Phân tích thực trạng và một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty điện lực hải dương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - ĐỖ BÁ DƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS PHAN THỊ THUẬN Hà Nội – 2013 LỜI CAM ĐOAN Trong trình làm luận văn em dành nhiều thời gian cho việc tìm kiếm sở lý luận, thu thập liệu; vận dụng kiến thức để phân tích đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương Em xin cam đoan luận văn kết nghiên cứu Các số liệu, thông tin luận văn có tham khảo sử dụng tài liệu, thông tin thực tế Các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng Hải Dương, tháng 03 năm 2013 Đỗ Bá Dương MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10 1.1.Khái niệm kiểm soát nội 11 1.2.Sự cần thiết lợi ích kiểm soát nội 14 1.3.Nguyên tắc đảm bảo kiểm soát nội thành công 15 1.4.Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 19 1.5.Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 21 1.6.Các hình thức kiểm soát nội doanh nghiệp 24 1.7.Các nội dung hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp 26 1.8.Chế độ kiểm soát nội số doanh nghiệp nước 30 1.9.Đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội 31 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 34 2.1 Giới thiệu công ty tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ………… 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 35 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 35 2.1.3.Ảnh hưởng tái cấu trúc ngành điện đến Điện lực Hải Dương 36 2.1.4 Kết kinh doanh tình hình tài Điện lực Hải Dương 37 2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương …… 39 2.2.1 Phân tích tổ chức kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương 39 2.2.1.1 Phân tích cấu tổ chức 39 2.2.1.2 Phân tích nhiệm vụ kiểm soát nội Điện lực Hải Dương 40 2.2.1.3 Phân tích chất lượng cán tham gia hoạt động kiểm soát nội 40 2.2.2 Phân tích hoạt động tra, giám sát công tác thu tiền điện theo dõi nợ tiền điện 42 2.2.2.1 Phân tích công tác thực quy trình thu theo dõi nợ tiền điện 43 2.2.2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát thu tiền điện 46 2.2.3 Phân tích hoạt động tra, giám sát ghi số công tơ 49 2.2.3.1 Phân tích công tác thực quy trình ghi số công tơ 49 2.2.3.2 Phân tích hoạt động kiểm soát ghi số công tơ 51 2.2.4 Phân tích hoạt động kiểm tra công tác vận hành sửa chữa lưới điện 52 2.2.4.1 Phân tích công tác xây dựng quy trình hoạt động vận hành sửa chữa lưới điện 53 2.2.4.2 Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát công tác vận hành sửa chữa lưới điện54 2.2.5 Phân tích công tác kiểm soát công trình thi công sửa chữa lớn đầu tư xây dựng 59 2.2.5.1 Phân tích thực trạng công tác sửa chữa lớn sửa chữa thường xuyên 59 2.2.5.2 Phân tích thực trạng công tác đầu tư xây dựng 64 2.2.6 Phân tích hoạt động kiểm soát hàng tồn kho 74 2.2.6.1 Phân tích công tác kiểm soát nhập kho, xuất kho 75 2.2.6.2 Phân tích quán trình kiểm kê quản lý hàng tồn kho 75 2.2.7 Phân tích hoạt động kiểm soát chi phí 78 2.2.7.1 Phân tích công tác báo cáo kiểm soát 79 2.2.7.2 Phân tích công tác tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát 80 2.2.8 Phân tích hoạt động kiểm soát tài sản cố định 84 2.2.8.1 Phân tích hoạt động kiểm soát việc lập hồ sơ tài sản cố định 84 2.2.8.2 Phân tích hoạt động kiểm soát quản lý sử dụng tài sản cố định 85 2.3 Đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương 87 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 90 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội 91 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội công ty ĐL Hải Dương 92 3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cán kiểm tra 92 3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quy chế tra (thanh kiểm tra) 96 3.2.2.1 Quy định chung 97 3.2.2.2 Tổ chức đoàn tra, nhiệm vụ quyền hạn trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra 99 3.2.2.3 Hoạt động đoàn tra 102 3.2.2.4 Quan hệ công tác đoàn tra 107 3.2.2.5 Khen thưởng xử lý vi phạm 108 3.2.3 Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý số hoạt động kiểm soát nội 109 KẾT LUẬN 113 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, QUY TRÌNH DANH MỤC TRANG SỐ Bảng 2.1 Kết sản xuất kinh doanh năm 2012 37 Bảng 2.2 Cơ cấu trình độ nhân Điện lực Hải Dương 43 Bảng 2.3 Kết thu tiền điện năm 2012 44 Bảng 2.4 Giá trị nợ khó đòi Điện lực