Sáng kiến kinh nghiệm về quản lý chứng từ, kế toán

Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất.. Mục đích kinh n

PHẦN MỘT: THÔNG TIN TÁC GIẢ SÁNG KIẾN.

- Họ và tên tác giả sáng kiến:

- Ngày, tháng, năm sinh:

- Chức vụ, đơn vị công tác:

- Trình độ chuyên môn:

- Đề nghị xét công nhận sáng kiến: Cấp trường

- Lĩnh vực áp dụng: “ Một số kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán”.

PHẦN HAI: NỘI DUNG SÁNG KIẾN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Khái quát đặc điểm tình hình của nhà trường.

* Đặc điểm tình hình nhà trường:

Trường THCS bàn Trường được thành lập từ năm đến nay (năm học 2016-2017) nhà trường đã có bề dày truyền thống dạy và học Năm học 2016-2017, trường trung học cơ sở có 16 lớp (4 lớp 6, 4 lớp 7 học theo mô hình trường học mới và 4 lớp 8, 4 lớp 9 học theo mô hình hiện hành) với tổng học sinh và 33 cán bộ giáo viên, nhân viên Các đồng chí cán bộ giáo viên, nhân viên của trường đều

có trình độ chuyên môn đạt chuẩn và trên chuẩn, nên thuận lợi cho công tác giảng dạy Tuy nhiên xã , trình độ dân trí chưa cao, công việc lao động chủ yếu theo nghề nông nên điều kiện kinh tế còn rất nhiều khó khăn, địa bàn còn nhiều phức tạp về vấn đề xã hội, cũng gây ảnh hưởng đến hiệu quả giảng dạy của nhà trường

Vượt qua những khó khăn trên, trong những năm gần đây, nhà trường đang

có những bước tiến nhiều khởi sắc: Năm học 2014 – 2015 nhà trường đạt tập thể lao động tiên tiến; Năm học 2015 - 2016 trường đạt tập thể lao động tiên tiến và có

5 giáo viên đạt giáo viên dạy giỏi cấp huyện, 4 chiến sỹ thi đua cấp cơ sở, 22 giáo viên đạt danh hiệu LĐTT Có được những thành tích đó là do nhà trường luôn

được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo Đảng ủy, chính quyền địa phương, phòng Giáo dục và đào tạo huyện và Chi bộ nhà trường

2 Lý do viết kinh nghiệm:

Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán trong trường học việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề hết sức quan trọng vì nó là minh chứng cho toàn bộ những hoạt động tài chính của nhà trường, do đó tôi luôn quan tâm tìm hiểu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất Từ những

suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài: “ Một số kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán”.

3 Mục đích kinh nghiệm:

Để công tác quản lý chứng từ được đảm bảo hơn, khoa học hơn, thuận tiện trong quá trình sử dụng lâu dài của nhà trường Ngoài ra còn là minh chứng cho quá trình thu chi của nhà trường hàng năm, là hồ sơ để quyết toán với kho bạc nhà nước

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

- Phương pháp trao đổi

- Phương pháp thực nghiệm

5 Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý:

Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị Chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là

điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân, tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương

Từ thực tiễn trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài và rất quan trọng Là chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài chính ở đơn vị và cho chính bản thân kế toán Do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản cụ thể như sau:

- Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không

sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý ) lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán

- Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo

Tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:

+ Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;

+ Tài liệu kế toán của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;

+ Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;

+ Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản,

- Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý

nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:

+ Sổ kế toán tổng hợp;

+ Báo cáo Tài chính năm;

- Các văn bản áp dụng:

+ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 quyết định về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

+ Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của Bộ trưởng Bộ Tài chính

+ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 6 tháng 11 năm 2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính

CHƯƠNG II NỘI DUNG

1 Thực trạng của kinh nghiệm:

Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng trục năm sau Nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp cơ

sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và các khoản công tác phí để thanh quyết toán với cơ quan tài chính Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài

Thực tế do cơ sở vật chất nhà trường còn nhiều hạn chế nên việc đầu tư cho công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ kế toán chưa thực sự được quan tâm Chưa

có tủ lưu trữ hồ sơ riêng dành cho kế toán, hồ sơ kế toán các năm còn phải lưu trữ chung với tủ lưu trữ văn bằng, học bạ của học sinh, tủ hồ sơ để chung với phòng đội Tất cả chứng từ kế toán của một năm tài chính đều được để chung trong cùng một hộp hồ sơ, chưa được sắp xếp phân loại theo từng nhóm, từng loại chứng từ

Do đó việc bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán còn gặp rất nhiều hạn chế

Trước những vấn đề như vậy bản thân tôi nhận thấy cần có sự thay đổi trong công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, chứng từ kế toán cũng như việc sắp xếp phân loại chứng từ, sổ sách kế toán của nhà trường

2 Nội dung kinh nghiệm:

2.1 Giải quyết vấn đề:

a Khái niệm quản lý:

“Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”

b Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:

Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “ Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính

Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương

Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ,

sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong quản lý và điều hành

c Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:

Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh

xã hội công bằng dân chủ văn minh

d Một số biện pháp:

Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán của trường THCS thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:

Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường biết, làm tốt công tác phối hợp bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ

Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị

để mọi người cùng phối hợp thực hiện Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc

khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn

ý thức trước được công việc của mình

Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh

số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, chương, loại, khoản…để dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tránh mất thời gian và xáo trộn chứng từ Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính

Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng chứng

từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn thận Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp Lãnh đạo

2.2 Khả năng áp dụng:

Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường THCS

2.3 Phạm vi áp dụng:

Trường THCS An Thịnh

2.4 Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:

Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công việc không để tồn đọng và kéo dài thời gian

Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ

đó đến nay luôn bảo quản tốt

Qua quá trình làm công tác kế toán bản thân tôi đã thực hiện đầy đủ các chứng từ, sổ sách kế toán và thanh quyết toán kịp thời đúng thời gian qui định của cấp trên, cho nên các năm học qua đã được Hội đồng thi đua khen thưởng của nhà trường đánh giá cao trong công tác quản lý hồ sơ của nhà trường

CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và quan trọng của kế toán và việc bảo quản và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán Do đó, việc áp dụng kinh nghiệm trong việc quản lý, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán là hết sức cần thiết giúp cho việc lưu trữ chứng từ kế toán được khoa học và lâu bền hơn

Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà bản thân tôi qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những kinh nghiệm sau:

Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng

của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi

Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của

ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của mình

Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với các cán bộ, giáo viên, nhân viên khác

trong nhà trường nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có

Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt động từ đầu năm, qua đó nắm được lộ

trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao

Chính vì vậy, tôi viết đề tài này cũng không ngoài mục đích nêu lại kinh nghiệm mà bản thân tôi đã trải nghiệm qua thực tế quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán để đồng nghiệp tham khảo Hy vọng rằng với chính lòng nhiệt huyết yêu nghề của tôi cũng như của đội ngũ giáo viên sẽ đem lại hiệu quả quản lý tài chính cao hơn nữa trong các năm tới để phục vụ tốt hơn nữa cho sự nghiệp giáo dục mà chúng ta đã chọn

2 Kiến nghị

* Đối với Phòng giáo dục:

- Thường xuyên tổ chức các hội thảo trao đổi kinh nghiệm, bàn luận rút ra những kỹ năng tối ưu, tích cực để nâng cao chất lượng cho toán kế toán tại các đơn vị trường học

* Đối với nhà trường: Cần quan tâm hơn nữa đến công tác quản lý, lưu trữ hồ

sơ, chứng từ kế toán của đơn vị

Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng tại Trường THCS đạt được những thành công như đã nêu Tôi tin chắc rằng còn nhiều biện pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa học các cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong ngành giáo dục & đào tạo của huyện thuộc địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn rất hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng công việc./

“Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”

b Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:

Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “ Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ

Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính

Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương

Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ,

sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong quản lý và điều hành

c Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:

Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh

xã hội công bằng dân chủ văn minh

d Một số biện pháp: