sáng kiến quy trình kiểm soát chi và lưu chuyển chứng từ gốc

tra số liệu quyết toán và các biên bản về thanh tra tài chính của một số đơn vị đều lặp đi lặp lại tình trạng sai sót về mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển và việc tham mưu cho thủ t

Mẫu số 02/BC-XDSK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do - Hạnh phúc

Cà Mau, ngày 20 tháng 02 năm 2014

BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN

- Tên sáng kiến: “Quy trình kiểm soát chi và lưu chuyển chứng từ

gốc”

- Tên cá nhân hoặc tên người chủ trì, người đồng nghiên cứu (nếu là sáng

kiến đồng tác giả) thực hiện: Lê Minh Quang;

- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Năm 2011-2013

1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:

Chứng từ gốc phản ánh nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (thu chi

tài chính) hàng ngày diễn ra tại đơn vị, là cơ sở pháp lý phản ánh tình hình quản

lý tài chính tại đơn vị Số liệu kế toán có phản ánh trung thực, chính xác, đúng

quy định hay không đều thể hiện trên chứng từ gốc

Mục đích: Giúp cho việc lưu chuyển chứng từ được thực hiện một cách

nhanh chóng và hiệu quả

Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, chính xác, kế toán phải thực hiện

việc kiểm soát chứng từ trước khi trình duyệt Bởi vì qua một số biên bản thẩm

tra số liệu quyết toán và các biên bản về thanh tra tài chính của một số đơn vị đều lặp đi lặp lại tình trạng sai sót về mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển và việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về định mức chi tiêu vẫn còn hạn chế

Chính vì thế, làm thế nào để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu được sự sai sót trên chứng từ gốc, thực hiện tốt quá trình luân chuyển chứng từ, đó cũng là một yếu tố quan trọng tham mưu cho thủ trưởng về quản lý

và sử dụng tốt các nguồn kinh phí tại đơn vị, từ đó nâng cao chất lượng hạch toán và hiệu quả của các đơn vị HCSN và các đơn vị kế toán Chủ đầu tư

Nhận thức đúng vai trò, trách nhiệm được giao, thời gian qua tôi đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm và tham khảo các tài liệu có liên quan đến việc xây dựng quy trình nêu trên để áp dụng cho đơn vị

2 Phạm vi triển khai thực hiện:

Dùng cho tất cả các đơn vị kế toán Hành chính sự nghiệp kể cả doanh nghiệp và kế toán đơn vị Chủ đầu tư (hoặc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng)

3 Mô tả sáng kiến:

3.1 Mô tả sáng kiến thông qua quy trình sau:

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC

CB, Nhân viên

Khách hàng,

nhà cung cấp

Tiếp nhận thông tin, hồ sơ, lập thủ tục

Lãnh đạo phòng (Cán bộ phụ trách) kiểm soát hồ sơ

(1)

Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) Kiểm soát

Giám đốc (Thủ trưởng đơn vị)

Ký duyệt

Trình tự thực hiện:

(1) : Bộ phận mua hàng, bán hàng tiếp nhận thông tin, giao dịch lập hồ

sơ, kiểm soát, trình duyệt

(2): Lãnh đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát hồ sơ, xác định nội dung giá trị

và chấp nhận

Kế toán

Xử lý

(2a)

(4a)

(3a):

(3)

(4)

Thực hiện nghiệp vụ kho, quỹ

(5b) ( 5c)

* 2a: Trình Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát

(3): Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát, trả hồ sơ để trình Ban

Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) ký duyệt

* 3a: Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán ) kiểm soát chưa đồng ý chuyển

trả Lãnh đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát kiểm tra lại

(4) : Ban Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) ký duyệt chuyển hồ sơ về bộ

phận giao dịch

* 4a: Ban Tổng Giám đốc (Trưởng đơn vị) chưa đồng ý chuyển về Lãnh

đạo phòng (Cán bộ) kiểm soát kiểm tra lại

(5): Trình tự tại phòng kế toán (Bộ phận kế toán).

* 5a: Nhân viên giao dịch chuyển giấy đề xuất được duyệt , chứng từ về phòng kế toán

* 5b: Kế toán kiểm tra chứng từ , lập phiếu thu chi, nhập xuất chuyển bộ phận kho quỹ tiến hành thu, chi, nhập, xuất …

* 5c: Kế toán kiểm tra chứng từ chuyển ngân hàng thực hiện thủ tục nhờ thu, chi

* 5d: Kế toán kiểm tra chứng từ không hợp lệ, chưa đầy đủ chuyển trả bộ phận giao dịch điều chỉnh, bổ sung

(6): Bộ phận kho, quỹ, giao nhận: Căn cứ chứng từ kế toán lập;

Thực hiện nhập, xuất kho; chi, thu tiền với khách hàng (người cung ứng ); hoặc tiến hành giao nhận thực tế

