Xây dựng bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường

Tình hình nghiên cứu: Nhận thức được vai trò quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác tổchức, quản lý, bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động không chuyêntrách cấp xã, nhữ

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 3

1 Tính cấp thiết của đề tài: 3

2 Tình hình nghiên cứu: 4

3 Mục tiêu nghiên cứu: 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 5

5 Phương pháp nghiên cứu: 5

6 Những đóng góp khoa học và điểm mới của khóa luận: 6

7 Kết cấu của khóa luận: 6

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 7

1.1 Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường: 7

1.1.1 Khái niệm 7

1.1.2 Số lượng 8

1.1.3 Đặc trưng 9

1.1.4 Vai trò 10

1.2 Bản mô tả công việc 12

1.2.1 Khái niệm 12

1.2.2 Nội dung 13

1.2.3 Quy trình xây dựng 13

1.2.4 Yêu cầu 19

1.3 Nguyên tắc và căn cứ xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh

không chuyên trách 21

1.4 Sự cần thiết phải xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách cấp phường 22

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CÁC CHỨC DANH KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 25

2.1 Thực trạng về đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh 25

2.1.1 Thực trạng: 25

2.1.2 Vấn đề đặt ra: 33

2.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh 34

2.2.1 Quá trình xây dựng bản mô tả công việc 34

2.2.2 Bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường.39 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO THỰC HIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÁC CHỨC DANH KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG 49

3.1 Xây dựng cơ sở pháp lý để đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc 49

3.2 Xây dựng chương trình phân tích công việc 52

3.3 Chuẩn hóa đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách 60

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Nguồn nhân lực là một nguồn lực đặc biệt, là yếu tố vận hành mọi nguồn lựckhác và đóng vai trò quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của mọi quốc gia,

tổ chức Một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, nhưng con ngườicủa tổ chức không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợpvới khả năng thì cũng khó thành công Vì thế, công tác quản lý nguồn nhân lực đã,đang và sẽ trở thành một hoạt động quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành cônghay thất bại của mọi tổ chức

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc”,

“Công việc muốn thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém” Thực tế cái

tốt, kém của mọi người đều có thể tăng lên hoặc giảm đi tuỳ thuộc khá nhiều vàocách thức và quá trình sử dụng họ Cán bộ, công chức cấp cơ sở là nòng cốt của bộmáy chính quyền địa phương Để xây dựng hệ thống chính trị cơ sở vững mạnh,hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chứccấp xã có chất lượng thì cũng cần quan tâm đến việc xây dựng và phát triển độingũ những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã Là một bộ phận quantrọng trong hệ thống chính trị ở cơ sở, những người hoạt động không chuyên trách

ở cấp xã có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho cán bộ, công chức cấp xã trong hoạtđộng quản lý, điều hành chính quyền cấp xã Họ cũng chính là nguồn để bổ sung,phát triển đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã trong bộ máy chính quyền cơ sở trongtương lai

Tuy nhiên, công tác quản lý những người hoạt động không chuyên trách hiệnnay vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: Hệ thống lương thiếu công bằng, chưa hợplý; Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, không khuyếnkhích và thúc đẩy hiệu quả lao động; Định biên nhân sự vừa thừa, vừa thiếu…Những hạn chế này có nguyên nhân từ nhiều phía và để giải quyết vấn đề trên cần

có hệ thống các giải pháp đồng bộ Một trong những giải pháp đó là xây dựng bản

mô tả công việc cho những chức danh không chuyên trách cấp phường Với bản

mô tả công việc, tất cả các chức danh không chuyên trách đều được mô tả mộtcách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, nhiệm vụ, mục tiêu thực hiện công việccùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác Đây chính là cơ sở để thực hiệntuyển dụng, bố trí công việc, xác định giá trị công việc để xếp ngạch lương, đánhgiá chất lượng hoàn thành công việc cho các chức danh này Do đó, nếu tổ chứchành chính Nhà nước xây dựng được bản mô tả công việc tốt cho các chức danhkhông chuyên trách cấp cơ sở thì việc quản lý, sử dụng những chức danh này sẽđạt được hiệu quả cao hơn, góp phần tạo nên sự vững mạnh và phát triển toàn diệncủa cả hệ thống chính quyền

Chính vì những yêu cầu cấp thiết trên, chúng tôi chọn vấn đề “Xây dựng bản

mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường” nghiên

cứu thực tế tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh làm đề tài khóa luận tốt nghiệpcủa mình Do đề tài là một lĩnh vực khá rộng nên chúng tôi chỉ xây dựng bản mô tảcông việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường Tác giả hy vọng khóaluận sẽ đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ những ngườihoạt động không chuyên trách nói riêng và bộ máy chính quyền cơ sở nói chung

2 Tình hình nghiên cứu:

Nhận thức được vai trò quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác tổchức, quản lý, bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động không chuyêntrách cấp xã, những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu khoa học liênquan đến đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách như sau:

Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng thực thi công vụ của đội ngũ cán

bộ, công chức cấp xã qua nghiên cứu thực tiễn của tỉnh Hải Dương” của tác giảLương Thị Quyên;

Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ,công chức cấp xã ở thành phố Cần Thơ” của tác giả Võ Thị Thu Thủy;

Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộkhông chuyên trách cấp phường từ thực tiễn tỉnh An Giang” của tác giả Phan ThịTuyết Minh.

