Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN I: MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục đích của quá trình kiến tập 2 3. Ý nghĩa của quá trình kiến tập 2 PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐNDUBNDTẠI HUYỆN LỤC NAM 3 I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện và Văn phòng HĐND UBND 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 3 1.1.1. Chức năng của UBND huyện 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện 7 1.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐNDUBND huyện 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện 10 II. Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 10 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 15 2.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 17 III. Quản lý văn bản đi 18 3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn bản 18 3.2. Đăng ký văn bản 18 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 3.4. Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 3.5. Lưu văn bản đi 19 3.6. Nhận xét 20 IV. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 20 4.2. Đăng ký văn bản đến 21 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 22 V. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại dấu cơ quan 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 24 5.4. Nhận xét ( ưu điểm, nhược điểm ) 24 VI. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 24 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 24 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 27 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 6.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 29 VII. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của UBND huyện 29 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 29 VIII. Các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.. 29 8.2. Quản lý và sử dụng thiết bị văn phòng 29 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 8.4. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 30 PHẦN 3. KẾT LUẬN 31 1. Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn tại trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐNDUBND huyện 31 2. Tổng kết 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
Họ tên : Nguyễn Thị Vui Ngày sinh : 07/05/1994 Lớp : ĐH.QTVP13B Mã sinh viên : QTVB073 LỜI CẢM ƠN Nhằm trang bị kiến thức thực tế cho sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên nhằm nâng cao lực chuyên mơn cho sinh viên.Sau ba tuần kiến tập phịng Nội Vụ Huyện Lục Nam khảo sát văn phòng HĐND-UBND, huyện Lục Nam, với giúp đỡ người phòng Nội Vụ bảo tận tình thầy giáo, tơi hoàn thành báo cáo kiến tập tốt đẹp Báo cáo kiến tập xây dựng sở quy định, kiến thức lý luận chung hoạt động tìm hiểu thực tiễn Qua báo cáo kiến tập mạnh dạn đánh giá đề xuất số kiến thức nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND Huyện Lục Nam Do thời gian, trình độ thân chưa có nhiều kinh nghiệm, dù cố gắng hồn thành tốt đợt kiến tập rút nhiều kinh nghiệm thực tế, Báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Vì tơi mong nhận bảo, đóng góp thầy cơ, cơ, chú, anh, chị phịng Nội vụ Huyện Lục Nam để tơi hồn chỉnh Báo cáo kiến tập hồn chỉnh Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Vui DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ viết thường UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TTHĐND Thường trực hội đồng nhân dân MỤC LỤC PHẦN I: MỞ ĐẦU MỤC LỤC PHẦN I: MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Mục đích q trình kiến tập Ý nghĩa trình kiến tập PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND-UBND TẠI HUYỆN LỤC NAM 2.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 17 4.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 22 8.4 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 30 PHẦN KẾT LUẬN 31 Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn công tác văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện 31 Tổng kết .31 PHỤ LỤC PHẦN I: MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài - Hiện cơng tác văn phòng điểm nhấn xã hội,là nghề động sáng tạo,chuyên nghiệp Mỗi tổ chức dù có quy mơ lớn hay nhỏ cần có khn viên lãnh thổ với tịa nhà quan để tổ chức hoạt động Người ta thường gọi trụ sở văn phịng quan Đó nơi làm việc cán lãnh đạo,nhân viên nghiên cứu ,nhân viên nghiệp vụ,nơi tiếp xúc giao dịch - Trong năm qua lãnh đạo Đảng, Việt Nam bước tiến hành cải cách hành lĩnh vực Đặc biệt cải cách máy tổ chức đội ngũ cán công chức hành Việc đổi hồn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành Nhà nước giữ vị trí vai trị quan trọng, góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế-xã hội đất nước Để thực tốt chủ trương khơng thể ngừng cải tiến hồn thiện hoạt động phận chức đặc biệt phận văn phịng -Văn phịng có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan , tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan cần quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, nhận thức chưa đầy đủ, thống vai trị vị trí, chức nhiệm vụ văn phịng chưa quan tâm chức năng,chăm lo xây dựng đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phịng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan điều hành công việc - Là người Bắc Giang tự ý thức hành động việc làm mình, ln mong muốn lớn lên trưởng thành giúp ích cho quê hương đất nước đóng góp nhỏ Đặc biệt làm việc văn phòng UBND huyện Lục Nam Mục đích q trình kiến tập - Làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng cấp huyện tỉnh - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng cấp uỷ phục vụ lãnh đạo, đạo cấp ủy tỉnh thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Ý nghĩa trình kiến tập Quá trình kiến tập tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG HĐNDUBND TẠI HUYỆN LỤC NAM I Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Văn phòng HĐND & UBND I.