Hải Dương giai đoạn 2010- 46 2012 Bảng 2.5 Khối lượng quản lý vận hành lưới điện Công ty 51 Điện lực Hải Dương Bảng 2.6 Một số hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên 59 chậm tiến độ Bảng 2.7 Tiến độ xây dựng dự án đầu tư xây dựng 65 Bảng 2.8 Số lượng vi phạm chất lượng vật tư phải dừng thi công 69 Bảng 2.9 Số lượng vụ sai phạm quy định phát 71 trình giám sát Bảng 2.10 Kế hoạch doanh thu - chi phí – lợi nhuận năm 2012 79 Công ty Điện lực Hải Dương Bảng 2.11 So sánh kết thực kiểm soát năm 2012 83 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy công ty Điện lực Hải Dương 35 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức máy thu theo dõi nợ tiền điện 43 Trình tự bước thực công tác có kế hoạch có cắt 54 Quy trình điện Quy trình Trình tự bước thực công tác kế hoạch 55 có cắt điện Lưu đồ 2.1 Quản lý, giám sát tiến độ thi công công trình 64 TỪ VIẾT TẮT HTKSNB : Hệ thống Kiểm soát nội KSNB : Kiểm soát nội EVN : Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVNPC : Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc PCHD : Điện lực Hải Dương KTNB : Kiểm toán nội XDCB : Xây dựng ĐL : Điện lực SXKD : Sản xuất kinh doanh NPC : Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc TC –KT : Phòng Tài – kế toán QLVH : Quản lý vận hành MBA : Máy biến áp LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Việt Nam giai đoạn đẩy mạnh công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, bước hội nhập với kinh tế giới, đòi hỏi thành phần kinh tế nước cần có cải tiến tích cực hoạt động sản xuất thật thách thức to lớn tổ chức thành phần kinh tế nước Hoạt động doanh nghiệp, phòng ban dựa quy trình, quy chế làm việc theo quy định đặt doanh nghiệp Tuy nhiên dù nguyên nhân khách quan hệ thống nguyên nhân chủ quan người, trình làm việc tránh khỏi thiếu sót, sai sót vô tình có chủ đích Chính hoạt động doanh nghiệp thiếu trình kiểm tra, giám sát việc thực hoạt động Hoạt động hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp giúp bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Ngành điện ngành công nghiệp mũi nhọn then chốt, đóng vai trò quan trọng việc phát triển kinh tế đất nước Trong thời gian qua nhu cầu dùng điện bình quân hàng năm tăng khoảng 15,4%, cao gần gấp đôi tốc độ tăng trưởng GDP nước Là ngành kinh tế độc quyền nhà nước, song ngành điện phải đối mặt với nhiều thách thức từ thay đổi sách quản lý vĩ mô, đề án tái cấu ngành điện, chuyển hóa ngành điện sang kinh tế thị trường Sự biến đổi nhanh chóng kinh tế giới, công nghệ điện lực, định chế tài đón nhận hàng loạt tiến trình hội nhập kinh tế việc Việt Nam gia nhập AFTA, WTO… Do vậy, đòi hỏi ngành điện cần phải có nỗ lực lớn lao việc thu hút đầu tư, đổi công nghệ, đặc biệt quan trọng cần nâng cao vai trò hệ thống kiểm soát nội để hoạt động doanh nghiệp diễn mục tiêu đạt hiệu cao Với mong muốn góp phần tham gia nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích thực trạng đưa giải pháp nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho đơn vị ngành điện lực nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tác giả chọn đề tài “Phân tích thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương” làm đề tài luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận kiểm soát nội bộ, vận dụng lý thuyết, khai thác, tập hợp, xử lý số liệu, luận văn nhằm: - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương - Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thu thập phân tích Công ty Điện lực Hải Dương Phương pháp nghiên cứu Đề tài dựa phương pháp điều tra, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, dự báo để nghiên cứu đưa đề xuất cụ thể, nhằm đánh giá hệ thống hóa vấn đề nghiên cứu đưa đánh giá cho luận văn Đóng góp luận văn Hệ thống hoá bổ sung số vấn đề lý luận có liên quan đến phân tích, đánh giá hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Phân tích, đánh giá cách có hệ thống, có sở khoa học thực trạng kiểm soát nội Công ty, đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn bao gồm chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội Chương 2: Phân tích hoạt động kiểm soát nội Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương Trong trình thực đề tài, hướng dẫn tận tình PGS.TS Phan Thị Thuận, với cố gắng thân, với kiến thức trải nghiệm thực tế hạn chế, thông tin, tài liệu tham khảo giới hạn, nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót, mức