Giáo Trình Học Excel

HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCIAL AUDIT ACCOUNTING ASSOCIATION Trình bày giao diện: Kid1412 - Email: Kid1412.acc@gmail.com - Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2013 Nguồn tài liệu: giaiphapexcel.com HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCIAL AUDIT ACCOUNTING ASSOCIATION DANH MỤC NHỮNG TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL Lời nói đầu 01 Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính 02 Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet 03 Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định 04 Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết 05 Ẩn sheet cho người dùng dùng lệnh unhide để 06 Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) 07 Tạo mục cho Sheet Workbook 08 Giới hạn vùng cuộn bảng tính 09 Khóa bảo vệ ô có chứa công thức 10 Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng 11 Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating 12 Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 13 Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) 14 Gỡ bỏ liên kết ma 15 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16 Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 17 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 18 Điều khiển Conditional Formating checkbox 19 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 20 Đếm cộng ô định dạng có điều kiện 21 Tô màu dòng xen kẽ 22 Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô 23 Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox 24 Dùng nhiều List cho Combobox 25 Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác 26 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 27 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 28 Trích xuất liệu số chuỗi VBA 29 Tùy biến thích ô bảng tính 30 Sort thứ tự dựa nhiều ba cột 31 Sắp xếp ngẫu nhiên 32 Thao tác liệu với Advanced Filter 33 Tạo định dạng số cho riêng bạn 34 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35 Tự tạo danh sách để fill 36 Làm Subtotal Excel 37 Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị 38 Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 39 Ngày tháng Excel 40 Cho phép sử dụng tính Group and Outline bảng tính bị khoá 41 Bẫy lỗi để trống liệu"]Bẫy lỗi để trống liệu 42 Giảm danh sách xổ xuống Validation, sau chọn 43 Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải 44 Thay địa liệu tên 45 Sử dụng tên cho dãy worksheet khác 46 Sử dụng tên để tạo hàm tự tạo 47 Tạo dãy mở rộng thu hẹp 48 Sử dụng dãy động cách linh hoạt 49 Nhận biết tên dãy worksheet 50 Chia sẻ PivotTable không chia sẻ cấu trúc liệu 51 Tự động tạo PivotTable 52 Di chuyển dòng Grand Total PivotTable 53 Sử dụng PivotTable với liệu từ workbook khác 54 Cắt rời “miếng” từ “chiếc bánh đồ thị” (Pie Chart) 55 Hai biểu đồ biểu đồ hình bánh 56 Tạo biểu đồ thay đổi theo liệu 57 Sử dụng công cụ điều khiển tự tạo để tương tác với biểu đồ 58 Bốn cách cập nhật biểu đồ nhanh chóng 59 Tạo biểu đồ nhiệt kế 60 Tạo biểu đồ cột tùy biến chiều dài chiều rộng 61 Tạo biểu đồ đồng hồ đo tốc độ 62 Liên kết chữ biểu đồ với ô 63 Để ô rỗng ô có công thức False không hiển thị biểu đồ 64 Thêm mũi tên hướng cho biểu đồ đường 65 Thêm mũi tên cho trục X 66 Chỉnh lại trục X sử dụng liệu ngày tháng 67 Vị trí thông số trục 68 Biểu đồ lốc 69 Thay điểm hình 70 Đánh dấu tên trục theo điều kiện 71 Tạo số tổng cộng cho biểu đồ cột nhiều thành phần 72 Thêm mô tả vào công thức bạn 73 Di chuyển công thức chứa địa tương đối mà không làm thay đổi tham chiếu p HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM 000 - VIETNAM FINANCIAL AUDIT ACCOUNTING ASSOCIATION LỜI NÓI ĐẦU Trong trình thực bảng tính, mắc phải vô số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường không để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều tin với Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính với nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hoàn thành, không cần phải thêm vào liệu công thức khác, bạn làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc không cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải mang lại cho người dùng thông tin xác, thông tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, không thiết lập trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác Có hàng trống cột trống khối liệu (database) Bỏ trống ô có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên luôn cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tôi thấy nhiều bảng tính không trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống ô Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều công cụ để tìm kiếm tham chiếu công thức, số không nhỏ đó, đòi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Những mẹo nhỏ định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho vấn đề cần bàn đến Mặc dù bảng tính nên định dạng cho dễ đọc dễ theo dõi, nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu Hãy luôn định dạng thật đơn giản Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng bảng tính không thiết phải làm vậy, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Việc thường xuyên áp dụng định dạng phức tạp cho bảng tính làm cho tăng kích thước, cho dù bảng tính bạn trông giống tác phẩm nghệ thuật, lại nỗi sợ hãi cho người khác.Một kiểu phối màu tốt mà bạn nên áp dụng cho bảng tính, màu đen, màu trắng màu xám Một gợi ý nữa, nên bỏ trống vài hàng (ít hàng) Những hàng dùng cho tính nâng cao sau, chẳng hạn Advanced Filter, dùng làm vùng điều kiện cho công thức xử lý liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho liệu Theo mặc định, Excel canh phải cho liệu kiểu số, canh trái cho liệu kiểu text Và điều tốt rồi, đừng thay đổi Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn không xác định tức khắc liệu kiểu số hay liệu kiểu text; gây nhầm lẫn cho người khác tham chiếu đến ô, nhiều họ tưởng liệu ô số, thật text Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn bị nhức đầu với sau Chỉ có tiêu đề bảng tính hưởng ngoại lệ mà Chỉ định dạng ô theo kiểu text thật cần thiết Bởi tất liệu nhập vào ô định dạng trước theo kiểu text bị chuyển thành liệu kiểu text, bạn nghĩ bạn nhập vào liệu kiểu số hay liệu kiểu ngày tháng Và tồi tệ nữa, ô chứa công thức tham chiếu đến ô định dạng theo kiểu text, bị định dạng thành kiểu text Nói chung, bạn đâu có muốn ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không Trộn ô (merge cells) vấn đề Có số công thức macro chạy với ô trộn Cho nên, thay trộn ô, bạn dùng chức "Center across selection", nằm Home ➝ nhóm Alignment Nhấn vào mũi tên bên phải, mở hộp thoại Format với tab Alignment chọn sẵn Bạn sử dụng trượt dọc khung Horizontal để chọn Center Across Selection Hoặc bạn right-click chọn Format Cells từ shortcut menu Với Excel 2003 trở trước, bạn mở hộp thoại từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1) Danh mục tuyệt chiêu Excel p HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCI ACCOUNTING ASSOCIATION Chiêu thứ 70: Đánh dấu tên trục theo điều kiện Với chiêu thứ 71 này, bạn học cách đánh dấu tên trục X màu theo vùng liệu đị chẳng hạn bạn muốn tô màu đỏ liệu bạn bé 25 tô màu xanh liệu bạn lớn 25 làm vậy, xem hướng dẫn: 1/ Bạn tạo bảng liệu hình: 2/ Bạn tạo biểu đồ cột theo vùng B2:B13 3/ Chọn thẻ Layout -> Tại Current Selection, chọn Series “Màu đỏ” 4/ Chọn thẻ Design -> Tại Type, chọn Change Chart Type (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào nhãn “M chọn Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Line Chart 5/ Làm tương tự với Series “Màu xanh” 6/ Một lần nữa, bạn chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> More Data (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào nhãn chọn Data Labels) -> thẻ Label Options, đánh dấu c Name, đồng thời bỏ chọn Value phía Category Name -> Close 7/ Lặp lại tương tự với Series “Màu xanh” 8/ Tiếp tục chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> chọn Below (với Ex chuột phải chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Alignment -> chọn Label Position to Below) 9/ Cũng làm tương tự với Series “Màu xanh” 10/ Nhấn chọn trục X cũ -> nhấn chuột phải chọn Format Axis (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào thẻ Patterns) -> chọn