Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 6 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 7 9. Kết cấu của đề tài 7 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 8 1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị văn phòng. 8 1.1.1. Khái niệm về Công nghệ thông tin 8 1.1.2. Khái niệm quản lý. 13 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 15 1.1.3.1. Vai trò của CNTT trong quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 1.1.3.2. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị……………………………………………………………………….17 1.1.4. Khái niệm về quản lý trang thiết bị 18 1.2. Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 23 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 23 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội 24 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường 26 2.1.3. Giới thiệu Phòng Quản trị Thiết bị 28 2.1.3.1. Vị trí và chức năng 28 2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 28 2.2. Tình hình trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 2.2.1. Yêu cầu của việc sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31 2.3. Các văn bản quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 31 2.4. Thực trạng việc quản lí trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 2.4.1. Thực trạng quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 2.4.1.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị 32 2.4.1.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị 45 2.4.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ trong quản lí trang thiết bị tại Trường ĐHNVHN 47 2.5. Đánh giá chung 52 2.5.1. Ưu điểm 53 2.5.2. Hạn chế 54 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 55 3.1. Giải pháp nhận thức 55 3.2. Giải pháp thể chế 56 3.3.Xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác quản lí tài sản 57 PHẦN KẾT LUẬN 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,qua những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùngquý giá giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thực

tế đã làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêmkiến thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn với công việc, thích nghinhanh chóng với môi trường làm việc Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóaluận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong họctập phần nào có kết quả nhất định tuy nhiên được làm khóa luận cũng là một thửthách đối với bản thân tôi thông qua bài khóa luận có thể thấy được quá trình họctập của bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đãđược học trên ghế nhà Trường, là thành quả cố gắng của quá trình học tập Thôngqua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô trongTrường đã giảng dạy, truyền bá kiến thức cho tôi, đặc biệt cảm ơn thầy cô trongkhoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn, giảng dạy tậntình luôn mong các sinh viên của mình khi ra Trường đều có công việc đó cũng làniềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con đườngtrồng người Hơn hết xin chân thành cảm ơn thầy Dương Mạnh Hùng đã hướngdẫn, có định hướng mới mẻ về đề tài và chỉ dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt bàikhóa luận tốt nghiệp của mình

Xin chân thành cảm ơn !

Người thực hiện

Triệu Văn Thuật

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 6

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 7

9 Kết cấu của đề tài 7

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 8

1.1 Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị văn phòng 8

1.1.1 Khái niệm về Công nghệ thông tin 8

1.1.2 Khái niệm quản lý 13

1.1.3 Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 15

1.1.3.1 Vai trò của CNTT trong quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16

1.1.3.2 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị……….17

1.1.4 Khái niệm về quản lý trang thiết bị 18

1.2 Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 23

2.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24

2.1.1.1 Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội 24

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội 24

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường 26

2.1.3 Giới thiệu Phòng Quản trị - Thiết bị 28

2.1.3.1 Vị trí và chức năng 28

2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 28

2.2 Tình hình trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29

2.2.1 Yêu cầu của việc sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31

2.3 Các văn bản quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 31

2.4 Thực trạng việc quản lí trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32

2.4.1 Thực trạng quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32

2.4.1.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 32

2.4.1.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị 45

2.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ trong quản lí trang thiết bị tại Trường ĐHNVHN 47

2.5 Đánh giá chung 52

2.5.1 Ưu điểm 53

2.5.2 Hạn chế 54

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 55

3.1 Giải pháp nhận thức 55

3.2 Giải pháp thể chế 56

3.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác quản lí tài sản 57

PHẦN KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công nghệ thông tin

Quản lí tài sản

Phần mềm quản lí tài sản

ĐHNVHNCNTTQLTSPMQLTS

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quản lý tài sản trang thiết bị là một trong những vấn đề quan trọng tronghoạt động của Văn phòng nói chung, trong hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng trong công tác giảng dạy,quản lý, hoạt động chung của Trường Nhìn nhận từ thực tế Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội (ĐHNVHN) hàng năm có rất nhiều hoạt động được diễn ra trong đó cócông tác tuyển sinh, đào tạo, bồi dưỡng, hành chính của Trường từ những vấn đề

đó trang thiết bị là rất cần thiết nó để đáp ứng mục tiêu của công việc trong cáchoạt động của đơn vị, cá nhân trong Trường Quản lý trang thiết bị không đơnthuần chỉ là quản lý chung mà nó còn là quá trình xác định về cơ sở vật chất trangthiết bị, quản lý sử dụng một cách hiệu quả nhất trong quá trình làm việc Hằngnăm Trường ĐHNVHN dựa vào kế hoạch công tác của từng đơn vị và trên cơ sở ràsoát, kiểm tra các trang thiết bị nhà Trường hiện có xem xét trong quá trình sửdụng có hư hại, hết thời hạn sử dụng thì xây dựng kế hoạch bảo quản, sửa chữa,mua sắm trang thiết bị mới để phục vụ cho hoạt động của Trường được thông suốt,đáp ứng mục tiêu kế hoạch nhà Trường đã đề ra