độ bao quát chiều sâu chưa nghiên cứu đề cập đến Do tác giả mong hướng dẫn, bảo thầy cô, đóng góp đồng nghiệp người có quan tâm, để đề tài hoàn thiện Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn thầy cô giảng viên chuyên ngành Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, bạn bè đồng nghiệp cung cấp tài liệu, thông tin cho tác giả, đặc biệt PGS TS Phan Thị Thuận tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn a) Tổ chức việc xây dựng kế hoạch tiến hành tra trình Người định tra phê duyệt; b) Phân công nhiệm vụ cho thành viên Đoàn tra; c) Tổ chức, đạo thành viên Đoàn tra thực nội dung, phạm vi, thời hạn ghi định tra; d) Kiến nghị với Người định tra áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để bảo đảm thực nhiệm vụ Đoàn tra; đ) Yêu cầu đối tượng tra cung cấp thông tin, tài liệu, báo cáo văn bản, giải trình vấn đề liên quan đến nội dung tra; cần thiết tiến hành kiểm kê tài sản đối tượng tra liên quan đến nội dung tra; e) Yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra cung cấp thông tin, tài liệu đó; g) Yêu cầu người có thẩm quyền tạm giữ tiền, đồ vật, giấy phép cấp sử dụng trái pháp luật xét thấy cần ngăn chặn việc vi phạm pháp luật để xác minh tình tiết làm chứng cho việc kết luận, xử lý; h) Quyết định niêm phong tài liệu đối tượng tra có cho có vi phạm pháp luật; i) Tạm đình kiến nghị người có thẩm quyền đình việc làm xét thấy việc làm gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; k) Kiến nghị người có thẩm quyền tạm đình việc thi hành định kỷ luật, thuyên chuyển công tác, cho nghỉ hưu người cộng tác với quan tra đối tượng tra xét thấy việc thi hành định gây trở ngại cho việc tra; l) Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực nhiệm vụ thành viên Đoàn tra; quản lý thành viên Đoàn tra thời gian thực nhiệm vụ tra; áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để giải kiến nghị thành viên Đoàn tra; m) Ghi nhật ký Đoàn tra; n) Tổ chức việc xây dựng báo cáo kết tra; 100 o) Báo cáo với Người định tra kết tra chịu trách nhiệm tính xác, trung thực, khách quan báo cáo đó; p) Đối với hoạt động tra chuyên ngành, trình tra, Trưởng đoàn có quyền yêu cầu đối tượng tra xuất trình giấy phép, đăng ký kinh doanh, chứng hành nghề; lập biên việc vi phạm đối tượng tra; xử phạt vi phạm hành theo quy định Công ty xử lý vi phạm hành Khi thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định, Trưởng Đoàn tra phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, Công ty định mình; có hành vi vi phạm pháp luật tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường bồi hoàn theo quy định pháp luật, Công ty Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Đoàn tra Trong trình tra, tra viên có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a Thực nhiệm vụ theo phân công trưởng đoàn tra, báo cáo trưởng đoàn tra kế hoạch thực nhiệm vụ phân công; b Yêu cầu đối tượng tra cung cấp thông tin, tài liệu, báo cáo văn bản, giải trình vấn đề liên quan đến nội dung tra; yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra cung cấp thông tin, tài liệu đó; c Kiến nghị Trưởng Đoàn tra áp dụng biện pháp thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng Đoàn tra để bảo đảm thực nhiệm vụ giao; d Kiến nghị việc xử lý vấn đề khác liên quan đến nội dung tra; đ Báo cáo kết thực nhiệm vụ giao với Trưởng đoàn tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật Trưởng đoàn tra tính xác, trung thực, khách quan nội dung báo cáo; e Tham gia xây dựng báo cáo kết tra; g Thực công việc khác liên quan đến tra Trưởng đoàn tra giao; 101 3.2.2.3 Hoạt động đoàn tra a, Chuẩn bị tra Xây dựng kế hoạch tiến hành tra Trưởng đoàn tra có trách nhiệm tổ chức việc xây dựng kế hoạch tiến hành tra trình Giám đốc phê duyệt Kế hoạch tiến hành tra phải xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung tra; phương pháp tiến hành tra; tiến độ thực Vào tháng 11 hàng năm, phòng Thanh tra tình hình, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh kết kiểm tra năm trước xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra đơn vị trình Giám đốc Công ty phê duyệt Hàng quý vào kế hoạch tra, kết tra đơn vị báo cáo tổ chức triển khai hoạt động tra Khi phát có dấu hiệu bất thường phòng Thanh tra phải đề xuất kế hoạch tra đột xuất lên Giám đốc Công ty Phổ biến kế hoạch tra Trưởng đoàn tra tổ chức họp đoàn tra để phổ biến kế hoạch tiến