thẻ Axis Options -> Major tick mark style, chọn None danh sách xổ xuống Labels, chọn None danh sách xổ xuống Việc làm biến trục X cũ -> Close 11/ Nhấn chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Home (với Excel 2003, chọn công cụ Formatting) -> đ thành màu đỏ 12/ Làm tương tự cho nhãn “Màu xanh”, vậy, nhãn sử dụng màu chữ màu xanh Vậy bạn thấy thành Tuy chiêu vụn vặt giúp bạn m biến cho đồ thị thêm màu sắc Danh mục tuyệt chiêu Excel p HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCI ACCOUNTING ASSOCIATION Chiêu thứ 71: Tạo số tổng cộng cho biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart) Khi bạn sử dụng biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart), thật không dễ dàng để thể lên cột Và chiêu thứ 72 đời để giúp bạn hoàn thành công việc Tuy nhiên, trước bắt đầu, liệu mẫu biểu đồ cột nhiều thành phần Bạn tạo liệu biểu đồ hình đây: Tiếp theo, bạn chọn series “Tổng cộng” -> nhấn chuột phải -> chọn Change Chart Type (với Excel biểu đồ để chọn -> Chart -> Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Thế biểu đồ bạ sau: Kế đó, bạn cần đưa số liệu lên biểu đồ cách nhấn vào biểu đồ để chọn đường biểu đồ bạn vừa tạo phải -> Add Data Labels (với Excel 2003, nhấn chuột phải -> Format Data Series -> Labels -> Show V Tuy nhiên, bạn thấy số liệu nằm hết bên phải phía Do đó, bạn nhấ số vừa -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> thẻ Label Options, phần Label Position, Close (với Excel 2003, chọn số -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> Alignment v End Label Position) Cuối cùng, bạn cần xóa đường biểu đồ Một lần bạn nhấn chuột phải vào đường biểu đồ Series -> chọn thẻ Line Color -> chọn No Line -> Close (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào đường b Format Data Series -> chọn thẻ Patterns -> Line -> None -> OK) Để đẹp hơn, bạn nhấn chuột từ từ hai lần vào series “Tổng cộng” xóa Như vậy, biểu đồ củ hoàn thành này: Danh mục tuyệt chiêu Excel p HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCI ACCOUNTING ASSOCIATION Chiêu thứ 72: Thêm mô tả vào công thức bạn Kể bạn tự viết công thức hay hàm tự tạo cho bạn xem lại vào dịp sau đó, thấy khó khăn để hiểu ý nghĩa công thức bạn Bạn phải dò ô, vùng xem mối liên k vùng khác để biết công thức bạn làm Và chắn, bạn thầm ước có d để lần vậy, bạn nhìn vào hiểu bạn làm Có vấn đề là, bạn thêm chữ vào công thức, đa phần hàm trả kết lỗi b dòng chữ Tuy vậy, đừng vội lo lắng, Excel có cung cấp cho bạn hàm chuyên giúp bạn thêm thức, hàm N Khi bạn sử dụng hàm này, Excel đơn biến chuỗi bạn thành số Giả sử nế =N(“GPE”) kết bạn nhận Ví dụ, bạn kết hợp sử dụng hàm N này: =A1*B1+N("Tính doanh thu sản phẩm A") Tất nhiên, bạn cần lưu ý hàm N chuyển chuỗi bạn thành số nên bạn sử dụng =A1*B1*N("Tí sản phẩm A"), bạn gặp rắc rối kết Tóm lại, bạn sử dụng hàm N cách để gợi nhớ nhằm giúp bạn dễ thở việc dò tìm Danh mục tuyệt chiêu Excel p HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀ I CHÍ NH VIỆT NAM -000 - VIETNAM FINANCI ACCOUNTING ASSOCIATION Chiêu thứ 73: Di chuyển công thức chứa địa tương đối mà không làm thay đổi tham chiếu Khi công thức bạn chứa địa tuyệt đối (được biểu thị dấu $, $A$1), bạn thoải má công thức mà lo tham chiếu bị thay đổi Tuy nhiên, vấn đề là, nhiều lúc bạn quên đặt địa sau thao tác nhiều công đoạn, liệu bạn lên đến số hàng ngàn, bạn từ từ thêm dấu $ Vậy bạn làm gì? Có cách giúp bạn di chuyển công thức không làm thay đổi tham chiếu, bạn làm sau 1/ Chọn vùng hay ô bạn muốn copy 2/ Chọn thẻ Home -> Editting, chọn Find & Select -> Replace (Excel 2003, chọn Edit -> Replace) h H 3/ Tại dòng Find What:, gõ = 4/ Tại dòng Replace With, gõ & hay ký hiệu mà bạn chắn công th 5/ Nhấn nút Option bên dưới, bạn phải bảo đảm bạn không đánh dấu check vào Match entire cell c Replace All 6/ Tất công thức bạn thay đổi từ dấu = sang dấu & Bây giờ, bạn dễ dàng thoải mái co vừa thay đổi đến nơi khác tùy thích 7/ Sau đó, công việc cuối bạn quét chọn vùng bạn vừa chuyển qua, vùng công thức chứa dâu Replace để chuyển ngược lại từ dấu & thành dấu = Khi bạn kết thúc công việc, tham chiếu bạn giữ lúc ban đầu Danh mục tuyệt chiêu Excel p