Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng quốc hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐINH THỊ HẠNH MAI Đảm bảo thông tin tư liệu hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, cơng chức văn phòng quốc hội Người hướng dẫn: NGUYỄN HỮU HNG H NI 2003 Mở đầu Tính cấp thiết đề tài Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật thời đại ngày diễn với quy mô to lớn, khoa học ngày trở thành lực l-ợng sản xuất trực tiếp xà hội Thông tin thật trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên -u kinh tế trị Thông tin đ-ợc xem nh- tài nguyên đặc biệt quốc gia Với giá trị tiềm tàng không bị cạn mà trở nên phong phú luôn đ-ợc cập nhật bổ sung Nguồn tài nguyên đ-ợc sử dụng đem lại hiệu kinh tế thực to lớn Bàn vai trò thông tin, từ Nghị Bộ Chính trị sách khoa học kỹ thuật số 37 NQ/TW ngày 20 tháng năm 1981 rõ "Công tác thông tin phải góp phần tích cực rút ngắn trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất l-ợng quản lý lÃnh đạo" Là quan cấp thuộc khối hành nghiệp, Văn phòng Quốc hội Chủ nhiệm Văn phòng trực tiếp đạo, có nhiệm vụ phục vụ mặt hoạt động Quốc hội, Uỷ ban Th-ờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội Công tác tổ chức cán giữ vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng để Văn phòng Quốc hội thực thi hiệu nhiệm vụ Là công tác đặc biệt có liên quan tới vấn đề nh-: Tuyển dụng, quản lý nhân sự, lao độn g tiền l-ơng, đào tạo, quy hoạch, đề bạt, ®iỊu ®éng, h-u trÝ, khen th-ëng, kû lt, thùc hiƯn chế độ, sách Công tác cán Văn phòng Quốc hội th-ờng xuyên cần phải đ-ợc đảm bảo thông tin đầy đủ, xác kịp thời Xuất phát từ yêu cầu nêu trên, Văn phòng Quốc hội phải xây dựng hệ thống thông tin cán bộ, công chức để thực việc quản lý, th-ờng xuyên bổ sung hồ sơ, lý lịch gốc cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Quốc hội; văn quy định sách, chế độ cán bộ, công chức; thống kê tổ chức khai thác t- liệu phục vụ việc xây dựng máy giúp việc Quốc hội quan Quốc hội; cung cấp thông tin hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội cho quan có liên quan Trong năm qua việc quản lý khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội đà có b-ớc cải tiến nh-ng nhìn chung theo ph-ơng pháp thủ công truyền thống, ch-a có hệ thống thông tin đầy đủ để đảm bảo tra cứu hồ sơ đ-ợc thuận tiện, dễ dàng Công việc tra cứu thông tin lý lịch; lập báo cáo tổng hợp, thống kê cán bộ, công chức (theo độ tuổi, giới tính, trình độ trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngạch công chức, tiền l-ơng ); tổng hợp danh sách cán theo yêu cầu lÃnh đạo gặp nhiều khó khăn Các công cụ tra cứu truyền thống nh- mục lục hồ sơ cá nhân, sổ sách đăng ký trình sử dụng đà béc lé nhiỊu thiÕu sãt nh-: ph¶i mÊt nhiỊu thêi gian công sức nh-ng thông tin ch-a đảm bảo đầy đủ, kịp thời Vì vậy, việc ứng dụng tin học công tác quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội yêu cầu cấp bách đ-ợc đặt để đáp ứng đòi hỏi thực tiễn Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội gặp nhiều khó khăn việc quản lý khai thác hồ sơ theo cách thức cũ đà hình thành từ nhiều năm Một số khó khăn cách tổ chức quy trình đảm bảo thông tin t- liệu ch-a đ-ợc chuẩn bị quan điểm hệ thống Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề đảm bảo thông tin t- liệu cho hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội có ý nghĩa thiết thực, góp phần không nhỏ vào việc hỗ trợ cho công tác tổ chức cán bộ; thực sách, chế độ cho cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Xuất phát từ yêu cầu chọn vấn đề làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tại Việt Nam với phát triển công nghệ thông tin việc đảm bảo thông tin t- liệu cho ngành, nhà quản lý đ-ợc coi trọng Nhất giai đoạn nay, thông tin đ-ợc coi nh- nguồn