hành tra, phân công nhiệm vụ cho thành viên đoàn tra; tổ chức việc tập huấn nghiệp vụ cho thành viên đoàn tra cần thiết Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo Căn vào nội dung định tra, kế hoạch tiến hành tra Người định tra phê duyệt, Trưởng đoàn tra có trách nhiệm tổ chức việc xây dựng Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo phải văn bản, nêu rõ nội dung, thời gian, hình thức báo cáo vấn đề khác liên quan (nếu có) Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo phải gửi cho đối tượng tra trước công bố định tra b, Tiến hành tra Công bố định tra Chậm 03 ngày kể từ ngày định tra, trưởng đoàn tra có trách nhiệm công bố định tra với quan, tổ chức, cá nhân đối tượng tra Trước công bố định tra, trưởng đoàn tra 102 thông báo với đối tượng tra thời gian, thành phần tham dự, địa điểm công bố định Thành phần tham dự buổi công bố định tra gồm có đoàn tra, lãnh đạo chi nhánh, tổ chức cá nhân đối tượng tra Trong trường hợp cần thiết mời đại diện quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham dự Khi công bố định tra, trưởng đoàn tra đọc toàn văn định tra, nêu rõ quyền nghĩa vụ đối tượng tra; thông báo chương trình làm việc đoàn tra với đối tượng tra công việc khác có liên quan đến hoạt động đoàn tra Việc công bố định tra phải lập thành biên Thu nhận báo cáo đối tượng tra, nghe đối tượng tra báo cáo Trưởng đoàn tra có trách nhiệm thu nhận văn báo cáo đối tượng tra làm sở cho việc tiến hành tra Trong trường hợp cần thiết, Trưởng đoàn tra tổ chức cho đoàn tra nghe đại diện Thủ trưởng quan, cá nhân đối tượng tra báo cáo nội dung tra theo đề cương yêu cầu Thu thập, kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra có trách nhiệm nghiên cứu, phân tích, đánh giá thông tin tài liệu thu thập được; tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin tài liệu cần thiết làm sở để kết luận nội dung tra Việc bàn giao, kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu, liên quan đến nội dung tra phải lập thành biên Báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra Thành viên đoàn tra có trách nhiệm báo cáo với trưởng đoàn tra, trưởng đoàn tra có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc tiến độ thực nhiệm vụ tra 103 Việc báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra thực văn Báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra phải có nội dung: Tiến độ thực nhiệm vụ tra đến ngày báo cáo; Nội dung tra hoàn thành, kết tra bước đầu, nội dung tra tiến hành; dự kiến công việc thực thời gian tới; Khó khăn, vướng mắc biện pháp giải (nếu có) Nhật ký đoàn tra Nhật ký đoàn tra sổ ghi chép hoạt động đoàn tra, nội dung có liên quan đến hoạt động đoàn tra diễn ngày, từ có định tra đến bàn giao hồ sơ tra cho quan có thẩm quyền Hàng ngày, trưởng đoàn tra có trách nhiệm ghi chép sổ nhật ký ký xác nhận nội dung ghi chép Trường hợp cần thiết Trưởng đoàn tra giao việc ghi chép sổ nhật ký cho thành viên đoàn tra, trưởng đoàn tra phải có trách nhiệm việc ghi chép xác nhận nội dung ghi chép vào sổ nhật ký đoàn tra Nội dung nhật ký đoàn tra cần phản ánh: Ngày, tháng, năm; công việc tiến hành; tên quan, tổ chức, cá nhân đối tượng tra có liên quan kiểm tra, xác minh; Ý kiến đạo, điều hành người định tra, Trưởng đoàn tra (nếu có); Khó khăn, vướng mắc phát sinh hoạt động tra đoàn tra (nếu có); Các nội dung khác liên quan đến hoạt động đoàn tra (nếu có) Trưởng đoàn tra có trách nhiệm quản lý sổ nhật ký đoàn tra trình tra Trường hợp lý khách quan mà sổ nhật ký đoàn tra bị hư hỏng trưởng đoàn tra phải báo cáo với người định tra xem xét, giải Việc ghi nhật ký đoàn tra phải đảm bảo tính xác, khách quan, trung thực, rõ ràng phản ánh đầy đủ công việc diễn trình tra; thực theo mẫu NPC ban hành Sổ nhật ký đoàn tra lưu hồ sơ tra 104 Báo cáo kết thực nhiệm vụ thành viên Đoàn tra Sau hoàn thành nhiệm vụ giao, thành viên đoàn tra có trách nhiệm báo cáo văn với trưởng đoàn tra kết thực nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm tính xác, trung thực báo cáo Gia hạn tra: trường hợp cần thiết phải gia hạn thêm thời gian, nội dung tra, trưởng đoàn tra phải lập văn báo cáo người định tra tiến hành có định ban hành Lập biên tra: trưởng đoàn tra phải lập biên tra với đối tượng tra Biên tra phải nêu rõ kết nội dung tra, nguyên nhân, chứng để kết luận c, Kết thúc tra Thông báo kết thúc việc tra nơi tra: Khi kết thúc việc tra nơi tra, trưởng đoàn tra có