sáng kiến quy trình kiểm soát chi và lưu chuyển chứng từ gốc

Mẫu số 02/BC-XDSK CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự - Hạnh phúc Cà Mau, ngày 20 tháng 02 năm 2014 BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN - Tên sáng kiến: “Quy trình kiểm soát chi lưu chuyển chứng từ gốc” - Tên cá nhân tên người chủ trì, người đồng nghiên cứu (nếu sáng kiến đồng tác giả) thực hiện: Lê Minh Quang; - Thời gian triển khai thực hiện: Năm 2011-2013 Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Chứng từ gốc phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (thu chi tài chính) hàng ngày diễn đơn vị, sở pháp lý phản ánh tình hình quản lý tài đơn vị Số liệu kế toán có phản ánh trung thực, xác, quy định hay chứng từ gốc Mục đích: Giúp cho việc lưu chuyển chứng từ thực cách nhanh chóng hiệu Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, xác, kế toán phải thực việc kiểm soát chứng từ trước trình duyệt Bởi qua số biên thẩm tra số liệu toán biên tra tài số đơn vị lặp lặp lại tình trạng sai sót mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị định mức chi tiêu hạn chế Chính thế, làm để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu sai sót chứng từ gốc, thực tốt trình luân chuyển chứng từ, yếu tố quan trọng tham mưu cho thủ trưởng quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí đơn vị, từ nâng cao chất lượng hạch toán hiệu đơn vị HCSN đơn vị kế toán Chủ đầu tư Nhận thức vai trò, trách nhiệm giao, thời gian qua không ngừng học hỏi kinh nghiệm tham khảo tài liệu có liên quan đến việc xây dựng quy trình nêu để áp dụng cho đơn vị Phạm vi triển khai thực hiện: Dùng cho tất đơn vị kế toán Hành nghiệp kể doanh nghiệp kế toán đơn vị Chủ đầu tư (hoặc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng) Mô tả sáng kiến: 3.1 Mô tả sáng kiến thông qua quy trình sau: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC (1) CB, Nhân viên Khách hàng, nhà cung cấp Tiếp nhận thông tin, hồ sơ, lập thủ tục Lãnh đạo phòng (Cán phụ trách) kiểm soát hồ sơ (3a): (2a) (5a) (5d) Kế toán Xử lý Kế toán trưởng (Phụ trách kế ( 5c) toán) Kiểm (5b) soát (3) (4a) Thực nghiệp vụ kho, quỹ Giám đốc (Thủ trưởng đơn vị) Ký duyệt (4) Trình tự thực hiện: (1) : Bộ phận mua hàng, bán hàng tiếp nhận thông tin, giao dịch lập hồ sơ, kiểm soát, trình duyệt (2): Lãnh đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát hồ sơ, xác định nội dung giá trị chấp nhận * 2a: Trình Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát (3): Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát, trả hồ sơ để trình Ban Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) ký duyệt * 3a: Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát chưa đồng ý chuyển trả Lãnh đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát kiểm tra lại (4) : Ban Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) ký duyệt chuyển hồ sơ phận giao dịch * 4a: Ban Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) chưa đồng ý chuyển Lãnh đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát kiểm tra lại (5): Trình tự phòng kế toán (Bộ phận kế toán) * 5a: Nhân viên giao dịch chuyển giấy đề xuất duyệt , chứng từ phòng kế toán * 5b: Kế toán kiểm tra chứng từ , lập phiếu thu chi, nhập xuất chuyển phận kho quỹ tiến hành thu, chi, nhập, xuất … * 5c: Kế toán kiểm tra chứng từ chuyển ngân hàng thực thủ tục nhờ thu, chi * 5d: Kế toán kiểm tra chứng từ không hợp lệ, chưa đầy đủ chuyển trả phận giao dịch điều chỉnh, bổ sung (6): Bộ phận kho, quỹ, giao nhận: Căn chứng từ kế toán lập; Thực nhập, xuất kho; chi, thu tiền với khách hàng (người cung ứng ); tiến hành giao nhận thực tế (7): Kết thúc trình: Chuyển chứng từ trả lại phận kế toán lưu 3.2 Trình tự luân chuyển kiểm tra chứng từ Tất chứng từ đơn vị lập từ bên chuyển đến liên