lực việc tin học hoá loại hình thông tin đ-ợc xà hội quan tâm Đối với khối hành nghiệp vấn đề đà trở thành nhu cầu thiết yếu số quan ngang nh- Ban Tổ chức Trung -ơng, Ban Tổ chức cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ), Thông xà Việt Nam, Cục l-u trữ Nhà n-ớc đà xây dựng đ-ợc số sở liệu quản lý cán Nội dung chủ yếu sở liệu xây dựng số tiêu thông tin cán công chức, cập nhật giới thiệu số văn pháp quy chế độ sách Đảng Nhà n-ớc đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, việc tin học hoá số loại hình thông tin t- liệu đà đ-ợc nghiên cứu ứng dụng nh- sở liệu luật Việt Nam, liệu Đại biểu Quốc hội, liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu l-u trữ Quốc hội Tuy nhiên tất ch-ơng trình trọng đến vấn đề tìm kiếm, xây dựng ch-ơng trình phần mềm Việc nghiên cứu xây dựng quy trình xử lý tiền máy, xem xét hợp phần thông tin, nghiên cứu đảm bảo loại hình tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức ch-a đ-ợc đặt Nh- vậy, nghiên cứu để xem xét việc tổ chức đảm bảo thông tin t- liệu hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hộ i yêu cầu cần thiết; đáp ứng việc đại hoá công tác quản lý hành văn phòng nói riêng hành Nhà n-ớc Việt Nam nói chung Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Vấn đề đảm bảo thông tin t- liệu nội dung khoa học thành phần quan trọng hệ thống thông tin Phạm vi đảm bảo thông tin t- liệu hƯ thèng qu¶n lý lÜnh vùc x· héi bao gồm nhiều nội dung liên quan tới vấn đề tổ chức thông tin t- liệu quy trình liệu giai đoạn khác Cụ thể hơn, hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức việc nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu; thiết kế quy trình xử lý thông tin tiền máy; chuẩn hoá tiêu thông tin, mẫu biểu ghi, mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch, loại danh sách, biểu mẫu; báo cáo thống kê, tổng hợp phục vụ cho yêu cầu khai thác thông tin đa dạng, phong phú Việc tạo lập quy trình làm sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản lý tra cứu có hiệu thông tin t- liệu hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Tr-ớc đòi hỏi mặt lý luận thực tiễn việc xây dựng hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, luận văn nhằm vào việc giải hai mục đích sau đây: - Hệ thống hoá sở khoa học ph-ơng pháp để đảm bảo thông tin tliệu hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức - Đề xuất ph-ơng h-ớng hoàn thiện đảm bảo thông tin t- liệu cho hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Để đạt đ-ợc mục tiêu đây, luận văn h-ớng vào triển khai nghiên cứu với nội dung sau: - Khảo sát tình hình tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội; - Phân tích đặc điểm tình hình quản lý, khai thác thông tin hồ sơ hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội; - Nghiên cứu hợp phần đảm bảo thông tin t- liệu hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Đối t-ợng ph-ơng pháp nghiên cứu Đối t-ợng nghiên cứu luận văn khối hồ sơ nhân (tài liệu giấy) cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (bao gồm hồ sơ cán biên chế Nhà n-ớc, hợp đồng quỹ l-ơng, hợp đồng giao khoán công việc); văn pháp quy Đảng, Nhà n-ớc chế độ sách cán bộ, công chức Phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào khía cạnh thông tin t- liệu đảm bảo cho hệ thống với quy trình quản lý thông tin tiền máy để tiến hành tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Luận văn không sâu nghiên cứu phần đảm bảo kỹ thuật công nghệ hệ thống Nghiên cứu luận văn đ-ợc thực sở áp dụng ph-ơng pháp luận triết học Mác - Lê nin, nguyên tắc biện chứng, lịch sử hệ thống Trong trình triển khai nghiên cứu vấn đề đà sử dụng ph-ơng pháp cụ thể nh-: - Nghiên cứu t- liệu: Thu thập, phân tích t- liệu có liên quan đến nội dung nghiên cứu, trạng quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Phân tích tổng hợp tình hình quản lý khai thác thông tin t- liệu hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Hệ thống hoá mô hình hoá tiêu chí thông tin hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Thống kê, so sánh để lựa chọn quy trình thích hợp cho việc tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Nguồn tài liệu tham khảo Trong trình nghiên cứu vấn đề chủ yếu đà sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau đây: Nguồn tài liệu hồ sơ gốc nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Các văn Đảng Nhà n-ớc công tác tổ chức, cán bộ; chế độ sách cán bộ, công chức Các sách, tạp chí thông tin t- liệu, hệ thống quản lý thông tin t- liệu; sách, tạp chí nghiên cứu thông tin chuyên đề Các luận văn sinh viên v.v Một số ch-ơng tr×nh øng dơng tin häc: - "øng dơng tin häc công tác quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu l-u trữ Quốc hội" Đề tài khoa học cấp Bộ, mà số 96-98-005/ĐT cử nhân Hoàng Thị Thanh làm chủ nhiệm; - ứng dụng tin học công tác Văn th- cử nhân Nguyễn Thị Thảo, sở liệu Đại biểu Quốc hội vụ Hoạt động đại biểu dân cử, Văn phòng Quốc hội chủ trì - Ch-ơng trình ứng dụng tin học quản lý cán bộ, công chức Ban Tổ chức Trung -ơng, Ban Tổ chức - Cán Chính phủ, Thông xà Việt Nam Đóng góp luận văn Lần đầu tiên, luận văn giới thiệu cách có hệ thống hợp phần đảm bảo thông tin phù hợp với khoa học thực tiễn việc quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Một phần kết nghiên cứu đà đ-ợc thể trình bày đề tài nghiên cứu cấp Hệ thống hoá tiêu thông tin cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội mà tác giả luận văn thành viên kiêm th- ký đề tài Bố cục luận văn Luận văn bao gồm 108 trang phần văn, đ-ợc cấu trúc thành ch-ơng Ch-ơng 1: Văn phòng Quốc hội với việc quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Ch-ơng 2: Tổ chức đảm bảo thông tin t- liệu hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Ch-ơng 3: Ph-ơng h-ớng hoàn thiện hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Ngoài phần văn đ-ợc trình bày ch-ơng có mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo; để minh hoạ thêm nội dung, nhiều liệu, bảng biểu, quy trình đ-ợc mô tả giới thiệu phần phụ lục Kết luận Để thực đ-ờng lối công nghiệp hoá đại hoá, công tác cán chiến l-ợc trung tâm Cũng nh- hoạt động quản lý xà hội, công tác cán cần có hỗ trợ mặt thông tin Sự đời phát triển nhanh chóng công nghệ thông tin thời đại ngày nay, mà cốt lõi công cụ tin học tin viễn thông sở vững trình tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, để biến thông tin trở thành nguồn lực phát triển quan trọng Việt Nam, Đảng Nhà n-ớc ta đà sớm thấy đ-ợc ý nghĩa chiến l-ợc vai trò quan trọng công nghệ thông tin, đặc biệt sau Đại hội Đảng lần thứ VII, ngày tháng năm 1993 Chính phủ đà ban hành Nghị 49/CP v ngày tháng năm 1995, Thủ t-ớng Chính phủ đà phê duyệt kế hoạch tổng thể chiến l-ợc phát triển công nghệ thông tin n-ớc ta năm 1990 Ch-ơng trình đà xây dựng đ-ợc móng ban đầu cho tin học hóa quản lý quan Đảng Nhà n-ớc B-ớc sang thiên niên kỷ mới, ngày 17 tháng 10 năm 2000, Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam (khoá VIII) đà ban hành Chỉ thị 58-CT/TW đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công nghiệp hoá, đại hoá Để triển khai Chỉ thị quan trọng Đảng, Thủ t-ớng Chính phủ đà phê duyệt đề án tin học hoá quản lý Nhà n-ớc giai đoạn 2001 2005 Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg Cùng với xu chung đất n-ớc, việc tin học hoá hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội cấp lÃnh đạo quan tâm Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học đà đ-ợc thực bối cảnh với kết thu đ-ợc nh- sau: Lần Văn phòng Quốc hội đà nghiên cứu cách có hệ thống