trách nhiệm thông báo văn cho Thủ trưởng quan, tổ chức cá nhân đối tượng tra biết Xây dựng dự thảo Báo cáo kết tra Trên sở báo cáo kết thực nhiệm vụ thành viên đoàn tra, chậm 03 ngày làm việc trưởng đoàn tra có trách nhiệm xây dựng dự thảo Báo cáo kết tra, tổ chức lấy ý kiến thành viên đoàn tra vào dự thảo Báo cáo kết luận tra Trong trường hợp thành viên đoàn tra có ý kiến khác nội dung dự thảo Báo cáo kết tra trưởng đoàn tra định chịu trách nhiệm trước pháp luật, Giám đốc Công ty định Báo cáo kết tra Chậm 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tra nơi tra, trưởng đoàn tra phải có văn báo cáo kết tra Báo cáo kết tra phải có nội dung sau đây: Kết luận cụ thể nội dung tiến hành tra; Xác định rõ tính chất, mức độ vi phạm, nguyên nhân, trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm (nếu có); ý kiến khác thành viên đoàn tra với trưởng đoàn tra nội dung báo cáo kết 105 tra (nếu có); Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền áp dụng; kiến nghị biện pháp xử lý Trong trường hợp phát có hành vi tham nhũng báo cáo kết tra phải nêu rõ trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị để xảy hành vi tham nhũng theo mức độ sau đây: Yếu lực quản lý; Thiếu trách nhiệm quản lý; Bao che cho người có hành vi tham nhũng Trong báo cáo kết tra phải nêu rõ quy định pháp luật làm để xác định tính chất, mức độ vi phạm, kiến nghị biện pháp xử lý Báo cáo kết tra gửi tới Ban Giám đốc; Công bố kết luận tra Trong trường hợp Giám đốc Công ty ủy quyền cho trưởng đoàn tra trưởng đoàn tra có trách nhiệm thông báo văn cho Giám đốc Công ty, tổ chức cá nhân đối tượng tra thời gian, địa điểm, thành phần tham dự buổi công bố kết luận tra Thành phần tham dự buổi công bố kết luận tra gồm Giám đốc, tổ chức cá nhân đối tượng tra, đại diện quan, tổ chức, cá nhân có liên quan Tại buổi công bố kết luận tra, trưởng đoàn tra đọc toàn văn kết luận tra; nêu rõ trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc thực kết luận tra Việc công bố Kết luận tra lập thành biên phải có đầy đủ chữ ký bên liên quan Kết luận tra phải thông báo toàn công ty đối tượng liên quan Trong trường hợp đối tượng tra chưa trí ý kiến với nội dung dự thảo kết luận tra, đối tượng tra có quyền giải trình bổ xung chứng chứng minh Tất chứng chứng minh phải ghi vào biên Lập, bàn giao hồ sơ tra Trưởng đoàn tra có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ tra Hồ sơ tra bao gồm: Quyết định tra; biên tra đoàn tra, tra viên lập; báo cáo, giải trình đối tượng tra; báo cáo kết tra; 106 Kết luận tra; Văn việc xử lý, kiến nghị việc xử lý; Nhật ký đoàn tra; tài liệu khác có liên quan đến tra Trong thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày có kết luận tra, trưởng đoàn tra tổ chức việc bàn giao hồ sơ tra Trường hợp trở ngại khách quan thời gian bàn giao hồ sơ tra kéo dài không 30 ngày Việc bàn giao hồ sơ tra phải lập thành biên 3.2.2.4 Quan hệ công tác đoàn tra Quan hệ Đoàn tra với Người định tra; người giao nhiệm vụ giám sát, kiểm tra Trong trình tra, trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra phải tuân thủ đạo, giám sát, kiểm tra người định tra; thực chế độ thông tin, báo cáo theo yêu cầu Ban Giám đốc Khi xét thấy cần làm rõ nội dung liên quan nội dung ghi định tra trưởng đoàn tra báo cáo với Ban Giám đốc Công ty xem xét, định Trong trình tra, trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra phải tuân thủ giám sát, kiểm tra ban giám đốc người người định tra giao nhiệm vụ giám sát, kiểm tra hoạt động đoàn tra Ban giám đốc Công ty theo dõi, đôn đốc, đạo hoạt động, xử lý kịp thời kiến nghị đoàn tra; trường hợp cần phải bổ sung nội dung tra Ban Giám đốc yêu cầu trưởng đoàn tra cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan để phục vụ cho việc bổ sung nội dung định tra Quyết định bổ sung nội dung tra phải văn gửi cho trưởng đoàn tra, đối tượng tra quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung tra bổ sung Quan hệ Trưởng đoàn tra với thành viên Đoàn tra Thành viên đoàn tra có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ Thành viên đoàn tra phải chấp hành đạo, điều hành trưởng đoàn tra việc thực nhiệm vụ giao Trong trường hợp có vấn đề phát 107 sinh vượt thẩm quyền báo cáo kịp thời với trưởng đoàn tra đề xuất biện pháp xử lý Thành viên đoàn tra có cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, đối tượng tra phải báo cáo với trưởng đoàn tra để