Hiện đại hóa nền hành chính tại uỷ ban nhân dân quận tây hồ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài gồm 3 phần: 2 Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Giới thiệu chung về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3 1.1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 6 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 11 1.2.1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 11 1.2.3. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 13 1.2.4. Tìm hiểu Công tác tổ chức hội họp, tổ chức nghi thức và các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 17 1.2.5. Tìm hiểu về nhiệm vụ cụ thể của các Chuyên viên hành chính 19 Tiểu kết 23 Chương 2: HIỆN ĐẠI HÓA NỀN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. 24 2.1. Khái quát về hiện đại hóa nền hành chính nhà nước 24 2.2. Thực trạng hiện đại hóa nền hành chính tại UBND quận Tây Hồ 28 2.2.1. Hiện đại hóa hệ thống thể chế hành chính 29 2.2.2. Hiện đại hóa cơ cấu, cơ chế tổ chức, vận hành của bộ máy hành chính 30 2.2.3. Hiện đại hóa nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 32 2.2.4. Cải cách tài chính công 34 2.2.5. Hiện đại hóa cơ sở vật chất, khoa học công nghệ 37 Tiểu kết: 44 Chương 3: KẾT LUẬN, NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA NỀN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 45 3.1. Nhận xét ưu, nhược điểm của Công tác hóa đại hóa nền hành chính tại UBND Quận Tây Hồ 45 3.1.1. Ưu điểm 45 3.1.2. Nguyên nhân kết quả đạt được 48 3.1.3. Nhược điểm 48 3.1.4. Nguyên nhân những hạn chế 50 3.2. Đề xuất, giải pháp 51 3.2.1. Về phía Nhà nước và các cơ quan chức năng 51 3.2.2. Về phía UBND quận Tây Hồ 52 Tiểu kết: 55 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

LỜI CẢM ƠN Sự thành công người không đến từ nỗ lực thân mà đến từ hỗ trợ, giúp đỡ người, dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp đáng trân trọng.Từ học tập trường đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ thầy cô bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, xin gửi tới thầy cô khoa Văn hóa – Thông tin Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho tổ chức cho tiếp cận với học phần “ Phương pháp nghiên cứu khoa học” hữu ích sinh viên ngành Quản lí nhà nước sinh viên ngành khác trường Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến TS.Bùi Thị Ánh Vân – Giảng viên môn “ Phương pháp nghiên cứu khoa học’, tận tình hướng dẫn tạo điều kiện để hoàn thành tốt tiểu luận Tôi xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội cung cấp thông tin hữu ích để hoàn thành tốt tiểu luận Trong trình học tập, trình làm tiểu luận, khó tránh khỏi sai sót, mong cô bỏ qua Do trình độ lí luận hạn chế kinh nghiệm chưa nhiều nên thực tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót hạn chế, mong nhận góp ý cô để đề tài hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học Tất thông tin, tư liệu công trình hoàn toàn trung thực xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực nội dung thông tin sử dụng đề tài nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2016 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 01 02 Từ viết tắt UBND, HĐND 03 04 CT, PCT CVP, PCVP Chủ tịch, Phó Chủ tịch Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng 05 TT HĐND, TT UBND Thường trực HĐND, Thường trực UBND 06 07 VP HCH Văn phòng Hành học 08 CTVP Công tác Văn phòng 09 CTHC Công tác Hành 10 VTLT Văn thư - Lưu trữ 11 12 TTHC HĐH Thủ tục hành Hiện đại hóa 13 14 CBCC TCHC Cán công chức Thể chế hành 15 16 17 BMHC CNTT CSVC - KT TH Nội dung từ viết tắt Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân Tây Hồ Bộ máy hành Công nghệ thông tin Cơ sở vật chất – kĩ thuật MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Mục đích nghiên cứu 4.