nhiệm vụ đặc điểm toán quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; sâu phân tích mặt nghiệp vụ công tác l-u trữ nh- tình hình quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội năm vừa qua; đánh giá phân tích -u nh-ợc điểm cách quản lý khai thác hồ sơ cán theo ph-ơng pháp thủ công truyền thống Từ nêu lên cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý tin học hoá nguồn thông tin t- liệu Luận văn đà trình bày nguyên tắc chung ph-ơng pháp hệ thống thông tin tin học hoá nguồn tin hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Đà khảo sát hợp phần việc đảm bảo thông tin t- liệu hệ thống tin học hoá quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, có việc xem xét sở xây dựng danh mục từ khoá chuẩn hoá biểu bảng; xây dựng quy trình để lựa chọn công cụ thự c môi tr-ờng hệ thống; tạo lập, phát triển khai thác sở liệu; thiết kế biên mục biểu ghi; thiết kế mô hình tổ chức thông tin sở liệu; xây dựng quy trình cập nhật, tra cứu thông tin sở liệu phục vụ cho việc tin học hoá hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Kiến nghị đề xuất giải pháp có tính khả thi để tiếp tục hoàn thiện phần thông tin t- liệu hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội môi tr-ờng công nghệ số hoá đại Các khâu nghiệp vụ l-u trữ nh- khai thác, tra cứu, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội với ph-ơng pháp thủ công truyền thống thay quy trình đại với trợ giúp máy tính, kể việc xây dựng th- viện điện tử hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội với đầy đủ chức nh- cập nhật, tra cứu, bổ sung, quản lý liệu Cơ sở liệu đ-ợc tạo lập góp phần làm phong phú thêm nguồn lực thông tin Văn phòng Quốc hội Nhìn cách tổng thể luận văn đà có đóng góp mới, là: - Về mặt lý luận, đóng góp luận văn nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu, thiết kế quy trình xử lý thông tin tiền máy để đảm bảo việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Xây dựng hệ thống thông tin t- liệu làm sở cho việc ứng dụng tin học hoá hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Xây dựng sở khoa học để đảm bảo thông tin t- liệu, chuẩn hoá tiêu thông tin (ảnh, giới tính, ngạch công chức, mà số l-ơng, trình độ học vấn, khen th-ởng, kỷ luật ) hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội để tiến hành tin học hoá - Chuẩn hoá mẫu biểu ghi, mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch; loại danh sách, biểu mẫu; báo cáo thống kê, tổng hợp phục vụ cho yêu cầu khai thác thông tin đa dạng, phong phú hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Thiết kế quy trình xử lý thông tin tiền máy giúp cho công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu hồ sơ cán bộ, công chức Việc tạo lập quy trình làm sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản lý tra cứu có hiệu thông tin t- liệu hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội - Nghiên cứu xây dựng yêu cầu, nguyên tắc đảm bảo việc bảo mật, an toàn liệu triển khai thực việc tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Một số kết đà đạt đ-ợc trình làm luận văn đà đ-ợc kiến nghị áp dụng vào hệ thống tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội Hy vọng t-ơng lai với việc xây dựng th- viện điện tử hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Qc héi sÏ cung cÊp nhiỊu th«ng tin t- liƯu kịp thời, xác cho LÃnh đạo Quốc hội Văn phòng Quốc hội, cán chuyên viên quan có liên quan Các kết sở liệu phục vụ công tác đề bạt, điều động, đào tạo, bổ nhiệm, khen th-ởng ; thực sách, chế độ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội đ-ợc nhanh chóng, thuận tiện Đó góp phần vào việc thực thắng lợi Nghị Hội nghị Ban chấp hành Trung -ơng khoá VIII chiến l-ợc cán thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá ®Êt n-íc