trưởng đoàn tra báo cáo người định tra xem xét, định Quan hệ Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra với Thủ trưởng quan, đơn vị quản lý trực tiếp Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra có trách nhiệm báo cáo Giám đốc, đơn vị trực tiếp quản lý kết thực nhiệm vụ tra Lãnh đạo chi nhánh, đơn vị có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi để đoàn tra, hoàn thành nhiệm vụ giao Thủ trưởng quan, đơn vị quản lý trực tiếp cán bộ, công nhân viên chức cử tham gia đoàn tra có trách nhiệm giám sát, kiểm tra cán bộ, công nhân viên chức việc thực nhiệm tra giao 3.2.2.5 Khen thưởng xử lý vi phạm Khen thưởng: Theo chế độ chung Nhà nước, Tập đoàn, Tông Công ty Công ty Xử lý vi phạm: Trong trình tra, Trưởng đoàn tra, thành viên Đoàn tra vi phạm điều cấm hoạt động tra vi phạm quy định khác pháp luật tuỳ theo tính chất mức độ mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật, Công ty 3.2.3 Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý số hoạt động kiểm soát nội Trong thời gian qua, hoạt động kiểm soát nội phát số hành vi vi phạm đơn vị, cá nhân Một số trường hợp xử lý, nhiên đa phần xử lý hành kiểm trách nhắc nhở Các hành vi vi phạm sau phát Công ty Điện lực Hải Dương chủ yếu trọng đến công tác khắc phục sai phạm chưa xử lý người vi phạm xử lý mang tính hình thức Nguyên nhân tình trạng do:  Các quy chế, quy định, quy trình sản xuất kinh doanh Công ty thường đề cập đến nội dung hướng dẫn thực công việc, chế tài xử 108 lý trường hợp, hành vi vi phạm chung chung “theo quy định pháp luật quy chế Công ty” Do phát hành vi vi phạm Công ty xác thực, rõ ràng để xử lý Ví dụ quy định xử lý hợp đồng hoạt động kinh doanh điện chưa quy định rõ chế tài xử lý trường hợp hành vi hóa đơn, trách nhiệm liên đới trưởng phụ trách đơn vị  Trong doanh nghiệp tồn nể nang định xử lý nhân viên Lãnh đạo đơn vị thường xử lý với hình thức nhẹ nhàng để tránh va chạm, lòng gây hiềm khích nội Do đó, phát sai phạm quy chế xử lý cụ thể nên xử lý nhẹ quy định  Trong quy định Công ty Điện lực Hải Dương có quy định chế tài xử lý hành vi vi phạm, nhiên quy định chung chung không quy định trách nhiệm người liên đới, hành vi vi phạm quy định 16 hành vi bao quát hành vi vi phạm Quy định thỏa ước lao động tập thể phụ lục số 05 Như vậy, cần bổ xung thêm hành vi phụ lục số 06 nhằm chi tiết hóa quy định chế tài xử phạt hành vi vi phạm  Đối với hình thức xử lý quy định hình thức kỷ luật là: kiểm trách miệng văn bản; kéo dài thời hạn nâng lương; sa thải Như hành vi vi phạm nhiều, mức độ vi phạm khác nhiên có hình thức xử lý dẫn đến tình trạng vi phạm nặng nhẹ có hình thức xử lý Đây sơ hở mà hệ thống kiểm soát gây nguy sau:  Người vi phạm không xử lý dẫn đến nguy tiếp tục tái diễn, lan truyền từ người đến người khác, từ hoạt động sang hoạt động khác Vì xử lý vi phạm nhẹ người dẫn đến xử lý nhẹ người khác  Người thực hoạt đông kiểm soát không tích cực phát sai phạm, có phát sai phạm đề nghị hình thức xử phạt nhẹ, làm cho hoạt động kiểm soát không tính hiệu lực, răn đe Ngoài ra, hiệu lực thi hành không đảm bảo dễ đàng dẫn tới thông đồng, kiêng nể, 109 che dấu cán kiểm tra đơn vị, phận, cá nhân người kiểm tra Trước thực trạng Công ty Điện lực Hải Dương phải hoàn thiện chế tài xử lý cụ thể hành vi vi phạm quy trình, quy định công tác thực phân chia theo chiều dọc có nghĩa theo quy trình, công đoạn làm việc Và mức độ xử lý vi phạm theo mức độ nghiêm trọng hành vi vi phạm Ngoài chế tài xử lý theo thỏa ước lao động tập thể quy định Công ty áp dụng Các chế tài sau áp dụng cho hành vi vi phạm cụ thể như:  Nếu làm thất thoát hóa đơn, tiền điện người quản lý hóa đơn, tiền mặt phải bồi thường tất giá trị số tiền hóa đơn tiền mặt mất; chuyển làm công tác khác số tiền từ 500.000 đồng trở xuống; bị xa thải số tiền từ 500.000 đồng trở lên, đồng thời cá nhân, cán phụ trách đội bị trừ điểm thi đua trừ thưởng; đội thu tiền điện năm mà vượt trường hợp gây tiền hóa đơn người phụ trách bị kiểm điểm, kỷ luật trừ xếp loại thi đua xếp loại lương tháng Nếu có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng sữ truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp nhân viên đơn vị làm thất thoát hóa đơn tiền điện, làm sai quy trình, bao che người tổ trưởng phụ trách quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm:  Nếu tổ trưởng quản lý không tự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để nhân