Đối tượng nghiên cứu 5.Phạm vi nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài gồm phần: Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ .3 1.1 Giới thiệu chung trình hình thành, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Giới thiệu khái quát hình thành phát triển UBND quận Tây Hồ .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ 1.1.2.1 Chức UBND quận Tây Hồ 1.1.2.2 Nhiệm vụ UBND quận Tây Hồ .4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ .11 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng .11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .11 1.2.2.1 Chức 11 1.2.2.2 Nhiệm vụ 11 1.2.3 Vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp 13 1.2.4 Tìm hiểu Công tác tổ chức hội họp, tổ chức nghi thức biện pháp đại hóa văn phòng quan .17 1.2.4.1 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị ( hội thảo, họp ) UBND quận Tây Hồ: 17 1.2.4.2 Công tác triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 17 1.2.4.3 Các biện pháp đại hóa Văn phòng quan 18 1.2.5 Tìm hiểu nhiệm vụ cụ thể Chuyên viên hành 19 * Tiểu kết 23 Chương 2: 24 HIỆN ĐẠI HÓA NỀN HÀNH CHÍNH 24 TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 2.1 Khái quát đại hóa hành nhà nước .24 2.2 Thực trạng đại hóa hành UBND quận Tây Hồ 28 2.2.1 Hiện đại hóa hệ thống thể chế hành 29 2.2.2 Hiện đại hóa cấu, chế tổ chức, vận hành máy hành .30 2.2.3 Hiện đại hóa nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 32 2.2.4 Cải cách tài công 34 2.2.5 Hiện đại hóa sở vật chất, khoa học công nghệ 37 2.2.5.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 37 2.2.5.2 Phần mềm ứng dụng 39 2.2.5.3 Công tác đào tạo – bồi dưỡng, quản lý khai thác thông tin 40 Tiểu kết: 44 Chương 3: 45 KẾT LUẬN, NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA NỀN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .45 3.1 Nhận xét ưu, nhược điểm Công tác hóa đại hóa hành UBND Quận Tây Hồ .45 3.1.1 Ưu điểm 45 3.1.2 Nguyên nhân kết đạt 48 3.1.3 Nhược điểm 48 3.1.4 Nguyên nhân hạn chế 50 3.2 Đề xuất, giải pháp 51 3.2.1 Về phía Nhà nước quan chức .51 3.2.2 Về phía UBND quận Tây Hồ 52 Tiểu kết: 55 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Khoa học Hành coi ngành non trẻ so với khoa học khác giới Ở nước ta, hành học thực quan tâm nghiên cứu từ chục năm để phục cụ cho nhu cầu chuyển đổi kinh tế theo chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Tiến trình xây dựng nhà nước nói chung cải cách hành nói riêng, xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, tinh gọn trở thành yêu cầu cấp bách đất nước Hiện đại hóa hành “hạng mục” lớn tổng thể “công trình” cải cách hành Hiện đại hóa hành có tác động tích cực cải cách thủ tục hành Tại Việt Nam thời gian qua, trình đại hóa hành quốc gia Chiến lược cải cách hành bắt đầu với Nghị Trung ương khóa VII (1995) Tuy nhiên với cách hiểu ‘hiện đại hóa’ mang nhiều sắc thái vật chất (áp dụng công nghệ thông tin; quy hoạch xây dựng công sở tập trung, tăng cường phương tiện làm việc) nên dường công cải cách không đặt trọng tâm Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài: “ Hiện đại hóa hành Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ’ Lịch sử nghiên cứu Hiện đại hóa hành nhà nước vấn dề nhiều người quan tâm tìm hiểu Vì vậy, thực tiễn có nhiều đề tài nghiên cứu đại hóa hành chính, sau số đề tài: TS Thaveeporn Vasavakul Báo cáo nghiên cứu ”Hành công Phát triển kinh tế Việt Nam”/ TS Thaveeporn Vasavakul, Lê Viết Thái, Lê Thị Phi Vân(Tháng năm 2009) TS Lưu Kiếm Thanh “ Một số vấn đề cải cách đại hóa hành nay” - Tạp chí Tổ chức nhà nước/ TS Lưu Kiếm Thanh(Tháng năm 2009) TS Vũ Đình Thuần Đề án” Tin học hóa quản lý hành nhà nước 2001-2015 hành động”/TS Vũ Đình Thuần Edouard A Wattez Báo cáo nghiên cứu “ Hiện đại hóa quản lý nhà nước Việt Nam”/Edouard A Wattez(Tháng năm 2001) Mục đích nghiên cứu Nội dung tiêu luận nhằm thấy rõ thực trạng đại hóa hành Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Không đề tài cho thấy tầm quan trọng vấn đề