so sánh Dự kiến KH tháng 1/03 Llợng Tiền Llợng Tiền So KH So năm Llợng Tiền Tổng trị giá XNK USD 14275.7 95.17 58.98 50000 I Xuất khẩu USD 306460 3004.17 60.8 19.95 150000 1 Cao su T/USD 96 58.08 1306.6 768.624 2 Lạc nhân - 23 10.7 3 Hạt điều - 57.23 192.9 200.3 708.1 4 Chè - 169.1 144.2 Hàng kinh doanh nội địa 1.Hạt điều(xí nghiệp Vĩnh hoà) doanh thu 12 tháng là: 15 tỷ và kinh doanh khác 2 tỷ 2.Dây điện: a,Đã mua:- Cty TNHH The Sun: 640500m hết 200025056 VNĐ b,Đã bán: -Cty TNHH Phúc Thanh Long: 640500 đợc 202226714 VNĐ Ngời lập biểu Ngời duyệt biểuPhó Giám Đốc (Kí tên) (Kí tên) Phụ trách công ty (Kí tên,đóng dấu) Sự cần thiết phải có 1 chơng trình phần mềm để xử lý các nghiệp vụ này tránh sự nhầm lẫn khi nhập dữ liệu đồng thời trích rút dữ liệu dễ dàng, hiện nay công việc này vẫn đợc xử lý trên Excel, không có một hệ thống có trật tự logic, rất vất vả cho ngời nhập, đặc biệt vì lợng các mặt hàng phong phú, quá trình này luôn phải lặp lại liên tục hàng tháng gây ra cảm giác nhàm chán cho ngời phụ trách công việc. 2. Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng Công việc này định kì 3 tháng 1 lần, đầu vào do các UBND huyện ở các tỉnh gửi báo cáo lên qua máy Fax hoặc gửi qua th điện tử. Các số liệu này đợc nhập vào máy với 1 phần mềm xử lý đợc viết bằng V.Basic. Nghiệp vụ xử lý bao gồm: Nhập số liệu hoặc sao chép từ Excel gửi bằng Khoa Tin học Kinh tế 9 Trần đình Khâm -Tin41a th điện tử sang, sau đó lên báo cáo định kì 3 tháng 1 lần,các số liệu để làm báo cáo đã đợc tự động trích rút. Công việc này cũng chỉ vất vả ở khâu nhập dữ liệu. Về dự báo sản lợng nông nghiệp ở từng địa phơng do chính địa phơng đó căn cứ vào tình hình gieo trồng ở địa phơng để dự báo. Các báo cáo gửi lên đã có mẫu sẵn, cán bộ phụ trách vấn đề đó ở địa phơng chỉ việc điền vào và gửi lên Bộ NN. Tuy nhiên vấn đề lại nằm ở chính sự chính xác của các báo cáo này, các con số đa ra không thật sự hoàn toàn chính xác, vì các cán bộ cấp dới có một số lấy số liệu không qua điều tra. Sự kiểm chứng không thể thực hiện đợc. 3.Thống kê giá cả của các sản phẩm nông nghiệp ở tất cả các tỉnh trong vùng. Đây là công việc do chính các chuyên viên trong dự án của bộ làm, công việc bao gồm chọn chợ mẫu trong mỗi địa phơng, thống kê giá bán buôn, giá bán lẻ, các mẫu thống kê đã đợc lập sẵn tuỳ theo ý đồ của ngời sử dụng. Chẳng hạn, ngời sử dụng muốn thu thập thông tin để tiện so sánh giá cả giữa các khu vực với nhau thì báo biểu thống kê th- ờng ở dạng sau: Biểu báo giá trung bình từ ngày . đến ngày . Chợ Mặt hàng Chợ cây số 3 Lạng Sơn Chợ Mơ_Hà nội Gạo Tẻ thờng 3300 3500 Thịt lợn hơi 11500 12000 Lạc nhân 9500 11500 . Khoa Tin học Kinh tế 10 [...]... (Lãnh đạo Bộ NN) hoặc đợc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu) Đích Nguồn Thu thập Xử lý và lu giữ Phân phát Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Nh hình minh hoạ trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra 2 .Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management... biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra (báo cáo đầu ra) 2.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau: - Xử lý Giao tác ngời-máy - Kho lu trữ dữ liệu - Khoa Tin học Kinh tế Trần đình Khâm -Tin4 1a 26 3.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng... d.Báo cáo năm Đây là báo cáo tổng kết sau một năm xuất nhập khẩu, báo cáo này có thêm trờng tốc độ tăng trởng của năm sau so với năm trớc Chơng II: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý I .Hệ thống thông tin quản lý 1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin a.Định nghĩa Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... chuẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới Khoa Tin học Kinh tế Trần đình Khâm -Tin4 1a 31 4 .Thiết kế CSDL lô gíc đi từ các thông tin ra a.Xác định các đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thông tin ra (Các thông tin ra trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập kkhẩu nông sản là những báo cáo tổng hợp trình lên lãnh đạo Bộ NN) - Nội dung, khối lợng, tần xuất và nơi nhận... Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản chính là thuộc hệ thống này, hệ thống này tạo ra các báo cáo một cách định kì 3.Ba mô hình của hệ thống thông tin a.Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và. .. hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Nh chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông Khoa Tin. .. thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó Khoa Tin học Kinh tế Trần đình Khâm -Tin4 1a 32 Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ NN và PTNT I .Phân tích hệ thống 1.Sơ đồ chức năng Các đơn vị trực thuộc Bộ NN gửi các báo cáo xuất nhập khẩu đến vụ kế hoạch,... Khoa Tin học Kinh tế Trần đình Khâm -Tin4 1a 15 lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng b Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Đầu vào (Các báo cáo xuất nhập khẩu) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn nh đơn vị trực thuộc Bộ NN và của Tổng cục Hải quan (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Các... lợng nhập /xuất của từng mặt hàng, và tổng kim ngạch xuất nhập khẩu) , khuân dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập (bàn phím), nguồn dữ liệu (từ các đơn vị trực thuộc Bộ NN và từ Tổng cục Hải quan), khối lợng và tần xuất của việc nhập vào (khối lợng hàng hoá khá lớn và phải nhập hàng tháng), chi phí cho việc nhập vào (tài liệu, phơng tiện, nhân sự) - Thông tin ra: đích đến của thông tin. .. sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản, dữ liệu mà hệ thống này thu thập chính là các báo cáo và quá trình xử lý các báo cáo này là chọn lựa mặt hàng tiêu biểu để nhập, tính tốc độ tăng trởng của quá trình nhập khẩu hay xuất khẩu qua các thời kì Thông tin mà hệ thống sản sinh ra chính là những báo cáo tổng hợp theo các chỉ