Các đề tài trên là những tài liệu vô cùng quý giá đối với tác giả trong quátrình nghiên cứu Nội dung chủ yếu của các luận văn là nghiên cứu về chất lượngthực thi công vụ của những người hoạt động không chuyên trách cấp xã Tuy nhiênchưa có đề tài nào nghiên cứu về bản mô tả công việc của đội ngũ này tại Thànhphố Hồ Chí Minh

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Trên cơ sở hệ thống những vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tàichúng tôi xây dựng bản mô tả công việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấpphường và đề xuất một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việccủa các chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minhtrong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh và bản mô

tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường như sau: Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ; Bình đẳng giới - Trẻ em; Văn hóa thông tin - Thể dục thể thao - Gia đình; Cán bộ phụ trách Kinh tế; Lao động - Thương binh và Xã hội

Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận nghiên cứu tại Quận 11, Thành phố Hồ ChíMinh từ năm 2009 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chépnhật ký công vệc

Phương pháp thống kê, so sánh, đánh giá, điều tra xã hội học

Phương pháp phân tích - tổng hợp

6 Những đóng góp khoa học và điểm mới của khóa luận:

Hệ thống hoá lý thuyết về những người hoạt động không chuyên trách cấpphường và bản mô tả công việc

Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích số lượng và chất lượngcủa đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố

Hồ Chí Minh

Áp dụng quy trình xây dựng bản mô tả công việc để hoàn thành 5 bản mô tảcông việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ ChíMinh

Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn tại Thành phố Hồ ChíMinh để đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc của các chức danh khôngchuyên trách, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của họ

7 Kết cấu của khóa luận:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung củakhóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về những người hoạt động không chuyêntrách cấp phường và bản mô tả công việc

Chương 2: Xây dựng bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyêntrách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việccho các chức danh không chuyên trách cấp phường

CHƯƠNG 1:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1.1 Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường:

1.1.1 Khái niệm.

“Những người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn (gọichung là cấp xã)” không phải là thuật ngữ mới, tuy nhiên chưa có một văn bảnpháp luật nào có một định nghĩa cụ thể về thuật ngữ này

Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã bao gồm những ngườilàm việc tại các cơ quan Đảng, chính quyền, Đoàn thể không phải là cán bộ, côngchức cấp xã Họ không hưởng lương từ ngân sách nhà nước chỉ hưởng phụ cấp

theo quy định Vì vậy theo cách hiểu thống nhất trong khóa luận thì: “Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã là công dân Việt Nam được tuyển dụng, bầu cử vào làm việc tại Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, không phải là cán bộ, công chức cấp xã, không thuộc biên chế và không hưởng lương từ ngân sách nhà nước” [10, tr.89]

Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chínhphủ về chức danh, số lượng, một số chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức ở

xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã vàQuyết định số 59/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hồ Chí Minh ngày 31 tháng 8năm 2010 về số lượng, chức danh và chế độ, chính sách đối với cán bộ khôngchuyên trách phường, xã, thị trấn thì những người hoạt động không chuyên tráchcấp phường bao gồm 21 chức danh, đó là:

1 Cán bộ Tổ chức; 2 Cán bộ Tuyên giáo; 3 Cán bộ Kiểm tra; 4 Cán bộ Vănphòng Đảng ủy; 5 Thường trực Khối Dân vận; 6 Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc Việt nam; 7 Phó Bí thư Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; 8 PhóChủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; 9 Phó Chủ tịch Hội Cựu chiến binh ViệtNam; 10 Phó Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam; 11 Chủ tịch Hội Người Cao tuổi;

12 Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ; 13 Phó trưởng Công an xã (bán chính quy); 14 PhóChỉ huy trưởng Quân sự; 15 Lao động - Thương binh và Xã hội; 16 Cán bộ phụtrách Kinh tế (công, nông, lâm, ngư nghiệp, kế hoạch, thương mại, dịch vụ); 17.Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ; 18 Dân số - Kế hoạch hóa gia đình; 19 Văn hóathông tin - Thể dục thể thao - Gia đình; 20 Bình đẳng giới - Trẻ em; 21 Thống kêQuân sự.

1.1.2 Số lượng.

Khoản 3b, Điều 19, Nghị định số 29/2013/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng

10 năm 2009 của Chính phủ quy định như sau: “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quy định cụ thể số lượng và chức danh những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố” Do đó số lượng của

đội ngũ này không thống nhất trên phạm vi cả nước

Theo Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 27 tháng 5năm 2010 hướng dẫn thực hiện Nghị định 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm

2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán

bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyêntrách ở cấp xã; số lượng cán bộ chuyên trách và không chuyên trách ở cấp xã,phường, thị trấn như sau:

Loại II Không quá 23 người Không quá 20 người

Loại III Không quá 21 người Không quá 19 người

- Phó Trưởng Công an (Nơi chưa bố trí lực lượng công an chính quy);

- Phó chỉ huy Trưởng Quân sự;

- Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc;

- Phó các đoàn thể cấp xã: Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Hội liênhiệp phụ nữ; Hội nông dân; Hội cựu chiến binh; Chủ tịch Hội người cao tuổi; Chủtịch Hội chữ thập đỏ Việt Nam

Như vậy trên phương diện chức danh, những người hoạt động không chuyêntrách không thuộc cơ quan hành chính nhà nước có 12 chức danh trên tổng số 21chức danh

* Đội ngũ này không được hưởng lương mà chỉ hưởng phụ cấp.

Những người hoạt động không chuyên trách không được hưởng lương mà chỉđược hưởng phụ cấp Căn cứ Điều 14, Nghị định số 92/2009/NĐ-CP thì phụ cấp vàkhoán kinh phí đối với những người hoạt động không chuyên trách như sau:

Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã được hưởng chế độ phụcấp Mức phụ cấp cụ thể của từng chức danh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyđịnh với mức không vượt quá hệ số 1,0 mức lương tối thiểu chung

Ngân sách trung ương hỗ trợ các địa phương theo mức bình quân bằng 2/3 sovới mức lương tối thiểu chung cho mỗi người hoạt động không chuyên trách

Tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ Hướng dẫn số 1372 /HDLS-NV-TC về

số lượng, bố trí các chức danh cán bộ, công chức, những người hoạt động không

chuyên trách và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyêntrách phường, xã, thị trấn theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP quy định mức phụcấp hàng tháng tương đương hệ số 1,86 của mức lương tối thiểu chung và cáckhoản hỗ trợ khác của trung ương và địa phương.

* Công việc của họ chưa được quy định cụ thể tại văn bản quy phạm pháp luật nào.