đại hóa hành nước ta Qua phần phản ánh kết việc thực đường lối chủ trương Đảng, pháp luật nhà nước đại hóa hành UBND quận Tây Hồ nói riêng nhà nước ta nói chung Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng dại hóa hành UBND quận Tây Hồ Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Đề tài nghiên cứu UBND quận Tây Hồ, Hà Nội - Thời gian: Giai đoạn 2000 – 2010 Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, áp dụng phương pháp quan sát, thu thập thông tin, tổng hợp, nghiên cứu xử lý số liệu Bố cục đề tài gồm phần: Đề tài gồm phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Phần nội dung bao gồm chương sau: - Chương 1: Giới thiệu khái quát UBND quậnTây Hồ - Chương 2: Hiện đại hóa hành UBND quận Tây Hồ - Chương 3:Kết luận, nhận xét, đánh giá công tác đại hóa hành UBND quận Tây Hồ Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1 Giới thiệu chung trình hình thành, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Giới thiệu khái quát hình thành phát triển UBND quận Tây Hồ * Sự đời Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ngày 28/10/1995 UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vị quản lý Nhà nước địa bàn từngày 01/1/1996 Khi thành lập, định số 4428/QĐ-UBND thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức nhiệm vụ * Quá trình phát triển Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp quận Long Biên, phía Nam giáp quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, quận Tây Hồ giáp huyện Đông Anh Gia Lâm, phía Tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy Vị trí giúp cho quận Tây Hồ có điều kiện thuận lợi để phát triển mặt: Kinh tế - Văn hóa - Xã hội Du lịch - Dịch vụ… Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ với diện tích khoảng 526 ha, nằm địa giới quận Hồ Tây- cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Sau 15 năm xây dựng trưởng thành, quận Tây Hồ ngày lớn mạnh Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố Trung tâm Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm tài chính, nhân lực khoa học công nghệ…) để thúc đẩy nhanh mạnh kinh tế - xã hội Quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ 1.1.2.1 Chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồlà quan hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể như: - Phát triển kinh tế, công - nông - lâmnghiệpthươngnghiệp, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ; - Thu chi ngân sách địa phương; - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chứccông dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Công tác thi hành án, giải đơn khiếu nại UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND,là quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.2.2 Nhiệm vụ UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo hướng dẫn phòng hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng dài hạn hàng năm quận Xây dựng kế hoạch đầu tư với công trình trọng điểm quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực theo kế hoạch - Xây dưng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước.Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Xây dựng chương trình, công tác hàng nămcủa UBND quận, biện pháp thực hiệnNghị HĐND Qquận kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng Thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạptheo quy định Luật khiếu nại tố cáo Mô hình Máy tính UBND quận Mạng cục UBND quận Tây Hồ Cơ sở liệu Trung tâm Máy chủ Máy chủ UBND quận Tây Hồ Máy tính LĐVP (mạng không dây Kiểm tra giám sát hoạt động Khai thác TT Văn Điều khiển lãnh đạo từ xa Họp triển khai nhiệm vụ Modem Máy tính phường phòng ban trung tâm thuộc quận Điện thoại công cộng Mạng cục phường phòng ban Modem Cơ sở liệu Trung tâm Modem Máy chủ Máy tính truy cập từ xa Máy chủ đơn vị thuộc quận Mô hình hệ thống ứng dụng CNTT UBND quận Tây Hồ 43 Tiểu kết: Hiện đại hóa hành coi nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu UBND quận Tây Hồ Công tác tham mưu đại hóa hành triển khai thực đồng có hiệu Kết hoạt động nhân dân đánh giá cao Hơn nữa, thành tựu đath việc đại hóa hành UBND quận Tây Hồ góp phần vào việc phát triển kinh tế - xã hội địa phương Ngoài thành tựu tồn yếu kém, bất cập cần khắc phục cần khắc phục nhằm xây dựng hành mới, đại phù hợp 44 Chương 3: KẾT LUẬN, NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA NỀN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Nhận xét ưu, nhược điểm Công tác hóa đại hóa hành UBND Quận Tây Hồ 3.1.1 Ưu điểm * Hiệu hoạt động quản lý UBND quận Tây Hồ đơn vị đầu hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành nhà nước địa bàn thành phố Hà Nội Ngày 22/07/2009, UBND quận Tây Hồ vinh dự UBND thành phố Hà Nội trao tặng giải “Giải thưởng CNTT truyền thông Hà Nội lần thứ nhất”, cá nhân đồng chí Lê Văn Phượng – Phó Chủ tịch UBND quận đạt giải thành tích xuất sắc công tác đạo ứng dụng CNTT phục vụ cải cách hành Với nhận thức đắn quan tâm đạo cấp lãnh đạo quận, đặc biệt quan tâm, khuyến khích UBND Thành phố Hà Nội, nói năm qua, UBND quận Tây Hồ nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành nhà nước nhằm triển khai xây dựng mô hìn Cính phủ điện tử đại đồng Theo kết Báo cáo số 139/BC-UBND ngày 21/07/2009, ứng dụng CNTT hoạt động quản lý quận nhiều thành tựu bản: - Nâng cao bước lực quản lý hành cấp quận đơn vị UBND phường sở - Nâng cao bước lực trình độ CBCC UBND quận Hơn 1000 lượt CBCC quận phường bồi dưỡng CNTT; 100% công chức sử dụng CNTT để hỗ trợ quản lý công việc cung cấp thông tin cho công dân doanh nghiệp thuộc quận Có 208/260 CBCC thuộc biên chế quản lý quận có cấp, chứng tin học - Cập nhật theo dõi thông tin hoạt động quận phường, qua giúp cho đồng chí lãnh đạo UBND quận UBND phường trực 45 thuộc theo dõi điều hành hiệu - 100% văn – đến số hóa ( dạng PDF) đính kèm vào phần mềm quản lí văn bản, đó: • 21.161 văn đến; • 17.707 văn đi; • 102.630 văn đạo truyền nhận mạng WAN ADSL-VPN đơn vị; • 15.348 hồ sơ “Một cửa” quận cập nhật vào phần mềm phục vụ quản lý; • 1066 đơn thư khiếu nại, tố cáo cập nhật vào phần mềm quản lý * Công tác đại hóa hành - văn phòng + Công tác Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ vai trò đạt hiệu tốt việc: Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình công tác, kế hoạch, hoạch định quan, tổ chức thành công hội nghị, hội họp, chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo sở vật chất cho quan… + Công tác thu thập , xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu hoạt động quan, góp phần thúc đẩy hoạt động cuả quan thuận lợi quy củ + UBND quận trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộnâng cao trình độ chuyên môn, thường xuyên tập huấn nghiệp vụ bồi dưỡng + Có chế “Một cửa, cửa liên thông” hoạt động hợp lý hiệu + Ứng dụng nhiều khoa học công nghệ thông tin vào trình làm việc quan + Luôn đầu tư trang thiết bị nhất, tân tiến nhiên phù hợp với hoàn cảnh công việc túi tiền tránh lãng phí tiền * Công tác Văn thư - Lưu trữ + Tất khâu nghiệp vụ giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ thực quy trình, nhanh xác đảm bảo tiến độ hoạt động Văn thư: Ví dụ: Ngày 12/3/2009 nhập 105 công văn từ địa phương gồm bì không bì 46 + Cán văn thư tiếp cận với phần mềm đại, sáng tạo thuận tiện cho việc quản lý đăng ký văn Với phương án quản lý văn may vừa gọn nhẹ, xử lý xác, thụân tiện cho việc tra tìm tài liệu, tốn thời gian ma đảm bảo tính bí mật + Công tác sử dụng quản lý dấu chặt chẽ quy định rõ ràng Với phương châm hoạt động “ Đúng đóng” tất văn đến đóng dấu đủ thủ tục + Toàn tài liệu từ nguồn gửi lưu trữ UBND thực đầy đủ khâu Từ thu thập bổ sung tài liệu chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng + Công tác chỉnh lý tài liệu, công tác giao nhận tài liệu thực nghiêm túc Tất cán nhiệt tỉnh trực tiếp vào kho nhận tài liệu chỉnh lý tài