Trường ĐHNVHN với khối lượng cơ sở vật chất trang thiết bị lớn như vậykhông thể quản lý trên giấy tờ hay theo phương pháp truyền thống là giao cho từngđơn vị, cá nhân mà phải quản lí dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin trong việc

quản lý tài sản Đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” là bước đầu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá

khách quan về quá trình quản lý trang thiết bị từ đó có cách nhìn nhận khác về vấn

đề, tầm quan trọng của việc quản lý trang thiết bị nó mang lại cho cơ quan, đơn vị.Trong các cơ quan tổ chức hiện nay việc quản lý trang thiết bị còn hạn chế, cácquy định, nội quy, quy chế tại vấn đề này chưa chặt chẽ và ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý tài sản chưa được triệt để Qua bài nghiên cứu nhằm đưa ranhững phương án hiệu quả nâng cao cho việc quản lý, giúp cho việc kiểm soát tàisản được thuận tiện , dễ dàng hơn cho người quản lý và ổn định, thống nhất trong

công tác quản lý chung về trang thiết bị tại Trường ĐHNVHN Ứng dụng côngnghệ thông tin trong quản lý tài sản nó góp phần nâng cao hiện đại hóa công tác tạiTrường ĐHNVHN và đi kịp xu thế hiện đại hóa văn phòng, cũng như đổi mới cáchquản lí hiện nay.

Trước thực tế trên, với mong muốn góp phần đưa ra giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác quản lý tài sản tại Trường ĐHNVHN nên tôi đã lựa chọn đề

tài nghiên cứu “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý tài sản tuy nhiên lại đề cậpđến nhiều khía cạnh, phương pháp tiếp cận khác nhau trong công tác quản lý tàisản,có một số bài nghiên cứu như:

- Sách “Cơ chế quản lí tài sản công trong khu vực hành chính sự nghiệp ở Việt Nam”, sách chuyên khảo, tác giả Nguyễn Mạnh Hùng Cuốn sách này nghiên

cứu về các cơ chế quản lí tài sản trong đó chủ yếu đề cập đến tài sản công có vaitrò quan trọng trong môi trường làm việc, cho con người là yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất và quản lí xã hội, nguồn lực tài chính cho tiềm năng cho đầu tư pháttriển, phục vụ cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, bài viết này còn nói đếnvấn đề pháp lí cơ chế đẩy mạnh trong công tác quản lí, tuy nhiên về ứng dụng côngnghệ thông tin trong quản lí tài sản thì chưa đề cập tới

- Sách “ Quy định mới về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, công tác quản lí sự dụng tài sản nhà nước trong cơ quan hành chính sự nghiệp”, tác giả

Huyền Trang (Tổng hợp) biên soạn, NXB Lao Động, xuất bản năm 2015 Cuốnsách này chỉ đề cập đến các vấn đề bao gồm các văn bản quy định pháp luật vàhướng dẫn cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, kinh phí, các văn bảnhướng dẫn về tiêu chuẩn, định mức và quản lí sử dụng tài sản nhà nước các vănbản hướng dẫn quản lí chi phí đầu tư xây dựng đấu thầu, mua sắm trang thiết bịtrong cơ quan hành chính sự nghiệp Tuy có đề cập đến trang thiết bị nhưng chưanhiên cứu sâu đến việc quản lí và ứng dụng công nghệ thông tin hay tin học vào

trong công tác quản lí tài sản

- Sách “Quản lí tài chính và cơ sở vật chất trong giáo dục”, NXB Giáo dục

Việt Nam, tác giả Nguyễn Vũ Bích Hiền – Nguyễn Vân Anh Tập trung đề cập đếnvấn đề quản lí tài chính và cơ sở vật chất trong giáo dục tại nước ta, cơ sở vật chất

- tài chính nâng cao hiệu quả, chất lượngtrong công tác giảng dạy và giáo dục, đưa

ra những thuận lợi, khó khăn trong quản lí tài chính và cơ sở vật chất, văn bảnpháp lí trong quản lí Nhưng chưa phản ánh đến việc ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lí tài sản và cơ sở vật chất

- Sách “Giải đáp các tình huống mới nhất về nghiệp vụ mua sắm sử dụng tài sản và chế độ chi tiêu, tiếp khách, sử dụng tài sản Nhà Nước”, tác giả Quang

Minh, NXB Tài Chính Cuốn sách này nói đến việc hướng dẫn thi hành Luật đấuthầu về lựa chọn nhà thầu và các quy định về quản lí tài sản công, hướng dẫn quyđịnh về công khai minh bạch tài sản, thu nhập, quản lí, sử dụng phương tiện đi lại

và quy định về quản lí, sử dụng các khoản thu, xử lí tài sản từ các dự án có sử dụngvốn ngân sách nhà nước, quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện việc xử phạt viphạm hành chính trong lĩnh vực quản lí, sử dụng tài sản nhà nước chưa có đề cậpđến ứng dụng công nghệ thông tin trong cách quản lí về các vấn đề trên

- Bài nghiên cứu “ Cơ chế pháp lí cao nhất cho việc quản lí sử dụng tài sản công” , tác giả Nguyễn Mạnh Hùng, Đăng trên tạp chí Tài chính số 8 năm 2008.

