sáng kiến xử lý văn bản qua mạng internet (qua email) trong hệ thống ngành y tế tỉnh cà mau (về lĩnh vực đào tạo, thi đua khen thưởng và một số công tác về tổ chức cán bộ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Cà Mau, ngày 10 tháng 12 năm 2012 BÁO CÁO NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN - Tên sáng kiến: Xử lý Văn qua mạng Internet (qua Email) hệ thống Ngành Y tế tỉnh Cà Mau (về lĩnh vực đào tạo, thi đua khen thưởng số công tác tổ chức cán bộ) - Họ tên: PHAN HỒNG TRÊN - Thời gian triển khai thực hiện: Từ ngày 01/02/2012 đến Sự cần thiết, mục đích việc thực sang kiến: Trong điều kiện xã hội phát triển nói chung đặc biệt phát triển công nghệ thông tin nói riêng việc nhận hay ban hành văn để gửi cho đơn vị khác để quan hệ làm việc qua đường truyền internet (Mail) không khó Vì hầu hết tất đơn vị từ xã đến huyện, tỉnh có sử dụng máy vi tính đường truyền internet để phục vụ cho công tác chuyên môn, quản lý hành Tuy nhiên, năm gần thực quan cấp tỉnh, cấp huyện qua hệ thống cổng thông tin điện tử tỉnh Nhằm giảm chi phí, thời gian lại để giao nhận văn đơn vị liên hệ làm việc hay thiên tai dịch bệnh cần phải thống kê báo cáo khẩn gửi văn đến đơn vị qua đường bưu điện hay chuyển phát nhanh Chính điều kiện lý nêu việc xử lý, ban hành văn hệ thống mạng internet qua mail cần thiết điều kiện Phạm vi triển khai thực hiện: Phòng Tổ chức – Cán bộ, Sở Y tế thực quan hệ làm việc với 31 đơn vị trực thuộc Sở Y tế đồng thời quan hệ với ban ngành tỉnh biết địa mail đơn vị như: Bộ Y tế Trường Đại học Y Dược khu vực công tác đào tạo, tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, tập huấn chuyên môn … Mô tả sáng kiến: Các trang thiết bị cần phải có để thực hiện, ứng dụng sáng kiến sau: - 01 máy vi tính - 01 máy in - 01 máy Scan - Kết nối đường truyền, hệ thống mạng internet - Đơn vị phân công 01 Cán chuyên trách để thực công việc Các bước thực hiện: Bước 1: Tạo địa Email đơn vị để liên hệ làm việc (31 đơn vị địa mail Thủ trưởng đơn vị trực thuộc) (phonggtcsytcm@gmail.com;bvsannhi@gmail.com; phongtcbvsn@gmail.com; soytecamau@yahoo.com.vn; ……) Bước 2: Phân công cán văn thư hay văn phòng thường xuyên kiểm tra nhiều lần/ buổi nhiều lần ngày cách ta đăng nhập vào địa Email đơn vị để kiểm tra hộp thư đến xem đơn vị khác có gửi Email đến liên hệ công việc, ta có giao diện sau: Gmail Lịch Drive Ảnh Sites Nhóm Tìm kiếm phongtcsytcm@gmail.com | Tài khoản | Cài đặt | Trợ giúp | Đăng xuất Hiển thị tùy chọn tìm Tim kiêm Thu Tim kiêm Web kiếm Tạo lọc Soạn thư Thư mục Hộp thư đến Thư gắn dấu Thư gửi Thư nháp Tất thư Hộp thư đến Luu tr? Báo cáo Spam - 100 3179 Xóa Cũ › Cũ Tim » Làm BC Công vụ Spam (9) luctranvan65@gmail.com Thùng rác wants to follow you Danh sách liên hệ Nhãn Accept? - Click here if luctranvan65@gmail.com luctranvan65@gmail.com 17:56 is your friend 00 Nhân lực… luctranvan65@gmail.com TK Đội ng… 0.1.1 Chuyể… 0.1.2 Bổ nhi… 0.VB nguồn (… khen trinhminh wants to follow you Is Xin cảm ơn, Bs Khén nhận thư bạn Re: 17 / 10 01 Bs Việt.