liệu * Tiện ích công dân - Phần mềm hướng dẫn thủ tục hành cho công dân thông qua thiết bị KIOSK hình cảm ứng UBND quận UBND phường: Công dân cần dùng tay cham vào tên thủ tục hành hình KIOSK để hướng dẫn thủ tục hành cách đơn giản, thuận tiện nhanh chóng - Phần mềm quản lí Hồ sơ thủ tục hành “Một cửa” trợ giúp công dân tra cứu trạng thái thủ tục hành qua hình thức: + Tra cứu qua máy quét mã vạch: Công dân cầm tờ phiếu hẹn quét qua máy quét mã vạchđặt phận “Một cửa” quận để biết tình trạng thủ tục hành giải đến đâu + Tra cứu qua điện thoại: Công dân nhà quay số tổng đài tự động quận để nghe tình trạng hồ sơ thủ tục hành chínhcủa mà không cần đến quận + Tra cứu qua Cổng giao tiếp điện tử quận: Công dân vào Cổng giao tiếp điện tử quận qua địa http://www.tayho.gov.vn để tra cứu trạng thái hồ sơ thủ tục hành - Công khai tổng số hồ sơ giấp phép xây dựng Giấy Chứng nhận quyền 47 sử dụng đất công dân lên Cổng giao tiếp điện tử quận - Tích hợp phần mềm thẩm định hồ sơ trực tuyến lên Cổng giao tiếp điện tử quận với tính năng: + Thẩm định hồ sơ cấp giấy phép xây dựng + Thẩm định hồ sơ giao dịch GCN quyền sử dụng đất + Thẩm định hồ sơ đăng kí chấp GCN quyền sử dụng đất Hệ thống phần mềm thực thức vào năm 2010 3.1.2 Nguyên nhân kết đạt - Tinh thần đoàn kết, phối hợp nội UBND nâng lên, tạo khối thống việc đạo, triển khai thực nhiệm vụ giao - Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên UBND kiệm toàn,bổ sung phù hợp với lực công tác Cán bộ, công chức, nhân viên có ý thức rèn luyện, nâng cao kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ phục vụ công tác 3.1.3 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác đại hóa hành UBND quận Tây Hồ tồn số mặt hạn chế cần giải để nâng cao hiệu chất lượng hoạt động: * Công tác ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý - Vẫn tồn số hạn chế lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng sử dụng, quản lý nguồn nhân lực CNTT Đó tình trạng thiếu thốn nhân lực CNTT chất lượng số lượng Mặc dù năm qua, UBND quận tạp trung đầu tư phát triển nguồn nhân lực CNTT với hàng trăm lượt đào tạo tin học Tuy nhiên, công tác đào tạo dừng lại mức độ đào tạo tin học ứng dụng phổ thông, giúp CBCC sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công tác sọan thảo lưu trữ văn Đội ngũ chuyên viên CNTT dần hình thành, nhiên lực lượng mỏng, chưa có đội ngũ CBCC đào tạo theo tiêu chuẩn - Cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT quận chưa đáp ứng nhu cầu ngày cao phát triển xã hội Nhiều máy móc, phần mềm CNTT quận dần “lỗi thời”, không phát huy tối đa giá trị hoạt 48 động quản lý hành nhà nước - Việc tiếp nhận sử dụng dịch vụ công qua mạng mẻ chưa mang lại hiệu cao mong muốn Tại phận “Một cửa” UBNDquận Tây Hồ ví dụ điển hình: UBND quận trang bị 02 KIOSK có hình cảm ứng để người dân dễ dàng tìm kiếm thủ tục hành cần thiết đến giải công việc, phần lớn công dân chưa quen với việc sử dụng thiết bị cần hỏi cán tiếp dân, khiến cho tiến độ giải công việc bị chậm lại, đồng thời gây lãng phí kinh phí đầu tư trang thiết bị - Sự phối hợp phòng, ban, phận thuộc UBND quận ứng dụng CNTT thiếu nhịp nhàng, chưa khoa học Có lúc, có nơi chưa thực chủ động, đội lúc giải công việc chậm * Công tác đại hóa hành - văn phòng - Công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều chậm chạp Thay đổi chuyến thông báo chậm khôngthông báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc từ đơn vị - Trang thiết bị chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc quan Phòng văn thư có máy Fax thường xuyên bị hỏng ,phầm mêm quản lý hay bị lỗi mạng tải vào mạng Internet nhiều phần nhiều cán - Việc thu thập xử lý thông tin chưa đầy đủ nên nội dung báo cáo chưa phản ánh toàn diện tình hình, hoạt động cần báo cáo; * Công tác Văn thư - Lưu trữ - Việc đăng ký văn đến gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng không kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp - Công tác soạn thảo việc lập hồ sơ hành nhiều thiếu sót trình bày - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều tài liệu chưa giao nộp hết thời gian - Công cụ tra tìm tài liệu thiếu thô sơ, thường đơn vị gọi điện lấy tài liệu nên khó việc tìm hiểu hết nguồn gốc tài liệu 49 - Việc giao nhận tài liệu sử dụng hình thức miệng, quen biết xếp định, bỏ qua khâu nên dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến bí mật quan - Cán lưu trữ quan chưa đào tạo chuyên ngành mà từ đơn vị khác chuyển đến hoạt động theo kinh nghiệm ( Ví dụ phòng Lưu trữ có cán có người học Trường Đại học Luật HàNội chuyên ngành Luật kinh tế từ vào phòng lưu trữ học thêm nghiệp vụ) - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ vấn đề cần đặc biệt quan tâm Không nhận thấy tầm quan trọng giá trị tài liệu phương pháp bảo quản nên nhiều tài liệu lưu trữ UBND “xếp xó” kho 3.1.4 Nguyên nhân hạn chế * Nguyên nhân khách quan - Hệ thống văn quy định ứng dụng CNTT chưa đồng hoàn chỉnh, nhiều văn chồng chéo, chưa quy định cụ thể, rõ ràng Vẫn thiếu văn QPPL quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác ứng dụng CNTT hoạt động QLNN Điều gay khó khăn việc triển khai, thực nội dung ứng dụng CNTT quận - Công tác ứng dụng CNTT hoạt động quản lý tương đối phức tạp mẻ số phận trực thuộc UBND quận Tây Hồ, đòi hỏi phải có trình thời gian tương đối để nghiên cứu, tiếp cận sử dụng * Nguyên nhân chủ quan - Lãnh đạo văn phòng đào tạo chưa chuyên ngành chủ yếu tốt nghiệp cử nhân Luật, nhân viên văn thư tốt nghiệp chức Luật, chuyên viên tốt nghiệp chuyên ngành QTKD,… - Lãnh đạo nhiều công việc nên chưa quan tâm , chưa sát công việc nhân viên làm sai đơn vị phản ánh nhiều nhắc nhở ,đôn đốc - Do truyền thống làm việc quan nhà nước Việt Nam từ xưa chưa động, sáng tạo, tận tình phấn đấu công 50 việc, thụ động - Đội ngũ CBCC quận chưa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận sử dụng thành thạo số phương tiện CNTT Công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ ứng dụng CNTT cho CBCC UBND quận Tây Hồ chưa đạt yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học gặp khó khăn nên lớp học bồi dưỡng công tác ứng dụng CNTT thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kĩ nhu yêu cầu,… - Quận ủy Tây Hồ chưa có sách hỗ trợ kinh phí tương xứng với vai trò, hoạt động Trung tâm tin học Văn phòng HĐND&UBND Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác nghiên cứu phát triển CNTT quận hạn chế - Các CBCC thuộc phòng ban thuộcUBND quận chưa có thói quen làm việc môi trường mạng hệ thống thông tin trợ giúp Đồng thời thiếu liên kết, hoạt động đồng phận UBND quận công tác nâng cao hiệu ứng dụng CNTT - Phương thức hoạt động Cổng giao tiếp điện tử quận Tây Hồ trình hoàn thiện nên người dân chưa thích ứng nhanh với ứng dụng CNTT UBND quận 3.2 Đề xuất, giải pháp 3.2.1 Về phía Nhà nước quan chức * Cái cách hành quốc gia Cần dứt khoát kiên định quan điểm xây dựng Nhà nước pháp quyền, phân định rõ lãnh đạo Đảng quản lí nhà nước Phải xếp lại tổ chức chức năng, điều chỉnh chồng chéo, trùng lặp máy hành để định đối tác thích hợp hợp tác kinh tế quốc tế Vận dụng CNTT tương thích với tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo tham gia vào trình hội nhập, cần điều chỉnh lại tiêu chuẩn bảo mật cho phù hợp với thông lệ quốc tế nhằm tạo minh bạch, công khai cho người dân doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ tốt bí mật quốc gia, bí mật công nghệ cần thiết * Quy chuẩn quy trình thủ tục hành thống 51 Cần triển khai áp dụng chế “Một cửa” tất đơn vị hành từ Trung ương đến địa phương Cơ chế “Một cửa” thủ tục hành bước tiến lớn vô thuận lợi cho dịch vụ công cung cấp qua mạng, tạo tiền đề quan trọng cho việc xây dựng phát triển mô hình CPĐT quản lý hành nhà nước nói chung Đối với loại hình dịch vụ cung cấp mạng (đăng ý hộ khẩu, khai sinh, cấp chứng minh thư nhân dân…), Nhà nước cần xây dựng thống bước tiến hành, mẫu đơn từ chuẩn lưu giữ sở liệu từ Trung ương đến địa phương * Soạn thảo ban hành quy chế tổ chức đơn vị tin học chuyên trách phục vụ công tác tin học hóa quản lý hành nhà nước - Nhà nước cần gấp rút ban hành quy định pháp luật vị trí, chức năng, nhiệm vụ đơn vị Tin học từ cấp Trung ương đến bộ, ngành địa phương Xây dựng chức danh, ngạch lương công chức làm công tác tin học máy hành công theo hướng khuyến khích thu hút nhân tài - Tăng cường tính công khai, minh bạch, xây dựng áp dụng chuẩn mực rõ ràng tuyển dụng, miễn nhiệm, bãi nhiệm nhằm thu hút nhân tài cho máy nhà nước 3.2.2 Về phía UBND quận Tây Hồ - Chúng ta phải đại hoá mặt vấn đề người (hay gọi trình độ) thứ sở vật chất (phương tiện làm việc).Thứ nghiệp vụ văn phòng + Con người: Phải người có tư tưởng tiến bộ, đào tạo cách có chuyên ngành trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp, phong cách làm việc đại, loại bỏ phương thức làm việc “ truyền thống” làm hiệu không cao, hết Phải đại, đổi tư duy, phải học hỏi công nghệ lĩnh vực văn phòng Các cán văn phòng phải tập huấn quy trình nghiệp vụ việc sử dụng phương tiện đại, tiên tiến Việc sử dụng phương tiện làm việc phải có ý thức giữ gìn, giao cho cán phụ trách trang thiết bị mình, tránh việc phá hoại làm hư hại tài sản UBND + Cơ sở vật chất: Được bố trí hợp lý tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều 52 kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc lại vừa đạt hiệu cao + Nghiệp vụ văn phòng phải cải thiện nhanh, gọn,chính xác, khoa học đáp ứng nhu cầu công việc đề phòng rủi ro cố -Muốn làm việc hiệu điều quan trọng tất cáccán quan phải thực đoàn kết lòng, giữ vững kỷ cương quan, mang lại uy tín với nhân dân Nhà nước Các phương pháp cụ thể sau: Bám sát lãnh đạo, đạo chi ủy Chi bộ, đồng chí lãnh đạo, nghị quyết, kế hoạch, thị, chương trình công tác Quận ủy – HĐND – UBND quận để làm sở cho việc thưc nhiệm vụ công tác Tranh thủ đạo, giúp đỡ, tạo điều kiện UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy, MTTQ ban ngành đoàn thể quận, UBND cácphường trình triển khai nhiệm vụ giao Tiếp tục thực tốt công tác tổ chức máy; bố trí, xếp cán đảm bảo người, việc, phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ theo hướng trẻ hóa Khuyến khích cán tự nghiên cứu, trau dồi kĩ chuyên môn trình độ lí luận trị để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tạo điều kiện thuận lợi để công chức,nhân viên tham gia lớp bồi dưỡng, đào tạo, tập huấn để cao trình độ nghiệp vụ Đổi công tác đạo,điều hành UBND quận trình xây dựng hành đại, hoạt động hiệu Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ,công chức làm việc UBND Quận nhiều hình thức phù hợp, có hiệu Qui định rõ đề cao trách nhiệm người đứng đầu Tiếp tục ban hành văn quy phạm pháp luật quy định chức danh, tiêu chuẩn cán quan Tăng cường tính công khai, minh bạch hoạt động công vụ Có sách đãi ngộ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ chế loại bỏ, bãi miễn người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỉ luật, uy tín Từng bước nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên, đáp ứng kịp thời nhu cầu hoạt động quan Để làm điều cần phải 53 thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn Phong cách làm việc cán bộ, nhân viên cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, phận quan khách từ quan, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hóa tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc Xây dựng quy trình thu thập, xử lý thông tin để xây dựng loại báo cáo đảm bảo tính khoa học, hợp lý thống Nên có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn tính xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên có vấn đề… 10 Tăng cường kiểm tra, rà soát tình hình hoạt động Văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng, văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua 11 