Tác giả nói đến vấn đề quản lí tài sản công và đưa ra những dẫn chứng cụ thể chocác cơ chế quản lí trong đó cơ chế pháp lí cao nhất để quản lí tài sản công hiện nay

là Luật quản lí tài sản đề tài này chỉ nghiên cứu đưa ra các cơ chế để quản lí chưa

đề cập biện pháp quản lí tài sản và ứng dụng công nghệ trong quản lí tài sản công

- Bài nghiên cứu “ Quản lí tài sản công kinh nghiệm Thế giới và khả năng vận dụng vào Việt Nam”, tác giả Nguyễn Mạnh Hùng, đăng trên tạp chí Tài chính

số 12 năm 2008 Bài nghiên cứu này tác giả đưa ra những kinh nghiệm quản lí tàisản công trên toàn thế giới những vấn đề quản lí, phương pháp quản lí và qua đókhả năng vận dụng các phương pháp quản lí đó và quản lí tài sản công ở Việt Nam,

- Bài nghiên cứu “Vài trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả

hoạt động của văn phòng”, tác giả Ths.Trần Quang Hồng Trường Đại học Khoa

học Xã hội & Nhân văn/ Đại học Quốc gia Hà Nội Ở bài nghiên cứu này tác giảTrần Quang Hồng chủ yếu đề cập đến hoạt động của văn phòng phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan tổ chức tham mưu, thu thập thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyếtđịnh quản lí và vai trò cực kì quan trọng của trang thiết bị văn phòng giúp hoạtđộng của cơ quan tổ chức ổn định tuy nhiên bài nghiên cứu này chỉ đề cập đến vaitrò của trong thiết bị chưa đề cập nhiều đến cách quản lí và ứng dụng công nghệthông tin trong quản lí tài sản

- Luận văn“Một số giải pháp Quản lý công tác thiết bị dạy học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo tại Trường Cao Đẳng Sư phạm kỹ thuật Vinh”tác giả Thái

Xuân Nhi Trường Đại Học Vinh Luận văn này đưa ra thực trạng công tác quản lítrang thiết bị dạy học tại Trường CĐSP Vinh tuy nhiên chưa đánh cụ thể mức độquan trọng cần thiết của trang thiết bị với Trường, phần giải pháp đưa ra mangthiên hướng chung quản lí theo phương pháp truyền thống

- Luận văn thạc sỹ giáo dục “Thực trạng và một số biện pháp Quản lý thiết

bị dạy học ở Trường Trung học Cơ sở huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ” tác

giả Đặng Phúc Thịnh Trường Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Minh Đề tàinghiên cứu vào vấn đề quản lí thiết bị dạy học theo phương hướng tập chungnghiên cứu quản lí và đề xuất sử dụng tốt, hoạch về việc mua sắm trang thiết bịcho phục vụ học tập chưa đề cập tới vấn đề trang thiết bị ảnh hưởng tới TrườngPhong Điền

Tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những tài liệu của cáctác giả về các vấn đề liên quan là những kiến thức quý có giá trị tham khảo, kếthừa để tôi tiến hành trong quá trình nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí

tài sản tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quátrình kiểm tra, kiểm soát, thống kê một cách có hiệu quả cho hoạt động Trường,

đảm bảo thống nhất trong cách quản lý trang thiết bị thông qua đó mang lại hiệuquả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành.

Hai là: Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân

tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý tài sản, ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lí và đề xuất giải pháp khắc phục

Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí trang

thiết bị tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đạihóa hơn trong công tác quản lí trang thiết bị

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý trang thiết bị

Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của trang thiết bị đối với hoạt động của

Trường ĐHNVHN

Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN phân tích, đánh giá cụ thể quá

trình quản lí trang thiết bị, quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lítrang thiết bị và hiệu quả đem lại

Thứ tư: Qua thực trạng quản lý sử dụng trang thiết bị tại Trường đề xuất các

nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý

Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí tài sản đưa vào thử

nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN, thử nghiệm tại đơn vị trong nhà Trường

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài này là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội, trong đó tập trung vào quản lí trang thiết bị văn phòngphục vụ cho hoạt động công tác của nhà Trường, không đề cập đến việc quản lí tàisản khác (nhà, đất, vật kiến trúc, xe máy, trạm điện, trạm bơm…)

Phạm vi nghiên cứu:

Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu Phạm vi

tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ Hà Nội) trong giai

đoạn từ năm 2013 - 2015.

6 Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đặt giả hai thuyết như sau:

Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ

giúp cho việc quản lý tài sản diễn ra một cách dễ dàng, đạt được năng xuất cao, tiếtkiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ đảm bảothông suốt hiện đại hơn

Hai là: Bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng phục vụ cho quá

trình quản lý nó sẽ giúp hoạt động quản lý tài sản của Trường được hoàn thiện hơntiết kiệm được thời gian, chi phí, thuận lợi hơn khi đưa phần mềm vào trong côngtác quản lý và sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong công việc

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:

Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều

nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứuxây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan

Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể

về vấn đề quản lí trang thiết bị tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá đượcquá trình, khâu quản lí trong công tác này

Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý

luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở

lý luận cho vấn đề nghiên cứu

Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng

lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề

Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh

nghiệm, lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý trang thiết bị tại Trường

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ cógiá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo Đặc biệt sản phẩm nghiên cứutrong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý tài sản từ bộ tiện ích vănphòng Access sẽ phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý tài sản tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

9 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị và vai trò của trang thiết trong việc nâng cao hiệu quả công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị văn phòng.