viên vi phạm tùy theo mức độ nghiêm trọng kiển trách giảm xếp loại, đánh giá mức độ hoàn thành công việc bậc, để tái phạm phát nhiều vụ/ năm điều chuyển công việc, phạt tháng chậm quy chế tăng lương Nếu vi phạm tái diễn cách chức không bổ nhiệm vào vị trí  Nếu phát thông đồng để biển thủ tài sản phải truy cứu trách nhiệm theo luật định 110 Trường hợp nhân viên, đội phụ trách thu tiền điện hóa đơn, tiền điện trưởng phó phòng Điện lực phụ trách quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm  Nếu phòng quản lý không tự kiểm tra, phát sai phạm thường xuyên (không thực kiểm tra hàng tháng theo quy đinh) cố tình bao che phải xử lý, kỷ luật khiển trách văn  Nếu phòng quản lý phụ trách kiểm tra, giám sát, thực không phát sai phạm phải nhắc nhở cảnh cáo miệng giảm điểm tiêu chuẩn lực quản lý  Có dấu hiệu thông đồng câu kết biển thủ tài sản phải truy cứu trách nhiệm theo luật định Quy trình đo đếm điện năng: sai phạm xảy không thực quy trình; không kiểm tra kỹ chất lượng hệ thống đo đếm điện năng, đường dây; có thái độ phục vụ văn hóa ứng xử không chuẩn mực với khách hàng… quy trình đo đếm điện năng, chế tài xử lý vi phạm áp dụng thỏa ước lao động tập thể Công ty phải quy định thêm chế tài xử lý tùy vào mức độ nghiêm trọng việc khiển trách miệng văn bản, hạ bậc xếp loại cá nhân, phòng ban, trừ lương, thưởng, chuyển công tác, lùi thời hạn tăng lương tháng buộc việc Ngoài Công ty cần phải nghiên cứu ban hành chế tài xử lý quy trình khác như: Quy trình ký kết quản lý hợp đồng mua bán điện, quy trình quản lý hệ thống đo đếm điện năng, quy trình lập hóa đơn tiền điện, quy trình quản lý đầu tư xây dựng bản, quy trình sửa chữa lớn, quy trình hàng tồn kho… Tất quy trình mà Công ty quy định cần thêm quy định rõ ràng chi tiết chế tài xử lý vi phạm Ngoài cần quy định rõ trách nhiệm vật chất xử lý trường hợp vi phạm như:  Người lao động vô ý, cố ý thiếu trách nhiệm làm thất thoát, hư hỏng tài sản Công ty (gồm thiết bị, phương tiện chuyên chở, dụng cụ, phương tiện làm việc, hồ sơ, tài liệu ) có hành vi khác gây thiệt hại đến lợi ích Công 111 ty tùy trường hợp phải bồi thường phần hay toàn giá trị thiệt hại theo quy định pháp luật  Người lao động vi phạm pháp luật không chấp hành quy chế, quy định gây thiệt hại cho Công ty, việc bị xử lý kỷ luật phải bồi thường thiệt hại gây theo quy định pháp luật  Mức bồi thường giá trị tài sản thời điểm thất thoát hư hỏng:  Nếu sơ xuất thiệt hại không nghiêm trọng (dưới triệu đồng) phải bồi thường nhiều hai tháng lương trừ dần vào lương hàng tháng, mức khấu trừ không 50% lương tháng (bằng giá trị gây thiệt hại)  Nếu cố ý, thiếu trách nhiệm gây thiệt hại nghiêm trọng, tùy trường hợp Giám đốc định mức bồi thường  Nếu bất khả kháng bồi thường Được xem bất khả kháng trường hợp thiên tai, dịch họa, lũ lụt, hỏa hoạn cố khác dự đoán hay phòng tránh được, phải chứng minh cố bất ngờ  Trường hợp có hợp đồng trách nhiệm phải bồi thường theo hợp đồng ký 112 KẾT LUẬN Trong năm qua Điện lực Hải Dương cố gắng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội nói chung, hoạt động kiểm soát nội nói riêng đạt số thành tựu như: chấn chỉnh sai phạm, góp phần ngăn ngừa hạn chế nhiều sai phạm; hoàn thiện quy chuẩn hóa bước, quy trình công tác, thao tác… nhằm hạn chế sai sót, mát quản lý chi phí tốt Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát nội Điện lực Hải Dương nhiều bất cập cần giải pháp giúp nâng cao hiệu hoạt động Các giải pháp đưa luận văn nhằm mục đích hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Với giải pháp thứ mục tiêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, lực phẩm chất đạo đức cán thực công tác kiểm soát nội Công ty Với giải pháp thứ hai mục tiêu giải pháp nhằm hoàn thiện quy chế tra nhằm nâng cao ý thức, vai trò, trách nhiệm cán thực công tác kiểm tra, hoàn thiện quy trình thống thực nhằm tăng cường hiệu công tác kiểm tra Để nâng cao vai trò hiệu hoạt động kiểm soát đồng thời nâng cao tính chất, vai trò, mức độ hiệu hệ thống kiểm soát nội cần nâng cao ý thức trách nhiệm có ràng buộc pháp lý, luận văn đưa thêm giải pháp thứ Giải pháp cuối đưa nhằm tăng trách nhiệm kiểm soát nội toàn hệ thống có tính ràng buộc kinh tế lớn Với mục đích rõ ràng mối liên hệ hiệu kiểm soát, điều hành với kết hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản Tuy nhiên, biết, kiểm soát nội trình trình mang tính lịch sử tiếp nối Do vậy, điều quan trọng