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện 1.1.1 Chức UBND huyện - UBND huyện Lục Nam Hội Đồng Nhân Dân bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp - UBND huyện Lục Nam chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn huyện - UBND huyện Lục Nam thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ tơi; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tơn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác cơng dân; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; VI.3 Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ: bảng kê tên hồ sơ mà quan, đơn vị lập năm có ghi thời hạn bảo quản tên người lập - Bảng danh mục dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hành, giúp quan, đơn vị lập hồ sơ chủ động, xác; quản lý công văn, giấy tờ chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ngồi ra, danh mục hồ sơ cịn công cụ hướng dẫn xác định giá trị nộp lưu tài liệu - Danh mục hồ sơ xây dựng cho năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm - Như vậy, danh mục lập trước văn hình thành Sở dĩ dự kiến trước thành phần nội dung văn quan nói chung, đơn vị, tổ chức quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị Chức quan, đơn vị thường ổn định nhiều năm, nhiệm vụ cụ thể năm xác định xây dựng kế hoạch công tác năm quan, đơn vị Nói cách khác, kế hoạch công tác năm biểu cụ thể quan, đơn vị năm Do vậy, làm chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ Ví dụ: Mẫu danh mục hồ sơ UBND huyện Lục Nam 27 MẪU DANH MỤC HỒ SƠ ( Kèm theo Hướng dẫn số 1282/HD-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2015 Chủ tịch UBND huyện Lục Nam) TÊN CƠ, QUAN CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…( tên quan, tổ chức) Năm… ( Ban hành kèm theo Quyết định số… ngày… tháng… năm… của…) Số ký hiệu Tên đề mục tiêu đề Thời hạn Đơn vị, người Ghi hồ sơ hồ sơ bảo quản lập hồ sơ (1) (2) (3) (4) (5) I.TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1.Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản danh mục hồ sơ gồm có…hồ sơ, bao gồm: …… Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …….Hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Lập hồ sơ trường hợp khơng có danh mục hồ sơ Lập hồ sơ theo hướng dẫn danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán quan, thực tế, hầu hết quan không lập danh mục hồ sơ này, văn hình thành hoạt động quan không ý phân loại khoa học từ vấn đề, việc vừa đưuọc giải xong Do văn thường bị phân tán, lẫn lộn vấn đề với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau: - Phân loại hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ - Viết mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ VI.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Lưu trữ quan nới tiếp nhận, lưu tữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng lưu trữ tài liệu quan - Văn thư có trách nhiệm thống kê danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào quan Lưu trữ quan có trách nhiệm nhận tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nhận Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Thời hạn nộp lưu 28 tài liệu vào lưu trữ quan: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng giao nộp thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn VI.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) - Có thể nhận thấy việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Văn phòng thực cách nghiêm chỉnh Đa số hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quan thời hạn, đầy đủ, hoàn chỉnh VII Nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp UBND huyện VII.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Thực Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Ban hành quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước Việc thực văn hố cơng sở tn thủ nguyên tắc sau đây: Phù hợp với truyền thống, sắc văn hoá dân tộc điều kiện kinh tế xã hội; Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, đại; Phù hợp với quy định pháp luật mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương đại hố hành nhà nước VIII Các thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng VIII.1 Các thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức Hiện Văn phòng UBND huyện Lục Nam trang bị số thiết bị cơng tác Văn phịng Các loại thiết bị phục vụ cho cơng tác Văn phịng như: Máy in, máy scan văn bản, máy photo, máy tính… Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin gửi nhận văn VIII.