1.1.1 Khái niệm về Công nghệ thông tin

Hiện nay công nghệ thông tin(CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã

đi vào tất cả các các lĩnh vực của đời sống Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũngvậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môitrường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT.Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng nhưcho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyếtcông việc Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nóichung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi Chính vìvậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung, TrườngĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý,vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý Thực hiệnnhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã tích cực ứng dụng CNTT vào trongcông tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn Có thể nói công nghệ thông tin giúpcho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí vàgóp phần hiện đại hơn trong cuộc sống

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh:Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lýthông tin CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi,lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin Ở Việt Nam: Khái niệm CNTTđược hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993 :

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương

tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm

tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”[15; 1].

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”[14; 1].

Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệliên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thìCNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụbao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệunhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồnthông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội…của con người

Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, kháiniệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tinhọc có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin.Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệmtin học Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, pháttriển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bịphần cứng

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thểhiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện

tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc

Một số khái niệm liên quan đến tin học

Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch,

bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầucuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độthấp nhất tức là tín hiệu nhị phân

Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt

động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu Phần mềm của máy tính

được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứngdụng (application software).

Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện cáccông việc

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bàitoán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực ví

dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc,winzar

Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng

gồm các mạng máy tính liên kết với nhau Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP) Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet

Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc

tổ chức các lớp học ảo

Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau) Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàn cầu – wordwide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và

nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet

Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ

tinh và điện thoại cầm tay.

Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay

network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thôngqua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax,tập tin, dữ liệu Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thểkhởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sựđiều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người

Các thành phần khác của mạng bao gồm:

Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể làcác mạng máy tính hoặc các thiết bị khác Nói chung hiện nay ngày càng nhiều cácthiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi,Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó Môitrường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng khôngdây)

Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thựcthể

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là

mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn)

có cỡ chừng vài km Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng

và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin

LAN có 2 đặc điểm:

+Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km

+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả cácmáy Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps vàgần 1 Gb

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng

trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tớivài ngàn km Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình chongười dùng Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ(host), máy đầu cuối (end system) Các máy chính được nối với nhau bằng các

mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sangmáy chủ khác.

Mạng con thường có hai thành phần chính:

 Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),hay đường trung chuyển (trunk)

 Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng

để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy.Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuậttoán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi Tên gọi của gói dữ liệu này lànút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermediasystem) Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ địnhtuyến” (router)

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định

Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được

hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính

Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh Mỗi mẫu thông tin (thư từ) cóthể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới mộthay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc

Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thưđiện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML

Cơ sở dữ liệu – database(CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ

thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thườngđược dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn

dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên mộtthiết bị lưu trữ như băng hay đĩa Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợpcác tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL.

Ứng dụng tin học là việc vận dụng các thành tựu của tin học vào trong từnglĩnh vực cụ thể Hiện nay việc ứng dụng tin học được áp dụng cho tất cả các lĩnhvực của đời sống như ứng dụng trong thương mại với ra đời của các phần mềm kếtoán, phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lí văn bản…

Ứng dụng tin học trong công tác quản lí trang thiết bị là việc ứng dụngnhững thành tựu tin học vào trong từng nghiệp vụcụ thể nhằm hỗ trợ tốt nhất choquá trình thực hiện công việc của con người Ví dụ như ứng dụng tin học trongquản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan

Trước đây do CNTT ( tin học ) chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụngsức lao động của con người là chính Vì thế đôi khi công việc không được thựchiện theo đúng tiến độ Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạtđộng trong công tác văn phòng cũng như các hoạt động khác có những thay đổiđáng kể

1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng Chúng có thể gộpthành 3 dạng chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tàinguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi)

- Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội:Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩaquản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh) Ngoài ratrong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý,vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị

Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong

những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơbản hai từ này đều cơ bản giống nhau Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuậtngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vựccông cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vinhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là haiquá trình là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự coi sóc, giữ gìn,duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chứcvào thế phát triển

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý:

- Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”.1

- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 1; 29].

- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề

ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” [ 1; 25].

- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”[10; 4].

- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức”[11; 6].

Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cầnthiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức Đó là quá trình tạo nên sứcmạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạtđược mục tiêu chung

1 Thuyết quản lý cổ điển

Tóm lại quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản

lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung.Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau:

Trong các hoạt động quản lý của nhà Trường nói chung và hoạt động quản

lý trang thiết bị nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của nhà Trường đốivới mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phảinắm rõ về cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý Có như vậy mọihoạt động của nhà Trường quản lí theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thểhoàn thành tốt và đạt được mục tiêu chung đã đề ra

1.1.3 Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạtđộng quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạtđộng này

Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:

Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế

- xã hội.[16; 1].