(7): Kết thúc quá trình: Chuyển các chứng từ trả lại bộ phận kế toán lưu 3.2 Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ

Tất cả các chứng từ do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến liên quan đến nghiệp vụ hạch toán kế toán đều phải tập trung vào bộ phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để hạch toán ghi sổ

kế toán

- Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

* Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ ;

* Kế toán viên, kế toán trưởng (kế toán phụ trách), kiểm tra và ký chứng

từ hoặc trình Giám đốc ký duyệt;

* Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán;

* Lưu trữ, bảo quản chứng từ

- Trình tự kiểm tra chứng từ

* Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ;

* Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ, đối chiếu chứng từ với các tài liệu khác có liên quan;

* Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

Khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, không phù hợp với

qui định, qui trình của đơn vị phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị, (người được ủy quyền) biết để xử lý kịp thời theo qui định hiện hành

Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới ký, duyệt cho thực hiện bước tiếp theo

Theo pháp luật Việt Nam qui định các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài Với chứng từ phát sinh 1 lần phải dịch toàn bộ

4 Kết quả, hiệu quả mang lại:

Trên thực tế tại đơn vị nhìn lại chứng từ kế toán trong năm qua đã hoàn chỉnh và đầy đủ so với những năm trước rất nhiều về mặt hình thức cũng như nội dung, đã giảm thiểu tối đa những sai sót về mặt hình thức và nội dung của chứng từ gốc như:

- Chứng từ đúng các mẫu biểu quy định

- Có đầy đủ chữ ký của người mua, người bán

- Có các văn bản liên quan đến các khoản chi là cơ sở để thanh toán các khoản chi

- Giấy đề nghị, dự trù của các bộ phận cần mua sắm vật tư, hàng hoá hay

có tài sản hư hỏng

- Qua việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ kế toán đã từ chối các khoản thanh toán chứng từ không hợp lệ như mua hàng hoá từ 100.000đ trở lên không

có hoá đơn tài chính, giấy tờ nghỉ phép, đi công tác không đầy đủ và hợp lệ

- Các cán bộ, viên chức không còn lúng túng khi giao dịch với kế toán để thanh toán các khoản chi Các khoản thanh toán được nhanh chóng hơn, hạn chế được việc phải lập lại hồ sơ nhiều lần vì đã hiểu rõ về các trình tự và thủ tục chứng từ thanh toán, và nếu có sai sót cần bổ sung đã được kế toán hướng dẫn 1 lần ngay từ đầu khi nhận chứng từ

Nhờ việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đã chủ động tham mưu kịp thời với thủ trưởng trước khi duyệt dự trù kinh phí, hay khi thanh toán đúng định mức chi tiêu, tiết kiệm được nguồn kinh phí, giảm thiểu được sự thiếu sót về hình thức cũng như các biểu mẫu của chứng từ gốc

Việc chi tiêu do bám sát các văn bản hướng dẫn, các công văn có liên quan nên khi kiểm tra chứng từ gốc được rõ ràng hơn, không cần phải đi tìm kiếm, kiểm tra lại nữa vì đã kèm vào chứng từ thanh toán

Chứng từ gốc được rõ ràng minh bạch thể hiện tính dân chủ về tài chính hơn, thông qua việc phối hợp với các bộ phận chuyên môn giám sát các khoản chi và xác nhận vào chứng từ gốc

Đặc biệt việc kiểm soát và luân chuyển chứng từ gốc chặt chẽ giúp cho

số liệu báo cáo quyết toán được chính xác, trung thực hơn đảm bảo tính pháp lý chi tiêu đúng quy định, hạn chế lãng phí và sai phạm về chế độ tài chính

5 Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:

Sáng kiến lợi ích trên cho thấy, việc giảm thiểu sai sót về mặt chứng từ kế toán đáng kể Kiểm soát việc chi tiêu hợp lý, thanh quyết toán đúng quy định, tránh lãng phí, sử dụng kinh phí hiệu quả Do đó, sáng kiến có ảnh hưởng lớn đến hầu hết các đơn vị kế toán

6 Kiến nghị, đề xuất: Qua thời gian triển khai thực hiện áp dụng sáng

kiến cải tiến kỹ thuật, giải pháp trong công tác từ năm 2011-2013 trong việc xây

dựng “Quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng các dự án, công trình và

lưu chuyển chứng từ gốc” vào thực tế tại đơn vị nhận thấy rất hiệu quả Từ đó

kiến nghị các Phòng Kế toán thuộc các Sở, Ban, ngành trên địa bàn tỉnh Cà Mau

có chủ trương áp dụng giải pháp nêu trên

Ý kiến xác nhận Người báo cáo

của Thủ trưởng đơn vị

Lê Minh Quang