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Hiện Văn phòng UBND huyện Lục Nam chưa ban hành Quy định Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng mà thực theo Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17 tháng 11 năm 2015 quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý sử dụng máy móc, thiết bị quan nhà nước, tổ chức, đơn vị nghiệp công lập VIII.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Một số phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Lục Nam là: 29 - Bộ phần mềm Microsoft Office phận thiếu máy tính văn phịng - Bộ phần mềm gõ tiếng việt - Trình duyệt wed - Ứng dụng nén giải nén tệp tin - Phần mềm xem định dạng media - Ứng dụng phục hồi liệu 8.4 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) Văn phòng UBND trang bị đầy đủ thiết bị để phục vụ cho công tác văn phịng, việc quản lý nhân Vị trí xếp trang thiết bị phịng hợp lí khoa học Hầu hết trang thiết bị sử dụng tốt, không làm ảnh hưởng tới công việc 30 PHẦN KẾT LUẬN Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND-UBND huyện - Về cơng tác văn phịng: cần bố trí , xếp lại phận , phòng làm việc cách hợp lý, để cán làm tốt chức Việc bố trí phịng chun mơn có liên quan đến nhau, thường xuyên phải trao đổi với q trình giải cơng việc phải bố trí gần nhau, tạo thuận lợi cho việc lại, trao đổi - Về đội ngũ nhân sự:Cần phải tích cực đổi mới, nâng cao trình độ lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, cơng chức cơng tác hành chun mơn nghiệp vụ Mỗi cán bộ, công chức, chuyên viên phải động sáng tạo, tích cực chủ động sáng tạo công việc để điều chỉnh hoạt động quan cho phù hợp Mỗi cá nhân cần phải chủ động đổi mới, hồn thiện trình độ chun mơn nghiệp vụ có đáp ứng yêu cầu xã hội Trong tiến hành, cán bộ, công chức, phải tuân theo quy định nhà nước cách thức quy trình thực cơng việc có tránh sai sót.Bổ sung nhân vào vị trí cịn trống - Về quy trình nghiệp vụ: Cần cập nhập sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý nhân quản lý tài chính… để cập nhập, quản lý văn đi- đến, quản lý nhân sự, quản lý tài hoạt động quan Văn đi, văn đến phòng, ban giải nhanh chóng có trình tự, hệ thống theo quy định tráh để dồn đọng gây nhiều sai sót cơng việc, gây khó khăn cơng việc tra tìm, khai thác tài liệu Quan tâm đến công tác lưu trữ: có biên chế cán lưu trữ, đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Về trang thiết bị văn phịng: Tăng cường cơng tác nâng cao trình độ tin học, ngọai ngữ văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc hành đại.Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học UBND huyện cần quan tâm đầu tư ứng dụng CNTT( kinh phí đầu tư cho CNTT hàng năm, tổng số máy tính, tỉ lệ máy tính Tổng kết Trong thời gian kiến tập phòng Nội vụ khảo sát Văn phịng UBND huyện Lục Nam giúp tơi trau dồi thêm nhiều kiến thức Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm thứ Qua việc học tập trường thực hành quan thấy khác lý thuyết 31 học công việc thực phải làm”học phải đơi với hành” Qua đợt kiến tập, nắm vững cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Văn phòng UBND huyện; vận dụng kiến thức học vào thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ Văn phịng; giúp tơi hiểu rõ công việc thủ tục Văn phịng nhằm hồn thiện nhận thức lý thuyết thu Trường thực tế công việc, làm tảng cho hoạt động công tác sau Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo chuyên viên phòng Nội vụ huyện Lục Nam, Tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành tốt báo cáo kiến tập 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử huyện Lục Nam Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư- Vương Đình quyền Giáo trình Quản trị văn phịng-PGS.TS.NGUYỄN HỮU TRÍ- nhà xuất khoa học kỹ thuật Hà Nội-2005 Hướng dẫn số 1282/HD-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2015 UBND hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Quyết định số 03/2014/QD-UBND ngày 08 tháng 05 năm 2014 UBND Ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ địa bàn huyện Lục Nam Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND 29 tháng 05 năm 2015 UBND Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức mối quan hệ cơng tác Văn phịng HĐND-UBND huyện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 33 PHỤ LỤC Phụ lục 01 (trong cứng) Phụ lục 01 *Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Đài Truyền - Truyền hình Trung tâm văn hóa - TT Văn phịng ĐKQSDĐ Các đơn vị nghiệp trực thuộc Trung tâm PTQĐ & CCN Ban quản lý suối mỡ Trạm khuyến nơng Đội QL trật tự , GT, XD Phịng Nội vụ Phịng Tư pháp Phịng Tài - Kế hoạch Phịng Tài ngun Mơi trường UBND huyện Lục Nam Phịng Lao động -Thương binh xã hội thương binh Xã hội Phịng Văn hóa - Thơng tin Phịng Giáo dục - Đào tạo Các phịng ban chun mơn Phịng Y tế Thanh tra huyện Văn phòng HĐND UBND Phịng Nơng nghiệp&PTNT Phịng Cơng thương Phịng Dân tộc Phụ lục 03 (trong cứng) Phụ lục 04 Một số hình ảnh UBND huyện Lục Nam (kho lưu trữ) (Danh mục hồ sơ) Một số trang thiết bị văn phòng UBND huyện Lục Nam