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin

và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 Nghị định

số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTTtrong hoạt động cơ quan nhà nước

1.1.3.1 Vai trò của Công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụhiệu quả cho các quy trình quản lí trang thiết bị của nhà Trường vừa là tài sản củangười quản lí Hiện nay, CNTT được xem là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mớiviệc quản lí nói chung và quản lí trang thiết bị của nhà Trường nói riêng, khốilượng trang thiết bị tài sản của nhà Trường rất lớn quản lí theo phương pháp truyềnthống ghi sổ, nhớ đều rất hạn chế cho người quản lí khi muốn khai thác sử dụng,kiểm tra bảo quản cho trang thiết bị của nhà Trường rất tốn thời gian

Lợi ích của CNTT mang lại cho quản lí trang thiết bị tài sản của nhàTrường:

Thứ nhất : Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được

lưu trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng,nhờ đó quản lí được tất cả các trang thiết bị văn phòng trong nhà Trường và từ đó

có thể đưa ra những quyết định chính xác cho người quản lí nó

Thứ hai : Nhờ bản chất minh bạch, CNTT giúp các tiêu chí trong quản lí

trang thiết bị được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được từcác trang thiết

bị hỏng, hóc nhờ CNTT tổng hợp biết được số lượng hỏng, hết thời gian sử dụng

Thứ ba: Giúp tổ chức khoa học hoạt động quản lí trang thiết bị CNTT giúp

cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn việc, sót trongviệc quản lí Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báocáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho việc quản lí, có thể nắm rõquản lí thông qua CNTT

Thứ tư : Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ

quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt,thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử

Thứ năm : Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt

mục tiêu của việc quản lí Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chấtlượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất

thoát Điều đó đòi hỏi các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chứcnăng, nhiệm vụ, về các hoạt động và các mối quan hệ Qua đó sẽ tạo được yếu tố

"công khai, minh bạch"

Thứ sáu : Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao

năng lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụngkhai thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí Sự tụthậu về ứng dụng tin học chính là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hànhcủa Bộ máy quản lí

Công nghệ thông tin đã và ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một phầnnhân tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam ViệtNam coi CNTT là một lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về pháttriển trong công cuộc hiện đại hóa đất nước CNTT đã và đang phát triển đến mứcđang chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiệnnay đâng là một xu thế tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổicăn bản trong các thức làm việc của ngành hoạt động, góp phần giải phong sức laođộng của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn,đáp ứng kịp thời yêu cầu của công việc

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị giúp cho ngườiquản lí có thể phân tích hoạt động hiện tại của cơ sở vật chất trang thiết bị, hiệuquả sử dụng trang thiết bị, nhu cầu mua sắm, biết được tình hình để trang bị thêmthiết bị cho hoạt động của nhà Trường

Trên đây là các vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào trong hoạtđộng quản lý nói chung và hoạt động quản lí trang thiết bị tại Trường nói riêng

1.1.3.1 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị

Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việcthêm nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết

bị nó hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí Nộidung của việc ứng dụng CNTT vào quản lí trang thiết bị bao gồm:

Một là : Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản

lí trang thiết bị phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng nhanhchóng, kịp thời về quản lí trang thiết bị phục vụ cho giải quyết công việc

Hai là : Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí trang

thiết bị tài sản phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lítrang thiết bị

Ba là : Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan

đến cơ sở vật chất trang thiết bị như công văn kiểm kê tài sản, biên bản bàn giao tàisản…các vấn đề liên quan đến công tác quản lí trang thiết bị

Bốn là : Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng

dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên trong công tác quản lí trang thiết bị

1.1.4 Khái niệm về quản lý trang thiết bị

Trang thiết bị có vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan,

tổ chức, nó là yếu tố để hoàn thành công việc Vì vậy việc quản lý trang thiết bị làrất cần thiết nó đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao

Quản lý trang thiết bị là tác động có mục đích của người quản lý nhằm xâydựng, phát triển và sử dụng có hiệu quả hệ thống cơ sở trang thiết bị phục vụ đắclực cho công việc mà cơ quan,đơn vị đề ra

Trang thiết bị mở rộng đến đâu thì tầm quản lý cũng phải rộng và sâu đếnđấy Kinh nghiệm thực tiễn đã chỉ rõ: Trang thiết bị chỉ phát huy được tác dụng tốttrong công việc khi được quản lý tốt Chính vì vậy cho nên đi đôi với việc đầu tưtrang bị, điều quan trọng hơn hết là phải chú trọng đến việc quản lý lại vừa mangtính khoa học, cho nên việc quản lý một mặt phải tuân thủ theo các yêu cầu chung

về quản lý kinh tế và quản lý khoa học Mặt khác, cần phải tuân thủ theo các yêucầu quản lý trang thiết bị.Có thể nói, quản lý trang thiết bị là một trong những côngviệc của người cán bộ quản lý, chính là đối tượng quản lý trong nhà trường Sựkhẳng định vai trò quan trọng của công tác quản lý hiện nay, trong việc chỉ đạohoạt động công việc đổi mới quản lý là một trong những biện pháp cơ bản để nhằmnâng cao chất lượng