… Kính gửi xếp Khén 1.1.2 CN Lự… Thân chào! Re: Thông báo tan ngo viết cam kết học sau đại 16 / 10 học năm 2012 viết cam kết học sau đại Trung tâm y tế Trần Vă 16 / 10 học năm 2012 - Trung tâm Trung tâm y tế Phú Tân CẤP ỦY ĐẢNG Báo cáo 15 / 10 Nếu hộp thư đến có văn cần xử lý cán quản lý hộp thư điện tử đơn vị tải xuống in trình lãnh đạo đơn vị xử lý ngược lại đơn vị cần ban hành văn gửi đến đơn vị khác soạn thảo văn cần ban hành sau trình lãnh đạo ký, scan lên máy vi tính vào mail soạn thư gửi file vừa scan lên gửi cho đơn vị cần gửi, cần thiết gửi cho tất đơn vị thư điện tử (có thể hàng trăm địa hời gian), cách thực cụ thể sau: Gmail Lịch Drive Ảnh Sites Nhóm Tìm kiếm phongtcsytcm@gmail.com | Tài khoản | Cài đặt | Trợ giúp | Đăng xuất Hiển thị tùy chọn tìm Tim kiêm Thu Tim kiêm Web kiếm Tạo lọc Soạn thư Thư mục Gưi Luu Thu nháp H?y Thu nháp Tới: Hộp thư đến Thư gắn dấu Thư gửi Thư nháp (1) Tất thư Cc: Bcc: Chủ đề: ĐĂNG KÝ SÁNG KI?N NĂM 2012 Tệp đính kèm: MAU ĐĂNG KY SANG KIEN NĂM 2012.pdf - 10kb Spam (9) Thùng rác Ðinh kem Thêm Têê p Danh sách liên hệ Nhãn 00 Nhân lực… TK Đội ng… 0.1.1 Chuyể… 0.1.2 Bổ nhi… 0.VB nguồn (… 01 Bs Việt.… 1.1.2 CN Lự… 1.1.2.1 Bs K… (2) Gưi Luu Thu nháp H?y Thu nháp Kết quả, hiệu mang lại: - Tiết kiệm kinh phí thời gian để lại liên hệ làm việc với đơn vị khác, cụ thể: Ví dụ: Khi Sở Y tế ban hành văn gửi cho 31 đơn vị trực thuộc 24h đơn vị nhận chi phí cho lần gửi văn khoản 50.000 đồng, năm ban hành khoản 50 văn phải tốn chi phí khoản 2.500.000đ/năm Trong áp dụng sáng kiến ta tốn khoản 5-10 phút/mổi lần ban hành văn mà tốn chi phí Hoặc đơn vị phải lên Sở Y tế báo cáo nội dung văn cán phải 01 buổi làm việc đơn vị để báo cáo (31 đơn vị lên báo cáo tương đương 15 ngày làm việc đơn vị cho mổi lần báo cáo, mổi năm báo cáo khoản 10 lần hết 150 ngày làm việc đơn vị), áp dụng sáng kiến ta làm việc đơn vị báo cáo, ngày làm việc cho đơn vị Về công tác phí mổi lần báo cáo 150.000/người/lần x 30 đơn vị = 4.500.000 công tác phí/lần báo cáo Mỗi năm báo cáo 10 lần x 4.500.000/lần = 45.000.000 công tác phí/năm * Cụ thể, năm 2012 nhóm thực chuyển tải cho đơn vị 150 lượt văn tiếp nhận 1.000 văn từ đơn vị gửi về, hiệu tiết kiệm sau: - 150 văn gửi X 50.000đ/ lượt = 75.000.000,00đồng - Công tác phí đơn vị phải cử cán 1000 X 150.000/chuyến = 150.000.000đ Như vậy, năm 2012 áp dụng sáng kiến riêng cho ngành Y tế tiết kiệm cho ngân sách Nhà nước 225.000.000.000 (hai trăm hai mươi lăm triệu đồng/năm) - Xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời cần 5-10 phút ta phát hành văn cho đơn vị cần liên hệ công việc nhanh nhiều phải gửi cho đường bưu điện chuyển phát nhanh phải 12 đến 24 đồng hồ - Thuận lợi việc báo cáo dịch bệnh, thiên tai lũ lụt cần phải thống kê báo cáo gấp để tổng hợp kiểm tra xử lý có biện pháp khắc phục kịp thời - Thuận lợi với địa phương lại khó khăn huyện Ngọc Hiển…… - Thuận tiện việc tổng hợp số liệu để báo cáo, có file sẳn ta cần copy từ file đơn vị paste tổng để tổng hợp báo cáo, thời gian báo cáo nhanh Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng: Đây phương pháp, kỹ thuật xử lý văn nhanh chóng, kịp thời, xác để liên hệ làm việc đơn vị áp dụng sáng kiến đơn vị khoa, phòng, ban thuộc đơn vị trực thuộc Sở áp dụng rộng rãi toàn tỉnh kể tuyến y tế xã có điều kiện Kiến nghị, đề xuất: - Về phía đơn vị trực thuộc Sở nên tạo địa Email khoa, phòng đơn vị để thuận lợi việc quản lý công văn, không nhiều thời gian thời gian lại chăm sóc bệnh nhân nhiều - Về phía Sở Y tế nên ban hành Quy chế phối hợp làm việc hộp thư điện tử (Email) đơn vị trực thuôc Ngành Y tế đến tận 101 Trạm Y tế xã, phường, thị trấn toàn tỉnh, đồng thời ban hành danh bạ địa Mail đơn vị tương tự danh bạ điện thoại để đơn vị dể tra cứu sử dụng - Cấp có thẩm quyền nên hỗ trợ kinh phí mua sắm trang thiết bị, đường truyền internet, mở lớp tập huấn chuyên môn công nghệ thông tin cho đơn vị vùng sâu, vùng xa Trạm Y tế hạn chế công nghệ thông tin, để đơn vị có điều kiện tiếp cận, cập nhật công nghệ, khoa học mới./ XÁC NHẬN BỆNH VIỆN NGƯỜI BÁO CÁO Phan Hồng Trên