quan đến nghiệp vụ hạch toán kế toán phải tập trung vào phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ sau kiểm tra xác minh tính pháp lý chứng từ dùng chứng từ để hạch toán ghi sổ kế toán - Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm bước sau: * Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ ; * Kế toán viên, kế toán trưởng (kế toán phụ trách), kiểm tra ký chứng từ trình Giám đốc ký duyệt; * Phân loại, xếp chứng từ, định khoản ghi sổ kế toán; * Lưu trữ, bảo quản chứng từ - Trình tự kiểm tra chứng từ * Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ; * Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ, đối chiếu chứng từ với tài liệu khác có liên quan; * Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ Khi kiểm tra chứng từ phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, không phù hợp với qui định, qui trình đơn vị phải từ chối thực (Không xuất quỹ, toán, xuất kho,…) đồng thời báo cho Thủ trưởng đơn vị, (người ủy quyền) biết để xử lý kịp thời theo qui định hành Đối với chứng từ lập không thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau ký, duyệt cho thực bước Theo pháp luật Việt Nam qui định chứng từ kế toán ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị cá nhân lập, tên đơn vị cá nhân nhận, nội dung kinh tế chứng từ, chức danh người ký chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước Với chứng từ phát sinh lần phải dịch toàn Kết quả, hiệu mang lại: Trên thực tế đơn vị nhìn lại chứng từ kế toán năm qua hoàn chỉnh đầy đủ so với năm trước nhiều mặt hình thức nội dung, giảm thiểu tối đa sai sót mặt hình thức nội dung chứng từ gốc như: - Chứng từ mẫu biểu quy định - Có đầy đủ chữ ký người mua, người bán - Có văn liên quan đến khoản chi sở để toán khoản chi - Giấy đề nghị, dự trù phận cần mua sắm vật tư, hàng hoá hay có tài sản hư hỏng - Qua việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ kế toán từ chối khoản toán chứng từ không hợp lệ mua hàng hoá từ 100.000đ trở lên hoá đơn tài chính, giấy tờ nghỉ phép, công tác không đầy đủ hợp lệ - Các cán bộ, viên chức không lúng túng giao dịch với kế toán để toán khoản chi Các khoản toán nhanh chóng hơn, hạn chế việc phải lập lại hồ sơ nhiều lần hiểu rõ trình tự thủ tục chứng từ toán, có sai sót cần bổ sung kế toán hướng dẫn lần từ đầu nhận chứng từ Nhờ việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chủ động tham mưu kịp thời với thủ trưởng trước duyệt dự trù kinh phí, hay toán định mức chi tiêu, tiết kiệm nguồn kinh phí, giảm thiểu thiếu sót hình thức biểu mẫu chứng từ gốc Việc chi tiêu bám sát văn hướng dẫn, công văn có liên quan nên kiểm tra chứng từ gốc rõ ràng hơn, không cần phải tìm kiếm, kiểm tra lại kèm vào chứng từ toán Chứng từ gốc rõ ràng minh bạch thể tính dân chủ tài hơn, thông qua việc phối hợp với phận chuyên môn giám sát khoản chi xác nhận vào chứng từ gốc Đặc biệt việc kiểm soát luân chuyển chứng từ gốc chặt chẽ giúp cho số liệu báo cáo toán xác, trung thực đảm bảo tính pháp lý chi tiêu quy định, hạn chế lãng phí sai phạm chế độ tài Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến: Sáng kiến lợi ích cho thấy, việc giảm thiểu sai sót mặt chứng từ kế toán đáng kể Kiểm soát việc chi tiêu hợp lý, toán quy định, tránh lãng phí, sử dụng kinh phí hiệu Do đó, sáng kiến có ảnh hưởng lớn đến hầu hết đơn vị kế toán Kiến nghị, đề xuất: Qua thời gian triển khai thực áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, giải pháp công tác từ năm 2011-2013 việc xây dựng “Quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng dự án, công trình lưu chuyển chứng từ gốc” vào thực tế đơn vị nhận thấy hiệu Từ kiến nghị Phòng Kế toán thuộc Sở, Ban, ngành địa bàn tỉnh Cà Mau có chủ trương áp dụng giải pháp nêu Ý kiến xác nhận Người báo cáo Thủ trưởng đơn vị Lê Minh Quang