Toàn tài liệu UBND lưu giữ Lưu trữ UBND cần đầu tư cách thỏa đáng, nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ quan 12 Triển khai thực đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến hệ thống thông tin quản lý,xây dựng quản lý sở liệu việc xây dựng hệ thống quản lý văn máy, lưu trữ máy 13 Cơ sở vật chất phải nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị phải bố trí hợp lý, tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu cao, vừa tiết kiệm chi phí cho quan 14 Từng cán bộ, công chức, viên chức chủ động xây dựng chương trình họp hội nghị lãnh đạo UBND quận; xây dựng kế hoạch công tác chi tiết theo thời gian cụ thể để thực đạt kết cao công việc 15 Tăng cường công tác nhắc nhở, chấn chỉnh cán bộ, công chức, nhân viên việc thực nhiệm vụ, thực nội quy, quy chế làm việc UBND, quy ước nếp sống văn hóa nơi công sở.Xây dựng thực quy chế bình xét, phân loại đánh giá kết công tác phận, cán hàng tháng, quý, năm 54 16 Thường xuyên chán chỉnh kỉ luật,kỉ cương hành chính; tích cực kiểm tra, đôn đốc, kịp thời tháo gỡ vướng mắc trình thực công việc 17 Duy trì chế độ giao ban tuần, tháng, quý để đánh giá kết thực nhiệm vụ chuyên môn phận, cán bộ, chuyên viên 18 Mỗi cán bộ, nhân viên Văn phòng cần tự giác,nâng cao tinh thần trách nhiệm khắc phục tồn tại, thiếu sót thân trình làm việc để không ngừng đại hóa hành UBND quận Tây Hồ 19 Phối hợp chặt chẽ với tổ chức Công đoàn, Đoàn niên để tuyên truyền, giáo dục, động viên đoàn viên phát huy tính chủ động, sáng tạo nhằm thực tốt nhiệm vụ giao 20 Để công đại hóa hành nhà nước thật có hiệu điều quan trọng nhất, định đoàn kết, thống lòng tập thể UBND quận Tây Hồ đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên giữ vững kỷ cương, mang lại uy tín với Nhà nước, với nhân dân Tiểu kết: Để thực mục tiêu chương trình đại hóa hành UBND quận Tây Hồ nói riêng đại hóa hành nước ta cần tập trung nâng cao hiệu lực kế hoạch với yêu cầu thực tiễn Mọi chương trình hành động triển khai cần có quan tâm cấp, ngành, phối hợp chặt chẽ người làm công tác lãnh đạo, đội ngũ cán công chức, nhân dân toàn xã hội Để từ xây dựng hành hoạt động có hiệu lực, hiệu phát triển theo hướng đại 55 KẾT LUẬN Hiện đại hóa hành trọng tâm việc tiếp tục xây dựng hoàn thiện Nhà nước, với mục tiêu xây dựng hành có đủ lực, sử dụng quyền lực bước đại hóa hành để quản lý có hiệu lực hiệu công việc nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựngnếp sống làm việc theo pháp luật xã hội Có thể thấy, lực, hiệu lực, hiệu hoạt động hành vừa mục tiêu cải cách hành chính, vừa nhiệm vụ hàng đầu toàn Đảng, toàn dân xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam Việc nâng cao lực, hiệu lực, hiệu hành nhà nước yêu cầu tất yếu cấp bách điều kiện nước ta Là đơn vị chọn xâu dựng mô hình Chính phủ điện tử, UBND quận Tây Hồ nỗ lực thực việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý đơn vị đầu việc ứng dụng CNTT so với quận, huyện khác Thành phố Hà Nội Tuy đường đến thành công dài chông gai xuất phát điểm hạ tầng kĩ thuật CNTT Việt Nam lạc hậu so với giới, tồn chế cũ chưa tháo gỡ hoàn toàn Nhưng với quan tâm Đảng Nhà nước, nỗ lực phấn đấu UBND quận Tây Hồ, hi vọng UBND quận Tây Hồ đat thành công rực rỡ công tác đại hóa hành thời gian tới 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguồn tài liệu tham khảo từ trang web http//.w.w.w google.com.vn Luật tổ chức HDDND UBND năm 2003 Các văn quản lý, quy chế UBND quận Tây Hồ Luật Công nghệ thông tin 2006 Quy chế quản lý, khai thác sử dụng hệ thống mạng tin học UBND quận Tây Hồ (Ban hành kèm theo Quyết định UBND quận Tây Hồ số:10/2005 QĐ-UBND ngày 10/10/2005) PGS Đào Xuân Chúc(2003), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Hà Nội, Hà Nội GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm(2005), Thủ tục hành chính, Nhà xuất Học viện Hành Quốc, Hà Nội Cổng giao tiếp điện tử quận Tây Hồ http//www.tayho.gov.vn 57