Yêu cầu chung của việc quản lý trang thiết bị người quản lý cần nhận thức

rõ và nắm vững các yêu cầu sau:

Thứ nhất : Cơ sở lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý chung và quản lý

chuyên môn về trang thiết bị

Thứ hai : Các chức năng và nội dung quản lý, biết phân lập và phối hợp các

nội dung quản lý, các mặt quản lý vào trong công tác quản lí trang thiết bị

Thứ ba : Có ý tưởng đổi mới và quyết tâm thực hiện ý tưởng bằng một kế

hoạch khả thi

Thứ tư : Biết huy động mọi tiềm năng có thể của môi trường bên trong và

môi trường bên ngoài nhà trường để phục vụ cho công việc

Thứ năm : Có biện pháp tập trung mọi tiềm năng vật chất vào hướng thống

nhất là đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị để nâng cao chất lượng công việctrong mọi hoạt động của Trường

Nguyên tắc chung quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị

Thứ nhất : Kế hoạch - đồng bộ trang bị đầy đủ và đồng bộ các phương tiện

cơ sở vật chất - kỹ thuật để phục vụ cho việc giáo dục và đào tạo của nhà trường(đồng bộ giữa trường với phương thức tổ chức dạy học; giữa trang thiết bị và điềukiện sử dụng; giữa trang bị và bảo quản; giữa các thiết bị với nhau…) phục vụ chogiải quyết công việc

Thứ hai : Nguyên tắc phát triển hợp lý, bố trí hợp lý các yếu tố của cơ sở vật

chất trang thiết bị trong khu vực nhà trường, trong lớp học, trong các loại phòngchức năng

Thứ ba : Thuận lợi bền vững tạo ra toàn bộ môi trường vật chất mang tính

thuận lợi cho các hoạt động giáo dục và dạy học; các điều kiện về vệ sinh sứckhỏe, điều kiện an toàn, điều kiện thẩm mỹ, làm cho nhà trường có bộ mặt sạchđẹp, yên tĩnh, trong sáng, hoạt động hiệu quả trong công tác hàng ngày

Thứ tư : Khai thác và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất trang thiết bị

trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy và giáo dục, cũng như mọi hoạt độngdiễn ra trong Trường, luôn luôn đảm bảo về trang thiết bị đáp ứng kịp

Thứ năm : Hiện đại hiệu quả bố trí tối ưu hóa sử dụng phương tiện vật chất

trang thiết bị để nâng cao chất lượng nhà Trường

Thứ sáu : Tổ chức tốt việc bảo vệ, bảo dưỡng và bảo trì cơ sở vật chất trang

thiết bị của nhà trường vì nó là tài sản phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan

1.2 Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước cùng với sự thay đổi và pháttriển kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp đã

và đang thay đổi xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu vănmột văn phòng hiện đại Các văn phòng này được tổ chức theo hướng theo hướngkhác nhau như tiết kiệm tối đa diện tích, ứng dụng các thành tựu vào tổ chức vàhoạt động, vấn đề đặc biệt quan trọng là trang thiết bị Có thể thấy ngày nay cácvăn phòng đang chạy đua trong việc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng hiện đạinhư: Máy vi tính, máy photocopy, máy điện thoại, fax, máy in….để đáp ứng nhucầu của công việc cũng như ngày một hiện đại hóa văn phòng

Hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng nằm trong xu thế chungnày đặc biệt là đối với thực hiện văn phòng hiện đại, khi xã hội phải đặt nhân tốcon người làm chủ thể trung tâm của mọi vấn đề Ngày nay với sự phát triển mạnh

mẽ của khoa học kĩ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theohướng ngày càng tiện lợi và hiện đại Vị trí của trang thiết bị trở nên hết sức quantrọng có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến hoạt động cũng như phát triển của

cơ quan tổ chức Những trang thiết bị văn phòng là những vật dụng góp hỗ trợ choviệc xử lí thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, cũng như cungcấp thông tin và trang thiết bị cũng phục vụ cho hoạt động quản lí của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội được điễn ra một cách thông suốt, bảo đảm mục tiêu mà nhàTrường đã đề ra Các nghiệp vụ hành chính nhà Trường nối kết các trang thiết bịvới vai trò trung tâm của con người để tạo ra tác động thực tiễn hoàn thành nhiệm

vụ Thông qua các nghiệp vụ hành chính con người với trang thiết bị phát huy tácdụng thực tế nó giúp cho con người giải quyết công việc nhanh hơn, chính xác

hơn, đơn giản trong các hoạt động tiết kiệm khoản thời gian và trí lực nếu như cóđầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc.