Vì chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật nào nên công việccủa đội ngũ này khác nhau ở từng địa phương Tuy nhiên, đặc điểm chung về côngviệc của những người hoạt động không chuyên trách là được phân công đảm nhậnmột hoặc một số công việc cụ thể tùy theo năng lực và chuyên môn được đào tạo

Họ tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND phường trong lĩnh vực mà họ phụ trách, thực hiện những công việc mà cấptrên yêu cầu

1.1.4 Vai trò.

Theo thống kê của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, tính đến ngày 31tháng 12 năm 2011 thì số lượng cán bộ, công chức là 12000 người, trong đó:Những người hoạt động không chuyên trách có số lượng lớn là 5851 người, chiếm48,7% Đây được xem là một bộ phận có những góp quan trọng trong mọi lĩnh vựcđời sống kinh tế - xã hội ở địa phương

Xuất phát từ vị trí và đặc trưng công việc của mình trong hệ thống hànhchính nhà nước, những người làm việc không chuyên trách có ba vai trò chính, cụthể là:

Thứ nhất, những người hoạt động không chuyên trách là lực lượng tham gia trực tiếp, tích cực vào nhiệm vụ quản lý chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và an ninh trật tự tại các UBND cấp phường

Như đã nói ở trên, những người hoạt động không chuyên trách chiếm một tỷ

lệ lớn trong toàn bộ nền hành chính Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ mà họ đảmnhận, mỗi chức danh này đều có những công việc cụ thể phải làm liên quan đến

công tác quản lý nhà nước trên địa bàn phường, xã và trực tiếp liên hệ với UBNDquận về các hoạt động chuyên môn liên quan đến vị trí công việc Như vậy, cũngnhư bất cứ một cán bộ, công chức nào, họ cũng có vai trò lớn đảm bảo hiệu quảhoạt động quản lý Nhà nước ở cơ sở

Thứ hai, những người làm việc không chuyên trách đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu, giúp UBND phường chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực mình phụ trách.

Bên cạnh việc thực hiện những nhiệm vụ riêng, những người hoạt độngkhông chuyên trách có khả năng thực hiện công tác tham mưu, giúp đỡ UBNDphường trong công tác quản lý hành chính Nhà nước Thông qua quá trình làmviệc thực tế và kinh nghiệm hoạt động tại cấp cơ sở, những ý kiến tham mưu, tưvấn của đội ngũ này chắc chắn sẽ có tác động tích cực giúp các UBND phường cónhững quyết định đúng đắn và phù hợp nhất với tình hình địa phương

Thứ ba, những người hoạt động không chuyên trách có những đóng góp tích cực trong việc đưa những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước vào thực tế.

Người làm việc không chuyên trách ở cơ sở là lực lượng gần dân nhất, là cầunối trực tiếp nhất giữa cơ quan hành chính Nhà nước và nhân dân Họ là nhữngngười trực tiếp giải quyết những công việc liên quan đến nhân dân địa phương,giúp mọi người dân hiểu rõ những quy định của pháp luật có liên quan đến vấn đề

mà mình phụ trách Nhờ những người này, những chủ trương, chính sách đượctuyên truyền rộng rãi, nâng cao ý thức của người dân trong việc tuân thủ quy địnhcủa pháp luật Có thể nói, những người hoạt động không chuyên trách cấp phườngchính là “cánh tay nối dài” của chính quyền cơ sở, góp phần củng cố niềm tin củanhân dân vào hoạt động của chính quyền các cấp

Tóm lại, mặc dù đội ngũ cán bộ không chuyên trách vẫn còn tồn tại nhiềuhạn chế về trình độ chuyên môn và năng lực thực thi công việc nhưng tầm quantrọng của họ thời gian qua đối với Nhà nước và nhân dân là không thể phủ nhận.Chính vì vậy, chúng ta cần phải đặc biệt quan tâm đến những chính sách, biện

pháp để nâng cao chất lượng, lòng nhiệt huyết, tinh thần cống hiến họ, vì sự pháttriển chung của cả hệ thống hành chính Nhà nước.

1.2 Bản mô tả công việc.

Khoản 3, Điều 7, Luật cán bộ, công chức năm 2008 quy định: “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”.

Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quyđịnh vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập quy định: “Vị trí việc làm làcông việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lýtương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thựchiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập”.Trong quản lý nguồn nhân lực luôn có sự phân biệt giữa “chức danh côngviệc” hay vị trí và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc Do đó, cách hiểuthống nhất trong khóa luận này thì bản mô tả công việc là bản mô tả những thôngtin liên quan tới “chức danh công việc”

Như vậy “Bản mô tả công việc” thực chất chính là một văn bản cụ thể hóa những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một vị trí công việc cụ thể.

1.2.2 Nội dung.

Bản mô tả công việc không có tiêu chuẩn chung và chưa được quy định trongvăn bản pháp luật nào Chính vì vậy có rất nhiều mẫu bản mô tả được đưa ra trên

thực tế, tuy nhiên trong khóa luận này chúng tôi đưa ra nội dung bản mô tả côngviệc như sau:

- Nhận diện công việc: Tên công việc (chức danh); Phòng hoặc ban; Mã số

công việc; Cán bộ lãnh đạo; Địa điểm làm việc; Tình trạng công việc…

- Mục đích của vị trí công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục

đích của vị trí công việc, thực chất trả lời câu hỏi “Vị trí này tồn tại để làm gì cho

tổ chức?"

- Trách nhiệm và nhiệm vụ: Phần này tóm tắt một cách chính xác về trách

nhiệm và nhiệm vụ của từng vị trí công việc Trách nhiệm là bổn phận phải hoànthành những hoạt động được phân công Nhiệm vụ là những công việc mà một cánhân, một bộ phận trong tổ chức phải gánh vác, phải nhận lấy để thực hiện nhằmhoàn thành trách nhiệm của mình

- Các mối quan hệ trong công việc: Các mối quan hệ trong cơ quan và ngoài

cơ quan Bao gồm cả mối quan hệ theo chiều dọc: Cấp trên, cấp dưới trực tiếp vàquan hệ theo chiều ngang: Cùng cấp

- Điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện thời gian làm việc, cơ sở vật

chất, trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho quá trình làm việc; Bên cạnh đó là cácđiều kiện về môi trường làm việc như: Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, phươngtiện đi lại khi thực thi công việc

1.2.3 Quy trình xây dựng.

Để xây dựng bản mô tả công việc, chúng ta cần tiến hành phân tích côngviệc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lýnguồn nhân lực khác được thực hiện Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là

yêu cầu mang tính chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhânlực trong mọi tổ chức.

