sáng kiến tập hợp, hệ thống hóa văn bản (văn bản điện tử) phục vụ cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÃ VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN - Tên sáng kiến: Tập hợp, hệ thống hóa văn (văn điện tử) phục vụ cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo đạo, điều hành giải công việc - Tên cá nhân thực hiện: Trần Văn Hòa - Thời gian triển khai thực hiện: Từ năm 2013 Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Căn Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 - 2020; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2013 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Hiện nay, số lượng văn quan có thẩm quyền ban hành lĩnh vực ngày nhiều thường xuyên sửa đổi, bổ sung, ban hành để thay văn lỗi thời không phù hợp, đòi hỏi người tham mưu giúp việc phải kịp thời nghiên cứu, nắm bắt thông tin, lưu trữ văn có hệ thống, dễ tiếp cận nhằm phục vụ cho việc tham mưu, đề xuất lãnh đạo trình đạo, điều hành giải công việc kịp thời, xác, quy định pháp luật Tuy nhiên, dù xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu tốt nào, cần tra cứu, nghiên cứu khó khăn, phải tìm kiếm thời gian, công sức Mặt khác, công tác xa lãnh đạo phải mang theo văn nguồn, tài liệu có liên quan giấy cồng kềnh; sử dụng internet để tra cứu phải nhiều thời gian tìm kiếm, mạng kết nối không tốt không tra cứu Do đó, việc tạo liệu lưu trữ văn điện tử lưu USB máy tính xách tay vấn đề cần thiết, nhằm nâng chất lượng, hiệu tham mưu, đề xuất giải công việc, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức Đảng Nhà nước đặt Phạm vi triển khai thực hiện: Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Mô tả sáng kiến: Bước 1: Cập nhật văn Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Bộ, ngành Trung ương ban hành, đặc biệt văn có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực phân công theo dõi, phụ trách; văn Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành lưu thành 03 thư mục văn điện tử - Thư mục 1: Bộ Luật, Luật Pháp lệnh - Thư mục 2: Văn Trung ương ban hành - Thư mục 3: Văn địa phương ban hành Bước 2: Tạo thư mục Thư mục 1, 2, 3: - Tạo thư mục Bộ Luật, Luật Pháp lệnh (mỗi năm có thư mục riêng) - Tạo thư mục văn Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, văn liên tịch, Thông tư, Quyết định Bộ trưởng Khi tạo thư mục lưu trữ văn điện tử phải đặt tên ngắn gọn gắn với năm ban hành để tiện cho việc tra cứu - Tạo thư mục văn Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo năm Riêng văn Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hàng năm có số lượng lớn, nên tạo thêm thư mục năm phân loại như: công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, định, tháng để dễ tìm kiếm, tra cứu (chủ yếu lưu trữ văn mang tính chất đạo, tổ chức thực lâu dài) Bước 3: Hàng năm vào văn Bộ, ngành Trung ương tỉnh việc công bố văn hiệu lực hết hiệu lực thi hành văn ban hành sửa đổi, bổ sung, thay để cập nhật lưu trữ kịp thời phục vụ cho việc tra cứu Tùy theo lĩnh vực người phân công theo dõi, phụ trách tạo thư mục chuyên ngành theo lĩnh vực, nhóm công việc để thuận tiện việc tra cứu, tìm kiếm nhằm phục vục nhiệm vụ giao Kết quả, hiệu mang lại: - Nếu thực theo sáng kiến này, giảm thời gian, công sức tìm kiếm, tra cứu văn giấy mang, vác văn cồng kềnh công tác với lãnh đạo (yêu cầu phải mang theo tài liệu nguồn văn có liên quan đến nội dung buổi làm việc, chuyến công tác) - Nâng chất lượng, hiệu tham mưu, đề xuất giải công việc, đặc biệt tính kịp thời, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức Đảng Nhà nước hướng tới Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến: Việc thực tập hợp, hệ thống hóa văn (văn điện tử) phục vụ cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo đạo, điều hành giải công việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hiệu công việc Nếu tất công chức, viên chức quan, đơn vị nói chung, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh nói riêng tạo liệu lưu trữ văn điện tử lưu USB máy tính xách tay theo sáng kiến này, việc nghiên cứu, tra cứu văn thuận tiện ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tham mưu, đề xuất, hiệu đạo, điều hành giải công việc cấp lãnh đạo Kiến nghị, đề xuất: Hội đồng công nhận sáng kiến cấp tỉnh xem xét, chấp thuận./ Ý kiến xác nhận Ngày 17 tháng năm 2014 Thủ trưởng đơn vị Người báo cáo Trần Văn Hòa