giáo trình học excel b toàn tập

GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net TIN HỌC B VĂN PHÒNG Word , Excel, PowerPoint, Internet GV: Nguyễn Quang Vinh Website: www.nguyenquangvinh.net Email: info@nguyenquangvinh.net Yahoo: Vinh_DJ008 Facebook.com/nguyenquangvinh.net MS Excel Nâng Cao Giới thiệu: I Các thủ thuật nâng cao II Hàm nâng cao thống kê III Hàm dò tìm nâng cao IV Công thức mảng MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.1.Cấu hình  Các tùy chọn Excel Options  Chọn nút lệnh Office Button -> Excel Options Xác định môi trường làm việc Xác định tùy chọn công thức Xác định từ định dạng Xác định cách bảng tính lưu Xác định tùy chọn việc chỉnh sửa Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.2.Bảo vệ vùng liệu  Chọn khối vùng liệu  Chọn Home/Format/Format Cells/Protection  Chọn Locked cho vùng muốn bảo vệ  Chọn Home/Format/Protect Sheet  Chọn Select locked cells  Nhập vào mật MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.3.Bảo vệ cấu trúc bảng tính  Chọn Review/Protect Workbook   Structure: Không đổi tên, di chuyển, chèn, xóa … Windows: Không thay đổi kích thước, vị trí bảng tính MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.4.Import liệu Data->Get External Data-> Existing Connections -> Browse for more…( tìm đến file excel cần lấy liệu) -> Xuất bảng Import Data  Existing worksheet: chọn ô Sheet  New worksheet: tạo sheet Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.5.Đặt tên vùng  Chọn thẻ Formulas/Define Name  Đặt tên vùng chọn địa vùng  Quy tắc đặt tên:  Không dấu  Không khoảng trắng  Không ký tự đặc biệt  Không trùng MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.6.Liên kết Sheet – Liên kết tập tin  Chọn Insert -> Hyperlink   Existing File or Web Page: Liên kết đến tập tin khác hay đến địa Web Place in this Document: Liên kết đến Sheet tập tin MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.7.Validation Dùng để khống chế liệu nhập ô  Chọn vùng cần đặt giá trị giới hạn  Chọn thẻ Data/Data Validation    Thẻ Setting: Thiết lập điều kiện Thẻ Input Message: Thông tin nhập liệu Thẻ Error Alert: hộp cảnh báo  Ràng buộc dạng List:   Quét vùng liệu có sẵn VD: = $A$5:$$A10 Nhập trực tiếp liệu: nd1,nd2,nd3,…  Ràng buộc dạng Custom VD: ô thứ 2(A2) >= ô thứ 1(A1) Đặt RB từ ô thứ trở đi: = A2>=A1 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.8.Tạo danh sách động  Thực thao tác tạo danh sách (List)  Chọn khối vùng liệu tạo danh sách (List)  Chọn thẻ Insert/Table (Ctrl+T)  Chọn bỏ chọn My table has headers (tiêu đề cho List) 10 MS Excel Nâng Cao I Các thủ thuật nâng cao 1.9.Conditional: Định dạng theo điều kiện  Chọn vùng cần định dạng  Chọn thẻ Home/Conditional Formatting/New Rules  Chọn qui luật định dạng Use a formula to …  Đặt điều kiện định dạng Format values where this … = Điều kiện dịnh dạng  Chọn nút Format để định dạng cho liệu    Định dạng cho ô: không cố định Định dạng dòng: cố định cột Định dạng cột: cố định dòng  Ví dụ: 11 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.1.Cơ sở liệu  Các khái niệm    Database: vùng liệu Criteria range: vùng tiêu chuẩn Extract: vùng rút trích liệu  Cách tạo vùng tiêu chuẩn  Tạo nhãn: Yêu cầu tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải giống với tiêu đề vùng liệu  Tạo công thức: Yêu cầu tiêu đề vùng tiêu chuẩn khác với tiêu đề vùng liệu 12 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.2.Các hàm thống kê       Tạo vùng điều kiện trước thống kê DSUM: Tính tổng Cú pháp: DSUM(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính tổng, Điều Kiện) DCOUNT: Đếm ô kiểu số Cú pháp: DCOUNT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện) DCOUNTA: Đếm ô khác rỗng Cú pháp: DCOUNTA(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện) DMAX: Tính trị lớn Cú pháp: DMAX(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính lớn nhất, Điều Kiện) DMIN: Tính trị nhỏ Cú pháp: DMIN(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính nhỏ nhất, Điều Kiện) 13 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ   DAVERAGE: Tính giá trị trung bình Cú pháp: DAVERAGE(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính TB, Điều Kiện) DPRODUCT: Nhân giá trị cột theo điều kiện định Cú