Sau quá trình phân tích công việc, chúng ta sẽ có được 3 sản phẩm chính làbản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn kết quảcông việc

Bản mô tả công việc là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó

mô tả một cách tóm tắt công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểuđược nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khithực hiện công việc

Bản yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng

lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn

đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc

Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là các thước đo dựa trên cơ sở những kỳ

vọng về kết quả công việc đối với một vị trí Bản tiêu chuẩn kết quả công việcđược sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc (mức độ kết quả) so vớinhững kỳ vọng đó Nói cách khác, các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết quảmong muốn sẽ đạt được nếu như những người giữ công việc thực hiện tốt côngviệc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được tổ chức cần loạinhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất

Phân tích

công việc

Bản yêu cầu chuyên môn công việc

Bản mô tả công việc Tuyển dụng, chọn lựa

Trả lương, khen thưởng

Xác định giá trị công việc fcvvvvvvvvvvvviviệcvvvvvfvice654 việcviệc

Đánh giá nhân viên

Đào tạo, huấn luyệnBản tiêu chuẩn kết

quả công việc

Đối với hầu hết các vị trí, bản tiêu chuẩn kết quả công việc bao gồm ba phạmtrù: Chất lượng; Số lượng hoặc năng suất lao động; Thời hạn.

Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩnkết quả công việc là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, chọn lựa, đào tạo, huấn luyện,đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc và trả lương khen thưởng một cáchchính xác

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc là cở sở đầu tiên để đảm bảo quátrình thực hiện chính xác và hiệu quả Đây được xem là bước xác định những nộidung cụ thể liên quan đến quá trình xây dựng bản mô tả công việc, dự liệu nhữngtình huống có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời

Bước lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc cần làm rõ:

Mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc

Chức danh cần xây dựng bản mô tả công việc

Thời gian xây dựng bản mô tả công việc

Địa điểm xây dựng bản mô tả công việc

Nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất

Bên cạnh đó, giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính vàcông tác kiểm tra đánh giá? Công việc đó nhằm đạt được cái gì (Nhiệm vụ)?Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào (Trách nhiệm)? Kếtquả công việc được đánh giá như thế nào (Kiểm tra)?

Bước 2: Thu thập thông tin.

Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả

công việc

Thu thập thông tin

Phác thảo bản

mô tả công việc

Phê chuẩn bản mô

tả công việc

Cần phải khai thác các thông tin có liên quan đến công việc như: Thông tin

về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc…; Thông tin về máymóc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…; Thông tin về điều kiện làm việc, an toàn laođộng

* Nguồn thông tin: Sơ đồ tổ chức, quy định phân công nhiệm vụ đối với từng

phòng chuyên môn của cơ quan; Các bản mô tả vị trí và tiêu chuẩn tại vị trí việclàm hiện tại (nếu có); Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan, đơn vị;Phân công nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn; Các nhiệm vụ được giao thêmtheo kết luận, quyết định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Những người trực tiếpliên quan đến công việc cần mô tả như: Nhà quản lý trực tiếp, người trực tiếp thựcthi công việc

* Phương pháp thu thập thông tin: Có thể sử dụng các phương pháp như:

Quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi, nhật ký ngày làm việc và kết hợp các phươngpháp lại với nhau

Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hànhquan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ cácthông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu… Phương pháp này khôngnên áp dụng cho các công việc khó quan sát như liên quan đến hoạt động trí óc vàkết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan của người quan sát

và người được quan sát

Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà ngườinghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làmviệc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát vàphân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của côngviệc Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạttrong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau Tuy nhiên sử dụngphương pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựngcác hành vi trung bình để thực hiện công việc Phương pháp này rất thích hợp choviệc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc

Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động

tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện được công việc Ưu điểmphương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế Tuy nhiên nhượcđiểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người lao độngcũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công việc Ngoài

ra các thông tin thường bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên saonhãng việc ghi chép và các thông tin thường không nhất quán

Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận đượcmột danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó.Trong bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở Phương pháp này hiện đangđược áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin từ một số lượng lớn người và nóđược thực hiện khá dễ dàng Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và

dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời

Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khóquan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này Cácthông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏngvẫn theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khácnhau khi cùng làm một công việc Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp nàyđòi hỏi khá nhiều thời gian

Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyêngia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìmhiểu Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết Các chuyên gia

có thể là người am hiểu về công việc, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, giảng viêncác trường đại học, bản thân những người hoạt động không chuyên trách Phươngpháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích phân tíchcông việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc Tuy nhiên phương phápnày khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những công việc cóchức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được sử dụngđến

* Tiến hành thu thập thông tin:

Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộphân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin Quá trình thu thập nên được dựtính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao.Vấn đề đặt ra đối với người thu thập thông tin là làm thế nào để có thể thuthập được những thông tin chính xác nhất và liên quan nhất đến công việc cầnphân tích trong hệ thống thông tin khổng lồ có thể tiếp cận được

Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc

Thông tin sau khi được thu thập cần được xử lý, xác thực, loại bỏ nhữngthông tin không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại

* Thẩm định thông tin thu thập được:

Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin cònthiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thựchiện công việc về những thông tin và kết luận của phân tích

* Tiến hành viết bản mô tả công việc.

Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung:

- Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số côngviệc, chức danh lãnh đạo trực tiếp

- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phầntường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộccông việc

- Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thờigian làm việc, phương tiện đi lại

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

Sau khi xây dựng bản mô tả công việc, người thực hiện cần lấy ý kiến góp ý

từ phía những người có liên quan đến công việc (bao gồm nhà quản lý và ngườiđảm nhận vị trí công việc)

Ý kiến góp ý được xem xét và sử dụng để chỉnh sửa bản mô tả công việc chophù hợp nhất, đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan và tuân thủ quy địnhcủa pháp luật

Sau khi hoàn thiện, bản mô tả công việc cần có sự phê duyệt của người cóthẩm quyền mới có thể đưa vào áp dụng trên thực tế

1.2.4 Yêu cầu.

Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản lý nguồn nhân lực,

là cơ sở để thực hiện các công việc liên quan đến nguồn nhân lực như tuyển dụng,giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo, bồi dưỡng

* Xây dựng một bản mô tả công việc tốt là rất quan trọng và theo chúng tôi cần đảm bảo những yêu cầu sau:

Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, bắt đầu bằng nhiệm vụ đòihỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất

Sử dụng cách diễn đạt nhiệm vụ cơ bản ở đầu và kết thúc với câu thực hiệncác nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu, không liệt kê tất cả các nhiệm vụ

Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn, không sửdụng ngôn ngữ chuyên môn

Đề cập đến chức danh, vị trí chứ không phải là từng người cụ thể

Đảm bảo sự khách quan và chính xác khi mô tả công việc, phải mô tả theocách nó phải được thực hiện trên thực tế

Sử dụng các từ có tính hành động, nhấn mạnh những gì mà người đảm nhậncông việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình áp dụng

Mô tả một cách đơn giản và ngắn gọn, không làm cho bản mô tả công việcquá rườm rà, sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọngcủa công việc

Bản mô tả công việc không phải cố định mà cần được cập nhật thườngxuyên

* Một số lỗi cần tránh trong xây dựng bản mô tả công việc:

Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu Với bản mô tả công việc như vậy khitiến hành tuyển dụng, người lao động sẽ không hình dung được công việc Do đó,

tổ chức có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp Điều này dẫn đến lãng phíthời gian và tiền bạc mà không tuyển được người như mong muốn

Mô tả những việc không làm trong thực tế Sẽ làm sai lệch giá trị của côngviệc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương Do vậy khi soạn thảo,cần đảm bảo mô tả đúng với thực tế, không đưa vào những việc mà họ không cònlàm ở hiện tại cũng như những việc mà trong tương lai mới thực hiện

Mô tả quá chi tiết hoặc có quá nhiều thông tin Bản mô tả công việc sẽ khôngthay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết…vì sẽ không bao giờ là

đủ Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy địnhthường xuyên thay đổi Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm chongười lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì.Đối với các nhiệm vụ chủ yếu, người xây dựng bản mô tả công việc nên viết

ra từ 5 đến 7 các nhiệm vụ lớn Các câu không nên quá dài và nên bắt đầu bằngmột động từ

Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu đặc biệt là về các lĩnh vực chuyênngành sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì muốn truyền đạt Trongmọi trường hợp có thể, người xây dựng bản mô tả công việc nên diễn giải, cụ thểnhững thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn

Bản mô tả công việc không phải là bất biến Nội dung công việc của từng vịtrí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức và bản mô tả công việc cần phải phản ánhđược những sự thay đổi này

Xây dựng xong bản mô tả công việc mà không sử dụng Là một hiện tượngkhông hiếm gặp trong thực tế Trong khi đó, để xây dựng được một hệ thống bản

mô tả công việc là rất tốn kém, mất nhiều thời gian và chi phí Do đó, tổ chức cầnphải trả lời được câu hỏi “Mục đích xây dựng để làm gì” và khi đã xây dựng, hãyứng dụng vào thực tế, tránh lãng phí

Mô tả với mục đích xếp công việc vào các bậc lương mong muốn Qua đó sẽtạo ra sự không công bằng trong mối quan hệ tiền lương Vì vậy, khi xây dựng,người viết cần phải công tâm, khách quan, mô tả chính xác, không cao hơn hoặcthấp hơn với thực tế công việc mà mỗi vị trí đang thực hiện.

Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí dẫn đến sự phân chiatrách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng và có sự đùn đẩy trong công việc Đây làmột lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đốichiếu, tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác

1.3 Nguyên tắc và căn cứ xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách.

* Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc:

- Phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củatừng cơ quan, tổ chức, đơn vị;

- Bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp vớiđiều kiện thực tiễn;

- Mỗi bản mô tả công việc luôn gắn với một chức danh không chuyên tráchnhất định;

- Phải tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý đội ngũ những người hoạtđộng không chuyên trách

* Căn cứ xây dựng bản mô tả công việc:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơquan, tổ chức, đơn vị được cấp có thẩm quyền ban hành;

- Tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc của từng chức danh;

- Mức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi và đối tượng phục vụ, quảnlý; Quy trình, thủ tục quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ theoquy định của pháp luật;

- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứngdụng công nghệ thông tin;

- Vị trí địa lý; Tính chất, quy mô, cơ cấu dân số; Tốc độ phát triển kinh tế và

đô thị hóa; Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội; Tình hình an ninh - trật tự;

- Thực trạng bố trí, sử dụng đội ngũ không chuyên trách của cơ quan, tổchức, đơn vị

1.4 Sự cần thiết phải xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách cấp phường.

- Đối với bản thân những người hoạt động không chuyên trách.

Bản mô tả công việc giúp họ biết được trách nhiệm, nhiệm vụ của họ là gì, họcần hợp tác với những bộ phận trong và ngoài tổ chức như thế nào để hoàn thànhcông việc tốt nhất, họ làm việc trong môi trường ra sao và được cung cấp nhữngphương tiện gì để làm việc

Bên cạnh đó, bản mô tả công việc là cơ sở để những người hoạt động khôngchuyên trách biết được đâu là nhiệm vụ của họ, đâu là những công việc do cấp trênđưa xuống mà không phải là nhiệm vụ của họ Từ đó họ sẽ kiến nghị mức phụ cấpcho những công việc mà họ đảm nhận thêm

Đảm bảo sự công bằng giữa những người làm việc trong tổ chức, hạn chếđược sự cào bằng về lương, thưởng, phúc lợi cũng như trách nhiệm và nhiệm vụcủa đội ngũ này

- Đối với nhà quản lý:

Thứ nhất, bản mô tả công việc giúp công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụngnhững người hoạt động không chuyên trách hiệu quả hơn Bản mô tả công việc tốtgiúp chính quyền cấp xã có cơ sở để tìm được những người phù hợp với công việc

đó trong hiện tại, bố trí họ để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, đồngthời giúp cho người lao động tự hoàn thiện bản thân vì sự phát triển của tổ chức.Thứ hai, xây dựng bản mô tả công việc giúp công tác đào tạo và phát triểnnhững người hoạt động không chuyên trách thực hiện dễ dàng, đáp ứng yêu cầucủa một nền hành chính hiện đại Căn cứ vào sản phẩm của phân tích công việc,UBND cấp phường có thể nhận định xem liệu người lao động làm các công việc

đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu nhữngyếu tố gì, từ đó xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không, nếu có thì nên đượctiến hành như thế nào, cho những ai, thời gian tiến hành ra sao Cần sử dụng bản

mô tả công việc để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng người laođộng và với yêu cầu của tổ chức, dưới sự giúp đỡ của những người có trình độchuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm Như vậy bản mô tả công việc là cơ sở giúpcông tác đào tạo và phát triển những người hoạt động không chuyên trách đượcthực hiện thành công

Thứ ba, bản mô tả công việc là cơ sở để trả lương cho những người hoạtđộng không chuyên trách phù hợp với năng lực, từ đó tạo động lực làm việc cho

họ Theo lý thuyết việc trả lương trong tổ chức phải đảm bảo phù hợp với năng lực

và đảm bảo sự công bằng cho người lao động Tuy nhiên, những người hoạt độngkhông chuyên trách cấp xã chỉ được hưởng phụ cấp chứ không phải là lương Điềunày làm giảm động lực làm việc của những người hoạt động không chuyên trách.Sau khi xây dựng chương trình phân tích công việc, bản mô tả công việc sẽ gópphần xác định giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó sovới các công việc khác trong tổ chức Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn kết quảcông việc giúp xác định những đặc tính liên quan và tính phức tạp của công việc

Từ đó xây dựng cấu trúc tiền công, tiền lương tương ứng với những giá trị củacông việc đó Điều này tránh được sự thắc mắc, nghi hoặc của người lao động vì

có sự trả công tương xứng với từng công việc

Thứ tư, bản mô tả công việc giúp cải thiện quan hệ lao động trong cơ quan.Hiện nay trong cơ quan hành chính nhà nước vấn đề về mối quan hệ giữa ngườilãnh đạo, người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm Các quy định

rõ ràng trong bản mô tả công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến các mối quan hệ,cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện làm việc, kỷ luậtlao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần

Tóm lại, xuất phát từ những đóng góp tích cực của bản mô tả công việc trongquản lý, sử dụng nguồn nhân lực nói chung, những người hoạt động không chuyên

trách cấp phường nói riêng và yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả của nềnhành chính, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống bản mô tả công việc đối với 21chức danh không chuyên trách cấp phường là vô cùng cấp thiết Chính vì vậy cần

có có sự đầu tư hơn nữa đến hoạt động phân tích công việc để có thể thu đượcnhững sản phẩm tốt nhất của quá trình này

* Tiểu kết chương 1:

Trong chương 1, tác giả đã trình bày những nội dung liên quan đến cơ sở lýluận về những người hoạt động không chuyên trách cấp phường và bản mô tả côngviệc

Xây dựng bản mô tả công việc là một hoạt động tương đối phức tạp và cần có

sự đầu tư nghiên cứu thật sự Trên cơ sở những vấn đề về lý luận, chúng ta sẽ cóthể thực hiện xây dựng bản mô tả công việc một cách chính xác và đáp ứng đượcyêu cầu mà thực tiễn đặt ra Đây chính là cơ sở để tiến hành công tác xây dựng bản

mô tả công việc một cách khoa học và hợp lý nhất

Về lý thuyết, căn cứ Thông tư liên tịch số BLĐTBXH ngày 27 tháng 5 năm 2010 hướng dẫn thực hiện Nghị định 92/NĐ-CPcủa Chính phủ, số lượng cán bộ chuyên trách và không chuyên trách ở cấp xã,phường, thị trấn là:

03/2010/TTLT-BNV-BTC-Phân loại xã,

phường, thị trấn

Số lượng cán bộ chuyên trách

Số lượng những người hoạt động không chuyên trách

Loại I Không quá 25 người Không quá 22 người

Loại II Không quá 23 người Không quá 20 người

Loại III Không quá 21 người Không quá 19 người

Như vậy, nếu theo định mức trên Thành phố Hồ Chí Minh được bố trí khôngquá 7864 cán bộ, công chức và 6899 những người hoạt động không chuyên trách.Tuy nhiên theo Quyết định số 59/2010/QĐ-UBND về số lượng, chức danh vàchế độ, chính sách đối với cán bộ không chuyên trách phường, xã, thị trấn: Đối vớiphường, thị trấn có trên 30.000 dân, cứ thêm 3.000 dân bố trí thêm 01 người; Xã

có trên 20.000 dân, cứ thêm 2.000 dân bố trí thêm 01 người Do đó tổng số nhữngngười hoạt động không chuyên trách được bố trí theo quy định của Thành phố là

Trên thực tế, số lượng người hoạt động không chuyên trách ít hơn nhiều.Theo thống kê của Sở Nội vụ tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2011 thì số lượng cán

bộ công chức là 12000 người, trong đó:

Cán bộ chuyên trách: 2903 người, chiếm 24,2%;

Công chức: 3246 người, chiếm 27,1%;

Những người hoạt động không chuyên trách: 5851 người, chiếm 48,7% Như vậy, theo lý thuyết số người hoạt động không chuyên trách là 7103người nhưng trên thực tế là 5851 người, ít hơn so với lý thuyết 1252 người

 Về chức danh

Có tất cả 21 chức danh những người hoạt động không chuyên trách ởphường, xã, thị trấn thuộc thành phố Hồ Chí Minh theo Nghị định 92/NĐ-CP củaChính phủ Mỗi chức danh bố trí 01 người phụ trách, riêng các chức danh sau bốtrí số lượng theo yêu cầu công việc ở phường, xã, thị trấn:

- Phó Trưởng Công an bán chính quy: Bố trí từ 1 đến 2 người (theo Quyếtđịnh số 12/2004/QĐ-UB ngày 03 tháng 02 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thànhphố về tổ chức bộ máy và chính sách, chế độ đối với Công an xã)

- Phó Chỉ huy trưởng Quân sự: Bố trí 02 người

- Lao động - Thương binh và Xã hội: Bố trí 2 người, phụ trách quản lý ngườitái hòa nhập cộng đồng và phòng chống HIV/AIDS; Lao động - Thương binh và

Xã hội hoặc công tác xóa đói giảm nghèo

Việc quy định thế nào là những người hoạt động không chuyên trách và nóbao gồm những chức danh gì đang là vấn đề bất cập hiện nay

 Về trình độ

Theo Thống kê của Sở Nội Vụ năm 2011: Cán bộ, công chức 83,5% trình độtrung cấp trở lên, trong đó 16% có trình độ đại học trở lên Những người hoạt độngkhông chuyên trách 49,3% có trình độ trung cấp trở lên, trong đó 16% trình độ đạihọc trở lên

 Về độ tuổi

Năm 2011 có 23% cán bộ công chức và 45,6% những người hoạt động khôngchuyên trách cấp phường dưới 30 tuổi.