Trang thiết bị của nhà Trường là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụcho hoạt động công tác của các đơn vị trong Trường giúp cho hoạt động theo chứcnăng, nhiệm vụ , quyền hạn Các loại trang thiết bị của Trường Đại học Nội vụ HàNội bao gồm:

STT Thiết bị truyền thông Thiết bị sao chụp, in ấn,

hủy tài liệu

Các trang thiết bị

khác

có trang thiết bị để phục vụ cho họ giải quyết công việc thi chưa chắc đã hoànthành, tổ chức đó cơ quan đó chưa chắc đã tồn tại và phát triển được

Các trang thiết bị có vai trò quan trọng hỗ trợ đắc lực cho con người trongcông việc như trong công tác hành chính tại Trường ĐHNVHN sử dụng các trangthiết bị văn phòng để xử lí cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thờinhằm nâng cao năng xuất, công việc được cải thiện về chất và sẽ được chuẩn hóa,cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo nhà Trường Đồng thời trang thiết bịgiúp giảm chi phí về nhân lực cho nhà Trường cùng với những chi phí khác kèmtheo

Để đáp ứng được các vai trò nêu trên thì các trang thiết bị nhà Trường khi

trang bị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Một là : Trang thiết bị văn phòng phù hợp với thực tiễn của cơ quan khối

lượng, tính chất công việc: chi phí mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng

Hai là : Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng nhiều chức năng

sử dụng Đây là một yếu tố hết sức quan trọng và khi người dùng có trong taynhững thiết bị thì khi đó công việc của họ mới trôi chảy bảo đảm công việc đúng

và vượt tiến độ

Ba là : Trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại đáp ứng yêu cầu

ngày càng nhanh chóng, kịp thời, chính xác của công việc, có khả năng tương thíchvới các hệ thống trang thiết bị khác trong cơ quan

Nhận thấy tầm quan trọng của trang thiết bị đối với công tác hoạt động củaTrường hàng năm nhà Trường dựa vào kế hoạch công tác, nhu cầu mua sắm trangthiết bị của các đơn vị mà làm căn cứ để trang bị thêm mới cho các đơn vị Trangthiết bị trong giải quyết công việc tại Trường, trong giải quyết công tác hành chínhchung của Trường trang thiết bị luôn đáp ứng đầy đủ phục vụ cho công tác nàyhoàn thành tốt nhiệm vụ Trang thiết bị giữa các phòng, khoa trong Trường đềuđáp ứng đủ nhờ được trang bị đầy đủ về trang thiết bị nên công tác hoạt động giảngdạy, đào tạo học sinh, sinh viên cũng như quản lý chung đều hoàn thành đáp ứngđược mục tiêu đề ra

Chương một này đưa ra lí luận một cách khá đầy đủ về quản lí trang thiết bị

và ứng dụng công nghệ tin trong quản tài sản, đánh giá cụ thể về tầm quan trọng

và vai trò của trang thiết bị đem lại trong hoạt động chung của các cơ quan và củaTrường ĐHNVHN nói riêng Còn là cơ sở để phản ánh thực tiễn chương hai đưa raphân tích, nhận xét, đánh giá về qúa trình quản lí tài sản tại Trường ĐHNVHN

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết địnhTrường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư,Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm côngtác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực

tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương

I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc

Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Caođẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

108/QĐ-Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thựctrạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưangang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộ côngchức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạonguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả nhưmong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân

lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2016/QĐ-Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệtrường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng BộNội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.1 Vị trí, chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệthống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồidưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tácnội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học

và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xãhội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giaiđoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học cácngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhucầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu

độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điềuđộng của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhânviên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sửdụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quyđịnh của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ cácngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáodục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xãhội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dụccủa cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượngcủa Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừngnâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyểngiao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địaphương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quyđịnh của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhàtrường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất;được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làmviệc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước vềhoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường

Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:

Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

Phòng Hợp tác quốc tế

Phòng Công tác sinh viên

Các khoa:

Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

Khoa Hành chính học

Khoa Văn thư – Lưu trữ

Khoa Quản trị văn phòng

Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

Khoa Nhà nước và pháp luật

Khoa Khoa học Chính trị

Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Trung tâm Tin học

Trung tâm Ngoại ngữ

Trung tâm Thông tin Thư viện

Tạp chí Đại học Nội vụ

Ban Quản lý ký túc xã

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)

2.1.3 Giới thiệu Phòng Quản trị - Thiết bị

Phòng Quản trị - Thiết bị được thành lập theo Quyết định số 207/QĐ-ĐHNVngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm sửa chữa, bảodưỡng trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật hàng năm, ngắn hạn, dài hạn Thườngtrực các hội đồng về đấu thầu xây dựng và mua sắm trang thiết bị;

-Tham mưu, trình Hiệu trưởng ký ban hành các quy định: nội quy bảo vệ cơquan, quản lý tài sản cố định, tài sản công cụ, vật liệu; quản lý và sử dụng điện,nước; phòng cháy, chữa cháy; phòng chồng bão lụt; sửa chữa tài sản cố định, muasắm vật tư, văn phòng phẩm và quy chế sử dụng xe ô tô

-Kiểm tra việc sử dụng tải sản, thiết bị điện, nước của các đơn vị, cá nhântrong Trường.

-Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên Nhà trường bao gồm: Nhà,đất, tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nướctrong Trường

-Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính: Tổ chức kiểm tra, thống kê tàisản định kỳ hàng năm; thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ đãhết thời hạn sử dụng theo quy chế quản lý tài sản của Trường và quy định của Nhànước;

-Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động củaTrường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, địnhmức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;

-Đảm bảo cung cấp điện, nước; thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy;phòng chống bão lụt;

-Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự,

an toàn tài sản trong Trường;

-Tổ chức, quản lý sử dụng nhà để xe công chức, viên chức và người học;

-Thực hiện những nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

Phụ lục 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Quản trị - Thiết bị

2.2 Tình hình trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến mọi hoạtđộng của cơ quan tổ chức nói chung và của Trường ĐHNVHN nói riêng, không

có trang thiết bị sẽ không giải quyết được công việc, năng xuất hiệu quả làm việckhông cao Trang thiết bị văn phòng cũng phản ánh được trình độ quản lí củangười lãnh đạo cũng như mức độ phát triển của cơ quan tổ chức Trường Đại họcNội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốcdân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhânlực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngànhnghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai ápdụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Là một cơ sởgiáo dục nên nhà Trường rất quan tâm đến cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòngphục vụ cho hoạt động chung của nhà Trường như hoạt động giảng dạy, đào tạo vìthế cần phải có các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động, trong lĩnh vực hành chínhcủa nhà Trường cũng rất cần thiết nó duy trì hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủthông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo nhà Trường đưa ranhững quyết định quản lí, trang thiết bị là một phần trong công tác hiện đại hóa

văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận thấy tầm quan trọng củatrang thiết bị mang lại cho hoạt động của nhà Trường nói chung, của các đơn vịnói riêng ban lãnh đạo Trường luôn quan tâm có những chỉ đạo đảm bảo về mặt cơ

sở vật chất-trang thiết bị Nhà Trường luôn tạo điều kiện, khắc phục mọi khó khăntrên cơ sở bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị hiện có và trang bị thêm những thiết bị mớivừa bắt kịp với xu thế hiện đại hóa văn phòngvừa đảm bảo giải quyết công việc vàmục đích chính là để cho hoạt động công tác của nhà Trường thống nhất, ổn địnhkhông bị gián đoạn nâng cao hiệu quả cả về chất và lượng đạt năng xuất caonhất.Vì vậy Trường luôn đảm bảo trang thiết bị để vận hành mọi hoạt động côngtác cũng là để hoàn thành những mục tiêu mà Trường Đại học Nội vụ đề ra

Tình hình biến động trang thiết bị văn phòng từ năm 2013-2015 như sau: Sốlượng trang thiết bị văn phòng ngày càng tăng thấy rõ được nhu cầu sử dụng trangthiết bị phục vụ cho giải quyết công việc và ngày càng hiện đại hóa văn phònghơn

Trang thiết bị văn phòng đã kiểm kê

2.2.1 Yêu cầu của việc sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trang thiết bị góp phần quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổchức nói chung Chính vai trò này đã đặt ra các yêu cầu trong việc quản lý cũngnhư sử dụng trang thiết bị Hơn hết, nếu công tác đảm bảo các yêu cầu quản lý và

sử dụng trang thiết bị được quan tâm chú trọng đúng mức sẽ đóng góp vai tròkhông nhỏ trong chính kết quả làm việc của cơ quan tổ chức Trường ĐHNVHN

đã có những chỉ đạo yêu cầu về sử dụng trang thiết bị như sau:

Tài sản trang thiết bị thuộc Trường phải được tổ chức đăng ký, theo dõi,kiểm tra, kiểm kê về hiện vật và giá trị theo quy định của pháp luật

Yêu cầu việc sử dụng tài sản của Trường ĐHNVHN phải được sử dụngđúng mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.Tiêu chuẩn được đề cập tới ở đây gồm hai nhóm, thứ nhất là nhóm tiêu chuẩn về

sử dụng trang thiết bị, bao gồm các thông số kỹ thuật mà nhà sản xuất đặt ra khithiết bị hoạt động, những thông số này đảm bảo cho thiết bị hoạt động ổn định vàđạt hiệu năng cao nhất, bên cạnh đó việc đảm bảo các thông số này khi thiết bịhoạt động sẽ giúp nâng cáo tuổi thọ vận hành của trang thiết bị

Trường nghiêm cấm việc sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân và các mụcđích khác ngoài nhiệm vụ được giao Việc xác định cụ thể, chi tiết chủ thể và đốitượng quản lý góp phần nâng cao ý thức của các chủ thể trong việc sử dụng cáctrang thiết bị, tạo ra được trách nhiệm trong công việc và qua đó hạn chế thấp nhấtnhững thiệt hại mà cơ quan tổ chức phải gánh chịu

Trong trường hợp đơn vị sử dụng tài sản thuộc Trường vào mục đích tổ chứckinh doanh, dịch vụ ngoài nhiệm vụ trọng tâm được giao, đơn vị phải báo cáo vớiHiệu trưởng xin phê duyệt đồng thời vẫn phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính

2.3 Các văn bản quản lí trang thiết bị tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường ĐHNVHN để quản lí tốt trang thiết bị đi vào hoạt động, đáp ứngnhu cầu công tác, hiệu quả trong công việc thì nhà trường đưa ra hệ thống các vănbản để quản lí, hướng dẫn sử dụng, trách nhiệm quản lí đối với các đơn vị trong