tâm kiểm soát chi phí, tăng cường hiệu kinh doanh Công ty Điện lực Hải Dương, Ban lãnh đạo toàn thể cán công nhân viên Công ty tâm thực hiện, hành động liệt không tha thứ, dung tha, hời hợt cho sai sót, vi phạm quy chế, quy định tất giải pháp phát huy hiệu 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nhiều tác giả, Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm toán [2] PGS.TS Trần Thị Giang Tân, Kiểm soát nội bộ, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [3] PGS.TS Phan Thị Thuận (2005), Giáo trình Quản trị học đại cương, Nhà xuất khoa học kỹ thuật Hà Nội [4] Nguyễn Hải Sản (1997), Quản trị Tài Doanh nghiệp, Nhà xuất trẻ, Hà Nội [5] http://www.fetp.edu.vn/index.cfm - Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright [6] http://www.gso.gov.vn/default.aspx?tabid=217 - Tổng cục Thống kê Việt Nam [7] http://www.mof.gov.vn/portal/page/portal/mof_vn - Bộ Tài [8] http://www.xaydung.gov.vn/site/moc - Bộ Xây dựng [9] http://www.evn.com.vn/ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam 114 [...]... THỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP Hoạt động kiểm soát nội bộ tùy thuộc vào mô hình tổ chức mỗi công ty, ở một số công ty gọi hoạt động này là thanh tra, kiểm tra hoặc hoạt động thanh kiểm tra Một số doanh nghiệp kinh doanh người ta thường gọi KSNB là hoạt động kiểm tra đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: Kiểm tra dự phòng Là kiểm. .. yếu, trực tiếp của hoạt động kiểm soát Tính chất thường xuyên của hoạt động kiểm soát có tác dụng phòng ngừa Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát là phát hiện ra những khiếm khuyết, sơ hở trong cơ chế quản lý Kết quả đạt được của hoạt động kiểm soát là hoạt động xem xét, xử lý, điều chỉnh những phạm vi, sai lệch để cơ chế quản lý ngày một hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất... 213/QĐ-TTg chuyển đổi Điện lực Hải Dương – doanh nghiệp trực thuộc Công ty điện lực 1 là doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam thành Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, hoạt động theo Điều lệ của Công ty và Luật doanh nghiệp với... suất kiểm tra sẽ không đảm bảo do đó để hoạt động kiểm soát có hiệu quả thì các bộ phận kiểm soát thường sử dụng phương pháp kiểm soát các nút trọng yếu Phương pháp kiểm tra này thường kết hợp cả phương pháp 1 và 2 nhưng chỉ nhắm vào các hoạt động trọng tâm, đó là những hoạt động ảnh hưởng đến nhiều tài sản của doanh nghiệp như hoạt động thu chi, những hoạt động có độ rủi ro cao như hoạt động quản... trong quản lý, vi phạm pháp luật, đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong đơn vị, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh - Về đối tượng: Đối tượng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là các bộ phận, đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, các vụ việc cần tiến hành kiểm tra, kiểm soát cũng phải thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp - Về vị trí của người kiểm soát hay bộ phận kiểm soát: Phải được... là một chức năng, một khâu của chu trình hoạt động kinh doanh Bộ phận thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo, người quản 15 lý Tuy vậy, trong hoạt động của mình, bộ phận này phải có một vị trí chính thống, phải độc lập với các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát - Về quyền hạn: Quyền của bộ phận kiểm tra, kiểm soát là quyền mang tính phái sinh, là một. .. người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức - Con... trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát Ban KSNB là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết... kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm soát nội bộ  Những yếu tố chi phối sự thành công Thứ nhất: Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra Ví dụ: đối với các doanh nghiệp thì kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch phải là đầu tháng, đầu quý, đầu năm sau Nhưng kiểm 16 tra để đánh giá kết quả trong các trường đại học lại vào... tư bên ngoài 14 Một số công ty chọn có một kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống KSNB được tuân thủ Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp KSNB cũng áp dụng cho cả phòng kế toán Cụ thể kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra: - Việc tuân thủ các quy trình và chính sách vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty - Việc tuân thủ