* Về công tác tuyển dụng, sử dụng và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Liên quan đến việc bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động khôngchuyên trách cấp phường, Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ và ban hành các vănbản quy phạm pháp luật sau:

Quyết định số 59/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2010 về số lượng,chức danh và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyêntrách phường, xã, thị trấn;

Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2010 về chế độ đối vớicán bộ nghỉ hưu tham gia công tác, giữ các chức danh cán bộ và những người hoạtđộng không chuyên trách ở phường, xã, thị trấn;

Hướng dẫn số 1372/HDLS-NV-TC ngày 20 tháng 9 năm 2010 về số lượng,

bố trí chức danh cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách vàchế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách phường, xã,thị trấn theo Nghị định số 92/NĐ-CP

Theo đó, việc quản lý, sử dụng những người hoạt động không chuyên trách

cấ xã, phường của Thành phố có một số nội dung cơ bản sau:

 Tuyển dụng những người hoạt động không chuyên trách

Những người hoạt động không chuyên trách là đội ngũ dự bị của cán bộ vàcông chức nên tuyển dụng cần tính đến độ tuổi, trình độ chuyên môn nghiệp vụ,phẩm chất, năng lực Ngoài trừ một số chức danh khối Đảng, đoàn thể cần có cán

bộ có năng lực, kinh nghiệp lãnh đạo, công tác vận động quần chúng hoặc công táctôn giáo, các chức danh còn lại phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trungcấp trở lên, phù hợp với các lĩnh vực công tác của phường, xã, thị trấn

Tiếp tục áp dụng hình thức hợp đồng lao động giữa Chủ tịch Ủy ban nhândân phường, xã, thị trấn với những người hoạt động không chuyên trách Đối với

các chức danh làm nhiệm vụ chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân, trước khi ký hợpđồng lao động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn gửi công văn kèm

sơ yếu lý lịch và bằng cấp chuyên môn gửi Trưởng Phòng Nội vụ xem xét, cóthông báo thoả thuận nhân sự, làm cơ sở ký hợp đồng lao động với người đượctuyển dụng Đối với các chức danh bầu cử hoặc bổ nhiệm (kể cả Phó Công an xã,Phó Chỉ huy trưởng Quân sự), sau khi có quyết định phê chuẩn, chuẩn y, côngnhận kết quả bầu cử hoặc quyết định bổ nhiệm cán bộ của cơ quan thẩm quyền,Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ký hợp đồng lao động với cán bộ.Trường hợp tuyển mới, thời gian đầu có thể áp dụng 3 tháng, sau đó nếu phù hợpthì ký hợp đồng một năm hoặc dài hạn

 Sử dụng những người hoạt động không chuyên trách

Việc sử dụng những người hoạt động không chuyên trách do người đứngđầu tổ chức (Đảng ủy, Mặt trận, đoàn thể) hoặc chính quyền (Chủ tịch Ủy bannhân dân) phường, xã, thị trấn chịu trách nhiệm phân công, quản lý, nhận xét đánhgiá hàng năm, làm cơ sở xem xét khen thưởng, bố trí cán bộ hoặc xem xét, xử lý

kỷ luật khi cần Việc kỷ luật đối với những người hoạt động không chuyên tráchthực hiện theo quy định Điều lệ của tổ chức mà người đó là thành viên và theo BộLuật Lao động Nếu vi phạm đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì cơ quanthẩm quyền quản lý cán bộ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đềnghị cơ quan chức năng xử lý theo pháp luật

 Chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên tráchNhững người hoạt động không chuyên trách phường, xã, thị trấn đượchưởng các chế độ, chính sách sau:

- Phụ cấp hàng tháng: Mức phụ cấp hàng tháng tương đương hệ số 1,86 củamức lương tối thiểu chung

- Phụ cấp kiêm nhiệm: Cán bộ, công chức nếu kiêm nhiệm chức danh nhữngngười hoạt động không chuyên trách; Những người hoạt động không chuyên tráchnếu kiêm nhiệm chức danh những người hoạt động không chuyên trách khác mà

giảm được 01 người trong số lượng được giao thì hưởng thêm 20% mức phụ cấphàng tháng của những người hoạt động không chuyên trách

Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, sau khi thống nhất với Bí thưĐảng ủy về phân công cán bộ kiêm nhiệm chức danh khác, có văn bản kèm danhsách dự kiến bố trí kiêm nhiệm chức danh, gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận,huyện (thông qua Phòng Nội vụ) phê duyệt Căn cứ danh sách được phê duyệt này,

Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn chi mức phụ cấp kiêm nhiệm

Thời gian hưởng phụ cấp và phụ cấp kiêm nhiệm: Nếu ngày làm việc hoặckiêm nhiệm từ ngày 15 về trước thì hưởng từ tháng đó, từ ngày 16 về sau thìhưởng từ tháng sau

- Trợ cấp khuyến khích người có trình độ đại học: Những người hoạt độngkhông chuyên trách có trình độ đại học trở lên, phù hợp với công tác ở phường, xã,thị trấn, được hưởng trợ cấp khuyến khích theo quy định của Ủy ban nhân dânthành phố

- Những người hoạt động không chuyên trách được hưởng mức tăng thu nhập

từ tiết kiệm theo chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinhphí quản lý hành chính theo quy định

- Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Tiếp tục thực hiện chế độ bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp đối với người làm việc theochế độ hợp đồng lao động, trừ những người đang hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp mấtsức

- Phụ cấp kiêm nhiệm và trợ cấp khuyến khích không dùng để tính đóng,hưởng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế

- Những người hoạt động không chuyên trách khi nghỉ việc thì được hưởngchế độ trợ cấp thôi việc theo Bộ Luật Lao động (trừ trường hợp bị kỷ luật hìnhthức sa thải), mỗi năm làm việc được hưởng nửa tháng phụ cấp hiện hưởng (1,86hoặc hệ số lương được bảo lưu khi chuyển sang những người hoạt động khôngchuyên trách)

- Cán bộ, công chức chuyển sang những người hoạt động không chuyêntrách được giữ nguyên mức lương đang hưởng đóng bảo hiểm xã hội và khôngthực hiện nâng bậc lương theo định kỳ; Trường hợp chuyển sang những người hoạtđộng không chuyên trách không quá 6 tháng, sau đó bố trí trở lại chức danh cán bộhoặc công chức thì thời gian giữ chức danh những người hoạt động không chuyêntrách được tính liên tục để nâng bậc lương theo quy định; Nếu quá 6 tháng thì thờigian giữ chức danh những người hoạt động không chuyên trách không được tính

để nâng bậc lương theo quy định Trường hợp đang hưởng mức lương thấp hơn1,86 thì hưởng mức 1,86 và đóng bảo hiểm xã hội theo mức này

* Đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.

Biểu đồ 2.1.1.2 Thống kê số lượng những người

hoạt động không chuyên trách

Nhìn chung, số lượng những người hoạt động không chuyên trách ở phườngtương đối cao và có tăng qua các năm, tuy nhiên tỷ lệ tăng chưa ổn định

- Về trình độ chuyên môn

Những người hoạt động không chuyên trách chưa qua đào tạo (chưa có bằngTrung cấp trở lên) chiếm một tỷ lệ rất cao và cao gấp nhiều lần so với những người

đã qua đào tạo Số người có trình độ cao đẳng thấp hơn số ngưới có trình độ đạihọc Số lượng những người hoạt động không chuyên trách có trình độ trung cấpcao nhất trong số những người được đào tạo và tăng nhanh qua các năm, trong khi

đó tỷ lệ những người hoạt động không chuyên trách có trình độ đại học có tăngnhưng tăng rất ít

- Về trình độ văn hóa:

0 50 100 150 200 250 300 350

Đa số những người hoạt động không chuyên trách có trình độ trung học phổthông và con số này ngày càng tăng Trong khi đó, số những người hoạt độngkhông chuyên trách có trình độ trung học cơ sở chiếm một tỷ lệ thấp và ngày cànggiảm Qua các năm, trình độ văn hóa của những người hoạt động không chuyên

Biểu đồ 2.1.1.3 Thống kê trình độ chuyên môn của

cán bộ không chuyên trách cấp phường tại Quận 11

Chưa qua đào tạo Trung cấp Cao đẳng Đại học

trách cấp phường ở Quận 11 có tăng nhưng còn chậm và chất lượng còn thấp sovới yêu cầu.

- Về cơ cấu theo độ tuổi:

Theo thống kê, những người hoạt động không chuyên trách dưới 30 tuổichiếm tỷ lệ cao nhất Điều đó cho thấy đội ngũ cán bộ này ngày càng được trẻ hóa,phù hợp với định hướng của thành phố và xu thế phát triển, những người hoạt độngkhông chuyên trách trong độ tuổi trên 60 chiếm một tỷ lệ rất nhỏ

172

63

42

11

Biểu đồ 2.1.1.5 Thống kê độ tuổi cán bộ không chuyên trách cấp phường tại Quận 11 năm 2012

Với đội ngũ cán bộ trẻ và nhiệt tình, các phường tại UBND Quận 11 có rấtnhiều lợi thế trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống chính quyền Mặt khác,trong tương lai đây lại là đội ngũ kế cận, là nguồn để tuyển chọn nên những cán

bộ, công chức giỏi

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định về trình độ chuyên môn

và chất lượng thực thi công việc của những người hoạt động không chuyên tráchcấp phường Bên cạnh đó, những chế độ, chính sách dành cho những người nàyvẫn còn thiếu công bằng và không đáp ứng được những yêu cầu thực tiễn Vì vậy,UBND Quận 11 và UBND các phường cần có sự quan tâm đúng mức và tạo điềukiện thuận lợi hơn nữa để họ có thể phát triển và đóng góp nhiều hơn cho đất nước

2.1.2 Vấn đề đặt ra:

Ngày 18 tháng 10 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định1557/QĐ-TTg về phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, côngchức” Đề án đã xác định một trong những nội dung cần quan tâm để đẩy mạnh cảicách chế độ công vụ, công chức là xác định vị trí việc làm và tiêu chuẩn, chứcdanh công chức Như vậy có thể thấy việc hoàn thiện các nội dung liên quan đến vịtrí việc làm là vô cùng quan trọng và cần thiết để xây dựng một nền hành chínhphát triển

Với thực trạng còn nhiều bất cập đã phân tích ở trên, để có thể nâng cao hiệuquả hoạt động của đội ngũ cán bộ không chuyên trách cấp phường thì xây dựngbản mô tả công việc cho đội ngũ này trở thành yêu cầu cấp thiết và phù hợp với xuhướng xây dựng một nền công vụ “Chuyên nghiệp, trách nhiệm, năng động, minhbạch, hiệu quả”

Thực tế quá trình nghiên cứu cho thấy, Quận 11 chưa có bản mô tả công việccho các chức danh không chuyên trách cấp phường Những người hoạt động khôngchuyên trách được phân công đảm nhận một hoặc một số công việc cụ thể tùy theonăng lực và chuyên môn được đào tạo Thực tế, thời gian và khối lượng công việc

mà những người hoạt động không chuyên trách phải thực hiện không kém cán bộchuyên trách và cán bộ chuyên môn Thậm chí họ còn phải làm nhiều những côngviệc “không tên” do cán bộ chuyên trách hoặc cấp trên giao cho, vì vậy áp lựccông việc rất lớn

Vì không có bản mô tả công việc nên những người hoạt động không chuyêntrách không hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình là gì? Tiêu chuẩn hoànthành công việc như thế nào? Được hỗ trợ những phương tiện gì và điều kiện làmviệc ra sao? Chính những hạn chế trên làm giảm động lực làm việc của họ

Xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách cấpphường là tất yếu và cần làm càng sớm càng tốt để tuyển chọn, đào tạo và giữ chânngười tài trong cơ quan hành chính nhà nước