pháp: DPRODUCT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính, Điều Kiện) 14 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ   SUMIF : Tính tổng với điều kiện Cú pháp: SUMIF(Vùng điều kiện, Điều Kiện, Vùng Tính Tổng) COUNTIF: Đếm với điều kiện Cú pháp: COUNTIF (Vùng Điều Kiện, Điều Kiện) 15 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.3.Các hàm thống kê nâng cao  COUNTIFS: Đếm ô vùng thỏa nhiều điều kiện Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, ) 16 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.3.Các hàm thống kê nâng cao  SUMIFS: Tính tổng ô vùng thỏa nhiều điều kiện Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ) Ví dụ: Tính tổng số tiền tài khoản có lãi suất năm 2000 > 3% lãi suất năm 2001 ≥ 2%? SUMIFS(B2:E2, B3:E3, ">3%", B4:E4, ">=2%") 17 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.3.Các hàm thống kê nâng cao  SUBTOTAL: Tính toán cho nhóm bảng liệu Cú pháp: SUBTOTAL(Con số tên hàm, Vùng tham chiếu 1, Vùng tham chiếu 2, …) Số Tên hàm Diễn giải AVERAGE Tính trung bình cộng COUNT Đếm ô có liệu số COUNTA Đếm ô có chứa liệu MAX Tính trị lớn MIN Tính trị nhỏ PRODUCT Tính nhân STDEV Tính độ lệch chuẩn STDEVP Tính độ lệch chuẩn SUM Tính tổng 10 VAR Tính phương sai 11 VARP Tính phương sai 18 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.4.Thống kê tính SUBTOTAL  Sắp xếp liệu theo thứ tự cần nhóm lại tính toán  Quét bảng liệu  Chọn thẻ Data/Subtotal    At Each Change In: Chọn tên cột Use Function: Chọn hàm Add Subtotal To: Chọn trường tính toán 19 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.5.Thống kê tính CONSOLIDATE Dùng để tính toán kết hợp thông tin từ nhiều nguồn liệu  Sao chép tiêu đề cột cần tính toán đến vùng riêng  Chọn khối tiêu đề vùng cần thống kê  Chọn thẻ Data/Consolidate   Function: chọn hàm Reference: quét bảng liệu -> Add Check: Top row, Left column  Create links to source data: Tạo liên kết liệu thống Kê khác Sheet  20 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.6.Thống kê tính PIVOTTABLE Dùng để tổng hợp, tóm tắt phân tích liệu từ danh sách với nhiều góc độ nhiều cấp khác  Quét vùng liệu cần thống kê  Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotTable 21 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.6.Thống kê tính PIVOTTABLE  Tiến hành kéo thả field liệu vào vùng tương ứng bên để có bảng thống kê theo ý muốn  Sửa tên cột: Right Click -> Value Field Setting 22 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.6.Thống kê tính PIVOTTABLE  Sử dụng PivotChat để vẻ biểu đồ  Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotChat 23 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.7.Thống kê tính DATA TABLE a DATA TABLE biến  Tạo công thức tính SUM(IF( )) ô bảng thống kê  Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table  Nếu điều kiện dạng Cột ->nhập ô ĐK vào column input cell  Nếu điều kiện dạng dòng -> nhập ô ĐK vào row input cell 24 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.7.Thống kê tính DATA TABLE b DATA TABLE biến  Tạo ô đại diện dòng cột:  Tạo công thức tính SUM(IF( )) ô giao tiêu đề  Quét bảng thống kê (quét tiêu đề)  Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table 25 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.8.Các hàm nâng cao a Hàm lấy giá trị lớn thứ N LARGE (vùng liệu, số lớn thứ k) b Hàm lấy giá trị nhỏ thứ N SMALL (vùng liệu, số nhỏ thứ k) c Hàm xử lý lỗi   Kiểm tra lỗi ISERROR (ô liệu cần kiểm tra) trả True or False Thay giá trị lỗi IFERROR (ô liệu cần kiểm tra, giá trị thay lỗi) 26 MS Excel Nâng Cao III HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO 3.1.Hàm dò tìm trả vị trí  MATCH (giá trị cần dò, vùng dò tìm, kiểu dò ) Kiểu dò : xác, vị trí nhỏ , -1 vị trí lớn 3.2.Hàm dò tìm liệu biết vị trí dòng cột cần lấy  INDEX (vùng liệu, vị trí dòng, vị trí cột) 27 Page of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao III HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO 3.3 Kết hợp hàm INDEX với hàm MATCH Dò tìm cho bảng gồm nhiều dòng nhiều cột  INDEX(vùng liệu bảng dò, MATCH (mã dò điều kiện dòng, vùng dò dòng , kiểu dò),MATCH (mã dò điều kiện cột, vùng dò cột, kiểu dò )) VD: INDEX ($B$33:$J$42, MATCH (C5,$A$33:$A$42,0), MATCH (E5,$B$32:$J$32,0)) 28 MS Excel Nâng Cao III HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO 3.4.Hàm tham chiếu  INDIRECT: Trả tham chiếu từ chuỗi ký tự Cú pháp: INDIECT(ref_text, a1) 29 MS Excel Nâng Cao III HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO 3.4.Hàm tham chiếu Ví dụ: dò tìm từ nhiều bảng B1: Đặt tên bảng giống tên nhóm: di_ung, huyet_hoc,… Hoặc: di_ung1, huyet_hoc1 B2: Đơn giá nhập công thức  Tên bảng giống tên nhóm VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5),2,0)  Tên bảng khác tên nhóm VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5& “1”),2,0) 30 Page 10 of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Mảng chiều  Là tập hợp phần tử dòng cột  Để tạo mảng ngang: gõ ={1,2,3,4,5}  Để tạo mảng dọc: gõ ={1;2;3;4;5} 31 MS Excel Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Mảng chiều  Mảng hai chiều tập hợp phần tử theo hình chữ nhật bao gồm nhiều hàng nhiều cột  Tạo mảng chiều: gõ {1,2,3,4;5,6,7,8;9,10,11,12} 32 MS Excel Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG 4.1Công thức mảng Thao tác tính toán vùng liệu -VD1:Thành tiền = SL * DG Quét vùng thành tiền =E5:E16*F5:F16 Ctrl + Shift + Enter -VD2: Nếu SL>5 giảm 5% thành tiền ngược lại không giảm =IF(F5:F16>5, E5:E16*F5:F16*95%, E5:E16*F5:F16) 33 Page 11 of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG 4.2.Thống kê dùng công thức mảng  Tính tổng theo điều kiện SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, vùng tính tổng))  Đếm theo điều kiện SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, 1))  Kiểm tra giá trị có dãy hay không IF(OR( vùng điều kiện = điều kiện ), “Có”, “Không”) 34 MS Excel Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Các phép toán luận lý mảng  Điều kiện AND: dùng phép nhân biểu thức so sánh mảng  Ví dụ: Tính tổng giá trị vùng C1:C60 giá trị dòng tương ứng vùng A1:A60>50 B1:B60=“HH01” ={SUM(IF((A1:A60>50)*(B1:B60=“HH01”),C1:C60))}  Điều kiện OR : dùng phép cộng  Ví dụ: Tính tổng giá trị vùng C1:C60 giá trị dòng tương ứng vùng A1:A60>50 B1:B60=“HH01” {=SUM(IF((A1:A60>50)+(B1:B60=“HH01”),C1:C60))} 35 Page 12 of 12 [...]... Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel < /b> Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Mảng 1 chiều  Là tập hợp các phần tử trên 1 dòng hoặc 1 cột  Để tạo mảng ngang: gõ ={1,2,3,4,5}  Để tạo mảng dọc: gõ ={1;2;3;4;5} 31 MS Excel < /b> Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Mảng 2 chiều  Mảng hai chiều là tập hợp các phần tử theo hình chữ nhật bao gồm nhiều hàng và nhiều cột  Tạo mảng... hay không IF(OR( vùng điều kiện = điều kiện ), “Có”, “Không”) 34 MS Excel < /b> Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG  Các phép toán luận lý trên mảng  Điều kiện AND: dùng phép nhân trong biểu thức so sánh mảng  Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 và B1 :B6 0=“HH01” ={SUM(IF((A1:A60>50)* (B1 :B6 0=“HH01”),C1:C60))}  Điều kiện OR : dùng phép cộng  Ví dụ: Tính... ={SUM(IF((A1:A60>50)* (B1 :B6 0=“HH01”),C1:C60))}  Điều kiện OR : dùng phép cộng  Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 hoặc B1 :B6 0=“HH01” {=SUM(IF((A1:A60>50)+ (B1 :B6 0=“HH01”),C1:C60))} 35 Page 12 of 12 ... 32 MS Excel < /b> Nâng Cao IV CÔNG THỨC MẢNG 4.1Công thức mảng Thao tác tính toán trên vùng dữ liệu -VD1:Thành tiền = SL * DG Quét vùng thành tiền =E5:E16*F5:F16 Ctrl + Shift + Enter -VD2: Nếu SL>5 thì giảm 5% thành tiền ngược lại không giảm =IF(F5:F16>5, E5:E16*F5:F16*95%, E5:E16*F5:F16) 33 Page 11 of 12 GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel ... ≥ 2%? SUMIFS (B2 :E2, B3 :E3, ">3%", B4 :E4, ">=2%") 17 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.3.Các hàm thống kê nâng cao  SUBTOTAL: Tính toán cho nhóm b ng liệu Cú pháp: SUBTOTAL(Con số... tính PIVOTTABLE  Sử dụng PivotChat để vẻ biểu đồ  Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotChat 23 MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.7.Thống kê tính DATA TABLE a DATA TABLE biến  Tạo công... Email: info@nguyenquangvinh.net – Website: www.NguyenQuangVinh.Net MS Excel Nâng Cao II HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ 2.7.Thống kê tính DATA TABLE b DATA TABLE biến  Tạo ô đại diện dòng cột:  Tạo